Научные основы российского архивоведения

Таким образом, на сегодняшний день можно говорить о недробимости архивного фонда применительно к его управленческой, кадровой и профсоюзной частям документации. Или стоит четко определить границы архивного фонда только управленческой документацией.

Далее архивы стали комплектоваться документами на различных носителях, чаще говорят - на электронных носителях. Пока в основном в один архив поступают документы одного фондообразователя на традиционной бумажной основе и на электронных носителях, но создаются и специальные электронные архивы, что уже ведет к раздвоению "фондового комплекса" по признаку носителя информации.

Архивисты в настоящее время поднимают вопросы и предметного наполнения фондов, коллекций; влияния видовой выборки при комплектовании на полноту состава фонда, считая, что в последнем случае форма организации документов по сути тяготеет к коллекции:

"В 80-е гг. ХХ в. архивисты и музейщики обсуждали вопрос приема в музеи документов, теперь ситуация изменилась. Мы принимаем в архивы предметы. Следует отметить еще одну особенность коллекций документов, вытекающую из практики комплектования. Снова архивисты обращаются к выборке. Повидовая выборка отдельных документов организации за разные годы или же документов ряда организаций не является фондом. Это коллекция. Как широко такие коллекции найдут распространение пока вопрос".

Жукова М.П. Некоторые аспекты развития современного архивоведения //

Архивоведение и источниковедение Отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М., 2005. С. 21.

Процессы, происходящие в стране, в первую очередь в сфере экономики, также влияют на формирование архивных фондов организации.

Если ранее мы говорили, что страна пережила коллективизацию, индустриализацию, то теперь мы говорим, что страна переживает период "филиализации" отдельных отраслей. Судьба документов филиалов и представительств должна в идеале решаться одинаково. А на практике как обстоит дело? Многие организации, как и положено (все тонкости такого фондирования будут рассмотрены ниже), формируют свои документы и документы филиалов, представительств в единый фонд; некоторые разрешают территориально удаленным филиалам самим хранить документы и по месту нахождения передавать в государственный или муниципальный архив на хранение, что документально обязательно оформляется; другие же даже не придают значения вопросам сохранности и дальнейшего хранения документов своих филиалов и представительств - именно последние два случая особенно ведут к раздробленности архивных фондов организаций.

А надо сказать, что в свое время принцип недробимости архивного фонда сыграл очень важную роль в деле сохранения в единстве документальных комплексов министерств и ведомств бывшего СССР, переданных на государственное хранение. После распада СССР многие бывшие союзные республики страны стали претендовать на те части документов из фондов союзных министерств и ведомств, которые информационно касались этих республик. Только принцип недробимости архивного фонда, провозглашенный и принятый также в этих же союзных республиках, помог доказать несостоятельность подобных притязаний и сохранить в целостности архивные фонды союзных министерств и ведомств. Кстати, союзным республикам было предложено копировать интересующие их материалы:

Изложенные принципы отечественного архивоведения носят общий характер и являются платформой, методологической основой для определения научных методов, которые представляют собой логическое продолжение, развитие научных принципов.

Научные методы российского архивоведения. Основными, наиболее часто обозначенными в архивоведческой литературе научными методами являются источниковедческий анализ, системный подход, функциональный и информационный анализы.

До 1960-х гг. основным научным методом являлся источниковедческий анализ, который давал и дает возможность изучения всех внутренних (анализ содержания, авторства, хронологического периода и т.д.) и внешних особенностей документа (носитель, на котором создан документ, его форма, язык, палеографические и художественные особенности, физическая сохранность документа и т.д.):

Но источниковедческий подход - не само источниковедение, поскольку у архивоведения другие задачи, нежели у источниковедения. Такой подход связывает архивоведение с фактором происхождения, с моментом производства информации, а также определяет его интерес к вопросам использования, потребления источниковой информации. Возникает возможность построения гносеологической цепи, которую в духе исследований источниковедов и филологов можно представить так: факт-событие - процесс документирования (запечатление события) - документ (предысточник) - факт-название о событии (факт науки) [14, с. 82].

В 1960-е гг. были сформулированы и другие научные методы, суть которых была позаимствована архивистами из других областей знаний.

Традиционно архивоведение использовало метод источниковедческого анализа, что актуально и в современном научном базисе дисциплины. "Обращаясь к общекультурным категориям современного информационного общества, мы находим среди них категории документа, информационного ресурса, представляющиеся прежде узкоспециальными. А это значит, что разрабатываемые нашим научным обществом концепции архивистики, источниковедения и их взаимодействия актуальны как никогда прежде".

Медушевская О.М. Информационное пространство общества в категориях архивоведения и источниковедения // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М., 2005. С. 17.

К общенаучным методам, к которым науковедение относит такие, которые, выйдя из рамок отдельных наук, стали общими для многих или даже частных наук, относят системный подход, функциональный и информационный анализы.

Системный подход при исследовании объекта не исключает рассмотрения особенностей и закономерностей отдельных его составляющих. Любой, даже не сложный объект может быть рассмотрен с системных позиций, что может быть и необходимым, и результативным:

Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует изучения, рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации, например, такие виды документов, как постановления, приказы, протоколы и тому подобные, анализируются в первую очередь в рамках организационно-распорядительной документации, а затем уже сравниваются с документами информационно-аналитического характера (справками, сводками, докладами и т.п.). И это сравнение ведется в рамках сначала одного фонда. Затем документы должны при изучении сопоставляться не только с документами организации, в деятельности которой они отложились (а это один или несколько фондов), но и с документами организаций всей системы отрасли, другими словами, и документы, и организации, их образовавшие, рассматриваются как системы.

В свою очередь сам документ является системообразующим элементом, неся в себе признаки, характеризующие все этапы работы с документами, начиная с момента их создания, формирования в дела и описания и заканчивая экспертизой ценности и классификацией документов внутри фонда.

Архивисты иногда системный подход толкуют расширительно, рассматривая в совокупности понятия системы и структуры, а следовательно, и в целом определяя метод как системно-структурный.

Понятия системы и структуры являются важными инструментами современного аналитического мышления. В архивоведении системный и структурный подходы практически действуют как единый системно-структурный подход. Система - это такое целостное образование, характеристики которого не сводятся к признакам составляющих его компонентов, причем внутренние связи системы оказываются более сильными, нежели внешние воздействия, что и придает ей необходимую устойчивость. Внутренняя форма системы, т.е. способ взаимосвязи компонентов, составляет ее структуру, без которой существование системы невозможно. Архивоведению особенно важен социально-исторический аспект учения о системах и структурах, согласно которому общество, взятое в целом, рассматривается как "глобальная система", множество подсистем которой объединяются особого рода структурой - общественными отношениями. Конкретное развитие специфических социальных структур и связей изучает историческая наука, а развитие политических институтов (государственных учреждений) - история государственных учреждений.

Архивоведческий системно-структурный подход нацелен не на само историческое прошлое общества и не на историческое развитие аппаратов управления (хотя все время имеет их в виду), а на оставленные ими документы. Системные связи этих документов, их информационная и структурная взаимоориентированность, опирающиеся на фактор единства происхождения, особенно на уровне фонда, настолько сильны, что их не гасит течение времени. Они сохраняются на стадии архивного хранения документов, и их нельзя разорвать, не потеряв значительной доли информации. Поэтому незакономерными являются деформации фондовых структур, порывающие естественные и вносящие искусственные междокументные связи. Когда это все же случается, возникают коллекции документов, как правило, с резко пониженной научно-исторической ценностью [14, с. 83-84].

В свою очередь сам документ является системообразующей субстанцией, неся в себе признаки, характеризующие основные этапы работы с ним, начиная с момента создания и заканчивая классификацией документов внутри архивного фонда.

Так, на каждой из стадий прохождения документа от момента его возникновения в организации до момента занятия им строго определенного места в составе архивного фонда документоведы и архивисты осуществляя классификацию документов (при формировании дел в делопроизводстве и затем этих дел внутри архивного фонда), экспертизу их ценности, занимаясь описанием документов оперируют определенным набором "признаков", вытекающих из формуляра, таких как "автор документа", "корреспондент", "содержание документа", "дата" и т.д.

Реквизиты документа, признаки заведения дел, характеристики описания (элементы информации заголовка) дел, критерии экспертизы ценности документов и признаки классификации дел внутри архивного фонда логически связаны между собой, являясь элементами системы признаков, характеризующих этапы работы с документами [9, с. 26-35; 15, с. 13-17]:

Заведение дел и их описание, экспертиза ценности документов и классификация дел внутри архивного фонда основаны на классификации документов путем установления сходства и различия наиболее существенных признаков, заложенных в формуляре документа. Более того, "общая классификация - обязательное условие продуктивного и целенаправленного изучения отдельных документов, их формуляров и реквизитов. При их изучении в историко-логическом плане рассматриваются элементы и признаки документов. Изучение отдельных документов подводит к рассмотрению проблем группировки документов в первичные и другие комплексы", что в свою очередь определяет характер работы с ними в архивах.

Таким образом, рассмотренные признаки, характеристики, критерии, основанные на классификации, "корнями" связаны с элементами формуляра документа - реквизитами. Но связь прослеживается не только в едином основании рассматриваемых признаков, но и в названиях отдельных из них с реквизитами документа. Например, "название вида документа" или "дата" - реквизиты документа, "номинальный" или "хронологический" - признаки заведения дел и классификации их внутри архивного фонда, "вид документа" или "время" - характеристики описания, в том числе элементы заголовка, и критерии экспертизы.

Взаимосвязь между рассматриваемыми признаками может быть разносторонней. Так, "время", как элемент заголовка, при описании используется в двух аспектах: время создания или время, о котором говорится в документе. Если первый аспект прямо связан с датой документа, то второй - с информацией, зафиксированной в тексте. Крайние даты дела, как характеристики описания, связаны только с датами составления или входящей/исходящей регистрации документов. Другой пример: географический признак заведения дела может быть связан с разными реквизитами - и с текстом документа, и с местом его составления.

Впервые мысль о том, что признаки заведения дел "входят" в формуляр служебного документа, была высказана Митяевым К.Г., который указывал также на несомненную возможность использования "при первичной организации служебных документов и других элементов формуляра". Процессы документирования, формирования отдельных документов и последующие процессы организации созданных документов, их изучения имеют много сходного. Чтобы создать документ, нужен автор. Установление автора - одна из задач изучения документа. То же можно сказать о других элементах и признаках документа: датах, содержании, разновидности, форме, оригинальности, составе удостоверения и т.д. Наиболее тесная связь существует между следующими признаками заведения дел и реквизитами документа:

номинальный - название вида документа,

авторский - наименование учреждения и структурного подразделения, подпись,

корреспондентский - адресат,

предметно-вопросный - заголовок к тексту и текст,

хронологический - дата,

географический - место составления.

Митяев К.Г. Делопроизводство и архивы.

В кн. Труды МГИАИ. - М., 1954. - Т. 5. - С. 155-182.

Таким образом, все признаки заведения дел, за исключением экспертного - который ранее рассматривался как инструмент формирования дел с учетом сроков хранения документов, связаны с реквизитами документа.

Более сложная связь существует между реквизитами документа и критериями экспертизы ценности.

Во-первых, можно выделить такие критерии экспертизы ценности, которые наиболее явно основаны на изучении того или иного реквизита документа: вид документа (критерий) - название вида документа (реквизит), значение учреждения - наименование учреждения или структурного подразделения (если оно является самостоятельным фондообразователем), время и место образования документа - дата и место составления.

Во-вторых, ряд критериев экспертизы ценности применяется в результате оценки совокупности отдельных реквизитов. Например, критерий значения информации, и в первую очередь его содержательная сторона, связан не только с текстом и заголовком к тексту, но опосредованно и с другими реквизитами документа.

В-третьих, такие критерии, как внешний вид документа, его оформление (в том числе художественные, палеографические и другие особенности) не имеют непосредственных связей с конкретными реквизитами документа. И реквизиты документа, и признаки заведения дел, и характеристики описания, и критерии экспертизы ценности, и признаки классификации дел внутри архивного фонда не только взаимосвязаны между собой, но и в то же время обладают внутренней организацией, автономны, способны к развитию, то есть обладают свойствами, характерными для систем.

Рассмотрим эти положения на примере истории развития признаков заведения дел во взаимосвязи с критериями экспертизы ценности документов.

Признаки заведения дел на основе установления сходства и различия в элементах документов использовались давно. Первое теоретическое обоснование признаки дел заведения получили в конце 30-х гг. прошлого столетия, а затем были творчески развиты в 40-50-е гг.

Архивисты уже в 20-30-е гг., рассматривая признаки заведения дел, отмечали необходимость их выборочного использования, т.е. использования не всех, а определенного набора признаков для конкретного дела. При этом указывалось на необходимость обязательного применения предметно-вопросного признака в сочетании с корреспондентским, географическим, номинальным и недопустимость формирования дел только по последним из названных признаков.

Б. Анфилов писал: "...раз и навсегда прекратить в делопроизводствах учреждений практику заведения дел по корреспондентскому и географическим признакам без учета вопросов (предметов), к которым относятся заводимые дела... Наряду с этим небесполезно подтвердить практическое правило... о необходимости избегать употребления номинального признака в абстрактной форме... без присоединения к нему уточняющих признаков - вопросно-предметного, корреспондентского или географического...".

Анфилов Б.И. Применение перечней. Архивное дело. 1938. N 2 (39). С. 7-12.

Однако спорным оставался вопрос об использовании предметно-вопросного и корреспондентского признаков, тем более что отношение к ним в делопроизводстве и архивах различно: в делопроизводстве легче формировать дела по корреспондентскому признаку, а в архивах необходим предметно-вопросный признак. Сочетание корреспондентского и предметно-вопросного признаков представляли даже как один признак: вопросно-корреспондентский, столь велико было желание архивистов примирить делопроизводство с основным для них вопросным признаком. И даже в настоящее время нельзя еще сказать, что проблема формирования дел по признакам их заведения до конца разрешена.

В делопроизводственной практике учреждений структурные подразделения используют при формировании дел различных категорий документов определенный набор признаков, учитывая и сроки хранения документов, их подлинность и копийность. Если все шесть признаков заведения дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический и хронологический упоминаются в литературе с начала 30-х гг., то срок хранения документов, как экспертный признак, был назван Митяевым К.Г. в 60-е гг. Но в работах по документоведению и архивоведению чаще указывают на необходимость раздельного формирования документов разных сроков хранения, не называя при этом экспертного признака. Не называли предметный признак и в нормативных документах, как не называли и основные шесть, заменяя их "важнейшими участками и направлениями деятельности каждой структурной части". О раздельном формировании документов по срокам хранения говорилось при освещении вопросов экспертизы ценности документов и их описания. Данная формулировка, заменяющая признаки заведения дел "участками и направлениями деятельности", критиковалась специалистами, которые обосновывали жизненность признаков в делопроизводстве.

И очень хорошо, что в последние годы ВНИИДАД в своих методических разработках четко стал указывать на признаки заведения (формирования) дел и их взаимосвязь с элементом заголовка.

"Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков" [6, с. 14].

Однако не все признаки заведения дел необходимы в практике делопроизводства. В ряде случаев удобнее формировать дела только по корреспондентскому признаку, а используют и предметно-вопросный с учетом требований архивной службы. Более того, экспертный признак вообще никого значения в делопроизводстве не имеет и нацелен исключительно на упрощение отбора документов в соответствии со сроками хранения уже в момент их формирования в дела.

Каждый из шести признаков заведения дел непосредственно связан с тем или иным реквизитом документа: номинальный - с названием вида документа, корреспондентский - с адресатом, предметно-вопросный - с текстом и т.д. Экспертный же признак не связан непосредственно ни с одним из реквизитов документа, а вытекает из результатов их оценки, т.е. экспертизы. Если в первом случае мы имеем дело с формальным преобразованием внешних признаков документа - его реквизитов, в признаки заведения дел, то во втором - с влиянием всей совокупности реквизитов и их оценки на выбор экспертного признака - постоянное или временное хранение.

Установление сроков хранения документов производится, таким образом, в результате экспертизы ценности. Такие характеристики документа, как заключенная в нем информация, автор, время и место возникновения документа, его вид, имеющие резолюции, пометы и т.д. вытекают из изучения формуляра документа и служат критериями экспертизы ценности. В результате экспертизы устанавливаются сроки хранения созданных документов, но ряд архивистов и документоведов читают, что срок хранения должен быть реквизитом документа, ибо "нужно стремиться к тому, чтобы уже при создании документов определялся срок их хранения", т.е. представляется возможным в таком случае процесс экспертизы передвинуть на еще более ранний этап, чем стадия разработки номенклатур и формирования дел в производстве.

Таким образом, признаки заведения дел развивались и совершенствовались как самостоятельный аппарат первичной классификации документов, внутренняя организация которого проявляется в необходимости применения определенных сочетаний признаков, при этом учитывается значение этой классификации документов для архивной практики, в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов аналогично признакам заведения дел развивались и совершенствовались как самостоятельный аппарат оценки документов, внутренняя организация которого проявляется не только в необходимости применения отдельных критериев в комплексе, но и в сложной взаимосвязи между ними.

И признаки заведения дел, и критерии экспертизы ценности могут рассматриваться как элементы/подсистемы/системы "признаков", характеризующих определенные этапы работы с документами. Как выше уже отмечалось, признаки заведения дел и классификации их внутри архивного фонда, характеристики описания и критерии экспертизы ценности базируются, в основном, на внешних признаках документа - реквизитах.

Суть функционального анализа документов заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций управления, учреждения и самих документов. Основан этот метод на том, что функции учреждений неравнозначны, а следовательно, и неравнозначную информацию несут документы, созданные для реализации этих функций, а отсюда различна ценность самих документов.

Функциональный метод в свою очередь является не только научным методом экспертизы, но и методом прогнозирования информационного состава АФ РФ, т.е. методом, на основе которого определяются те документированные функции организаций, документы которых должны будут подлежать хранению. Функциональный метод как метод прогнозирования дает хорошие плоды, когда применяется наряду с ретроспективным методом и эмпирическим подходом, в результате чего непосредственно изучается содержание уже созданных в прошлом документов и документных систем. Ретроспективный метод прогнозирования дает возможность предположить какие документы, которые возникнут в будущем и будут являться аналогичными своим предшественникам, должны войти в состав АФ РФ и иметь определенные сроки хранения [30, с. 169-173]. Оба метода прогнозирования применяются взаимосвязано, так как метод ретроспективного прогнозирования существенно дополняет результаты функционального прогнозирования.

В настоящее время широко применяется и информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая, во-первых, неравнозначна, во-вторых, способна проявляться в различных видах и формах, то архивоведение обязано учитывать значение информации при оценке и использовании документов и изучать явления ее повторяемости:

При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос о диалектической взаимосвязи содержания документов с их информацией. В 1980-е гг. уже вставал вопрос и о количественном измерении информации, заключенной в документах, что в свою очередь ведет к применению математических методов в архивоведении [11, с. 79-103].

Понятие плотности информации дало возможность архивистам сформулировать одну из четырех задач экспертизы ценности документов, а именно при отборе документов отдавать предпочтение наиболее "информационноемким документам". Все "за" и "против" реализации такой задачи будут рассмотрены далее.

В настоящее время архивоведение оперирует всеми названными научными методами. Более того, постоянно шел процесс более углубленного изучения отдельных методов и их практического применения. Например, функциональный анализ в архивоведении первоначально исходил из влияния значения функций учреждения на оценку документов. Позднее наметилась тенденция углубления его в суть самих документов - выявление их функций и взаимосвязи последних с содержанием, содержание же документов изучалось с привлечением методов источниковедческого анализа. Изучение документов с целью выявления взаимосвязи их функций и содержания дает возможность пересмотреть оценку отдельных видов документов, т.е. проводить внутривидовую экспертизу ценности документов.

Все рассмотренные научные методы широко применяются в отечественном архивоведении и именно они собственно и нашли закрепление в трудах обобщающего характера, в первую очередь трудах ВНИИДАД.

Однако В.Н. Автократов в своем труде "К вопросу о методологии архивоведения" называет еще целый десяток научных методов, которые, по мнению автора, также находят место в отечественном архивоведении.

Это чисто исторический метод, своего рода метод "погружения в прошлое"; историко-сравнительный метод, одной из составляющих, в частности является изучение закономерностей деятельности фондообразователя; актуалистический метод - подход к эмпирическому материалу с целью реконструкции былых документных систем; описательный метод как метод "анализа и синтеза информации"; структурный метод по сути есть продолжение выражения системного подхода; метод моделирования как важная составляющая для архивной информационной среды; метод мысленного эксперимента; метод экспертных оценок, дающий возможность установить ценность схожей по характеру информации; аксиоматический метод для методической стадии архивных разработок; метод оперативного учета; метод статистического анализа и др.

Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. - М., 1971. С. 26-27.

3. Объект и предмет теории и методики архивоведения

Эволюция определения объекта теории и методики архивоведения. Акценты в определении объекта архивоведения в последние десятилетия неоднократно смещались. В.Н. Автократов объектом архивоведения считал документную ретроспективную информацию, рассматривая ее через генезис, считая, что через "родословную" объекта открывается возможность правильного понимания его природы. Таким образом, автор выходил на системы документации, в первую очередь управленческого происхождения, рассматривая их и как структуру объекта архивоведения. В очень упрощенном варианте можно сказать, что автор рассматривал ретроспективную документную информацию, акцентируя внимание все-таки на ее генетической форме, приближенной к документу при этом упоминая и стадию делопроизводства.

Объект архивоведения рождается на стыке сферы документообразования с архивным делом, когда сложившиеся системы документов, потеряв значительную долю оперативных качеств, отпочковываются от породившей их сферы управления. Угасание оперативного значения сопровождается обретением документами признаков потенциального источника ретроспективной информации [14, с. 71].

Учебная литература по теория и методике архивоведения, начиная с в 1980-х гг., своим объектом изучения определяла текстовые документы на бумажной основе, научно-технические и кино-, фотодокументы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных носителях как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах, хотя ранее (в 1960-е гг.) акцент делался на документах, именно вышедших из сферы делопроизводства.

При этом всегда отмечалось, что процессы и способы работы с научно-техническими материалами, кино-, фотодокументами, звукозаписями, как и технология хранения архивных документов, рассматриваются в отдельных учебниках и учебных пособиях [29].

Документ как объект исследования достаточно глубоко рассматривался в середине 1980-х гг. Б.С. Илизаровым. Более того, автор рассматривал, как используют понятие документа в контексте предмета таких научных дисциплин, как источниковедение, информатика, документоведение.

"...документ, как объект исследования не только архивоведения, а целым рядом научных дисциплин. Каждая из этих дисциплин берет один какой-нибудь аспект или, говоря иначе, предмет исследования. Это ведет к тому, что для одного и того же понятия существуют самые различные определения" [10, с. 27-34].

В своем выступлении на конференции в 1994 г. В.П. Козлов в качестве объекта архивоведения рассматривал уже архивный документ, исходя из его определения как документа, хранящегося в архиве, оговаривая при этом, что не менее важно (а может быть и наиболее важно), что это документ, который утратил свою целевую функцию. Действительно, в предшествующие периоды архивный документ так и определялся, о чем ниже еще будет сказано.

Где находится грань между документом и архивным документом, между архивным документом и той частью исторических источников, которая представлена речевыми и изобразительными архивными документами? Все эти вопросы, конечно же, не схоластические, а вполне предметные, поскольку ответы на них предопределяют целый ряд исходных теоретических положений.

Следуя логике приведенных выше определений, можно было бы сказать, что разница между документом и архивным документом заключается лишь в их стратиграфии: первый еще не хранится в архиве, а второй в нем находится. Однако этот пространственный признак не является определяющим, носит внешний характер. По нашему мнению, определяющим является признак утраты документом той первоначальной целевой функции, ради реализации которой он был создан. С этой точки зрения мы можем говорить о том, что существуют документы, просто хранящиеся в архиве, и архивные документы, как хранящиеся в архиве документы, утратившие свое первоначальное целевое назначение. Последние и являются объектом архивоведения [21, c. 8].

Но в чем суть различий между документами "просто хранящимися в архиве" и "архивными документами, как хранящимися в архиве документами, утратившими целевое назначение"? Автор считает, например, что документы в течение периода, когда они закрыты как носители государственной тайны или на конфиденциальность как носители коммерческой тайны, тайны личной жизни, еще выполняют свое целевое предназначение, ради чего были созданы и не переходят в этот период, будучи даже на хранении в архиве, в разряд архивных документов.

Но сегодня становится не актуальным определение архивного документа через его хранение в архиве, ибо в организациях сами архивы в соответствии с новым законом об архивном деле могут не создаваться. Но этот же закон, не затрагивая состояния документа как носителя тех или иных функций, ради которых он был создан, а при таком подходе мы сужаем "поле" "архивных документов", напротив, дает очень расширительное толкование архивного документа, как документа независящего от места хранения, но потенциально подлежащего какому-либо хранению и априори имеющего любую ценность: от самой незначительной до ценности уникального свойства.

Существуют разные ценности архивных документов, т.е. среди равных есть неравные и ценность может быть разной, все зависит от целей, в которых ценные архивные документы подразделяют на разные группы.

В государственных и муниципальных архивах с целью обеспечения особой сохранности в процессе хранения и использования выделяют уникальные, особо ценные и ценные документы.

С целью установления стоимости документа (в денежном выражении с учетом международного опыта) в процессе купли-продажи документы подразделяют на следующие группы: уникальные, исключительно ценные, очень ценные и ценные.

В Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) приведены следующие определения документов (рис. 1.3):

Рис. 1.3

Но так как мы еще не подошли к изучению экспертизы ценности документов на стадии их создания, то это определение позволяет трактовать архивные документы как массивы, реализовавшие свое предназначение и говоря языком практиков "вышедшие из сферы делопроизводства".

Позднее в работах ВНИИДАД (М.П. Жуковой и др.) и особенно в новом законе об архивном деле "красной нитью" проходит в качестве объекта рассмотрения именно архивный документ.

Таким образом, объект в своем определении прошел эволюцию от ретроспективной документной информации через собственно документ к архивному документу.

Непросто складывались и собственно определения понятий "документ" и "архивный документ".

В 1982 г. в "Словаре современной архивной терминологии социалистических стран" давалось определение собственно документа как результата закрепления информации о предметах объективной действительности и о мысленной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе.

Другими словами, документ - материализованная в различных формах информация.

Еще ближе к этому трактованию подошел ГОСТ 16487-83, где документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Особенность данной трактовки понятия в том, что под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Итак, основополагающим признаком, общим для традиционных документов, кино-, фоно-, фотодокументов, материальных документов, машиночитаемых документов, электронных документов (так же как и для любых других видов документов) является наличие в их составе записанной информации, что важно иметь в виду, чтобы не отклоняться от выверенного курса при трактовке понятия "документ" [16, с. 24].

В последнем действующем ГОСТе Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документ имеет уже иное определение, а именно: "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Определение, можно сказать, более суженное, но более адаптированное к документоведческой сфере, с учетом такого понимания документа мы сегодня в соответствии с новым архивным законом имеем и определение архивного документа:

Главная суть в этом определении заключена в двух словах: подлежит хранению, имеется в виду в течение любых сроков, т.е. документ, потенциально подлежащий какому-либо хранению. И если этот документ еще находится в "производстве", то именно на стадии делопроизводства и проводится экспертиза ценности и устанавливаются сроки хранения документов по завершении делопроизводственного года, тогда действительно архивный документ - документ, вышедший из сферы делопроизводства и подлежащий хранению, конечно это могут быть и уже находящиеся на архивном хранении документы.

Западные архивисты, в первую очередь французские, также считают, что "документы приобретают качество "архивных" с момента своего рождения в бюро, архивные документы сохраняют свое качество в течение всей жизни (в текущем, промежуточном или историческом архиве), какой бы ни была их дальнейшая судьба: уничтожение или передача на постоянное хранение..." [22, с. 40].

Поэтому более часто стали определять в качестве объекта рассмотрения теорией и методикой архивоведения не просто документ, а именно архивный документ, хотя стоит отметить, что экспертизе ценности подвергают все документы, в результате чего они и становятся или не становятся архивными. Уже на стадии составления номенклатуры дел в организации проводится на основе метода прогнозирования экспертиза ценности документов, что находит свое выражение в определении сроков их хранения. Можно сказать, что опосредованно номенклатура дел включает в себя именно архивные документы, ибо документов без сроков хранения в ней нет. Формирование документов в дела есть не что иное как первичная классификация архивных документов, описание даже на стадии делопроизводства проводится с учетом задач архивной сферы. Другое дело, что последующие процессы рассматриваются применительно именно к архивным документам. С такой поправкой объектом изучения данной дисциплины можно считать именно архивный документ.

Уже уходит в историю определение архивного документа, данное в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран (1982 г.), где архивным документом назывался лишь документ, хранящийся в архиве. Если в государственном архиве такое понятие сегодня ближе стыкуется с понятием документа Архивного фонда Российской Федерации, впервые введенного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в 2004 г., то для архива учреждения такое определение совершенно уже не работает, так как по названному закону в соответствии со статьей 13 "Создание архивов" архив в организации может и не создаваться.

Специалист в области архивных терминов Э.И. Хан-Пира давал такое определение в своей работе "Архивоведческое терминоведение", вышедший в 1990 г.: архивный документ - документ, принятый на временное, долговременное или постоянное хранение государственной, общественной или кооперативной организацией, либо их подразделениями для обеспечения потребности общества, государства и индивида в ретроспективной документной информации.

Напомним, что до выхода в свете в 1993 г. "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" был подготовлен группой историков, юристов в 1990-м г. межрегиональное территориальное управление году инициативный авторский проект "Закона об архивном деле и архивах" (авторы: Ю.М. Батурин, Б.С. Илизаров, А.Б. Каменский, Э.И. Хан-Пира, В.Л. Энтин и О.В. Шапелева), где под архивным документом понимался документ, сохраняемый либо подлежащий сохранению в силу значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника и сохраняемый по его усмотрению. Последние десятилетия кстати показали некоторую утопичность концовки этого определения, "развелись" такие негосударственные организации, которые предпочитали определить документы на хранение не в собственный (хотя бы) архив, а на "помойку".

В соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" 1993 г., а позднее и по ГОСТу Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" архивный документ был определен как документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника, где документ назван документом без его определения, а значимость давалась в контексте двух частей Архивного фонда Российской Федерации: государственной и негосударственной. В 1990-е гг. имели место и некоторые другие дефиниции*1. Так, в проекте несостоявшегося Федерального закона "О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" 1998 г. термин "архивный документ" был еще более конкретизирован и определялся как документ, сохраняющийся или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества. Последнее дополнение, логично предположить, было сделано не без влияния Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" 1995 г., по которому информационные ресурсы (отдельные документы и отдельные массивы документов, в том числе и в архивах) являются элементом состава имущества.

*1 Дефиниция [лат.] - точное логическое определение, установление содержания понятия.

Новое же определение более корректное и может быть более компактным, если считать, в вольном переводе, что документ - документ, подлежащий хранению в силу значимости для граждан, общества и государства.

Таким образом, за последние 20 лет произошло смещение акцентов в понимании того, что есть архивный документ: от документа, подлежащего хранению в архиве до документа вообще, потенциально имеющего какой-либо срок хранения, независимо от того, где этот документ в тот или иной момент находится.

При определении терминов "документ" и "архивный документ" не были затронуты свойства последних, особенно которые они приобретают, поступая на хранение в архивы. По мнению В.П. Козлова, свойства могут быть разными, о чем выше уже говорилось.

О выигрышном положении архивного документа в сравнении с музейными предметами и книгами как носителями исторической памяти также писал В.П. Козлов в одной из своих статей, проведя сравнительный анализ организации хранения в музеях, библиотеках и архивах [20, с. 6].

В отличие от музейного предмета и книги документ поступает в архив, как правило, во взаимосвязи, в системе других документов, исторически или логически связанных друг с другом, то есть в составе фонда. Фонд является естественным и органическим образованием, последовательно хронологически отражая факты, события, явления, процессы действительности, случавшиеся в пределах определенной графической единицы. Более того, конкретный фонд в конкретном архиве обнаруживает свои взаимосвязи с другими фондами и в не меньшей степени с фондами других архивов. Документ в составе фонда приобретает своеобразное состояние покоя, характеризуемое среди прочего вечной стратиграфией его хранения (архивном шифром) и невозможностью его "прополки". Благодаря указанным свойствам документ и фонд, в котором он находится, связанные друг с другом фонды создают не случайную, не хаотичную, а строго упорядоченную мозаичную картину действительности.

Кстати говоря, аналогичный сравнительный анализ в свое время провел И.Л. Маяковский в статье "Архив, библиотека и музей", опубликованной в журнале Архивное дело в 1926 г. (вып. 5/6, 7), в которой автор проследил развитие понятий "архив", "библиотека" и "музей" в течение XVII-ХХ вв., сделав это на основе анализа западноевропейской и русской практики создания архивов и рукописных отделов музеев и библиотек. Он показал, как в разные периоды менялись основы, формы взаимоотношений этих учреждений в области собирания письменных памятников прошлого.

В начале 1990-х гг. имела место еще одна интересная трактовка архивных документов, а именно то, что комплекс архивных документов может считаться архивом. В "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (1993 г., ст. 1) было записано, что под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В настоящее время в определение архива включают только учрежденческую составляющую:

В архивоведческой литературе термин "архив" употреблялся в разных значениях. Слова "архив" и "архивариус" проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае с первой четверти XVIII в. они употребляются в российском законодательстве; например, в Генеральном регламенте 1720 г.: "Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются".

В XVIII в. "архив" (женский род - "архива") означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие "старые дела". В XIX в. термин "архив" стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов - "Архив князя Воронцова" (М., 1870-1895. Т. 1- 40); "Архив графов Мордвиновых" (СПб., 1901-1903. Т. 1-10); "Русский архив". Кроме того, согласно словарю Даля под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран (М. Вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с многозначностью термина "архив". Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин "личный архив" - понятие "архив" было тесно связано с государственным хранением. Однако, как видим, позднее исторически сложившаяся двузначность термина "архив" снова была закреплена в законе 1993 г.

В начале 2000-х гг. вводится новое понятие "документ Архивного фонда Российской Федерации", а также нормативно закрепляются определения документов по личному составу, особо ценных и уникальных документов:

С этого момента в правовой, нормативно-методической литературе, публикациях мы видим два устойчивых словосочетания: "документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы" и "архивные документы, в том числе документы по личному составу".

Вопросы, связанные с тем, как архивные документы становятся документами Архивного фонда Российской Федерации рассматриваются в теме "Организация комплектования архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами".

Итак, объектом изучения архивоведения является архивный документ. Исходя из того, что потенциально архивный документ может стать документом Архивного фонда Российской Федерации, то, следовательно, можно рассматривать в качестве объекта теории и методики архивоведения архивные документы, находящиеся на территории Российской Федерации, независимо от их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности, места хранения, а также копии архивных документов на правах подлинников и документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Что касается их типологии, то в состав Архивного фонда Российской Федерации входят категории документов, которые, в зависимости от того, в рамках какой дисциплины они изучаются, могут быть разбиты на следующие группы:

А - юридические акты;

Б - управленческая документация;

В - документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ; градостроительная документация;

Г - кино-, фото-, видео-, фонодокументы;

Д - электронные и телеметрические документы;

Е - чертежи;

Ж - рукописи, рисунки, дневники, переписка, мемуары.

В данном учебнике все научно-технологические процессы будут рассмотрены применительно к управленческой документации, ибо, как уже отмечалось во введении, документы группы А являются объектом рассмотрения дисциплины "Архивное право"; группы В и Е - специальных дисциплин, изучающих технотронные архивы и документы; группы Д - дисциплины "Автоматизированные архивные технологии", а также специальных дисциплин в области технотронных архивов и документов; группы Ж - дисциплины "Архивы личного происхождения".

Предмет теории и методики архивоведения. Определяя предмет теории и методики архивоведения, воспользуемся подходом, данным В.Н. Автократовым при рассмотрении предмета архивоведения. Главное в этом подходе заключается в том, что автор предмет раскладывает на два уровня: эмпирический и теоретический.

Так как мы определили архивоведение как комплексную научную дисциплину, в которой теория и методика архивоведения является всего лишь одной из составляющих, то и рассматриваются труды отечественных ученых, освещающие объект, предмет, методологию, терминологические процессы в целом.