Облік в бюджетних організаціях

Допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах за КЕКВ 2111 “Заробітна плата” не виплачують, оскільки ці кошти є страховими, а не бюджетними. Відповідно бюджетні установи не застосовують до цих платежів КЕКВ.

КЕКВ для сплати єдиного соціального внеску (далі - ЄСВ).

Код 2120 „Нарахування на оплату праці”.

За КЕКВ 2120 „Нарахування на оплату праці”здійснюється нарахування бюджетними установами (організаціями) на фонд оплати праці, а саме: сплата єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, нарахованого відповідно до законодавства.

КЕКВ для сплати інших поточних видатків.

За КЕКВ 2800 “Інші поточні видатки”здійснюються видатки, які не пов'язані з придбанням товарів та послуг установами, у тому числі:

1) сплата податкових, неподаткових та інших платежів на безповоротній основі, справляння яких передбачено законодавством (включаючи плату за адміністративні послуги); сплата грошового внеску (гарантії) для забезпечення виконання зобов'язань у зв'язку з участю у закупівлях (конкурсі);

2) сплата штрафів, пені тощо, у т. ч. за несвоєчасну сплату податків;

3) інші відшкодування.

КЕКВ для сплати за придбання інших необоротних матеріальних активів, виробничих запасів і МШП.

Код 2210 „Предмети, матеріали, обладнання та інвентар”

1. Придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя, пакувального матеріалу, паперу, картону, вітальних листівок, конвертів, марок для відправки службової кореспонденції тощо;

2. Придбання та виготовлення бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот, класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків; рекламних буклетів, візитних карток, запрошень, мап, схем, макетів, плакатів, медалей, нагрудних знаків, печаток і штампів, стендів тощо;

3. Придбання або передплата періодичних, довідкових, інформаційних видань, в тому числі електронних, придбання та виготовлення підручників та книг. Видатки на поповнення бібліотечних фондів за цим кодом не здійснюються;

4. Придбання аптечок та їх поповнення (у тому числі дорожніх), якщо установа (організація) не має медичного кабінету чи пункту, а також видатки на придбання лікарських засобів, виробів медичного призначення, які використовуються медичними навчальними закладами у навчальному процесі;

Таким чином, за КЕКВ 2210 “Предмети, матеріали, обладнання та інвентар” бюджетна установа оплачує усе, що має придбати для забезпечення своєї діяльності і у бухгалтерському обліку відображатиме на субрахунках:

1113 “Малоцінні необоротні матеріальні активи”;

1114 “Білизна, постільні речі, одяг та взуття”;

1115 “Інвентарна тара”;

1118 “Інші необоротні матеріальні активи”;

1511 “Продукти харчування” - відображається придбання лише води чи мінеральної води, за умови, що її не використовують у лікувальних цілях (лікувальних закладах);

1512 “Медикаменти та перев'язувальні матеріали” - відображають лікарські засоби і вироби медпризначення, що входять до складу медаптечок, за умови, що установі відсутні медичний кабінет чи медичний пункт, або які використовують у навчальному процесі медичні навчальні заклади.

1513 “Будівельні матеріали”, за виключенням тих, які придбавають для здійснення нового будівництва, реконструкції чи капітального ремонту існуючих.

1514 “Пально-мастильні матеріали”;

1515 “Запасні частини”;

1516 “Тара”;

1517 “Сировина і матеріали”;

1518 “Інші виробничі запаси”;

1812 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”.

Віднесення зазначених рахунків на КЕКВ 2210 можливе за умови, що

вартість одиниці відповідного активу не перевищує 6000 грн.

У разі поповнення музейних чи бібліотечних фондів бюджетні установи використовують код економічної класифікації видатків для придбання основного капіталу - КЕКВ 3110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового користування”.

КЕКВ для оплати лікарських засобів, медичних виробів, крові та її компонентів.

Бюджетні установи - медичні заклади чи бюджетні установи, у складі яких є медичний кабінет чи пункт, за КЕКВ 2220 “Медикаменти та перев'язувальні матеріали” оплачують:

1. придбання лікарських засобів (лікарських препаратів, ліків, медикаментів; діючих речовин (субстанцій); гомеопатичних засобів; засобів, які використовуються для виявлення збудників хвороб, а також боротьби із збудниками хвороб або паразитами; лікарських косметичних засобів та лікарських домішок до харчових продуктів); крові та її компонентів; дезінфекційних засобів; мінеральної води для лікувальних цілей;

2. Придбання виробів медичного призначення (інструментів, пристроїв, приладдя, матеріалів та інших виробів, зокрема термометрів, діагностичних тестів, перев'язувальних матеріалів, ланцетів, пінцетів, голок, шприців тощо, які не беруться на облік як основні засоби);

3. Інші витрати.

Слід приймати до уваги, що інші коди економічної класифікації видатків бюджету не застосовують, за винятком випадків, коли вартість одиниці зазначених активів перевищує 6000 грн.

КЕКВ для оплати продуктів харчування чи послуг з харчування.

Установи, які мають у своєму складі харчоблоки, їдальні тощо і закуповують продукти харчування або оплачують послуги з харчування, зокрема для лікувально-профілактичних закладів, будинків-інтернатів, дитячих будинків, дошкільних навчальних закладів, загальноосвітніх навчальних закладів, професійно технічних навчальних закладів, вишів, використовують КЕКВ 2230 “Продукти харчування”. За цим кодом відображають також придбання продуктів харчування та/або оплату послуг з харчування для контингентів військовослужбовців, поліцейських та осіб рядового і начальницького складу у стаціонарних та польових умовах, тощо.

Якщо бюджетна установа придбає питну воду коштом загального фонду, але кошторисом бюджетні призначення на придбання продуктів харчування не передбачено, то таке придбання оплачують за КЕКВ 2240 “Оплата послуг (крім комунальних)”.

КЕКВ для бюджетних установ за оплату послуг.

Бюджетні установи для оплати послуг використовують коди економічної класифікації видатків бюджету:

2111 “Заробітна плата” - для виплати винагороди фізичним особам за надані послуги згідно з цивільно-правовими договорами;

2240 “Оплата послуг (крім комунальних)” - для оплати послуг, у т. ч. з поточного ремонту (окрім комунальних, послуг енергосервісу і послуг на дослідження і розробки), які надають юридичні особи чи інші суб'єкти господарювання. Інструкція № 333 передбачає, що за КЕКВ 2240 відображаються видатки, пов'язані з:

-оплатою послуг сторонніх фахівців;

-оплатою послуг лікувальних, медичних закладів (проведення медичного огляду), передбачених законодавством (крім санаторно-курортного лікування), оплатою послуг лікарів, які мають ліцензію Міністерства охорони здоров'я України (сімейних лікарів);

- оплатою послуг з харчування на період проведення заходу;

- оплата інших послуг, передбачених законодавством.

Код 2250 „Видатки на відрядження”

1) видатки на оплату проїзду, добових, вартості проживання під час службових відряджень; оплата підйомних, проїзду, добових при переміщенні працівників, військовослужбовців, поліцейських, співробітників Служби судової охорони та осіб рядового і начальницького складу;

2) оплата проїзду та добових при звільненні військовослужбовців строкової служби; сесійних виїздів народних суддів; відряджень на курси і в навчальні заклади (усі видатки на відрядження, передбачені законодавством України);

3) придбання службових проїзних квитків та оплата проїзду за маршрутними листами;

4) виплата надбавок до заробітної плати, що виплачуються у випадках, передбачених рішеннями Кабінету Міністрів України, окремим категоріям працівників замість компенсації видатків на відрядження;

- інші видатки, передбачені Інструкцією № 333.

Оплата комунальних послуг, енергоносіїв, послуг енергосервісу.

Коди, які застосовуються бюджетними установамидляоплати зазначених послуг, наведено в табл.3

Таблиця 3

Застосування КЕКВ для сплати комунальних послуг

Оплата відряджень.

Оплата відряджень (добові, вартість проїзду, проживання та інші витрати у відрядженнях), виплата надбавок за роз'їзний характер робіт, оплата службових проїзних квитків чи проїзду за маршрутними листами відбувається за КЕКВ 2250 “Видатки на відрядження”.

Оплата досліджень і розробок.

Дослідження і розробки та інші заходи, визначені Інструкцією № 333 бюджетні установи оплачують використовуючи коди економічної класифікації видатків бюджету:

- 2280 “Дослідження і розробки, окремі заходи по реалізації державних (регіональних) програм”;

- 2281 “Дослідження і розробки, окремі заходи розвитку по реалізації державних (регіональних) програм”;

- 2282 “Окремі заходи по реалізації державних (регіональних) програм, не віднесені до заходів розвитку”.

Оплата інших поточних видатків. Якщо до певних поточних видатків не можна застосовувати перелічені коди, застосовують КЕКВ 2800 “Інші поточні видатки”. За ним також належать до сплати штрафи, пені, у т. ч. за несвоєчасну сплату податків.

КЕКВ бюджетних установ для капітальних видатків.

Жодна бюджетна установа з початку свого функціонування не може обійтись без здійснення капітальних видатків.

Капітальні видатки- це видатки, які спрямовуються на придбання основного капіталу (обладнання і предметів довгострокового користування), необоротних активів (у т.ч. числі землі, нематеріальних активів тощо), на капітальні інвестиції, капітальний ремонт; на створення державних запасів і резервів; на придбання капітальних активів; невідплатні платежі, компенсацію втрат, пов'язаних з пошкодженням основного капіталу.

Як і поточні, капітальні видатки теж розмежовують за кодами економічної класифікації видатків бюджету. Розглянемо основні з них.

Оплата основних засобів.

За КЕКВ 3110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового користування” бюджетна установа оплачує вартість основних засобів, поповнення музейних і бібліотечних фондів, тобто те, що потім буде обліковуватись у бухгалтерському обліку на субрахунках:

1014 “Машини та обладнання” ;

1015 “Транспортні засоби”;

1016 “Інструменти, прилади, інвентар” ;

1017 “Тварини та багаторічні насадження” ;

1018 “Інші основні засоби”;

1111 “Музейні фонди”;

1112 “Бібліотечні фонди”.

Слід враховувати, що інші коди економічної класифікації видатків бюджету при цьому не застосовують.

Оплата житла чи його будівництва.

Придбання житлових будівель чи їх будівництво оплачують за КЕКВ 3121 “Капітальне будівництво (придбання) житла”. За цим кодом також оплачують виготовлення проектно-кошторисної документації на їх будівництво, видатки на утримання будови у зв'язку з тимчасовим зупиненням будівництва, консервацію та розконсервацію.

Оплата об'єктів виробничого і невиробничого призначення, їх будівництва.

Придбання нежитлових приміщень чи їх будівництва бюджетні установи оплачують за КЕКВ 3122 “Капітальне будівництво (придбання) інших об'єктів”.

Оплата капітального ремонту, реконструкції та реставрації.

Для оплати капітального ремонту, реконструкції та реставрації бюджетні установи використовують ті коди економічної класифікації видатків бюджету, що залежать від виду фонду (житловий, нежитловий). Так, роботи з капітального ремонту або реконструкції чи реставрації житлового фонду оплачують, відповідно, за КЕКВ: 3131 “Капітальний ремонт житлового фонду (приміщень)”; 3141 “Реконструкція житлового фонду (приміщень)”. Роботи з капітального ремонту або реконструкції чи реставрації нежитлового фонду оплачують, відповідно, за КЕКВ: 3132 “Капітальний ремонт інших об'єктів”; 3142 “Реконструкція та реставрація інших об'єктів”.

Оплата нематеріальних активів.

Нематеріальні активи бюджетні установи оплачують за КЕКВ 3160 “Придбання землі та нематеріальних активів”. Також за КЕКВ 3160 оплачують придбання земельних ділянок.

3. Облік касових і фактичних видатків

Видатки бюджетної установи визначають як суму коштів, витрачених бюджетними установами для свого утримання і виконання своїх функцій у межах сум, установлених кошторисом. Тобто видатки - це державні платежі, що не відлягають поверненню (не створюють і не компенсують вимог). Характерною особливістю видатків є їх поділ на касові та фактичні.

Касові видатки - це суми коштів, отримані бюджетною установою від органів Державної казначейської служби України у вигляді видачі готівки або здійснення их перерахувань з реєстраційних і спеціальних рахунків для забезпечення фінансово-господарської діяльності бюджетної установи. Облік касових видатків, як і фактичних, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 2311 “Поточні рахунки в банку” та 2313 “Реєстраційні рахунки” у розрізі відповідних аналітичних рахунків.

Синтетичний облік касових видатків за меморіально-ордерної форми обліку ведеться в меморіальних ордерах 2 “ Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)” та 3 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках))”.

Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях ведеться у Картках аналітичного обліку касових видатків типової форми, затвердженої Наказом МФУ від 29.06.2017р. № 604.

Прикладом касових видатків є: отримання готівки в касу на виплату заробітної плати, коштів на відрядження; придбання матеріальних цінностей через підзвітних осіб; кошти, перераховані постачальникам; отримана в касу плата за телефонні переговори, комунальні платежі орендарів; помилково перераховані кошти тощо.

Таблиця 4

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових видатків

Таким чином, облік касових видатків надає користувачу інформацію про касове виконання кошторису та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату.

Фактичні видатки - це дійсні видатки установи, включаючи видатки за нарахованою заробітною платою, стипендіями, неоплаченими рахунками кредиторів. Фактичні видатки мають бути обов'язково підтверджені відповідними первинними документами.

До фактичних зараховують видатки, які проведені, але неоплачені через відсутність в установі коштів, а також видатки, що обліковуються за місцем проведення видатків.

Прикладами фактичних видатків є: нарахована заробітна плата працівникам установи; нарахована стипендія студентам; отримані бюджетною установою рахунки за надані послуги з тепло-, водо-, енергопостачання; затверджений звіт за видатками на відрядження тощо.

Синтетичний облік фактичних видатків ведеться на двох активних витратних рахунках класу 8 “Витрати”: рахунку 80 “Витрати на виконання бюджетних програм” та рахунку 81 “Витрати на виготовлення продукції (надання послуг, виконання робіт)”.

Аналітичний облік фактичних видатків відображається в картках аналітичного обліку фактичних видатків. Картки відкриваються щомісячно за кожним кодом програмної класифікації видатків за загальним і спеціальним фондами і ведеться згідно з кодами економічної класифікації видатків на підставі даних меморіальних ордерів. Фактичні видатки зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, якщо вони були зараховані на фактичні видатки звітного періоду.

Підставою для внесення записів до картки аналітичного обліку фактичних видатків є первинні документи, які підтверджують факт здійснення господарських операцій (акти виконаних робіт, звіти про результати проведення процедури закупівлі, накладні, рахунки-фактури).

Типову кореспонденцію обліку фактичних видатків розглянемо в табл. 5

Таблиця5

Основні бухгалтерські проведення обліку фактичних видатків

Як правило, здійснення касових і фактичних видатків не збігається в часі. Фактичні видатки за кодами економічної класифікації видатків (далі -КЕКВ) 2110, 2120, зазвичай, випереджають здійснення касових. Це пов'язано з тим, що нарахування заробітної плати і єдиного соціального внеску здійснюються раніше, ніж перерахування коштів. Касові видатки відповідатимуть у часі фактичним у придбанні основних засобів, оскільки вартість придбаних основних засобів одразу списується на фактичні видатки.

За іншими КЕКВ касові видатки найчастіше випереджають фактичні. Так, під час придбання бюджетною установою бензину, канцелярських виробів тощо спочатку відбувається закупівля цінностей і оплата рахунка постачальника (касові видатки), а потім списання отриманих цінностей у міру використання (фактичні видатки).

Фактичні та касові видатки не тільки розподіляються, а й мають взаємне ув'язування.

Пов'язати касові видатки з фактичними в розрізі КЕКВ можна за формулою:

В ^пер._факт. + К-т зал.^{на поч.} - Д-т зал.^{на поч.} - К-т зал.^{на кін.} + Д-т зал.^{на кін.} - В ^пер_кас= 0,

де В^пер._факт. - фактичні видатки за рік (період), грн;

К-т зал.^{на поч.} - кредитовий залишок на початок року (періоду), грн;

Д-т зал.^{на поч.} - дебетовий залишок на початок року (періоду), грн;

К-т зал.^{на кін.} - кредитовий залишок на кінець року (періоду), грн;

Д-т зал.^{на кін.} - дебетовий залишок на кінець року (періоду), грн;

В^пер._кас. - касові видатки за рік (період), грн.

Пов'язуючи подібним чином касові та фактичні видатки за всіма КЕКВ та окремо за видатками, здійсненими за рахунок доходів загального і спеціального фондів бюджету, можна не тільки отримати уявлення про причини невідповідності сум касових та фактичних видатків за рахунок впливу дебіторсько-кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок та кінець періоду, за який здійснюється ув'язування, а й виявити порушення і помилки.

При аналізі відхилення проведених установою витрат слід мати на увазі:

Якщо фактичні видатки перевищують кошторисні призначення - це свідчить про невжиття з боку керівника установи необхідни заходів щодо приведення видатків у відповідність до бюджетних асигнувань (кошторисних призначень).

Якщо фактичні видатки менші за кошторисні призначення - це може свідчити про економне та раціональне використання бюджетних коштів. Проте таке відхилення також може свідчити про планування зайвих асигнувань (наприклад, на медикаменти, харчування, придбання м'якого інвентарю і форменого одягу тощо).

Якщо фактичні видатки перевищують касові - це може свідчити про погашення дебіторської заборгованості, що обліковувалась на початок звітного періоду, або про утворення (внаслідок отримання товарів, робіт, послуг без здійснення попередньої оплати) кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду.

Якщо фактичні видатки менші за касові - це може свідчити про погашення кредиторської заборгованості, що обліковувалась на початок звітного періоду, або про утворення (внаслідок здійснення попередньої оплати) дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду.

Якщо касові видатки перевищують кошторисні призначення - це може свідчити про порушення кошторисної дисципліни та/або нецільове використання бюджетних коштів, або (як мінімум) зайве отримання чи відволікання бюджетних коштів.

Якщо касові видатки менші кошторисних призначень - це може свідчити про завищення кошторисних призначень, а також про порушення фінансової дисципліни, оскільки в умовах недостатнього фінансування повинні, в першу чергу, проводитися видатки на соціальні потреби, розрахунки на енергоносії, як цього вимагає чинне законодавство України.

Однак якщо касові та фактичні видатки збігаються в часі, вони мають назву прямих видатків. Наприклад, коли кошти, отримані з казначейства, витрачено за прямим призначенням відповідно до кошторису (видатки за електроенергію, опалення, телефонні розмови тощо), то фактичні видатки збігаються з касовими.

Узагалі, облік фактичних видатків дає змогу контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установ в цілому і дотримання ними встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами.

4. Кошторис доходів і видатків бюджетної установи, порядок складання, розгляду і затвердження та основні вимоги до виконання

Згідно з абз. 1 п. 1 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ” від 28.02.2002 р. № 228 зі змінами від 27.08.2014 р. № 477 (далі - Порядок 228), кошторисбюджетноїустанови (далі - кошторис) - основний плановий фінансовий документ бюджетної установи, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.

Кошторис бюджетної установи складається з двох частин:

- загальний фонд, що містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету і розподіл видатків за повною економічною класифікацією видатків бюджету на виконання бюджетною установою (далі - установа) основнихфункцій або розподіл надання кредитів з бюджету за класифікацією кредитування бюджету;

- спеціальний фонд, що містить обсяг надходжень зі спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією видатків бюджету на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов'язаних з виконанням установою основних функцій, або розподіл надання кредитів з бюджету згідно із законодавством за класифікацією кредитування бюджету.

Форма кошторису затверджується Міністерством фінансів України.

Згідно з Порядком 228 невід'ємні частини кошторису такі: План асигнувань загального фонду бюджету, План надання кредитів із загального фонду бюджету, План спеціального фонду, План використання бюджетних коштів вищих навчальних закладів та наукових установ, Помісячний план використання бюджетних коштів, а також розрахунки, які обґрунтовують показники видатків або надання кредитів з бюджету, що включаються до проекту кошторису і затверджуються разом із кошторисом.

План асигнувань загального фонду бюджету (за винятком надання кредитів із бюджету) (далі - план асигнувань загального фонду бюджету) - це помісячний розподіл бюджетних асигнувань (за винятком надання кредитів із бюджету), затверджених у загальному фонді кошторису, за скороченою формою економічної класифікації видатків бюджету, який регламентує протягом бюджетного періоду взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів відповідно до зазначених зобов'язань.

План надання кредитів із загального фонду бюджету - це помісячний розподіл надання кредитів з бюджету, затверджених у загальному фонді кошторису, за класифікацією кредитування бюджету, який регламентує протягом бюджетного періоду взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів відповідно до зазначених зобов'язань.

План спеціального фонду державного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків) (далі - план спеціального фонду) - це помісячний розподіл бюджетних асигнувань (крім власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), затверджених у спеціальному фонді кошторису, за скороченою формою економічної класифікації видатків бюджету або класифікацією кредитування бюджету, який регламентує протягом бюджетного періоду взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів відповідно до зазначених зобов'язань, у розрізі доходів бюджету за кодами класифікації доходів бюджету, фінансування бюджету за кодами класифікації фінансування бюджету за типом боргового зобов'язання, повернення кредитів до спеціального фонду бюджету за кодами програмної класифікації видатків та кредитування бюджету і класифікації кредитування бюджету.