Трудовые книжки

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

План

1. Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

2. Форма, Правила ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

3. Оформление трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек

4. Сведения, вносимые в трудовые книжки

5. Внесение изменений и исправлений в трудовых книжках

6. Ответственность и контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек

Заключение

Приложения

документ трудовой книжка вкладыш

Введение

Принимая человека на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он останется верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка - это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем.

До выхода в свет Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 24. 07. 2002 г. № 97-ФЗ, от 25. 07. 2002 г. № 116-ФЗ, от 30. 06. 2003 г. № 86-ФЗ, от 27. 04. 2004 г. № 32-ФЗ, от 22. 08. 004 г. № 122-ФЗ, от 29. 12. 2004 г. № 201-ФЗ, от 09. 05. 2005 г. № 45-ФЗ, с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15. 03. 2005 г. № 3-П) Российская газета, 31 декабря 2001 г., Парламентская газета, № 2-5, 5 января 2002 г., СЗ РФ, № 1 (ч. 1), Ст. 3. (далее - ТК РФ) в средствах массовой информации активно обсуждался вопрос о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изменениями, внесенными Федеральными Законами от 9 мая 2005 г. № 48-ФЗ, от 31 декабря 2002 г. № 198-ФЗ, от 25 октября 2001 г. № 138-ФЗ) Российская газета, 10 апреля 1996 г., СЗ РФ, № 14, Ст. 1401., который вступил в силу с 1 января 1997 г. на всей территории Российской Федерации.

Высокопоставленные правительственные чиновники уже неоднократные заявляли о том, что постепенно в новых экономических условиях трудовая книжка становится ненужным атавизмом. Новая модель пенсионного обеспечения уже не ориентируется на пресловутый трудовой стаж. Размер пенсии в недалеком будущем целиком и полностью будет привязан к сумме пенсионных взносов, перечисленных за всю трудовую жизнь работником из его зарплаты, а количество отработанных лет роли, по большому счету, играть не будет. К тому же фиксироваться эти отчисления будут совсем в другой книжке - пенсионной. Невинная И. Новые трудовые книжки: только хорошее // Российская газета, 22 апреля 2003 г.

Правила выдачи пенсионной книжки застрахованного лица в Пенсионном фонде Российской Федерации утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2002 г. № 408. СЗ РФ, 2002, № 25. Ст. 2446.

Плательщикам страховых взносов (застрахованным лицам) территориальный орган ПФР открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером и выдает страховое свидетельство (ПСС). Индивидуальный лицевой счет включает подробные сведения о человеке, в том числе паспортные данные, периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности (входящие в общий стаж для назначения государственной пенсии) и специальный стаж, дающий право на льготную пенсию. Здесь же содержится информация о помесячном доходе и суммах заработка, который учитывается при назначении трудовой пенсии, о сумме начисленных страховых взносов как собственных, так и со стороны работодателя, сведения о пересчете пенсии.

Но, к сожалению, ни в одном нормативном акте, связанном с реформированием пенсионной системы, ни в специальных инструкциях ничего не говорится о трудовых книжках. И хотя предметом данного Федерального закона является введение в систему обязательного пенсионного страхования индивидуального (персонифицированного) учета, в действительности именно индивидуализация и исчезает, а труд работника обезличивается. Благополучие человека в старости ставится в зависимость исключительно от сумм страховых взносов и страхового стажа. Полагаю, что подобные вопросы нуждаются в уточнении.

Но трудовые книжки, как считает В. И. Андреева «продолжают оставаться одним из важнейших личных документов нашей страны, несмотря на то, что с 1 января 2002 года, с момента вступления в силу Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (с изменениями от 25 июля, 31 декабря 2002 г., 29 ноября 2003 г. ) СЗ РФ, 2001, № 52 (ч. 1), Ст. 4920., постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа». Андреева В. И. Трудовая книжка: что изменилось // Справочник кадровика. 2004. № 5. с. 43.

Новое законодательство, на мой взгляд, ухудшает положение трудящихся. Индивидуальный лицевой счет и страховое свидетельство не предусматривают ряд моментов, имеющих существенное значение для работающего. Сведения о награждении или поощрении работника за успехи в труде, причинах увольнения фактически теряются, что может привести к лишению гражданина соответствующих льгот и компенсаций, которыми он пользуется согласно некоторым формулировкам увольнения. Кроме того, если выдача трудовой книжки не вызывает никаких трудностей, то получение страхового свидетельства и особенно внесение в него соответствующих изменений и дополнений, исчисление трудового стажа, а также восстановление необходимых документов в случае их утраты - достаточно сложная задача.

Трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника, по её записям исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника. Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.

Однако далеко не все руководители организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.

1. Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

Впервые трудовые книжки были введены декретом Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета и Совета Народных Комиссаров России от 25 июня 1919 г. «О введении трудовых книжек в городах Москве и Петрограде». СУ РСФСР, 1919, № 28, ст. 315.. По этому документу все достигшие шестнадцатилетнего возраста граждане обязаны были иметь трудовые книжки, которые служили удостоверением личности и документом на право получения продовольственных карточек. Трудовые книжки выдавались лишь по предоставлению паспорта, который при выдаче трудовой книжки изымался. В трудовые книжки матерей (в случае отсутствия таковой - отца) дополнительно делались следующие записи: сведения о детях до шестнадцатилетнего возраста вносились на основании метрических выписок или удостоверений; сведения о времени и сумме выплаты заработка; отметки о выдаче карточек на получение предметов потребления; отметка с указанием нового места жительства. Одновременно с внесением в трудовую книжку сведений о заработке учреждения «обязаны наклеивать в неё контрольную марку, свидетельствующую об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда». Беклемышева Е. Е. Трудовая книжка - трудовой паспорт гражданина России? // Трудовое право, 2002, № 8, с. 86.

Также о трудовой книжке было упомянуто в Декрете Совета Народных Комиссаров РСФСР от 17 июня 1920 года «Общее положение о тарифе (Правила об условиях найма и оплаты труда рабочих и служащих всех предприятий, учреждений и хозяйств в РСФСР)» (в редакции Постановления Совета Народных Комиссаров РСФСР от 28 октября 1920 г. «О порядке внесения разъяснений и дополнений к «Общему положению о тарифе»): «использование отпуска может быть отмечено в расчетной или трудовой книжке» (§ 136) СУ РСФСР, 1920, № 61-62, ст. 276, № 88, ст. 449..

Постановлением Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета от 9 ноября 1922 года был введен в действие «Кодекс Законов о Труде 1922 года» СУ РСФСР, 1922, № 70, ст. 903, с изменениями и дополнениями (СУ РСФСР, 1924, № 79, ст. 788; 1927, № 68, ст. 458; № 87, ст. 577; № 103, ст. 686; № 122, ст. 826; 1928, № 4, ст. 34; № 69, ст. 496; № 89, ст. 581; № 98, ст. 623; № 102, ст. 644; 1929, № 11, ст. 120; № 26, ст. 274; № 34, ст. 345; № 40, ст. ст. 413 и 414; № 46, ст. 479; № 64, ст. 626; № 65, ст. 640; № 69, ст. 678; 1930, № 7, ст. ст. 83 и 84; № 14, ст. 171; № 37, ст. 467; 1931, № 7, ст. 83; № 49, ст. 364; № 56, ст. 415; 1932, № 59, ст. 262; № 67, ст. 301 (п. 1); № 68, ст. 304; № 72, ст. 324; 1933, № 7, ст. 20; № 35, ст. 124; № 45, ст. 185 (п. 1); № 59, ст. 272; 1934, № 26, ст. 146; 1937, № 6, ст. 40). с 15 ноября 1922 года, и с момента вступления его в силу прекратил действие «Кодекс Законов о Труде», изд. 1918 г. СУ РСФСР, 1918, № 87-88

В 1923 г. декретом Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета и Совета Народных Комиссаров РСФСР от 20 июня 1923 года «Об удостоверении личности». СУ РСФСР, 1923, № 61, ст. 575. «трудовые книжки, введенные декретом ВЦИК и СНК от 25 июня 1919 года, аннулируются с 1-го января 1924 года», их заменили на удостоверения личности. Еще через три года в стране ввели Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 21 сентября 1926 г. «О трудовых списках» трудовые списки. СЗ СССР, 1926, № 66, ст. 502; 1929, № 35, ст. 315. На служащих велись трудовые списки, а рабочим выдавались справки о работе.

Постановлением СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек» с 15 января 1939 г. были введены трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений. СЗ СССР, 1938, № 58, ст. 329.

Введение трудовых книжек в качестве основного документа о трудовой деятельности рабочих и служащих «повысило у них чувство ответственности за свою работу, способствовало укреплению трудовой дисциплины значительно облегчило задачу правильного подбора кадров, позволило существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий» Лазарев В. К., Попонов Ю. Г. Трудовые книжки рабочих и служащих. М.; Юрид. лит., 1989. с. 3..

Экономический Совет при СНК Союза ССР Постановлением от 28 мая 1940 г. № 733 «О вкладыше в Трудовую книжку» СП СССР, 1940, № 16, ст. 407. (в редакции Постановления Экономсовета при СНК СССР от 2 июля 1940 г. № 1189 «О дополнении постановления Экономсовета при СНК СССР от 28 мая с. г. № 733 «О вкладыше в трудовую книжку») СП СССР 1940 г. № 18, ст. 460. постановил, что «в тех случаях, когда в Трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях и награждениях», Трудовые книжки дополняются «Вкладышем в Трудовую книжку».

В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. № 1104 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы по согласованию с ВЦСПС утвердил Постановлением от 9 июля 1958 г. № 620 «Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» для того чтобы трудовые книжки велись по единым правилам. В данной инструкции (которая дополнялась и изменялась Постановлениями Госкомтруда СССР от 12 декабря 1958 г. № 1031, от 2 февраля 1963 г. № 20, от 2 июля 1963 г. № 185, от 23 марта 1966 г. № 132, Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 15 января 1970 г. № 12/2) был подробно регламентирован порядок заполнения, учёта и выдачи работникам трудовых книжек.

9 декабря 1971 года Верховным Советом Российской Советской Федеративной Социалистической Республики был утвержден и введен в действие с 1 апреля 1972 года «Кодекс законов о труде РСФСР» (далее - КЗоТ РФ) Ведомости ВС РСФСР, 1971, № 50, ст. 1007., согласно ст. 39 которого «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего. Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. При увольнении трудовая книжка выдается рабочему или служащему в день увольнения» (в редакции Закона Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. № 3543-1) Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1992, № 41, ст. 2254.

Также в КЗоТ РФ вносились и другие дополнения и изменения Законами РФ от 12 марта 1992 г. № 2502-1, от 22 декабря 1992 г. № 4176-1, Федеральными Законами от 27 января 1995 г. № 10-ФЗ, от 15 февраля 1995 г. № 14-ФЗ, от 18 июля 1995 г. № 109-ФЗ, от 24 августа 1995 г. № 152-ФЗ, от 24 ноября 1995 г. № 182-ФЗ, от 24 ноября 1996 г. № 131-ФЗ, от 17 марта 1997 г. № 59-ФЗ, от 06 мая 1998 г. № 69-ФЗ, от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, от 31 июля 1998 г. № 139-ФЗ, от 30 апреля 1999 г. № 84-ФЗ, от 27 декабря 2000 г. № 151-ФЗ, от 18 января 2001 г. № 2-ФЗ, от 10 июля 2001 г. № 90-ФЗ.

Также в соответствии со ст. 74 Закона СССР от 15 мая 1990 г. «О пенсионном обеспечении граждан в СССР» «основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка. Порядок подтверждения имеющегося трудового стажа при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней устанавливается Советом Министров СССР». Постановление Совета Министров СССР от 24. 08. 1990 г., № 848.

В процессе использования трудовых книжек обнаружились некоторые пробелы в законодательстве, связанные с их заполнением, учетом и хранением, которые постепенно были устранены (ст. 39 и 99 КЗоТ РСФСР). Так, согласно ст. 99 КЗоТ РФ «при задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула» (в редакции Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 5 февраля 1988 г.).

Порядок ведения трудовой книжки был предусмотрен Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (в редакции Постановления Совета Министров СССР от 15 августа 1990 г. № 829) СП СССР. 1973. № 21. Ст. 115. и «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденной Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам СССР от 20 июня 1974 г. № 162 по согласованию с ВЦСПС (в ред. Постановлений Госкомтруда СССР от 02. 08. 1985 г. № 252, от 31. 03. 1987 г. № 201, от 19. 10. 1990 г. № 412) Бюллетень Госкомтруда СССР. 1991, № 4..

С введением в действие ТК РФ, то есть с 1 февраля 2002 г. эти нормативные акты применялись в части, не противоречащей ТК РФ.

Также, как указывает В. Архипов «на основании ч. 1 ст. 423 ТК РФ в современной России применяются акты бывшего СССР постольку, поскольку они на противоречат ТК РФ». Архипов В. Трудовая книжка: исправленному верить // Домашний адвокат, 2003, № 17, с. 4

В настоящее время ст. 66 ТК РФ закреплено юридическое значение важного документа работника - трудовой книжки. Теперь трудовая книжка стала документом, который подтверждает трудовой стаж работника.

Трудовая книжка подтверждает стаж работы по специальности, который наряду с уровнем профессиональной подготовки работника, то есть образованием, выступает как требование к квалификации. Указанные требования являются одним из разделов квалификационной характеристики по каждой должности. Так, квалификационные характеристики для служащих содержат два раздела: «Должностные обязанности» и «Должен знать».

В трудовых книжках работников, по существу, отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливались все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т. д.

Е. Черкасова считает, что «трудовая книжка на сегодняшний момент является единственным документом, на основании которого может быть назначена пенсия. Никакие другие документы не могут считаться заменителями трудовой книжки». Человек и Закон, 2001, № 5, с. 50.

Но стоит согласиться с мнением другого автора - О. Александрова считает, что «трудовая книжка - это основной, но не единственный документ, способный подтвердить трудовой стаж». Справочник кадровика, 2001, № 9, с. 10.

2. Форма, Правила ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

Принятие ТК РФ повлияло на необходимость внесения некоторых изменений в порядок выдачи, учета и ведения трудовых книжек.

Согласно ст. 66 ТК РФ «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

Министр труда и социального развития РФ А. П. Починок ещё в 2002 году заявлял о том, что «трудовая книжка нуждается в пересмотре. При корректировке проекта постановления Правительства РФ мы еще раз проанализируем предложения Ваших читателей. Некоторые из них, действительно, разумны». Какой будет новая трудовая книжка? // Кадры предприятия, 2002, № 12, с.

К тому же поменялась и довольно жестко выстроенная в советские времена схема изготовления трудовых книжек и обеспечения ими работодателей и работников. Можно было любую - хоть самую героическую или экзотическую - трудовую биографию сотворить себе без больших усилий и денег: покупай чистый бланк в подземном переходе, договаривайся с какой-нибудь фирмой и рисуй в книжке какие угодно должности.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 06. 02. 2004 г. № 51) (далее - Постановление № 225) Российская газета, № 77, 22. 04. 2003 г.; Собрание законодательства РФ, 21. 04. 2003 г., № 16, ст. 1539; Собрание законодательства РФ, 23. 02. 2004, № 8, ст. 663. были утверждены «Форма трудовой книжки» и «Форма вкладыша в трудовую книжку». Постановлением № 225 также были утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее - Правила). Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации Постановление № 225 предлагало провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца. Трудовые книжки нового образца были введены в действие с 1 января 2004 г.

Правительство РФ было намерено с помощью нововведения попытаться восстановить государственный контроль в этой сфере. Правда, пока не совсем ясно, каким образом. Сегодня предприятия вправе заказывать чистые бланки у объединения «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации и выкупать их у него самостоятельно. Куда и как дальше растекаются новенькие трудовые, отследить сложно и, по большому счету, некому. Сколько на нашем рынке поддельных трудовых книжек (как, впрочем, и липовых дипломов о высшем образовании), тоже никто толком не считал. И все-таки Правительство РФ поручило Минфину РФ разработать более строгий механизм обеспечения работодателей новыми бланками трудовых книжек. А работодатели в свою очередь должны будут вести учет движения книжек на предприятии.

Принятие указанного Постановления важно не только для сотрудников кадровых служб, но и для самих работников. Теперь и самим работникам необходимо внимательно следить за тем, как вносятся в их трудовые книжки записи о принятии на работу, увольнении, переводе и пр.

Позднее Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» Российская газета, № 2, 14. 01. 2004 г.; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 3, 19. 01. 2004 г. были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

В новой трудовой книжке Герб СССР заменен на герб Российской Федерации, исключен раздел «Сведения о поощрениях», сведений о назначении пенсии теперь не будет.

Трудовые книжки передаются работником при поступлении на работу организацией и хранятся в течение всего времени работы работника. Практика отдельных руководителей частных, кооперативных и т. п. организаций, оставляющих трудовые книжки «на руках» у работников, действующему законодательству не соответствует. Это касается и лиц, принятых на условиях надомного труда.

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц строго ограничен. Недопустимо хранить трудовые книжки дома работникам вашей организации, принятым по основному месту работы, как бы они об этом ни просили, в процессе работы. Это незаконно и могут возникнуть серьезные проблемы при проверке. Таким образом, увеличивается риск утраты трудовой книжки работника, а выдавать дубликат и оказывать содействие в восстановлении трудового стажа придется именно организации-работодателю, которая является последним местом работы такого работника.

Часто возникает вопрос о месте хранения трудовой книжки руководителя организации, тем более, что которая является юридическим лицом.

Так, при анализе одной из ситуаций И. М. Аркадьева пишет, что «по статусу отдел культуры - орган местного самоуправления и по праву является учредителем учреждения культуры, а учреждение культуры при этом - юридическое лицо, то в данном случае отдел культуры как учредитель имеет право заключать договор с его руководителем. Однако при этом трудовая книжка заполняется и хранится в учреждении культуры, в трудовой книжке и в контракте с руководителем ставится печать данного учреждения культуры». Аркадьева И. М. Правила ведения и хранения трудовых книжек // Справочник руководителя учреждения культуры. 2003. № 3. с. 35.

С целью учёта трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся: «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё», «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Формы указанных книг утверждаются федеральными органами по труду.

В «Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё», которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности.

В «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».

«Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё» и «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Учет, хранение, ведение и выдача трудовых книжек - это обязанность руководителя организации. Он может своим приказом назначить должностное лицо, уполномоченное выполнять эту работу. Бланки трудовой книжки и вкладыша в неё выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Согласно ст. 17. Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу» (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем) «в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации…».

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним можно приобрести только в специализированных организациях. Согласно п. 46 Постановления № 225 «изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации». Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством в соответствии с п. 3 Постановления № 225. Министерством финансов Российской Федерации был издан Приказ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» Российская газета, № 2, 14 января 2004 г.; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 3, 19 января 2004 г., в котором устанавливался «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» (далее - Порядок): «изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее - распространители), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Как пояснил в беседе корреспонденту «Российской газеты» представитель Минфина РФ Юрий Зубарев «новые трудовые книжки являются бланками строгой отчётности и обладают всеми необходимыми степенями защиты, предусмотренными для такого вида документов». Шмелева Е. В. Новые трудовые книжки тиражируются // Российская газета, 14 января 2004 г.

Как рассказал заместитель директора ЗАО «Разносбыт» Павел Мацокин «при изготовлении новых бланков используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование. Создана специальная бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком «ТК» (его можно увидеть на просвет). Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета - ирисовая печать. Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и вживленные микроволоски. Трудовая книжка теперь сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы. Новые бланки предназначены для тех, кто начинает свою трудовую деятельность». Смирнова Е. Как приобрести новые трудовые книжки Кадровое дело, 2004, № 8,

Справедливо утверждение В. И. Андреевой о том, что «приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка». Андреева В. И. Трудовая книжка: что изменилось // Справочник кадровика, 2004, № 6, с. 50.

Нельзя отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски бланка трудовой книжки. В результате в газетном киоске, переходе или на лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. Кадровый специалист, тоже особо не задумываясь, вносит в трудовую книжку соответствующие записи. А при уходе на пенсию выясняется, что бланк книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

Е. М. Шомов предупреждает, что «бланки трудовых книжек и вкладышей, предлагаемые для приобретения различными другими неофициальными коммерческими торговыми организациями и частными распространителями, вызывают большое сомнение в их подлинности». Шомов Е. М. Трудовая книжка работника // Справочник кадровика, 2001, № 5, с. 75.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В. И. Андреева считает, что «работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 года, уже нельзя». Андреева В. И. Трудовая книжка: что изменилось // Справочник кадровика, 2004, № 5, с. 43.

Трудовые книжки старого образца необходимо списать и уничтожить на основании акта уничтожения.

Стоит согласиться с мнением Л. В. Труханович, которая считает, что «трудовые книжки, оформленные на бланках 1973 года, признаются действительными при условии, что работник впервые был принят на работу в период с 1 января 1975 г. до 1 января 2004 г.» Труханович Л. В. П. О трудовых книжках // Кадры предприятия, 2005, № 12, с. 100.

«Тем временем, по словам председателя Омской областной организации профсоюза работников народного образования Александра Шрама, вновь поступающих в нынешнем январе на работу молодых людей уже оформляют по старым «трудовым», что, конечно, незаконно. Нетрудно даже представить, с какими проблемами столкнутся такие «везунчики», выйдя через несколько десятилетий на пенсию по незаконному документу» Шмелева Е. В. Новые трудовые книжки тиражируются // Российская газета, 14 января 2004 г..

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Таким образом, новые Правила действуют в отношении тех трудовых книжек, которые введены в действие с 1 января 2004 г. Что касается трудовых книжек прежнего образца, то они должны оформляться по правилам, действовавшим до указанной даты, конечно, в той их части, которая не противоречит новым правилам.

3. Оформление трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Если гражданин принимается на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в присутствии работника не позднее семи дней с начала его трудовой деятельности. Раньше этот срок не был ограничен.

Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (далее - Инструкция) Российская газета, № 235, 19. 11. 2003 г., Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 49, 08. 12. 2003 г..

В новой Инструкции прежние правила уточнены и дополнены в связи с изменением трудового законодательства Российской Федерации. Новый документ отличается от старого незначительно. В сведениях о работе будет отражаться информация не только о приеме работника на работу, его переводе и увольнении, но и о его квалификации. В основном в указанных нормативных актах сохранились основные положения старой Инструкции, но есть и нововведения. Основным нововведением является требование о заполнении трудовой книжки без каких-либо сокращений. Например, если раньше допускалась запись: «уволен по ст. 31 КЗоТ (собственное желание)», то теперь подобная запись будет выглядеть так: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе трудовой книжки «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» также не допускается сокращений, необходимо полностью писать «приказ» вместо писавшегося раньше «пр.» и «распоряжение» вместо «распр.», «решение» и прочее. Таким образом, при любом основании увольнения (по инициативе работодателя либо по инициативе работника, либо прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим по воле сторон) запись должна быть сделана полностью в соответствии с пунктом соответствующей статьи, к примеру «уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, статья 71 Трудового кодекса Российской Федерации», «уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Трудовые книжки ведутся и у работодателей, являющихся российскими организациями со 100 % иностранным капиталом. Если даже иностранный гражданин (лицо без гражданства) в случаях, предусмотренных в ст. 13, 18 «Закона об иностранцах», поступил на работу в российскую организацию, то и на него необходимо завести трудовую книжку, если он проработал свыше 5 дней. Если работник принимается на работу с испытательным сроком (превышающим 5 дней), то и в этом случае трудовую книжку нужно завести.

Согласно ст. 65. ТК РФ при заключении трудового договора необходимо предъявить трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. По ранее действующим правилам о трудоустройстве при отсутствии у гражданина трудовой книжки требовалось «предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...» Но иногда «последним занятием» бывшего школьника, студента или военнослужащего могли быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

Кандидат юридических наук И. К. Дмитриева И. К. пишет, что в соответствии с законодательством «если гражданин выполняет работу по гражданско-правовому договору, то время этой работы не засчитывается ему как стаж работы по специальности и не вносится в трудовую книжку, ему не предоставляется ежегодный отпуск, не устанавливаются иные условия труда и льготы, как работникам. На него не распространяется трудовое законодательство…». Трудовое право России. Учебник. Под ред. А. М. Куренного. М.: Юристъ, 2004 г., с.

Представляется вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения Совместное инструктивное письмо Пенсионного фонда РФ и Минсоцзащиты России от 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17; справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда РФ. Письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28-6.

Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим не зависящим от человека причинам.

Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия). Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции бывает возможно не всегда.

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Если работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе, то, безусловно, необходимо предупредить работника, что его просьба, по меньшей мере, незаконна, впрочем, как незаконно и наличие нескольких трудовых книжек. Хотя для работников зрелого возраста такое обстоятельство имеет еще и жизненное объяснение. В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники, не мудрствуя лукаво, заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.

Необходимо взять для заполнения одну из имеющихся у работника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же - погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставится должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.

Некоторые кадровые специалисты идут навстречу просьбам работника внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда), забывая о существовании статьи 11 ТК РФ, в которой сказано, что ТК РФ, законы и иные нормативные акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не распространяются в том числе на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника.

Заполнение трудовой книжки впервые производится компетентным должностным лицом работодателя в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Кандидат юридических наук Колобова Светлана Владимировна уточняет, что лишь «на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись» Колобова С. В. Трудовое право России. Учебное пособие для ВУЗов. М.: ЗАО Юстицинформ, 2005 г. с. .

Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:

о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение работник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним». В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

Иногда организации ограничивают сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Например, заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, также как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

а) об общем и (или) непрерывном стаже работы лица до поступления в данную организацию, подтвержденном документами;

б) о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

В дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. При этом записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Отражается только общее количество лет, месяцев и дней трудового стажа, то есть указывается общее число лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи: о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы, о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках, о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Записываются в дубликат трудовой книжки сведения о последнем месте работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

С оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются их владельцу.

О том, как заполнять дубликат, сказано в Инструкции, в п. 7. 2 этого документа работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. В случае ликвидации фирмы, где ранее трудился работник, следует обратиться в отделение Архивного фонда по месту, где была зарегистрирована эта фирма, поскольку в соответствии с пунктом 10 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента от 17 марта 1994 года № 552, документация ликвидирующейся организации передается в фонд.

Дубликат трудовой книжки, если последняя (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) выдается работнику по его письменному заявлению по последнему месту работы. В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» (с указанием его серии и номера) и она возвращается ее владельцу.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайной ситуации (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельствах) трудовой стаж работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав комиссии включаются представители работодателя, профсоюза или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

М. М. Покровская считает, что «работнику, подавшему заявление об увольнении с работы, в последний день его работы в организации должен быть выдан дубликат его утраченной работодателем книжки…» Покровская М. М. Об оформлении дубликата похищенной трудовой книжки // Кадры предприятия, 2005, № 4, с. 97.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета или печатаются на машинке. Записи в книжке разрешено производить помимо перьевой и шариковой ручки также гелевой ручкой и ручкой-роллером. При этом используемые чернила должны быть световодостойкими.

Трудовые книжки оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление наряду с русским языком может вестись на государственном языке республики (п. 4 ст. 16 Закона РСФСР от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями, внесенными Федеральным законом от 24 июля 1998 г. № 126-ФЗ). Ведомости РСФСР. 1991. № 50. Ст. 1740; СЗ РФ. 1998. № 31. Ст. 3804.

В соответствии со ст. 20 ТК РФ в качестве работодателя может выступать физическое лицо. Оно может быть таковым, когда осуществляет предпринимательскую деятельность без образования юридического лица либо когда использует чужой труд в своих личных целях (водитель, домработница и т. д.). «Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор (ст. 309 ТК РФ)» Письмо Минтруда № 28-6 от 4 февраля 1997 г., зарегистрированный в соответствующем органе местного самоуправления Ефремова С. Заключение трудового договора и запись в трудовой книжке работника // Финансовая газета, Региональный выпуск, 17 декабря 2004 года, № 51 (528)..