Расчеты предприятия с подотчетными лицами

Противоправным является такое поведение (действие или бездействие) работника, когда он не исполняет или не должным образом исполняет свои трудовые обязанности, установленные законодательством, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка и т.п.

Причинная связь предполагает нанесение ущерба имуществу работодателя в результате действия или бездействия работника. Иными словами, если противоправное поведение имело место, но оно не привело к ущербу, то материальная ответственность в этом случае исключается.

Для наступления материальной ответственности работника также должны иметься доказательства его вины. Если вина работника не доказана, то и материальная ответственность в этом случае не наступает.

Материальная ответственность сторон договора (работника и работодателя) конкретизируется в индивидуальном трудовом договоре.

Материальные активы компании должны быть защищены адекватной системой контроля. При осуществлении в компании эффективных контрольных мер и процедур по сохранности денежных средств, ТМЗ и других ценностей, снижается вероятность наступления случаев материальной ответственности работников.

В соответствии со ст. 92 Закона о труде письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены работодателем с работником:

достигшим 18-летнего возраста,

занимающим должность или выполняющим работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей.

Перечень таких должностей и работ разрабатывается предприятием самостоятельно и утверждаются в коллективных договорах, а при их отсутствии - в любом другом внутреннем документе.

Согласно ст. 89 Закона о труде сторона индивидуального трудового договора, причинившая вред другой стороне, возмещает его на основании решения суда или в добровольном порядке. При этом законодательство не предусматривает, в какой форме должно быть оформлено добровольное согласие работника о взыскании с него размера материального ущерба. Однако, письменное согласие является предпочтительней и позволяет избежать любых нежелательных последствий. Если работник после добровольного согласия не возмещает причиненный ущерб, работодатель может использовать свое право через взыскание в судебном порядке.

В случае наступления полной материальной ответственности в соответствии с законодательством, для ее возникновения не требуется заключения специального письменного договора, так как решение суда и является основанием для взыскания.

Доказательствами вины работника для наступления полной материальной ответственности являются в случаях, указанных в пп. 1, 3, 5, 7 ст. 91 Закона о труде - при документальном подтверждении факта вреда в виде порчи, недостачи.

Такими документами являются акты инвентаризации, подписи работников на расходно-кассовых ордерах, регистрация доверенности в журнале с наличием подписи работника и т.д.

В соответствии со ст. 8 Закона РК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" компании для соблюдения законодательства о ведении бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, эффективного проведения операций, включая меры по сохранности активов, предотвращению и выявлению хищений и ошибок, вправе организовать внутренний контроль. Одной из процедур в этом направлении является проведение инвентаризации активов и обязательств не менее одного раза в год.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

· при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи основных средств и/или ТМЗ;

· в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при составлении годовой финансовой отчетности;

· при реорганизации организации перед составлением разделительного баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РК.

Сумма материального ущерба определяется согласно размеру, указанному в договоре полной материальной ответственности (индивидуальный трудовой договор), или на основании решения суда. На практике чаще всего причиненный ущерб возмещается в размере, превышающем фактическую себестоимость материальных активов.

При обнаружении фактов порчи, недостачи, хищения и т.п. стоимость ТМЗ, денежных средств списывается на счет 7210 "Административные услуги". Одновременно производятся записи с дебета счета 1254 "Прочая задолженность работников" в кредит счетов 6280 "Прочие доходы", 3520 "Доходы будущих периодов" на сумму, подлежащую к взысканию с виновных лиц. Кроме того, согласно ст. 237 Налогового кодекса НДС, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета в случае порчи, утраты товаров (включая основные средства). Причем, по основным средствам НДС исключается из зачета в части стоимости, приходящейся на балансовую стоимость основных средств.

Согласно ст. 90 Закона о груде: если работнику в связи с исполнением им своих трудовых (служебных) обязанностей причинено увечье или иное повреждение здоровья по вине работодателя, в результате которого он полностью или частично утратил трудоспособность, то работодатель обязан возместить ему вред в порядке и на условиях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан, при отсутствии выплат работнику страхового возмещения.

В соответствии со ст. 937 Гражданского кодекса РК, при причинении гражданину увечья или иного повреждения здоровья возмещению подлежат утраченный потерпевшим заработок (доход), который он имел, либо определенно мог иметь; а также расходы, вызванные повреждением здоровья (на лечение, дополнительное питание, приобретение лекарств, протежирование, посторонний уход, санаторно-курортное лечение, приобретение специальных транспортных средств, подготовку к друге"; профессии и др.), если признано, что потерпевший нуждается в этих видах помощи и ухода и не получает их бесплатно.

Размер возмещения ущерба пострадавшему в части утраченной заработной платы зависит от степени утраты им профессиональной трудоспособности и исчисляется по степени этой утраты в процентах к среднемесячной заработной плате. В соответствии со ст. 938 Гражданского кодекса РК, размер подлежащего возмещению утраченного заработка

(дохода) определяется в процентах к среднему месячному заработку (доходу) до увечья или иного повреждения здоровья, либо до наступления утраты трудоспособности, соответствующих степени утраты потерпевшим профессиональной трудоспособности, а при отсутствии ее - общей трудоспособности.

Пунктом 3 ст. 144 и ст. 316 Налогового кодекса предусмотрено, что возмещение ущерба, причиненного работнику увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им трудовых обязанностей, в соответствии с законодательством РК не подлежит налогообложению индивидуальным подоходным и социальным налогами. С 1 января 2007 г. возмещение ущерба в части утраченного заработка не подлежит обложению индивидуальным подоходным налогом и не является объектом обложения социальным налогом.

Сумма по возмещению ущерба в части утраченной заработной платы выплачивается независимо от получаемых пострадавшим заработной платы, стипендии и иных доходов. Сверх возмещения утраченного заработка организация компенсирует пострадавшему работнику дополнительные расходы, вызванные трудовым увечьем (на лечение, на дополнительное питание, приобретение лекарств, на медицинское обследование и реабилитацию, протезирование, уход за ним, санаторно-курортное лечение, включая оплату проезда потерпевшего к месту лечения и обратно, а в необходимых случаях также сопровождающего его лица, приобретение специальных транспортных средств, топлива и др.), если территориальным подразделением центрального исполнительного органа в области социальной защиты населения он признан нуждающимся в этих видах помощи и не получил их бесплатно от соответствующих организаций. Инвалидам первой группы (кроме случаев нуждаемости в специальном медицинском уходе) заключение территориального подразделения центрального исполнительного органа в области социальной защиты населения о нуждаемости в уходе за ними не требуется.

2.3 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов и оформление результатов проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

наблюдение или участие в инвентаризации;

наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

устный опрос;

получение письменных подтверждений;

проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

проверка арифметических расчетов;

анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение - официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

отрицательное заключение;

заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1 Методика проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. Лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются - следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. Суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд.

5. Учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. Сметы представительский расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. Учет представительский расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

8. Выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

Таблица 17.

Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужд	Нет			1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Проц. 1.1.1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет
		Да	Журнал-ордер № 7	Проц. 1.1.2	2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки	Нет			3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	Проц. 2.1.2
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет			4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	Проц. 2.2.1
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			5
		Да		Проц. 2.1.4
6	Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов	Нет			6
		Да	Письменное распоряжение руководителя	Проц. 4.1.1
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			7
		Да		Проц. 4.1.2
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Нет			8

Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений:

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

1.1.1 - проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

1.1.2 - проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.1.3. - проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

1.1.4. - наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

1.1.5. - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды (включая Пенсионный фонд).

2.1.1 - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

2.1.2. - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

2.1.3 - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

2.1.4. - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

2.2.1 - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются:

суточные в пределах норм, установленных законодательством;

расходы по найму жилья в пределах норм;

фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

2.2.2 - проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

проезду к месту служебной командировки и обратно;

затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

хранению багажа;

расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

3.1.1 - проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

4.1.1 - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

4.1.2 - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

5.1.1 - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

6.1.1 - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7.

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках №4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы №1 "Бухгалтерский баланс" на основе машинограммы "Оборотно-сальдовая ведомость" за отчетный период. (Бухгалтерская программа "1С:Бухгалтерия" позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму №1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.)

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

Предельные сроки командировки. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников установлены - 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако, начиная с 61 дня нахождения работника в командировке, суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РК при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того чтобы командировка была правильно оформлена, необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. Работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в тенге. Расходы в иностранной валюте пересчитываются в тенге по курсу НБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

3.2 Нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер №7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

Таблица 18.

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами

	Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций	Метод сбора аудиторских доказательств
		1	2	3	4	5	6	7	8
1.3.	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы						+
1.4.	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия						+
1.5.	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам						+
1.7.	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы			+			+
2.1.	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку			+
2.2.	Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке						+
2.3.	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.4.	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
3.1.	Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм						+	+
3.2.	Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
4.1.	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети						+	+
4.2.	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле						+	+
5.1.	Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете						+
5.2.	Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.1.	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.2.	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.3.	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7						+	+

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 1250 "Краткосрочная дебиторска задолженность работников" списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включе совокупный облагаемы доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. подотчетный служебный командировка аудит

Все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

Первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции.

К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, составившей документ;

содержание хозяйственной операции;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Суммы подотчетных средств, на которые отсутствуют документы, подтверждающие расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.

Особое внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупке материальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица - контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае - об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

во втором - о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

При этом с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Кроме того, стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

3.3 Учет расчетов с подотчетными лицами фирмы ТОО "КЭММ-Р"

Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ТОО "КЭММ-Р" ведет на счете 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" в журнале-ордере №7, главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

Аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

На предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт не выполняется, например (таблица 19):

Таблица 19.

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм	Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	сумма
Юшкова С.Д.	01.02.07	51 1020	10.02.07	122	27652
Соболев А.В.	01.02.07	1 044	09.02.07	111	7044
Соколов А.В.	01.05.07	27 981	12.05.07	459	32891
Аманбаев М.С.	01.12.07	8 080	02.12.07	628	7610
Кенжибаев Е.М.	01.12.07	1 13308	20.12.07	703	1891

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт не выполняется, например: по а/о Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 35000 тенге.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о №1 Шадрина А.Б. в январе);

в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);

не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Кенжибаева Е.М. в феврале);

на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о №37 от 03.03.07 Юшкова С.Д. проведен в феврале, а/о №81 от 26.02.07 Соболев А.В. проведен в апреле и др.

Предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о №72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 11300 тенге. В учете отражено: Дт 1210 Кт 1250. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 1310 Кт 1250 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

Предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 1310 "сырье и материалы", и, наоборот, материалы, запчасти, топливо - на счете 2417 "Прочие" (основные средства). Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 1440 тенге., в учете отражено: Дт 2417 Кт 1250, следовало: Дт 1314 Кт 1250. Согласно а/о №123 от 15.05.07 приобретено устройство бесперебойного питания "UPC" стоимостью 11503 тенге. В учете отражено: Дт 1316 Кт 1250, следовало: Дт 2417 Кт 1250.

В нарушение приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о №69 Вронского Г.К. в марте отражено:

Дт 1210 Кт 1250 - 11800 тенге.

Следовало отразить:

Дт 1317 Кт 1250 - 9700 тенге. стоимость ацетона;

Дт 1312 Кт 1250 - 2100 тенге. стоимость керосина, тормозной жидкости.

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное замечание по а/о №562 от 10.04.07 Юшкова С.Д., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 56200 тенге.

На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по а/о №701 от 26.02.07 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 6500 тенге.

Для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 1330 "Товары приобретенные". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 1330 Кт 1250 - 6500 тенге. оприходован товар

Дт 5410 Кт 1330 - 6500 тенге. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт 5430 Кт 5410 - 7475 тенге. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.07 приложен только товарный чек магазина "Планета электроники" на телевизор "Sony" на сумму 93345 тенге.

в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и комнатные двери на сумму 45000 тенге. (Дт 1310 Кт 1250). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.07 приобретены "комплектующие" на сумму 1058 тенге. (Дт 1310 Кт 1250). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

На предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

к авансовому отчету Сметанина А.М. №6 от 10.03.07 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АНБК - 50 тенге. - плательщиком в квитанции указано другое лицо;

к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. №9 от 03.04.07 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 140 тенге. - плательщик Шинкарук В.Е.;

к авансовому отчету Кургановой Г.А. №13 от 28.08.07 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 1090 тенге. - плательщик Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.07 на сумму 1025 тенге не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 5):

расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.07 № 11а работникам ТОО "КЭММ-Р" для служебных поездок;

расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам).

Таблица 20

Ф.И.О. подотчетного лица	Назначение расходов	I Квартал	II квартал	III Квартал	IV квартал	Итого
Буримова А.А.	проездные	6 270	4 560	6 5620	7 380	25 050
Шестериков Б.Н.	проездные	-	2 280	-	-	2 280
Абатурова О.Н.	маршр. лист	1330	787	264	696	1 788
Болотова А.Н.	маршр. лист	150	-	-	-	150
Панасенко Т.И.	маршр. лист	96	56	160	118	430
Мыпкина Л.Я.	маршр. лист	11	92	-	104	207
Лихачева А.В.	маршр. лист	137	134	64	104	439
Гурьева В.Н.	маршр. лист	50	66	-	-	116
Старкова Л.В.	маршр. лист	49	-	-	-	49
Всего		6 804	7 975	7 328	8 402	30 509

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 тенге. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы.

Затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты.

Предприятие данный пункт не учитывает, например:

по авансовому отчету Буримовой А.А. от 25.04.07 в ТОО "Печатный двор" приобретены бланки на сумму 1 438 тенге, в учете отражено:

Дт 1310 Кт 1250 - 1 250 тенге.

Дт 1420 Кт 1250 - 188 тенге.

по авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.07 в ТОО "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 2875 тенге, в учете отражено:

Дт 1310 Кт 1250 - 2 500 тенге.

Дт 1420 Кт 1250 - 375 тенге.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Рекламные и прочие услуги, относимые на общие и административные расходы, должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:

услуги ТОО "Дина"

Дт 7210 Кт 1250 - 1780 тенге по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.07

услуги ТОО "Дина"

Дт 7210 Кт 1250 - 1500 тенге,

Дт 7210 Кт 1250 - 3000 тенге по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.07

При условии оформления необходимых документов эти суммы можно отнести на общие и административные расходы.

Согласно а/о №95 в апреле Сопырину М.В. возмещены командировочные расходы в сумме 7 583 тенге. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Астана).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.

Согласно а/о №76 в январе возмещены командировочные расходы по командировке в г. Алматы Вьюнову П.В. в сумме 48 876 тенге., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 11580 тенге. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 11580 тенге. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов "Костанай-Алматы" на рейс 2327 в сумме 300 тенге. К а/о прилагается авиабилет "Костанай-Алматы" на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 300 тенге.

Согласно а/о №80 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (5 февраля г. Рудный) в сумме 1168 тенге. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не ...