Разработка и внедрение новой структуры бизнес-процессов в организации

Система бюджетного планирования, с одной стороны, использует как целевые установки показателей среднесрочного планирования, а с другой, является детализированной информационной базой для формирования планов в среднесрочной перспективе.

Горизонт планирования бюджета - период, на который можно спрогнозировать деятельность Общества в количественных (стоимостных) показателях данного бюджета с приемлемой точностью.

Шаг планирования бюджета - периодичность, с которой в пределах горизонта планирования формируется данный бюджет.

ЦФО или центр финансовой ответственности - структурное подразделение компании, ответственное за достижение целевого значения того или иного финансового показателя.

В финансовой структуре Общества выделяются два основных ЦФО:

Центр дохода;

Центр затрат.

Центр затрат (ЦЗ) отвечает только за произведенные затраты и выплаты денежных средств на основе регламента исполнения платежных обязательств Общества в рамках сформированного бюджета доходов и расходов.

Центр дохода (ЦД) отвечает за доходы и поступления денежных средств в процессе своей деятельности на основе регламента по работе с дебиторской задолженностью в рамках сформированного бюджета доходов и расходов.

	Центр дохода	Центр затрат
Руководитель	Генеральный директор	Генеральный директор
Ответственный за исполнение бюджета	Коммерческий директор	Финансовый директор

2. Состав системы бюджетного планирования

В Обществе выделяются следующие этапы планирования:

I Этап. Формирование - процесс сбора или получения исходной информации.

1. Сбор статистики потребления энергоресурсов за предыдущие 3-5 лет

2. Расчет плановых показателей с учетом данных по формированию тарифов на энергоресурсы

3. Коррекция полученных данных с учетом фактического использования ресурса арендаторами.

оправкой на фактическое использование ресурса арендаторами.

II Этап. Согласование - процесс обсуждения (изменения) показателей подготовленного бюджета между подразделениями и с руководством с целью устранения возможных противоречий таким образом, чтобы план соответствовал возможностям и интересам всех участвующих сторон при его исполнении, сохраняя при этом заданную руководством целевую установку. Составной частью согласования является этап корректировки плановой информации (бюджетов).

III Этап. Утверждение - процесс принятия руководством подготовленных и согласованных со всеми участниками бюджетов предприятия. Принятые планы становятся директивными, то есть утвержденными к обязательному исполнению центрами ответственности.

3. Периоды и периодичность планирования и корректировки бюджетов

Данный раздел определяет горизонт (период) и шаг (периодичность) планирования, а также периодичность текущей корректировки по функциональным бюджетам Общества.

Горизонт и шаг планирования/корректировки бюджетов



Бюджеты	Планирование	Корректировка
	Горизонт	Шаг
Бюджет доходов и расходов	Месяц	Месяц	Еженедельно

Бюджет доходов и расходов

			отклонение
Статьи бюджета	план	факт	в ед.	в %	примечание
Доходы
ИТОГО
Расходы
ИТОГО

Регламент исполнения платежных обязательств общества

Утверждено приказом генерального директора. № от 01.01.2018

РЕГЛАМЕНТ

исполнения платежных обязательств

Общества с ограниченной ответственностью «Ареал»

г. Санкт-Петербург

2018 год

1. Общие положения

1.1. Назначение документа

Регламент исполнения платежных обязательств Общества (сокр. РИПО) содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежных обязательств

Работа по исполнению графика платежей начинается с получения:

· сотрудником компании счета от контрагента;

· любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2. Ограничения

2.2.1. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом генеральному директору, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Классификация платежей

Платежи подразделяются на две основные группы:

· не требующие согласования, то есть те платежи, которые бухгалтер оплачивает без визирования заявки финансовым директором (ЗП, налоги и пр.);

· требующие согласования, то есть платежи, которые должны быть завизированы финансовым директором и согласованы с генеральным директором и учредителем перед их оплатой. В их число входят платежи по проектной деятельности и внебюджетные платежи.

3.2.Формирование запроса на платеж

Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

Сформировать запрос на платеж имеют право: генеральный директор, руководитель строительства.

3.3. Согласование платежей по проекту

3.3.1. Финансовый менеджер после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом финансовый менеджер должен:

идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;

сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;

отправить заявку на согласование с учредителем и комитетом со своими рекомендациями касательно согласования платежа.

Далее заявка должна быть согласована с учредителем и завизирована генеральным директором для дальнейшей передачи бухгалтеру компании для оплаты.

3.4. Согласование внебюджетных платежей

Согласование внебюджетных платежей происходит с участием комитета. Комитет созывается учредителем. Решение по согласованию непредвиденных платежей принимается учредителем.

3.5. Выполнение платежей с существенными изменениями

3.5.1. Существенными изменениями считаются:

· дата платежа отличается от запланированной даты более чем на два дня;

· сумма платежа отличается от запланированной суммы в большую сторону более более чем на 5000 руб. в абсолютных цифрах;

· изменение контрагента.

Платежи с существенными изменениями совершаются только после получения согласия генерального директора.

3.6. Распределение платежей

3.6.1. Бухгалтер распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от финансового менеджера.

3.6.2. При распределении платежей на день бухгалтер совершает следующие основные действия:

· знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;

· распределяет платежи, указанные в реестре платежей, с учетом приоритетов, установленных с согласия учредителя;

· сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.7. Проведение платежей по банку

3.7.1. Бухгалтер проводит оплату счетов и распоряжений.

При этом бухгалтер выполняет следующие действия:

делают копию утвержденного генеральным директором реестра платежей у себя на локальном диске;

осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;

указывают факт и дату выполнения того или иного платежа в реестре платежей;

не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.7.2. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.7.3. В случае если в ходе оплаты счета возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом генеральному директору, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

4. Контроль и мониторинг выполнения

Мониторинг выполнения регламента осуществляется финансовым менеджером.

Контролируется выполнение данного регламента финансовым директором.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента финансовый директор проводит анализ ситуации, результаты анализа передаются генеральному директору. Генеральный директор, в свою очередь, может принять следующие меры:

если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;

если нарушение является систематическим или связано с недобросовестными выполнением сотрудником своих обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции.

ЗАЯВКА на осуществление платежа

Дата:	15 августа 2018 г.
Контрагент:	СТД «Петрович»
Основание платежа (договор, счет, требование наличных):	Счет № 345
Статья	Проект
Описание:	Приобретение сырья и материалов для основного производства

Подписи ответственных лиц

Исполнитель заявки:	________________________________
Генеральный директор	________________________________
Бюджетный контролер (подтверждение допустимости расходов):	________________________________

График платежей



Дата оплаты
плановая дата
Расходы
1. Платежи не требующие согласования
2. Платежи требующие согласования

Регламент по работе с дебиторской задолженностью Общества

Утверждено приказом генерального директора. № от 01.01.2018

Регламент по работе с дебиторской задолженностью ООО «Ареал»

Санкт-Петербург

2018 год

1. Общие положения

1.1. Термины и определения

В регламенте используются следующие понятия.

Дебиторская задолженность - задолженность контрагентов за поставленные товары, оказанные услуги.

Текущая дебиторская задолженность - задолженность за отгруженные товары, оказанные работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но право собственности уже перешло к покупателю, либо поставщику (подрядчику, исполнителю) перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Просроченная дебиторская задолженность - задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок (по внедоговорным обязательствам - в разумный срок).

Реструктуризированная дебиторская задолженность - задолженность контрагентов, по которой подписаны и действуют договоры (соглашения) о реструктуризации (в т. ч. утвержденные судом мировые соглашения), описывающие порядок, форму и сроки погашения задолженности.

Исковая задолженность - задолженность контрагентов, взыскиваемая в ходе исполнительного производства, а также находящаяся в процессе судебного рассмотрения.

Проблемная дебиторская задолженность - задолженность контрагентов, относительно которой существует неуверенность в ее погашении.

Мораторная дебиторская задолженность - задолженность контрагентов, в отношении которых введена процедура банкротства (на стадии внешнего наблюдения, внешнего управления и конкурсного производства).

«Мертвая» дебиторская задолженность - задолженность контрагентов, документально подтвержденная как нереальная к взысканию в порядке, определенном налоговым законодательством и положениями бухгалтерского учета (дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности в случае отсутствия подтверждения актами сверки, в случае с иными действиями, свидетельствующими о признании долга, решениями арбитражного суда; дебиторская задолженность, по которой имеется акт судебного пристава о невозможности взыскания, при условии, что судебный пристав-исполнитель принял все необходимые меры по аресту и розыску имущества должника; судебное определение о завершении процедуры конкурсного производства в отношении должника-банкрота, ответ регистрационного органа об исключении контрагента из Единого государственного реестра юридических лиц и т. д.).

«Черный список» - список лиц (юридических, физических), которые признаются недружественными по отношению к предприятию в связи с невыполнением (неоднократным невыполнением) своих финансовых и иных обязательств по договорам и которым отказывается в сотрудничестве с предприятием или предлагаются более жесткие условия сотрудничества.

1.2. Задачи управления дебиторской задолженностью

Задачами управления дебиторской задолженностью являются:

определение состава и структуры дебиторской задолженности;

разработка системы мер, направленных на ликвидацию дебиторской задолженности;

создание эффективной системы контроля и учета дебиторской задолженности.

1.3. Этапы управления дебиторской задолженностью

1.3.1. Процесс управления дебиторской задолженностью можно подразделить на четыре

этапа:

этап предварительных расчетов и анализа дебиторской задолженности;

этап управления дебиторской задолженностью во внесудебном порядке;

этап взыскания в судебном порядке и исполнительного производства;

этап списания задолженности.

1.3.2. Целью первого этапа управления дебиторской задолженностью является анализ задолженности и прогнозирование ее возврата:

производится сверка расчетов с контрагентами, устраняются разногласия, и выявляется фактическая величина задолженности;

задолженность конкретных дебиторов подразделяется на текущую, просроченную, реструктуризированную, исковую и т. д.;

выявляется реальная и мнимая дебиторская задолженность. Мнимая дебиторская задолженность - это задолженность, образовавшаяся в результате перечисления денежных средств контрагенту за оказанные услуги (работы) или поставленные товары и непредставления по данному платежу первичных бухгалтерских документов (счетов-фактур, актов) от контрагентов предприятия при условии фактического выполнения обязательств по поставке товара (оказанию услуг), работ контрагентами.

Данный этап контролируется и исполняется главным бухгалтером предприятия.

1.3.3. Второй этап - это управление дебиторской задолженностью во внесудебном порядке. На данном этапе целесообразно использовать самые различные методы, а именно: взыскание задолженности по результатам телефонных переговоров или направления претензий, проведение зачетных схем или уступка долга третьим лицам на основании договоров цессии или факторинга. В случае если разрабатывается стратегия взыскания, а задолженность является просроченной, помимо «удобных» способов расчетов (денежными средствами, зачетными схемами), целесообразно использовать менее предпочтительные, но необходимые способы расчетов, такие как оформление задолженности векселем, подписание соглашения об отступном. В том случае, если задолженность дебиторов является реструктуризированной или на нее наложен мораторий, необходимо проводить наблюдение за возможностью ее взыскания. На данном этапе производится и отнесение контрагента в «черный список».

Преимущества досудебного урегулирования долга - это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

Данный этап контролируется комиссией по работе с дебиторской задолженностью, исполняется ответственными лицами по договорам (менеджерами), главными бухгалтерами (бухгалтерами), юристами, сотрудниками службы безопасности.

В случае исчерпания методов урегулирования задолженности во внесудебном порядке целесообразно перейти к следующему этапу.

1.3.4. На третьем этапе производится взыскание задолженности в судебном порядке.

Этап включает в себя исковое производство, а также ведение исполнительного производства.

Данный этап контролируется комиссией по работе с дебиторской задолженностью (которая назначается учредителем), исполняется юристом.

1.3.5. Четвертый этап включает в себя списание дебиторской задолженности. Данный этап является заключительным, применяется в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ и Налогового кодекса РФ после исчерпания всех методов взыскания дебиторской задолженности.

Данный этап контролируется и исполняется главным бухгалтером предприятия.

2. Комиссия по работе с дебиторской задолженностью

2.1. Задачи комиссии

2.1.1. В целях управления дебиторской задолженностью создается комиссия по работе с дебиторской задолженностью.

2.1.2. Состав комиссии определяется приказом.

2.1.3. Периодичность заседания комиссии определяется генеральным директором.

2.1.4. Задачами комиссии по работе с дебиторской задолженностью являются:

предложения руководителю общества по формам и способам работы с задолженностью, разработка организационно-правовых документов, регламентирующих работу с задолженностью;

анализ документов по финансовому состоянию дебитора, оценка его платежеспособности;

профилактическая работа по выявлению, снижению и устранению задолженности;

анализ причин возникновения задолженности, отказов в удовлетворении претензий;

разработка предложений по мероприятиям по совершенствованию деятельности общества;

мониторинг недисциплинированных контрагентов;

контроль и ведение справочно-информационной и аналитической работы по претензиям и искам по задолженности;

контроль за ходом исполнительного производства и выплатами долгов.

2.2. Порядок работы комиссии

2.2.1. Порядок работы комиссии по работе с дебиторской задолженностью: главный бухгалтер направляет в электронном виде коммерческому директору ООО «Ареал» и руководителю предприятия отчет о структуре просроченной дебиторской задолженности по состоянию на начало текущего месяца.

2.2.2. Главный бухгалтер обязан отвечать на любые возникающие по пункту 2.2.1 вопросы.

2.2.3. Коммерческий директор ООО «Ареал» определяет форму заседания комиссии: очная или заочная. Об очной форме предупреждает за один день до даты заседания с указанием времени и места заседания.

2.2.4. На заседании вырабатываются методы работы (в т. ч. методы коллекторских агентств), определяются исполнители.

2.2.5. Коммерческий директор ООО «Ареал» в промежутках между заседаниями работы комиссии контролирует работу исполнителей по выбранным методам работы с дебиторской задолженностью.

3. Претензионно-исковая работа

3.1. Ведение претензионно-исковой работы

3.1.1. Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:

экономические интересы общества путем снижения и предупреждения дебиторской задолженности;

защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов общества;

предупреждение нарушений договорной дисциплины, действующего законодательства;

возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного обществу.

3.1.2. Основанием для предъявления претензий и исков являются нарушения предусмотренных законодательством или договором обязательств, за которые установлена ответственность нарушителя

3.1.3. Претензия - заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов организации, основанных на законодательстве или договоре.

3.1.4. Иском является направленное органу, уполномоченному разрешать соответствующие споры в соответствии с его подведомственностью и подсудностью, письменное заявление общества об оспаривании или о восстановлении в принудительном порядке нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве или договоре.

3.1.5. Право подписания претензий и исков от имени общества имеет руководитель общества, а также лица, специально уполномоченные на то приказом руководителя общества либо доверенностью.

3.2. Субъекты претензионно-исковой работы

3.2.1. Ведение претензионно-исковой работы осуществляет закрепленный юрист общества.

Юрист обязан оформлять претензии и исковые заявления, если соответствующими заинтересованными службами ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о нарушениях и об обоснованности предъявляемых претензий и исков.

3.2.2. Требования юриста о подготовке и передаче ему необходимой для ведения претензионно-исковой работы документации (копий бухгалтерских документов, спецификаций, технических обоснований и др.) являются обязательными для исполнения заинтересованными службами, которым по характеру выполняемых ими производственно-хозяйственных и управленческих функций такие требования предъявляются.

3.3. Делопроизводство при ведении претензионно-исковой работы

3.3.1. Регистрация документооборота при ведении претензионной-исковой работы осуществляется юристом в отдельном журнале.

3.3.2. Претензии подшиваются в отдельную папку-регистр.

3.3.3. Документы по судебно-исковой работе подшиваются после завершения дела в папку-регистр «Рассмотренные дела за ___ год» (каждое дело в отдельном файле), по завершении календарного года передаются в архив.

3.4. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы

3.4.1. Ответственные лица (главный бухгалтер, коммерческий директор) несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность за несообщение или несвоевременное сообщение руководителю общества сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств или другими лицами, причиняющими ущерб обществу, а также за непредставление или несвоевременное представление документации, затребованной при ведении претензионно-исковой работы.

3.4.2. Фактические убытки от срывов и некачественной подготовки претензий и исков считаются производственным упущением и относятся на фонд оплаты труда.

3.4.3. В случае установления вины должностных лиц и работников общества при ведении претензионно-исковой работы координатор комиссии по работе с дебиторской задолженностью вправе затребовать соответствующие объяснения от виновных лиц и оформить материалы для привлечения их к дисциплинарной и материальной ответственности. Вид и размеры ответственности устанавливаются приказом по обществу.

4. Организация работы по списанию дебиторской задолженности

По прошествии претензионной работы, исковой работы и/или исполнительного производства, курируемых юристов Общества, в случае непогашения дебиторской задолженность начинается работа по ее списанию.

4.1. При невозможности исполнения судебного решения либо по истечении срока исковой давности по обязательству, в отношении которого принудительное взыскание не производилось, списание задолженности как безнадежной к взысканию производится согласно действующему порядку списания дебиторской и кредиторской задолженности.

4.2. Четыре основания для признания дебиторской задолженности безнадежной (подлежащей списанию):

долги, по которым истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ), при этом имеются в виду законодательные и нормативно-правовые акты органов государственной власти и органов местного самоуправления (законы, указы, постановления, распоряжения, положения, в т.ч., в частности, указания Банка России (например, о введении моратория на удовлетворение требований кредитора по ссудной задолженности) и т. п.);

долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).

4.3. Доказательства нереальности взыскания задолженности перечислены в таблице 1, непосредственно алгоритм списания дебиторской задолженности представлен в таблице 2.

Таблица 1. Основания для признания дебиторской задолженности безнадежной

Основания	Доказательства
Долги, по которым истек установленный срок исковой давности	- документы, подтверждающие возникновение задолженности (документы на отгрузку продукции (товаров, работ, услуг), договоры, накладные, акты); - документы, подтверждающие оплату задолженности (выписки банка, платежные поручения); - акты сверки задолженности; - претензии в адрес должника и т. д.
Долги, по которым обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения	- определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации должника; - выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована; - решение суда или уведомление ликвидационной комиссии
Долги, по которым обязательство прекращено на основании акта государственного органа

Таблица 2. Алгоритм списания дебиторской задолженности

Операция (действие)	Срок исполнения	Ответственное лицо
Проведение инвентаризации дебиторской задолженности на основании приказа по обществу	До 20-го числа месяца, следующего за кварталом	Главный бухгалтер (бухгалтер или иное ответственное лицо)
Издание приказа по обществу о списании дебиторской задолженности	Пять дней с момента подписания акта	Главный бухгалтер (бухгалтер или иное ответственное лицо)
Списание дебиторской задолженности за баланс	Отчетный период, в котором появилось основание для признания задолженности безнадежной (приказ по обществу)	Главный бухгалтер (бухгалтер или иное ответственное лицо)

Размещено на Allbest.ru

...