Оптимизация механизма документационного обеспечения деятельности организации

О документах, отправляемых заказным письмом с уведомлением о вручении, заведующий канцелярией делает отметку в списке внутренних почтовых отправлений [14].

При получении такого письма, адресат расписывается на уведомлении в получении письма и почтальон через почтовое отделение отправляет уведомление по обратному адресу, указанному на лицевой стороне бланка уведомления.

При обратном получении оформленного уведомления, менеджер по делопроизводству канцелярией записывает дату получения и под роспись отдает уведомление отправителю корреспонденции.

Расчет за почтовые услуги заведующий канцелярией производит почтовыми марками разного достоинства.

Закупку почтовых марок для оплаты услуг, связанных с отправлением исходящей корреспонденции, заведующий канцелярией производит в следующем порядке:

? ежемесячно до 25-го числа составляет «Текущий (вид бюджета) (ЦО) на 20_ г., согласовывает ее с главным экономистом, утверждает у руководителя предприятия и передает в планово-экономический отдел;

? на основании договора, заключенного с отделением почтовой связи, после перечисления денег сообщает о количестве необходимых марок и конвертов;

? получает доверенность на имя заведующий канцелярии в бухгалтерии предприятия; формирует доверенность предприятия, подписанную генеральным директором и главным бухгалтером;

? в бухгалтерии почтового отделения связи выписывает «Счет-фактуру» и «Накладную на отпуск на сторону», получает на основании доверенности почтовые марки и конверты на оплаченную сумму, получает заполненную отрезную часть доверенности и возвращает её в бухгалтерию;

? по мере использования почтовых марок и конвертов ежемесячно списывает их «Актом на списание материалов».

Квитанции (форма 1 по ОКУД 0752003), реестры и накладные заведующий канцелярией подшивает в отдельную папку и ведет учет по расходу денежных средств, выделенных на почтовые услуги, связанные с отправкой исходящей корреспонденции путем ведения реестра по почтовым расходам с указанием даты, суммы расхода, итоговой суммы.

Ежемесячно, в срок до 30-го числа, заведующий канцелярией составляет и передает в бухгалтерию «Производственно-материальный отчет».

При возврате исходящей корреспонденции в случае неверного указания адреса места назначения или отсутствия получателя по указанному адресу заведующий канцелярией регистрирует возвращенную и доставленную корреспонденцию в «Реестре возвращенной корреспонденции, отправленной МУП «Водоканал в от 20 г.» оповещает по телефону отправителей о возврате исходящей корреспонденции и проверяет содержание сопроводительных записок.

В случае обнаружения ошибки в заполнении адреса отправления, заведующий канцелярией самостоятельно исправляет ее и осуществляет повторную отправку исходящей корреспонденции либо отдает возвращенную корреспонденцию отправителю с просьбой проверить правильность адресов, указанных в сопроводительных записках. После уточнения данных в сопроводительной записке осуществляет повторную отправку исходящей корреспонденции.

Документы, предназначенные для отправки, должны обрабатываться в день их поступления и отправляться в течение рабочего дня. При не возможности отправки в течение дня крайним сроком отправки является первая половина следующего рабочего дня.

Срочная отправка исходящих документов производится немедленно. Порядок учета сообщений по факсу и телефонограмм: Корреспонденцию, поступающую в адрес предприятия по факсу, секретарь генерального директора регистрирует в журнале. В зависимости от содержания документ, поступивший по факсу, передается для ознакомления генеральному директору, главному инженеру, директорам по направлениям, либо непосредственно в структурное подразделение (в тот же день или в первой половине следующего дня, в зависимости от времени их получения).

Корреспонденцию, отправляемую факсом, заведующий канцелярией регистрирует в «Журнал учета исходящей корреспонденции».

Корреспонденция должна оформляться отправителем в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа и с указанием телефона/факса.

Телефонограммы принимает секретарь генерального директора и регистрирует их в «Журнале регистрации телефонограмм» затем передает для ознакомления генеральному директору.

С визой генерального директора секретарь передает телефонограмму на исполнение должностному лицу, указанному генеральным директором, под роспись в «Журнал регистрации телефонограмм».

Учёт входящих и исходящих документов в подразделении, должен осуществляться по «Журналам учета исходящей корреспонденции» и «Журналам учета входящей корреспонденции». Листы журналов должны быть оформлены в соответствии с «Инструкцией по оформлению журналов на бумажном носителе».

Журналы, папки с документами, используемые в подразделениях, должны быть чётко обозначены с указанием следующего:

? индекс подразделения;

? наименование подразделения;

? наименование журнала или папки;

? даты начала и конца ведения журнала или папки;

? ответственного лица за ведение журнала или папки;

? срок хранения (указывается при сдаче в архив).

Руководители структурных подразделений назначают ответственного за ведение делопроизводства распоряжением по подразделению.

Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении обеспечивает:

? четкое заполнение всех граф журналов;

? нумерацию листов;

? наличие в журналах сведений о движении документов с момента их получения до завершения исполнения и подшивки в дело или отправки адресату;

? оформление в отдельные папки документов системы менеджмента качества предприятия для быстрой и легкой замены страниц при внесении изменений;

? составление номенклатуры дел;

? соблюдение требований к формированию и хранению дел.

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

докладывают руководству предприятия о ходе выполнения данных им поручений;

– контролируют соблюдение требований по оформлению и ведению журналов и папок с организационно-распорядительной документацией;

– обеспечивают сохранность создаваемых в процессе своей деятельности документальных материалов вплоть до сдачи их в архив.

Составление номенклатуры дел:

В «Номенклатуру дел подразделения» ответственный за делопроизводство включает дела, сформированные из организационно- распорядительной документации, входящей и исходящей корреспонденции, а также журналы регистрации, справочные (учетные), картотеки.

Номенклатуру дел согласовывает заведующий канцелярией и утверждает руководитель подразделения.

При составлении номенклатуры дел подразделения ответственный за ведение делопроизводства в графе «наименование подразделения» указывает наименование и индекс подразделения, присвоенный канцелярией, в графе «индекс дела» - индекс подразделения и через дефис порядковый номер дела.

Дела в «Номенклатуре дел подразделения» располагаются по степени важности их документов в делопроизводстве структурного подразделения: Положение о подразделении, рабочие инструкции, приказы, распоряжения, переписка, а в завершение - журналы [13].

Для каждого дела заведующий канцелярией в соответствии со сроками хранения содержащихся в нем документов, определенными требованиями законодательных актов и документов системы менеджмента качества, определяет срок хранения.

Порядок формирования и хранения дел:

По утвержденной «Номенклатуре дел подразделения» менеджер по делопроизводству канцелярии, секретарь генерального директора, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях предприятия, формируют дела с соответствующими заголовками. В дела помещают документы, работа по которым завершена.

Подлинники приказов, указаний, распоряжений по предприятию формируются канцелярией в дела по видам и хронологии, при совпадении дат - по номерам, с относящимися к ним приложениями и хранят в архиве предприятия. Приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по личному составу.

Остальные документы формируют в дела в структурных подразделениях и хранят по месту их образования и исполнения.

Дела считают заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов). Если документов больше - дело разделяют на два и более тома.

На обложке каждого заводимого дела указывают: МУП «Водоканал», наименование подразделения, номер и заголовок дел, даты начала и окончания ведения, ответственно за ведение. Дела (даты первого и последнего документа), номер тома (при необходимости). Внизу на обложке указывают срок хранения дела.

По окончании формирования дела (на момент подшивки в него включен последний исполненный документ), его готовят к хранению, для чего ответственные за делопроизводство подразделениях:

? дело сшивают;

? листы в деле нумеруют черным графитовым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа;

? концы нитей, сшивающих дело, выводят на последнюю страницу обложки, наклеивают на них чистый лист бумаги (6 х 6 см.), на котором

делают надпись: «В деле прошнуровано и пронумеровано листов, дата,подпись, Ф.И.О.». Сверху на надписи, захватывая при этом часть обложки, ставят печать для документов в канцелярии предприятия.

Для дел составляют «Внутреннюю опись документов, дел». Её помещают в начале дела, листы данной внутренней описи нумеруют отдельно. Оформленное дело принимают на оперативное хранение. Все оформленные дела в подразделениях хранят в запираемых шкафах.

Дела постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения хранят по месту формирования в течение трех лет, после чего сдают в архив предприятия по «Описи сданных дел (документов)» [8].

Оперативное хранение распорядительной документации по личному составу осуществляют в отделе управления персоналом предприятия. Дела, содержащие распорядительную документацию (подлинники приказов, распоряжений, указаний), за исключением кадровых вопросов, хранят в архиве предприятия.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Водоканал» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Анализ организации процесса документирования в МУП «Водоканал»

Внутренние документы - официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей его организации. К ним относятся: приказы; распоряжения; контракты; договора; заявления; счета. Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (табл. 7). Темп роста внутренней корреспонденции 155% и связан он, прежде всего, с расширением организационной структуры предприятия за счет расширения сферы деятельности, появления новой клиентской базы, увеличения производства продукции, постоянным увеличением количества работников.

Таблица 7 - Внутренняя корреспонденция МУП «Водоканал», шт.

Виды документов	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Приказы	309	453	667	215	358
Распоряжения	178	201	345	193	167
Контракты	57	65	89	156	32
Договора	89	91	94	107	5
Заявления	267	347	408	152	141
Счета	709	864	905	127	196
Итого	1609	2021	2502	155	893

Анализируя документооборот компании за последние 2 года, была выявлена тенденция к его росту (табл.8).

Таблица 8 - Документооборот МУП «Водоканал» за 2013-2015 годы, шт.

Виды корреспонденции	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Входящая корреспонденция	354	410	640	180	286
Исходящая корреспонденция	2351	2670	3009	128	658
Внутренняя корреспонденция	1609	2021	2502	155	893

Данные табл. 8 показывают, что темп роста каждого из видов корреспонденции стабильно увеличился: входящая корреспонденция (180 %), исходящая корреспонденция (128 %), а внутренняя корреспонденция (155 %). Наибольший темп роста был заметен у входящей корреспонденции, что обуславливается увеличением объема продаж и появлением новой клиентской базы.

Немало важным на предприятии является порядок управления распорядительной документацией, а также общий порядок организации контроля исполнения распорядительных и документов. Динамика распорядительной документации на примере приказов за 2013-2015 годы представлена в табл. 9.

Таблица 9 - Динамика приказов за 2013-2015 годы в МУП «Водоканал», шт.

Виды приказов	Годы	Темп роста, %	Отклонение +;-
	2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6
Приказы по личному составу	187	265	390	209	203
Приказы по основной деятельности предприятия	122	188	277	227	155
Всего:	309	453	667	215	358

Приказы по предприятию издаются в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности.

Приказы по предприятию издаются двух видов:

? по основной деятельности предприятия;

? по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются:

? во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

? для осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед предприятием.

Приказы по личному составу издаются:

? в целях приёма на работу, перевода, увольнения в порядке, описанном в процессе «Прием на работу» и процессе «Увольнение персонала»;

? для принятия мер дисциплинарного воздействия, поощрения и премирования в порядке, определенном для приказов по основной деятельности.

Процедура издания приказов включает:

? инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);

? сбор и анализ информации по вопросу;

? подготовку проекта приказа;

? согласование проекта приказа;

? внесение проекта приказа на рассмотрение руководителю предприятия;

? подписание приказа руководителем предприятия;

? доведение приказа до исполнителей.

При подготовке проекта приказа, необходимо выяснить - не издавались ли ранее распорядительные документы по аналогичным вопросам.

В случае если ранее издавались распорядительные документы аналогичного содержания, то в тексте подготавливаемого проекта приказа должны быть ссылки об изменении (частичном, либо полном) или об отмене ранее изданного распорядительного документа, а также на сам распорядительный документ - его номер и дату. Приказы по предприятию оформляются на фирменных бланках.

Каждый приказ должен иметь заголовок к тексту. Заголовок является обязательным реквизитом. Он оформляется от границы левого поля листа бумаги и в краткой форме отражает основное содержание приказа.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной, которые должны быть написаны кратко, с соблюдением всех грамматических правил.

Констатирующая часть является обоснованием предписываемых действий. В качестве обоснования действий может выступать:

? ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственный ранее изданный документ (организационно-правовой, распорядительный, плановый и др.) с указанием названия документа, автора, даты, номера, заголовка к тексту;

? формулировка целей и задач, стоящих перед предприятием, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Распорядительная часть приказа начинается словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами с абзаца.

Распорядительная часть приказа состоит из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера. Пункты распорядительной части, содержащие конкретные поручения, включают следующую информацию:

? наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;

? поручение;

? срок выполнения поручения.

В последнем пункте приказа указывается должность лица, ответственного за контроль исполнения документа, его инициалы и фамилия. На оборотной стороне приказа исполнитель указывает перечень подразделений и должностных лиц, которые должны быть ознакомлены с приказом, а в левом нижнем углу - инициалы и фамилия исполнителя, его контактный телефон.

При наличии приложений к приказу (графики, мероприятия, схемы, таблицы, инструкции, положения и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки.

На приложениях в правом верхнем углу листа печатается слово

«Приложение», если приложений несколько, они нумеруются с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение. Примечание - не допускается издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте.

На стадии согласования проекта приказа руководитель структурного подразделения (службы), подготавливающий проект приказа, согласовывает проект со всеми директорами по направлениям (заинтересованными должностными лицами) [15].

Ответственность за правильность подготовки и содержание приказа, а также согласование с директорами по направлениям, несут руководители структурных подразделений, в которых готовился проект приказа.

Ответственность за правильность оформления приказа несет менеджер по делопроизводству канцелярии.

Все проекты приказов, в которых говорится о дисциплинарном взыскании, согласовывают с юрисконсультом правового управления МУП «Водоканал».

В случае если лицо, указанное в проекте приказа как согласующее, не согласно с проектом приказа в части, либо полностью его касающегося, данное должностное лицо обязано представить свои замечания к данному приказу в письменном виде (не согласовывая приказ).

Проект приказа, согласованный со всеми заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю предприятия.

При наличии к приказу письменных замечаний руководитель предприятия принимает окончательное решение по тексту приказа.

После подписи руководителя предприятия проект документа становится официальным, обладающим юридической силой.

Проекты приказов во исполнение решений представляются на подпись генеральному директору не позднее, чем в трехдневный срок после поступления директивного документа, если не установлен другой срок исполнения.

После подписания приказа руководителем предприятия запрещается вносить в текст какие-либо исправления, дополнения.

2. Порядок регистрации приказов и доведение их до исполнителя:

Подписанный руководителем приказ получает менеджер по делопроизводству и регистрирует в «Журнале учета приказов».

В «Журнале учета приказов» должны содержаться следующие сведения:

? дата регистрации;

? регистрационный номер (должен совпадать с номером по порядку);

? заголовок приказа;

? количество листов приказа и приложений к нему, если они имеются;

? кем подготовлен приказ (структурное подразделение и фамилия исполнителя);

? местонахождение копий приказа.

Менеджер по делопроизводству совместно с подразделением- разработчиком определяет необходимое количество экземпляров документа, обеспечивает размножение и рассылку (передачу) документа исполнителям в срок (не более трех дней).

Все приказы по основной деятельности менеджер по делопроизводству размещает на портале ЭТЗ в общем доступе в папке «Приказы» и рассылает по электронной почте уведомление заинтересованным лицам.

3. Порядок подготовки, согласования и издания указаний и распоряжений:

Подготовка проектов «Указаний (руководителя)» по предприятию и по предприятию или подразделению (на фирменных бланках), их согласование, подписание, регистрация и доведение до сведения исполнителей осуществляется в порядке аналогичном изданию приказов.

Распорядительная часть указаний должна начинаться со слова «Указываю».

Подписываются указания руководителем предприятия или лицом его замещающим, а также главным инженером.

Распорядительная часть распоряжений должна начинаться со слов

«Предлагаю», «Обязываю». Правом подписи распоряжений обладает руководитель предприятия, службы, подразделения. Работник канцелярии после подписания распоряжений регистрирует их в «Журнале регистрации распоряжений», выкладывает на портал ЭТЗ в папку «Распоряжения» и рассылает по электронной почте уведомление заинтересованным лицам.

4. Порядок оформления приказа о направлении работников в командировку:

Для оформления «Приказа о направлении работника в командировку», командированный сотрудник представляет секретарю утвержденную генеральным директором ЭТЗ «Служебную записку», где указаны все исходные данные для формирования командировочных документов: ФИО командируемого, должность, сроки, место назначения и организация, цель.

На основании этой служебной записки секретарь в программе «1С: Зарплата и кадры» издает «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», в 2-х экземплярах «Командировочное удостоверение» и

«Служебное задание на командировку». После подписания генеральным директором вышеуказанных документов, секретарь выдает 1 экз. приказа на командировку, командировочное удостоверение и служебное задание на руки командированному сотруднику. Номер и дата приказа на командировку проставляется в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» автоматически.

На оформленном командировочном удостоверении печать и отметку «Выбыл из г. Ставрополя» с датой выбытия по приказу и подписью на командировочном удостоверении ставит секретарь.

Оформленный приказ на командировку и служебную записку, являющуюся основанием для оформления командировочных документов, секретарь подшивает в папку для оперативного хранения. Командировочные удостоверения секретарь генерального директора регистрирует в «Журнале регистрации исходящих командировочных удостоверений»

Для оформления приказа на продление командировки, начальник структурного подразделения либо сотрудник, назначенный для этого руководителем командированного сотрудника, передает секретарю утвержденную генеральным директором служебную записку о необходимости продления командировки с указанием дат, до которых продлевается срок командировки.

На основании этой служебной записки, секретарь в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» издает приказ на продление командировки в 2-х экземплярах и передает ее генеральному директору для согласования и подписания. Номер и дата приказа проставляется в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» автоматически.

Первый экземпляр приказа на продление командировки, секретарь приобщает к соответствующему приказу на командировку, подшивает в папку для оперативного хранения. Второй экземпляр приказа передается работнику по его возвращению из командировки для приобщения к авансовым отчетным документам, которые подлежат отправке в бухгалтерию центрального офиса МУП «Водоканал».

Приказ на продление командировки согласует заместитель главного бухгалтера, руководитель структурного подразделения командированного сотрудника и подписывает руководитель предприятия.

Регистрацию командировочных удостоверений лиц, командированных на предприятие, секретарь генерального директора производит в «Журнале регистрации входящих командировочных удостоверений».

Система контроля исполнения приказов, распоряжений, решений и мероприятий должна обеспечивать своевременное и качественное решение вопросов, содержащихся в документах, и способствовать повышению исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов включает в себя:

? постановку документа на контроль;

? доведение документа до исполнителя;

? проверку и регулирование хода исполнения;

? учёт и обобщение результатов исполнения;

? информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

В «Перечне документов, подлежащих контролю и подразделений, ответственных за контроль, представленных, приведены документы и мероприятия, подлежащие контролю, в том числе со стороны военного представительства.

Контролю подлежат все документы со сроком исполнения свыше 10-ти дней. Результаты контроля документов со сроком исполнения до 10-ти дней отмечаются в документе «Контроль исполнения мероприятий» и сообщаются руководителю. Ответственность за функционирование и совершенствование системы контроля исполнения по распорядительной документации возлагается на генерального директора, по технической и нормативной документации по системы менеджмента качества - на главного инженера. Порядок постановки документов на контроль и передачи их для исполнения.

Вся входящая корреспонденция регистрируется канцелярией предприятия в соответствии с инструкцией «Порядок ведения делопроизводства» После регистрации работник канцелярии передаёт документы для рассмотрения руководителю предприятия или лицу, которому они адресованы.

О поступлении документов органов государственной власти, телеграмм и других срочных документов секретарь генерального директора (менеджер по делопроизводству канцелярии) докладывает руководству предприятия немедленно.

Решение о постановке на контроль принимает генеральный директор (руководитель по направлению) путем простановки на документе индекса «К». Индекс «К» ставится против наименования документа, если он контролируется полностью, при необходимости контроля части документа (отдельных пунктов) индекс «К» необходимо ставить против этого пункта. Руководители по направлению указывают на документе срок исполнения, если он не оговорен в документе или подлежит корректировке, и подразделение (должностное лицо) - исполнитель.

Если документ при рассмотрении его дирекцией предприятия проходит несколько инстанций (генеральный директор, руководитель по направлению, начальники подразделений и т.д.) и имеет несколько резолюций, то контролируется исполнение последней резолюции, в которой указан конкретный исполнитель (подразделение).

Указание по документу оформляется на первом листе в верхней, свободной от текста части и предусматривает: кому, что и в какой срок необходимо исполнить, личную подпись руководителя и дату.

Ответственным за исполнение документов является лицо, которое указано в резолюции первым, если иное не оговорено особо. При этом все должностные лица, если их несколько, несут ответственность за своевременное исполнение поручения.

Документы с визой руководителя предприятия (руководителей по направлениям) возвращаются к секретарю руководителя и, при наличии индекса «К», который вносит их в документ «Контроль исполнения мероприятий». Секретарь руководителя доводит данный документ до сведения исполнителя в течение одних суток со дня получения резолюции. Исполнитель обязан ознакомиться с поступившим к нему документом в тот же день и выделить те пункты, которые требуют исполнения в установленный срок.

Передача документов, предназначенных для исполнения несколькими лицами или структурными подразделениями, от одного исполнителя к другому производится под расписку в «Журнале регистрации входящих внутренних документов» с проставлением даты получения или возврата.

Документы считаются исполненными в том случае, когда все задачи, поставленные в нём, выполнены реально и (при запросе) оформлена

«Справка о выполнении мероприятий и решений за месяц». Исполнитель при необходимости корректировки сроков исполнения или снятия с контроля документа (мероприятия) за три дня до установленного срока оформляет справку. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не могут являться основанием для снятия документа с контроля [16].

Все виды документов, указанные в перечне документов, подлежащих контролю, за исключением распорядительных документов, контролируются по всем пунктам, внесённым в документ. Ответственность за передачу утверждённых документов, контролирующему подразделению несёт руководитель подразделения.

Порядок работы с документами в подразделении-исполнителе:

При получении документов для исполнения руководитель подразделения:

? принимает решение о контроле, ставит индекс «К» на первом листе документа или против соответствующего пункта;

? указывает срок исполнения и исполнителя, если это отсутствует в тексте документа.

Документы для контроля исполнения передаются ответственному лицу в подразделении (ответственному за ведение делопроизводства или ответственному за документы системы менеджмента качества).

Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения в подразделении обязано:

- из числа документов, помещенных в локальной сети, отобрать мероприятия, подлежащие исполнению подразделением, и передать руководителю для ознакомления и простановки фамилии (должности) исполнителя;

- вести учёт документов, поставленных на контроль, в документе «Контроль исполнения мероприятий»;

- через 2/3 срока исполнения проверять ход выполнения работ;

- ежемесячно до 30-го числа составлять для руководителя подразделения справку;

- ежемесячно до третьего числа передавать в контролирующее подразделение справку.

Порядок определения сроков исполнения документов:

Сроки исполнения (в календарных днях) могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения, письма-запросы) или фиксироваться в резолюции руководителя предприятия.

Если срок исполнения приходится на нерабочие дни, документ исполняется в первый, следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения документа не указан в его тексте или в резолюции руководителя, а контроль исполнения поручения необходим, применяются типовые сроки исполнения:

? письма-поручения, письма-запросы, письма представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ - в течение 10 дней;

? по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов, по вопросам, затрагивающим компетенцию других подразделений, с которыми необходимо согласование - в течение 15 дней;

? решение контрольного совета системы менеджмента качества и дня качества, приказы, распоряжения по предприятию - до одного месяца;

? письма, заявления и жалобы граждан исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации, а в случаях, не требующих дополнительной проверки и изучения - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, отпуск, командировка) не снимает ответственности за исполнение документа. В этом случае исполнитель должен обратиться к руководителю по направлению с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

Если исполнение документа связано с необходимостью получения дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлён до одного месяца.

При нарушении сроков исполнения мероприятия по вине одного из исполнителей корректировку срока исполнения осуществляет виновный. Срок исполнения документа может быть изменён только должностными лицами, согласовавшими и утвердившими документ. По всем документам продление срока исполнения мероприятия должно быть оформлено не позднее, чем за 3 дня до истечения срока.

О полученном разрешении на продление срока исполнитель обязан в тот же день сообщить сотруднику, осуществляющему контроль исполнения.

Сроки исполнения документов засчитываются:

? для документов, отправленных почтой или нарочным, по исходящей дате отправки из канцелярии, проставляемой в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции»;

? в остальных случаях - по представленным в контролирующие подразделение справкам, подтверждённым подписью руководителя контролируемого подразделения.

Несвоевременно выполненным считается документ, который выполнен в отчётном периоде, но позже установленного срока. Невыполненным считается документ, срок исполнения которого истёк в отчётном периоде. Отчётным периодом считается один месяц. После исполнения документ направляется в дело с отметкой об исполнении, датой исполнения и визой начальника подразделения.

Итоги исполнительской дисциплины учитываются руководителем подразделения при ежемесячной оценке эффективности работы персонала подразделения.

Обеспечение сохранности документов:

Порядок проведения работ по обеспечению сохранности документов в подразделении описан в инструкциях. Сроки хранения перечня записей качества канцелярии МУП «Водоканал».

Долговременное хранение документов и дел осуществляют в специально оборудованном для этой деятельности архиве предприятия.

Условия хранения документов и Дел должны соответствовать требованиям:

? температура в помещении +14 - +25єС;

? влажность - 45-60 %.

Дела трехгодичного и меньшего сроков хранения, по истечении срока хранения, уничтожают по «Акту об уничтожении документов, дел».

Уничтожение документов и дел производят по окончании срока их хранения в архиве по решению экспертной комиссии.

Постоянно действующую экспертную комиссию назначает генеральный директор приказом по предприятию, в составе:

? начальника ОУП;

? заведующему канцелярией;

? секретаря генерального директора;

? менеджера по делопроизводству канцелярии.

Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию о работе предприятия, регламентировано инструкцией.

Исследование системы документационного обеспечения МУП

«Водоканал» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно- методических материалов, регламентирующих работу с документами:

– нет должностных инструкций ряда сотрудников;

– не полностью используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства;

– документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам;

– отсутствие электронного учета документации на предприятии. Из проведенного анализа следует, что:

– необходимо издать и доработать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по делопроизводству может осуществлять свою работу;

– следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

Кроме того, не ведется должная работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются.

Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов, а также централизованно осуществлять хранение документов на предприятии.

3. ОПТИМИЗАЦИЯ МЕХАНИЗМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУП «ВОДОКАНАЛ» Г. СТАВРОПОЛЯ

Экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения в МУП «Водоканал»

Исследование системы документационного обеспечения на предприятии МУП «Водоканал» выявило, что для совершенствования системы документооборота необходимо разработать и улучшить комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

– положение о функциональной службе документационного обеспечения;

– должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.

Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения МУП «Водоканал» (табл. 10).

Таблица 10 - План-график мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1	2	3
1. Внесение изменений в должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства;	Менеджер по персоналу, юрист	11.2011
2. Разработка положения о функциональной	Менеджер по персоналу,	11.2011
службе документационного обеспечения;	юрист
3.Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству;	Секретарь	11.2011
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	08.2011- 12.2011

Таким образом, должностная инструкция секретаря должна оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписываться работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора МУП «Водоканал».

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения: ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; распределение обязанностей по ведению делопроизводства.

2. Правила составления и оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30 - 2003.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота: прием входящей корреспонденции; отправка исходящей документации; порядок движения и обработки внутренних документов.

Порядок движения и обработки входящих документов: указания для приема корреспонденции; распределение обязанностей по приему входящей документации; регистрация документа; распределение по подразделениям.

Порядок движения и обработки исходящих документов: распределение обязанностей по отправке исходящей документации; оформление бланков для писем канцелярией в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30 - 2003; регистрация документа; указания для отправки документации.

Порядок движения и обработки внутренних документов: распределение обязанностей по оформлению и исполнению внутренней документации; регистрация внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов: разработка номенклатуры дел; формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению: экспертиза ценности документов; описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения; обеспечение сохранности дел; передача дел в архив.

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

– примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

– перечень документов, на которых ставится печать;

– перечень документов, подлежащих утверждению;

– перечень документов, подлежащих согласованию;

– форма регистрационно-контрольной карточки;

– перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

– контрольные формы;

– форма номенклатуры дел;

– акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

– внутренняя опись документов дела;

– опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс на предприятии. Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса.

Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности МУП «Водоканал»:

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

– на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

– какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

– какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

– определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять, же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для МУП «Водоканал». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Экономическое обоснование внедрения системы документационного обеспечения в МУП «Водоканал»

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения деятельности основана на методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного документационного обеспечения, в итоге приведет руководство МУП «Водоканал» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения информационных систем в МУП «Водоканал» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта-программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения деятельности:

Э = Бпл - Бф (1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему документационного обеспечения;

Бф - фактический бюджет расходов на систему документационного обеспечения.

Бюджет расходов на систему документационного обеспечения МУП

«Водоканал» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения информационных систем электронного документооборота для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 12 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 13 тыс. руб. - менеджер по делопроизводству.

Расходы по зарплате исполнителей определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.) (2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф. - коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,1;

Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

Фзп = 37,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 654,456 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

– компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

– офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

– затраты на электроэнергию:

...