Контроль использования производственных запасов

Отпуск кормов производится в зависимости от количества поголовья животных, которым отпускается корм, и норм расхода кормов, указанных в ведомости. При отпуске кормов материально ответственное лицо расписывается в экземпляре ведомости получателя, а в экземпляре материально ответственного лица - получатель.

Данные ведомости служат основанием для заполнения производственного отчёта по животноводству, а также накопительной ведомости учёта расхода кормов ф. 213-АПК, которая, к сожалению, в данном хозяйстве не ведётся.

По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчётом о движении продуктов и материалов и другими приходно-расходными документами сдаёт ведомость в бухгалтерию организации.

Отпуск кормов в СПК "Пограничный" также осуществляется на основании лимитно-заборной карты. Лимитно-заборная карта (форма 117-АПК) (Приложение ) применяется для многократного (в течение месяца) отпуска кормов и других материалов со склада и других мест хранения и является оправдательным документом для списания их с подотчёта материально ответственного лица.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером организации на одно или несколько наименований кормов в двух экземплярах, первый экземпляр в течение отчетного месяца находится у материально ответственного лица, второй - у получателя материальных ценностей.

В лимитно-заборной карте на основании заявки главного специалиста отрасли (главного зоотехника) бухгалтер проставляет, при необходимости, лимит отпуска кормов на период действия лимитно-заборной карты (месяц). Лимит отпуска кормов должен удостоверяться руководителем и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными руководителем организации, однако лимит в данном документе не указан.

Отпуск кормов производит материально ответственное лицо в присутствии получателя и отмечает в лимитно-заборной карте дату отпуска и количество выдаваемых материальных ценностей. При этом в первом экземпляре расписывается получатель кормов, во втором экземпляре ? материально ответственное лицо.

По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчётом о движении продуктов и материалов сдаёт лимитно-заборную карту в бухгалтерию организации.

На отпуск семян, также как и кормов, внутри организации выписывают требование-накладную. Требование-накладная (форма 203-АПК) (Приложение ) используется для оформления операций по внутреннему перемещению материальных ценностей в организации. Требование-накладная выписывается бухгалтером организации в двух экземплярах. Первый экземпляр предназначен материально ответственному лицу, отпускающему материальные ценности, второй - получателю ценностей.

Требование-накладная является документом, разрешающим отпуск материальных ценностей. Оба экземпляра вручаются получателю, который, после подписания руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на то руководителем организации, предъявляет её материально ответственному лицу для получения материальных ценностей.

При получении ценностей в экземпляре получателя расписывается материально ответственное лицо, в экземпляре материально ответственного лица ? получатель ценностей. По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчётом о движении продуктов и материалов сдаёт требование-накладную в бухгалтерию организации.

Отпуск семян также оформляется лимитно-заборной картой (форма 117-АПК) (Приложение ), выписываемой в бухгалтерии в соответствии с планом высева. В ней указывается площадь посева и норма высева семян на единицу площади.

Как уже выше указывалось в лимитно-заборной карте на основании заявки главного специалиста отрасли (главного агронома) бухгалтер проставляет, при необходимости, лимит отпуска семян и посадочного материала на период действия лимитно-заборной карты (месяц).

В конце месяца лимитно-заборная карта сдаётся в бухгалтерию.

Для списания семян также составляется акт на списание семян и посадочного материала. Акт на списание семян и посадочного материала (форма ПЗ-11) (Приложение ) применяется для списания с подотчёта материально ответственных лиц семян и посадочного материала, использованных на посев или посадку сельскохозяйственных культур.

Акт составляется в одном экземпляре руководителем подразделения с участием главного агронома и материально ответственного лица. Акт составляется по мере окончания посевных работ или посадки по полям севооборота и должен быть подписан главным агрономом, бригадиром того подразделения, где производился посев, и материально ответственным лицом. В акте указывается единица измерения, расход семян и посадочного материала на гектар по норме и фактически по каждой культуре в отдельности, площадь поля (участка), на котором производился посев (посадка) культур и общий расход семян и посадочного материала, использованного при посеве.

Акт утверждается руководителем организации или его заместителем. Правильность указанной цены и стоимости использованных семян и посадочного материала подтверждает своей подписью бухгалтер, ведущий учет производственных запасов.

По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчётом о движении продуктов и материалов представляет акт в бухгалтерию организации. На основании акта производятся бухгалтерские записи в производственном отчёте по растениеводству.

Поступление покупных семян и кормов оформляется товарно-транспортной накладной. В общей её части указывается отправитель и получатель ценностей, основание отпуска, пункт погрузки и разгрузки. В товарном разделе - наименование ценностей, единица измерения, количество, цена, стоимость, ставка НДС, сумма НДС и стоимость с НДС, а также масса груза (Приложение ).

Итак, подводя итог можно отметить, что в СПК "Пограничный" первичный учёт ведётся традиционно, т.е. документы по учёту семян и кормов заполняются вручную, а недостатки заключаются в том, что ведутся не все формы первичных документов (например, акт на сортировку и сушку зерна и другой продукции, накопительная ведомость расхода кормов), а также используются устаревшие бланки (например, акт списания семян и посадочного материала, акт на оприходование пастбищных кормов, учтённых по укосному методу). Кроме этого на некоторых документах отсутствуют подписи материально ответственных лиц, заполняются не все реквизиты. Поэтому основным направлением совершенствования системы первичного учёта семян и кормов является использование бланков установленной формы, а в лучшем случае - переход на автоматизированную форму учёта.

3.2 Организация хранения, порядок учёта производственных запасов на складе и других местах хранения

запасов на складе и других местах хранения

Необходимым условием действенного контроля за сохранностью производственных запасов является наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых.

Для обеспечения сохранности производственных запасов в СПК "Пограничный" организуется складское хозяйство. Склады и складские помещения в хозяйстве оборудованы соответствующими механизмами: транспортёрами, погрузчиками и другими машинами, однако не всегда эта техника находится в исправном состоянии, что значительно осложняет работу.

Все складские помещения оснащены инвентарём и оборудованием в соответствии с правилами пожарного надзора и техники безопасности.

Зернохранилища отвечают условиям хранения зерна, имеют вентиляцию, исправное весовое хозяйство.

В СПК "Пограничный" часть производственных запасов хранится не на складах: сено, солома - в скирдах; силос, корнеплоды - в буртах; зерно - на токах (непродолжительное время).

Так, СПК "Пограничный" в своём распоряжении имеет следующие пункты для хранения семян и кормов:

3 семенных склада: Одельск, Старая Дубовая, Подлипки;

2 зерносклада: Одельск, Гребени;

силосные ямы, скирды, траншеи для хранения кормов: Подлипки, Ромонтик, Песли.

На данных пунктах хранения семена и посадочный материал хранятся насыпью на полу в закрытых помещениях, силос - в силосных ямах, сенаж -в траншеях, сено - на специально оборудованных и проветриваемых складах, солома - в скирдах. Солома также хранится в стогах на полях.

Производственные запасы всегда находятся под материальной ответственностью определенных работников, с которыми заключается договор материальной ответственности, предполагающий сохранность переданных им ценностей.

Руководство хозяйства обеспечивает необходимые условия работы материально ответственным лицам и организовывает охрану складов и других мест хранения производственных запасов в нерабочее время и ночные часы.

Материальная ответственность за сохранность материальных ценностей, правильное ведение документации возложено на заведующего складом, с которым при приёмке его на работу заключается договор о материальной ответственности.

Для ведения складского учёта данная сельскохозяйственная организация применяет книгу складского учёта (Приложение ), которая открывается в начале года. Все её страницы предварительно нумеруются и на последней делается запись: "В книге пронумеровано … страниц", подтверждаемая подписью бухгалтера и печатью хозяйства.

В данной книге для каждого вида ценностей открываются отдельные аналитические счета. Последовательность открытия счетов та же, что и в ведомостях остатков в бухгалтерии хозяйства. На каждой странице книги указывается наименование ценностей, номенклатурный номер, единица измерения. Учёт в книге ведётся только в натуральных измерителях.

Записи в книгу складского учёта производят ежедневно, строго по каждому документу на поступление и отпуск ценностей. Количество поступивших ценностей отражают по графе "Приход", выданных со склада - по графе "Расход". После каждой записи о поступлении или расходовании в книге выводят остаток, который рассчитывают, прибавляя к остатку на начало операции соответствующее количество поступивших и вычитая количество выбывших ценностей.

Записи в книгах складского учёта производит материально ответственное лицо по каждому документу, объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

Ежемесячно в установленные графиком документооборота сроки заведующий складом (материально ответственное лицо) представляет в бухгалтерию организации отчёты о движении материальных ценностей.

Отчёт о движении продукции и материалов (форма 215-АПК) (Приложение ) применяется для отражения наличия и движения материальных ценностей, находящихся на складе у материально ответственного лица.

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов по движению материальных ценностей (в данном конкретном случае кормов) ежемесячно составляет отчёт ф. 215-АПК в двух экземплярах. Первый экземпляр с документами сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Все показатели отчёта материально ответственное лицо заполняет в натуральных измерителях.

Записи в отчёт производятся по каждому направлению поступления и выбытия ценностей с подсчётом их остатка на конец месяца.

По наименованиям поступивших и выбывших производственных запасов указывают расход по направлениям использования за месяц и остаток на конец месяца. Наименования поступивших и выбывших запасов в отчётах группируют по субсчетам и отдельным группам. При составлении отчёта материально ответственное лицо сверяет остатки запасов, указанные в отчёте на конец отчётного периода с той же номенклатурой остатков в книгах складского учёта. При выявлении расхождений бухгалтерия хозяйства проводит инвентаризацию остатков в натуре и сверяет правильность их отражения в данном отчёте. Исправления в отчёте заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера. После проверки достоверности представленного отчёта бухгалтер производит его обработку и подсчитывает остатки и показатели о движении производственных запасов в стоимостном выражении. Данные о поступлении и выбытии производственных запасов подтверждаются приложенными к отчёту первичными учетными документами (лимитно-заборными картами, ведомостями расхода кормов и др.).

Таким образом, для достоверного и полного учёта производственных запасов необходимы хорошо развитое складское хозяйство и система контроля за использованием и сохранностью ценностей. В данном же хозяйстве несмотря на наличие достаточного количества складских помещений необходимо отметить, что не все они обеспечены нужным объёмом специализированной техники, инвентаря и оборудования, что в значительной степени замедляет трудовой процесс.

3.3 Синтетический и аналитический учёт семян и кормов

В установленные планом документооборота сроки отчёты о движении материалов вместе с первичными документами должны поступать в центральную бухгалтерию. После проверки должна производиться их таксировка по учётным ценам.

Так как СПК "Пограничный" учитывает поступления производственных запасов без применения счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", поэтому для их учёта предназначен балансовый инвентарный, активный счёт 10 "Материалы", к которому открывается ряд субсчетов, исходя из производственной деятельности предприятия, которая была определена при разработке учётной политики. Так в соответствии с Учётной политикой хозяйства учёт семян и кормов предусмотрен на субсчетах, утверждённых в рабочем плане счетов предприятия:

v 10-0 - "Семена и посадочный материал";

v 10-3 - "Корма".

По дебету счёта 10 отражается наличие и поступление производственных запасов, а по кредиту - их расходование.

На субсчёте 10-0 "Семена и посадочный материал" учитывают наличие и движение семян и посадочного материала.

Аналитический учёт по данному субсчёту ведётся по группам, видам, сортам, количеству, стоимости.

В учёте составляются следующие бухгалтерские записи:



Таблица 3.3.1. Отражение хозяйственных операций по движению семян в бухгалтерском учёте

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма
Оприходованы семена, поступившие от поставщика Отражён НДС по приобретённым ценностям	10-0 18	60 60	534000 96120
Оприходованы семена, поступившие от сторонней организации	10-0	76	201000
Оприходованы излишки семян, выявленные при инвентаризации	10-0	92	13757075
Отпущены семена со склада в бригаду на посев	10-0	10-0	316049615
Оприходованы семена от урожая с семенных участков	10-0	20-1	3019009720

П р и м е ч а н и е. Источник: собственная разработка.

Затраты по очистке, сушке и сортировке семян и урожая текущего года относят на затраты производства.

На субсчёте 10-3 "Корма" учитывается наличие и движение кормов собственного производства и покупных. Поступление последних отражается по фактической цене приобретения. Корма собственного производства текущего года оприходуют по нормативно-прогнозной (плановой) себестоимости с доведением в конце года до уровня фактической.

Аналитический учёт кормов ведётся по их видам, сортам, количеству и стоимости, на складах и других местах хранения - по количеству. Сено однолетних и многолетних трав, а также природных сенокосов учитывается на одном аналитическом счёте "Сено всех видов", а солому яровых и озимых культур - на общем счёте "Солома".

В учёте составляются следующие бухгалтерские записи:

Таблица 3.3.2. Отражение хозяйственных операций по движению кормов в бухгалтерском учёте

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма
Отпущены корма со склада на корм животным	10-3	10-3	417031404
Оприходованы корма животного происхождения	10-3	20-2	19994582
Оприходованы корма от промышленного производства	10-3	20-3	107061195
Оприходованы корма, поступившие от поставщика Отражён НДС по приобретённым ценностям	10-3 18	60 60	46964500 8453610
Оприходованы от сортировки и сушки зерноотходы	10-3	43	48727820
Оприходованы корма, приобретённые за счёт краткосрочного займа	10-3	66	58514400
Оприходованы корма от урожая	10-3	20-1	44440624
Оприходованы корма от заготовителя	10-3	62	58514400
Списаны неизрасходованные на посев семена на корм животным	10-3	10-0	7571800

П р и м е ч а н и е. Источник: собственная разработка.

Оприходование семян и кормов собственного производства в хозяйстве осуществляют по плановой себестоимости, а затем после составления годовой отчётной калькуляции плановую себестоимость семян и кормов корректируют до фактической себестоимости способом "красного сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительной записи (если фактическая себестоимость выше плановой). Поступление покупных семян и кормов в хозяйстве отражается по фактической цене приобретения.

Остаток производственных запасов, в том числе семян и кормов, на конец месяца по количеству и сумме по учётным ценам из отчётов о движении продуктов и материалов переносят в Ежемесячные ведомости остатков (Приложение ).

Обобщение данных о движении производственных запасов в хозяйстве производится не в журнале-ордере 10-АПК, так как он не ведётся, а в специально разработанной Ведомости производственных запасов по каждому материально ответственному лицу (Приложение ). Данная ведомость также, как и Ведомость остатков, оформляется в автоматизированном режиме. Однако эта ведомость не удовлетворяет пользователей, т.к., по сравнению с журналом-ордером № 10-АПК, не отвечает всем требованиям и содержательному наполнению необходимой информацией. Из ведомости все данные разносятся в Главную книгу по соответствующим счетам (Приложение ).

Таким образом, грамотное ведение синтетического и аналитического учёта производственных запасов позволяет иметь достоверные данные об общем их наличии как оборотных средств предприятия, так и отдельно по каждому виду семян и кормов для контроля их ассортимента.

3.4 Автоматизация учёта производственных запасов

Внедрение современной методики организации бухгалтерского учёта производственных запасов на предприятии с целью повышения экономической эффективности его работы является одной из основных задач автоматизации учётного процесса. Так данная задача может быть достигнута за счёт внедрения передовых информационных технологий, реализуемых с помощью типового программного комплекса "НИВА-СХП", разработанного информационно-вычислительным унитарным республиканским предприятием "ГИВЦ Минсельхозпрода".

Так как в СПК "Пограничный" учёт производственных запасов, а именно семян и кормов, автоматизирован частично и все те документы, которые ведутся, заполняются вручную, можно предложить внедрение ТПК "НИВА-СХП", что в значительной степени позволит облегчить трудоёмкий процесс работников бухгалтерии на данном участке бухгалтерского учёта.

ТПК "НИВА-СХП" предназначен для ведения бухгалтерского учёта на предприятиях АПК и благодаря широким функциональным возможностям позволяет автоматизировать различные его участки.

Данный программный комплекс включает большое количество подсистем автоматизации учётного процесса на всех участках, однако, исходя из темы нашего дипломного проекта, рассмотрим подсистему "Учёт производственных запасов и готовой продукции".

Данная подсистема решает задачу организации количественного и суммового учёта производственных запасов как покупных, так и собственного производства. Подсистема в части учёта производственных запасов выполняет следующие учётные операции:

· оформление документов на приход ценностей;

· формирование книги покупок по запасам;

· формирование карточки складского учёта ценностей;

· формирование накладных на внутреннее перемещение ТМЦ;

· проведение инвентаризации, формирование ведомости фактического наличия, сличительной ведомости по итогам инвентаризации;

· ведение учётных цен, поддержка методик списания по средневзвешенным ценам, ЛИФО, ФИФО;

· формирование отчётов и ведомостей, соответствующих каждой операции.

Данная программа позволит практически полностью автоматизировать данный участок работы.

Итак, при отражении операций по учёту производственных запасов в первую очередь будет создаваться и использоваться справочник "Справочник ТМЦ". Он предназначен для ввода наименований, единиц измерения и кода товарно-материальных ценностей. Окно справочника состоит из двух частей. В левой его части находится классификация всех товарно-материальных ценностей. Выделив любой вид ценностей в данном перечне, в правой табличной части отобразится список всех ценностей, относимых к данному виду. Справочник взаимосвязан со справочником "Единицы измерения", "Налоги".

Справочник "Единицы измерения" предназначен для ввода единиц измерения по ТМЦ. Его можно заполнить как в данном окне, нажав на кнопку "Добавить", так и в справочнике ТМЦ. Нажав кнопку "Добавить" в окне справочника "Единицы измерения" появится окно для заполнения. В данном окне заполняется наименование единицы измерения, её описание. При необходимости указываются товарно-материльные ценности, связанные с этой единицей измерения.

Справочник "Налоги" предназначен для ввода видов и ставок налогов, применяемых к данным ТМЦ.

"Справочник полей" предназначен для ввода наименований полей и их площадей.

С помощью созданных справочников можно легко и быстро формировать различные электронные документы по учёту производственных запасов. Рассмотрим некоторые из них:

"Накладная на получение ТМЦ". Данный документ предназначен для регистрации ТМЦ, которые поступили на предприятие со стороны (были куплены, получены безвозмездно и т.д.), а также для регистрации начальных остатков. Данный документ увеличивает остатки указанных ТМЦ на выбранном подразделении, сотруднике.

"Ведомость переоценки ТМЦ". Данный документ позволяет производить переоценку учётной цены ТМЦ автоматически и вручную, а также относить сумму расходов по приобретению и доставке на ТМЦ.

"Расчёт средневзвешенной цены". Электронный документ предназначен для определения средневзвешенной цены по ТМЦ в том случае, если учётной политикой предусмотрен такой способ оценки ТМЦ.

"Поступление продукции растениеводства". Данный документ предназначен для отражения поступления и оприходования продукции растениеводства с поля. Так как продукция растениеводства приходуется по плановой себестоимости, то предварительно должен быть создан электронный документ "Прайс-лист (плановая себестоимость продукции)", где указывается дата, с которой действует плановая себестоимость, название прайс-листа. В табличной части документа необходимо выбрать из справочника ТМЦ необходимые наименования продукции и указать по ним их плановую себестоимость за единицу измерения.

Заполнив все реквизиты данного документа стоимость продукции рассчитается автоматически исходя из плановой себестоимости продукции и её количества. Сохранив документ, его можно просмотреть в журнале документа. Также можно просмотреть корреспонденцию счетов, нажав в журнале документа на кнопку "Перейти на проводку".

"Акт сушки и сортировки". Документ предназначен для отражения результата сушки и сортировки сельскохозяйственной продукции. Табличная часть документа состоит из двух частей. В нижней части документа отражается та продукция, которая отправляется на доработку. В верхней части таблицы документа отражается результат доработки продукции, то есть поступление новых видов продукции.

"Требование-накладная на внутреннее перемещение". Электронный документ предназначен для учета движения ТМЦ между подотчетными лицами. Внутреннее перемещение может быть следующих видов:

· для передачи со склада подразделениям для собственного производства;

· для внутреннего перемещения между подразделениями и передачи между подотчетными лицами внутри подразделения.

"Ведомость инвентаризации ТМЦ". Данный документ предназначен для отражения результатов инвентаризации. В шапочной части документа необходимо заполнить номер, дату документа. Выбрать подразделение или сотрудника, где проводится инвентаризация.

В табличной части с помощью кнопки "Остатки ТМЦ" вносятся проверяемые ценности. При переносе в табличную часть документа, фактическое количество ценностей будет совпадать с количеством по документам. Если при инвентаризации были выявлены расхождения учетных данных от фактического их наличия, то либо нужно поменять фактическое количество ценностей, после чего автоматически определяется отклонение, либо в поле "Отклонение" указать количество отклонений (если недостача, то со знаком "минус").

Для каждого документа существуют печатные формы, которые можно получить, нажав на соответствующую пиктограмму и выбрав нужную форму.

Также на основании созданных документов можно формировать различные отчёты. Например, оборотная ведомость отображает суммарное движение ТМЦ с остатком на начало и конец периода. Все ТМЦ сгруппированы по подразделению, сотрудникам, счетам учёта и группам ТМЦ. Отчёт может быть построен по любому количеству сотрудников или подразделений.

Может также создаваться "Материальный отчёт", который показывает движение по каждому ТМЦ по сотруднику за указанный период, выводится номер, дата и вид документа по которому произошло движение, от кого или кому осуществлялось данное движение ценностей, количество прихода (расхода).

Таким образом, переведя учёт производственных запасов в автоматизированную форму, труд работников бухгалтерии, ведущих учёт на данном участке, значительно облегчится, сократив трудоемкость учётного процесса и обеспечив экономию рабочего времени.



4. Контроль использования производственных запасов

4.1 Организация контроля производственных запасов

Сохранность и использование производственных запасов на предприятии имеет очень важное значение в условиях рыночной экономики. Для выявления отрицательных и положительных моментов в учёте производственных запасов на предприятии проводится аудиторская проверка наличия, сохранности и использования запасов по назначению и нормам расхода.

Целью проверки операций с материально-производственными запасами в СПК "Пограничный" явилось установление законности, эффективности и целесообразности совершённых хозяйственных операций, а также соответствия применяемой в организации методики учёта операций действующим в Республике Беларусь нормативным актам. Исходя из цели, основными задачами проверки выступили:

? проверка полноты и своевременности оприходования материально-производственных запасов;

? контроль правильности документального оформления материально-производственных запасов;

? установление правильности оценки материально-производственных запасов при их оприходовании и списании в производство;

? проверка эффективности и целесообразности использования материально-производственных запасов на производственные и другие цели;

? установление реальности наличия и существования материально-производственных запасов;

? изучение состава и выявление излишних и неиспользуемых в производстве материальных ценностей;

? обследование состояния складского хозяйства и ознакомление с условиями хранения материальных запасов;

? оценка полноты и качества проводимых инвентаризаций.

Источниками информации при проверке операций с производственными запасами в СПК "Пограничный" являются:

? первичные документы: приказ "Об учётной политике организации"; приказы о назначении материально ответственных лиц; письменные договоры о материальной ответственности; приказы на увольнение и перемещение материально ответственных лиц; список и образцы подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материальных ценностей; акты инвентаризаций; сличительные ведомости по инвентаризации производственных запасов; первичные документы по учёту производственных запасов (лимитно-заборная карта, ведомость учёта расхода кормов, требование-накладная, акт приёма-передачи грубых и сочных кормов, акт на оприходование пастбищных кормов, учтённых по укосному методу);

? регистры синтетического и аналитического учета: Главная книга; учётные регистры (машинограммы) по счёту 10.; книги складского учёта; отчёты о движении продукции и материалов на складе и др.

? финансовая (бухгалтерская) отчетность: бухгалтерский баланс (ф. № 1); отчёт о прибылях и убытках (ф. № 2); приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).

В процессе проведения аудиторской проверки руководствовались следующими нормативно-правовыми документами:

? Закон РБ "О бухгалтерском учёте и отчётности" от 18.10.1994 г. № 3321-XII (с изменениями от 26.12.2007 г. №302-З);

? Инструкция о порядке составления и представления бухгалтерской отчётности, утверждённая постановлением Министерства финансов РБ от 14.02.2008 г. № 19 (с изменениями от 11.12.2008 г. №187);

? Типовой план счетов бухгалтерского учёта и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённые постановлением Министерства финансов РБ от 30.05.2003 г. № 89 (с изменениями от 26.03.2009 г. № 33);

? Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утверждённая постановлением Министерства финансов РБ от 30.11.2007 г. № 180;

? Инструкция по бухгалтерскому учёту материалов, утверждённая постановлением Министерства финансов РБ от 17.07.2007 г. № 114;

? Методические Указания по бухгалтерскому учёту сельскохозяйственной продукции и производственных запасов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции,

утверждённых Постановлением Совета Министров РБ от 31.10. 2001 г. и Приказом МСХиП РБ от 14.08.2007 г. № 363.

Руководствуясь Инструкцией по бухгалтерскому учёту материалов, проверку операций по учёту материально-производственных запасов рекомендуется проводить в следующей последовательности:

? проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;

? проверка по поступлению и списанию материальных ценностей;

? проверка полноты и качества проведённых инвентаризаций материально-производственных запасов и отражения в учёте их результатов.

Пользуясь данными рекомендациями, с целью определения уровня организации контроля, в хозяйстве путём проведения самостоятельной аудиторской проверки учёта материально-производственных запасов была разработана

- программа проверки организации инвентаризационной работы (Приложение Х).

Данная программа проверки позволяет определить степень организации инвентаризационной работы в хозяйстве. Таким образом, необходимо заметить, что подготовка хозяйства к проведению инвентаризаций, имеет достаточно высокий уровень.

4.2 Контроль за обеспечением сохранности производственных запасов

Основным приёмом контроля за сохранностью и рациональным расходованием имеющихся в хозяйстве ценностей является проведение инвентаризации, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятия, так и правильность ведения бухгалтерского учёта.

В процессе инвентаризации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности организации проверяются и документально подтверждаются наличие и оценка активов и обязательств.

При проведении и рассмотрении результатов инвентаризации СПК "Пограничный" руководствуется: Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учёте и отчётности" статья 12 "Инвентаризация имущества и обязательств", Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств.

При инвентаризации наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их изучения путём осмотра, обмера, взвешивания и пересчёта.

Инвентаризация производственных запасов производится по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу.

Основными принципами инвентаризационной работы при этом являются:

- полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния запасов;

- правильность и своевременность выявления результатов проверки запасов и отражение их в учёте.

В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:

? выявление фактического наличия производственных запасов (в том числе семян и кормов) путём составления инвентаризационных описей;

? проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц и правильности заключения с ними договоров о материальной ответственности;

? контроль за сохранностью производственных запасов путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта, т.е. контроль за работой материально ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возможные недостачи и растраты ценностей;

? изучение запасов семян и кормов по ассортименту;

? проверка соблюдения правил хранения семян и кормов;

? установление состояния хранилищ и весоизмерительного оборудования.

В целях обеспечения своевременного и полного проведения инвентаризации главный бухгалтер СПК "Пограничный" составляет план-график проведения инвентаризаций, а объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций устанавливаются руководителем в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация семян и кормов в анализируемом хозяйстве проводится два раза в год по состоянию на 1 июля и 1 декабря в течение отчётного периода или в связи с возникновением чрезвычайных ситуаций.

Порядок проведения и документального оформления инвентаризации производственных запасов регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утверждённой Министерством финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180.

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации в хозяйстве осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав действующей и рабочей инвентаризационных комиссий утверждает председатель СПК "Пограничный", а проведение инвентаризации организует главный бухгалтер.

В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель хозяйства или его заместитель (председатель комиссии); работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, зоотехники, агрономы и др.), начальники структурных подразделений (служб). Однако наличие постоянно действующей инвентаризационной комиссии не снимает персональную ответственность с руководителя и главного бухгалтера организации. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несёт председатель СПК "Пограничный" и главный бухгалтер. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия производственных запасов в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризации.

Для непосредственного проведения проверки постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации, в котором устанавливается срок начала и окончания инвентаризации. Он вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.

При подготовке к плановым инвентаризациям производственные запасы (в том числе семена и корма) заблаговременно группируются, сортируются по наименованиям, сортам в определённом порядке, удобном для подсчёта их количества.

Если инвентаризация проводится внезапно, то все производственные запасы подготавливаются к инвентаризации в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. При этом проверка ценностей проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путём обязательного их подсчёта, взвешивания, обмера.

Производственные запасы заносятся в опись после их пересчёта, перевешивания и перемеривания.

Определение массы семян и посадочного материала допускается производить на основании обмеров и технических расчётов. При инвентаризации большого количества ценностей обмер ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески данные сличают и выведенный итог вносят в опись с приложением актов обмеров и технических расчётов, которые подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами.

Масса кормов определяется по обмеру согласно актам приёмки стогов, скирд, буртов и т.п. и актам на определение массы 1 м³ сена, соломы и т.п.

Фуражное зерно и концентрированные корма подлежат обязательному взвешиванию с проверкой в натуре как их количества (массы), так и качества (по сортам и категориям) в соответствии с установленными ГОСТами.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи (ф. Инв-3) (приложение Ц) в двух или трёх (при смене материально ответственных лиц) экземплярах. Описи могут составляться отдельно по каждому материально ответственному лицу или по месту хранения ценностей (складам, кладовым и другим местам хранения). В процессе заполнения описи ведётся взаимная сверка каждой её страницы, в случае ошибки (расхождения) проводится сверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте. Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей в СПК "Пограничный" заполняются вручную.

Если инвентаризация в течение дня не заканчивается, а завершается в последующие дни, то помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Пломбир на всё время работы инвентаризационной комиссии хранится у её руководителя, а описи - в закрытом помещении в шкафу под замком.

По окончании инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и сохранности запасов (в том числе семян и кормов). В протоколе комиссии указываются причины порчи и виновные лица, а также выводы и предложения по зачёту недостач и излишков.

Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства в обязательном порядке проверяет записи по всем балансовым счетам и сопоставляет их с корреспондирующими счетами.

Результаты инвентаризации производственных запасов (недостачи, излишки) сообщаются рабочей комиссией сразу же после инвентаризации и до открытия структурной единицы. При выявлении крупной недостачи ценностей комиссия закрывает и опечатывает помещение и немедленно докладывает об этом руководителю организации для принятия необходимых мер.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер производит взаимный зачёт излишков и недостач, полученных при пересортице семян и кормов. Пересортица является следствием того, что одни и те же наименования семян и кормов имеют разные цены. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.

Решение о возможности взаимного зачёта пересортицы окончательно принимает руководитель организации.

В том случае, когда при зачёте недостач и излишков по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на результаты деятельности организации.

Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте следующими записями:

Таблица 4.2.1 Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выявлена недостача при инвентаризации	94	10-0,10-3
Списана недостача в пределах норм естественной убыли	20,25,26	94
Начислен НДС от стоимости недостачи по учётным ценам	94	68
Отнесена недостача на виновное лицо	73	94
Списана недостача в случаях, когда виновное лицо не установлено или суд отказал о взыскании	92	94
Отражена разница между стоимостью недостачи по рыночным и учётным ценам	73	98
Внесена в кассу (удержана из заработной платы МОЛ) сумма недостачи	50 (70)	73
Отнесена на доходы разница по недостаче	98	92
Начислен НДС от разницы по недостаче	92	68
Оприходованы излишки, выявленные при инвентаризации	10-0,10-3	92

П р и м е ч а н и е. Источник: собственная разработка.

При проведении инвентаризации производственных запасов (а именно семян) в СПК "Пограничный" был выявлен излишек семян на складе. При этом результат инвентаризации в бухгалтерском учёте хозяйства был отражён следующей бухгалтерской записью:

Д-т 10-0 К-т 92 на сумму16509624 руб.

Таким образом, правильный и сплошной контроль за использованием и сохранностью производственных запасов, проводимый в данном хозяйстве обеспечит значительную экономию на предприятии и достоверную информацию для бухгалтерского учёта.

4.3 Проверка бухгалтерского учёта производственных запасов

При осуществлении проверки бухгалтерского учёта производственных запасов подвергаются проверке первичные учётные документы, регистры синтетического и аналитического учёта.

Для правильной организации бухгалтерского учёта производственных запасов и своевременного отражения хозяйственных операций по их движению необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учётным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении производственных запасов должна отвечать следующим требованиям:

? своевременное, точное, обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

? простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам последующей обработки;

? рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учёта.

Первичные учётные документы должны приниматься к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

Первичные учётные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

? наименование, номер документа, дату и место его составления;

? содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

? должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, отражающих поступление и отпуск производственных запасов, в СПК "Пограничный" согласован с главным бухгалтером и утверждён руководителем организации.

Первичный учётный документ, отражающий движение производственных запасов, должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, ? непосредственно после её совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учётных документах по поступлению и выбытию производственных запасов, а также в регистрах синтетического и аналитического учёта стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в документах должны быть исправлены путём их зачеркивания и надписи правильных.

Так, первичные и сводные документы в СПК "Пограничный" составляются на бумажных носителях информации, а также всё ещё используются устаревшие формы документов (например, акт на оприходование пастбищных кормов, учтённых по укосному методу, акт списания семян и посадочного материала). Зачастую они не приспособлены для полного и точного отражения хозяйственных операций по учёту семян и кормов.

Иногда на первичных документах отсутствуют некоторые реквизиты, например, дата составления, номер документа или нет подписи материально ответственного лица (например, требование-накладная, лимитно-заборная карта), а ведь дата составления в бухгалтерском учёте имеет очень важную роль. Благодаря этому легче вести учёт при составлении сводных и накопительных ведомостей и журналов-ордеров.

Некоторые документы заполняются в произвольной форме (например, акт приёма-передачи грубых и сочных кормов). Информация записывается в другие клетки, и бывает очень трудно разобраться в содержимом какой-либо формы.

Отрицательным моментом является и то, что на многих первичных документах отсутствует корреспонденция счетов (например, ведомость расхода кормов), а это значит, что можно легко ошибиться при разноске затрат на другие счета.

Ещё одним недостатком в учёте семян и кормов является то, что на предприятии отсутствует четкий график документооборота. Первичные документы поступают в бухгалтерию с опозданием, и бухгалтер, ведущий учёт семян и кормов, не успевает быстро и оперативно перерабатывать их. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению совершаемых хозяйственных операций в учётных регистрах.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов по поступлению и выбытию производственных запасов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, достоверность сведений, содержащихся в данных документах, несут лица, создавшие и подписавшие этот документ. В СПК "Пограничный" такими лицами, согласно приказа руководителя, являются главный бухгалтер, заведующий складом.

Полнота контроля для объективной оценки достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности достигается путём проведения документальных проверок.

Поэтому с целью установления сущности, законности, целесообразности и оценки достоверности совершаемых хозяйственных операций следует использовать различные методические приёмы проверки документов и регистров бухгалтерского учёта.

Среди них следует выделить: проверку документов (формальную проверку и проверку по существу), арифметическую или счётную, сопоставление (сверку) документов и экономический анализ.

Проверка документов означает, что документ изучается в первую очередь с формальной стороны, чтобы установить: составлен ли он по утверждённой форме, имеет ли все необходимые подписи должностных лиц, заполнены ли другие обязательные реквизиты (наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной операции, измерители операции в натуральном и денежном выражении), нет ли в нём подчисток и неоговоренных исправлений, имеются ли надлежащим образом оформленные приложения, на которые дана ссылка в документе и др.

Исходя из этого, в СПК "Пограничный" на основании приложенных документов была проведена их арифметическая проверка. Итоги данной проверки можно обобщить в таблице 4.3.1.

Таблица 4.3.1 Результаты арифметической проверки первичных документов

Документ	Количество, кг	Отклонения
наименование	дата	№	указанное в документе	определенное после арифметической проверки документа
Лимитно-заборная карта (форма № 117-АПК) Лимитно-заборная карта (форма № 117-АПК) Акт списания семян и посадочного материала (форма № ПЗ-11) Ведомость расхода кормов (форма № 94-АПК)	Февраль 2010 г. Сентябрь 2009 г. 12.09.2009 г. Март 2010 г.	4 15 1 28	168160 45300 17300 29400 21750 8000 26100 45300 36,0	168164 45250 17280 29380 21730 8034 26112 45280 37,9	- 4 - 50 - 20 - 20 - 20 - 34 - 2 - 20 - 1,9

П р и м е ч а н и е. Источник: собственная разработка.

При проведении арифметической проверки нами было выявлено достаточное количество нарушений при отражении хозяйственных операций в первичных документах, что является недопустимым явлением в ведении бухгалтерского учёта, так как это приводит к искажению и неправильному отражению информации в регистрах синтетического учёта и далее ? при составлении бухгалтерской отчётности.

Немаловажное значение играет также проверка первичных документов по формальному признаку. Итоги данной проверки можно обобщить в таблице 4.3.2.

Таблица 4.3.2 Результаты проверки первичных документов по формальному признаку

Название документа	Обнаруженные недостатки
1. Акт приёма-передачи грубых и сочных кормов (форма 204-АПК)	Запись информации в другие клетки
2. Акт на оприходование пастбищных кормов, учтённых по укосному методу (форма № 93 а)	Заполнение не всех реквизитов, использование устаревшей формы
3. Ведомость расхода кормов (форма № 94-АПК)	Заполнение не всех реквизитов, использование устаревшей формы
4. Лимитно-заборная карта (форма № 117-АПК)	Заполнение не всех реквизитов, отсутствие подписей МОЛ
5. Требование-накладная (форма 203-АПК)	Отсутствие подписей МОЛ
6. Акт списания семян и посадочного материала (форма № ПЗ-11)	Заполнение не всех реквизитов, отсутствие подписей МОЛ, использование устаревшей формы

П р и м е ч а н и е. Источник: собственная разработка.

Проведённая проверка по формальному признаку также показала наличие нарушений, а именно по заполнению и оформлению документов.

Таким образом, своевременная и полная проверка, а также сопоставление данных в первичных документах, регистрах синтетического и аналитического учёта позволит обеспечить наиболее глубокое изучения объекта контроля.

4.4 Основные направления совершенствования учёта и контроля производственных запасов

В современных условиях хозяйствования вопросы совершенствования учёта производственных запасов играют значительную роль в хозяйственной деятельности предприятия. Итак, в учёте производственных запасов, а именно семян и кормов в СПК "Пограничный" есть существенные недостатки, которые были указаны в п. 4.3.

В первую очередь в целях совершенствования чёта в СПК "Пограничный" необходимо чётко отрегулировать составление первичных документов по учёту семян и кормов. Нужно напомнить, что первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если не представляется возможным, - непосредственно по её окончании.

Операции следует оформлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполняются, то в соответствующем месте должен делаться прочерк.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво, вовремя утверждаться руководителем.

В бухгалтерии первичные документы должны подвергаться обязательной проверке - прежде всего по форме, на наличие арифметических ошибок, а также документы проверяют по существу, т.е. устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Бланки документов должны соответствовать утвержденным к применению в сельском хозяйстве формам бухгалтерского учёта.

...