Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Теоретические основы различных подходов к управлению
• 1.1 Функциональный подход к управлению
• 1.2 Процессный подход к управлению
• 1.3 Моделирование бизнес-процессов
• 1.4 Выбор методологии моделирования ARIS
• 1.5 Методы повышения эффективности бизнес-процессов
• Глава 2. Внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом ОАО «ВДНХ»
• 2.1 Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса
• 2.2 Формализация бизнес-процессов выставочного комплекса
• 2.2.1 Бизнес-процессы верхнего уровня
• 2.2.2 Бизнес-процессы второго уровня - «Закупочная деятельность»
• 2.2.3 Процедуры бизнес-процесса «Закупочная деятельность»
• Выводы по главе 2
• Глава 3. Анализ и оптимизация бизнес-процессов выставочного комплекса ОАО «ВДНХ»
• 3.1 Определение бизнес-процессов для оптимизации
• 3.2 Бизнес-процесс «Инициация закупки»
• 3.2.1 Анализ бизнес-процесса «Инициация закупки»
• 3.2.2 Оптимизация бизнес-процесса «Инициация закупки»
• 3.3 Бизнес-процесс «Заключение договора»
• 3.3.1 Анализ бизнес-процесса «Заключение договора»
• 3.3.2 Оптимизация бизнес-процесса «Заключение договора»
• Выводы по главе 3
• Выводы по работе
• Список литературы
• Приложение

Введение

1.1 Функциональный подход к управлению

На сегодняшний день большое число организаций являются функционально-ориентированными и ведут свою деятельность исходя из принципов иерархичности управления и четкого разделения труда на основании выделяемых функциональных групп, схожих по специфике. Руководство таких организаций, как правило, консервативно убеждено в том, что такая структура организации позволяет эффективно осуществлять управление и вести деятельность.

Функциональный подход как научный подход к управлению был разработан еще в конце 19 века Ф.У.Тейлором (1856-1915) и предполагает, что разделение работы на небольшие элементы (функции) и распределение людей, специализирующихся на выполнение этих конкретных простых функций, позволит достичь наибольшей производительности в результате деятельности. Также данный подход уделяет большое внимание социальным ресурсам и рассматривает человека в качестве главного объекта управления. Он предполагает, что руководители должны мотивировать работников, обеспечивать соблюдение стандартов деятельности, контролировать разделение труда и специализацию функций.

Таким образом, организации с функциональной структурой управления разделяют свою деятельность на определенные наборы функций, которые лежат в зоне ответственности соответствующих подразделений и выполняются конкретными специализированными организационными единицами. Надо заметить, что подобный механизм выполнения функций определяет в качестве главных задач функциональных подразделений, как правило, только цели локального значения.

Среди важных характеристик функционального подхода следует отметить, что данный подход к управлению ориентирован на выполнение однородных действий и применяется для регулярной и повторяющейся деятельности. Кроме того, значительным преимуществом функционального подхода считается, что сотрудники, специализированные на выполнении определенных функций, способны исполнять их качественно и с максимально хорошим результатом, без отвлечения внимания на дополнительные операции и процессы. Следовательно, персонал может позволить себе ограничить сферу своих интересов и получать специализированные знания для самосовершенствования в узконаправленной профессиональной области деятельности. Также можно подчеркнуть, что при функциональном управлении хорошо формируется и контролируется организационная структура организаций, и каждый работник четко знает о своих обязанностях.

Идея функционального подхода состоит в том, чтобы эффективно контролировать и управлять выполнением работ и функций, за которые ответственны определенные сотрудники организации. Важным критерием эффективности функционального подхода к управлению является качество и профессионализм выполнения работниками своих обязанностей, а также компетентность и квалификация руководителей подразделений, так как они отвечают за распределение функций между подчиненными. Кроме того, нужно отметить, что руководители подразделений должны не только распределять и контролировать исполнение функций, но и определять технологии их выполнения. Это существенно сказывается на сложности управления, так как контроль исполнения технологии является крайне трудоемким, а в случае изменения условий внешней среды, руководители вынуждены вносить изменения в технологии исполнения функций, обеспечивать внедрение новых правил работы, доводить их до сотрудников, организовывая курсы повышения квалификации, а также контролировать их правильное выполнение.

Помимо отмеченных характеристик функционально-ориентированного подхода к управлению следует выделить ряд его недостатков. Так, при функциональном подходе к управлению руководители подразделений, оценивая качество выполнения функций, судят не по эффективности работы сотрудников, а по критериям соответствия выполняемой работы установленной технологии. Это, в свою очередь, объясняет тот факт, что разные подразделения и сотрудники, выполняющие узкоспециализированные задачи, как правило, стремятся выполнять работу в соответствии с установленной технологией. При этом они не видят своей особенной роли в общем процессе, не нацелены на получение конечного результата деятельности и эффективное выполнение своей работы. При функциональном подходе отмечается жесткость иерархической структуры, и поэтому каждый сотрудник прежде всего ориентирован на выполнение требований вышестоящего руководства, что является неэффективным в современных условиях конкурентной борьбы и тенденций клиентоориентированности организаций.

Кроме того, различные подразделения, выполняя свои функции, вынуждены взаимодействовать друг с другом при передаче работы на следующий этап. В большинстве случаев значительное количество времени тратится именно на взаимодействие подразделений, так как ни одно из них не стремится к эффективному сотрудничеству. Это, в свою очередь, часто порождает противоречия между подразделениями, сказывается на эффективности и конечном результате деятельности, что является важным недостатком функционального подхода в организационном управлении.

Таким образом, существующие недостатки функционального подхода к управлению сильно сказываются на эффективности управления выставочным комплексом и на ОАО «ВДНХ» в целом. Именно поэтому в данной работе предлагается рассмотреть процессный подход в качестве альтернативного для повышения эффективности управления выставочным комплексом.

1.2 Процессный подход к управлению

Согласно определению, главное понятие «процесс» включает в себя некоторое множество взаимосвязанных и последовательных, иногда повторяющихся действий, которые преобразуют входные ресурсы в готовый продукт на выходе. Любая деятельность организаций предполагает постоянное выполнение множества процессов для стабильного функционирования и уверенного существования на рынке. Кроме того, понятие «процесс» является неразрывно связанным с процессным подходом, главной целью которого становится реализация эффективного управления и развития организации.

Процессный подход прежде всего направлен на управление бизнес- процессами организации, которые являются его главными элементами, а не организационной структурой как при функциональном подходе к управлению. Именно поэтому процессно-ориентированную организацию можно рассматривать как бизнес-систему и определить ее деятельность как совокупность управляемых бизнес-процессов.

Благодаря процессному подходу деятельность любой компании может быть описана не только текстовым способом, но и наглядным графическим представлением, в виде формализованной модели бизнес-процессов на разных уровнях детализации. Помимо этого, процессный подход позволяет управлять ресурсами и деятельностью организации как процессом, что позволяет существенно упростить управление, повысить его качество и эффективность в целом.

Также еще одним важным преимуществом перехода к процессному подходу от функционального управления является возможность изменения ориентации управления в организации: уход от вектора «вертикальной» ориентации, означающего управление организацией со стороны руководства, и использование вектора «горизонтальной» ориентации, характеризующий управление организацией со стороны клиента или потребителя.

При сравнении процессного и функционального подхода, как правило, используется принцип их противопоставления, но это является не совсем правильным, так как данные подходы не противоречат друг другу и в значительной степени имеют достаточно много схожих черт. Так, главными элементами этих подходов являются процессы и функции соответственно, и, надо заметить, что данные понятия всегда неразрывно связаны при управлении организацией. Корме того, как процессный, так и функциональный подходы ориентированы на формирование организационной структуры и требуют определения правил и особенностей ведения деятельности и протекания процессов в заданных границах организации. Различие же подходов по этому вопросу заключается в том, как взаимосвязаны понятия «функция» и «процесс», и если при функциональном подходе в зависимости от специфики процесса происходит разделение обязанностей по функциональным подразделениям, то при процессном подходе между подразделениями организуются процессы сотрудничества и взаимодействия.

Важной отличительной чертой процессного подхода является его ориентация не на технологию выполнения процесса, а на получение конечного измеримого результата, который должен соответствовать поставленным целям и устанавливаемым плановым показателям или, иначе говоря, ключевым показателям эффективности. В отличии от функционального подхода к управлению идея процессного подхода состоит в том, чтобы эффективно контролировать границы процессов, то есть поступающие на вход ресурсы и результаты в качестве выходов. Кроме того, можно отметить, что процессный подход неслучайно определяется как «управление по целям», он неразрывно связан с системой целей организации. Каждый выделяемый в организации бизнес-процесс должен быть направлен на достижение определенной поставленной цели, в свою очередь, имеющей критерии определения эффективности. Таким образом, именно понятие ключевого показателя эффективности определяет степень достижения цели и установленного планового показателя соответствующим бизнес-процессом.

Так, понятие эффективности процессного управления предполагает, что в организации должна быть определена система целей и ключевых показателей, на достижение которых должны быть направлены все выделяемые и регламентированные бизнес-процессы. Кроме того, необходимо отметить, что эффективное процессное управление предполагает внедрение цикла управления бизнес-процессами и цикла непрерывного совершенствования. Это требует проведения систематической работы над бизнес-процессами и использования инструментов процессного подхода, что включает в себя идентификацию, моделирование, анализ и оптимизацию, автоматизацию, контроль и мониторинг бизнес-процессов, то есть их постоянное и непрерывное совершенствование.

Таким образом, несмотря на существующие сходства между рассматриваемыми подходами к управлению, процессный подход оказывается более эффективным при управлении многими организациями, ведущими свою деятельность в различных сферах. Именно поэтому в рассматриваемой организации ОАО «ВДНХ», использующей в настоящее время малоэффективный функциональный подход, рекомендуется внедрение процессного подхода к управлению.

Использование процессного подхода к управлению выставочным комплексом, ориентированного на достижение конечных результатов, позволит внедрить цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов. Это, в свою очередь, окажет положительное и существенное влияние на ключевые показатели деятельности, обеспечит достижение целей и повысит эффективность управления. Такой подход позволит проводить качественную работу с бизнес-процессами особенно в условиях нестабильной рыночной среды за счет моделирования, анализа, оптимизации и автоматизации, непрерывного совершенствования бизнес- процессов и их систематического контроля. Кроме того, переход от функционального управления выставочным комплексом к процессному

подходу обеспечит ряд значительных преимуществ, которые существенно скажутся на самых различных аспектах деятельности:

1) Эффективность функционирования

Повышение качества деятельности выставочного комплекса будет обеспечено за счёт внедрения процессного подхода и сопутствующей ему эффективной системы инфраструктурного обеспечения, что, соответственно, повлечёт за собой увеличение эффективности организации.

2) Эффективность управления

Процессный подход позволяет проводить оперативную консолидацию данных о деятельности организации и обеспечивать получение руководством точной и своевременной информации. Это, в свою очередь, позволит значительно усовершенствовать процесс принятия управленческих решений и повысить эффективность управления выставочным комплексом.

3) Эффективность ко нтроля

Повышение эффективности управления организацией неразрывно связано с осуществлением контроля деятельности и всех бизнес-процессов. Внедрение процессного подхода позволит улучшить контроль качества деятельности выставочного комплекса и сделать его более эффективным.

4) Система целей и показателей

Важным инструментом процессного подхода является система целей, которая должна быть построена с учетом определения метрик и ключевых показателей. Это позволит обеспечить четкое понимание целей и целевых показателей сотрудниками, а также повысит эффективность управления и контроля достижения результатов руководителями.

5) Выделение бизнес-процессов

Переход к процессному подходу предполагает проведение идентификации бизнес-процессов организации и их подробное описание. Это

несомненно обеспечит упрощение понимания бизнес-процессов такой сложной организации, как выставочный комплекс, а также позволит сконцентрировать внимание на ключевых процессах деятельности.

6) Формализация бизнес -процессов

Одним из наиболее важных этапов процессного управления является формализация бизнес-процессов с помощью различных технологий и средств моделирования. Основной целью процесса моделирования является регламентация и стандартизация каждого бизнес-процесса для повышения эффективности его выполнения и получения качественного конечного результата. Это несомненно является важным преимуществом, которое окажет значительное влияние на эффективность бизнес-процессов выставочного комплекса.

7) Эффективность оптимизаций

Главным принципом процессного управления является детальное изучение бизнес-процессов организации и особенное внимание к ним. Исследование бизнес-процессов включает в себя такие этапы, как проведение комплексного анализа, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов. Учитывая потребность организации ОАО «ВДНХ» в повышении качества деятельности и эффективности управления, процессный подход, его возможности и средства позволят обеспечить проведение анализа ошибок и нарушений бизнес-процессов как в целом, так и на отдельных этапах.

8) Оптимизация бизнес -процессов

Внедрение процессного подхода к управлению обеспечивает действительно качественное совершенствование деятельности организации. Это означает, что предполагаемая оптимизация бизнес-процессов выставочного комплекса позволит организовать параллельное выполнение многих задач, значительно сократить сроки выполнения работ, а также использовать оптимальное количество ресурсов.

9) Оптимизация организационной структуры

Процессный подход к управлению также предполагает проведение анализа и оптимизации организационной структуры. Внимание к организационной структуре выставочного комплекса и осуществление ее оптимизации позволит объединить разрозненные действия функциональных подразделений, а также повысить эффективность горизонтальных связей между структурными подразделениями.

10) Эффективность автоматизаций

Повышение эффективности деятельности организации за счет использования процессного подхода к управлению позволит создать соответствующие условия для эффективной автоматизации бизнес-процессов и внедрения различных информационных технологий и систем. Осуществление эффективной автоматизации значительно повысит производительность и качество результатов бизнес-процессов выставочного комплекса, а также создаст дополнительные экономические преимущества.

11) Экономическая эффективность

Качественное внедрение процессного подхода и его использование при контроле деятельности и управлении существенно скажется на экономической эффективности организации ОАО «ВДНХ». Это позволит значительно повысить ключевые показатели эффективности деятельности, обеспечит эффективное управление операционными издержками и привнесет большую гибкость организации в изменяющихся условиях. Кроме того, эффективный анализ рынка и внешней среды при процессном подходе позволит оперативно выявлять и реализовывать существующие рыночные возможности.

Таким образом, все вышеперечисленные преимущества процессного подхода и его внедрения для управления выставочным комплексом обеспечат повышение прибыли организации за счет эффективного достижения целей, что несомненно имеет большое значение для акционеров ОАО «ВДНХ».

1.3 Моделирование бизнес-процессов

По определению, понятие «модель» понимается как множество графических объектов, которые обладают свойствами, имеют атрибуты и связаны с другими объектами некоторыми связями. Как правило, модели являются необходимыми для наглядного представления описываемой системы и отражения ее характеристик и особенностей.

Моделирование бизнес-процессов предполагает создание модели организационной деятельности, наглядно отражающей существующие процессы организации. Модели позволяют детализировать особенности их выполнения и представить требуемое ресурсное окружение, исполнителей, материальное и информационное обеспечение и другие объекты. Главной целью моделирования бизнес-процессов является графическое описание сложной бизнес-системы, обеспечение точности, логичности и последовательности представления процессов для упрощения понимания деятельности организации. Это становится возможным благодаря использованию методологий, что, в свою очередь, вносит структурность и единообразие в процесс и результат моделирования.

Моделирование играет ключевую роль в представлении бизнес- процессов, так как позволяет проводить их подробный анализ, осуществлять оптимизацию, интеграцию, проверки и измерения различных процессов, а также оперативно внедрять изменения и совершенствовать процессы. Также можно сказать, что процесс моделирования оказывает непосредственное и сильное влияние на принятие управленческих решений, степень их рациональности и способствует поддержанию постоянного контроля за деятельностью.

При моделировании бизнес-процессов необходимо придерживаться ряда существенно значимых принципов, обеспечивающих корректность и адекватность моделей, их единообразие и легкость восприятия человеком.

Прежде всего необходимо отметить, что построение модели должно осуществляться с учетом задач моделирования. Описание должно быть целостным, последовательным и логичным, отвечать принципу разумной достаточности и детализироваться в соответствии с выбранным уровнем и поставленными целями. Также важным правилом моделирования является принцип «сверху-вниз», что предполагает последовательное построение моделей для каждой изучаемой предметной области начиная с верхнего уровня. Постепенное описание и детализация моделей по иерархической структуре позволяют раскладывать сложную бизнес-систему на простые части и позволяют достичь однозначности и доступности понимания.

Другим важным принципом моделирования бизнес-процессов, описывающих деятельность некоторой организации, является применение эталонной или референтной модели в качестве образца или шаблона. Эталонные модели представляют собой некоторые универсальные модели функционирования организации, содержащие совокупность бизнес-процессов верхнего уровня и созданные на основании лучшего практического опыта и деятельности компаний в различных отраслях и в разных странах. Референтные модели представляют собой особые эталонные модели универсального функционирования организаций, учитывающие существующую специфику различных отраслей и построенные на основании лучших образцов соответствующего практического опыта.

Таким образом, при моделировании деятельности выставочного комплекса требуется внимательно подойти к построению модели, которая должна учитывать специфику отрасли, а также соответствовать правилам и принципам эффективного моделирования. Очень важно создать модель, адекватно и доступно отражающую суть деятельности выставочного комплекса, то есть необходимо тщательно изучить все нюансы и особенности организации, а также, учитывая задачи моделирования, описать бизнес- процессы до соответствующего уровня детализации.

1.4 Выбор методологии моделирования ARIS

В настоящее время существует множество различных методологий, предназначенных для бизнес-моделирования и описания деятельности организаций. Как правило, каждая методология моделирования имеет свое научное обоснование, логическую структуру и тщательно разработанный инструментарий, позволяющий исследовать с разных углов зрения бизнес- процессы организаций и систематизировать знания о деятельности в целом.

Научное определение понятия «методология моделирования» предполагает, что это является учением о приемах и методах, средствах и логической структуре деятельности по изучению предметов, их характеристик и связей в области структурного анализа. Объектом структурного анализа в данной работе является организация ОАО «ВДНХ», а предметом исследования - бизнес-процессы ее деятельности. Следует также отметить, что целью структурного анализа данной работы является исследование характеристик бизнес-системы, то есть организации, путем определения ее подсистем, то есть бизнес-процессов на различных уровнях, и описания элементов и связей между ними.

Таким образом, в данной работе внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом предлагается осуществить путем проведения структурного анализа для исследования деятельности организации и идентификации бизнес-процессов, а также с помощью последующего построения модели бизнес-процессов с использованием некоторой методологии моделирования.

Среди большого числа существующих методологий моделирования можно выделить следующие, наиболее используемые в настоящее время при структурном подходе: DFD (Data Flow Diagrams), STD (State Transition Diagram), FDD (Functional Decomposition Diagrams), семейство IDEF. Кроме того, существуют различные CASE-системы, предназначенные для разработки и анализа систем программного обеспечения, методологии для объектно-ориентированного подхода, например, UML-средства (Unified Modeling Language), а также методология для моделирования бизнес-процессов - ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems).

На данный момент наиболее современным подходом, предназначенным для описания деятельности организаций, является моделирование бизнес- процессов с помощью методологии ARIS. Главной целью данного подхода является структурированное графическое описание бизнес-процессов организации с помощью стандартизированного алгоритма и создания эффективных моделей с учетом целей моделирования. Методология ARIS имеет множество преимуществ и благодаря этому неслучайно широко используется во многих организациях. Поэтому и в данной работе выбрана именно она для моделирования бизнес-процессов выставочного комплекса.

Данная методология ARIS была создана немецкой компанией IDS Scheer AG для создания мощной системы инструментов, позволяющей строить модели бизнес-процессов разных уровней детализации с помощью простых и понятных объектов, отражающих определенные сущности, и связей, необходимых для отражения взаимоотношений между ними. Также важной характеристикой методологии ARIS является большое количество специализированных моделей, предназначенных для моделирования различных предметных областей современной организации. Такой подход к моделированию и представлению бизнес-процессов позволяет не только упростить и визуализировать такую сложную систему как организация, но и обеспечить более качественный ее анализ и управление.

Методология ARIS предполагает использование определенного алгоритма описания бизнес-процессов организации: сначала требуется изучить объект и построить модель бизнес-процессов верхнего уровня, а затем предполагается осуществление детализации модели, ее описание на более глубоком уровне и расширение путем добавления уточняющих элементов.

В методологии моделирования ARIS предполагается следующая иерархическая структура уровней описания бизнес-процессов, которая будет использоваться в данной работе при изучении деятельности выставочного комплекса:

1. Описание процессов верхнего уровня . Данный этап осуществляется с помощью построения модели процессов верхнего уровня, иначе говоря диаграммы цепочки добавленного качества (Value-added chain diagram, VAD), и предназначен для описания таких главных бизнес-процессов, как основные, поддерживающие, процессы управления и развития.

2. Описание групп процессов. Этот этап осуществляется с помощью построения модели групп процессов, которая представляет собой диаграмму цепочки добавленного качества (Value-added chain diagram, VAD) и предназначена для изображения и детализации процессов верхнего уровня, выполняемых для реализации определенной цели, значимой для организации.

3. Описание сценариев процесса. Данный этап осуществляется с помощью построения модели сценариев процесса (Process selection diagram, PSD) и модели логики каждого сценария, иначе говоря событийной цепочки процесса (Extended event driven process chain, eEPC), предназначенных для разработки различных сценариев выполнения процесса и представления логики и последовательности каждого из них.

4. Описание процедур процесса. Данный этап осуществляется с помощью построения модели описания процедур (Extended event driven process chain, eEPC), необходимой для детального описания функций, которые должны быть последовательно исполнены в рамках бизнес-процесса единицами организационной структуры. Кроме того, этот этап предполагает построение модели окружения функций процедур (Function allocation diagram, FAD), предназначенной для расширения знаний об объектах, непосредственно окружающих функцию, таких как материальные ресурсы, исполнители, информационные ресурсы, системы и потоки, продукты и услуги.

1.5 Методы повышения эффективности бизнес-процессов

Процессный подход к управлению подразумевает постоянное повышение эффективности бизнес-процессов организации и предполагает их непрерывное совершенствование. Так, цикл управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов является неотъемлемой частью процессного подхода и включает в себя такие элементы, как идентификация и моделирование бизнес-процессов, анализ статистики достижения ими целей и ключевых показателей эффективности, проведение анализа существующих бизнес-процессов и выявление тех из них, которые не удовлетворяют установленным показателям и не соответствуют требованиям. Кроме того, цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов предполагает осуществление оптимизаций и автоматизаций неэффективных бизнес- процессов, а также их постоянный контроль и мониторинг. Таким образом, подобный цикл управления бизнес-процессами представляет собой их непрерывное совершенствование, что позволяет постоянно повышать эффективность деятельности организации.

В настоящее время многие организации, использующие процессный подход к управлению все чаще прибегают к различным методам повышения эффективности бизнес-процессов. Такие методы, как правило, строятся на основании идеи классической схемы непрерывного совершенствования и цикла Шухарта-Деминга. Он предполагает постоянное повторение четырех главных этапов цикла непрерывного совершенствования, таких как

«Планирование», «Измерение и анализ», «Улучшение» и «Внедрение и контроль». Подобные методы, построенные на базе четырехэтапного цикла Шухарта-Деминга, направлены на повышение эффективности деятельности и управления организацией, на преодоление сложностей взаимодействия с внешней средой, на повышение скорости реагирования на изменяющиеся условия, на повышение конкурентоспособности и на минимизацию издержек при сохранении высокого качества результатов.

Главные этапы цикла Шухарта-Деминга можно понимать следующим образом:

«Пла нир ова ни е»

- данный этап включает в себя идентификацию и

моделирование бизнес-процессов, определение целей и задач, установление ключевых показателей эффективности достижения целей, а также предполагает планирование проекта по непрерывному совершенствованию бизнес-процессов.

«Измерение и анализ» - данный этап предполагает проведение анализа существующих бизнес-процессов на основании измерения ключевых показателей эффективности и результатов достижения целей, а также выявление неэффективных бизнес-процессов, не удовлетворяющих установленным плановым показателям.

«Улучшение» - данный этап непосредственно связан с повышением эффективности бизнес-процессов, предполагает их оптимизацию и автоматизацию, а также тестирование и оценку эффективности разработанных мер.

«Внедрение и контроль» - данный этап предусматривает стандартизацию и поэтапное внедрение усовершенствований, предполагает контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также дальнейшее непрерывное их совершенствование.

Таким образом, благодаря использованию методов повышения эффективности бизнес-процессов становиться возможным осуществить внедрение процессного подхода, повысить эффективность управления бизнес- процессами и эффективность деятельности организации.

Так, в данной работе в соответствии с методами повышения эффективности бизнес-процессов на основании цикла непрерывного совершенствования будет осуществлено внедрение процессного подхода для повышения эффективности управления выставочным комплексом в

организации ОАО «ВДНХ». Это обеспечит эффективное функционирование, достижение целей и плановых показателей, непрерывное совершенствование, эффективное управление и контроль, а также повышение прибыли организации.

Прежде всего внедрение процессного подхода и повышение эффективности бизнес-процессов на первом этапе «Планирование» должно включать в себя анализ внешней среды выставочного комплекса, выявление целей, идентификацию и моделирование бизнес-процессов организации ОАО

«ВДНХ». Эффективность управления выставочным комплексом в рамках процессного подхода предполагает, что должны быть установлены цели и соответствующие им ключевые показатели эффективности, которые показывают степень достижения результата и плановых показателей.

На следующем этапе «Измерение и анализ» предполагается, что должен быть проведен анализ выявленных бизнес-процессов выставочного комплекса на основании измерений ключевых показателей эффективности и результатов достижения целей. Кроме того, на данном этапе должны быть определены неэффективные бизнес-процессы организации ОАО «ВДНХ», не удовлетворяющие установленным плановым показателям и требующие проведения оптимизации и совершенствования.

На этапе «Улучшение», непосредственно связанном с повышением эффективности бизнес-процессов выставочного комплекса, предполагается проведение их оптимизации и совершенствование, а также разработка различных способов автоматизации с помощью информационных технологий и систем. Кроме того, текущий этап должен включать в себя тестирование разработанных мер и оценку их эффективности для ОАО «ВДНХ».

Последний этап цикла непрерывного совершенствования бизнес- процессов «Внедрение и контроль» предусматривает стандартизацию усовершенствованных и оптимизированных бизнес-процессов выставочного комплекса, поэтапное внедрение усовершенствований в процессы деятельности организации, предполагает постоянный контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также их дальнейшее непрерывное совершенствование.

Таким образом, в соответствии с выделенными этапами и рекомендациями на основании непрерывного цикла управления и совершенствования в данной работе будет осуществлены идентификация и моделирование бизнес-процессов выставочного комплекса, будет проведен анализ существующих бизнес-процессов в соответствии с поставленными им целями и достижением установленных ключевых показателей. Также будет проведена оптимизация неэффективных бизнес-процессов по результатам проведенного анализа и предложены меры по повышению эффективности существующих бизнес-процессов. Кроме того, будет проведена оценка эффективности предложенных мер по оптимизации, которые предлагаются ко внедрению в организации ОАО «ВДНХ» для повышения эффективности управления бизнес-процессами. процессный управление бизнес оптимизация

При этом следует отметить, что необходимым условием успешного внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом является непрерывное совершенствование бизнес-процессов и создание реально действующих механизмов управления процессами: возможность установления целевых параметров деятельности и контроля полученных результатов. Контрольными параметрами эффективности для измерения результатов процессов может служить система экономических показателей, необходимая для оценки каждого бизнес-процесса и участвующих в них подразделений и сотрудников. При правильном определении показателей эффективности процессов выставочного комплекса будет создан такой механизм, который позволит принимать эффективные управленческие решения, основанные исключительно на фактах, а также эффективно оптимизировать и контролировать все бизнес-процессы организации. Так, следствием повышения эффективности управления выставочным комплексом будет улучшение всех конечных результатов деятельности ОАО «ВДНХ».

Глава 2. Внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом ОАО «ВДНХ»

2.1 Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса

Идентификация бизнес-процессов является неотъемлемым этапом при внедрении процессного подхода к управлению и требует внимательного изучения существующих особенностей организации, принципов ее управления, внутренней и внешней среды. Осуществление идентификации бизнес-процессов предполагает определение набора ключевых бизнес- процессов верхнего уровня, имеющих для организации наиболее важное значение. Для проведения идентификации бизнес-процессов можно использовать множество разных подходов, но для выделения бизнес- процессов ОАО «ВДНХ» было решено воспользоваться именно системным подходом, который является одним из наиболее распространенных и часто используемых.

В основе системного подхода к организации предполагается исследование объекта как системы, которая рассматривается как единое целое и как совокупность взаимосвязанных процессов, представляющих собой набор определенных сущностей и отношений между ними. При этом сама организационная деятельность представляется как иерархическая структура моделей разного уровня детализации, необходимая для упрощения ее понимания, изучения структуры и свойств, определения ключевых целей и процессов, а также повышения эффективности управления и реализации поставленных задач. Кроме того, надо отметить, что изучение любой системы невозможно без рассмотрения ее в контексте внешнего окружения, поэтому исследование выставочного комплекса и идентификация бизнес-процессов должна осуществляется как «изнутри», так и в тесной связи с внешней макро- и микросредой, то есть «извне».

Исследование организации ОАО «ВДНХ» «извне» основано на определении его миссии, главных целей и стратегии, выявлении заинтересованных лиц и их ожиданий, а также на идентификации ключевых бизнес-процессов, зависящих от окружающей среды и направленных на реализацию целей. Изучение выставочного комплекса «изнутри» предполагает исследование положений и иной документации, проведение опросов и интервью с работниками для определения ключевых бизнес- процессов, связанных с внутренней средой организации и необходимых для ее функционирования.

На данный момент ОАО «ВДНХ» является одним из наиболее крупных выставочных комплексов в России и в мире, который успешно функционирует, постоянно развивается и совершенствуется. До недавнего времени главный выставочный комплекс страны не имел единого центра управления, но в 2014 году его возрождение было передано под руководство мэра Москвы и Правительства города. Можно отметить, что с тех пор ВДНХ был возвращен его исторический облик и были достигнуты значительные успехи в реконструкции и развитии выставочного комплекса. Это стало самым крупным проектом в Москве, связанным с благоустройством общественной территории выставочного комплекса, и в настоящее время ОАО «ВДНХ» ставит перед собой такие главные цели своего функционирования, как осуществление музейной, выставочной и рекреационной деятельности.

Сейчас на ВДНХ организуется большое количество выставок, ярмарок, праздников, культурных и спортивных мероприятий. Это стало одним из самых популярных и безопасных мест проведения досуга и отдыха для горожан и гостей города, куда теперь приходит гораздо больше посетителей, чем до осуществления изменений. Таким образом, за рекордно короткий срок было осуществлено возрождение выставочного комплекса ВДНХ, а его активное развитие планируется продолжать на постоянной основе.

С целью дальнейшего развития и совершенствования выставочного комплекса необходимо поставить вопрос о внедрении процессного подхода и повышении эффективности управления его деятельностью. Прежде всего, начиная с идентификации бизнес-процессов ОАО «ВДНХ», следует изучить ее внешнюю среду и внешние факторы, которые оказывают серьезное влияние и имеют важное значение для организации.

Так, в рамках внешней макросреды организации ОАО «ВДНХ» отмечается крайне сильное влияние факторов, относящихся к смежным средам, с которыми осуществляется тесное взаимодействие, и среди них можно выделить социально-демографическую среду, культурно- образовательную, природно-географическую, политическую и экономико- правовую, среду государственного регулирования, научно-техническую и маркетинговую информационную среды. Все факторы влияния макросреды на выставочный комплекс требуют внимательного анализа, прогнозирования и реализации соответствующей стратегии, учитывающей различные варианты дальнейшего развития окружающей среды, с целью уменьшения неопределенности и обеспечения контроля.

Для определения факторов микросреды, непосредственно влияющих на ОАО «ВДНХ», следует отметить ряд участников, с которыми происходит наиболее активное и значимое взаимодействие выставочного комплекса, среди которых можно выделить таких, как партнеры, поставщики и посредники, инвесторы и банки, государственные органы, контактные аудитории и СМИ, конкуренты, клиенты, посетители и их запросы. Выделенные участники микросреды напрямую влияют на протекание ключевых бизнес-процессов выставочного комплекса и, соответственно, на функционирование и реализацию поставленных целей. В отличии от факторов макросреды факторами микросреды и отношениями с ее участниками можно управлять в большей степени, и именно поэтому они требуют особенного и

аккуратного регулирования, а также проведения политики повышения эффективности взаимодействий и внешних коммуникаций.

Таким образом, множество факторов макро- и микросреды «извне» оказывают неизбежное и постоянное влияние на бизнес-процессы и деятельность выставочного комплекса. Более того, данные факторы окружающей среды формируют миссию, главные цели и стратегию ОАО «ВДНХ».

Говоря о миссии выставочного комплекса, надо отметить, что организация стремится соответствовать своему историческому предназначению и быть главным в стране музейным, выставочным и рекреационным комплексом. Кроме того, ОАО «ВДНХ» выполняет такие важные функции, как поддержание культурного и исторического объекта, развитие его территории и инфраструктуры и популяризация проведения культурно-образовательного досуга в современном обществе.

Главными целями выставочного комплекса можно считать успешное осуществление деятельности, совершенствование и оптимизация организационных бизнес-процессов, проведение мероприятий по улучшению качества их выполнения и повышение эффективности управления и контроля выставочным комплексом. Также выставочный комплекс осуществляет формирование главной стратегии, которая должна соответствовать выделенным целям и быть направленна на их реализацию. В соответствии с принятой стратегией, ОАО «ВДНХ» осуществляет деятельность, направленную на развитие выставочного комплекса, проводит оптимизацию и совершенствование бизнес-процессов, а также организует мероприятия по повышению эффективности управления выставочным комплексом.

Таким образом, на основании рассмотрения выставочного комплекса «извне», были определены внешние факторы макро- и микросреды и сформулированы цели, миссия и стратегия ОАО «ВДНХ», которые, в свою очередь, должны отвечать требованиям окружающей среды. Успешное

осуществление деятельности в соответствии с поставленными целями и преодоление возникающих при взаимодействии с внешней средой сложностей неразрывно связано с качеством и эффективностью выполнения бизнес- процессов выставочного комплекса. Ключевые бизнес-процессы ОАО «ВДНХ» непременно должны быть направлены на достижение целей и реализацию стратегии организации с учетом сложности внешней среды, а также должны постоянно анализироваться и совершенствоваться для повышения эффективности деятельности.

Исследование организации ОАО «ВДНХ» «изнутри» позволяет выявить ряд факторов внутренней среды организации, оказывающих влияние на ее деятельность. Среди факторов внутренней среды выставочного комплекса важно выделить такие существенные, как менеджмент, технология и инфраструктура организации, организационная структура и кадровый состав, организационная культура, маркетинг, имидж и репутация, а также ее материальные возможности и ресурсы. Соответственно, на основании отмеченных факторов внутренней среды, исследовании положений и регламентов, проведении опросов и интервью персонала становится возможным определение ключевых бизнес-процессов ОАО «ВДНХ», необходимых для ее функционирования и связанных с внутренней средой организации.

Так, на основании проведенного исследования внутренней и внешней макро- и микросреды организации ОАО «ВДНХ» можно систематизировать знания о факторах, которые оказывают существенное воздействие на деятельность выставочного комплекса. В таблице 2.1 представлен SWOT- анализ, который заключается в определении факторов внутренней среды организации и разделении их на категории «Сильные стороны» (Strength),

«Слабые стороны» (Weaknesses), а также в выявлении факторов внешней среды и разделении их на категории «Возможности» (Opportunities) и «Угрозы» (Threats).

Таблица 2.1. «SWOT-анализ выставочного комплекса»