Раціональна організація обліку на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

В умовах ринкових перетворень зростає роль бухгалтера в організації та здійсненні фінансово-господарської діяльності підприємства. Виходячи з цього, майбутні облікові працівники повинні володіти глибокими теоретичними знаннями та практичними навичками і вміти користуватися ними в реальному житті. Виробнича практика студентів є невід'ємною частиною процесу ступеневої підготовки магістрів по бухгалтерському обліку, аудиту та аналізу господарської діяльності у вищому навчальному закладі.

Базою проходження практики є сільськогосподарське «Товариство з обмеженою відповідальністю «Агрофірма «ім. Довженка». Об'єктом практики виступає майно підприємства, його капітал, зобов'язання та господарські операції, що викликають зміни в складі засобів підприємства та джерел їх утворення. Суб'єктом практики є саме підприємство.

Метою практики є оволодіння студентами сучасними методами та формами організації ведення бухгалтерського обліку, контролю і аналізу фінансово-господарської діяльності підприємств, формування у студентів на базі одержаних ними у навчальному закладі знань професійних умінь, навичок, необхідних для прийняття самостійних рішень у реальних ринкових умовах. Завданням виробничої практики є:

- вивчення організації роботи обліково-контрольного апарату підприємства;

- систематизація, закріплення та поглиблення теоретичних та практичних знань з дисципліни «Організація бухгалтерського обліку»;

- розвиток навичок самостійної праці зі спеціальною літературою, законодавчими та нормативними актами, сучасними фаховими виданнями з питань організації обліку;

- ознайомлення з функціональними обов'язками бухгалтерії, розподілом функціональних обов'язків між працівниками економічної служби підприємства;

- накопичення досвіду та практичних навичок виробничої діяльності зі спеціальності, ознайомлення з методикою організації обліку;

- набуття вмінь застосовувати можливості інформаційних систем при проведенні аналітичних, контрольних та облікових процедур;

- набуття навичок щодо виконання науково-дослідної роботи студентів, підготування наукових доповідей і статей.



РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

1.1 Принципи організації бухгалтерського обліку на підприємстві

Бухгалтерський облік є складовою частиною процесу управління, впорядкованою системою збору, класифікації, накопичення, реєстрації й узагальнення інформації у грошовому вимірнику про майно, капітал і зобов'язання підприємства та їх рух шляхом суцільного, безперервного і документального відображення всіх господарських операцій. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати безпосереднє отримання інформації про всі сфери господарської діяльності та суспільного життя.

Бухгалтерський облік є складовою системою - сукупністю елементів, пов'язаних між собою та об'єднаних в єдине ціле. Виступаючи ланкою зв'язку між господарською діяльністю та особами, які приймають рішення, бухгалтерський облік: по-перше, вимірює господарську діяльність шляхом реєстрації даних про неї для подальшого використання; по-друге, виконує обробку даних та інтерпретує їх таким чином, щоб вони набули практичної корисності; по-третє, передає у вигляді звітів інформацію тим, хто використовує її для прийняття управлінських рішень. Отже дані про господарську діяльність є входом до системи бухгалтерського обліку, а інформація для осіб, що приймають рішення, - виходячи з неї [4, с. 15].

Метою організації обліку є удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці. Покращення аналітики та оперативності бухгалтерського обліку залежать від раціональної організації як бухгалтерського обліку, так і функціонування облікового апарату.

Порядок організації і ведення бухгалтерського обліку в Україні регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» та Національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. Документ, який повністю регламентує діяльність організації щодо будь-яких питань це Статут підприємства (Додаток А).

Завдання організації обліку - своєчасне, повне, достовірне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві; обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів; складання на основі отриманого масиву обробленої інформації фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам; розробка концепції облікової політики підприємства; межі застосування фінансового та управлінського обліку.

Основними передумовами раціональної організації обліку на підприємстві є наступні:

- урахування організаційної структури підприємства особливостей застосовуваної техніки і технології, організації виробництва;

- визначення характеру й обсягу інформації необхідної для обґрунтування оперативних, тактичних і стратегічних рішень;

- урахування законодавчих і нормативних актів щодо здійснення підприємницької діяльності та обліку і звітності;

- встановлення облікових взаємовідносин бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства [9, с. 174].

Засади бухгалтерського обліку в Україні містяться в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV. Зокрема в його ст. 4 наведені основні принципи, на яких ґрунтується організація бухгалтерського обліку в Україні. А саме:

1) обачність - передбачає застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства;

2) повне висвітлення -- вимагає, щоб фінансова звітність містила всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, які приймаються на її основі;

3) автономність -- передбачає, що кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від її власників, в зв'язку з чим особисте майно та зобов'язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;

4) послідовності - постійне (із року в рік) застосування підприємством обраної облікової політики, при цьому зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, і повинна бути обґрунтована та розкрита у фінансовій звітності;

5) безперервність діяльності -- за ним оцінка активів та зобов'язань підприємства здійснюється виходячи із припущення, що його діяльність буде тривати далі;

6) нарахування та відповідності доходів і витрат -- зобов'язує з метою визначення фінансового результату звітного періоду порівнювати доходи звітного періоду з витратами, які були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати повинні відображатися в бухгалтерського обліку та фін звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів;

7) превалювання сутності над формою - передбачає облік операцій відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми;

8) історична (фактична) собівартість -- за ним пріоритетною є оцінка активів підприємства, виходячи з витрат на їх виробництво та придбання;

9) єдиний грошовий вимірник -- передбачає вимірювання та узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінансовій звітності в єдиній грошовій одиниці;

10) періодичність - передбачає можливість розподілу діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності.

Окрім вищезазначених принципів бух обліку, які встановлені законодавчо, можна також виділити і інші принципи. Вони визначені зокрема практикою діяльності підприємства: цілісність, всебічність, субординація, динамічність, системоутворюючих відносин, ритмічність, адаптивність, прямоточність, пропорційність, відкритість, доречність, своєчасність та ін..

За аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних отримують готовий продукт, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний процес, де із вхідних даних в результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників.

Як відомо з різних курсів бухгалтерського обліку (теорія, фінансовий облік тощо), у такому обліку фіксуються виробничі та правові аспекти господарювання. Вони характеризують відповідні аспекти суспільних відносин, які виникають у зв'язку з рухом об'єктів господарювання під впливом господарських процесів й дій суб'єктів господарювання. Ось чому потрібна юридична доказовість бухгалтерських записів, яка досягається спостереженням, сприйняттям, вимірюванням та фіксуванням фактів.

За своїм характером технологія бухгалтерського обліку поділяється на три етапи доказовості: первинне, вторинне та третинне. Кожному етапу доказовості притаманні свої елементи й прийоми доказовості та відповідно характеристики технологій обліку як процесу. Складові цих елементів на окремих етапах бухгалтерського облікового процесу були докладно вивчені в теорії бухгалтерського обліку, тепер вони потрібні як складові предмета та об'єктів організації.

Як уже зазначалося, основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють на три види (категорії): механічні, переробні, творчі. Типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організовувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.

Сукупність операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють облікову фазу обробки. Фази формують облікові ділянки, що визначають обліковий процес, його етапи. Основними етапами облікового процесу є первинний, поточний та підсумковий [13, с. 28].



1.2 Нормативно-правове забезпечення облікового процесу та облікова політика підприємства

Законодавчі основи регулювання бухгалтерського обліку визначені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», який визначає правові принципи регулювання, організації ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності та поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правових форм і форм власності, а також на представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік і подати фінансову звітність відповідно до чинного законодавства. Законом передбачено:

1) державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності з метою захисту інтересів користувачів й удосконалення бухгалтерського обліку та звітності;

2) застосування принципів і методів ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, які визначаються національними Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку (П(С)БО) та не суперечать міжнародним стандартам;

3) розробку галузевими міністерствами та іншими органами виконавчої влади методичних рекомендацій щодо застосування національних П(С)БО відповідно до галузевих особливостей;

4) напрями діяльності Методологічної ради з бухгалтерського обліку тощо.

Система нормативного регулювання бухгалтерського обліку в Україні представлена п'ятьма рівнями, кожен з яких охоплює ряд документів:

- перший рівень: Закони України, тобто нормативно-правові акти вищої юридичної сили;

- другий рівень: Постанови Кабінету Міністрів, Укази Президента, тобто акти вищого органу в системі органів виконавчої влади;

- третій рівень: Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові документи з бухгалтерського обліку і фінансової звітності, які затверджуються Міністерством фінансів України.

На сьогодні в Україні 35 Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, які охоплюють всі чинні Міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ), регламентують порядок ведення бухгалтерського обліку. Деякі національні стандарти об'єднують положення декількох МСФЗ, а в окремих випадках розробляються стандарти, зміст яких не має аналогу в міжнародних стандартах. Але всі національні стандарти базуються на МСФЗ та не суперечать їх положенням.

Стандарти надають свободу вибору відповідних методів обліку, у зв'язку з чим бухгалтерські записи часто залежать від обраного методу. Вони описують можливі методи, надають рекомендації щодо вибору найбільш вдалого методу для підприємств залежно від специфіки їх діяльності. А бухгалтер обирає необхідні йому проводки відповідно до облікової політики.

- четвертий рівень: Нормативно-правові акти (інструкції, положення, вказівки) та методичні рекомендації Міністерства фінансів та інших органів, що розробляються і затверджуються на основі Положень (стандартів) бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей і потреб певних видів діяльності;

- п'ятий рівень: Рішення (накази, розпорядження) щодо організації бухгалтерського обліку і застосування конкретної облікової політики, що приймаються керівництвом підприємства на підставі попередніх чотирьох пакетів нормативно-правових документів.

Бухгалтерський облік в Україні ґрунтується на визнаних на міжнародному рівні нормах ведення обліку та складання звітності, основні вимоги яких встановлені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», та ведеться на підприємстві безпосередньо з дня його реєстрації до моменту ліквідації.

Організація бухгалтерського обліку - це цілеспрямована діяльність власника або керівника підприємства зі створення, постійного впорядкування та вдосконалення системи бухгалтерського обліку для забезпечення інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство визнає облікову політику, форму ведення та форму організації бухгалтерського обліку [21, с. 16].

Законом бухгалтерський облік передбачено 4 форми організації бухгалтерського обліку (рис. 1.2.)

Бухгалтерська служба підприємства (бухгалтерія) - це спеціальний підрозділ або відділ, який займається веденням бухгалтерського обліку і складанням бухгалтерської звітності. Бухгалтерська служба є самостійним структурним підрозділом підприємства і очолюється головним бухгалтером. Структура бухгалтерської служби залежить від розмірів підприємства і сфери його діяльності, обсягу облікової роботи та наявності технічних засобів для ведення бухгалтерського обліку.

У складі бухгалтерської служби можуть створюватися такі групи (відділи, бюро, сектори): матеріальна група, група обліку оплати праці, виробничо-калькуляційна група, група обліку готової продукції та ін.. Кожен відділ виконує специфічні функції:

1) матеріальна - облік заготівлі (придбання) і руху матеріально-виробничих запасів, облік основних засобів;

2) розрахункова - облік оплати праці, облік розрахунків з бюджетом за податками і платежами, облік розрахунків за соціальними платежами;

3) виробнича - облік витрат на виробництво, калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг);

4) готової продукції - облік запасів готової продукції, її відвантаження і реалізації;

5) розрахунково-касова - облік касових операцій і безготівкових розрахунків [13, с. 149].

Кількість бухгалтерів, які працюють у бухгалтерській службі підприємства, та їх посади залежить від характеру, складу й обсягу облікових робіт. Можливі посади бухгалтерських працівників і їх функції наведено в таблиці 1.1.

Табл. 1.1. Функції облікових працівників

Посада	Функції
Головний бухгалтер	Організація і ведення бухгалтерського обліку й контролю на підприємстві
Бухгалтер із розрахунків з персоналом	Розрахунки з оплати праці, облік розрахунків з працівниками підприємства
Бухгалтер з обліку основних засобів	Облік надходження і витрачання основних засобів, контроль за їх зберіганням і використанням
Бухгалтер з обліку запасів	Облік матеріальних цінностей, їх зберігання, використання, розрахунки, постачальниками і підрядниками
Бухгалтер з обліку собівартості	Облік витрат усіх видів виробництв, калькулювання собівартості продукції, що випускається
Бухгалтер зі складання звітності	Зведення даних до Головної книги, облікових регістрів, складання фінансової звітності
Бухгалтер-касир	Ведення касових операцій

Безпосередньо керівнику підприємства підпорядковується головний бухгалтер, який несе відповідальність за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне подання повної і достовірної звітності, за відповідність законодавству господарських операцій, які здійснюються.

Функціонування системи бухгалтерського обліку та процесу його ведення вимагає відповідної організаційної інфраструктури, яка передбачає вирішення ряду методичних, технологічних, технічних і організаційних питань. У процесі їх вирішення, власник підприємства спільно з головним бухгалтером реалізує свою політику в сфері бухгалтерського обліку шляхом самостійного вибору облікових способів і процедур. Це зумовлює появу такого інструменту організації бухгалтерського обліку як облікова політика.

Облікова політика - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Тобто це вибір підприємством конкретних методик, форми та техніки ведення бухгалтерського обліку, виходячи з положень чинних нормативних документів і особливостей діяльності підприємства.

Наказ про облікову політику підприємства (Додаток Б) створюють на початку діяльності. У встановлених законом випадках до наказу можна внести доповнення та зміни. Процес формування облікової політики включає вибір методичних прийомів, процедур і способів організації та ведення бухгалтерського обліку із сукупності затверджених законодавчими та нормативними актами, відповідно до особливостей господарської діяльності конкретного підприємства.

Документальне оформлення політики підприємства здійснюється у вигляді системи внутрішніх організаційно-розпорядчих документів, в центрі якої Положення про облікову політику підприємства. Після затвердження цей розпорядчий документ набуває статусу юридичного. Положення про облікову політику - це основний внутрішній документ, яким регулюється організація облікового процесу на підприємстві, є обов'язковим для виконання всіма службами та працівниками підприємства.

Зміст облікової політики підприємства має бути формалізовано в Наказі про облікову політику. Цей наказ повинен містити перелік усіх пунктів прийнятої на звітний рік облікової політики. За кожним пунктом у наказі потрібно наводити його нормативне обґрунтування (зазначити, на підставі якого нормативного документа прийняте те чи інше положення про облікову політику). У широкому сенсі облікова політика підприємства оформлюється системою внутрішньої документації за різними ділянками облікової роботи, її зміст частково розкривається і в установчих документах підприємства [2, с. 38].

За необхідності до Положення складаються відповідні додатки, наприклад графік документообороту (Додаток В), перелік первинних документів, форми яких затверджуються керівником підприємства, перелік посадових осіб, які використовують бланки суворої звітності, робочий план рахунків (Додаток Г) тощо.

1.3 Формування і функціонування облікових підрозділів

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

Для організації обліку, контролю й аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їхні завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів і т. ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку
(Додаток Д)) визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.

Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, таке забезпечення обліку, контролю та аналізу - це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби - це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику - головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі - головному бухгалтеру, а з адміністративних - господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

- обсяг виробництва;

- загальна чисельність працюючих;

- кількість структурних підрозділів;

- види діяльності;

- характер організації технології виробництва;

- характер функціональних обов'язків;

- кількість філій (дочірніх господарств).

Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв'язків , процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації.

Відповідно до встановлених варіантів сукупності зазначених факторів розрізняють три види організаційних структур:

1) лінійну;

2) лінійно-штабну;

3) комбіновану.

Лінійний тип організаційної структури передбачає пряме підпорядкування працівників бухгалтерської служби її керівникові -- головному бухгалтерові. При цьому апарат бухгалтерської служби поділяється на групи обліку відповідно до основних об'єктів обліку. У разі лінійного типу організаційної структури можна також виокремити ланцюжок заступника головного бухгалтера зі збереженням повної підпорядкованості головному бухгалтерові. Цей тип організаційної структури характерний для бюджетних установ і організацій з незначним обсягом діяльності та чисельністю працівників апарату бухгалтерії до 15 осіб. Саме це й тип організації бухгалтерської служби використовується на ТОВ «Агрофірма «ім. Довженко».

Лінійно-штатна організаційна структура бухгалтерської служби характеризується наявністю проміжних ланок -- секторів, які поєднують у собі групи.

Керівники секторів є заступниками головного бухгалтера. Як правило, у межах бухгалтерської служби бюджетних установ формуються розрахунковий грошовий і матеріальний сектори, а в межах кожного з них утворюються відповідні групи. Цей тип організаційної структури характерний для порівняно великих бухгалтерських служб, чисельність працівників яких становить від 25 до 30 осіб.

Комбінований тип організаційної побудови апарату бухгалтерії полягає в поєднанні багатоступінчастих та прямих зв'язків у структурі апарату. Характерним для цього варіанта є значний обсяг роботи бухгалтерської служби з розширенням сфери її повноважень і функцій. Комбінований тип застосовується в міністерствах, відомствах, інших органах центральної виконавчої влади. За таких умов об'єктивно логічною є передача частини прав головного бухгалтера заступникам чи керівникам секторів [11].

Вибираючи той чи інший тип організаційних структур, потрібно сформувати коло вимог, яким має відповідати побудова апарату бухгалтерії. До загальних вимог належать такі:

- узгодженість та оперативний зв'язок між бухгалтерією та структурними підрозділами і окремими виконавцями;

- оптимальна внутрішня робота бухгалтерської служби в часі і та просторі;

- якісне обслуговування установи (організації) в цілому та керівних структур зокрема.

Формування структурних зв'язків бухгалтерської служби є одним із найважливіших напрямків організації роботи апарату бухгалтерії. Зазначений процес починається з розробки та затвердження системи посад за штатним розкладом. Установлюючи посадовий склад працівників бюджетних установ, керуються штатними нормативами, що діють у відповідній галузі. При цьому остаточне визначення складу будь-якого структурного підрозділу бюджетної установи перебуває у віданні бухгалтерської служби вищої організації, яка й затверджує кошторис доходів та видатків разом із штатним розкладом установи. Кількість штатних одиниць залежить від обсягів діяльності установи та від можливості відповідного бюджету забезпечити заплановані кошторисом її видатки. При цьому в умовах суворого режиму економії бюджетних коштів саме цей фактор відіграє вирішальну роль у визначенні складу штатних одиниць установ і організацій, що отримують асигнування з бюджету. Під впливом зазначених факторів питання формування складу та системи посад зводиться до максимальної їх оптимізації. За цих умов важливого значення набувають питання раціонального поділу обов'язків чи професійного поділу праці, кооперування праці та інших заходів з організації роботи апарату бухгалтерії.

В удосконаленні праці велика роль належить розробці раціональних форм поділу праці. Цей поділ має відповідати сучасним умовам роботи, і насамперед технічному рівню озброєності праці, рівню культури виробництва та самого працівника. Форма поділу праці має сприяти зниженню трудових та матеріальних витрат, підвищенню її змістовності, усуненню монотонності, зменшенню стомлюваності та стимулюванню зростання продуктивності.

Суть поділу праці в галузі бухгалтерської роботи - бухгалтерського обліку, контролю та аналізу означає розчленування облікового, контрольного і аналітичного процесів на окремі процеси, виділення їх у самостійні види роботи (спеціалізацію), відокремлення виконавців визначених дільниць та видів робіт.

Сукупність операцій дає змогу виділити організаційні місця, які характеризують виконавчі пости. Ці пости можуть бути трьох рівнів: висококваліфіковані спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи), для технічних виконавців (рахівник, фактурист, розрахунковець, обліковець та ін.).

Основними ознаками, за якими здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу, є предметна дільниця, яку визначено за топологією: облік, контроль і аналіз основних засобів, матеріалів, оплати праці, виробництва тощо.

Від організаційної структури, складності, масштабів та обсягу робіт залежать форма поділу праці, профіль підрозділу обліку, контролю і аналізу, а також професійно-кваліфікаційний склад працюючих. Для того щоб забезпечити чітке виконання всіх функцій обліку, контролю та аналізу, треба правильно визначити кількісний склад персоналу [27, с. 351].

Поділ праці за видами робіт виражається у тому, що виконавці за характером роботи або змістом процесу праці об'єднуються у групи, а всередині кожної з груп -- за кваліфікацією. Залежно від складності робіт, рівня знань та навичок працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу поділяють на відповідні кваліфікації, категорії. За цими ознаками елементи облікової, контрольної й аналітичної роботи поділяють та закріплюють за окремими групами працівників, які формують групи (сектори, підгрупи) та посадові місця.

Розчленування облікового, контрольного та аналітичного процесів передбачає, що кожний підрозділ та виконавець виконують обмежені за певними ознаками види робіт. Разом з тим коло робіт групи та виконавця має бути досить широким для того, щоб максимально завантажити виконавця роботою.

При вирішенні питань поділу праці слід враховувати індивідуальні особливості працівників, а також можливість сприйняття та переробки ними інформації з використанням технічних засобів і обчислювальної техніки.

Поділ праці дає змогу поєднувати трудову діяльність окремих працівників для того, щоб спільними зусиллями комплексно забезпечити релевантною обліковою, контрольною і аналітичною інформацією всі ланки управлінської роботи. Таке поєднання трудової діяльності працівників обліку, контролю та аналізу для досягнення спільної мети називають кооперацією праці.

Кооперація облікової, контрольної й аналітичної роботи є результатом її поділу. Чим глибший поділ праці, тим ширше його кооперування, тим зручніше розчленування цих робіт і процесів, тим більше безпосередніх виконавців потрібно об'єднати. Завдання впровадження раціональних форм кооперації праці полягає у планомірному встановленні зв'язків між виконавцями.

Раціональні форми кооперування праці поширюють діапазон діяльності, забезпечують взаємозамінність працюючих та суміщення ними функцій.

Організаційні рівні кооперації праці. Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу здійснюється на двох організаційних рівнях:

- між окремими працюючими, внаслідок чого досягається вузька професійна спеціалізація виконавської роботи з цілеспрямованого забезпечення обліковою, контрольною та аналітичною інформацією визначених дільниць управлінської роботи (управління ресурсами, працею, витратами тощо);

- між функціональними підрозділами, що знаходить своє відображення у предметній спеціалізації та об'єднанні зусиль при вирішенні складних облікових, контрольних та аналітичних завдань (облік виробничого процесу та калькулювання собівартості продукції, облік реалізації продукції та визначення фінансових результатів від реалізації тощо).

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи:

- фінансова бухгалтерія;

- виробничо-комерційна бухгалтерія (внутрішньогосподарська).

Норма керованості - кількість працюючих, якими повинен керувати той чи інший старший керівник (головний бухгалтер, старший бухгалтер, завідуючий сектором, керуючий групою) відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи. Норми керованості застосовують у нормуванні керівного складу всіх рангів, починаючи зі старшого бухгалтера - керівника сектора чи групи. Від норм обслуговування їх відрізняє те, що працівник, працю якого нормують, керує іншими співробітниками, а не обслуговує їх. Так, нормою керованості для завідувача сектора є кількість керівників груп, безпосередньо підпорядкованих йому.

Підпорядкованість одному керівникові багатьох працівників є причиною неузгодженості в роботі, низького рівня керівництва, а підпорядкованість двох-трьох призводить до ускладнення роботи апарату, його структури.

Оптимальною нормою керованості є така, за якої керівник забезпечує повноцінне керівництво підрозділом протягом робочого дня та кожним працівником цього підрозділу. Це приблизно 6 - 10 підпорядкованих.

Норма керованості керівників високого рангу, наприклад головного бухгалтера великого господарства (заводу, комбінату, фірми тощо), може бути виражена не тільки кількістю працівників, безпосередньо йому підпорядкованих, а й кількістю осіб, які входять до підрозділів, якими керують керівники, підпорядковані головному бухгалтеру.

Норма співвідношення - це кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов. Наприклад, норма співвідношення між старшими та рядовими бухгалтерами може бути виражена так: на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою має бути не менш як 4 - 6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою. Нормами співвідношення можуть бути охоплені всі категорії працюючих, що дає змогу досягти оптимальної структури та забезпечити високу ефективність колективної праці.

Норма чисельності - кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.

Норма обслуговування - кількість одиниць, об'єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах. Такими об'єктами можуть бути, наприклад, кількість назв постачальників, розрахунки з якими має забезпечити один бухгалтер; кількість працівників, закріплених за одним бухгалтером з розрахунку оплати праці; кількість покупців, розрахунки з якими має здійснювати один бухгалтер.

Відповідно до Закону України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» № 736/27181 від 22 червня 2015 року організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, - секретаря, діловода.

Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов'язки. Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи.

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

Як зазначає Держархівслужба, бухгалтерську документацію слід зберігати протягом трьох років за умови завершення податкової перевірки. Документи, що містять інформацію про операції, що підлягають фінмоніторингу, зберігаються протягом п'яти років. У спірних випадках, наприклад, при оскарженні податкових рішень у суді, відповідні папери зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Це останній етап документообігу. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером, який забезпечує зберігання первинних документів і облікових регістрів, оформлення і передачу їх до архіву. Керівник підприємства повинен створювати необхідні умови для належного зберігання первинних документів і бухгалтерських регістрів на підприємстві, і несе відповідальність за їх збереження протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Прийняті для зберігання документи реєструються в архівній книзі або журналі. Звичайно на підприємстві використовують не лише бухгалтерські документи, а й інших підрозділів. По всіх документах (бухгалтерських і не бухгалтерських) на підприємстві має бути організований чіткий документообіг. Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Тут розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». Керівник канцелярії попередньо розглядає документи, що надійшли, визначає необхідність їх реєстрації та направляє на розгляд керівництву установи або безпосередньо виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків. Реєстрація документів може здійснюватися у спеціальних журналах або автоматизовано. Канцелярія реєструє та обробляє також вихідну кореспонденцію [22, с. 23].

1.4 Бухгалтерський контроль і юридична відповідальність на підприємстві

Бухгалтерський контроль - сукупність процедур, що забезпечують збереження активів підприємства та достовірність звітності, що складається службою бухгалтерського обліку на основі даних, отриманих від функціональних підрозділів.

Такий контроль включає в себе: 1) заходи щодо забезпечення безпомилкового відображення господарських операцій відповідно до їх економічної сутності; 2) продуктивність системи документообігу; 3) операційні процедури: опис операцій; встановлення відповідальності осіб, які їх здійснюють; розподіл обов'язків між виконавцями в процесі проведення господарських операцій; ухвала, запис та контроль за здійсненням господарських операцій; внутрішні перевірки до моменту виконання господарських операцій системою автоматизованого контролю тощо.

Однією із складових частин внутрішньогосподарського контролю виділяють бухгалтерський контроль. Це - контроль самого бухгалтерського обліку і звітності. Він здійснюється для забезпечення надійності облікових даних, переслідуючи наступні цілі: попередити втрати грошей чи цінностей в результаті крадіжок чи зловживань; забезпечити точний облік фактів господарського життя та інформації в облікових регістрах тощо. Мета бухгалтерського контролю - проведення перевірки доцільності і достовірності господарських операцій до моменту їх здійснення або перед їх завершенням на підставі бухгалтерських документів, а також перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку та вивчення результатів господарської діяльності підприємства.

Забезпечення достовірності даних у процесі обліку - основне завдання бухгалтерського контролю, а саме:

1) не допускати відображення в обліку фіктивних господарських операцій;

2) отримувати дозвіл уповноваженої особи на проведення господарської операції, щоб не мала місця несанкціонована господарська операція, що може призвести до зловживання;

3) відображати в обліку лише реально здійснені господарські операції.

Складові бухгалтерського контролю: контроль дотримання облікової політики; оцінка ступеню надійності наданих керівництву доказів; перевірка дотримання правильності облікових процедур; перевірка точності записів; контроль збереження активів; попередження помилок і зловживань; визначення ефективності окремих операцій.

Бухгалтерський контроль за часом проведення поділяється на такі види: попередній, поточний і наступний.

Попередній контроль здійснюється до початку операції або процесу виробництва і застосовується, зокрема, для підтвердження доцільності і законності господарської операції (або управлінського рішення) до моменту його реалізації. Бухгалтерією здійснюється попередній контроль при розробці заходів зі своєчасного складання річної звітності, обстеження умов зберігання запасів та грошових коштів, стану контрольно-пропускної системи тощо.

Поточний контроль проводиться в процесі здійснення господарських операцій для виявлення недоліків у прийнятті рішень з метою застосування оперативних заходів щодо усунення негативних факторів. Сутність поточного контролю полягає у встановленні відхилень, порушень та інших причин в ході здійснення операцій. Його проводять шляхом перевірки та аналізу облікових регістрів, звітів виробничих підрозділів, а при потребі складають аналітичні таблиці і групувальні відомості; організують контроль за правильністю оформлення первинних документів [25, с. 202].

Важливою ділянкою бухгалтерського контролю є перевірка правильності відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку та записів операцій в облікових регістрах, дотримання правил групування документів, що підтверджують факт господарської операції, їх зберігання і користування ними, відповідності показників облікових регістрів формам звітності. В ході систематичного контролю виявляються порушення оформлення первинних документів, графіків передачі та обробки документів. Працівник бухгалтерії, закріплений за певним об'єктом, записує порушення до журналу обліку порушень, доповідає про них головному бухгалтеру і контролює їх усунення.

Наступний контроль проводиться після того, як відбулися ті господарські операції або події, які контролюються. Такий контроль охоплює перевірку правильності і законності проведених господарських операцій на підприємствах, виявляє порушення і зловживання, а також дає можливість розробити заходи щодо усунення недоліків та їх попередження в майбутньому.

Основним змістом наступного контролю є перевірка дотримання господарського та фінансового законодавства, достовірності ведення обліку та складання звітності, господарської доцільності та законності здійснених управлінських рішень. За результатами перевірок, аналізу та досліджень, якщо встановлено порушення, помилки чи відхилення, складають акти або довідки та приймають відповідні управлінські рішення.

Головному бухгалтеру належить провідне місце в контролі за дотриманням законодавства при здійсненні господарської діяльності підприємства, він наділений достатніми повноваженнями для проведення такого внутрішнього контролю. Контроль за дотриманням виконавцями графіку документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів та служб підприємства.

Таким чином, внутрішній контроль, який здійснює бухгалтерська служба підприємства, зосереджений головним чином на контролі операцій, первинних документів та регістрів, записах на рахунках бухгалтерського обліку, складанні та поданні фінансової звітності, контролі персоналу (матеріально-відповідальних осіб, працівників бухгалтерії та осіб, що готують дані для обліку). Працівники бухгалтерії в обов'язковому порядку входять до складу інвентаризаційних комісій.

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством. Порядок проведення інвентаризації передбачений відповідним нормативним документом - Інструкцією по інвентаризації.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві розпорядчим документом керівника підприємства створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником. Оскільки комісія є постійно діючою, то і створюватися вона повинна на певний строк (наприклад на рік, два чи безстроково) до моменту звільнення чи іншого вибуття з підприємства когось із членів комісії.

Основним завданням перевірок і вибіркових інвентаризацій у міжінвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації при встановленні серйозних порушень правил інвентаризації та в інших випадках розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення, і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. У протоколі зазначають відомості про причини і осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках, та про вжиті до них заходи.

У наказі зазначаються вид інвентаризації (повна, планова, суцільна, вибіркова, обов'язкова перед складанням річної звітності), її об'єкти (що саме слід перевіряти), кількість і строки проведення, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (п.2 Інструкції № 69). Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (пп. 11.2 п. 11 інструкції №69).

Якщо склад комісій затверджено, наказ про проведення інвентаризації видано, то можна розпочинати інвентаризацію. Спочатку потрібно підготувати бланки інвентаризаційних описів. Комісією заповнюються бланки інвентаризаційних описів відповідної форми в одному примірнику, до яких заносяться дані про початок інвентаризації, дані про матеріально-відповідальну особу, у підзвіті якої проводиться інвентаризація, зазначено перелік членів інвентаризаційної комісії без зазначення даних бухгалтерського обліку.

Комісія після обрахування, вимірювання, зважування відповідних об'єктів заносить їх до відповідного інвентаризаційного опису, акта, після чого в описі, акті підбиваються підсумки - загальна кількість, вартість проінвентаризованих об'єктів, члени комісії ставлять власні підписи, підписується також і матеріально-відповідальна особа, зазначається дата закінчення інвентаризації [15, с. 48].

За результатами контролю організація, що провела ревізію або тематичну перевірку діяльності підвідомчого підприємства, приймає управлінське рішення щодо ліквідації негативних явищ, які було виявлено у порушеннях технологічної дисципліни у виробничому процесі, недодержанні законодавства і нормативних актів у госпрозрахункових і трудових відносинах. Крім того, ці управлінські дії спрямовані на здійснення профілактичних заходів щодо забезпечення збереження коштів і матеріальних цінностей та раціонального використання їх.

Організаційно-розпорядчими документами, що їх видають за результатами ревізій і контрольних перевірок, є накази і розпорядження.

Наказ видають у тих випадках, коли у процесі фінансово-господарського контролю виявлено серйозні порушення законодавства, фінансової дисципліни у діяльності підприємства, його підрозділів і окремих працівників.

Складається наказ із констатуючої і наказової частин. У констатуючій частині викладають зміст результатів ревізії, відмічають позитивні і негативні сторони діяльності підприємства та його підрозділів. Наказова частина містить рішення про результати фінансово-господарського контролю і складається з двох частин. У першій частині керівник органу, який здійснив контрольні функції, у межах адміністративного права накладає адміністративне стягнення на винуватців виявлених недоліків. У другій частині наказу викладають конкретні заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених порушень і профілактику їх у наступному, а також на відшкодування матеріального збитку.

Розпорядження, що видається за результатами фінансово-господарського контролю, складає контрольний орган у тих випадках коли виявлено незначні недоліки і порушення у діяльності підприємства, яке ревізували, не пов'язані з корисними цілями певних працівників і які не є причиною матеріального збитку.

Здійснення правопорушень тягне за собою юридичну відповідальність у вигляді вжиття заходів державного примусу каральної спрямованості, зазнавання правопорушником втрат особистого, організаційного чи матеріального характеру.

В юридичній науці є двохаспектне розуміння юридичної відповідальності:

- позитивна (перспективна або заохочувальна) відповідальність -- передбачає заохочення за виконання корисних для суспільства і держави варіантів поведінки;

- негативна (ретроспективна або охоронна) відповідальність -- передбачає покарання за правопорушення.

Юридична (ретроспективна) відповідальність -- це особливий вид соціальної відповідальності. Юридична (ретроспективна) відповідальність -- це юридичний обов'язок правопорушника зазнати примусового позбавлення його певних соціальних благ чи цінностей (матеріальних, духовних чи особистих), які належали йому до факту правопорушення.

Ознаки юридичної відповідальності:

- це один з видів державного примусу у формах каральних і правовідновлювальних заходів;

- це негативна реакція держави на правопорушення та суб'єкта, винного в його вчиненні;

- виникає тільки за наявності правопорушення;

- здійснюється лише за умови встановлення складу правопорушення;

- має зовнішній характер;

- здійснюється компетентним органом відповідно до закону та при дотриманні певного процедурно-процесуального порядку та форм;

- виражається в обов'язку особи (правопорушника) зазнати певних втрат особистого організаційного чи матеріального характеру.

Залежно від видів правопорушень розрізняють і види юридичної відповідальності:

- кримінальна відповідальність -- полягає в застосуванні виду й міри кримінального покарання до винної у вчиненні злочину фізичної особи;

- адміністративна відповідальність -- полягає в накладенні на винних фізичних осіб (в окремих випадках -- юридичних осіб), які порушили правила поведінки, що діють у сфері державного управління та інших урегульованих адміністративним законодавством сферах, адміністративних стягнень (штраф, втрати спеціальних прав, попередження та ін.);

- цивільно-правова відповідальність -- полягає в накладенні цивільно-правових стягнень (неустойки, штрафу, пені, відшкодування збитків) на фізичну чи юридичну особу за невиконання або неналежне виконання зобов'язань, або за заподіяння позадоговірної майнової шкоди, а також за порушення деяких особистих немайнових прав (честь, гідність, ділова репутація);

- дисциплінарна відповідальність -- здійснюється у формі накладення адміністрацією підприємств, установ, організацій дисциплінарних стягнень внаслідок порушення дисципліни. Розрізняють види дисциплінарної відповідальності: трудову, військову, службову, навчальну та ін.;

- матеріальна відповідальність -- різновид юридичної відповідальності працівника за майнову (матеріальну) шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на нього трудових обов'язків;

- конституційна відповідальність -- особливий вид юридичної відповідальності, що має складний політико-правовий характер, настає за вчинення конституційного правопорушення та знаходить свій вияв у передбачених конституційно-правовими нормами особливих несприятливих наслідках.

Матеріальна відповідальність працівників -- це один із видів юридичної відповідальності, що виражається в зобов'язанні працівників покрити цілком або частково матеріальний збиток, завданий з їхньої провини.

Найбільш суттєвими умовами матеріальної відповідальності працівника є:

- перебування працівника в трудових відносинах із підприємством, установою, організацією, якій було заподіяно збитку;

- визначення розміру матеріальної відповідальності працівника;

- наявність провини працівника.

1.5 Забезпечення ефективного функціонування та розвитку бухгалтерського обліку

...