Оптимизация механизма документационного обеспечения деятельности организации

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час; Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ - тариф на электроэнергию, руб./кВт. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=6,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны: Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 6 = 18,00 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы за 2015 год (табл. 11).

Таблица 11 - Расчет затрат на материалы за 2015 год

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят: 90,0 + 18,00 + 10,6 = 118,60 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

– площадь архива - 30 м2

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (Tкален/365) * Wтепл (4)

где Wтепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 57,9 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 30 * 200/365 *57,9*12 = 10,4 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2012 год в размере: 10,4 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему документационного обеспечения в 2012 году с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен ниже (табл. 12).

Таблица 12 - Планируемый бюджет расходов на систему документационного обеспечения в 2016 году

Фактический бюджет расходов на систему документационное обеспечение предприятия в 2016 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2015 года с учетом ставок 2016 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в табл. 13.

После внедрения информационных систем электронного документооборота в 2012 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 12 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 13 тыс. руб. - менеджера по делопроизводству.

Таблица 13 - Затраты на внедрение электронного документооборота в МУП «Водоканал» планируемые в 2016 году

Фзп = 25,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 442,2 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 122,0 + 442,2 = 564,2 тыс. руб. Ожидаемая экономия от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 693,456- 564,2= 129,256 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, МУП «Водоканал» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности МУП «Водоканал» в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе дипломного проекта было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования документационное обеспечение управления накопленный в России за последние 175 лет.

Анализ системы документационного обеспечения, представленный во второй главе дипломного проекта, был осуществлен по материалам МУП «Водоканал», основным направлением деятельности которого является производство многофункциональных квартирных щитков электропитания, устройств защитного отключения. В результате ознакомления с учредительскими документами МУП «Водоканал», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом МУП «Водоканал» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится: среди исходящих - соглашения и письма, среди входящих - акты и письма.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения. Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом МУП «Водоканал» является отсутствие или недостаток каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

1) не усовершенствованные инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

2) не везде используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно- поисковую работу по документам.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, МУП «Водоканал» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Исследование системы документационного обеспечения управления МУП «Водоканал» выявило, что для совершенствования системы документационного обеспечения, необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по делопроизводству, в который должны входить положение о функциональной службе документационного обеспечения и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения МУП «Водоканал» на основе двух подходов:

1) через регламентацию документационного обеспечения - доработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе документационного обеспечения, инструкции по делопроизводству;

2) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда. Ожидаемая экономия от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит 129,256 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно- аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по делопроизводству и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности МУП «Водоканал» в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в редакции Федерального закона от 08.11.2007 г. № 258- ФЗ)// КонсультантПлюс. ВерсияПроф. [Электронный ресурс].

2. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 06.04.2011 г.)// КонсультантПлюс. ВерсияПроф. [Электронный ресурс].

3. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.05.2013 г.) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс].

4. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (ред.

от 22.08.2004 г.) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс].

5. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от

31.12.2001 г. № 197-ФЗ (в редакции Федерального закона от 30.12.2006 г.

№ 271ФЗ)// КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс].

6. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23.09. 2005 г.) // [Электронный ресурс].

7. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Консультант Плюс. ВерсияПроф. [Электронный ресурс].

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // Консультант Плюс. Версия Проф. [Электронный ресурс].

9. Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299

«Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93» (ред. от 01.06.2005 г.) // Консультант Плюс. Версия Проф. [Электронный ресурс].

10. Государственная система документационного обеспечения управления// Консультант Плюс. Версия Проф. [Электронный ресурс].

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6.10.2000 г. // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс].

12. Характеристика МУП «Водоканал».: - г. Ставрополь, 2015. - 12 с. // [Электронный ресурс].

13. Положение о канцелярии МУП «Водоканал».: - г. Ставрополь, 2015

-18 с. // [Электронный ресурс].

14. Рабочая инструкция менеджера по делопроизводству МУП

«Водоканал».: - г. Ставрополь, 2015 - 15 с. // [Электронный ресурс].

15. Положение об управлении распорядительной документацией.: -

г. Ставрополь, 2015 - 10 с.// [Электронный ресурс].

16. Порядок ведения делопроизводства.: - г. Ставрополь, 2015 - 11 с. // [Электронный ресурс].

17. Бармаков Б.П. Документооборот на предприятии. - М.: Босс, 2014. -

№ 8. - 221 с.

18. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003). 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. - М.: ИКЦ «Март», 2004. - 43 с.

19. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 208 с.

20. Бобылева М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, 2004. - 253 с.

21. Веснин В. Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе - М.: Юристъ, 2013. - 496 с.

22. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2007. -175 с.

23. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов.

- СПб.: Питер, 2004. - 325 с.

24. Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2014 - 432 с.

25. Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам //

Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2013. - № 4 - 45 с.

26. Кибанова А. Я. Управление персоналом организации. - М.: Инфра- М, 2007. -302 с.

27. Корнеева И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: ТК Велби, 2014. - 267 с.

28. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -

М.: ИНФРА -М., 2013 - 403с.

29. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2013. -432 с.

30. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. -

СПб.: Питер, 2013. - 129 с.

31. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: ТК Велби, 2013. - 394 с.

32. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. - СПб.: Питер, 2006. - 451 с.

33. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования// Наука и техника. - М.: Интел-Синтез, 2015. - 278 с.

34. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. - М.: Босс, 2013. - 334 с.

35. Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие. - М.: Академический Проект, 2007 - 362 с.

36. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - М.: Инфра-М, 2013. - 348 с.

37. Рогожин М.Ю. Приказы и распоряжения: учебно-практ. Пособие. -

М.: ТК Велби, , 2007. -265 с.

38. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: Юстицинформ, 2014 - 203с.

39. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие. - М.: Издательство «Омега-Л», 2013. - 133 с.

40. Пустозерова В.М. Всё о кадровых документах. Юридическое оформление. - М.: «Бюро печати», 2013. - 376 с.

41. Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом / /Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2014. -№ 6 - 90 с.

42. Стенюков М.В. Делопроизводство (конспект лекций). - М.: Приор- издат, 2013. - 120 с.

43. Цвигун С.В. Документационное обеспечение управления (конспект лекций). - Ставрополь: СИУ, 2007 - 72 с.

44. Чижов Н. А. Кадровые технологии. - М.: Экзамен, 2007. - 352 с.

45. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. - М.: Приор-издат, 2015. - 341 с.

46. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота //

Справочник секретаря и офис-менеджера.. - 2005. - № 7 - 68 с.

Размещено на Allbest.ru