Оптимизация механизма документационного обеспечения деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

документация экономический правовой

Актуальность исследования. Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами. Документация любой организации состоит из значительного количества документов, каждый из которых имеет свои особенности. Однако на сегодняшний день существует определенный разрыв между требованиями руководящих документов и реальным состоянием документирования деятельности подразделений на практике. Зачастую документы не соответствуют действующим нормативам, ГОСТам и инструкциям. Вместе с тем управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностей документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами.

В то же время повышение юридической значимости документов под воздействием экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Многие организации столкнулись с проблемами в документообороте. Это свидетельствует о росте актуальности разработки и внедрения документационного обеспечения управления как эффективной системы, способствующей оперативности и качеству управления организацией.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения деятельности предприятий актуальна.

Субъект - МУП «Водоканал».

Целью работы является оптимизация механизма документационного обеспечения деятельности МУП «Водоканал» г. Ставрополя.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Систематизировать и раскрыть основные правила документационного обеспечения основных направлений деятельности предприятий; обосновать необходимость применения электронного документирования в организациях и его особенностей.

2. Провести анализ системы документационного обеспечения в МУП «Водоканал» и ее показателей.

3. Разработать программу и дать экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения в МУП «Водоканал».

Объект исследования - организация документационного обеспечения на предприятиях.

Предмет исследования - особенности организации и применения системы документационного обеспечения на предприятиях, на примере МУП «Водоканал»

Теоретическую основу работы составляют научные труды Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А.Я. Кибанова, М.Ю. Рогожина, Н.А. Храмцовской и других, которые занимаются изучением проблем, связанных с особенностями документационного обеспечения деятельности в современных условиях.

Методологические основы работы. В работе использовались: сравнительный метод; системный и функциональный анализ; графический метод; статистический; аналитический метод; методы прогнозирования, работа с документами, нормативными актами.

Информационную базу исследования составили: федеральные законы «Об Архивном деле в Российской Федерации», «О государственной тайне»,«Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи»; Государственные стандарты: ГОСТ РФ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 51141-03 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93», а также указы президента Российской Федерации.

1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ И ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Основные понятия и правила документационного обеспечения деятельности предприятий

Правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих общегосударственных нормативно-методических документах России - государственных стандартах.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав применяемых в аппарате управленческих документов;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

– обеспечение юридической силы документа;

– создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

– возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке [17].

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности [26].

В России современные требования к оформлению организационно- распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования этого стандарта являются рекомендуемыми [8].

Управленческие документы изготавливаются на компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях [1].

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне [9].

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа [8].

Таким образом, документирование это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Отсюда можно сделать вывод, что организация документирования играет немало важную роль на предприятии. Организация документирования основных групп документов на предприятиях и особенности их оформления

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной человеком, созданным им способом для передачи поколениям во времени и пространстве.

Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

– информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию причина появления любого документа;

– социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

– коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.

Оформление этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными, поэтому документы классифицируются по следующим признакам:

1. по месту составления: внутренние (документы составляются работниками данного предприятия); внешние (документы, поступающие из других предприятий).

2. По содержанию: простые (посвященные одному вопросу); сложные (затрагивают несколько вопросов).

3. По форме: индивидуальные; трафаретные (когда часть документа отпечатана, а другая при оставлении заполняется); типовые (созданы для группы однородных предприятий).

Все типовые и трафаретные документы печатаются типографическим способом или на множительных аппаратах.

4. По срокам использования: срочные (требующие исполнения в определённый срок); не срочные (срок не установлен);

5. По происхождению: служебные (затрагиваются интересы организации); личные (документ касается конкретного лица, является именным).

6. По юридической значимости: подлинник (подписанный и оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз); копия (повторное, точное воспроизведение подлинника с пометкой «Копия» заверенная должностным лицом; на копиях служебных документов ставится подпись руководителя или печать); дубликат (предприятиями предоставлено право в случаи утери владельцем подписанного документа, выдавать ему соответствующий дубликат с пометкой «Дубликат», имеющий одинаковую юридическую силу); выписка - если для работы необходимо не все содержание документа, то делается выписка нужной части информации документа, с нанесением всех обязательных реквизитов с пометкой «Копия».

7. По средствам фиксации: письменные; графические.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила боты с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Все документы, используемые на предприятии, делятся на три группы: организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы (рис. 1).

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (учредительный договор), положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации, (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа [27].

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающей организации необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Независимо от характера деятельности, организационно-правового положения, структуры, в любой организации осуществляется распорядительная деятельность, основное назначение которой регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать достижение поставленных целей.

Распорядительными документами оформляются управленческие решения, идущие сверху вниз.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том что:

– с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

– их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

– они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения [8].

Процедура подготовки и издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений включает несколько этапов (рис. 2).

Сбор и анализ информации предусматривает, прежде всего, определение источника, видов и объемов информации, способов ее анализа. Итогом этой работы является составление проекта документа. Оформление проекта документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с соблюдением всех правил составления этого вида документа. На верхнем поле справа пишут слово «Проект».

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т.п. Отдельные виды этих документов используют для осуществления информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения должностным лицами и организациями.

Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. это инициативные документы [38].

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документационного обеспечения с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба документационного обеспечения обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы документационного обеспечения и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба документационного обеспечения предприятия должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой документационного обеспечения предприятия и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы предприятия регистрирует служба документационного обеспечения предприятия. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения предприятия на этих документах ставится только дата поступления [31].

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов [8].

Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Контроль исполнения документов. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации контроля исполнения это обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители. Служба документационного обеспечения предприятия контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка [27].

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.

Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам [39].

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2011 год, составленный в 2015 году, должен быть отнесен к 2011 году, а отчет за 2015 год, составленный в 2011 году, к 2015 году.

Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров.

Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса [18].

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем остаются на длительное архивное хранение, где для удобства служащих должна быть создана электронная опись дел хранящихся в архиве. Так же документы хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению

Применение электронного документирования в организациях

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами».

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

1. регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

2. учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

3. централизованный контроль исполнения документов;

4. списание документов в дело;

5. ведение информационно-справочной работы;

6. формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках [1].

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно- справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа [48].

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т.е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства).

Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее определением ЭДО).

Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.).

Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации [32].

Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика [29].

Таким образом, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУП «ВОДОКАНАЛ»

Организационные основы деятельности предприятия МУП «Водоканал»

Муниципальное унитарное предприятие «Водоканал» (Ставропольский край; ИНН 2633001291) зарегистрировано 25 ноября 2002 года регистрирующим органом Администрация города Ставрополя. Уставный капитал компании по состоянию на 06.05.2015 - 50000000 руб. Тип собственности МУП «Водоканал» - унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения. Форма собственности МУП «Водоканал» - муниципальная собственность. Основные виды деятельности МУП

«Водоканал»: распределение воды (41.00.2).

Документационным обеспечением деятельности предприятия МУП

«Водоканал» занимается канцелярия.

Отдел возглавляет заведующий канцелярией, осуществляющий непосредственное руководство всей деятельностью подразделения на основе единоначалия.

В своей деятельности канцелярия руководствуется:

– действующим законодательством Российской Федерации;

– приказами и инструкциями вышестоящих организаций и руководства предприятия;

– правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности;

– политикой и целями предприятия в области качества [13].

Полномочия и ответственность персонала подразделения, определены в должностных инструкциях.

Заведующий канцелярией назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению директора по персоналу на основании заключения «Трудового договора».

Основные задачи канцелярии:

1. Своевременная качественная обработка входящей и исходящей документации (корреспонденции), распорядительной документации внутреннего происхождения.

2. Организация четкого и качественного ведения делопроизводства на предприятии.

3. Осуществление контроля над оформлением дел в подразделениях предприятия.

4. Комплектование архива управленческой документации документами постоянного хранения, временного хранения, образующимися в процессе деятельности предприятия.

5. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использование информации, содержащейся в них.

6. Контроль соответствия организационно-распорядительной документацией требованиям документации системы менеджмента качества.

Организационная структура управления канцелярии изображена на рисунке 3.

В соответствии с рис. 3 видно, что в состав канцелярии входят:

– заведующий канцелярией;

– менеджер по делопроизводству;

– секретарь руководителя. Функции канцелярии:

1. Организация четкого и качественного ведения делопроизводства на предприятии обеспечивает:

– своевременную и качественную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставку по назначению;

– организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в структурные подразделения распорядительной документации;

– своевременное оформление приказов, распоряжений и указаний, передача их в подразделение и расположение на портале МУП «Водоканал» в папке «Приказы»;

– своевременную выдачу из архива справок, выписок и копий документов;

– своевременное оформление справок по форме 2-НДФЛ, о заработной плате;

– своевременное оформление списка на открытие, продление карт АС СБЕРКАРТ «Зарплатная»;

– своевременное оформление документов на работников предприятия, выезжающих в командировку;

– своевременную обработку поступающих (исходящих) факсимильных сообщений, телефонограмм и электронной почты;

2. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использование информации, содержащей в них, в том числе к документам с грифом «для служебного пользования».

3. Соблюдение и выполнение правил и норм охраны труда, пожарной и электробезопасности.

4. Подготовка документов по истечении сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив предприятия.

5. Персонал канцелярии в аварийных ситуациях действует согласно «Перечню сбойных ситуаций и алгоритм действия персонала» (табл. 1).

Таблица 1 - Перечень сбойных ситуаций и алгоритмы действия персонала канцелярии

Нарушение (сбои) в производстве	Действия по устранению нарушений
1	2
1. Сбой подачи электроэнергии	1. Завершить работу с используемыми программными продуктами в течение 10 минут 2. Выключить компьютер в установленном порядке, согласно требованиям инструкции пожарной безопасности
2. Аварийные ситуации, угрожающие жизни и здоровью при возникновении пожара

Таким образом, канцелярия является самостоятельным структурным подразделением МУП «Водоканал», так как организация делопроизводства на предприятии играет очень большую роль. И в свою очередь подчиняется директору по персоналу.

Правовые основы и требования по документированию деятельности МУП «Водоканал»

Важным на предприятии является порядок управления документацией, а также общий порядок организации контроля исполнения мероприятий и документов.

Документы на предприятии делятся:

7. Внутренние документы - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

8. Входящие документы - документ, поступивший в учреждение.

9. Исходящие документы - официальный документ, отправленный из учреждения.

Схематичное движение документов обеспечивающих деятельность МУП «Водоканал» (Рис. 4).

Таким образом, в соответствии с рис. 4 видно, что в ведении канцелярии находятся такие документы как: протоколы, товарные накладные, акты, соглашения, счета, письма, уведомления, заявки, договора, бухгалтерские документы, сертификаты соответствия, заявления, справки, служебные записки, запросы, заказные письма, приказы, указания.

Виды отправки документов:

1. Факс - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

2. Электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей.

Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Ниже представлен маршрут электронной работы с входящими и исходящими документами (табл. 2).

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

Таблица 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1	2
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

3. Доставка курьером - доставка документа «лично из рук в руки».

4. Письмо или заказное письмо - это обычное письмо, на которое наклеиваются дополнительные марки. Отправляется данное письмо не через обычный почтовый ящик, а через кассу на почте. На такое письмо даётся квитанция об оплате, что говорит о том, что в случае утери можно будет разобраться в причине утери. Данное письмо «передается из рук в руки», поэтому срок его доставки чуть дольше, чем обычного письма. Маршрут обычного письма представлен на рис. 5.

Отсюда можно сделать вывод, что еще в процессе первоначальной обработки проводится первоначальное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть писем отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения, а документы с подписью «лично» сразу направляются по назначению.

5. Нарочно - передача документов внутри организации «лично из рук в руки».

Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства, а также сохранность документов на предприятии возлагается на заведующего канцелярией.

Прием входящей корреспонденции, поступающей в адрес предприятия, осуществляет менеджер по делопроизводству канцелярии ежедневно до 14- 00 часов.

Входящая корреспонденция МУП «Водоканал» за 2013-2015 годы представлена на таблице 3.

Таблица 3 - Входящая корреспонденция за 2013-2015 годы, шт.

Виды документов	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Письма	126	148	190	150	64
Акты сверки расчетов	45	76	233	517	188
Товарные накладные	9	11	12	133	3
Контракты	1	1	-	0	-1
Договора	32	43	77	240	45
Соглашения	69	74	76	110	7
Заявки	9	7	7	77	-2
Счета	26	20	15	57	-11
Протоколы	3	7	11	366	8
Уведомления	5	5	6	120	1
Заявления	3	1	-	0	-3
Запросы	1	2	-	0	-1
Анкеты	25	15	13	52	-12
Итого	354	410	640	180	286

Таким образом, объем входящей корреспонденции в МУП «Водоканал» по данным на 2015 год составляет 640 документов, что почти в 2 раза превышает объем входящей корреспонденции за 2013 год. Темп роста составил 180% по отношению 2013 года к 2015 году. Из табл. 3 видно, что наблюдается тенденция роста документооборота в МУП «Водоканал». В структуре входящих документов наибольшая доля документов приходится на письма (табл. 4) и акты сверки расчетов, это обуславливается увеличением объема продаж. В соответствии с показаниями табл. 4 видно, что наибольшее получение писем приходится на письма-запросы, это объясняется тем, что в МУП «Водоканал» увеличилась клиентская база.

Таблица 4 - Динамика писем поступающих в МУП «Водоканал», шт.

Виды писем	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Информационное письмо	12	15	21	175	9
Сопроводительное письмо	10	13	16	160	6
Письмо-извещение	9	13	14	155	5
Письмо-запрос	47	54	72	153	25
Письмо-заявка	10	13	23	230	13
Письмо-требование	5	9	10	200	5
Письма-ответы	5	10	10	200	5
Гарантийное письмо	4	6	8	200	4
Письмо-подтверждение	21	11	9	43	-12
Письмо-благодарность	3	4	7	233	4
Всего:	126	148	190	150	64

Менеджер по делопроизводству при приеме корреспонденции в присутствии почтальона, курьера или нарочного, должен просмотреть входящую корреспонденцию предприятия, проверить правильность адресата и целостность пакетов (конвертов), изъять письма или извещения, присланные наложенным платежом, вернуть почтальону.

После проверки, при необходимости, менеджер по делопроизводству подтверждает получение входящей корреспонденции подписью в регистрационных документах почтальона, курьера или нарочного и проставляет дату получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно»,

«Вручить немедленно» и др., отмечается дата и точное время их получения.

При обнаружении повреждений упаковки корреспонденции менеджер по делопроизводству проверяет наличие в ней документов, а также соответствие номера на документе и номера на пакете (письме). В случае обнаружения несоответствия номеров, отсутствия в полученных документах приложений и наличии повреждений, затрудняющих чтение документа, менеджер по делопроизводству составляется «Акт № документы» на отсутствующие. Один экземпляр «Акта на отсутствующие документы» менеджер по делопроизводству оставляет в канцелярии, а другой по почте отправляет адресату, от которого поступили документы. На документе делает отметку «акт составлен » и подтверждает подписью.

Вся поступающая корреспонденция вскрывается, за исключением корреспонденции, имеющей пометку «Лично».

После вскрытия конвертов (пакетов) менеджер по делопроизводству регистрирует входящую корреспонденцию в «Журнале учета входящей корреспонденции». Далее, на первом листе документа, в правом нижнем углу, проставляет штамп «Входящий № от 20 г.» и от рукивносит в него дату и регистрационный номер документа в соответствии с записью в журнале учета входящей корреспонденции.

На конвертах с пометкой «Лично», которые не подлежат вскрытию, регистрационный штамп «Входящий № от 20 г.» менеджер по делопроизводству проставляет в правом верхнем углу конверта и от руки вносит в него дату и регистрационный номер документа в соответствии с записью в журнале учета входящей корреспонденции.

Конверты от входящей корреспонденции менеджер по делопроизводству сохраняет и прилагает к документам в следующих случаях:

? если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (арбитражные, исковые, бухгалтерские, договора и т.д.);

? на документе вообще отсутствует дата его исполнения;

? адрес отправителя можно установить только с помощью конверта (пакета);

? корреспонденция имеет конфиденциальный (личный) характер, а на конверте (пакете) отсутствует пометка «Лично».

В остальных случаях конверты после проверки менеджер по делопроизводству уничтожает.

После регистрации входящей корреспонденции менеджер по делопроизводству передает ее генеральному директору, главному инженеру через секретаря или сообщает по телефону директорам по направлениям или начальникам подразделений непосредственно или через лиц ответственных за ведение делопроизводство. Решение, принятое по результатам рассмотрения корреспонденции, руководители отражают в резолюции.

Корреспонденция, имеющая пометку «Лично», передается адресату менеджером по делопроизводству под роспись в журнале учета входящей корреспонденции.

После получения писем, бандеролей или посылок работник канцелярии передает их адресату [14].

Прием исходящей корреспонденции в канцелярии осуществляет заведующий канцелярией ежедневно до 16-00 часов. Ниже представлена динамика исходящей корреспонденции МУП «Водоканал» за 2013-2015 годы (табл. 5).

Таблица 5 - Исходящая корреспонденция за 2013-2015 годы, шт.

Виды документов	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Письма	400	545	623	155	223
Акты	204	321	421	206	217
Товарные накладные	60	68	85	141	25
Контракты	48	35	36	75	-12
Договора	84	132	134	159	50
Соглашения	576	508	449	77	-127
Заявки	38	41	42	110	4
Счета	136	124	208	153	72
Протоколы	15	16	23	153	8
Уведомления	53	65	78	147	25
Заявления	38	67	71	187	33
Поставки	35	37	49	140	14
Доверенности	40	54	60	150	20
Справки	624	657	730	116	106
Итого	2351	2670	3009	128	658

Из показаний табл. 5 видно, что исходящая корреспонденция в МУП «Водоканал» по данным на 2015 год составляет 3009 документов, что на 658 документов превышает 2013 год. Темп роста документооборота составил 128% по отношению 2013 года к 2015 году. Наблюдается тенденция роста документооборота в МУП «Водоканал». В структуре исходящих документов наибольшая доля документов приходится на справки: о заработной плате; о реорганизации предприятия; о трудовом стаже; о доходах; о выполненных работах; биографического характера (табл.6).

Таблица 6 - Динамика внешних справок используемых в МУП

«Водоканал», шт.

Виды справок	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Справки о заработной плате	150	145	134	89	-16
Справки о реорганизации предприятия	134	150	166	124	32
Справки о трудовом стаже	142	138	123	86	-19
Справки о доходах	53	65	67	126	14
Справки о выполненных работах	12	25	33	275	21
Справки биографического характера	25	14	18	72	-7
Отчетные справки	24	32	45	187	21
Справки с места работы	84	88	144	171	60
Всего:	624	657	730	117	106

Таким образом, из показаний табл. 6 темп роста составил 117 %, что обуславливается увеличением численности работников в связи с увеличением объема продаж.

Исходящую корреспонденцию, за исключением писем с реквизитами получателя, заведующий канцелярией принимает от сотрудников предприятия вместе с «Сопроводительной запиской», в которой указан почтовый (телеграфный) адрес получателя

Письма на предприятии оформляют сотрудники структурных подразделений в связи с производственной необходимостью, предусмотренной должностными обязанностями либо по поручению руководителя и инициативе генерального директора (директора по направлению).

Первый экземпляр письма, сотрудник оформляет только на фирменных бланках предприятия, второй и последующие - на стандартном листе бумаги формата А 4.

Бланки для писем, распоряжений и приказов заказывает заведующий канцелярией в типографии. Получив необходимое количество бланков в типографской фирме, работник канцелярии регистрирует их в «Журнале регистрации бланков строгой отчетности полистно с присвоением каждому бланку индивидуального номера по порядку.

По устной заявке сотрудника заведующий канцелярией выдает необходимое количество бланков под роспись получателя в «Журнале регистрации бланков строгой отчетности».

После оформления письма, приобщив к нему все необходимые приложения, сотрудник приносит документы заведующе...