Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом

Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

Тема 1. Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом

Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа

Рассмотрению подлежат следующие вопросы:

1. Понятие БУИС и ее место в системе управления экономическим объектом.

2. Учетная информация и ее место в системе управления предприятием.

3. Основные этапы развития БУИС в современных условиях.

1.1 Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием

Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия базирующийся на учетной информации в настоящие время являются основами процесса управления.

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС.

Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность полученная финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка.

Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (см. рис. 1).



Рис. 1 Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

В ней осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, -- выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии -- обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается автоматизированная система управления предприятием, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления предприятием.

Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия.

В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его.

Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предприятия, как планирование, контроль и анализ.

На этапе планирования бухгалтер должен предоставить отчет о предполагаемой прибыли и потребность в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет, если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, определяется себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить. Может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях.

Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. Покупателей продукции интересует соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересует полнота и правильность определения прибыли и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, на сколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать , что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация достаточно однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть, нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть, если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упросить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом -- к МБП и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов. Например, дублирование структурных элементов системы или их избыточность.

Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны специфические черты.

Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС -- единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм учета еще и автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям использования вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Следует запомнить:

БУИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля, и анализа в системе управления предприятием.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое БУИС ?

2. Какое место в системе управления предприятием занимает БУИС?

3. Кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию?

4. Какие характеристики используют для оценки бухгалтерской информации?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская информация и почему?

6. Какие Вы знаете общие принципы создания и функционирования систем обработки экономической информации?

7. Какие специфические черты свойственны для БУИС?



Тема 2. Методологические принципы организации БУИС

Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа

Рассмотрению подлежат следующие вопросы:

1. Структура БУИС

2. Декомпозиция бухгалтерских ИС на задачи:

- признаки декомпозиции ИС на составные части;

- декомпозиция функциональной подсистемы БУ на задачи.

3. Основные принципы построения и функционирования бухгалтерских ИС.

4. Формы БУ, используемые при создании БУИС.

5. Информационные связи БУИС.

2.1 Структура бухгалтерских информационных систем

Обеспечивающая часть информационной системы

В работе [И] определены виды, даны характеристики и оценки компонентов обеспечивающей части экономической информационной системы.

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внут-римашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

а качественные характеристики включают оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и другие; а количественные характеристики включают оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и другие.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики подсистемы:

? качественные характеристики комплекса технической документации включают оценку: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером;

? количественные характеристики комплекса технической документации включают оценку: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные программы, специальные прикладные программы, оригинальные программы, разработанные специалистами конкретного предприятия или привлеченными специалистами, инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики подсистемы:

? качественные характеристики включают оценку: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие;

? количественные характеристики включают оценку: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и другие.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации.

Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и другие элементы.

? Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем. Характеристики подсистемы:качественными характеристиками языковых средств являются: ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и другие;

? количественными характеристиками языковых средств являются: общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и другие. Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании информационной системы и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная часть информационной системы. Функциональные компоненты составляют содержательную основу информационной системы и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте бухгалтерские информационные системы должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, предоставление возможности обращения к данным и отчетам прошлых периодов.

К комплексам задач информационной системы бухгалтерского учета относятся:

? учет труда и заработной платы;

? учет материальных ценностей;

? учет основных средств;

? учет готовой продукции;

? учет финансово-расчетных операций;

? учет затрат на производство;

? сводный учет и составление отчетности.

В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, для которых характерны логически взаимосвязанные выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных. Комплекс содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части -- функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

2.2 Способы декомпозиции систем

Процесс проектирования системы требует распределения разработчиков по отдельным направлениям работ, а так же увязки выделенных направлений в единое целое. Для определения состава элементов проектируемой системы и обеспечения связей между ними осуществляется ее декомпозиции и подсистемы. Этот процесс может быть осуществлен несколькими способами.

Декомпозиция по организационной структуре предприятия требует разработки подсистемы автоматизированном . и системы управления для каждого подразделения предприятием или каждой организации. Например, может разрабатываться автоматизированная подсистема для отдела труда и заработной платы, материального отдела и т.д., в каждой из которых будут реализовываться все функции управления. Такая система удобна для разработчика, поскольку ему несложно определить структуру автоматизированной системы, однако они полностью копирует структуру управления, сложившую на предприятии влиянием жестких ограничений, накладываемых ручным способом обработки, а потому затрудняет реализацию новых форм и методов управления.

Декомпозиция по функциям управления (планирование, учет и контроль, регулирование) расширяет возможности интегрированной обработки данных по управлению, но снижает оперативность процесса из-за сокращения обратных связей внутри подсистемы. Такая декомпозиция целесообразна в системах, обслуживающих достаточно стабильные процессы, не требующие интенсивных потоков информации в обратных связях.

Информационно-целевой метод декомпозиции базируется на заранее сформулированной концепции проектирования автоматизированной системы, представляющей собой совокупность принципов и требований, которым она должна удовлетворять. Предполагает декомпозицию системы по целевым уровням:

- первый уровень включает подсистемы, обеспечивающие конечные цели предприятия и охватывающие все этапы разработки;

- второй -- подсистемы, предназначенные для достижения частных целей и охватывающие часть этапов разработки. Преимущества метода информационно-целевой декомпозиции но сравнению с декомпозицией по организационной структуре и функциям управления состоят в достижении большего соответствия структуры системы управления существующему производственному процессу, в выявлении прямых связей с этим процессом. Недостатки метода состоят в необходимости проведения большого объема работ по анализу производственного процесса и сопроводительной документации, в требованиях высокого уровня квалификации исполнителей работ.

В [27] бухгалтерский учет характеризуется как наука реалистическая, многое в которой базируется на соглашениях , договоренностях, представляемых как основополагающе принципы и стандарты. Это тормозит процессы унифицирования стандартизации, переход на международную систему бухгалтерского учета. Поэтому формализация учета и различных его моделей определяется как задача весьма актуальна и система учета, представленная в виде модели, способна им принять унифицирующие и обобщающие функции.

Формализацию учета предлагается осуществлять основываясь на логико-математическом подходе, поскольку логико-математические языки более близки природе учета, чем другие формальные языки. Процедуры получения результатных данных из первичных основываются на логических операциях и могут быть достаточно просто формализованы.

Автором разработана система ситуационно-матричного моделирования, позволяющая всем учетным работникам и пользователям одинаково понимать процессы формирования системы учета и финансовой отчетности. Система базируется на использовании бухгалтерского языка ситуационного моделирования и основными ее принципами названы следующие: D традиционный язык бухгалтерского учета (его основа -- язык бухгалтерских проводок) является примером искусственного формализованного языка, с помощью которого возможно отражение и моделирование ситуаций; а алгоритмичность данного языка недостаточна и ему необходимо придать синтаксическую форму, соответствующую современному уровню развития программно-информационных технологий. В качестве синтаксического базиса бухгалтерского языка ситуационного моделирования предлагается его логико-математический эквивалент;

? в язык необходимо внести дополнительные средства -- логические и другие операторы для расширения его алгоритмических возможностей и приближения к алгоритмическим языкам программирования;

? с помощью языка ситуационного моделирования возможна формулировка задач и создание модели ситуационно-матричной бухгалтерии.

В работе предложены матричные модели:

? формирования шахматного баланса;

? бухгалтерского учета, начиная от записи проводок до получения оборотно-сальдового баланса;

формирования и анализа динамики балансовых отчетов с одноуровневой группировкой их активов и пассивов

? формирования и анализа динамики балансовых отчетов с двухуровневой группировкой их активов и пассивов и другие.

Разработаны логико-математические эквиваленты систем (форм счетоводства), основанные на логико-математической форме записи бухгалтерских проводок:

? логико-математическая модель мемориально-ордерной

формы;

? логико-математическая модель журнально-ордерной формы и другие.

Предлагаемая концепция не привязывается к конкретной бухгалтерской программе, поэтому средства языка моделирования могут эффективно использоваться независимо от программы реализации. Такой подход соответствует идеологии компьютерного учета, поскольку в данном случае формы учета уже не рассматриваются как средства его ведения и могут трансформироваться одна в другую путем эквивалентного преобразования

2.3 Возможности моделей бухгалтерского учета

Модели бухгалтерского учета обеспечивают следующие возможности:

- модель учета выступает как основа его комплексной формализации, повышает строгость и точность бухгалтерских построений (в части определения терминов, формулирования и обоснования отдельных теоретических положений);

- моделирование создает условия для выделения общих моментов, присущих учету в различных отраслях и системах народного хозяйства, что позволяет выработать единную методику учета;

- моделирование позволяет проследить все возможные комбинации учетных признаков, выявить взаимосвязи между элементами системы;

- учетные модели дают возможность сопоставить различные системы учета, оценить их и выбрать наиболее эффективную;

- модельные описания различных систем учета реализуются на ЭВМ, что обеспечивает увязку его задач с задачами планирования и анализа;

- закономерности, выявленные на основе экономического модельного эксперимента и анализа, могут быть использованы в управлении хозяйственным процессом.

Традиционно используемые классификации учетной информации являются структурообразующими элементами и важными факторами его существования и развития. Такимиклассификациям являются модели планов счетов, группировки счетов -- статьи в балансовых отчетах, группировки, связанные с финансовыми результатами.

Классификационные модели могут быть представлены в разных формах, но, как правило, используют графические и табличные формы представления. Система бухгалтерского учета описывается в виде совокупности моделей учета и моделей их интерпретации.

Состав моделей учета:

? модели первичной учетной информации;

? модели системы счетов;

? модели отчетности;

? модели соответствия между моделью первичной учетной информации, моделью системы счетов и моделью отчетности

Состав моделей интерпретации;

? номенклатура реквизитов первичной учетной информации;

? план и классификационная схема счетов; номенклатура отчетных показателей

Все возможные изменения осуществляются в рамках интерпретации одной я той же модели и не требуют ломки всей системы учета. Изменениями такого рода могут быть:

? увеличение или уменьшения номенклатуры показателей;

? изменения в плане счетов и классификаторах;

? расширение или сокращение количества реквизитов в первичных документах и другие.

2.3 Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам. Такие системы:

? разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям;

? бывают универсальными или специализированными;

? используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне;

? ориентируются на разные виды собственности;

? используют разные типы настройки.

Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной информационной системы:

? информационной базы объекта управления;

? программного обеспечения;

? вычислительной системы;

? пользователей.

Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация -- совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все виды учета -- первичный, управленческий, финансовый, каждый из которых решает свои задачи ? на уровне первичного учета осуществляются сбор, регистрация, частичная обработка информации;

? на уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

? на уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов -- экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой. На небольших предприятиях, в зависимости от их типа и размеров, реализуются финансовый и частично-управленческий учет. Главным учетным регистром таких систем является журнал хозяйственных операций.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

? обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

? получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

? интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

? получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

? автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета



2.4 Классификация БУИС

Российский рынок финансово-экономического программного обеспечения непрерывно развивается, а количество фирм, занимающихся его разработкой в настоящие время, постоянно растет. Широким спросом пользуются программные продукты для автоматизации страховых, торговых, строительных, банковских, промышленных и других предприятий.

Однако, проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в современных условиях в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

Развитие рынка БУИС в России прошло ряд этапов. Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин (ЕС ЭВМ) и представляли из себя бухгалтерские комплексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной информации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, так как были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ децентрализовано.

Дальнейшее развитие БУИС было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распределение баз данных между пользователями.

Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма “Фолио”), “Торговый склад” (фирма “Компьютер-Сервис”), “Склад” (фирма “Инфин”), “Парус - Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1С - зарплата” (фирма “1С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

В силу своей специфики такие БУИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу должна быть сопоставимой.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини - системы или мини бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. В этой связи появились такие системы как: “1С-Бухгалтерия Проф" (фирма "1С"); "Интегратор-Cоло" (фирма "Ифософт"); "ДиаСофт BALANS" (фирма "ДиаСофт"); "АУБИ - мини бухгалтерия" (фирма "О'Стрим"); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма "Информатик") и другие.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС - квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы такие как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50 - 60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ»- для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус - предприятие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и другие.

Данный класс бухгалтерских систем, относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают:

? возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

? ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;

? регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - "от проводки" и "от первичного документа". В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

? несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

? вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

? путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

? на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

? путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

? формирование любых отчетных первичных документов, и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период ( от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм ( оборотно -сальдовая ведомость, журналы - ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством ( баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также специфические для данного предприятия;

? формирование графических иллюстрации результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;

? сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

? формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

? надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); закрытия от изменений всех данных за определенный период; периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением; проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

? введение многовалютного бухгалтерского учета;

? ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами;

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программые комплексы для крупного бизнеса (“Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”).

Например, программный комплекс “Scala” используется для автоматизации учета в транснациональных корпорациях; “Sun System” - для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов, “Platinum” позволяет выполнить разноску нескольких тысяч операций в минуту и может одновременно поддерживать работу до 200 пользователей.

Западные программые продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построены по модульному принципу. Основными модулями такой системы являются - Главная книга и Расширенный генератор отчетов (Premier Leoger and Frx); Банковская книга (Bank Book); Заказчики (Customers); Поставщики (Suppliers); Оформление заказов (Order Entry); Расчеты с заказчиками (Accounts Receivable); Склад (Inventory); Расчеты с Поставщиками (Purchase Order).

Настройка системы осуществляется путем задания связи каждого модуля с другими, начиная с “Главной книги”. Такой принцип построения делает систему гибкой, позволяет расширять ее возможности без существенной переработки путем добавления других модулей, например, по учету основных средств, по учету расчетов по заработной плате, по учету затрат на производство и других.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для Российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета - западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российсктие производители подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс “Галактика” (фирма “Галактика”).

Дальнейшее развитие возможностей БУИС вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов,методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на Российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. К ним можно отнести такие программы как - «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consalting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения данные программы возможно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими БУИС в качестве приложения для них.

Например, для расширения функциональных возможностей программы “Парус” (для средних и крупных предприятий) целесообразно использовать программу “Audit Expert”. Это позволяет кроме ведениия бухгалтерского учета и формирования отчетов выполнить:

- переоценку баланса по данным детального описания структуры активов и пассивов предприятия, что значительно повышает достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

- анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия. При этом расчитываются показатели ликвидности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализировать динамику изменения структуры баланса с различным шагом как в абсолютных величинах, так и в процентах.

- приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные БУИС это многофункциональные системы для управлением предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна сегодня уже для значительной части отечественных предприятий, как производственной так и торговой сферы. Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных , факторного анализа или методов оптимизации. Для создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или SyBase требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на предприятии, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на предприятии с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:

- Чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций;

- Возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений;

- Незначительные требования по модернизации сети;

- Возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей.

Использование локальных и глобальных вычислительных сетей, средств телекоммуникации определят особенности дальнейшего развития современных БУИС.

Следует запомнить:

В зависимости от функциональных возможностей современные БУИС делят на бухгалтерские комплексы, мини-бухгалтерии, комплексные бухгалтерские системы, и интегрированные БУИС.

Вопросы для самопроверки

1. Какие основные классы БУИС вы знаете?

2. Что такое бухгалтерские комплексы?

3. Возможна ли комплексная автоматизация бухгалтерского учета на предприятии с помощью бухгалтерских комплексов?

4. Какие вы знаете мини-системы?

5. Какие возможности предоставляют комплексные бухгалтерские системы для ведения бухгалтерского учета на предприятии?

6. Какие вы знаете западные системы для автоматизации бухгалтерского учета?

7. Каковы тенденции развития современных БУИС?



Тема 3. Организация и ведение фонда нормативно-справочной информации (НСИ) в условиях автоматизации БУ на предприятии

Лекции - 2 часа, практические занятия - 4 часа

Изучению подлежат следующие вопросы:

1. Характеристика НСИ и ее значение при обработке информации в БУИС.

2. Классификация и кодирование учетной информации.

3. Организация и ведение массивов НИС в БУИС.



Тема 4. Бухгалтерский учет с использованием ПЭВМ на предприятиях малого и среднего бизнеса

Лекции - 4 часа, практические занятия - 20 часов.

Изучению подлежат следующие вопросы:

Автоматизация бухгалтерского учета на малом предприятии.

Структура программного комплекса для автоматизации на малом предприятии.

1. Технология обработки информации в БУИС на малом предприятии.

2. БУИС для автоматизации учета на среднем предприятии

3. Особенности структуры программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях.

4. Организация работы в БУИС, предназначенной для автоматизации бухгалтерии среднего предприятия.



Тема 5. Многоуровневая распределенная обработка учетной информации на предприятии

Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа

Будут освещены следующие вопросы:

1. Сущность и понятие автоматизированного рабочего места бухгалтера (АРМБ).

2. Назначение АРМБ.

3. Организация многоуровневой распределенной обработки учетной информации на предприятии.

Изучив данную тему, студент должен знать:

АРМБ представляет собой совокупность инструментальных средств, включающих информационное, программное, техническое, методическое, правовое и лингвистическое обеспечение.

Программное обеспечение АРМБ должно включать три основных компонента. бухгалтерский учет компьютерный финансовый

На крупном предприятии обработка информации с помощью БУИС

5.1 Автоматизированное рабочее место специалиста

Понятие автоматизированных рабочих мест (АРМ) возникло в 70-е годы. Оно трактовалось как средство для создания систем автоматизации проектирования и рассматривалось в качестве одного из возможных вариантов разработки интегрированных пакетов. На начальных этапах автоматизированной обработки данных понятие это ассоциировалось с графическими проектными комплексами на базе мини-ЭВМ. Это налагало специфику на характеристики его программного, технического, информационного и организационного обеспечения. Доминантой была машинная графика. Задачи в основном сводились к построению сложных схем, их модификации и отображению результатов проектирования с помощью графопостроителей. При таком подходе область применения АРМ была крайне узкой и касалась в основном машиностроения, радиоэлектроники, микроэлектроники и т. д. -- отраслей, где необходимо было выполнять большой объем графических и чертежных работ.

Ситуация коренным образом изменилась с начала массового выпуска персональных компьютеров. Сейчас уже трудно представить какое бы то ни было производство, функционирующее без применения ПК. Идеальным средством для их внедрения и стали автоматизированные рабочие места специалистов.

В научной литературе трактовки АРМ различаются в зависимости от назначения и предметной области. На рис. 11.1 схематично показано абстрактное рабочее место специалиста.

Для выполнения своей работы специалист, как правило, применяет определенные знания, навыки, приемы работы, использует справочники, нормативные документы, инструктивно-распорядительную документацию, а также пользуется различными инструментальными средствами в зависимости от сложности решаемых задач. Он использует в основном сведения из информационного пространства некоторой предметной области.

Автоматизация такого рабочего места должна предусматривать: операции по поиску нормативно- справочного материала; проведение вычислительных работ при минимальном вмешательстве человека; поиск сведений (в том числе необходимых показателей) в информационном пространстве; редактирование и оформление результатов работы, а также их выдачу в нужной форме на соответствующие носители; фоновое выполнение локальных расчетных задач.

Для эффективного функционирования хозяйствующих субъектов необходима оперативная переработка больших массивов информации, включая подготовку данных для принятия решений на всех уровнях управления. В связи с этим возникла концепция распределенных информационных систем, предусматривающая законченную автоматизированную обработку информации на различных уровнях иерархии управления с последующей передачей необходимых агрегированных сведений снизу вверх. Реализация данной концепции выдвинула проблему создания на каждом уровне управления средств обработки информации, реализуемой в виде АРМ. Таким образом, автоматизированное рабочее место специалиста становится важнейшим звеном в области обработки информации и новым элементом информационных технологий.

...