Автоматизированный учет расчетов с персоналом по оплате труда

Сформируем табель отработанного времени в меню «Отчеты» - «Табель учета рабочего времени Т-13». Убедимся в выбранном периоде отчета и сформируем его. Получим отчет с отбором по организации, подразделению и работнику за указанный период. Отчет также можно распечатать.

Мы полностью рассчитали все начисления работников за текущий месяц. Рассмотрим теперь, как отразить начисление и удержание налогов в программе. При формировании документа «Начисление зарплаты организации» мы обратили внимание на закладку НДФЛ. Программа автоматически проводит начисление налога при расчете сумм оплаты труда. При проведении «Выплаты зарплаты» документом «Расходный кассовый ордер» начисленный НДФЛ работников принимается к зачету как удержанный. Таким образом, учет НДФЛ в базе ведется автоматически. От нас требуется только контроль полученных сумм. По результатам расчета НДФЛ можно сформировать ряд отчетов.

Начнем с отчета по форме 1-НДФЛ в меню «Налоги» - «Налоговая карточка 1-НДФЛ». Отчет предназначен для составления налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц для работников организации. Убедимся в правильно выбранном налоговом периоде, выберем работника и сформируем отчет 1-НДФЛ, где будут отражены доходы работника, вычеты, а также суммы начисленного и удержанного налога.

Далее сформируем справки о доходах работников для предоставления в налоговую инспекцию, а также для выдачи на руки работнику через документ «Сведения о доходах физических лиц» в меню «Налоги» - «Сведения о доходах физических лиц 2-НДФЛ». В открывшемся списке сведений о доходах физ. лиц выберем новый документ. В сформированном документе «Сведения о доходах физ. лиц» заполним следующие реквизиты: дату документа, налоговый период, ответственное лицо и его должность. Кнопка «Заполнить» позволит автоматически внести в список всех физических лиц, получивших доходы в организации в указанном налоговом периоде.

Чтобы отправить 2-НДФЛ в ИФНС в электронном виде, необходимо открыть созданный документ и выполнить команду «Получить файл на диск», выбрав каталог для сохранения файлов. Автоматически проводит проверку данных и выдает сообщения об ошибках и предупреждениях.

По документу «Сведения о доходах физических лиц» можно распечатать форму 2-НДФЛ, а также реестр справок в ИФНС. Программа создаст две печатные формы: реестр сведений о доходах физических лиц и справки о доходах физического лица (для каждого отдельно).

Также можно распечатать документ «Регистр налогового учета на доходы физических лиц» за определенный период.

Начиная с 2010 года единый социальный налог заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования (с 2012 года - только в федеральный бюджет) и Фонд социального страхования Российской Федерации.

В настройках параметров учета для корректного расчета страховых взносов указывается: тарифы страховых взносов; предельная величина, размер ставок, скидки к доходам; ставка взносов в ФСС от НС (травматизм).

В сведениях о работниках указываются: сведения о гражданстве и пребывании на территории РФ (с доходов лиц, временно пребывающих на территории РФ, страховые взносы не уплачиваются); сведения об инвалидности (взносы в ФСС от НС для инвалидов рассчитываются только с 60%-ой облагаемой базы).

Указав нужные нам настройки, мы можем в конце месяца рассчитать страховые взносы с помощью документа «Начисление страховых взносов». Данный документ предназначен для: учета начисленных работникам доходов для целей исчисления страховых взносов; исчисления и регистрации сумм обязательных страховых взносов; исчисления и регистрации сумм взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.

На закладке «Основные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (основные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Дополнительные начисления» заполняются: список сотрудников, которым производились начисления в текущем месяце; виды расчета (дополнительные начисления) с указанием кода дохода для целей исчисления страховых взносов; начисление суммы доходов по каждому сотруднику и каждому начислению с указанием периода, за который они рассчитаны.

На закладке «Необлагаемые суммы» указываются примененные скидки к начислениям сотрудников.

На закладке «Пособия по социальному страхованию» и «По уходу за ребенком до полутора лет» учитываются начисленные пособия по страховому возмещению для целей составления отчетности в ФСС РФ.

На закладке «Взносы» производится расчет сумм страховых взносов с помощью кнопки «Рассчитать» или «Пересчитать», если на закладках по начислениям внесены изменения.

Расчеты по страховым взносам проводится документом «Расчеты по страховым взносам». Документом регистрируются (с обязательной привязкой к месяцу начисления взносов или пеней) перечисленные суммы страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФОМС и ФСС), включая взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, а также суммы начисленных и уплаченных пеней, штрафов и др.

В документе на закладке «Уплата» регистрируются перечисления по платежному поручению сумм начисленных взносов в фонды. На закладке «Начислено» можно ввести остатки задолженности при начале эксплуатации программы.

В программе можно сделать документ «Карточка учета страховых взносов».

Также для подготовки и передачи сведений о стаже и взносах в ПФР можно воспользоваться обработкой «Подготовка данных для ПФР». Она позволяет заполнять все сведения по сотрудникам и получить печатные формы отчетности. При заполнении создаются документы «Сведения о стаже, заработке и взносах» и «Передача СЗВ в ПФР».

При этом создаются пачки документов СЗВ и АДВ для передачи отчетности в ПФР.

Для анализа налогов и взносов можно создать следующие документы:

Документ «Карточка учета страховых взносов»;

Документ «анализ начисленных налогов и взносов (ПФР)»;

Документ «анализ начисленных налогов и взносов (НДФЛ)».

Программа позволяет вести учет заработной платы. То есть можно распределять начисления и удержания работников по счетам, формировать сводные отчеты по бухгалтерским проводкам заработной платы, а также выгружать сформированные проводки в программу бухгалтерского учета.

Рассмотрим на примере отражение результатов расчетов в бухгалтерском учете - сформируем проводки.

Проводки, отражающие зарплату работников и удержания в бухгалтерском и налоговом учете, содержатся в списке «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Откроем его через команду меню «Учет зарплаты» - «Способы отражения зарплаты в учете». Каждая строка списка отражения зарплаты в учете представляет собой шаблон проводки, который можно использовать для отражения начислений/удержаний. Можно воспользоваться данными элементами из списка или создать новые.

Для того чтобы указать в программе, каким образом следует отражать зарплату работников и удержания в бухгалтерском учете, нужно создать документ «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете». В нем для каждого работника указать шаблон проводки, по которой будут отражаться его начисления.

Откроем список сведений об учете заработка работников через меню «Учет зарплаты» - «Ввод сведений об учете заработка работников». Откроем новый документ, изменим его дату и дату начала работы организации, чтобы записи о порядке отражения зарплаты действовали с первого дня работы предприятия. Заполним таблицу кнопкой «Заполнить», выбрав вариант «Списком работников» и нажав кнопку «Выбрать».

После этого для каждого работника укажем способ отражения в бухучете и выберем из списка способ отражения «Отражение начислений по умолчанию». Проведем и сохраним документ.

Для формирования проводок для бухгалтерского и налогового учета начисленной зарплаты предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентном учете». Через команду меню «Учет зарплаты» введем новый документ «Отражение зарплаты в регламентном учете». Номер программа присвоит автоматически при сохранении. Сформируем проводки через кнопку «Заполнить» и сохраним документ.

Программа заполнит документ, и данные проведенного ранее расчета зарплаты будут отражены в документе следующим образом:

на закладке «Проводки» будут показаны проводки по отражению зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете;

на закладке «Основные начисления» будет показано отражение в бухгалтерском и налоговом учете основных начислений работников (по каждому работнику и виду начислений);

на закладке «Дополнительные начисления» - то же в части дополнительных начислений.

Сохраним и проведем документ.

Для проверки правильности отражения начислений и удержаний в проводках, воспользуемся отчетом «Анализ начислений работникам» через меню «Отчеты». Сформируем отчет, установив его период. В сформированном отчете будут отражены суммы начислений работникам, а также суммы отраженные при формировании проводок.

Через меню «Отчеты» - «Отражение зарплаты в регламентированном учете» получим сведения о проводках, которые должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.

2.3 Пути совершенствования системы автоматизированного учета заработной платы

То, что начисление заработной платы ведется в другой программе, затрудняет работу других бухгалтеров. Например, кассиру для составления авансовых отчетов необходим справочник «Сотрудники». Так как справочник «Сотрудники» находится в другой программе, был сформирован еще один справочник в программе «1С». Это требует дополнительных затрат времени бухгалтера. Сведения о поступлении и увольнении работников вносятся дважды - в программу начисления заработной платы и в «1С».

Таким образом, внесение некоторых первичных документов, сведений приходится дублировать, что увеличивает трудозатраты работников бухгалтерии. Предлагается вести расчет заработной платы в комплексе «1С: - Предприяти» в типовой конфигурации «Зарплата + Кадры».

В данной конфигурации, как уже было отмечено, имеется справочник «Сотрудники», который предназначен для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы. Данный справочник содержит приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об изменениях окладов, приказ об увольнении. Справочнику «Сотрудники» починены такие справочники, как «Кадровые данные», «Налоговые вычеты», «Трудовая деятельность», «Образование» и т.д.

Конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Таким образом, справочник «Сотрудники» в «1С» содержит больше информации, чем аналогичный справочник в специальной программе.

Для автоматического начисления заработной платы предусмотрен документ «Начисление заработной платы». Расчетные и платежные ведомости формируются автоматически. При начислении заработной платы в «1С» сразу же проставляется корреспонденция счетов затрат, которые заранее выбраны из плана счетов. Таким образом, это облегчит работу бухгалтера, учитывающего себестоимость услуг и работ, так как журнал хозяйственных операций будет формироваться с учетом сумм начисленной заработной платы и ЕСН, а не заноситься из другой программы вручную.

Так как расчет заработной платы будет выполняться в программе «1С:», это позволит получать необходимую информацию другим пользователям прямо из базы данных, а не на бумажных носителях. Таким образом, видны значительные преимущества применения программы «1С» при расчете заработной платы.

Программа позволяет выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Поскольку машина может увязывать исполнение документов с определенными сотрудниками, а также фиксировать случаи задержки документов, программу контроля можно использовать при материальном стимулировании и поощрении работников.

Учет расчетов по заработной плате в настоящее время ведется двумя бухгалтерами. Применение программы «1С» позволит высвободить одного работника. Перевод данных из одной программы в другую потребует дополнительных затрат, однако организация в итоге получит экономию. Рассчитаем экономию от перевода расчетов по заработной плате.

Расчет экономического эффекта

Таким образом, перевод расчетов оплаты труда в «1С» сэкономит 125724 руб. Кроме того, значительно снизятся трудозатраты и затраты времени работников бухгалтерии.

Повышению качества учета расчетов по оплате труда и прочим операциям должно способствовать усиление работы службы внутреннего контроля. Службой внутреннего контроля должна проверяться первичная документация на наличие необходимых подписей, всех необходимых реквизитов, полнота регистрации документов в учетных регистрах. При осуществлении процедур внутреннего контроля необходимо:

контролировать, проверяется ли свод по начислению и удержанию оплаты труда главным бухгалтером;

выяснять, все ли сотрудники получают заработную плату через кассу;

проводить сверку объема выполненных работ с размером начислений оплаты труда;

разработать должностные инструкции работников расчетного стола.

Так как начисление заработной платы ведется в отдельной программе, контроль становится более необходимым, так как обороты по счету 70 формируются отдельно, а при переносе в программу «1С» при неправильном начислении зарплаты могут быть искажены другие участки работы бухгалтеров. Проведение расчетов заработной платы в программе «1С» упрощает работу службы внутреннего контроля.

Заключение

Выполнение заработной платой своих функций реализуется через ее организацию. Через организацию заработной платы достигается компромисс между интересами работника и работодателя, способствующий развитию отношений социального партнерства между двумя движущими силами рыночной экономики.

Главными требованиями к организации заработной платы на предприятии и соответственно критерием ее эффективности являются обеспечение реального роста заработной платы при снижении ее затрат на единицу продукции и гарантия повышения оплаты труда каждого работника по мере роста эффективности деятельности предприятия в целом.

Расчет заработной платы представляет собой самостоятельное направление деятельности организации и требует от персонала компании наличия профессиональной компетенции в очень узкой области.

Правильный расчет и своевременная выплата зарплаты с соблюдением всех требований налогового и трудового законодательства входят в непосредственный круг обязанностей любого работодателя. Принятие решения о том, как управлять фондом оплаты труда в организации, кажется простым лишь на первый взгляд. На самом деле, этот шаг требует тщательно продуманного, взвешенного подхода.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что правильное применение систем оплаты труда может служить хорошим стабилизатором работы трудового коллектива и служить повышению производительности труда и росту прибыли. С другой стороны, правильное применение норм бухгалтерского и налогового учёта операций по оплате труда может существенно снизить, риск возникновения претензий со стороны налоговых органов и других контролирующих инстанций.

В первой части данной дипломной работы были рассмотрены основы оплаты труда в современных условиях, описаны бухгалтерские системы по расчету заработной платы, представленные на рынке.

Во второй части раскрыта экономическая характеристика предприятия ТОГБУЗ ГКБ № 4 с акцентом на структуру бухгалтерского отдела по начислению заработной платы, описано программное обеспечение на предприятии для начисления зарплаты.

В результате выполнения дипломной работы была изучена система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», которая является автоматизированной программой для начисления заработной платы.

Программа "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" - это прикладное решение нового поколения, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная практика работы предприятий, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Программа успешно применяется в службе управления персоналом и бухгалтерии предприятия, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.

Список использованной литературы

1. Налоговый Кодекс Российской Федерации (части первая и вторая) (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 2014 г).

2. Трудовой кодекс РФ - М.: Витрем, 2014.

3. Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. - Издательство: Юнити, 2009 г. - 527 с.

4. Болтырева И.С. Специальная функциональность в системах автоматизации учета и управления // Бухгалтерский учет. - 2008. - № 6. - С. 16-22.

5. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. - 2011. - № 5. - С. 11-16.

6. Голкина Г.Е. Бухгалтерские информационные системы (БУИС): Учебное пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М., 2012. - 78 с.

7. Грянина Е.А., Харитонов С.А. Секреты профессиональной работы с программой 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Расчеты по оплате труда. Издание 2. - Москва: 1С-Паблишинг, 2012. - 646 с.

8. Захарьин В.Р. Все о бухгалтерских проводках. - Изд. Эксмо, 2009. - 848 с.

9. Караулова А.А., Савченко Е.М. Управление персоналом и расчет зарплаты в «1С: Управление производственным предприятием 8». Практическое пособие. - Москва: 1С-Паблишинг, 2010. - 597с.

10. Кондраков Н.П. Учетная политика организаций на 2012 год/ настольная книга главного бухгалтера. - Издательство: Рид Групп Серия, 2011. - 180 с.

11. Корнюшин В.И. Бухгалтерские информационные системы. - Издательство: МИЭМП, 2010. - 112 с.

12. Машинистова Г.Е. Бухгалтерский финансовый учет. - Издательство: Эксмо, 2010. - 416 с.

13. Медведева М.Е. 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. Первые шаги (с приложением на CD-ROM). - Питер: 1С-Паблишинг, 2012. - 321 с.

14. Севостьянов А.Д., Володина Е.В. Практика применения программы 1С: Зарплата и Управление Персоналом. - Издательство: Константа, 2009. -180 с.

15. Турсина Е.А. Заработная плата: начисление, выплаты, налоги. - Изд. Омега-Л., 2009. - 240 с.

16. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 246 с.

17. Харитонов С.А. Настольная книга по оплате труда и ее расчету в 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Издание 7. - Москва: 1С-Паблишинг, 2012. - 628 с.

18. Шуремов Е.Л. и др. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. - М.: Перспектива, 2010. - 363 с.

19. Шкловец И., Котова Л., Ильюхина Т. Справочник «Зарплата 2012». -Редакция журнала «Главбух», 2012.

20. Экономика: краткий курс /Авт.- сост. Руденко В.И. М.: Дашков и Ко, 2010г. (с изменениями и дополнениями).

Размещено на Allbest.ru