Разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия малого бизнеса

Размещено на http://allbest.ru

Образовательное частное учреждение высшего образования

«Московская международная академия»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему:

«Разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия малого бизнеса»

Левченко Иван Максимович

по направлению подготовки - 38.03.01

Экономика (Бизнес-информатика)

Научный руководитель: к.э.н., доц. Петрова В.И.

Москва, 2023



Содержание

Введение

1. Теоретические основы информационных технологий в деятельности предприятий малого бизнеса

1.1 Факторы, влияющие на продвижения современных компаний на рынке

1.2 Понятие «информационные технологии управления». Цели и задачи информационных систем

1.3 Информационные технологий в аспекте управления предприятием малого бизнеса

Выводы по главе 1

2. Анализ подхода к управлению информационными технологиями в секторе малого бизнеса

2.1 Изменение основных позиций бизнеса под влиянием IT

2.2 Особенности IT, играющие положительную роль в конкурентной среде

2.3 Оценка влияния информационных технологий компании на безопасность и эффективность её деятельности

Выводы по главе 2

3. Оценка эффективности системы управления ТОО «The Golden Age LTD»

3.1 Характеристика организации ТОО «The Golden Age LTD»

3.2 Анализ информационных технологий, применяемых в ТОО «The Golden Age LTD»

3.3 Рекомендации по усовершенствованию и защите IT компании «The Golden Age LTD»

Выводы по главе 3

Заключение

Список использованных источников

Приложения



Введение

Актуальность работы. Темой выпускной квалификационной работы, представленной ниже, является «Разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности предприятия малого бизнеса», которая, безусловно, является актуально, поскольку в настоящее время малый бизнес является неотъемлемой частью экономики, и его главная экономическая функция заключается в создании широкого спектра товаров и услуг в условиях быстрой дифференциации и индивидуализации потребительского спроса.

Обладая способностью быстро приспосабливаться к конъюнктурным изменениям, меняющимся потребностям и вкусам потребителей, малый бизнес всегда делал экономику более гибкой и конкурентоспособной. Ранее предпринимательская деятельность была несколько консервативной, однако, все существенно изменилось с момента популяризации информационных технологий, роль которых в бизнесе неоценима.

Цель данного исследования - разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия малого бизнеса, а именно, ТОО «The Golden Age LTD».

Задачи данного исследования:

1) рассмотреть теоретические основы информационных технологий;

2) изучить информационные технологии в аспекте управления предприятия малого бизнеса;

3) провести анализ информационных технологий в организации ТОО «The Golden Age LTD»;

4) разработать рекомендации по внедрению в управление работой предприятия новейших актуальных информационных технологий.

Объект исследования - процесс управления работой предприятия малого бизнеса.

Предмет исследования - использование информационных технологий на предприятии малого бизнеса. а именно, ТОО «The Golden Age LTD».

Теоретические основы работы. В основу данного исследования были положены труды следующих ученых:

1) в области изучения теоретических основ информационных процессов и систем: В. К. Душин, Р. Ю. Царев, А. Н. Пупков, В. В. Самарин, Е. А. Лыткина, Н. В. Гафурова, К. А. Катков, В. М. Вдовин и др.

2) в сфере автоматизированного управления: А. С. Гринберг, Ю. П. Ехлаков, В. С. Провалов, Д. В. Капулин, А. С. Кузнецов, Е. Е. Носкова и др.

3) в области информационной безопасности: Т. А. Гультяева, В. И. Петренко, А. Ю. Щербаков, С. А. Жданов, А. Л. Марухленко, Л. О. Марухленко, М. А. Ефремов, и др.

4) в применении информационных технологий по областям: Н. Б. Ельчанинова (юриспруденция), А. В. Мухачева (менеджмент), Е. В. Турлова, И. Ю. Моисеева (переводоведение), К. В. Балдин, В. Б. Уткин (экономика), Р. Р. Дыганова, Г. Г. Иванов (электронная торговля) и др.

5) в области управления малым предприятием: Ю. Г. Учитель, А. И. Долгов, К. В. Балдин, С. Н. Воробьев, В. Б. Уткин, О.В. Шишов и др.

6) в области управления данными: Ю. Ю. Громов, О. Г. Иванова, А. В. Яковлев, В. Г. Однолько, С. А. Матяш, Р.Х. Юсупов, И. В. Рябов и др.

7) в области изучения маркетинга услуг: И. М. Синяева, О.А. Чернова, Л. Н. Тепман, Е. Н. Волк, А. И. Зырянов, А. А. Лимпинская, Н. В. Харитонова и др.

Методами исследования, использованными в данной работе, стали следующие:

1) теоретико-методологический анализ научной литературы;

2) изучение опыта;

3) наблюдение, анализ, классификация, сравнение;

3) моделирование;

4) тестирование и обработка результатов.

Практическая значимость данной работы. Разработки, представленные ниже, могут быть использованы на предприятиях различного уровня, а также изданы отдельным пособием и полезны для студентов, чья будущая профессиональная деятельность будет связана с темой данной ВКР. Материалы данного исследования могут быть полезны руководителям учреждений различного типа; будущим и работающим специалистам, осуществляющим управленческую деятельность в организациях малого бизнеса.

Структура ВКР. Данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав и выводов к ним, общего заключения, списка использованных источников. Исследование включает в себя 88 страниц машинописного текста, 2 таблицы, 13 рисунков, 1 диаграмму и 1 Приложение.



1. Теоретические основы информационных технологий в деятельности предприятий малого бизнеса

1.1 Факторы, влияющие на продвижения современных компаний на рынке

Сегодня практически каждая отрасль народного хозяйства и экономика страны в целом модернизируется в непростых условиях. Главам предприятий и организаций приходится пересматривать привычные подходы к ведению бизнеса, искать новые пути развития. Тем, кто постоянно внедряет новые методы и технологии, несмотря на тяжелые экономические условия, удается удерживать свои позиции, расширяться и расти.

Секрет успеха и процветания компании заложен в том, чтобы она стремилась стать лучшим поставщиком для своих клиентов, стремиться не просто оказывать услуги или поставлять товары, но и создать ряд дополнительных ценностей, ведь компании должны сохранять жизнеспособность и поддерживать текущую эффективность своего бизнеса [48, с. 32]. Для этого они постоянно совершенствуют свои бизнес-процессы, повышают качество продуктов и услуг, разрабатывают новые сервисы, оказывает консультационную поддержку, разрабатывают рекомендации по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия, особенно в секторе малого бизнеса.

Особенности продвижения современных компаний на рынке базируются на характерных свойствах как каждого конкретного вида деятельности, так и на многих других факторах, которые позволяют его владельцу разрабатывать определенные стратегии. Для того, чтобы бизнес развивался успешно, его команда должна выбирать такие пути, которые будут приносить максимальную прибыль и выгоду, стремясь превысить ожидания потребителей, делать больше, чем ожидается и двигаться к совершенству [29, с. 20]. Все работники предприятия во главе с руководящим звеном формируют команду, отвечающую за четкую организацию производства и сбыта продукции, основанную на изучении потребностей рынка в товарах и услугах. Преобразуя предприятие, его команда должна включать в себя не только производственный персонал, но и маркетологов, и специалистов, разбирающихся в сфере информационных технологий, поскольку маркетинг отвечает за разработку правильной стратегии продвижения продукции или услуг на рынке [6, с. 154], а команда ИТ-сферы - за внедрение инноваций в сфере компьютерных технологий.

Каждому предпринимателю, который развивает свое предприятие в рамках малого бизнеса, необходимо помнить, что конкуренция на рынке распределяется неравномерно. В труднодоступных местах, например, в далеких поселках и деревнях, люди могут и не знать о многообразии компаний на рынке и предложение от компании, которая сумела достичь далекого клиента, будет принято им как единственное, часто связь с подобными клиентами возможно посредством современных IT-технологий. К основным факторам, кардинально повлиявшим на бизнес-среду к концу ХХ века стали следующие: мировая интеграция и централизация бизнеса, конкурентные взаимоотношения между странами и компаниями, мощное развитие глобальных информационных сетей, распределенная групповая работа, международные соглашения и стандарты [44, с. 166].

Преобразование индустриальных экономик повлекло за собой экономическое взаимодействие, основанное на комплексе знаний и банке информации, стратегическую ценность информации, знания как основу производительности и качества, новые изделия и услуги, конкуренцию, основанную на скорости принятия оптимального решения, а также увеличение интеллектуального уровня персонала в целом. Таким образом, уже сегодня предпринимателю в сфере малого бизнеса следует обеспечить для компании распространение рекламы через новые неконкурентные каналы, определить круг своей целевой аудитории, его основные проблемы и причины, по которым заказчики должны будут воспользоваться услугами компании. В данном направлении полезнее всего отыскивать каналы, через которые потенциальные клиенты привыкли получать информацию, найти места, где они часто бывают, т.е., направиться туда, где проблема встает острее всего. [36, с. 66]. компания рынок бизнес информационный

Работа с клиентами - самый трудный сегмент любого направления малого бизнеса, и маркетологов ждет не менее важный и трудный этап. На котором им необходимо определить несколько дополнительных целевых аудиторий, сформулировать их потребности и проблемы, составить список дополнительных возможных каналов рекламы, найти по возможности добавочные свободные сегменты рынка, где реклама будет значительно дешевле и ее эффективность гораздо выше, так как искусство правильно преподнести рекламную информацию заключается в умелом использовании законов восприятия Выгруженные в систему данные, должны пройти обработку, быть сохранёнными в базе данных и доступными для дальнейшего анализа, за что отвечают IT-специалисты. [38, с. 12].

К основным факторам продвижения современных компаний на рынке относится и преобразование предприятия, которое часто базируется на таких факторах как неформальные цели и обязательства, децентрализация и гибкость, локальная независимость, расширение полномочий, снижение стоимости сделок за счет информационного маркетинга, смещение фокуса с технологии на потребителя.

Немаловажно знать, что в каждом бизнесе существует свое слабое звено, которое необходимо выявить как можно скорее и в короткие сроки решить проблему. Все показатели продаж услуг или товаров на рынке должны подвергаться тщательному учету и анализу, для того, чтобы в момент спада продаж могли быть предприняты срочные меры по нормализации процесса. Менеджеры отдела маркетинга, при помощи современных информационных технологий, должны вести отчеты в динамике, чтобы можно было сравнивать текущие данные с результатами аналитических процессов за прошедшие месяцы и полугодия. Компании, к сожалению, не обладают каким-либо универсальным средством или информационной технологией, способной многократно увеличить объем продаж, но применение десятков различных методов сможет помочь в достижении нужного результата, так как каждый из них, взятый в отдельности, увеличит объем продаж на определенный процент, и в результате применения многих инструментов станет возможным получить многократный рост прибыли [36, с. 50].

Совершенствовать систему продаж возможно при помощи демонстрации конкретных опций, например, клиентам должны быть доступны электронные образцы, фотографии, видео-презентации, продающие описания ваших товаров или услуг. Собранная от клиентов информация должна записываться обрабатываться и сохраняться для дальнейшего анализа, т.е., систематизироваться. Обязательна обратная связь - кроме звонка клиенту после первого обращения необходима отправка электронных писем. Получаемые от благодарных заказчиков рекомендации также должны иметь свое отражение на сайте компании и в электронном архиве.

Все рабочие процессы предприятия предпринимателям намного легче вести если они выполняется современными методами и с применением информационных технологий, что необходимо для повышения эффективности его работы. Если же, то или иное предприятие, стремящееся к расширению своих позиций на рынке, увеличению объема прибыли и повышению уровня продаж, до сих пор не имеет хорошо развитую систему применения современных информационных технологий (IT), то для повышения эффективности его работы данный вопрос необходимо решить настолько скоро, насколько это возможно, поскольку IT стали основным фактором прогресса, технологической основой новой информационной экономики и информационного общества [47, с. 4]. На сегодняшний день для того чтобы контролировать работу каждого сотрудника уже недостаточно простых отчетов в программе Excel, но необходимо внедрение системы управления отношениями с клиентами CRM для учета входящих звонков. Более того, необходимо установить стационарную систему записи разговоров для ведения подробной статистики по обращениям, анкет обратной связи с клиентами, а также использовать сторонние сервисы, позволяющие записывать все телефонные переговоры с заказчиками, вести полный контроль работы предприятия.

При подобном подходе к управлению предприятием руководитель всегда будет знать сильные и слабые стороны своей фирмы, своевременно восполнять пробелы и укреплять или ликвидировать слабые звенья, что несомненно повлечет за собой стабильный поток новых клиентов и гарантированных заказов. С применением IT в управлении предприятием, последнему обеспечивается создание условий, обеспечивающих требуемое протекание всех его технологических процессов.

Относительно этапов развития информационных технологий в бизнесе следует сказать следующее. Эволюция информационных технологий в бизнесе подразделяется на несколько этапов, имеющих свои характерные качественные особенности. Несомненно, главной целью, обусловившей появление и развитие IT, является удовлетворение индивидуальных и корпоративных интересов лиц, занимающихся бизнесом. Нынешний этап развития IT уходит корнями в начало 90-х годов 20 века. То время можно считать прорывом в сфере IT: стремительно развивались ИС, появились и быстро прогрессировали локальные, региональные и глобальные сети. Характерные признаки развития IT в указанный период: формирование стандартов, соглашений, протоколов в сфере компьютерных разработок и телекоммуникаций; разработка распределенных ИС; акцент на формировании доступа к стратегической информации; работа над средствами защиты и организацией безопасности корпоративной информации.

В настоящее время главная цель продвижения информационных технологий в бизнесе -- создание IT такого уровня, который позволит решать любые стратегические задачи, реализовывать информационные системы управления процессами (ИСУП) и поддерживать принятие делового решения (ИСППР). Появление персональных компьютеров стало значительной вехой в развитии IT. При создании новых информационных систем главным ориентиром является возможность наиболее полного удовлетворения индивидуального пользователя, всесторонняя поддержка принимаемых им решений. Пользователь в данной ситуации является активной фигурой продвижения IT. При его прямом контакте с разработчиком в развитии IT достигается высокий результат, удовлетворяющий обе стороны.

При этом происходит как централизованная, так и децентрализованная обработка данных, акцентированная на решении проблем локального характера и взаимодействии с базой данных на рабочем месте индивидуального пользователя. В настоящее время использование информационных технологий в бизнесе нацелено на массовую и оперативную обработку информации. Они должны помогать руководителю компании в принятии рациональных решений, защищать его от возможных неожиданностей изменяющегося рынка, создавать условия для конкурентоспособной борьбы и успеха в конечном итоге. Самые известные и распространенные технологические средства развития IT в настоящий период -- «Internet/Intranet» («новейшие») технологии.

Распределенные системы, глобальные, региональные, локальные сети активно применяются в различных сферах техники, науки, производства, бизнеса. Модернизация внутренней структуры ИС и создание микропроцессорного ядра привели к серьезной эволюции средств связи и бытового и культурного назначения. Скорость реакции на внешние изменения тесно связана с согласованным взаимодействием между специализированными отделами и службами. В случае двухстороннего непрерывного общения и обмена информацией они могут действовать эффективно и оперативно в разных сферах. Применение информационных технологий в бизнесе создает условия для управления и координации больших объемов информации. Это качественно улучшает показатели деятельности менеджера. Управляя непрерывным потоком информации, своевременно получая сведения из первоисточников, прогрессивно развивающаяся компания может сделать прорыв в любой сфере бизнеса, в отличие от фирм, не уделяющих должного внимания развитию IT.

1.2 Понятие «информационные технологии управления». Цели и задачи информационных систем.

Сегодня нельзя отрицать значимую роль информационных технологий во всех сферах общественной жизни. В управлении информационные технологии применяются на всех этапах общественного производства. Хорошо отслеживаются преимущества информационных технологий в управлении коммерческими организациями, особенно в секторе малого бизнеса.

Информационные технологии управления (ИТУ) организацией представляют собой методы и средства поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний, применяемых в задачах управления на основе использования программного обеспечения, средств вычислительной и телекоммуникационной техники [12, с. 7-8].

Основными функциями информационных технологий управления организацией являются следующие: 1) поиск и сбор данных; 2) обработка данных (анализ информации); 3) хранение данных; 4) генерация новой информации для решения оптимизационных задач (Рис.1).



Рис.1. Функции информационных технологий

Чтобы разработать эффективную систему информационных технологий в управлении организацией необходимо провести детальный анализ управляемого объекта, определить задачи управления, разработать его структуру, выбрать исключительно необходимую информацию. После детального анализа необходимо выработать информационную модель управления организацией, которая будет фиксировать связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. Затем выбираются технические средства, разрабатывается информационная технология [9, с. 144-147].

Информационные технологии управления постоянно выходят на новые качественные уровни и позволяют использовать новейшие методы обработки и информации, необходимой для принятия управленческого решения. Затраты на внедрение этих технологий окупаются и дают прибыль. Информационные технологии выступают основой для социальных, производственных и других технологий. Они помогают сократить затраты иных общественных ресурсов.

Научной основой информационных технологий является интеграция информатики, кибернетики и методов административного управления. Информационные технологии оказывают значительную помощь в управлении предприятием. Выделяют следующие принципы информационных технологий управления:

1. Принцип оперативного управления - это управление, осуществляемое в реальном времени.

2. Принцип сквозного управления - представляет собой информационную поддержку полного цикла управления (сбор и анализ информации, моделирование и прогнозирование, планирование управляющих воздействий, доведение решений до исполнителей, контроль над исполнением решений).

3. Принцип адаптивного управления - включает в себя адаптацию технологии управления под воздействием внешней и внутренней среды.

4. Принцип сетевого управления определяет отношения "вертикальных" и "горизонтальных" коммуникационных линий и потоков деятельности предприятия.

Сегодня определяют информационно-управляющие системы в практике управления фирмами:

1. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning). Это интегрированная система, которая представляет собой базу данных, основанную на едином приложении и общем пользовательском интерфейсе для управления финансовой и хозяйственной деятельностью. Сюда входит такие сферы деятельности компании, как планирование и прогнозирование, управление продажами, управление производством, закупками, финансами и др.

2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Это системы управления внешними отношениями компании. Другими словами, они занимаются управлением взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, в целом - со всем внешним миром. Сюда же относятся методы управления для повышения эффективности продаж. Рассматриваемые системы созданы для автоматизации работы одела маркетинга, call-центров, корпоративных порталов и т.д.

3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI (Business Intelligence). Данные системы выступают как хранилище аналитических данных. Сюда же относят средства для обработки необходимой информации. Системы могут носить названия OLAP-системами (On Line Processing Systems) в отличие от OLTP-систем (On Line Transactions Systems), к которым относятся системы планирования ресурсов компании ERP и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM.

Современные информационные технологии изменяются и приобретают свои отличительные особенности. Так, если в момент их появления средства автоматизации обработки информации применялись к существующим управленческим процедурам, то на сегодняшний день ситуация изменилась. Они стали катализатором распространения современных технологий менеджмента. Сегодня информационные технологии учувствуют в оптимизации бизнес-процессов. Участвуя в оптимизации бизнес-процессов, информационные технологии помогают достичь конкурентное преимущество. [40, с. 140-143]

Под информационной системой понимается система, позволяющая осуществлять сбор, хранение, обработку, передачу и предоставление информации.

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем.

Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Информационные системы могут функционировать с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

В автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Под информационной системой понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей. [32, с. 84]

Состав информационной системы включает в себя следующее:

Рис. 2. Состав информационной системы

Организационно-технологическая подсистема сбора информации обеспечивает отбор и накопление данных в одну общую информационную систему. Без правильно организованной, оперативно и эффективно действующей организационно-технологической подсистемы сбора информации невозможна эффективная организация функционирования всей инф. системы в целом.

Подсистема представления и обработки информации составляет ядро инф. системы и является отражением представления разработчиками и пользователями системы структуры и картины предметной области, сведения о которой должна отражать инф. система. Подсистема представления и обработки информации является одним из наиболее сложных компонентов при разработке инф. системы.

Нормативно-функциональная подсистема выдачи информации определяет пользователей, или иначе абонентов системы, реализует целевой аспект назначения и выполнения задач инф. системы.

Цели, задачи, свойства и функции информационных систем представляют собой следующее. Цель ИС - обеспечение специалистов информацией для решения стоящих перед ними задач. Кроме того, результатом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель ИС - это также и повышение уровня качества информации, выдаваемой специалистам-пользователям ИС.

В соответствии с целью основными универсальными задачами ИС являются:

1) выполнение процессов преобразования информации и выдача её в удобном для восприятия виде;

2) получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов, интеллектуальных систем и т.д.;

3) производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации;

4) освобождение работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

5) совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме.

Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели [39, с. 41]. Они включают:

1) обеспечение необходимого объёма производства продукции;

2) обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия;

3) поведение мероприятий по обеспечению заданного уровня качества продукции;

4) обеспечение маркетинговой деятельности предприятия и др.

В системе управления специальные задачи для статуса ИС приоритетны.

Информационная система определяется следующими свойствами:

1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

2) информационная система является динамичной и развивающейся;

3) выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

4) информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации;

5) структура информационной системы, её функциональное предназначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией, например, в коммерческой фирме - эффективному бизнесу, в государственном предприятии - решению социальных и экономических задач;

6) информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься.

Функция ИС - это постоянный набор процедур, выполнение которых обеспечивает реализацию задач ИС.

Функции ИС можно разделить на функции управления и функции информационно-технологические.

ИС обеспечивает реализацию следующих функций управления:

1) планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

2) нормирование производственной деятельности;

3) учёт и отчётность;

4) контроль производства;

5) анализ производственной деятельности.

Выделяются следующие информационно-технологические функции информационной системы:

1) сбор сведений об управляемом объекте;

2) регистрация данных;

3) передача данных;

4) ввод данных в ЭВМ;

5) обработка данных.

Рассматриваются два типа обработки:

1) операционная;

2) анализ данных (сравнение с нормами, критериями).

Операционная обработка данных ведется в системах, ориентированных на преобразование данных. Анализ данных осуществляется в системах поддержки принятия решений, где анализируется информация (часто больших объемов), на основе которой информационная система помогает принимать решения.

1) поиск данных;

2) ведение баз данных;

3) хранение данных.

Существуют два способа хранения информации:

1) централизованный (информация хранится в одном месте),

2) распределенный (информация хранится в нескольких местах).

3) актуализация информации;

4) копирование и тиражирование информации;

5) предоставление информации (выдача производственных документов пользователю);

6) защита данных.

Данная функция обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование компьютеров и других современных технических и программных средств в различных информационных системах. Такие информационные системы называются автоматизированными, или сокращённо АИС, в них представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники [9, с. 55].

1.3 Информационные технологии в аспекте управления предприятием малого бизнеса

Работники компаний, к сожалению, не могут в быстром темпе и без помощи специального оборудования осуществлять сбор, хранение, передачу или обработку больших объемов информации. Информация зачастую поступает в ненадлежащем виде и требует дополнительной обработки, подготовке к дальнейшей работе с ней, что, в данной связи, требует от руководителя предприятия постоянного принятия правильных решений.

Более того, возникает необходимость использования разных современных методов и средств, которые помогают увеличить эффективность обработки информации, сделать ее более точной, полной, достаточной, актуальной, своевременной.

Таким образом, применение современных информационных технологий, основанных на компьютерной обработке данных, является первой и основной необходимостью для любого предприятия, осуществляющего свою деятельность в рамках любого направления коммерческой деятельности, включая сектор малого бизнеса.

Как и любая другая область, сектор малого бизнеса имеет свои особенности, в рамках которых использование информационных технологий малыми предприятиями день ото дня становится все более серьезным и насущным вопросам.

Объем реализуемых функций управления не пропорционален масштабу деятельности любого предприятия. В малом бизнесе выполняются все виды управленческой работы, что и на крупных предприятиях, однако, глубина реализации функций и объем обрабатываемой информации различны [7, с. 25].

В каждом малом предприятии имеется несколько отделов. Как правило, отдел бухгалтерии имеется на предприятии обязательно. Как финансовое подразделение бухгалтерия отвечает за начисление зарплаты, ведение первичной документации, отчетности и уплату налогов, работу с поставщиками, банками и кредиторами. В каждом финансовом отделе работник отвечает за выполнение конкретных задач.

Полноценный бухгалтерский учет невозможен без специальных компьютерных программ, которые облегчают процесс работы бухгалтеров на 80%, без них финансовая жизнь компании полностью остановиться, что приведет к проблемам. Разграничение функционала обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников, бесперебойный процесс бухучета, безусловно, выстраиваемую в ракурсе применения современных информационных технологий.

Относительно учета труда и заработной платы на малом предприятии можно сказать, что расчет заработной платы и сложность алгоритмов ее расчета зависят от численности персонала, а также количества и разновидностей видов оплаты труда, могущих включать, как дополнительные выплаты, так и прочие начисления, и надбавки.

На предприятиях малого бизнеса обычно применяют такие простейшие способы начисления заработной платы как:

1) фиксированная сумма;

2) почасовая оплата;

3) сдельная оплата.

Потребность в автоматизации процесса расчета заработной платы на предприятии малого бизнеса основывается на необходимости, так как оно нуждается в особых решениях. [22, с. 47]

Более того, работники прочих отделов МП, как информационные единицы коллектива, имеют широкий спектр функциональных обязанностей, и, если для автоматизации каждой из них будет применяться индивидуальный программный продукт, остро встанет проблема избыточности информации и низкой интеграции приложений, называемая в профессиональной среде «зоопарк» или «лоскутная автоматизация».

Внедряемые информационные технологии должны изменять порядок работы компании, например, менять прежние правила на новые. Рассмотрим подобное в Таблице 1:

Таблица 1

Таблица 1. Технологии, применяемые для изменения правил работы компании

Ранее применяемые правила	Вновь введенные правила	Примененные информационные технологии
1	Информация может появляться в одном месте в одно время	Информация может появляться и быть востребованной в любом месте в любое время, когда это необходимо	Распределенные базы и хранилища данных, поисковые системы, технологии поиска заданных сведений
2	Услуги по оценке ситуаций могут выполнять лишь подготовленные аналитики	Аналитическую работу может выполнять специалист общего профиля	Экспертные системы
3	Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией	Применение двух форм организации управления и производства с максимальным использованием преимуществ каждого метода	Распределенная работа в группах, телекоммуникации и сети
4	Все решения принимают только высшие руководители и ответственные менеджеры	Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника, отвечающего за свой участок работы	Средства поддержки принятия решений, доступ к базам и хранилищам знаний, системы знания
5	Наличие специально оборудованных помещений для поиска, получения, анализа, хранения и передачи информации	Широкое использование персональных ИС. Прием и отправка информации из места, где находятся пользователи	Интернет-/Интранет-технологии, оптоволоконные и спутниковые системы связи, мобильные системы
6	Контакт с покупателем преимущественно через личную встречу	Первоначально виртуальный контакт с потенциальным покупателем -- возможность предварительного изучения особенностей клиента	Интерактивное взаимодействие, базы данных, системы опроса и выявления предпочтений
7	Для того чтобы найти некую сущность, нужно знать, где она находится	Сущности сами говорят вам, где они находятся	Системы поиска, мобильные агентные системы
8	Сверстанные планы не пересматриваются или пересматриваются под давлением форс-мажора	Планы пересматриваются и корректируются оперативно, по мере необходимости и адекватно требованиям потребителя	Экспертные системы, системы гибкого планирования и управления рисками, высокопроизводительные ЭВ

Степень глубины реализации функций и небольшое количество управленческих работников позволяет предположить, что более востребованными со стороны малого бизнеса должны быть интегрированные решения, построенные по принципу «Все в одном». Это мы наблюдаем, в частности, в сегменте информационных систем для малого бизнеса, реализующих в рамках одной программы функции бухгалтерского и управленческого учета. В последние годы наблюдается тенденция расширения функционала за счет включения функций планирования и финансово-экономического анализа состояния предприятия. [26, с. 122]

В силу ограниченности финансовых ресурсов предприятия малого бизнеса не могут позволить себе значительные вложения в создание развитой ИТ-инфраструктуры. В условиях высокой стоимости технических и программных средств они вынуждены довольствоваться автоматизацией наиболее критичных бизнес-процессов, используя при этом, как правило, простые типовые технические решения, бесплатные или недорогие массовые тиражные программные продукты и инструментальные среды, такие, как MS Office (Word, Excel).

В этих условиях логика предпринимателя говорит за то, чтобы использовать информационные системы общего назначения и их инструментальные средства, средства электронной почты и интернет коммуникаций, автоматизировать наиболее критичные бизнес процессы с минимальными затратами.

Одним из перспективных и быстро развивающихся направлений в решении задачи минимизации затрат на создание ИТ-инфраструктуры является использование облачных сервисов. По своей сути это новая парадигма удаленной и распределенной обработки и хранения данных, которая обеспечивает предоставление пользователю удаленных серверных ресурсов и мощностей как интернет-услугу. [26, с. 200]

Потребители облачных сервисов могут в краткосрочном и среднесрочном планах значительно уменьшить расходы на IT-инфраструктуру и гибко реагировать на изменения потребностей. Облачные сервисы иногда сравнивают с коммунальными услугами.

Рассматривая трудовые ресурсы как лимитирующий фактор деятельности малого предприятия, нужно сказать, что это в значительной степени относится к IT-специалистам.

По данным государственной статистики, доля IT специалистов в экономике, например, Российской Федерации, в 2017 году составляла 1,47% от всего работающего населения, или 1,34% от трудоспособного населения. Для сравнения: в США последний показатель составляет 3,74%, в Великобритании 3,16%, в Германии 3,14%. Крупные предприятия имеют в организационной структуре IT-отделы. Среди малых и средних предприятий лишь менее половины имеют собственных IT-сотрудников, остальные же обслуживаются фрилансерами, компаниями-поставщиками IT-услуг, своими работниками, совмещающими эту функцию с основными обязанностями, или вовсе лишены IT-поддержки.

Для управления предприятием важно не только вовремя анализировать потенциальные риски внешней среды, но также обеспечить своевременность ответов на такие ситуации. Если предприятие масштабное или же разбросанное по разным территориальным зонам IT - это единственная возможность обеспечить своевременность управления. Если предприниматель даже и делает верные шаги к уменьшению рисков для предприятия, если они не будут вовремя доставлены к сотрудникам их ценность серьезно снижается, а иногда и полностью нивелируется. [27, с. 114]

Кроме этих факторов, нельзя не учитывать влияния информационных процессов непосредственно на персонал, в том числе на его наем. Для управления персоналом важна даже такая мелочь, как психологический портрет сотрудника, особенности его поведения в социальных сетях, интересы и прочее.

Влияние процессов по информатизации общества нельзя недооценивать, и эффективный менеджер всегда знает, что даже подобная мелочь будет быть весьма продуктивной. Использовать сферу IT для управления предприятием - это уже не новаторство, а необходимость. Второй немаловажный сектор предпринимательской деятельности - это производство.

Синергия всего цикла жизнедеятельности товара и информационных процессов жизненно необходима предприятию. Зачастую, производственный цикл - это последовательная перемена деятельности различных элементов системы, которые опираются на результат предыдущих. Такой тип производства один из наиболее эффективных, однако в то же время предъявляет немалые требования к организации деятельности и взаимосвязи составляющих. [39, с. 16]

Потеря результатов деятельности даже одного элемента или отсутствие контроля за корректностью действий на входе в систему может привести к реальным денежным потерям. Производство - это в первую очередь тесная взаимосвязь отдельных составляющих системы, особенности управления которой заключаются в необходимости как локального мониторинга, так и стратегического направления. Без соответствующего уровня распространения информационных процессов сделать это невозможно.

Впрочем, есть и иная сторона вопроса. Интеграция информационных процессов непосредственно в производство дает возможность повысить качество изготовляемой продукции, уменьшить уровень брака, повысить автоматизацию производства, наладить диверсификацию.

Информационные системы сейчас с успехом используются для повышения продуктивности производства, уменьшении затрат, связанных с человеческим фактором. Также нельзя сбрасывать со счетов и влияния информационной системы на сбытовые возможности предприятия [41, с. 116].

Современное экономическое пространство - это в первую очередь глобализация, и для предпринимателя не продуктивно ориентироваться исключительно на локальный рынок, вполне возможно именно информационные системы - это тот фактор, который позволит предприятию внедрить мировые стандарты и тем самым заинтересовать зарубежного покупателя в своей продукции.

Пожалуй, наиболее провокационное влияние информационные системы оказывают именно на сферу маркетинга. Особенность информационных процессов заключается в том, что предприниматель получает возможность охватить как можно большее количество потенциальных покупателей.

Если несколькими годами ранее потенциальная категория клиентов, которые получали бы сведения о предприятии посредством информационных процессов, была небольшой, то в условиях современной популяризации сетей, она по-настоящему огромна.

Даже простейший процесс реализации, к примеру, объявление о продаже бизнеса, будет более эффективным, если помимо прочего, будет размещено и в информационном пространстве. Информационные технологии в малом бизнесе - это реальная возможность повысить гласность своей продукции.

В особенности это касается потенциала вирусной рекламы и инновационных методов, к примеру, интерактивов. Международный бизнес во многом полагается именно на фактор информационных технологий в популяризации своей продукции заграницей.

Влияние информационных технологий на рекламу было стремительным и фундаментальным. В первую очередь именно благодаря фактору информационных технологий, реинжиниринг предприятие и реструктуризация маркетинга проходит согласно современным требованиям. Также заслуга информационных технологий заключается в том, что маркетологи получаю гораздо более богатую базу для поиска потребностей потенциальных клиентов, их предпочтений и пожеланий [42, с. 118].

Предприятие, которое использует информационные системы для достижения непосредственно самого факта управления выбором потребителя заведомо находится в выигрышном положении. Тот, кто добился управления выбором покупателя получает возможность увеличить объем сбыта и повысить доход.

Презентация новшеств собственного бизнеса напрямую потребителю посредством информационных технологий дает возможность высветлить исключительно позитивные стороны фирмы. Несомненно, информационные технологии - этот тот сектор, которые остается важным для общегосударственного экономического пространства в любом случае.



Выводы по главе 1

Решение существующих проблем развития предпринимательства, связанных на сегодняшний день с поиском путей преодоления административных барьеров и оказанием финансовой поддержки, отодвинуло на второй план актуальность информатизации как инструмента развития бизнеса. Вместе с тем информационное обеспечение является не только одним из основных приоритетов государственной социально-экономической политики, но и приобретает все большую важность для самих предпринимателей. Как известно, экономическая информация в современных условиях стала не менее значимым фактором производства, чем материальные и трудовые ресурсы. Внедрение информационных технологий, основанных на современных управленческих концепциях, позволило предприятиям экономически развитых стран выйти на принципиально новый уровень ведения бизнеса. Активно занимаются информатизацией компании страны, также осознавшие необходимость в смене подходов к управлению.

Однако для малого предпринимательства в этой сфере существует немало препятствий финансового, кадрового, организационного характера. Предпринимательская деятельность сегодня тесно связана с использованием нового программного обеспечения, компьютерных систем и технологий, новой информационной среды и новых возможностей, и роль информационных технологий, как и систем в функционировании хозяйствующих субъектов очень сложно переоценить.

Предприятия должны прилагать усилия для того, чтобы противостоять этим угрозам и сохранять свою экономическую стабильность, поэтому важно систематизировать влияние современных информационных технологий и систем на деятельность предприятия по отдельным составляющим экономической безопасности.



2. Анализ подхода к управлению информационными технологиями в секторе малого бизнеса

2.1 Изменение основных позиций бизнеса под влиянием IT

Для стремительно развивающегося рынка с его многогранной инфраструктурой информационные технологии бизнеса, пожалуй, являются самыми востребованными, универсальными, обеспечивающими прогресс всего рынка. Информационные технологии в бизнесе -- одна из главных тенденций в реализации банка информации современного общества. Технический прогресс и новые технологии, ускорение сбора и обработки данных обусловили несколько этапов эволюции IT.

В настоящее время отмечено изменение вектора направленности развития IT с усовершенствования технических средств для работы с информацией на увеличение эффективности бизнеса. Еще совсем недавно информационный ресурс не являлся таким значимым для развития фирмы. Для эффективного управления было достаточно личного участия лидера компании. Не требовалось разветвленной сети менеджеров и системного исследования данных. Значимые решения принимались руководителями компаний исходя из опыта и интуиции [45, с. 224-227].

Анализ информационных данных о деятельности фирмы не играл решающей роли. Только крупные компании вводили в штат центры аналитики, готовившие обобщенные данные для принятия решений. Быстрое развитие, улучшение качества, повышение надежности вычислительной техники привели к тому, что роль информационных технологий в бизнесе резко возросла.

Основные причины совершенствования IT, которые базируются на компьютерных и телекоммуникационных технологиях, и всеобщее взаимодействие и взаимное проникновение различных направлений мировой экономики благотворно влияет на интегрирование бизнес-процессов. Технология информационного обеспечения бизнеса способствует оперативному мобильному доступу с возможностью обширной аналитики, удовлетворяет потребности в торговом взаимодействии и управлении компаниями как в пределах страны, так и между континентами.

Иногда это может создавать трудности для региональных и национальных предприятий: клиент, оперативно получивший необходимую информацию о товаре со всеми его характеристиками и ценами, может мгновенно принять решение и совершить сделку круглосуточно вне зависимости от местонахождения. В жесткой конкурентной среде, не имея системной непрерывной информационной поддержки и современных средств связи, ни одна из компаний вне зависимости от ее профиля и масштаба не может чувствовать себя защищенной [46, с. 301].

В настоящее время IT характеризуются:

1) использованием мощных платформ и аппаратных комплексов для организации системы управления и информационной поддержки бизнеса и производства;

2) использованием баз данных и хранилища знаний с огромным объемом информации по всем сферам развития общества;

3) наличием специалистов, создающих программы для выполнения определенных задач конкретной компании;

4) наличием технологических возможностей, обеспечивающих интерактивный доступ любого пользователя к информационным ресурсам: открытым (Free) и корпоративным системам поиска информации (Information Retrieval Systems -- IRS), государственным и коммерческим системам связи, глобальным (Global Network Systems), национальным (NNS) и региональным (RNS) информационно-вычислительным сетям;

5) наличием международных соглашений, стандартов и протоколов обмена данными;

6) быстрым прогрессированием IT, посредством которых структурируется работа баз данных, хранилищ информации разного назначения, многоплановых систем и объектов, гиперсред;

7) формированием локальных и ориентированных на решение конкретных проблем ИС на базе высокопроизводительных серверов и локальных вычислительных систем; включением в ИС специализированных интерфейсов пользователя для взаимодействия с экспертными системами (Expert System -- ES), систем поддержки принятия решения (Decision Support System -- DSS), систем поддержки исполнения (Executive Support System -- ESS), систем машинного перевода (Translating Computer System -- TCS) и других технологий и средств.

В данной связи следует проанализировать и установить какие именно информационные системы и технологии подходят малому бизнесу [49, с. 79]. Предприятия малого бизнеса в сравнении с крупными имеют ряд особенностей, играющих положительную роль в конкурентной среде, а именно:

1) возможность быстрого отклика на запросы клиентуры;

2) возможность в короткий период принять управленческое решение и воплотить его в жизнь;

3) возможность быстро и гибко подстроиться под изменения, происшедшие в бизнес-среде;

4) моментальная реакция на риск утечки информации.

Эти прерогативы наиболее типичны для фирм, занимающихся обслуживанием клиентов в сфере ресторанного и гостиничного бизнеса, туризма, сервисных услуг, торговли (магазины, продающие бытовую технику и инструменты, продукты питания, фармацевтические товары), консалтинга (услуги в сфере финансов и юриспруденции), переводческих агентств, образовательных центров, а также центров по подготовке и повышению квалификации различных специалистов, различных мелких производств.

Влияние информационных технологий на малый бизнес воплощается в решении ряда типичных проблем (Рис. 3):

Рис. 3. Типичные проблемы и информационные технологии, применяемые для их решения

Также необходимо рассмотреть информационные технологии, дающие преимущества малому бизнесу, взятые по отраслям: (Таблица 2):

Одна из ветвей применения информационных технологий в бизнесе -- современная бесперебойная связь в любой географической точке мира. Возможность держать ситуацию под контролем и оперативно решать ключевые управленческие вопросы -- весьма ценное качество для любого руководителя. Никаких препятствий для перемещения сотрудников в черте города, региона, страны, мира не существует, когда имеется единый многоканальный офисный телефон.



Таблица 2

Таблица 2. ИТ дающие преимущества предприятиям малого бизнеса в отдельных отраслях

...