Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом

Разработка и широкое внедрение АРМ стали возможными благодаря появлению интерактивных инструментальных средств, включая системы управления базами данных, средства визуализации, дружественные интерфейсы, развитию коммуникаций и интеграции этих достижений с оргтехникой в единую «линейку» автоматизированной обработки информации непосредственно на рабочем месте.

Присутствие АРМ в контуре управления предполагает постоянное использование компьютера для общения специалистов в процессе их непосредственной деятельности, связанной с решением в интерактивном режиме разнообразных задач, поддерживающих продуктивное функционирование хозяйственной системы.

Понятие АРМ в момент его появления квалифицировалось так: «АРМ - это профессионально ориентированный вычислительным комплекс, состоящий из терминального устройства (возможно компьютера) и специализированного программного обеспечения. Как правило, такой комплекс располагается непосредственно на рабочем месте специалиста и предназначается для автоматизации его работ».

Согласно ГОСТ 24003--84 АРМ определяется так: «АРМ представляет собой рабочее место персонала АСУ, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ»,

В современной научной и учебной литературе имеется множество других определений, так или иначе связанных с последними достижениями научно-технического прогресса и развитием электронных средств обработки информации. Главным их компонентом остается понятие «рабочее место» -- общепризнанный элемент организации труда вообще. Само рабочее место при этом трактуется как функционально ограниченная совокупность средств, ресурсов и предметов труда, необходимых конкретному исполнителю для его профессиональной деятельности. Кроме того, обычно учитываются особенности информационных технологий, использующих прогрессивные средства обработки данных.

Исходя из тех же посылок, дадим следующие определения:

АРМ--комплекс аппаратных и программных средств, организационных приемов, увязанных единой технологией, ориентированной на реализацию определенных проблем конкретной предметной области, а также регламентирующих документов и инструктивно-методических материалов.

Отметим, что функционирование АРМ активизирует творческую активность, интенсифицирует деятельность, способствует повышению исполнительской дисциплины специалистов всех уровней.

Перечислим основные цели создания АРМ:

совершенствование техники и технологии управления функционированием хозяйствующего субъекта;

сокращение сроков подготовки и улучшение качества управленческих решений:

повышение уровня информационной поддержки процесса управления конкретным субъектом;

перенос акцента на творческую деятельность сотрудников аппарата управления за счет высвобождения от рутинной обработки информации.

Для их достижения необходимо решение следующих задач:

сбор, контроль, фиксация, передача, обработка, хранение и визуализация различных по форме, типу и структурированности сведений;

интегрированная переработка информации, необходимой для управления хозяйствующим субъектом;

накопление, хранение и организация доступа к информации в виде баз данных и/или баз знаний;

транспортировка информации с использованием телекоммуникационных средств, обеспеченных должной защитой;

оперативный доступ к информационным ресурсам с использованием сетевых информационных систем (локальных, региональных и/или глобальных).

5.2 Состав и структура АРМ

Из приведенных определений АРМ видны и его основные компоненты:

вычислительная техника - основной инструмент переработки информации;

организационная техника, выполняющая вспомогательные функции, способствующая процессам переработки информации и принятия решений;

информационное обеспечение - информационное пространство конкретной предметной области в совокупности с инструментальными средствами поддержки его продуктивного функционирования;

информационные технологии, обеспечивающие сбор, накопление, хранение, корректировку, обновление, транспортировку и переработку информации;

математический аппарат, нужный для формализованной увязки предметных сущностей (с использованием соответствующих моделей и методов);

программное обеспечение, поддерживающее устойчивое функционирование аппаратно-программных средств и работу приложений;

набор реализуемых проблем, функций, задач, работ как основы бизнес-процессов функционирования хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;

телекоммуникационные средства, обеспечивающие транспортировку (пересылку и/или прием) информации;

технологии принятия решений на основе полученных результатов обработки информации;

сервисные средства, выполняющие функции обслуживания процесса переработки информации;

Методическое обеспечение (организационная и распорядительная документация, инструкции, методические и обучающие средства, методики определения эффективности проектирования и создания приложений и др.);

лингвистическое обеспечение (языки программирования, включая языки СУБД, визуальные средства реализации приложений, языки разметки, специальные языковые средства, а также средства поддержания дружественного диалога специалиста с модулями АРМ и др.);

организационное обеспечение (организационная структура хозяйствующего субъекта и его подразделений, соответствующие схемы управления, порядок взаимодействия с внешними организациями);

эргономическое обеспечение (средства, предметы, условия труда, пространственно-структурная организация рабочего места).

Все эти средства можно сгруппировать в соответствии с разнообразными видами обеспечения, учитывая при этом их назначение и выполняемые функции.

5.3 Подходы к реализации АРМ

Рассмотрим основные положения, которыми руководствовались разработчики АРМ, придерживаясь ретроспективы их появления.

Первые АРМ были профессионально-ориентированными, и их программное обеспечение определялось, как правило, характером выполняемых работ. Они предназначались для конкретных специалистов и обеспечивали решение задач соответствующей предметной области.

Вместе с тем широкое распространение получил функциональный подход к разработке АРМ, который сводился к следующему. Анализировались функции, выполняемые работниками той или иной профессии. Из них выбирались наиболее типичные с последующим созданием программных средств для их автоматизации. Разработанное программное обеспечение объединялось в целостный комплекс, поддерживающий задачи соответствующей профессии, который оформлялся в виде конкретного АРМ. При всех своих недостатках и ограничениях такой подход стал целым этапом в становлении концепции АРМ. Управленческая деятельность описывалась как совокупность процессов, соотнесенных с графиком выполнения заданий, причем деятельность каждого сотрудника увязывалась с деятельностью остальных. Таким образом, возникал общий план-график работ. Исходя из него формировались задания исполнителям, выдавались напоминания, накапливались данные о деятельности сотрудников. Использование необходимых данных позволяло осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и проводить совещания специалистов, находящихся на значительном удалении друг от друга. Интегрированные программные пакеты с перечисленными функциями и служили базой для автоматизации.

Напомним, что при разработке функционального программного обеспечения большое внимание должно уделяться организации взаимодействия с пользователем. Наиболее предпочтительной формой общения пользователя с компьютером стала организация диалога в форме меню. Отметим ряд общих свойств такого интерфейса:

Работа с несколькими дисплейными окнами; возможность управления работой программ через пункты меню; распределение памяти между актуализированными программами без вмешательства пользователя; передача и прием данных через буфер обмена.

Наличие широкого спектра программного обеспечения для ПК не исключало необходимости разработки новых приложений, по мере того как возникала необходимость создания АРМ для новых профессий. Требовались дальнейшая их специализация, привязка к деятельности конкретного отдела, подразделения и т. п. По мере накопления программных средств и более точной спецификации служебных обязанностей специалистов возникали предпосылки для полного отказа от функционального подхода к созданию АРМ. В идеале они должны создаваться под конкретного специалиста с учетом решаемых задач, взаимосвязей с другими сотрудниками, личных наклонностей и привычек. Учет этих факторов касается не только функционального программного обеспечения, технических и организационных средств, но и соблюдения эргономических требований.

К настоящему моменту известен ряд подходов к проектированию и реализации АРМ специалиста различных предметных областей и их соотношения с организационными структурами; рассмотрим некоторые из них.

Первый подход предполагает встраивание АРМ в действующую систему управления. В данном случае они разрабатываются с учетом не только функциональных обязанностей специалистов, но и сложившихся между ними производственно-управленческих отношений. При этом сохраняются принятый в организации стиль управления и сложившийся документооборот. Функциональные обязанности специалистов в своей основе не претерпевают изменений, за исключением освоения новых инструментов обработки данных и техники работы с ними.

Второй подход предполагает создание соответствующих АРМ для специалистов, которые будут работать в рамках заново формируемой системы управления. При этом необходимо предусмотреть внедрение прогрессивного документооборота; как правило, он должен быть электронным, и его надлежит поддерживать средствами автоматизации на всех уровнях иерархии управления. Отметим, что влияние АРМ на эффективность управленческих решений обусловлено главным образом использованием новых методов их обоснования, широким привлечением формального математического и статистического аппарата, а также адаптацией пользователей к современным средствам автоматизации. Они обеспечивают поддержку на всех этапах процесса принятия решения, который должен быть непрерывным или иметь как можно разрывов во времени.

Третий подход предусматривает частичное изменении действующей системы управления и принятия решений, которые поддерживаются соответствующими АРМ. В этом случае возможна лишь частичная адаптация некоторых из них при сохранении большинства в исходном состоянии.

Говоря о функционировании АРМ, необходимо рассмотреть компонент, который должен быть принят за единицу обработки на рабочем месте специалиста. К таким единицам согласно сложившейся иерархии можно отнести проблему, функцию управления, бизнес-процесс, задачу, работу. При этом проблема может состоять из нескольких функций управления, каждая из которых реализуется совокупностью бизнес-процессов и/или задач в общем случае. Что касается соотношения бизнес-процесса и задачи, однозначно здесь ответить затруднительно. В зависимости от степени сложности задача может реализовывать несколько бизнес-процессов и, наоборот, емкий бизнес-процесс может включать несколько задач. Каждая задача реализуется благодаря выполнению определенного перечня работ, характерных для нее. Уместно напомнить, что любая проблема и/или функция управления также может быть реализована соответствующим набором бизнес-процессов, задач и работ. Поэтому при проектировании конкретного АРМ следует организацию обработки информации строить с учетом иерархии выбираемых единиц обработки.

При классической организации обработки информации предусматривалось последовательное решение задач (соответствующие АРМ относятся к первому поколению, за основную единицу обработки в них принималась задача). Второе поколение АРМ предполагало объединение задач в соответствии с функциями управления, и в пределах каждой из них задачи решались в заданном порядке. Отметим, что обработка информации при использовании АРМ первого и второго поколений предполагала разрыв во времени между переработкой данных и принятием решения, что мешало оперативно реагировать и воздействовать на возникающие ситуации. Что касается организации данных, то они могли представлять собой набор файлов, либо баз данных, либо их сочетание.

Комплексной обработке информации для принятия решений способствовало развитие концепции баз данных и систем управления ими. Наличие агрегированного информационного пространства позволило существенно сократить разрыв во времени между обработкой и принятием решений. Так появились АРМ третьего поколения, основной единицей обработки для которых был уже бизнес-процесс.

В настоящее время появляется все больше АРМ, относящихся к четвертому поколению. В основу их функционирования положены понятия работы как основной единицы обработки информации и потока работ.

Главным достоинством АРМ является возможность встраивания элементов ноной информационной технологии в процесс управления (сложившийся, новый или трансформированный) без нарушения естественного хода выработки и принятия конструктивных управленческих решений. Программно-технические средства АРМ предоставляют пользователю возможность в режиме диалога с компьютером учитывать трудно формализуемые факторы путем отслеживания процесса обработки данных, при необходимости вмешиваясь в его ход и внося необходимые корректировки. При этом можно производить многократные расчеты, моделируя возможные варианты и реализуя различные ситуации, что повышает обоснованность и оперативность принимаемых решений.

К наиболее важным преимуществам АРМ относятся:

персонализация выполнения работником своих обязанностей, поддержание дружественного интерфейса в терминах предметной области, создание эффективной технологии решения задач управленческим персоналом в интерактивном режиме без традиционных посредников, являвшихся штатными сотрудниками АСУ (математиков, программистов, системщиков, различного рода операторов);

компактность размещения персонифицированного оборудования, доступность и простота его эксплуатации за счет создания простых диалоговых процедур взаимодействия конечного пользователя с вычислительными ресурсами;

возможность работать в автономном режиме, а также в качестве функциональных узлов сети и/или человеко-машинных подсистем низового звена в многоуровневых иерархических системах управления ;

возможность выбора единиц обработки (в том числе в допустимом их сочетании) согласно иерархии, обусловленной реальной сложностью функционирования хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;

включение программно-аппаратных средств в контур коммуникационных отношений конечных пользователей, что способствует их продуктивной деятельности.

Создавая АРМ специалиста в области управления, необходимо учитывать следующие обстоятельства:

структура и функции объекта и/или системы управления могут либо модифицироваться, либо трансформироваться в процессе их функционирования;

цели функционирования хозяйствующего субъекта могут ставиться недостаточно четко, а отдельные из них могут трактоваться и/или восприниматься неоднозначно;

консерватизм исполнителей (с учетом человеческого фактора) и элементов уже существующей системы предполагает определенное противодействие (пассивное, а иногда и активное) любым управляющим воздействиям.

5.4 Классификация АРМ

Существует несколько оснований классификации автоматизированных рабочих мест; рассмотрим их по порядку.

В соответствии с функциональными обязанностями специалистов различают АРМ экономиста, бухгалтера, технолога, зоотехника, агронома и т. д. Они могут быть разработаны также для технического персонала - инспектора по кадрам, секретаря-референта, архивариуса и др.

В зависимости от используемых информационно-вычислительных ресурсов АРМ подразделяют на индивидуальные и корпоративные. Последние предполагают четкое выделение функций администрирования и более жесткие требования к методам организации работы пользователя.

Информационные АРМ решают задачи классификации, сбора, структурной организации, корректировки, хранения, поиска, выборки и выдачи информации. Для всех этих задач характерны простые вычислительные и логические процедуры. Информационные задачи наиболее трудоемки и занимают большую часть рабочего времени специалистов.

АРМ вычислительного типа решают в основном вычислительные и/или логические задачи. Их подразделяют на два типа: полностью и частично формализованные. Задачи первого типа решаются с использованием формальных алгоритмов, реализующих либо методы прямого счета, либо основанные на известных математических методах. Реализация задач второго типа осуществляется с использованием специального инструментария (методов и алгоритмов эвристического программирования, нейроматематики, нейроалгоритмов, нейросетевых решений и т. п.).

Интеллектуальные АРМ ориентированы на реализацию задач, связанных с семантической обработкой информации (текстов, речевой и видеоинформации).

АРМ классифицируют и по типу взаимодействия специалистов с компьютером. При разработке интерфейсов широкое распространение получили следующие методы организации режима диалога: выбор действий и/или функций из предлагаемого меню; выполнению функций, перечень и последовательность которых прописывается средствами командного языка. Кроме того, активное взаимодействие пользователя с компьютером может обеспечиваться за счет применения специальных диалоговых языков, языков разметки (HTML, XML, PERL и др.), а также речевых диалоговых систем.

Отметим, что эффективность применения любого из перечисленных средств обусловлена не только простотой и удобством реализации проектных и программных решений, но и требованиями к организации диалога, учитывающего лингвистический, психологический и эргономический факторы.

Несколько слов о речевых средствах диалога. В настоящее время известны речевые диалоговые системы, непосредственно встроенные в компьютер. Они способны адаптироваться и к голосу исполнителя, и к лексике предметной области, являясь по своей сути самообучающимися системами с характерными компонентами искусственного интеллекта. Кроме того, они обладают элементами защиты аппаратных средств и информационных ресурсов от несанкционированного доступа. Голосовой интерфейс имеет ряд преимуществ: соотносится с наиболее естественной формой общения, обеспечивает оперативное взаимодействие с системой, не предусматривает посредников в виде промежуточных носителей и средств, обладает простотой в освоении пользователем лексики предметной области.

По степени зависимости АРМ подразделяются на автономные, полуавтономные и распределенные.

Автономные АРМ характеризуются замкнутым циклом обработки информации и используют собственные ресурсы. Первые системы такого типа строились на базе мини-ЭВМ и/или микро-ЭВМ, а в настоящее время создаются на основе персональных компьютеров. Автономные АРМ обеспечивают независимость и самостоятельность в работе исполнителя, простоту структуры комплекса технических средств. К числу их недостатков следует отнести дублирование информации в различных местах ее обработки, трудоемкость поддержания целостности данных и обеспечения их непротиворечивости.

Полуавтономные АРМ для решения некоторых задач используют наряду с собственными внешние ресурсы. Как правило, они функционируют либо в автономном режиме, либо в режиме связи с внешними источниками данных. Строятся они на той же технической базе, что и автономные, но дополняются средствами связи с более мощными вычислительными ресурсами (в виде аппаратуры приема-передачи данных).

Наиболее часто полуавтономные АРМ функционируют в качестве компонентов локальной вычислительной сети, расположенном на ограниченной территории, при этом не используются телекоммуникационные средства связи общего назначения.

Распределенные АРМ функционирую в режиме телекоммуникационной связи с центральным информационно-вычислительным комплексом. Удаленные от головного компьютера рабочие места могут быть технически реализованы либо как абонентские пункты обработки данных, либо как дисплейные комплексы с клавиатурой, подключенные в качестве терминального средства к центральной ЭВМ посредством локальной или глобальной сети, либо как рабочие станции (клиенты).

Основные выгоды, связанные с применением сетей при функционировании полуавтономных и распределенных АРМ:

создание высокопроизводительных систем обработки данных за счет объединения нескольких компьютеров в мошный информационно-вычислительный комплекс;

повышение надежности системы благодаря сетевой организации обработки данных;

автоматизация документооборота, позволяющая постепенно перейти на безбумажную технологию и в. конечном итоге к электронному документообороту;

эффективное использование ресурсов сети благодаря связи компонентов АРМ; обеспечивается групповая и одиночная рассылка документов, контролируется их прохождение и исполнение;

интеграция вычислительных ресурсов и эффективное их использование за счет разделения во времени работы дорогостоящих периферийных устройств (высокоскоростной печати, электронных хранилищ данных);

отсутствие дублирования данных у клиентов благодаря их централизованному хранению на сервере, обеспечение корпоративного доступа к файлам и базам данных.

Сетевое решение проблемы подразумевает, естественно, использование соответствующей операционной системы, поддерживающей работу всех программных и аппаратных средств; лучше всего подходит UNIX либо Windows последних версий.

Отметим, что построение современных АРМ, учитывающих перспективу, предполагает использование полнофункциональной экспертной системы с базами знаний, машиной логического вывода, подсистемой объяснений, способной истолковать пользователю полученные результаты для принятия эффективных решений.

Следует рассмотреть еще один из наиболее перспективных вариантов функционирования АРМ - так называемые мобильные или виртуальные автоматизированные рабочие места (ВАРМ). Они предполагают организацию единою информационного пространства, хранилища данных, электронного документооборота, подключение к Интернет, обеспечение эффективной защиты информации и телекоммуникационных каналов. В данном случае рабочее место рассматривается как ПК с которым выполняется работа , а как способ коммуникации с системой. ВАРМ формируется автоматически при входе в систему в зависимости от введенного идентификатора и пароля в рамках механизма электронного документооборота (см. предыдущую главу).

Наряду с рассмотренными вариантами классификации используются и другие подходы -- с точки зрения состава программного обеспечения, единиц обработки данных, эргономических факторов и др.

5.5 Принципы построения АРМ и требования к ним

Проектирование и разработка АРМ являются сложной системной проблемой, которая нацелена на решение организационных, технических, математических, лингвистических, программных, эргономических и других вопросов. Ее решение предполагает изучение предметной области, выбор методов и средств проектирования, соблюдение общесистемных и специфических принципов построения программных продуктов.

Рассмотрим сначала общесистемные принципы создания АРМ.

Системное единство. На всех стадиях создания, функционирования и развития АРМ должна обеспечиваться его целостность. При этом следует исходить из того, что АРМ рассматривается и как элемент системы управления, и как локальная информационно-вычислительная система. Последняя должна обеспечивать полный набор компонентов информационной технологии, информационные взаимосвязи различных моделей (математических, статистических, информационных и др.), определенные взаимоотношения между специалистами, новые формы взаимодействия пользователя с компьютером и информационными ресурсами.

Принцип системного единства на этапе проектирования АРМ предусматривает последовательное выполнение следующих работ.

Постановка задачи. Определяются цели разработки новых алгоритмов, программных средств и/или адаптации существующих. Формулируются основные требования к алгоритмам, программным компонентам, лингвистическим средствам, информационным ресурсам и их структурной организации.

Структуризация. Определяется место и описывается среда функционирования АРМ в системе организационного управления. Формулируются требования и ограничения к программному и информационному обеспечению, к различного уровня интерфейсам специалистов с АРМ. Прописываются интерфейсы технических средств между собой, с ПК, каналами связи, выбирают необходимые и перспективные протоколы обмена, а также средства защиты транспортируемых данных. Определяются уровень ответственности, количество пользователей, интенсивность информационного взаимодействия и т. п. Выбирают адекватные механизмы принятия решений.

Параметризация. Анализируются и уточняются параметры имеющихся в наличии технических средств. Выбираются в качестве инструментов реализации соответствующее проектное, программное и информационное обеспечение. Устанавливается соответствие каждого средства требованиям и ограничениям, описанным на этапе структуризации.

Сама структура будущего АРМ декомпозируется на функционально однородные компоненты с выявлением связей (информационных, управленческих и структурных) между ними. Программная реализация должна обеспечивать достижение заданных параметров. Составляется и печатается проектная документация, удовлетворяющая требованиям организационного, технического, программного и информационного обеспечения.

Реализация. Данный этап предполагает непосредственную разработку адаптируемого программного и информационного обеспечения в виде функционально однородных компонентов АРМ с реализацией информационных, управленческих и структурных связей между ними; при этом следует учитывать возможность настройки под конкретного пользователя. Решаются также организационные, технические и эргономические вопросы в соответствии с требованиями и результатами предыдущих этапов проектирования. Готовится проектная документация в соответствии с требованиями технического и рабочего проектов.

Разрабатывая АРМ, необходимо подвергнуть критической ревизии:

способы кодирования и хранения обрабатываемой информации (текстовой, графической, аудио- и видеоматериалов и др.);

формы представления текстовой и графической информации;

соотношение текстовых и графических материалов с целью выбора наилучшего способа представления информации специалисту, принимающему решение;

параметры интенсивности запросов и времени их обслуживания в многопользовательском варианте системы;

методы и способы архивирования информации при ее хранении и обмене между компонентами АРМ.

Гибкость. Предполагает адаптацию программного и информационного обеспечения функционально однородных компонентов АРМ с реализованными связями (информационными, управленческими и структурными) к возможным трансформациям системы управления благодаря модульности построения его элементов и соблюдения соответствующих стандартов.

При этом необходимо учитывать и человеческий фактор, поскольку АРM по своей сути является человеко-компьютерной системой. Принцип гибкости предполагает наличие методического и лингвистического обеспечений, позволяющих специалисту самостоятельно видоизменять форму, структуру и наполнение выдаваемых компьютером документов, а также дополнять функциональные возможности АРМ в меру своей профессиональной подготовленности и степени владения предоставленными для этих целей средствами.

Устойчивость. Программно-аппаратные средства АРМ обязаны стабильно функционировать вне зависимости от воздействия на них внутренних и внешних нештатных ситуаций и/или факторов. При возникновении таких отклонений в отдельных компонентах АРМ они должны легко устраняться, а работоспособность системы в целом - быстро восстанавливаться.

Устойчивость работы достигается за счет применения дополнительных технических устройств и соответствующей аппаратуры, обеспечивающей безопасность на физическом уровне, а также за счет использования специальных программных средств защиты всех компонентов, включая программное обеспечение и информационную базу.

Единообразие. Предполагает использование специалистами АРМ единых понятий, терминов, условных обозначений, символики, способов представления и отображения данных, средств проектирования и программирования и т. д. Вся эта атрибутика регламентируется международными, общегосударственными и отраслевыми стандартами. Необходимо помнить также о совместимости компонентов атрибутики, их иерархической увязке и непротиворечивости .

Эффективность. Обусловлена назначением АРМ как конструктивного компонента хозяйствующего субъекта, основной целью функционирования которого является получение прибыли. Это достигается за счет повышения рентабельности, сокращения издержек производства и совершенствования системы управления.

Поскольку АРМ является компонентом, который непосредственно не производит материальных благ, стоимость его разработки и эксплуатации должна быть минимальной. Это обстоятельство предполагает тщательность в выявлении структурных модулей АРМ, возможность наращивания и совершенствования отдельных его структурных элементов и связей между ними, четкое определение затрат на создание и внедрение, расчет экономической эффективности всех стадий проектирования по общепризнанным методикам.

Ориентация на специалиста. АРМ необходимо создавать таким образом, чтобы от пользователя не требовалось специальных знаний в области программирования. Специалист должен оставаться в рамках свойственной, привычной ему технологии проведения расчетов и формирования необходимых документов. Поддержание такой технологии предполагает:

разработку широкого спектра возможных интерфейсов, включая и интеллектуальный, обеспечивающих диалог исполнителя с компьютером;

отбор лексики конкретной предметной области с последующим ее включением в электронный словарь, компоненты которого активно используются в диалоге исполнителя с АРМ;

инвариантность и модульность системного обеспечения АРМ;

адаптируемость функционально-ориентированных компонентов АРМ самим специалистом предметной области без обращения к разработчику программных продуктов.

Функциональная полнота. В рамках конкретной предметной области АРМ обеспечивает удовлетворение информационной потребности пользователя, проведение необходимых расчетов и вычислений, а также накопление и обработку информации. Достигается это за счет применения программных средств, основу которых составляют развитые и проверенные алгоритмы. Адаптация существующих программных модулей АРМ к изменившимся средствам управления должна производиться без существенной реконструкции системы управления в целом.

В современных условиях функционирования хозяйствующих субъектов принципиальным моментом является включение в контур принятия решений экспертных систем с их базами знаний.

Помимо рассмотренных принципов необходимо остановиться и на основных требованиях к созданию АРМ:

достаточное полное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей специалиста;

однородность и технологическая совместимость технических средств и программного обеспечения;

возможность индивидуальной адаптации к потребностям конкретных специалистов в части форм отображения входной ин

формации, выходных отчетов, различного уровня интерфейсов и т. п.;

наглядность, естественность, информационная емкость форм отображения ситуационной обстановки;

мощность языковых средств взаимодействия специалиста с компьютером, минимизация времени на получение необходимых сведений, интерактивный режим;

максимальное быстродействие каналов связи при корпоративной работе в клиент-серверной системе;

функциональная адаптация АРМ и его интерфейса к уровню подготовки специалиста;

простота отроения;

доступность приемов и средств общения пользователя с информационным и программным обеспечением

достаточность и доступность терминологических понятий лексики предметной области;

гибкость (обеспеченная модульным построением компонентов) в обслуживании аппаратно-программных средств.

Этот список не является исчерпывающим; он может дополняться и видоизменяться в зависимости от конкретных условий функционирования хозяйствующего субъекта, его взаимодействия с другими предприятиями и организациями.

5.6 Функции и основные этапы разработки АРМ

Исходя из рассмотренных принципов и требований, выделим главные функции, обеспечивающие продуктивное функционирование как самих АРМ, так и хозяйствующего субъекта в целом, управление которым поддерживается с их помощью. К таким функциям относятся:

поддержание в актуализированном состоянии информационных ресурсов хозяйствующего субъекта, а также их защита от несанкционированного доступа;

обеспечение информационного и справочного обслуживания специалистов всех уровней управления;

персонализация вычислений с выполнением арифметических и логических операций, а также операций отношения;

аналитические, математические, статистические, финансовые, проверки свойств и значений, учета, контроля, управления, регулирования, обработки и др.;

совершенствование интеллектуального интерфейса за счет поддержания в актуализированном состоянии лексики предметных областей;

своевременное обновление аппаратных средств и приобретение лицензионного программного обеспечения;

неукоснительное соблюдение требований международных стандартов и соглашений (ISO-9001:2000 и др.), а также их российских аналогов (ГОСТ РИСО 9001-2001).

Для автоматизированной реализации выделенных функций необходима определенная организация данных и знаний, а также создание языковых средств взаимодействия специалистов АРМ различного уровня с программным обеспечением и информационными ресурсами.

Существенную роль в определении функциональных возможностей АРМ играют его целевое назначение, профессиональная ориентация, основные бизнес-процессы, организационная структура хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим основные функции сотрудников, привлекаемых к процессу управления организацией.

Известно, что руководители различною уровня, а также лица, принимающие решения (как правило, специалисты), выполняют значительное количество служебных функций, реализации которых требует соответствующей профессиональной подготовки. Естественно, создаваемые АРМ должны поддерживать главные из них, в том числе:

оперативное управление и принятие решений, их информационное обеспечение, развитие баз данных и знаний, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; к некоторым базам или их частям может иметь доступ ограниченное число специалистов, а к отдельным их сегментам - только высшие руководители;

представление информации в форме, адаптированной к психологическим особенностям пользователя (в частности, согласующейся с его антропометрическими характеристиками);

высокая степень интеграции необходимых сведений при достаточной оперативности связи с источниками информации в пределах хозяйствующего субъекта;

получение необходимой и достоверной информации из баз данных, особенно от непосредственных помощников и референтов, в кратчайшее время;

разумное сочетание эффективного функционирования АРМ руководителя, опирающегося на централизованную информационную базу, с локальными информационными базами различных специалистов.

Реализация перечисленных функций, определяющих работоспособность и функционирование АРМ, требует опыта, наличия средств анализа информации и возникающих ситуаций, отработанных схем принятия решений с минимальной адаптацией, доступности технических и программных средств, их надежной работы.

Основными функциями исполнителя (технического работника) системы управления являются: оформление текстовых документов (печать, тиражирование, рассылка), ведение карточек и архивов, контроль ежедневных личных планов руководителей, обработка входящей и исходящей информации, контроль исполнительной дисциплины и др.

Работа с документами весьма характерна для различных АРМ и составляет до 85 % и более всех выполняемых работ в АРМ персонала управления. Она предполагает ведение базы текстов и файлов, формирование, редактирование и рассылку документов, контроль за их прохождением и использованием.

Ведение баз данных и файлов на магнитных носителях, содержащих полнотекстовые документы, предполагает поддерживание их в актуализированном и достоверном состоянии. Что касается документов, то они м.б. исключены из базы данных или пересланы в архив как утратившие юридическую силу, а вновь поступившие вводятся в работу, становясь активным компонентом информационных ресурсов организации.

Как правило, формирование документов и их редактирование выполняют с помощью соответствующих офисоориентированных программных средств (например, Word). Для этой цели используют шаблоны документов, различного рода тексты, хранящиеся в качестве заготовок. В то же время может быть разослан вариант редактируемого документа непосредственно на дисплеи исполнителей для его коррекции с последующим обобщением всех правок и их сведения в отредактированном документе. Исправленный документ распечатывают, получая необходимое количество «твердых копий».

Рассмотрим основные средства, которые способствуют продуктивному функционированию хозяйствующего субъекта и АРМ, поддерживающих процесс управления.

В настоящее время получила распространение электронная почта (e-mail), обеспечивающая отправку, транспортировку, отслеживание и получение корреспонденции; ее функционирование поддерживается сетевыми информационными системами различного уровня и ранга. Широко применяются в АРМ и возможности графического представления (когда необходимо отобразить процесс, объект, закономерность и т. п. в виде столбиковых, секторных диаграмм, гистограмм, а также различного рода схем, карт и т. п.).

Наряду с графикой применяются программные средства (например, PowerPoint), позволяющие создавать демонстрационный материал; они используются как иллюстрации при проведении совещаний, докладов и выступлений. Основным преимуществом презентаций является совместное отображение числовой, текстовой, табличной, образной, мультимедийной и графической ин-

формации; они могут быть выведены на широкоформатные демонстрационные жидкокристаллические экраны.

Для эффективной организации рабочего времени сотрудников аппарата управления могут быть полезны специальные программные продукты, обеспечивающие планирование работ с разбивкой на различные интервалы времени, корректировку планов, учет и анализ их выполнения и т. п. -- так называемые «электронные секретари» и др. Базовой в них является функция планирования рабочего дня, а также контроль и анализ выполнения плана. Планирование строится на основе распределения ресурса рабочего времени между различными работами за определенный период (НЕДЕЛЯ, МЕСЯЦ, ДЕНЬ); при этом важно оценить реальную трудоемкость каждой работы. При выполнении этих работ часто возникают потребности в корректировке сроков их начала, окончания и очередности. Такие изменения обусловлены различными факторами, которые трудно учесть заблаговременно (болезни, срочные дополнительные работы, указания вышестоящего руководства и т. п.). Эти функции в АРМ реализуются в виде «делового дневника», «записной книжки», «рабочего блокнота», «личной картотеки» и т. д.

Наиболее известным программным продуктом в данной области является Microsoft Outlook. Он поддерживает электронный календарь, электронный дневник, заметки (электронная записная книжка), задачи (выполняемые работы), электронную почту (отслеживает входящие, отправленные, исходящие и удаленные сообщения), позволяет архивировать необходимую информацию.

Групповые телекоммуникации (дискуссии, обсуждения, совещания и т. п,) реализуются в АРМ средствами телеконференций (при наличии на предприятии сетевой информационной системы).

Одной из важных функций АРМ руководителя и специалиста является поиск необходимых данных и знаний по регламентным и случайным запросам в соответствии с заданными условиями. При реализации запросов предусматривается однократное занесение информации в базу при многократном и комбинированном ее использовании в выходных отчетах. Кроме того, регламентные запросы соотносятся с заранее оформленными образцами выходных документов, в которых преобразования входных данных в выходные либо отсутствуют, либо выполняются по простым алгоритмам.

Что касается случайных запросов, то результат по ним выдается в форме «по умолчанию» без структуризации данных, руководствуясь принципом «как получится» (как выдаст система).

В заключение рассмотрим последовательность операций по разработке АРМ, ее основные этапы. Некоторые из них могут выполняться параллельно, исходя из имеющегося времени, ресурсов, наличия квалифицированных математиков, аналитиков, проектировщиков, информационщиков и программистов.

1. Изучение и характеристика предметной области:

место АРМ в обшей схеме системы организационного управления (СОУ);

выявление проблем, функций, задач, работ, подлежащих автоматизации;

выявление данных, необходимых для реализации проблем, функций, задач, работ;

построение инфологической (информационно-логической) модели АРМ:

детальная характеристика пользователей АРМ с учетом их иерархии в системе управления

2. Разработка элементов внешнего технического процесса: документопотоков;

входных и выходных форм документов; инструкций по заполнению входных форм; распорядительных документов.

3. Разработка элементов технологического процесса функционирования программного обеспечения АРМ:

регламентные запросы и их программная реализация; программное обеспечение для выдачи выходных форм; контроль данных и его программная реализация; ввод и корректировка данных; выдача данных; обработка данных;

порядок взаимодействия пользователей с разработчиками АРМ.

4. Выбор технических средств для АРМ:

вычислительная техника и телекоммуникационное оборудование;

оргтехника; схема оснащения рабочего места специалиста; график ввода вычислительной и организационной техники в контур управления.

Разработка схемы реализации проблем, функций, задач, работ в рамках АРМ.

Выбор инструментальных средств для реализации ПО проблем, функций, задач, работ и его разработка.

Разработка графика ввода АРМ в контур СОУ.

Сдача АРМ в опытную эксплуатацию (возможно частями).

Сдача АРМ в промышленную эксплуатацию (возможно частями).

Обучение специалистов работе с АРМ.

Создание демонстрационного варианта функционирования АРМ и его испытания.

Приведенный перечень этапов может изменятся (вирировать) при реализации конкретного АРМ для конкретного хозяйства в зависимости от реальных условий его функционирования.



Тема 6. Автоматизация обработки информации по учету основных средств

Лекции - 4 часа, практические занятия - 4 часа

Изучению подлежат следующие вопросы:

1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач.

2. Информационное обеспечение для решения задач учета основных средств.

3. Алгоритмы основных расчетов в комплексе задач учета основных средств (ОС).

4. Организация обработки информации по учету ОС на ПЭВМ.

Изучив данную тему, студент должен

6.1 Учет основных средств организационно-экономическая постановка задачи

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) относят здания» сооружения, оборудование, машины, транспортные средства и другие объекты, функционирующие в сфере материального производства. Сохраняя первоначальную натуральную форму, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреждения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предметы стоимостью выше 100 ММОТ (минимальная месячная оплата, труда) и сроком службы более года,Независимо от стоимости в состав основных средств включают сельскохозяйственные машины и орудия, взрослый рабочий и продуктивный свет. По составу в зависимости от целей использования и выполняемых функций основные средства учитывают по следующим группам и подгруппам.

I. Здания (корпуса мастерских, административные здания, жилые здания и другие объекты хозяйственного и социально-бытового назначения). Инвентарным объектом в этой группе являются каждое отдельно стоящее здание, пристройки, имеющие самостоятельное значение (склады, гаражи и др.).

II. Сооружения (автомобильные дороги, мосты, водохранилища и др.). а совокупности представляющие собой инженерно-строительные объекты. Инвентарным объектом считается каждое отдельное сооружение.

III. Передаточные устройства (линии электропередач, тепло сети, газовые сети и др.) - совокупность объектов, предназначенных для передачи электрической, тепловой и механической энергии.

IV. Машины и оборудование:

а) силовые машины и оборудование (двигатели внутренне го сгорания, силовые трансформаторы и др.);

б) рабочие машины и оборудование (станки, аппараты, агрегаты и др.);

в) измерительные и регулирующие приборы и устройства (весы, дозаторы, микроскопы и др.);

г) вычислительная техника;

д) прочие машины и оборудование (пожарные машины и др.) - машины и аппараты, не вошедшие в перечисленные выше группы.

V. Транспортные средства, предназначенные для перемещения людей, транспортировка грузов.

VI. Инструмент.

Производственный инвентарь и принадлежности (верстки, быш и др.).

УШ. Хозяйственный инвентарь

IХ. Рабочий н продуктивный скот

X. Многолетние насаждения. Инвентарными объектами многолетних насаждений считаются отдельные сады, лесополосы независимо от их количества, возраста и породы.

XI. Прочие основные средства (библиотечные фонды и др.). Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных.

В базе данных учитываются многие экономические и учетные характеристики основных средств: год сдачи в эксплуатацию ОС, инвентарный номер, заводской номер, подразделение и материально ответственное лицо, за которым закреплены ОС, шифр и норма амортизации, балансовая стоимость,

износ и др.

Основные средства оцениваются по первоначальной, восстановленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость - этовеличина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относительно постоянна.

В базе данных фиксируется балансовая стоимость ОС, которая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются, стоимостная величина износа фиксируется в базе данных. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величинуостаточной стоимости ОС, которая также фиксируется в БД.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально ответственных лиц.

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт приемки-передачи, в котором проставляются все перечисленные реквизиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности, а информация сохраняется в БД.

Каждому объекту ОС, принятому на учет (программно на ПК), присваивается инвентарный номер. При этом используется порядковый код. Присваивать вновь поступившим ОС номер выбывшего объекта.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансовом счете 01 "Основные средства".

Под влиянием времени в процессе эксплуатации ОС постепенно изнашиваются. Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимостьпродукции амортизационных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амортизации.

В условиях рыночной экономики степень интенсивности амортизации ОС определяется характером финансовой политики и стратегии предприятия. При благоприятной конъюнктуре сбыта и цен оно стремится быстрее амортизировать стоимость активной части ОС, а с ухудшением конъюнктуры -замедлить темпы амортизации.

В кашей стране запрещено начислять амортизацию и износ по полностью амортизированным объектам.

Годовые нормы амортизации ОС утверждаются централизованно и являются едиными дм всех предприятий независимо от форм собственности. Не начисляется амортизация по объектамжилищного фонда, книжному фонду, продуктивному скоту.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь принятым на учет ОС начиная с 1 -го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начислениеамортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации.

Расчет амортизации по автотранспорту производите* отдельно с учетом фактического пробега автотранспорта 3* отчетный месяц. Все это необходимо учитывать при автоматизированной обработке данных.

6.2 Технолога учета основных средств

АРМ "Учет основных средств" является составной частью комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятия. Так же как я другие АРМ эта группа программ,

АРМ "Учет основных средств" разрабатывается в строгом соответствии с имеющимся инструктивным материалом бухгалтерского учета и поддерживает журнально-ордерную форму учета. АРМ "Учет основных средств" позволяет производить учет основных средств с момента приобретения до полною их списания, получить все необходимые сведения_по_учету наличия основных средств как после введения в эксплуатацию, так и до нее. Предоставляет возможность получить все необходимые Данные в разрезе видов, отраслей, групп, подгрупп, материалов, ответственных лиц, подразделений, направлений производственных затрат, счетов учета, наименований основных средств и инвентарных номеров как по наличию и движению основныхсредств, так и по расчету амортизационных отчислений, ( и обеспечивает получение необходимых сведений для формирования отчетных форм периодической и годовой отчетности.

С помощью АРМ "Учет основных средств" ведется их учет с момента поступления, а затем и после ввода в эксплуатацию. Поэтому, при приобретении основного средства на него заводится инвентарная карточка учета основных средств. Пользователь имеет возможность вести автоматизированный учет основных средств по всем перечисленным счетам и получать соответственно необходимую информацию как по наличию основных средств, так и по их движению.

...