Разработка системы управления сбытом для торгового предприятия с распределенной сетью реализации (на примере Центральной районной аптеки №65)

В данном разделе рассмотрены постановка задачи и математическая модель оптимального планирования ассортимента товаров и услуг мелких и средних фирм. Эти модели позволяют находить оптимальные решения по планированию ассортимента продукции с учётом различных влияющих факторов и ограничений применительно к условиям существующего рынка. В основе этих моделей положены подходы к решению аналогичных задач в технико-экономических системах и управления запасами. Предлагаемые подходы к решению это задачи основаны на методах математического программирования: нелинейного и целочисленного.

При планировании ассортимента товаров обычно используют следующие стратегии:

1. Максимальная разница цен между ценой оптовой поставки и отпускной ценой товара.

Сущность стратегии заключается в таком планировании, которое позволяет формировать список только тех товаров, которые обеспечивают максимальную прибыль по каждому наименованию товара при ограниченном списке этих наименований. Такая стратегия характерна для небольших мелких фирм. Однако такой стратегии в России придерживаются и некоторые крупные компании. Опасность этой стратегии заключается в том, что небольшой по количеству ассортимент "выгодных" товаров на момент принятия решений в конечном счете увеличивает риск продаж и может привести к потере прибыли при уменьшении на них спроса. Такой стратегии придерживались некоторые фирмы на Российском рынке, которые закупали крупными партиями небольшие наборы моделей кожаной одежды и были вынуждены постоянно снижать цены на товар, чтобы обеспечить хотя бы восстановление первоначальных затрат.

2. Максимальный спрос по предыдущим продажам.

Стратегия основана на анализе предыдущих продаж (дневных, недельных и месячных). Реализация этой стратегии не требует высокой квалификации менеджера и может быть достаточно эффективна в фирмах, продающих товары стабильного спроса (продовольствие, медикаменты и т.д.).

3. Равномерное распределение ассортимента.

Эта наихудшая стратегия планирования ассортимента и не может быть использована в рыночной экономике.

4. Восполнение предыдущих продаж.

Стратегия основана на анализе предыдущих, как правило, ежедневных продаж и планировании по этим результатам будущих поставок ассортимента товаров. Стратегия эффективна при стабильной экономике. Может быть использована при планировании ассортимента в магазинах и супермаркетах.

5. Адаптивная стратегия, ориентированная на будущий спрос.

В основу этой стратегии положен прогнозируемый спрос товаров на будущий период продаж (квартал, сезон, год). Эффективность этой стратегии зависит от качества моделей прогнозирования спроса. В условиях Российского рынка применение таких стратегий в настоящий момент маловероятно из-за экономической нестабильности и слабой предсказуемости покупательского спроса.

7. Оптимальная стратегия.

Эта стратегия ориентирована на получение максимальной прибыли при определенных ограничениях и предполагаемых оценках будущего спроса на товары ассортимента. Методы определения спроса могут быть такими же, как при адаптивной стратегии. Эта стратегия наиболее перспективна при планировании ассортимента.

Условия, при которых целесообразно решать задачу оптимального планирования ассортимента товаров и услуг

Определим условия, при которых решается эта задача. Очевидно, что при малом количестве номенклатур товаров, примерно до 10-20, эта задача не требует применения специальных методов решения, так как решения обычно тривиальны. Менеджер фирмы при этих условиях практически сразу же находит верные решения, анализируя статистику предыдущих продаж. Однако при значительном количестве номенклатур товаров или услуг эта задача становится не такой простой и для ее решения может потребоваться значительное время для анализа. Практически решение данной задачи с использованием специальных математических методов может быть уже оправдано при количестве номенклатур товаров более 50 единиц.

При объеме номенклатур более 700 решение этой задачи специальными методами приносит значительный эффект. Для фармацевтической компании, где количество номенклатур препаратов превышало 300 единиц, после внедрения этой задачи только за счет оптимального планирования ассортимента фирма может увеличила прибыль более чем на 7%, без увеличения затрат. Сопоставление различных стратегий планирования ассортимента товаров и услуг позволяет предположить, что предельный эффект от планирования ассортимента возможен до 20 % от ожидаемой прибыли и существенно зависит от многих факторов.

Наиболее целесообразно решать задачу оптимального планирования ассортимента товаров: в самые ответственные моменты принятия решений руководством фирм, при обосновании стратегий действий на период продаж (год, квартал, сезон), когда период планирования более 3-4 месяца. Кроме того, решать эту задачу необходимо при изменении конъюнктуры рынка или при расширении количества номенклатур предлагаемого ассортимента.

Т.к. ЦРА №65 не является самостоятельным предприятием, то в наибольшей степени она может менять только номенклатуру и хранимый запас медпрепаратов, т.к. ценовую политику разрабатывает «Фармация».

2.2 Алгоритм решения задачи

Выбор модели для проведения исследования является очень важным этапом работы, поскольку от этого выбора существенно зависят возможности получения результатов, а также возможность избежать многочисленных ошибок. Для данного предприятия была выбрана наиболее подходящая модель - модель планирования ассортимента, как наиболее эффективная для аптечной торговли.

Решение задачи оптимального планирования ассортимента товаров должно проводится при условии сохранения существующей системы взаимоотношений между фирмами в сложившихся схемах товародвижения. Это существенное ограничение, которое будет использоваться в математической модели процесса. В общем виде модель основывается на соотношении доходов и расходов аптеки, при этом осуществляется поиск такого решения, которое делает максимальным значение прибыли

, (2.1)

где d_t - доход, получаемой аптекой по планируемому ассортименту товаров за время t;

R_t -затраты на обеспечение продаж медпрепаратов за период времени t;

P_t - прибыль за период времени t;

Уточним значение отдельных параметров:

1. (2.2)

при =const, на любой период времени,

где V_i - объем продаж i-ой номенклатуры товара за планируемый период времени;

- отпускная цена товара;

- доход по i-ой номенклатуре ассортимента препаратов;

- спрос;

- пороговый запас препарата.

2. В том случае, если известна функция спроса, доход по i-ой номенклатуре можно рассчитать при тех же ограничениях как

(2.3)

3. Функцию дохода при расчетах удобнее выразить через количество циклов продаж:

(2.4)

где - целое количество циклов продаж за время t,

_i - продолжительность цикла продаж по i-ой номенклатуре;

- объём продаж в течение одного цикла,

.

4. Функция расходов рассчитывается как

, (2.5)

где r_i - затраты на приобретение препаратов

- затраты на хранение и реализацию соответственно по каждой номенклатуре;

Ц_i - закупочная цена;

- затраты на необязательность фирм-поставщиков (задержка грузов и связанная с этим упущенная выгода или потери от дефицита)

; (2.6)

- затраты на обслуживание необязательных фирм-клиентов (несвоевременность расчётов)

,

где - средняя задержка расчётов за отправленный товар,

- потери за единицу времени.

Система ограничений

В модели приняты следующие основные ограничения:

- Решения по ассортименту товаров находятся в целочисленном виде;

- Доходы аптеки максимизируются;

- При оптимальном планировании ассортимента товаров учитываются уже имеющиеся договора по i-м товарам как безусловные;

- Минимальный пороговый запас i-го товара не может быть менее .

Решение задачи можно получить с использованием электронных таблиц Excel. В полной версии электронных таблиц для этих целей используется функция "Поиск решения", находящаяся в разделе меню "Сервис". В процедуре поиска решения Microsoft Excel используется алгоритм нелинейной оптимизации Generalized Reduced Gradient (GRG2), разработанный Леоном Ласдоном (Leon Lasdon, University of Texas at Austin) и Аланом Уореном (Allan Waren, Cleveland State University). Алгоритмы симплексного метода и метода «branch-and-bound» для решения линейных и целочисленных задач с ограничениями разработаны Джоном Уотсоном (John Watson) и Деном Филстра (Dan Fylstra) из Frontline Systems, Inc.

Данная модель достаточно проста, она обеспечивает приемлемую степень точности описания моделируемого объекта, соответствует задачам исследования и адекватна реальному объекту. Предложенная математическая модель находится в разработке.

Следует также помнить, что профессиональная оценка модели специалистом, который хорошо знает моделируемую систему, значит больше, чем оценка по любому из существующих статистических критериев. Модель должна помогать выработке нового, более глубокого понимания сущности работы изучаемой системы, понимания, которого трудно достичь другими методами. Однако правильность этого понимания должна быть тщательно проверена с помощью привлечения всего имеющегося арсенала знаний.

РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Проектирование потоков данных

В современных условиях информация приобретает особое значение в системе производительных сил. Лона становится одним их главных ресурсов производства наравне с сырьём, машинами, энергией, рабочей силой. Современный период развития общественного производства и его потенциальные возможности определяются не только энерго- и фондовооруженностью, но и информационной вооружённостью.

Информация, как и орудие, и предмет труда, становится неотъемлемым и специфическим элементом производства. Если энергия, предметы и орудия труда являются основными условиями процесса производства, то информация оказывается наиболее активным, организующим элементом, приводящим производство в движение и направляющее его.

Формальная организационная структура управления, стимулирование и руководство сами по себе недостаточны для решения проблем, возникающих в различных организациях и на предприятиях. Для создания высокой чувствительности к быстро изменяющимся условиям деятельности современных предприятий и фирм ми требуется информация.

В последние годы серьезность влияния, оказываемого информацией на планирование и принятие решений организациями, привела к росту понимания того, что информация - это ресурс, обладающий определённой ценностью, и, следовательно, нуждающийся в упорядочении и управлении. Однако бизнесмены привыкли иметь дело с более осязаемыми активами, такими, как деньги, средства производства и рабочая сила, ценность которых можно достаточно точно измерить, и выяснение ценности информации для них представляла определённую трудность. Тем не менее, ясно, что если менеджеры хорошо информированы, то они с большей вероятностью будут принимать своевременные решения, которые положительно скажутся на состоянии дел предприятия. Наоборот, если менеджеры информированы недостаточно, они будут больше колебаться в принятии решений, и вероятность удачного выбора значительно снизится. Появившиеся информационные системы, использующие базы данных, стали основополагающим средством снабжения менеджеров точной и своевременной информацией.

В теории информации понятие «информация» рассматривается как сведения об изменении состояния объекта, переданные от источника информации к адресату при помощи совокупности символов, сгруппированных по определённому алгоритму, коду. При этом количество информации зависит от того, насколько адресату заранее известны вероятностные характеристики перехода объекта из одного состояния в другое. Понятия срочности и ценности информации в теории информации полностью игнорируются. Информация - это единичные сведения либо их совокупности, которые снимают неопределённость, существовавшую до их поступление. Сведения, увеличивающие неопределённость, существовавшую до их поступления, будем называть дезинформацией. Сведения, несущие нулевую информацию, могут быть отнесены к информационным шумам.

В производственных процессах происходит постоянное преобразование материальных предметов и информации их одного вида в другой, при этом информационные потоки являются управляющими, а материальные - управляемыми. Управляющие информационные потоки состоят из информации, в основе которой лежат конкретные события, факты, показатели, в общем случае - данные.

Система - абстрактное понятие, объединяющее группу взаимосвязанных процессов или явлений с целью выделения общих закономерностей функционирования и взаимодействия объектов внутри данной группы процессов и явления. Информационная система - группа людей, набор руководств и оборудование для обработки данных (совокупность элементов) обеспечивают сбор, хранение, обработку и поиск данных (используя донные и материальные предметы) в целях уменьшения степени неопределённости в процессе принятия решений (достижение общей цели) с помощью выдачи информации управляющим в тот момент, когда они могут использовать эту информацию с наибольшей эффективностью (выдача информации в нужный момент времени).

Системы, в которых управляющее воздействие вырабатывается в процессе взаимодействия человека и ЭВМ, называют человеко-машинными.

Для правильного изучения, оценки и построения систем необходим системный подход. Основной концепцией системного подхода к организации и управлению как процессу является взаимосвязь частей или подсистем фирмы. Такой подход предусматривает установление целей и сосредоточение внимания на построении целого в отличие от построения компонентов или подсистем. Организационные и информационные системы строятся таким образом, чтобы достигнуть одновременного функционирования отдельных, на взаимосвязанных частей, обеспечивающих более высокую общую эффективность, чем суммарная эффективность частей, взятых в отдельности.

Рассмотрим систему учёта товарных запасов, которая представлена на рисунке 3.1.

Рассматриваемая система предназначена для обновления основного массива данных и выдачи печатного сообщения о состоянии материально-производственных запасов. Её элементами являются порядок осуществления операций, оборудование, информация и люди. Компонентами системы являются выходные данные и управление.

Входные данные обрабатываются в соответствии с установленным порядком осуществления операций в целях получения выходных данных. Эти выходные данные выражают цели и достижения, ради которых была построена рассматриваемая система. В системе учеса материально-производственных запасов имеется входная информация о плане для системы (например, поддержание заданного уровня материально-производственных запасов). А также данные относительно функционирования системы (поступления, выдача, цены, количество) и осуществляемых операций. Входные данные обрабатываются в соответствии с планом и порядком выполнения операций.

Рисунок 3.1 -Система управления ассортиментом (товарными запасами)

Другим существенным компонентом управленческой информационной системы являются те или иные средства управления системой. Если выходные данные могут время от времени превышать установленные регулировочные пределы, то для сравнения выходных данных с заданными нормами и принятия необходимых мер для регулирования входных данных в целях корректировки отклонений необходим соответствующий контроль функционирования системы.

Стабилизация выходных данных систем в установленных пределах может быть достигнута только тогда, когда: выходные данные могут быть сравнены с установленными нормами; предусмотрен некоторый механизм обратной связи для выдачи такой корректирующей информации в виде входных данных в систему, вводимых в устройство для обработки данных для корректировки отклонений.

Функционирование системы:

Цели системы: уровень материально-производственных запасов не должен отличаться от установленных лимитов; в любой момент времени объём материально-производственных запасов должен быть достаточным для удовлетворения потребностей потребителей.

Информация для планирования системы включает данные, характеризующие политику, уровни и порядок выполнения операций в сфере материально-производственных запасов, что необходимо для функционирования системы.

Входные данные системы представляют собой информацию об осуществляемых операциях.

Обработка данных в системе состоит в обработке программ и осуществлении порядка выполнения операций.

Контроль заключается в определении уровня материально-производственных запасов по входным данным сообщений о состоянии запасов и сравнении их с установленными нормами и правилами принятия решений относительно уровня запасов.

Основой функционирования любой системы является концепция обратной связи и контроля. Такой контроль регулирует поток ресурсов, проходящий через систему, и сигнализирует о необходимости принятия мер, когда выходные данные не соответствуют первоначальному плану. Осуществление контроля с контуром обратной связи обеспечивает корректировку объёма вводимых ресурсов или процесса преобразования данных. Хотя все информационные системы в конечном счёте требуют вмешательства человека в процесс контроля и регулирования, при разработке систем необходима прилагать усилия, направленные не снижение до минимума степени такого вмешательства.

Многие фирмы и различные организации предпринимают значительные усилия в направлении расширения сферы применения ЭВМ по сравнению с уже установившимися областями использования ЭВМ. При этом сбор и распределение информации обычно представляют собой наиболее сложную проблему. Информация чрезвычайно обширна по своему объёму, разбросана, и её зачастую трудно получить. Если управляющие будут завалены бумагами, у них не остаётся времени для оценок, планирования и принятия решений. Их рабочий день будет загружен поиском информации, необходимой для решения различных вопросов, возникающих в дополнение к обычным рабочим обязанностям.

С течением времени были разработаны основные соды информационных систем, обеспечивающих представление плановой, оперативной и контрольной информации лицам, ответственным за принятие решений. Такими основными видами информационных систем являются: финансовая, производственная или оперативная, рыночная, кадровая, система руководства осуществлением проектов, вспомогательные системы. Эти системы на являются отдельными или самостоятельными, они объединяют, обеспечивают взаимодействие или каким-либо другим образом связывают вместе подсистемы фирмы с помощью информационных потоков.

Производственная оперативная система связана с информацией о потоках товаров или производстве товаров и предоставлении услуг. Она охватывает такие виды деятельности, как производственное планирование и контроль, контроль и управление движением материально-производственных запасов, снабжение, распределение и транспортировку.

Поскольку объёмы данных весьма велики, а распределение информации по времени имеет чрезвычайно важное значение, то производственная оперативная система лучше всего поддаётся автоматизации и обеспечивает наибольшие выгоды с точки зрения незамедлительного решения возникающих сложных вопросов. Хотя другие области применения системы могут оказаться более эффективными, эта функциональная сфера, как правило, обеспечивает весьма быструю окупаемость системы.

Производственные оперативные системы более всего поддаются автоматизации по сравнению с любыми другими системами фирмы. Более того, поскольку появляется потребность в современной обработке больших объёмов донных, наибольшие достижения в усовершенствовании и повышении экономичности будут иметь место в сфере управления производством[7].

3.2 Использование систем управления базами данных

Система баз данных _ компьютеризированная система хранения записей. Базу данных можно рассматривать как подобие электронной картотеки, т.е. хранилище для некоторого набора занесённых в компьютер файлов данных.

Пользователю этой системы предоставляется возможность выполнять множество различных операций над файлами: добавлять новые пустые файлы в базу данных; добавлять новые данные в существующие файлы; вести поиск данных в существующих файлах; изменять данные в существующих файлах; удалять данные из существующих файлов; удалять существующие файлы из базы данных, т.е. избавляться от их содержимого.

Компьютерные файлы называют реляционными таблицами. Строки таблиц называют записями, столбцы таблиц идентифицируют поля этих логический записей.

Операции над файлами, такие, например, как выборка, вставка, обновление и удаление, выполняются с помощью операторов специального языка баз данных SQL, который поддерживается в настоящее время большинством коммерческих продуктов разработки систем баз данных; более того, этот язык является стандартом языка для работы с реляционными системами.

Обычно база данных создаётся для хранения и доступа к данным, содержащим сведение о некоторой предметно области, то есть некоторой области человеческой деятельности или области реального мира. Всякая база данных должна представлять собой систему данных о предметной области. Базы данных, относящиеся к одной и той же предметной области, в различных случаях содержат более или менее детализированную информацию о ней. Степень детализации определяется рядом факторов, прежде всего целью использования информации из базы данных сложностью производственных (деловых) процессов, существующих в пределах предметной области в конкретных условиях.

Система баз данных - это компьютеризированная система хранения записей, основная цель которой - содержать информацию и предоставлять её по требованию. К информации может относиться всё, что заслуживает внимания отдельного пользователя или предприятия, использующего систему, т.е. всё необходимое для текущей работы данного пользователя или предприятия. Равными компонентами системы являются; данные, аппаратное обеспечение, программное обеспечение и пользователи.

Данные, их которых состоит база данных, должны быть тщательно и логично организованы, бизнес - функции проанализированы, элементы данных точно определены и установлены отношения между ними. Различают однопользовательские и многопользовательские системы баз данных. Однопользовательская система - это система, в которой в одно и тоже время к базе данных может получить доступ не более одного пользователя. Многопользовательская система - это система, в которой к базе данных могут получить доступ сразу несколько пользователей. С точки зрения пользователей, между этими системами не существует большого различия. Основная задача большинства многопользовательских систем - позволить каждому отдельному пользователю работать с система как с однопользовательской. Различия между многопользовательской и однопользовательской системами проявляются в их внутренних структурах.

Обычно предполагают, что все данные в системе хранятся в одной базе данных. Однако на практике даже при использовании малых систем могут быть серьёзные причины распределять информацию по нескольким отдельным базам данных.

Аппаратное обеспечение - это набор физических устройств, на которых существует база данных. Оно состоит из одного или нескольких компьютеров, дисководов, принтеров, соединительных кабелей и других вспомогательных и соединительных устройств.

Программное обеспечение. Между собственно физической базой данных (т.е. данными, которые в действительности сохранены) и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения - система управления базами данных СУБД. Все запросы пользователей на доступ к базе данных обрабатываются СУБД, возможности добавления файлов, выборки и обновления данных в этих файлах также обеспечивает СУБД. Основная функция, выполняемая СУБД - это предоставление пользователю базы данных возможности работы с ней не вникая в детали на уровне аппаратного обеспечения. СУБД позволяет пользователю рассматривать базу данных как объект более высокого уровня по сравнению с аппаратным обеспечением, а также поддерживает выражаемые в терминах высокого уровня пользовательские операции.

СУБД - наиболее важный, но не единственный программный компонент системы. Среди других - утилиты, средства разработки приложений, средства проектирования и прикладное программное обеспечение. Которое обычно создается сотрудниками организации для решения конкретных задач организации. Оно может быть написано на стандартном языке программирования или на входящем в комплект системы языке управление базой данных. Прикладные программы используют средства СУБД для обращения к данным и их обработки. Создавая отчёты или документы, необходимые для работы организации.

Пользователей можно разделить на три большие группы. Прикладные программисты, которые отвечают за написание прикладных программ, использующих базу данных. Конечные пользователи, которые работают с системами баз данных непосредственно через рабочую станцию или терминал. Конечный пользователь мажет получить доступ к базе данных, использую одно из их оперативных приложений, или же воспользоваться интегрированным интерфейсом программного обеспечения самой системы баз данных.

Администраторы базы данных

Работа администратора заключается в создании самих баз данных и техническом контроле, необходимом для осуществления решений администратора данных, он также несёт ответственность за обеспечение необходимого быстродействия системы и её технического обслуживания.

База данных состоит из некоторого набора постоянных данных. Которые используются прикладными системами для какой-либо достаточно независимой коммерческой, научной, технической или другой работы. Организация может состоять всего из одного человека (с небольшой частной базой данных), быть целей корпорацией или другой крупной организацией (с очень большой общей базой данных) или представлять собой нечто среднее, например промышленное предприятие, банк, больницу, университет, аптеку или правительственное ведомство.

Любая организация неизбежно имеет большое количество данных, связанных с его деятельностью. Среди постоянных данных упомянутых организацией обычно встречаются следующие: данные о продукции, о счетах, о пациентах, о студентах денные планирования.

Данные в базе данных называют «постоянными» , подразумевая при этом данные, которые отличаются от других, более изменчивых данных, таких как промежуточные результаты, входные и выходные данные, управляющие операторы, рабочие очереди, программные управляющие блоки и вообще все транзитные данные.

Входные данные - это информация, передаваемая системе (обычно с терминала или рабочей станции). Такая информация может стать причиной изменений в постоянные данных, но не является частью базы данных как таковой.

Точно так же выходные данные - это сообщения и результаты, выдаваемые системой (обычно на печать или на экран). И опять же эту информацию можно брать их постоянных данных, на её нельзя рассматривать как часть базы данных.

Основные преимущества однопользовательской базы данных по сравнению с традиционным бумажным методом содержания записей это прежде всего: компактность, нет необходимости в многотомных бумажных картотеках; скорость, компьютер может вести поиск и изменять данные горазда быстрее человека. В частности, на специальные вопросы, возникающие в процессе работы, можно получить ответ быстро, не затрачивая времени на визуальный поиск; низкие трудозатраты, нет необходимости в утомительной ручной работе над картотекой; применимость, точная, свежая информация в любой момент под рукой.

Эти преимущества приобретают ещё большее значение в многопользовательской среде, где база данных, вероятно, больше и сложнее однопользовательской. Кроме того, многопользовательская среда имеет дополнительное преимущество: система баз данных предоставляет предприятию централизованное управление его данными (а такое управление является наиболее ценным свойством базы данных).

3.3 Документооборот предприятия

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово- кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями. Вся документируемая информация (обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием; в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

* по сфере деятельности -- плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

* по отношению к объекту управления -- входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

* по содержанию хозяйственных операций -- материальные, денежные, расчетные;

* по назначению -- распорядительные, исполнительные, комбинированные;

* по объему отражаемых операций -- единичные и сводные;

* по способу использования -- разовые и накопительные;

* по числу учитываемых позиций -- однострочные и многострочные;

* по способу заполнения -- вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации.

При разработке форм первичных документов сначала Составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски. Этот способ, как правило, применялся при децентрализованной обработке информации на вычислительном центре. Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.

Проектирование макета имеет свои особенности при использовании персональных компьютеров. При этом составленный макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможны два варианта создания макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа. В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания их у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапное прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

Технический прогресс в области развития средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Прежде всего следует отметить значительную роль ПЭВМ в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПЭВМ формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.

Входным документом является накладная на полученные товары и ведомость расхода товаров. К входной информации в ЦРА № 65 относятся: приказы постановления и различные инструкции от руководства ЛОКПП «Фармация». Обновленные прайс-листы к базе данных; законодательные документы от министерства здравоохранения.

К выходной информации в аптеке относится: платежи и финансовые документы; отчеты о работе аптеки; данные о проведенных семинарах среди врачей больниц; информация о результатах финансовой деятельности за квартал.

В аптеке установлено два компьютера (Intel Celeron 500). С объемом оперативной памяти 64 Mb. На компьютерах установлены диски большого размера, которые позволяют хранить большие массивы информации. На компьютерах установлена операционная система Microsoft Windows 98 и пакет программ Microsoft Office 2000. На компьютере в бухгалтерии для ведения финансовой и бухгалтерской деятельности установлен пакет программ 1С: Предприятие.

Для осуществления заказов товаров со склада на компьютере установлена база данных на языке Foxpro.

В ЦРА № 65 обработка информации автоматизирована не полностью. С помощью компьютерной техники обрабатывается вся бухгалтерская информация (основные и оборотные фонды, амортизация, расчет заработной платы). По заработной плате составляется база данных, в которую заносятся данные о работниках, их выходах, отчисления в различные фонды, налоги, премии. Эта база данных постоянно изменяется, пополняется и передается в кассу, где в соответствии с данными из базы происходят расчеты по заработной плате с работниками.

В компьютерном отделе находится один компьютер на котором хранятся банки данных о заказах аптек, формируются новые заявки на товары, происходит формирования прайслистов и сравнение цен медицинских препаратов. (см. приложение А)

Если появляется необходимость в обмене данными между отделами, то это происходит при помощи дискет, т.к. компьютеры не соединены сетью, что вызывает определенные неудобства.

Внешняя информация поступает на предприятие как в письменной, так и в электронной форме по модемной связи с Центральным аптечным складом. Внутренняя информация во вне поступает в том же порядке.

3.4 Проектирование логической организации данных

Разрабатываемая база данных должна выполнять учёт планируемого ассортимента лекарственных препаратов Центральной районной аптеки №65. Она должна получать сводные данные о состоянии запасов склада, полученных и проданных препаратах. Состав показываемой информации должен определяться путём выбора из предлагаемых меню нескольких вариантов:

формирование накладной заказа;

ввод проданных товаров;

получение товаров на склад;

учет ассортимента участков сети реализации.

После анализа предметной области выделяем документ «Накладная на Медпрепараты». Этот документ содержит информацию о:

характеристике лекарственного препарата;

ценах на препараты;

заказанных на складе препаратах;

номере и дате накладной заказа;

поставщике ;

сотруднике, ответственном за заказ.

Нормализуем отношения. На основе документа «Накладная на медпрепараты» построим отношение:

Накладная на медпрепараты (Медпрепарат, Накладная)

Медпрепарат (КодТовара, Производитель, Тип, ЕдИзм, ЦенаРозн, ЦенаОпт),

Накладная (НомерНакладной, КодТовара, Поставщик, ДатаНакладной, ЕдИзм, ЦенаОпт, ЗаказанноеКол-во, Получено, КодСотрудника).

Приведём эти отношения к первой нормальной форме. Отношение находится в первой нормальной форме, если значения всех его атрибутов атомарны. Для этого сначала необходимо декомпозировать отношение Медпрепарат на несколько отношений. Новые отношения получают исходя из логических предпосылок. Таким образом, можно выделить два новых отношения: Производитель и Тип.

Затем нужно ввести ключевой атрибут для каждого отношения. Ключевой атрибут - это атрибут, значения которого уникальны. Ключевой атрибут можно выбрать двумя способами:

проанализировав отношение выбрать атрибут, значения которого не повторяются;

ввести новый атрибут, установив, что значения его должны быть уникальны.

После декомпозиции исходного отношения и выделения ключевых атрибутов, между полученными отношениями необходимо установить связи. При этом исходное отношение будет являться родительским, а новые отношения - дочерними. Для связи дочерних и родительского отношения, в родительское отношение внесём ключевые атрибуты дочерних отношений.

На основе этих условий получаем следующие отношения.

Медпрепарат (КодТовара, КодПроизводителя, КодТипа, ЕдИзм, ЦенаРозн, ЦенаОпт).

Производитель (КодПроизводителя, НазваниеФирмы, Страна).

Тип (КодТипа, Название).

Введем ключевой атрибут для каждого отношения: для Медпрепарат - КодТовара; для Производитель - КодПроизводителя; для Тип - КодТипа.

Рассмотрим теперь отношение Накладная

Накладная (КодНакладной, КодТовара, КодПоставщика, ДатаНакладной, ЕдИзм, ЦенаОпт, ЗаказанноеКол-во, Получено, КодСотрудника).

Приведём это отношение к первой нормальной форме. Для этого сначала необходимо декомпозировать отношение Накладная на несколько отношений. Таким образом, можно выделить три новых отношения: Сотрудники, Накладные, и Поставщики.

После декомпозиции исходного отношения и выделения ключевых атрибутов, между полученными отношениями необходимо установить связи. На основе этих условий получаем следующие отношения.

Накладная (КодНакладной, КодТовара, КодПоставщика, ДатаНакладной, ЕдИзм, ЦенаОпт, ЗаказанноеКол-во, Получено, КодСотрудника).

Поставщик (КодПоставщика, НазваниеПоставщика, Адрес, Телефон).

Сотрудник (КодСотрудника, Имя, Фамилия, Должность, Рабочий телефон).

Проанализировав отношения, видно, что Сотрудник находится в преовй нормальной форме, а Поставщик нет.

Проведем декомпозицию отношения Поставщик, разделим атрибут адрес.

Поставщик (КодПоставщика, НазваниеПоставщика, Адрес_улица, Город, Почтовый индекс, Город, Область, Страна, Телефон, Факс).

Теперь отношение Поставщик находится в 1 НФ.

Все Отношения теперь находятся в первой нормальной форме.

Приведём полученные отношения ко второй нормальной форме. Отношение находится во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме, и каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от ключа. Неключевой атрибут функционально полно зависит от ключевого в том случае, если он зависит от всех входящих в ключевой атрибут ключей в целом, и не зависит от них по отдельности.

В отношении Накладная атрибуты зависят только от части составного ключа, так ДатаНакладной зависит от НомераНакладной, но не зависит от КодаТовара, значит можно разбить это отношение на два отношения: Заказ и Накладная.

Заказ (КодНакладной, КодТовара, ЦенаОпт, ЗаказанноеКол-во, Получено, КодСотрудника).

Накладная (КодНакладной, КодПоставщика, Описание Заказа, датаНакладной, КодСотрудника).

Для учета ассортимента по участкам сети реализации вводим следующие таблицы:

ТипУчастка (КодТипа, НаименованиеТипа) - для хранения типа участка;

Участки (КодУчастка, ТипУчастка, Наименование, Адрес, Телефон, КодСотрудника) - для хранения данных о участках;

Ассортимент (Код, КодТовара, КодУчастка, НеобходимоеКоличество, Примечание). - для хранения ассортимента участка.

Рис3.2.Информационная модель данных.

В созданных отношениях все атрибуты функционально полностью зависят от ключевых атрибутов. Следовательно, отношения находится во второй нормальной форме.

Приведём полученные отношения к третьей нормальной форме. Отношение находится в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от ключа. Неключевой атрибут транзитивно зависит от ключа в том случае, когда он зависит от другого неключевого атрибута, который в свою очередь зависит от ключа. Созданная информационная модель представлена на рисунке 3.2

3.5 Описание структуры базы данных автоматизированной системы

Рассмотрим структуру таблиц базы данных и связей между ними.

Характер связей представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Характеристика связей

Отношение	Отношение	Вид связи
Товары	ФирмаИзготовитель	М 1
	Типы	М 1
	Заказ	1 М
	Ассортимент	1 М
Накладные	Заказ	1 М
	Сотрудники	М 1
	Поставщики	М 1
Участки	Ассортимент	1 М
ТипУчастка	Участки	1 М

Построение таблиц, отчётов, запросов.

После построение информационной модели перейдем к её реализации в конкретной СУБД. Для этого построим табл.3.2 и заполним её.

Таблица3.2 Описание таблиц базы данных

Таблица	Имя поля	Тип поля	Размер поля	Ключ
Товары	КодТовара	числовой	длинное целое	Ключ
	Наименование	текстовый	30	-
	Характеристика препарата	текстовый	255	-
	ЕдИзм	текстовый	50	-
	Код производителя	числовой	длинное целое	-
	Код типа	числовой	длинное целое	-
	Цена оптовая	денежный	денежный	-
	Цена розничная	денежный	денежный	-
	Минимальный запас	числовой	длинное целое	-
Фирма Изготовитель	Код производителя	Счетчик		Ключ
	Наименование фирмы	текстовый	20	-
	Страна	текстовый	50	-
Типы	Код типа	Счетчик		Ключ
	Название типа	текстовый	50	-
Сотруд ники	Код сотрудника	Счетчик		Ключ
	Имя	текстовый	50	-
	Фамилия	текстовый	50	-
	Должность	текстовый	50	-
	Рабочий телефон	текстовый	30	-
Постав- щики	Код поставщика	счетчик		Ключ
	Название поставщика	текстовый	50	-
	Адрес	текстовый	255	-
	Город	текстовый	50	-
	Почтовый индекс	текстовый	20	-
	Область	текстовый	20	-
	Страна	текстовый	50	-
	Номер телефона	текстовый	30	-
Наклад ные	Номер накладной	счетчик		Ключ
	Описание заказа	текстовый	255	-
	Код поставщика	числовой	длинное целое	-
	Код сотрудника	числовой	длинное целое	-
	Дата накладной	дата/время		-
Заказ	Код товара	числовой	длинное целое	-
	Номер накладной	числовой	длинное целое	-
	Цена	денежный	денежный	-
	Заказанное количество	числовой	длинное целое	-
	Полученное количество	числовой	длинное целое	-
	Продано	числовой	длинное целое	-
Ассортимент	Код	Счетчик		Ключ
	КодТовара	числовой	длинное целое	-
	КодУчастка	числовой	длинное целое	-
	НеобходимоеКоличество	числовой	длинное целое	-
	Примечание	текстовый	60	-
Участки	КодУчастка	Счетчик		Ключ
	ТипУчастка	числовой	длинное целое	-
	Наименование	текстовый	50	-
	Адрес	текстовый	100	-
	Телефон	текстовый	20
	КодСотрудника	числовой	длинное целое	-
ТипУчастка	КодТипа	Счетчик		Ключ
	НаименованиеТипа	текстовый	50	-

Создание запросов.

Запрос ТоварОптЦбольше создан для выборки всех товаров с ценой большей, чем заданная.

Рис.3.3 Запрос ТоварОптЦбольше

В таблице 3.3 приведено описание запросов.

Таблица 3.3 Описание запросов

Имя запроса	Цель создания	Используемые таблицы	Доступные поля.
ТоварОптЦ больше	Выборка товаров по цене	Товары	Все поля табл. Товары
ПродажиПо Товарам	Выборка сумм продаж по товарам, у которых эта сумма не равна нулю	Товары, Заказ	КодТовара, Наименование, СуммаПродаж
Сумма по накладной	Выводит сумму накладной по номеру	Накладные, заказ	НомерНакладной, датаНакладной, Цена, заказ
АссортиментПоУчасткам	Выводит ассортимент препаратов по участкам	Участки Ассортимент Товары	КодУчастка КодТовара Наименование ТипУчастка НеобходимоеКоличеств
ВыборкаУчастков	Выводит список участков	Участки ТипУчастка	КодУчастка Наименование ТипУчастка
Участки по типам	Подсчет количества участков по типам	Участки ТипУчастка	КодУчастка Наименование ТипУчастка

Текст запроса на языке SQL:

SELECT Товары.*, Товары.ЦенаОптовая

FROM Товары

WHERE (((Товары.ЦенаОптовая)>[Введите цену]));

Запрос ПродажиПоТоварам для выборки сумм продаж по товарам, у которых эта сумма не равна нулю.

Текст запроса на языке SQL:

SELECT Заказ.КодТовара, Товары.Наименование, [Заказ]![Цена]*[Заказ]![Продано] AS СуммаПродажи

FROM Товары INNER JOIN Заказ ON Товары.КодТовара = Заказ.КодТовара

WHERE ((([Заказ]![Цена]*[Заказ]![Продано])<>0));



Рис.3.4 Запрос ПродажиПоТоварам

Для вывода суммы по накладной создан следующий запрос

Рис. 3.5 Запрос Сумма По Накладной

На основе запросов ВыборкаТоваров и ВыборкаЗаказов были созданы соответствующие формы.

Текст запроса ВыборкаТоваров на языке SQL:

SELECT Товары.*, Заказ.НомерНакладной, Заказ.Цена, Заказ.ЗаказанноеКоличество, Заказ.ПолученноеКоличество, Заказ.Продано

FROM Товары INNER JOIN Заказ ON Товары.КодТовара = Заказ.КодТовара;

Текст запроса ВыборкаЗаказов на языке SQL:

SELECT Накладные.*, Заказ.КодТовара, Заказ.НомерНакладной, Заказ.Цена, Заказ.ЗаказанноеКоличество

FROM Накладные INNER JOIN Заказ ON Накладные.НомерНакладной = Заказ.НомерНакладной;

В данной главе создана структура базы данных и основные запросы для выборки необходимых сведений.

Для учета ассортимента по участкам служит следующий запрос АссартиментПоУчасткам:

SELECT Участки.КодУчастка, Участки.Наименование, Товары.КодТовара, Товары.Наименование, Товары.ЦенаРозничная, Ассортимент.НеобходимоеКоличество

FROM Участки INNER JOIN (Товары INNER JOIN Ассортимент ON Товары.КодТовара = Ассортимент.КодТовара) ON Участки.КодУчастка = Ассортимент.КодУчастка;

Текст запроса ВыборкаУчастков:

SELECT Участки.КодУчастка, Типучастка.НаименованиеТипа, Участки.Наименование, Участки.Адрес, Участки.Телефон

FROM Типучастка INNER JOIN Участки ON Типучастка.Типучастка = Участки.Типучастка;

Для подсчета количества участков введен следующий запрос:

SELECT Count(Участки.КодУчастка) AS [Count-КодУчастка], Типучастка.НаименованиеТипа

FROM Типучастка INNER JOIN Участки ON Типучастка.Типучастка = Участки.Типучастка

GROUP BY Типучастка.НаименованиеТипа;

Результат подсчета:

УчасткиПоТипам
Count-КодУчастка	Тип участка
21	Аптека
2	Аптечный киоск
15	Аптечный пункт
2	Отдел

РАЗДЕЛ 4. ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

4.1 Обоснование выбора комплекса программно-технических средств

Современные СУБД предоставляют возможность пользователям быстро и удобно создавать несложные базы данных. Технология создания баз данных с помощью типовых, инструментальных средств, рассчитанных на массового пользователя, предоставляется СУБД Microsoft Access. Несмотря на ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования, имеется возможность интеграции с другими программными средствами Microsoft Office. Access - это популярная настольная система управления базой данных, рассчитанная на одного пользователя. В то же время на небольшом предприятии (при объеме данных до 1 Гбайта) с количеством компьютеров не более 10 ресурсов Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства вместе со средствами Microsoft Office. Все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одном компьютере, который может не быть сервером.

Проблемы сохранности и доступа к данным решаются с помощью использования средств защиты, которые предоставляет Ассеss. Главными особенностями Access среди других технологий создания баз данных является направленность на конечного пользователя (непрограммиста), сохранение общего подхода, принятого в построении всех продуктов ориентированных на массовость использования.

В Access для работы с данными используются процессор баз данных, средства быстрого построения интерфейса (Конструктор форм и отчетов), объекты доступа и манипулирования данными (таблицы, формы...