Разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия малого бизнеса

Отрасль	Информационная безопасность	Автоматизация бизнес-процессов	CRM-системы	Call-центры, объединение беспроводной связи	IT-аутсорсинг
Сфера услуг	+	+	+	-	+
Торговля	+	+	+	+	+
Мелкосерийное производство	+	+	-	+	-
Консалтинг	+	+	-	+	-

К этому следует добавить широко используемые сейчас новые технологии по объединению офисной телефонии, беспроводной и мобильной связи -- системы, которые обеспечат организацию беспроводных каналов связи по стандарту DECT или Wi-Fi и их интеграцию в корпоративную телефонную сеть по интернет-протоколу (IP). IP-телефония быстро и уверенно решает вопросы надежной связи для компаний малого и среднего бизнеса в их взаимодействии с филиальными сетями и территориально разнесенными организациями. Мировые бренды, такие как Avaya IP Office, Alcatel OmniPCX и другие, активно лоббируют продвижение аппаратных платформ для внедрения этих коммуникаций на предприятиях [53, с. 77-79].

При широком использовании IT-технологий для развития бизнеса непременно встанет вопрос о необходимости защиты от несанкционированного доступа как самой информации, так и средств, выполняющих роль ее носителей. Сам бизнес диктует необходимость внедрения определенных стандартов безопасности на уровне законодательства. В первую очередь нововведения коснутся финансового сектора, где в соответствии с требованиями ЦБ РФ происходит введение систем, обеспечивающих информационную безопасность. Решение проблемы информационной безопасности фирмы позволит свести к минимуму потери в случае несанкционированной утечки информации, поможет прогнозировать риски и в конечном итоге предотвратить саму утечку. При всестороннем решении подобного рода задач, внедряя многопрофильные средства защиты (программные, аппаратные, физические, организационные), при централизованном контроле можно достичь высокого результата. В этом случае вся структура системы будет осведомлена о механизмах взаимодействия в ней, и защита от внешних и внутренних угроз безопасности станет всеобщей задачей. На данном этапе ваша компания может активно использовать целый комплекс мер, способных эффективно предотвращать угрозы информационной безопасности: Регламент действий, ориентированных на защиту информации в сетях массового пользования. Регламент действий в целях защиты информации в сетях телекоммуникаций, который прописан в сопровождении телекоммуникационного оборудования. Регламент действий, ориентированный на защиту информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, в том числе автоматизированных систем управления рабочими местами, элементами инфраструктур [57, с. 302].

Решения, направленные на защиту инженерной инфраструктуры. Это системы безопасности зданий, АСУ и др. Представленные способы могут работать самостоятельно или в тесном взаимодействии с другими. Подбор подходящего варианта, наиболее приемлемого именно для конкретной компании, позволит обеспечить высокоэффективную и многопрофильную информационную защиту.

2.2 Особенности IT, играющие положительную роль в конкурентной среде

Утверждение о том, что информационные технологии помогают управлять бизнесом, имеет ряд доказательств. Так, посредством информационных технологий в сфере бизнеса появляется возможность аккумулировать всю информацию о деятельности фирмы и отладить взаимосвязь бизнес-процессов, то есть, делегировать компьютерам значительную часть работ, ранее выполнявшихся людьми. В итоге при помощи информационных систем компании удается выйти на необыкновенно высокий уровень организации работы.

Наиболее важный раздел -- это автоматизация взаимодействия между отделами (например, между службой снабжения, финансовым департаментом и административным отделом). Кроме того, информационная система может выполнять анализ любых данных (начиная с информации о товарах и услугах и, заканчивая сведениями о затратах времени каждого сотрудника на тот или иной раздел работы) и прогнозировать будущие показатели. Также посредством информационной системы удобно вести планирование -- как стратегическое, так и тактическое. Руководитель ставит задачу, назначает ответственных, устанавливает промежуточные и конечные сроки, определяет показатели эффективности [63, с. 49-52].

Все задачи можно объединить в единый проект, увязав их друг с другом, и установить для него временные рамки. Помимо этого, информационные технологии в бизнесе обеспечивают прозрачность работы. Информационная система содержит сведения о том, кто и за что отвечает, что сделано по каждой задаче. Это важно не только для топ-менеджеров. Рядовых сотрудников такая система стимулирует к повышению качества работы, личному развитию, выполнению планов и достижению целей.

При грамотно проведенной автоматизации у клиента будет складываться впечатление, что именно ему уделяют больше всего внимания. Хорошая IT-система открыта для заказчика: он может поработать в ней, увидеть компанию изнутри, высказать свое мнение или повлиять на какое-то решение. Все это увеличит доверие клиента и убедит его приобретать именно продукцию данной компании. Также в процессе работы с партнерами и подрядчиками, экономится время на обмен информацией, появляется возможность вести точный учет доходов и затрат.

Осуществляя оценку тенденций и перспектив развития информационных технологий в секторе малого бизнеса, следует отметить, что информационные технологии в бизнес-процессах имеют пять основных направлений, отвечающих требованиям времени, а именно:

1) Глобализация. Возможность ведения бизнеса с применением IT в мировом масштабе, с получением оперативной информации без ограничений. Межгосударственная интеграция в производстве программного продукта и создании рынка информационных услуг. Дополнительные прерогативы при все более широком распространении IT на географические регионы как прогнозируемая стратегия ведения бизнеса.

2) Конвергенция. Универсальность и всеобщность информационного продукта и средств его создания для профессионального, бытового применения, в сфере товаров и услуг. Объединение всех возможностей IT (передача и прием цифровых, звуковых и видеосигналов) в одних системах и устройствах. Совершенствование ИС в сторону усложнения и расширения функций информационного продукта и его носителей: аппаратно-программных систем, баз данных, групп, создающих, тестирующих и продвигающих ИС. Однако, несмотря на непрерывное расширение спектра задач, которые решаются в процессе применения IT, реализуется тенденция, нацеленная на упрощение видимой части программного продукта. Общение пользователя и системы приобретает все более дружественный, интуитивно предсказуемый характер.

3) Способность к взаимодействию (Interoperability). Обмен данными между информационными системами, между системой и пользователем, оперативная обработка данных практически любой степени сложности с выдачей готового результата стали ведущими тенденциями в развитии ИТ. А современные аппаратно-программные комплексы в состоянии решать поставленные перед ними задачи практически без ограничений.

4) Ликвидация промежуточных звеньев (Disintermediation). Развитая физическая и программная инфраструктура ИС упрощает способность передачи информации потребителю. Когда предложение товара и получение обратной связи от клиента легко осуществляется с помощью IT, необходимость в посредниках отпадает.

Таким образом, влияние информационных технологий на бизнес предусматривает:

1) реализацию задач по обработке данных, если имеется доступ к источнику информации и ИС для ее анализа; наличие современных систем коммуникации, обеспечивающих взаимосвязь и взаимодействие рабочих мест пользователей для оперативной трансляции информации;

2) наличие открытого доступа в мировое информационное пространство, ликвидацию любых препятствий для взаимодействия в бизнес-среде;

3) наличие и постоянное совершенствование системы электронных заказов и продаж: всестороннее использование социальных сетей.

Наличие определенного интереса бизнес-среды к развитию IT и повышение информационной культуры компаний обусловлены всеобщими тенденциями эволюции внешней среды и совершенствованием форм организации производства.

Все это приводит к прогрессивным изменениям в системе управления. Наиболее существенные тенденции совершенствования управления предприятием и их влияние на использование IT представлены далее. Ведущие компании самых значимых сфер экономики стремятся обеспечить внедрение IT на каждом этапе своей деятельности: во взаимодействие между внутренними звеньями своей структуры и между фирмой и потребителем [50, с. 400].

В то же время, предприятия, работающие в сфере мелкосерийного производства ИС, могут формировать до 25 % спроса на программное обеспечение и IT-услуги. Следует подчеркнуть, что в этом сегменте генерируются самые инновационные, сфокусированные на конкретных отраслях, самые интеллектуальные проекты.

Наиболее высокий процент IT-проектов, уже внедренных в практическое применение, связан с деятельностью SAP, занимающейся разработкой программных комплексов, аутсорсингом пользователей, апгрейдом физических устройств и систем, тестовым анализом, созданием и продвижением динамичных прикладных программ. Понимая значимость IT для быстрого развития рынка, ведущие компании России и Запада стремятся контролировать ключевые процессы эволюции IT.

Выделим некоторые из них:

1) «Интернет вещей». Это направление в информационном пространстве, когда производство устанавливает связь в режиме онлайн с сотрудниками, компьютерами, датчиками, станками. При этом обеспечивается непрерывный (круглосуточный) доступ к системе управления производством и аналитической информации.

Многие предприятия применяют системы мониторинга действующего оборудования. Это позволяет выстраивать межмашинное взаимодействие и, кроме того, контролировать качество работы оборудования, степень его загруженности, создавать и анализировать отчеты в режиме реального времени.

2) Роботизация. Применяя автоматизацию ведущих производственных процессов, предприниматели стремятся минимизировать количество сотрудников. И это объяснимо, так как такой шаг ведет к снижению затрат.

Согласно исследованиям, проведенным аналитической компанией из Бостона, в течение ближайших 10 лет уровень робототехники будет прирастать за год в среднем на 10,4 %. По структуре востребованности ведущие позиции занимают роботы, занятые на сварочных, сборочных, погрузочно-разгрузочных и других подобного рода работах. Это примерно 10,1 % всех роботов, проданных за год.

3) Виртуальная и дополненная реальность. Это технологии, разработанные для упрощения процесса тестирования и продвижения уникальных продуктов на рынке, направленные в том числе и на их постпродажную поддержку. Пример применения -- создание понятного пошагового руководства по эксплуатации и поддержке продукта на основе 3D-модели. При этом можно визуально представить перспективы еще не созданного или не произведенного изделия.

4) 3D-печать. Еще в недавнем прошлом эта технология позволяла производить лишь детали небольших размеров. В последние годы 3D-печать уже применяют на самых ответственных и дорогостоящих участках производства. Известные крупнейшие авиационные корпорации Boeing и Lockheed Martin широко внедрили методики лазерного спекания и плавки в производство вентиляционных систем, несущих компонентов и ряда узлов реактивных двигателей. Другая серьезная фирма, Local Motors, используя 3D-печать, успешно производит кузова автомобилей. 3D-печатные технологии существенно увеличивают производительность труда и удешевляют стоимость производства продукции.

Кризис значительно стимулировал развитие IT в розничной торговле. В настоящее время в этом секторе роль информационных технологий в бизнесе наиболее очевидна. Применяя IT, предприятия в сфере торговли имеют возможность снизить затраты и эффективно взаимодействовать с потребителями. Однако традиционный аутсорсинг для небольших торговых предприятий все-таки затратен. Поэтому они чаще используют более динамичные модели IT-услуг, ориентируя их на конкретные разделы своей деятельности. И все же тенденция использования ретейлерами более дорогих, но проверенных временем западных программных продуктов в ущерб отечественным производителям программ и техники, к сожалению, пока сохраняется [30, с. 88].

Основными направлениями автоматизации торговли являются: создание сервисов персональных рекомендаций клиентам, запуск программ лояльности, широкое распространение терминалов самообслуживания, применение облачных архивов и CRM-решений для контроля работы складов и организации логистической деятельности, внедрение биометрической системы оплаты.

2.3 Оценка влияния информационных технологий компании на безопасность и эффективность её деятельности

Анализ рисков информационной безопасности позволяет открыть критические факторы, оказывающие отрицательное влияние на бизнес-процессы предприятия, и принимать меры для их устранения или минимизация негативного воздействия. Особо важно знать на какой стадии развития находится информационная система организации, она обязана отвечать установленному комплексу требований к обеспечению информационной безопасности. Определение требования к обеспечению защиты, по определёнными областям системы. Так же возможно использования имеющихся систем обеспечивающие должную информационную безопасности на должном уровне и отвечающая запросам организации.

Таким образом, на данном этапе следует рассмотреть варианты обеспечения защиты информационных технологий в сфере малого бизнеса Понимая большую роль информационных технологий в бизнесе, его представители хотят, чтобы их применение было надежно и безопасно. Элементарные действия, которые предпринимают компании малого бизнеса, -- это установка защиты от почтового спама и компьютерных вирусов. Вирусная проблема в Интернете сейчас стоит, пожалуй, более остро, чем проблема заразиться простудой в зимнее время. Причем в отличие от этапа зарождения вирусных программ, когда они цеплялись к сайтам с пиратским или фривольным контентом, сейчас заражение может произойти сразу же после входа пользователя в глобальную сеть. В то же время вирусные атаки далеко не последняя угроза для информационной безопасности компаний. Хакеры -- вот кого нужно опасаться по-настоящему. И, безусловно, надо обращать самое серьезное внимание на физическую сохранность данных, которые могут исчезнуть при поломке составляющих персонального компьютера и носителей информации или при неверных действиях посторонних лиц (иногда сотрудников) [30, с. 122].

Среди существующих сегодня IT-угроз, возможно оказывающих влияние на предприятия сектора малого бизнеса нужно отметить следующие (Рис.5):

Рис. 5. IT-угрозы для предприятий малого бизнеса

Повышение роли применения информационных технологий в бизнес-процессах требует все большего внимания и контроля за работой в IT-инфраструктуре. Меры, предпринимаемые для защиты информации, должны применяться системно, непрерывно, касаться всех звеньев и видов деятельности компании. При этом необходимо учитывать, что защита не должна быть избыточной. Зачастую встречаются две крайности:

1) Позиция 1. «Жесткий контроль». Сотрудникам блокируется доступ в Интернет. Запуск большинства программ возможен только после личного участия системного администратора. Все электронные документы зашифрованы. Конечно, в такой компании нет причин бояться вирусных атак, но бизнес-процессы не смогут нормально развиваться из-за постоянного завышенного контроля и больших затрат на поддержку безопасности.

2) Позиция 2. «Отсутствие контроля». Случайный посетитель, находящийся в офисе, может осуществлять просмотр практически любых документов, даже конфиденциальных, хранящихся на цифровых носителях. Пароли для доступа никто не применяет. В итоге компьютеры этой компании постоянно заражены вирусами и троянами. В подобной организации всегда есть риск «неожиданной» утраты базы данных и, соответственно, потери клиентов (все контакты последних перекочуют к конкурентам). Более того, могут исчезнуть деньги с банковских счетов.

Оптимальный выход из этих крайностей следующий:

1) прежде чем выбирать стратегию безопасности, которая будет действовать в вашей компании, детально разобраться в существующих системах безопасности.

2) рассмотреть рекомендации руководителя службы безопасности и начальника IT-отдела, имея в виду, что для подстраховки и избавления отдел или специалиста IT от излишней работы по борьбе с вирусными угрозами, может быть предложен продукт дорогостоящий, но полезный.

3) собрать предложения руководителей функциональных подразделений и их мнения о необходимой структуре информационной безопасности. В конечном итоге возможным станет более объективно оценить, какая из систем является самой подходящей для установки в данной бизнес-структуре, чтобы защита информации была действенной, но не препятствовала основной деятельности фирмы.

В зависимости от степени риска возникновения и выраженности возможных последствий в сфере IT-безопасности выделяют четыре группы угроз:

1) Высокая угроза -- большой ущерб. Для того чтобы гарантированно обезопасить себя в этой ситуации, нужно создать и постоянно поддерживать хранилища резервной базы данных всей системы.

2) Высокая угроза -- небольшой ущерб. Вероятность угрозы в данном варианте обычная. Дополнительных действий предпринимать не надо.

3) Низкая угроза -- большой ущерб. Приобретение страхового полиса с покрытием всех возможных потерь -- достаточно эффективный выход из положения.

4) Низкая угроза -- небольшой ущерб. Реагировать на эти риски нет необходимости.

Комплексная система, обеспечивающая защиту ИС на предприятии, должна иметь в виду таковые цели как предупреждение кражи, утечки, потери, модифицирования. Фальсификации информации, отведение противоправных поступков по искоренению, видоизменению, искривлению, имитированию, снятию с блокировки информации, а также предупреждению прочих противопоказанных вторжений в информационные ресурсы и информационные системы.

Проведение анализа рисков для каждой организации индивидуален. Индивидуальность, один из основных параметров, которые оценивает размер ущерба. Ведь индивидуальность связана с информационными ресурсами и с оценкой важности, которая уникальна у каждого предприятия.

В процесс проведения анализа рисков входит определение того что необходимо защищать в первую очередь и какими методами, с учётом рассмотрения всех возможных рисков, сортировать их в зависимости от потенциального размера ущерба. Данный процесс состоит из множества экономических решений [4, с. 58-63].

Одной из наиболее важных технологий, облегчающих ведение бизнеса, является «облачная» технология - Сloud computing, то есть удаленное хранение и обработка данных. Она предусматривает перенос всех программ или приложений на удаленный сервер (так называемую «облако»). Для доступа к этой облака пользователю нужен всего лишь доступ к Интернету, логин и пароль. Такие технологии позволяют существенно экономить средства, поскольку владельцу бизнеса не нужно разворачивать собственные мощности [67, p. 495-519; 69, p. 88-115].

Преимуществ у подобных технологий много [25 с. 67; 35]:

1) легкость доступа. Руководитель может контролировать все процессы из любой точки планеты, имея лишь компьютер (или даже смартфон) и доступ к телекоммуникационной сети Интернет;

2) сохранение информации. Поставщик услуг имеет гораздо больше возможностей (как финансовых, так и технологических, и интеллектуальных) по защиты информации, поскольку это является одной из составляющих его деятельности и именно на этом он специализируется;

3) экономический эффект и высокое качество услуги. Развертывание инфраструктуры на предприятии обойдется гораздо дороже, чем использование облачной технологии. К тому же конкуренция в этой сфере стимулирует к улучшению качества системы, ведь для клиента важно не только получить, но и удержать;

4) обеспечение совместной работы. Предприятие работает в одном среде с многими контрагентами, а такая система облегчает обмен информации, позволяет хранить большие массивы данных и осуществлять оперативный обмен ими в случае необходимости.

5) невозможность рейдерского захвата бизнеса. В случае необходимости его можно достаточно быстро свернуть или переместить - достаточно просто убрать из офиса технику.

Основным субъектом, наиболее широко использующим облачные технологии, является малый и средний бизнес, поскольку для них экономия средств и защита информации играют ключевую роль. Крупные предприятия более склонны формировать только собственные, внутренние сети. По оценкам специалистов, переход на облачные технологии позволяет сократить расходы на 20 % [58, р. 13-17; Ali, р. 567-569].

Некоторые авторы говорят о создании так называемых виртуальных предприятий [20; 21], которые представляют собой группу предприятий, работают в общем информационном пространстве над выполнением одного задачи (иногда это - выполнение индивидуального заказа клиента), но при этом они могут находиться в разных городах, странах или континентах.

Подобная система сотрудничества формирует возможности по выполнению практического любого заказ с целью удовлетворения потребности каждого конкретного потребителя продукции или услуги, ведь даже в случае, когда фирма сталкивается с проблемой, она всегда может перенести определенный этап создания продукта или услуги на партнера. Развитие информационных систем позволяет быстро найти исполнителя, передать техническое задание и решить все организационные вопросы, а развитость логистических сетей - быстро передать готовую часть продукта на следующий этап.

Выводы по главе 2

Развитие информационных технологий и систем сегодня позволяет не только облегчить работу и руководство компанией, но и усовершенствовать деятельность предприятия в целом, сформировать новые возможности, повысить эффективность работы каждого отдельного работника и персонала в целом. Влияние информационных технологий присутствует на всех этапах деятельности предприятия - начиная от бизнес-планирования вплоть до изменения направления деятельности.

Более того, информационные технологии позволили создавать онлайн-предприятия, которые иногда не присутствуют в стране, где расположен их рынок сбыта, или вообще могут существовать только в Интернет-пространстве. Можно говорить о том, что влияние информационных технологий несет как возможности, так и новые риски, которые нужно оценивать и учитывать современному руководителю.

Таким образом, можно утверждать то факт, что информационные технологии сегодня затрагивают не только информационную, но и другие составляющие экономической безопасности предприятия. Это создает перспективы для предприятий, однако вместе с тем возникают и новые угрозы. И в соответствии с этим, предприятия должны прилагать усилия для того, чтобы противостоять этим угрозам и сохранять свою экономическую стабильность. Поэтому важно систематизировать влияние современных информационных технологий и систем на деятельность предприятия по отдельным составляющим экономической безопасности.

Современные технологии позволяют существенно экономить время и усилия. Так, найти поставщика оборудования можно просто разослав запросы потенциальным поставщикам и проанализировав полученные коммерческие предложения. Причем это касается в том числе и зарубежных поставщиков. В то же время, выбрав самое выгодное предложение, можно сэкономить и деньги.



3. Оценка эффективности системы управления ТОО «The Golden Age LTD»

3.1 Характеристика организации ТОО «THE GOLDEN AGE LTD»

Товарищество с ограниченной ответственностью «The Golden Age LTD» было создано в соответствии с Законодательством Республики Казахстан в 2004 году. ТОО является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании действующего законодательства РК. Оно является коммерческой организацией.

Место нахождения ТОО определяется местом его государственной регистрации. Компания расположена по адресу: Республика Казахстан, г. Алматы, 050009, Алмалинский район, ул. Радостовца, зд. 72 Г / ул. Шевченко, зд. 165 Б.

Целями деятельности ТОО являются удовлетворение потребностей внутреннего и внешнего рынка в продукции, работах и услугах, производимых и оказываемых ТОО, а также извлечение прибыли.

Основными направлениями деятельности ТОО является:

1) выполнение письменных и устных последовательных и синхронных переводов на все языки мира;

2) нотариальное заверение переведенных документов;

3) повышение квалификации переводчиков;

4) повышение квалификации преподавателей мировых языков;

5) подготовка переводчиков всех уровней;

6) проведение тренингов и программ по совершенствованию профессиональных навыков перевода;

7) проведение практики для студентов переводческих факультетов;

8) проведение консультаций по подготовке к написанию курсовых и дипломных работ по языковым специальностям;

9) преподавание русского языка как иностранного для граждан иных государств;

10) написание научных работ;

11) сотрудничество с партнерами из стран СНГ;

12) репетиторские услуги;

13) а также компания имеет право осуществлять любую другую деятельность в соответствии с Уставом компании и действующего Законодательства РК.

Таким образом, миссия организации - предоставление клиентам максимально полного пакета услуг в области перевода, обучения и подготовки.

Высшим органом управления является Общее собрание учредителей. Текущее руководство деятельностью ТОО осуществляет Исполнительный орган в лице Директора, который координирует деятельность всех отделов компании.

Компания «The Golden Age LTD» является представителем малого бизнеса и ее штат составляет 27 (двадцать семь) человек:

1) Директор - 1 человек

2) Бухгалтер - 2 человека

3) Офис-менеджер - 1 человек

4) Менеджер по работе с клиентами - 2 человека

5) Переводчик английского языка - 3 человека

6) Переводчик казахского языка - 2 человека

7) Системный администратор - 1 человек

8) Руководитель IT-отдела - 1 человек

9) Тренинг-менеджер - 1 человек

10) Специалист по повышению квалификации переводчиков - 1 человек

11) Специалист по проведению тренингов и курсов - 3 человека

12) Педагог английского языка - 3 человека

13) Консультант по написанию научных работ - 1 человек

14) Специалист по переводческой практике - 1 человек

15) Специалист отдела кадров - 1 человек

16) Уборщица - 1 человек

17) Специалист службы безопасности - 1 человек

18) Вакансия системного администратора - 1 рабочее место

Из них персональный рабочий компьютер имеется у 26 человек (кроме уборщицы). Все ПК заведены в сеть, установленную по типу «Звезда». Офисное помещение представляет собой большой прямоугольный зал площадью 200 м2. (Рис. 5).

Рис. 5. Офис компании «The Golden Age LTD»

Весь офис разделен перегородками в зависимости от направления деятельности специалистов. (Рис. 6).

Рис. 6. Один из кабинетов офиса компании «The Golden Age LTD»



Офис Директора расположен вдоль дальней стены и отделен сплошной стеклянной стеной. Перед ним находится рабочее место офис-менеджера. (Рис. 7)

Рис. 7. Кабинет директора компании «The Golden Age LTD» и рабочее место офис-менеджера

Помещения для проведения занятий, тренингов и семинаров расположены на другом этаже, они оборудованы переносными компьютерами с отдельным выходом в Интернет, которые специалисты приносят с собой, то есть, они не заведены в сеть общего офиса. (Рис. 8)

Рис. 8. Помещения для проведения тренингов

Находясь в середине общего зала, серверная также отделена от прочих кабинетов. (Рис. 9)



Рис. 9. Серверное помещение

Бухгалтерия также занимает отдельное помещение в офисе. (Рис. 10)

Рис. 10. Бухгалтерии компании «The Golden Age LTD»

Служба безопасности расположена в отдельном помещении. (Рис. 11)

Рис. 11. Помещение службы безопасности «The Golden Age LTD»



Компанией было предоставлено для прохождения практики данное рабочее место. (Рис. 12)

Рис. 12. Рабочее место практиканта

Также следует отметить, что в компании имеется огромное количество внештатных сотрудников-переводчиков (более 1000 человек), которые выполняют переводы дистанционно, не присутствуя в компании лично. Они работают не только по Республике Казахстан, но и по всем странам СНГ, а также государствам ближнего и дальнего зарубежья. Отладку их ПК дистанционно, настройку и обновления IT-специалисты компании производят дистанционно при помощи приложения «AnyDesk».

В разрезе анализа современных компьютерных технологий, про данное приложение следует сказать следующее. AnyDesk - это программа для удаленного рабочего стола, которая позволяет удаленно подключаться к компьютеру. Это кроссплатформенное программное обеспечение, которое обеспечивает независимый от платформы удаленный доступ к различным устройствам, таким как ПК и другие хост-устройства.

Она обеспечивает удаленный доступ, передачу файлов, функции VPN, а также безопасный и надежный доступ для ИТ-специалистов.

Программа позволяет пользователям получать удаленный доступ к рабочему столу вместе с его файлами или документами из любой точки мира. AnyDesk имеет встроенную функцию адресной книги, которая отслеживает соединения и контакты, и позволяет пользователю видеть онлайн-статус этих соединений. AnyDesk также доступна в регионах с низкой пропускной способностью и плохой связью Интернет. Это ПО разработано для небольших компаний. AnyDesk может использоваться практически на любой ОС: Windows, macOS, Android, iOS, Linux, FreeBSD, Raspberry Pi и ОС Chrome. Организационную схему работы IT-отдела компании можно представить следующим образом. отдел IT компании - это совокупность взаимодействующих средств IT и специалистов в области IT, целями которой являются:

· Обеспечение информационными технологиями;

· Повышение эффективности деятельности компании посредством оптимизации информационных потоков.

IT отдел компании выполняет задачи, такие, как:

· Реализация IT проектов;

· Обеспечение работоспособности информационных систем;

· Предоставление руководящему звену компании сведений о новых возможностях IT и технологиях управления ими;

· Делопроизводство отдела, ведение бюджета IT, учет IT активов, обеспечение кадрового состава IT.

Что касается кадрового состава отдела IT, то в большинстве случаев он включает в себя сотрудников следующих профилей:

· Специалист по сетевому обеспечению

· Системный аналитик

· Программист или Программист-разработчик или Разработчик

· Системный администратор

· Специалист по поддержке пользователей

· Руководитель отдела информационных технологий

· Веб-мастер

Специалист по сетевому обеспечению определяет возникающие в ходе работы сети проблемы; анализирует требования пользователей; координирует процесс наладки и поддержки сетевого оборудования; обеспечивает совместимость программного и аппаратного сетевого обеспечения; готовит бюджет в подотчетной сфере и обеспечивает эффективное использование ресурсов; руководит менее квалифицированным техническим персоналом. [9]

Системный аналитик проводит анализ требований пользователей для определения конфигурации программного и аппаратного обеспечения; готовит технические спецификации, технические отчеты по поддержке программного и аппаратного обеспечения; координирует процесс испытаний и ввода в эксплуатацию IT-обеспечения; проводит анализ комплексных вопросов программирования касательно модификации кода уже существующих программ и создания кода для новых программ.

Программист решает комплексные вопросы программирования, касающиеся модернизации, модификации уже существующего кода либо создания нового кода; готовит графики и диаграммы рабочего процесса; устанавливает последовательность проведения операций по вводу и компьютерной обработке данных; контролирует проведение тестирования и отладки программного обеспечения.

Системный администратор производит установку программного и аппаратного обеспечения; осуществляет мониторинг и оптимизацию работы операционных систем вычислительной техники; определяет проблемы в программном обеспечении; анализирует требования пользователя, оценивает дополнительные возможности по улучшению работы программного обеспечения.

Специалист по технической поддержке пользователей отвечает за установку и проведение диагностики программного и аппаратного обеспечения; предоставляет техническую поддержку и консультации конечным пользователям; несет ответственность за организацию ремонта компьютерной техники; обеспечивает наличие расходных материалов для компьютерной и оргтехники; консультирует пользователей по техническим вопросам.

Руководитель отдела IT руководит любой деятельностью, связанной с обслуживанием вычислительной техники; контролирует процесс подбора, установки, поддержки программного и аппаратного обеспечения; контролирует связи компании с партнерами, предоставляющими услуги в сфере IT; руководит процессом подбора, обучения специалистов отдела, анализирует результаты их деятельности; руководит процессом обучения сотрудников.

Сегодня многие предприятия не желают иметь большой штат работников, и нанимают одного IT-специалиста (часто, так называемого «Эникейщика» От английского словосочетания Any Key - любой ключ, любая задача. Прим. автора данной работы. ), который, не вдаваясь в работу сетевого администратора или другого специалиста подобного уровня, просто выполняет простые действия, связанные с работой офиса: переустановка Windows, замена картриджа, подключение техники, обновление программы, поиск проблемы и т.п. Таких специалистов непросвещенные пользователи принимают за IT-специалиста, такого как системный администратор, которые, по сути, ими не являются. [65, с. 47]

3.2 Анализ информационных технологий, применяемых в ТОО «The Golden Age LTD»

С точки зрения оценки информационной поддержки и информационного обеспечения компании ТОО «The Golden Age LTD», можно представить следующую информацию.

Двадцать шесть рабочих мест, включая вакансию системного администратора, оборудованы персональными компьютерами следующей конфигурации (Рис. 13):



Рис. 13. Основные сведения о компьютерах компании

Приведем описание видов программного обеспечения по типу и классификации, применяемых специалистами компании (в учет приняты все отделы). В компании применяются все основные виды ПО: 1) системное; 2) прикладное; 3) инструментальное.

1) Системное ПО - это часть системы, которая помогает следить за аппаратной стороной ПК и управлять ею. В нее входят программы, контролирующие работу оперативной памяти, центрального процессора, видеокарты, устройств ввода и вывода информации, сетевые подпрограммы.

Таким ПО считается:

a) Драйверы - утилиты небольшого размера, функционирование которых заключается в обеспечении корректной работы остальных элементов оборудования;

b) ОС;

c) Дополнения -- языковые пакеты или настройки расширения экрана.

Основное отличие системной разновидности считается то, что она не рассчитана на выполнение конкретной поставленной задачи. Она необходима, чтобы обеспечивать бесперебойную работу остальных частей компьютера. Ее можно назвать посредником между оборудованием -- «железом» и программным кодом.

2) Прикладное ПО. Наиболее обширная доля классификации. К ним относятся графические и текстовые редакторы, браузеры, базы данных и все, что люди используют в привычной работе за компьютером. Здесь же находятся антивирусные пакеты, бухгалтерия и различные архивы.

Смысл этой разновидности в выполнении четко поставленной задачи: рисовать, учитывать, открывать сетевые страницы, набирать текст. Если утилита нужна для конкретного выполнения действия, то она является прикладным ПО.

3) Инструментальное ПО. Специфическое обеспечение любой компьютерной техники.

Его можно было бы отнести к прикладному, но из-за специфики применения его выделили в отдельный вид. Основная функция -- отладка, настройка, переписывание программного кода.

К ним относятся компиляторы, отладчики, переводчики высокого уровня, редакторы, интерпретаторы и другие средства. Они необходимы, потому что техника не понимает человеческих слов.

Постоянно пользоваться этим кодом базовым пользователям довольно сложно, поэтому были разработаны системы, которые позволяют переводить обычную речь в двоичную, привычную для ПК. Разница между часто используемыми компиляторами и интерпретаторами заключается в том, что первый генерирует готовый файл, который можно запускать. А второй создает архив, который функционирует только с помощью самого сервиса [64, с. 84].

Так как, любое ПО делится в зависимости от признаков по функционалу и характеристикам, лицензионности использования, а также на разновидности по сгруппированным навыкам техники, необходимо принимать во внимание цель каждой из них, поскольку они должны выполнять задачи и соблюдать интересы человека, использующего ПК, и по режиму эксплуатации - в первую очередь, определяется какое количество людей будет пользоваться компьютером - затем его разделяют на группы.

ПО может быть:

1) Индивидуальным -- использовать его будет только один пользователь, который владеет логином и паролем;

2) Групповым -- доступ имеют несколько человек или группа лиц на предприятии;

3) Сетевым -- программы доступны всем, кому по сети раздали копии.

Масштабность зависит от набора функций и ресурсов, которые будет поглощать система. Это небольшая утилита для работы с графиками или объемная база данных, а также множество других элементов. Бывает:

1) малое;

2) среднее;

3) большое.

Функционал может быть узким или широким в зависимости от целей, которые ставит перед программами клиент.

Условно разделим ПО, применяемые в компании, на несколько типов:

1) Машинно-логическое. Его задача -- обработать обеспечение и предоставить его в виде осознанного программного кода с определенными свойствами и структурой.

2) Интерфейсное. В его функционале -- обработка и переработка двоичной системы в понятную для пользователя. С его помощью удается создать благоприятную среду «человек-компьютер».

3) Аппаратно-механическое. Это ПО должно спрягать разные части ПК для передачи сигнала между компонентами.

4) Информационно-командное. Создает структуру логистики и отправляют на исполнение.

5) Прикладное. Проводят логические, математические, физические и иные действия с данными. Их функция -- обработать массив так, чтобы она решала поставленную цель. [64, с. 97]

Согласно результатам проведенного анализа ПО компании, можно утверждать следующее - практически все используемые ПО рассматриваются в прикладной области. Их деление зависит от типа, позволяющего решить проблемы, предварительно их группируют по тематике и области, ведь они должны создавать приятную и удобную среду для пользователя.

В компании ПО разделяются по следующей схеме:

1) Общего назначения -- в их задачу входит выполнение широкого круга целей клиента. Это могут быть любые текстовые, графические и иные редакторы, браузеры, процессоры.

2) Методо-ориентированные -- использование разных способов решения через разнообразные методики. Смысл в выборе метода для обслуживания или программирования.

3) Проблемно-ориентированные -- во главе проблема в конкретной предметной области, которую необходимо решить любым доступным видом ПО. [65, с. 100]

Относительно способностей вычислительной системы и среды следует отметить следующие характеристики в этой классификации:

1) алгоритмическая сложность и выдержанная логика;

2) глубина проработки и реализации каждой функции;

3) системность обработки;

4) объемы файловой системы;

5) разновидность процессора влияет на возможности софта.

По классу пользователя - от должности и назначения в компании начинается разделение прав:

1) специалист -- ограниченный функционал;

2) руководитель -- расширенный;

3) директор -- почти все возможности;

4) владелец -- максимум функций.

У разных компьютеров различный доступ к базам данных, архивам, отчетам, счетам, другой информации. По требованию к вычислительным ресурсам и уровня пользования техникой в компании имеется следующая иерархия:

1) Простой пользователь ПК - сотрудник на невысокой должности, и для него допускается выполнение небольшого круга обязанностей.

2) Расширенный пользователь - имеет увеличенное количество работы и более широкие возможности, больше количество открытых папок с информацией и запросами к производительности техники.

3) Представитель управления / узкий специалист - имеет отдельно стоящий ПК, обычно не связанный с общей сетью компании, с максимальным набором доступных массивов. [65, с. 112]

В зависимости от того, насколько критичным является решение конкретной задачи пользователя, особое внимание в компании обращено на:

1) Секретность -- необходимо обеспечить сохранность данных.

2) Национальная безопасность -- когда важно не допустить утечки в другие страны.

3) Жизнь человека -- использование должно быть безопасным.

4) Паника или хаос в социальной сфере -- нельзя позволить распространение общего панического состояния у населения.

5) Частная собственность -- желания компании не должны перечеркивать интересы отдельных граждан.

6) Безопасность организации -- посторонние не имеют права находиться на объектах фирмы, у них нет доступа к ПО.

Также информация внутри компании находится в разной степени секретности доступа:

1) свободный -- разрешено видеть файлы всем;

2) ограниченный -- допускаются только люди определенной должности;

3) индивидуальный -- вход только для конкретных личностей.

4) По использованию программных данных

5) Работникам выдается разный доступ:

6) все могут просматривать и редактировать;

7) всем доступен просмотр, редактирование только для нескольких людей;

8) никто не имеет права вносить изменения;

9) даже видеть содержимое файлов вправе лишь определенные личности.

Описание серверов компании ТОО «The Golden Age LTD» представлено в ПРИЛОЖЕНИИ 1к данной ВКР.

Сегодня на ТОО «The Golden Age LTD» следующие отделы имеют компьютеризированный учет по процессам:

1) бухгалтерский учет и начисление заработной платы - программа «1С Бухгалтерия 8.12»;

2) ведение юридической и правовой деятельности - оперативная программа нормативно-правовых документов «Кодекс»;

В прочих отделах отсутствие электронного документооборота затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой. Документооборот довольно большой, так как ТОО «The Golden Age LTD» ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате. В ТОО «The Golden Age LTD» нет специализированной службы документационного обеспечения управления, практически все её функции выполняет офис-менеджер руководителя.

Основная делопроизводственная обязанность офис-менеджера руководителя - это прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Документооборот в ТОО «The Golden Age LTD» включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации. Наиболее сложным видом работы секретаря руководителя по сравнению с обработкой отправляемых и внутренних потоков документов является организация работы с поступающими документами.

Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, электрической связи и курьерами городских организаций. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством. После этого они доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем руководителя. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В инструкции по делопроизводству в ТОО «The Golden Age LTD» закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой «лично» много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.

В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем.

Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно между исполнителями. При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе.

В ТОО «The Golden Age LTD» контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль над исполнением включает:

1) постановку документа на учет;

2) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3) проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители служб и ответственные исполнители. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания, документа, а для поступивших - с даты поступления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя.

Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку. При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационных контрольных карточек, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически обобщаться и анализироваться секретарем директора и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Таким образом, анализ информатизации управления в компании ТОО «The Golden Age LTD» показал, что основной проблемой для предприятия являются:

1) отсутствие необходимых ПО;

2) отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;

3) отсутствие электронного документооборота;

4) отсутствие собственного сайта компании.

3.3 Рекомендации по усовершенствованию IT компании «The Golden Age LTD»

Говоря о рекомендациях по усовершенствованию существующих информационных технологий компании «The Golden Age LTD» следует отметить, что более принципиальным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса в компании ТОО «The Golden Age LTD» является внедрение электрического документооборота.

Также необходимо подчеркнуть, что внедрение автоматизации документооборота выделит определенные достоинства в управлении компанией, сделает управление действенным и будет способствовать оперативному принятию решений, а именно, смогут наблюдаться:

1) прозрачность деятельности служащих и отделов;

2) высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;

3) укрепление исполнительской дисциплины;

4) понижение негативного воздействия человеческого фактора на деятельность компании;

5) уменьшение количества служащих, занятых работой с документами;

6) сокращение издержек по документообороту;

7) увеличение уровня продаж услуг компании;

8) экономия на рекламе и маркетинге;

9) предоставление управленческой информации;

10) прогнозирование финансовых показателей;

11) улучшение мотивации персонала;

12) сокращение количества ошибок и неточностей;

13) улучшение качества обслуживания.

В рамках совершенствования информационных технологии в управлении ТОО «The Golden Age LTD» предлагается внедрение CRM-системы. Проведя анализ существующих CRM-систем, нами была выбрана - INTRUM. Облачный сервис INTRUM объединяет большое количество функционала для автоматизации и упрощения работы сотрудников компаний малого и среднего бизнеса.

К недостаткам INTRUM можно отнести следующие:

1) безопасность данных может быть под угрозой:

2) вся информация сохраняется на чужом сервере и нет возможности контролировать круг лиц, которые имеют к ней доступ;

3) невозможно ограничить доступ через интернет;

...