Разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для повышения эффективности работы предприятия малого бизнеса

4) необходимость вносить абонентскую плату.

Система включает в себя Интранет сайт - внутренний корпоративный портал, социальную сеть для сотрудников с возможностью гибкой коммуникаций, а также широкофункциональную CRM систему для управления клиентской базой и оптимизации процесса продаж.

Данная система выбрана по ряду преимуществ над другими системами:

1) Система имеет отраслевые версии под разные сферы бизнеса со специальным набором функционала для каждой из них.

2) Система гибко настраивается под бизнес для решения именно ваших задач. С помощью бизнес процессов возможно адаптировать систему практически под любые цели.

3) Помощь в настройке и внедрение.

4) Как при внедрении системы, так и по мере работы с CRM у компании будет персональный аккаунт менеджер, консультирующий и помогающих с настройками.

5) Удобство масштабирования.

6) По мере роста компании, возможно, расширять используемый функционал, дополняя его необходимыми возможностями.

CRM в переводческом агентстве позволят получить аналитическую и статистическую информацию в режиме реального времени практически в любом срезе информации (процент постоянных клиентов, их LTV, эффективность сотрудника, смены, статистика отказов и т. д.). Без системы автоматизации бизнес-процессы осуществляются хаотично, информация не фиксируется или теряется со временем. А получить данные о текущем состоянии дел переводческого агентства проблематично.

Переводческое агентство относится к специфическим сферам бизнеса и требует углубленной интеграции CRM. Только полный охват клиентов позволит получать достоверную информацию об эффективности проводимых рекламных кампаний и качестве оказываемых услуг. Для грамотного внедрения системы автоматизации бизнес-процессов рекомендуется зафиксировать нововведения в должностных обязанностях работников к заработной плате, а руководителю необходимо регулярно просматривать отчеты, касающиеся показателей взаимоотношений с клиентами.

Выводы по главе 3

Основное преимущество системы электронного документооборота - ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие бизнес-процессы организации. Это осуществляется на уровне настроек системы, ее масштабирования в зависимости от изменения производственной структуры, количества рабочих мест и территориальной распределенности - в отличие от других систем, где перенастройка осуществляется на уровне программного кода.

Введение системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий формализации процессов управления. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом офисном приложении. Передача документа из физического действия превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов. Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.

Совершенствование информационных технологий позволит руководителю и персоналу ТОО «The Golden Age LTD» работать с информацией, облегчающей процесс принятия адекватных решений и, в конечном итоге, будет служить повышению доходности деятельности предприятия. В рамках совершенствования информационных технологии в управлении ТОО «The Golden Age LTD» предлагается внедрение CRM-системы. CRM (Customer Relationship Management) переводится как управление взаимоотношениями с клиентом и представляет собой известную всем систему автоматизации бизнес-процессов.

Без подобного программного обеспечения сегодня невозможно представить эффективную организацию деятельности переводческого агентства. CRM для ТОО «The Golden Age LTD» позволит улучшить взаимоотношения с клиентами, что, в конечном счете, обеспечит положительную динамику объемов продаж и увеличение прибыли. Современный рынок предлагает многообразие программных продуктов, позволяющих решить вопрос взаимодействия с клиентом. Но любой программы недостаточно. Действительно эффективной на практике станет система, в которой успешно реализованы принципы управления и специфика бизнес-процессов данного переводческого агентства и центра повышения квалификации переводчиков.



Заключение

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т: д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления.

Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.

От совершенствования информационного обеспечения возможно добиться следующих положительных результатов:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление договоров, расходов на перераспределение сырья;

2) Устранение возможных расходов в будущем избежание будущего роста численности персонала уменьшение требований к обработке данных снижение стоимости обслуживания;

3) Возможные нематериальные выгоды улучшение качества информации повышение производительности улучшение и ускорение обслуживания новые производственные мощности более уверенные решения, улучшение контроля, полное использование программного обеспечения.

Информатизация IT-менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это - многоаспектный процесс, включающий в себя: [28, с. 54-56]

1) формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

2) организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

3) отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

4) внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. [61, с. 211]

В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция.

Если внешняя среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными. Таким образом, справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом и состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС). [58, с. 88]

Корпоративная информационная система (КИС) - это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающая в себя следующие обязательные элементы:

1) информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС; информационная модель включает в себя все формы документов, структуру справочников и данных и т. д.;

2) регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений;

3) кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), отвечающие за формирование и развитие информационной модели;

4) программный комплекс (ПК), конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели (программный комплекс является основным движителем и, одновременно, механизмом управления ИС);

5) кроме этого, всегда существуют требования к поставщику ПК, регламентирующие процедуру технической и пользовательской поддержки на протяжении всего жизненного цикла;

6) кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование ПК и его соответствие утвержденной информационной модели;

7) регламент внесения изменений в конфигурацию ПК и состав его функциональных модулей;

8) аппаратно-техническая база, соответствующая требованиям по эксплуатации ПК (компьютеры на рабочих местах, периферия, каналы телекоммуникаций, системное ПО и СУБД);

9) эксплуатационно-технические кадровые ресурсы, включая персонал по обслуживанию аппаратно-технической базы;

10) правила использования ПК и пользовательские инструкции, регламент обучения и сертификации пользователей. [14, с. 34-37]

По сложившейся традиции, информационной системой принято называть программные комплексы, что не является корректным, так как выше мы уже продемонстрировали, что они являются лишь ее частью.

Существует много авторских определений понятия "система", но все они подразумевают единство законов движения (развития) составляющих элементов. Если же мы говорим о системе, построенной человеком, то законы движения должны определяться конкретными целями.

Программное обеспечение при отсутствии информационной модели (в контексте рассматриваемого вопроса) лишено собственных законов развития и является не более чем необходимым инструментом для построения системы.

Сегодня управление организацией, если она хоть сколько-нибудь вышла за рамки кустарной мастерской, без применения информационных технологий не то, что не эффективно, но просто невозможно. Сегодня фирма может не иметь своего офиса, но ей просто необходимо иметь собственный e-mail - адрес. Скорость принятия решений в современном мире играет решающее значение, особенно это касается решений управленческих.

От того насколько быстро организация среагирует на изменение во внешних или внутренних условиях зависит само дальнейшее существование этой организации. Повысить оперативность, достоверность и полноту информации позволяют современные информационные технологии.

Каждый день создается новое программное решение в чем-то опережающее своих предшественников. Задача управляющего следить за новыми технологиями и внедрять их в своей организации по мере необходимости. Главное в любом деле знать меру: не гнаться за модными веяниями и не идти на поводу у большинства, а начинать использование лишь те нововведения, прибыль от которых будет действительно больше, чем затраты на их внедрение.



Список использованных источников

1. Балдин, К. В. Управленческие решения: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2020. - 495 с.

2. Балдин, К. В. Информационные системы в экономике: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2021. - 395 с.

3. Бастриков, М. В. Информационные технологии управления: учебное пособие. // - Калининград: Институт "Калининградская высшая школа управления", 2005. - 138 с.

4. Баранова Е.К., Мальцева Л.Н. Анализ рисков информационной безопасности для малого и среднего бизнеса // Директор по безопасности. -- 2015. -- № 9. -- С. 58--63.

5. Бедердинова, О. И. Информационные технологии общего назначения: учебное пособие // - Архангельск: Северный (Арктический) федеральный университет (САФУ), 2015. - 84 с.

6. Бударина, А.В. Маркетинг. Большая российская энциклопедия в 35-ти томах. // - Москва: Меотида. 2004-2017. - т. 19. - с. 154.

7. Варфоломеева, А.О. Информационные системы организации. // - М.: Инфра-М. 2017. - 332 с.

8. Вдовин, В. М. Теория систем и системный анализ: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2022. - 643 с.

9. Венделеева, М.А. Информационные технологии в управлении. // - М.: Юрайт, 2016. - 464 с.

10. Волк, Е. Н., Зырянов А. И. Сервис: организация, управление, маркетинг: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2022. - 248 с.

11. Гафурова, Н. В. Методика обучения информационным технологиям. Теоретические основы: учебное пособие. // - Красноярск: Сибирский федеральный университет (СФУ), 2012. - 111 с.

12. Гринберг, А. С. Информационные технологии управления: учебное пособие. // - Москва: Юнити-Дана, 2017. - 479 с.

13. Громов, Ю. Ю., Иванова, О. Г. Управление данными: учебник. // - Тамбов: Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), 2015. - 192 с.

14. Громов Ю. Ю., Дидрих И. В., Иванова О. Г. Информационные технологии: учебник // - Тамбов: ТГТУ, 2015. - 260 с.

15. Гультяева, Т. А. Основы информационной безопасности: учебное пособие. // - Новосибирск: Новосибирский государственный технический университет, 2018. - 79 с.

16. Долгов, А. И. Алгоритмизация прикладных задач: учебное пособие. // - Москва: ФЛИНТА, 2021. - 136 с.

17. Душин, В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2018. - 348 с.

18. Дыганова, Р. Р., Иванов, Г. Г. Электронная торговля: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2021. - 150 с.

19. Ельчанинова, Н. Б. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие. // - Таганрог: Южный федеральный университет, 2016. - 130 с.

20. Ехлаков, Ю. П. Теоретические основы автоматизированного управления: учебник. // - Томск: Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2001. - 338 с.

21. Жданов, С. А. Информационные системы: учебник. // - Москва: Прометей, 2015. - 302 с.

22. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении. // - М.: КноРус, 2017. - 154 с.

23. Капулин, Д. В. Информационная структура предприятия: учебное пособие. // - Красноярск: Сибирский федеральный университет (СФУ), 2014. - 186 с.

24. Катков, К. А., Хвостова, И. П. Информационные технологии: учебное пособие. // - Ставрополь: Северокавказский Федеральный университет (СКФУ), 2014. - Часть 1. - 254 с.

25. Кокинз Г. Управление результативностью: Как преодолеть разрыв между объявленной стратегией и реальными процессами. // - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 197 с.

26. Корнеев, И.И. Информационные технологии в работе с документами / И.И. Корнеев. // -М.: Проспект, 2018. - 304 с.

27. Коротков, Э.М. Исследование систем управления / Э.М. Коротков. - М.: Юрайт, 2015. - 228 с.

28. Кузнецов С. М. Информационные технологии: учебное пособие: // - Новосибирск: Новосибирский государственный технический университет, 2011. - 144 с.

29. Куинн, Р. Позитивная организация: освобождение от стереотипов, принуждения, консерватизма. // - Москва: Олимп-Бизнес, 2017. - 208 с.

30. Ларионов, И.К. Предпринимательство. // - Москва: Дашков и Ко, 2014. - 192 с.

31. Лыткина, Е. А. Применение информационных технологий: учебное пособие. // - Архангельск: Северный (Арктический) федеральный университет (САФУ), 2015. - 91 с.

32. Логинов, В.Н. Информационные технологии управления / В.Н. Логинов. // - М.: КноРус, 2016. - 240 с.

33. Марухленко А. Л., Марухленко Л. О. Технологии обеспечения безопасности информационных систем: учебное пособие. // - Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2021. - 210 с.

34. Матяш, С. А. Корпоративные информационные системы: учебное пособие. //- Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 471 с.

35. Машинец Е.Е. Консолидированная модель оценки эффективности использования виртуальных и облачных технологий: дис. // Новосибирск: Сибирский федеральный университет, 2017.

36. Меркулов, А. Удвоение продаж в оконном бизнесе: настольная книга владельца розничной компании по продаже окон: практическое пособие: // - Санкт-Петербург: Скифия, - 2016. - 228 с.

37. Моисеева, И. Ю. Квантитативная лингвистика и новые информационные технологии: учебное пособие. // - Оренбург: Оренбургский государственный университет, 2017. - 103 с.

38. Моргунов, А. В. Информационная безопасность: учебно-методическое пособие. // - Новосибирск: Новосибирский государственный технический университет, 2019. - 83 с.

39. Нет?сова, О.Ю. Информационные системы и технологии в экономике. // - М.: Юрайт, 2017. - 146 с.

40. Никитин, А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем. // - М.: Проспект, 2016. - 202 с.

41. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса. // -М.: Юрайт, 2017. - 208 с.

42. Пашкус, Н.А. Стратегический маркетинг. // - М.: Юрайт, 2018. - 226 с.

43. Петренко, В. И. Теоретические основы защиты информации: учебное пособие. // - Ставрополь: Северокавказский Федеральный университет (СКФУ), 2015. - 222 с.

44. Панкратов, Ф. Г. Основы рекламы: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2022. - 538 с.

45. Плахотникова, М.А. Информационные технологии в менеджменте. // - М.: Юрайт, 2017. - 462 с.

46. Попов, С.А. Стратегический менеджмент. // - М.: Юрайт, 2017. - 464 с.

47. Провалов, В. С. Информационные технологии управления: учебное пособие. // - Москва: ФЛИНТА, 2018. - 374 с.

48. Прайс, К., Келлер С. Больше, чем эффективность: как самые успешные компании сохраняют лидерство на рынке: практическое пособие. // -Москва: Альпина Паблишер, 2016. - 409 с.

49. Резник, С.Д. Основы предпринимательской деятельности. // - М.: ИНФРА-М. 2014. - 224 с.

50. Рубин, Ю.Б. Предпринимательство. // СПб.: - Синергия, 2014. - 864 с.

51. Рябов, И. В. Автоматизированные информационно-управляющие системы: учебное пособие. // - Йошкар-Ола: Поволжский государственный технологический университет, 2015. - 200 с.

52. Синяева, И. М. Маркетинг услуг: учебник. // - Москва: Дашков и К°, 2022. - 251 с.

53. Тебекин, А.В. Стратегический менеджмент. // - М.: Юрайт, 2017. - 334 с.

54. Тепман, Л. Н. Концепции организации малого и среднего бизнеса: учебное пособие. // - Москва: Юнити-Дана, 2020. - 288 с.

55. Турлова, Е. В. Практические основы компьютерных технологий в переводе: учебное пособие. // - Оренбург: Оренбургский государственный университет, 2017. - 109 с.

56. Учитель, Ю. Г. Разработка управленческих решений: учебник. // - Москва: Юнити-Дана, 2017. - 384 с.

57. Фомичев, А.Н. Исследование систем управления. // - М.: Дашков и Ко, 2015. - 348 с.

58. Хныкина А. Г., Минкина Т. В. Информационные технологии: учебное пособие. // - Ставрополь: Северокавказский Федеральный университет (СКФУ), 2017. - 126 с.

59. Царев, Р. Ю., Пупков, А. Н. Теоретические основы информатики: учебник. //- Красноярск: Сибирский федеральный университет (СФУ), 2015. - 176 с.

60. Чернова, О. А. Управление промышленным предприятием в условиях информационной экономики: учебное пособие. // - Ростов-на-Дону; Таганрог: Южный федеральный университет, 2020. - 116 с.

61. Шандриков А. С. Информационные технологии: учебное пособие. // - Минск: РИПО, 2019. - 445 с.

62. Шишов, О. В. Элементы систем автоматизации: предприятие как целостный объект автоматизации: учебное пособие. // - Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 41 с.

63. Шифирн, М.Б. Стратегический менеджмент. // - Москва: Юрайт, 2017. - 322 с.

64. Щербаков, А. Современная компьютерная безопасность. Теоретические основы. Практические аспекты: учебное пособие. // - Москва: Книжный мир, 2009. - 352 с.

65. Юсупов, P. X. Основы автоматизированных систем управления технологическими процессами: учебное пособие. // - Москва; Вологда: Инфра-Инженерия, 2018. - 133 с.

66. Ali, Ali, Derrick Warren, and Lars Mathiassen. "Cloud-based business services innovation: A risk management model". International Journal of Information Management 37.6 (2017): 639-649.

67. Attaran, Mohsen, and Jeremy Woods. "Cloud computing technology: improving small business performance using the Internet". Journal of Small Business & Entrepreneurship 31.6 (2019): 495-519.

68. Bataev, Alexey V., and Dmitriy G. Rodionov. "Cloud computing: Evaluation use under the crisis in Russia". 2018 7th International Conference on Industrial Technology and Management (ICITM). IEEE, 2018.

69. Singh, Ashish, and Kakali Chatterjee. "Cloud security issues and challenges: A survey". Journal of Network and Computer Applications 79 (2017): 88-115.



Приложение 1

Серверы компании «the golden age ltd»

В связи с существующим объемом выполняемых сотрудниками компании работ, количеством штатных и внештатных сотрудников, количеством рабочих ПК, IT-отделом компании обслуживаются следующие виды серверов:

1) Файл-сервер - централизованное хранилище информации, доступ к дискам которого имеют подключенные в локальную сеть персональные компьютеры. Основная задача файлового сервера сводится к надежному сохранению данных и бесперебойному доступу к ней, а в случае повреждения файлов - полному их восстановлению.

2) Сервер базы данных (Database Server) - средство как хранения и доступа, так и обработки массивов информации. Через клиентские запросы запрашиваемая информация извлекается, данные обрабатываются, структурируются, изменяются в зависимости от настроек сервера.

3) Принт-сервер (сервер печати) позволяет использовать одно печатающее устройство для обслуживания нескольких компьютеров. Функции принт-сервера - принять запросы на вывод печати, выстроить их в очередь и согласно ей отправлять на принтер. Таким образом, экономятся средства на комплектацию каждого компьютера собственным принтером, их память освобождается для других задач, рационально используется офисное пространство.

4) Сервер рабочей группы - многофункциональное аппаратное решение для группы компьютеров. Объединяет в себе возможности файлового сервера, сервера приложений, базы данных, принт/факс-сервера, почтового и других, в зависимости от потребностей. При общем использовании сервер рабочей группы обязан разграничивать доступ к данным и права пользователей. Обычно имеет один процессор, чаще всего используется в небольших фирмах, где нет нужды в выделении серверов для отдельных задач.

5) Почтовый сервер (Mail Server), или сервер электронной почты, сервер сообщений - название говорит само за себя. Основная задача такого сервера состоит в распознавании адресов входящей электронной корреспонденции и распределении ее по ящикам интрасети, а также отправку исходящей, обеспечение внутренней переписки. Почтовый сервер обеспечивает надежную фильтрацию спама и вредоносных программ, распространяемых с сообщениями, и защищает внутреннюю информацию от нежелательного доступа.

6) Сервер FTP - неотъемлемая часть технического обеспечения Всемирной Паутины. Их задача - перемещать файлы по запросу простых файловых менеджеров с помощью стандартного протокола File Transfer Protocol.

7) Прокси-сервер - посредник между пользователями локальной сети и Интернетом. Обеспечивает безопасный выход в интернет, защищая от нежелательного доступа извне и при необходимости ограничивая выход на определенные ресурсы пользователям локальной сети. Кроме того, выполняет ряд других функций: учет и экономия трафика путем сжатия данных, кэширование, анонимизация доступа.

8) Web-сервер (сервер Web-приложений) - специально выделенный компьютер, который отвечает за доступ к сайту кампании пользователей Интернета, корректное и быстрое отображение статических или динамических страниц. Веб-сервер обеспечивает бесперебойную работу Интернет-ресурса с учетом посещаемости, противостоять сетевым атакам, не допускать возможности взлома.

Размещено на Allbest.ru

...