Бюджетне управління на підприємстві

Міжнародна компанія IDC, що спеціалізується на незалежному моніторингу ринку програмного забезпечення, об'єднала такі додатки у нове сімейство - BPM (Business Performance Management, тобто Управління ефективністю бізнесу). BPM-системи дозволяють пов'язувати воєдино такі поняття як місія компанії, стратегія розвитку, цілі, довгострокові плани, середньострокові перспективи і конкретні бюджети на найближчий період. У рамках подібної середовища співробітництва топ-менеджери можуть публікувати чорнову версію бюджетів для лінійних менеджерів (начальників відділів). Останні починають доповнювати ці цифри своїм поданням: чи можуть вони виконати ці цілі, які ресурси їм для цього потрібні. Система дозволяє їм бачити і використовувати в своїй роботі звітність суміжних підрозділів: на основі планів поставок сировини, оцінювати свої можливості за обсягами виробництва і т.п. Далі, відкореговані і доповнені на нижньому рівні цифри агрегуються знову до загальнокорпоративного рівня. Весь цей процес "двонаправленого" бюджетування Ітеративний повторюється до тих пір, поки не буде складений найбільш "реальний" бюджет.

Чи варто говорити, що завдяки єдиному середовищі співпраці, кожен працівник починає більш чітко усвідомлювати свою роль в процесі управління організацією. Достовірність бюджету підвищується за рахунок залучення рядових виконавців до процесу його складання.

Зрозуміло, побудова такої системи не можливо без потужного механізму консолідації фінансових та кількісних даних. Механізму, що дозволяє будь-якому підрозділу використовувати власну валюту і разом з тим агрегований баланс конвертувати в корпоративну валюту. Крім того, реальний механізм консолідації увазі наявність функції "виключення" внутрішньокорпоративних оборотів. Консолідація у величезній розгалуженій структурі - дуже важко контрольований процес.

У кризовий момент потрібно без зволікання перевести організацію на "аварійний бюджет". При цьому часу на перегляд, узгодження та опублікування всіх статей бюджету у розрізі всіх центрів витрат, природно, немає. Спеціалізовані комп'ютерні системи класу BPM дозволяють вести декілька версій бюджету або фінансового плану організації і, при необхідності, оперативно перемикати всі структурні підрозділи на нову версію.

Аналітична функціональність BPM-додатків забезпечує можливість складання звітності "на льоту": будь-який елемент існуючих вимірів можна за допомогою миші покласти в аналітичне вікно і прямо на екрані створити свій "куб" даних. Так звані "контрольні агенти" BPM вчасно виявляють відхилення фактичних показників від їх планових величин і сповіщають про це. Збувається мрія будь-якого директора - коли можна прийшовши зранку на роботу, включити комп'ютер і побачити там відразу ж всі больові місця довіреного тобі підприємства, сфокусувати свою увагу на тих місцях, де виникли відхилення. А якщо менеджер вже спрацювався з системою, то вона йому зможе запропонувати навіть деякі можливі варіанти вирішення виниклих проблем.

Змішати! Але не збовтувати!

На рис. 3 представлена діаграма інтеграції спеціалізованих програмних додатків, що дозволяє приблизно оцінити придатність тих чи інших класів застосувань в залежності від розміру підприємства. Горизонтальна вісь "Розмір підприємства" може бути виражена в обсягах продажів, ринкової вартості або, скажімо, кількості персоналу. Вона не містить градацій, так як діаграма покликана зобразити тенденцію зростання, а не конкретні його показники. З таким же високим ступенем умовності виділені наступні класи додатків:



Рис. 3. Діаграма інтеграції спеціалізованих програмних додатків

АРМ (автоматизовані робочі місця) - автоматизовані робочі місця. У даному контексті можуть представляти собою більш-менш комплексну систему, що складається або з окремих "доморощених" підсистем, або з якогось стрижневого програми нижчого по відношенню до ERP класу, або навіть з електронних таблиць Excel. Для малих підприємств, де все управління фінансами здійснюється одним - двома фахівцями, один з яких головний бухгалтер, часто цілком достатньо скомбінувати додаток класу "1С" з електронними таблицями для покриття практично всіх управлінських завдань. Процеси бюджетування (або бюджетного планування) на таких підприємствах як правило, проводяться генеральним директором в електронних таблицях.

ERP (enterprise resource planning) - інформаційна система управління ресурсами підприємства. У системах такого класу ведеться операційний (управлінський) та бухгалтерський облік, здійснюються функції виробничого планування і планування поставок. Серед найбільш відомих західних систем подібного класу представлених в Росії можна назвати Axapta, Baan, JD Edwards, R / 3.

BPM (Business Performance Management) - інформаційна система, призначена для автоматизації процесів управлінського планування і контролю - тих самих "стикових" завдань. Орієнтоване на рішення завдань фінансового управління, такий додаток є, по суті, OLAP-системою з характеристиками ERP (можливість багатокористувацького введення інформації, підтримка виконання бізнес-процесів, потоків робіт і регламентів). Найбільш відомі західні системи цього класу, представлені у нас, це Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer.

OLAP - засіб аналітичної обробки даних в реальному режимі часу. На відміну від BPM, OLAP-додатки не "заточені" ні на які конкретні завдання, хоча деякі форми вбудованої бізнес-логіки (готові аналітичні звіти, перелік бізнес-об'єктів і т.п.) в цих додатках іноді присутній. Для того щоб охарактеризувати даний клас систем, а не з метою огляду ринку, можна так само назвати кілька назв: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS і багато інших.

Як видно з малюнка, головне в інтеграційному процесі - твереза ??оцінка поточного розміру підприємства і чітко виважений баланс обирають для його автоматизації додатків. Важливо, щоб кожне окремо додаток мало великий запас розширення - було б даному підприємству, що називається, "на виріст". Опис підводних каменів інтеграції може легко призвести до написання окремої статті. Метою ж представлення нашої інтеграційної діаграми було - відвести кожному класу свою роль. При чому, роль ця зовсім не така мала, як може здатися, наприклад, у випадку з ERP-системами, початкова маркетингова позиція яких передбачає покриття всіх осередків подібної матриці. Частка продажів ERP-систем у всьому світі по відношенню до загального обсягу ринку програмних додатків, що автоматизують управлінські функції, останнім часом значно зменшилася. Але зменшення це носить лише відносний характер. Загальна частка ринку інформаційних технологій виросла в рази! Просто і виробники програмного забезпечення і споживачі їх продуктів зрозуміли, що створення єдиної системи "на всі випадки життя" об'єктивно не можливо.

З чого ж почати?

Якщо підприємство тільки планує побудова корпоративної системи, слідуючи логіці послідовності фаз управління, можна рекомендувати почати з автоматизації функцій бюджетування і фінансового планування. Використовуючи для цього BPM-додаток, фактичні дані можна буде вводити вручну або імпортувати з існуючих електронних таблиць. Крім чисто прикладних функцій, BPM має ще й інтегруючим властивістю, що дозволяє об'єднувати в єдине інформаційне середовище всі наявні на підприємстві АРМи і елементи "островковой" автоматизації. Такий проект, з одного боку, привчає співробітників до колективної роботи і приносить реальний управлінський ефект, з іншого - не є поки ще повномасштабної автоматизацією щоденних операцій з усіма наслідками, що випливають від сюди наслідками (великі терміни впровадження, болючий реінжиніринг бізнес-процесів, зміна корпоративних стандартів, не повний обхват і т.п.). Попрацювавши в такій системі, підприємство стає більш підготовленим до продовження будівництва корпоративної системи управління шляхом впровадження MRP і ERP додатків.

Звичайно ж, побудови корпоративної системи управління - процес індивідуальний для кожного конкретного підприємства. І в цій нелегкій справі самої неправильної тактикою може стати надмірна обережність, багаторічні "вибори" програм і небажання приймати рішення про початок робіт. Ще жоден бізнес не став успішним без системи.

§ 2 Управління ефективністю бізнесу

У більшості компаній базові завдання виробничого планування і управлінського обліку вирішуються системами класу ERP (Enterprise Resource Planning). Проте вони видають тільки оброблену інформацію, а надалі її необхідно аналізувати. І сьогодні для ефективного управління цього не достатньо. Швидкості бізнес-процесів зростають і людина не може оперативно відреагувати на миттєві зміни у внутрішній і зовнішній бізнессреде. Тому все більше відчувається потреба в автоматизації самого процесу прийняття управлінських рішень.

Планувати, аналізувати і контролювати бюджети можна за допомогою багатьох корпоративних інформаційних систем. У чому сьогодні бюджетіруют російські компанії? Найпоширеніший інструмент - це Excel. Можна вводити формули, імпортувати інформацію і т. д. Але кожен, хто складає бюджети в Excel, знає, наскільки складно консолідувати дані, розмежовувати доступ до них для користувачів різних рівнів.

Продуктивність Excel невелика. Але для багатьох невеликих компаній - це ефективний інструмент. А якщо необхідно вести автоматичний моніторинг даних, виконувати складний аналіз за типом drilldown, порівнювати не тільки план і факти, але і різні версії, тим більше в складній, холдингової, географічно розподіленій структурі, то єдине ефективне рішення - спеціалізоване програмне забезпечення, автоматизовані системи бюджетування .

CPM рішення

Найбільш відомі в даний час системи класу CPM (Corporate Performance Management), що дозволяють структурувати і автоматизувати основні процеси управління - Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, і ін.

§ 3 Інформація про автоматизовані системи бюджетування

Comshare MPC

Найбільш сучасною з систем CPM є Comshare MPC - програмний продукт американської компанії Comshare Inc. Компанія Comshare утворена в 1966 році і є одним з найстаріших постачальників OLAP-продуктів, перші її програми з'явилися ще у 1982 році. Ці історичні коріння в чому визначили і ідеологію системи Comshare MPC. Строго кажучи, продуктом для бюджетування слід вважати систему BudgetPLUS, що є одним з центральних додатків Comshare MPC. Але ця компонета настільки міцно інтегрована з іншими додатками, що розглядати її окремо не має сенсу.

Модульне додаток Comshare MPC 5.0

MPC - головний продукт Comshare для управління ефективністю бізнесу. MPC версії 5.0 (що вийшов у жовтні 2002) підтримує повний цикл управління ефективністю бізнесу. Основні нововведення продукту: бюджетування по співробітниках і ресурсів, розширення можливостей фінансової консолідації, а також більш чітка інтеграція з продуктами платформи Microsoft Business Intelligence.

Цикл фінансової обробки

Comshare MPC - це Web-рішення з вбудованою фінансовою аналітикою, що підтримує повний цикл управління ефективністю бізнесу і забезпечує в єдиному інтегрованому додатку всі основні функції, які можуть бути необхідні компаніям для управління бізнесом. Comshare MPC допоможе змоделювати бізнес-плани, зв'язати стратегії з бюджетами, автоматизувати глобальну фінансову консолідацію, згенерувати статистично точні бюджети і плани, створити звіти і провести аналіз даних зручними та зрозумілими способами. І тоді цикл планування, прогнозування, звітності, аналізу і настройки дозволить менеджерам керувати ключовими бізнес-цілями в рамках всієї компанії, що швидко виявляти і усувати відхилення, регулювати стратегії і заново прогнозувати результати в реальному часі.

Архітектура програми

У Comshare MPC немає прив'язки до певної базі даних, тому програма може функціонувати як на реляційної БД, так і на багатовимірних платформах, що дозволяє клієнтам Comshare скоротити вкладення в технологічну інфраструктуру і підготовку фахівців, спрощуючи підтримку і зводячи до мінімуму потребу в навчанні.

Модульний підхід

Завдяки такому рівню інтеграції продукт залишає цілісне враження, що виділяє його на тлі розробок конкуруючих фірм, які або роблять те ж саме, але з використанням декількох додатків, або вирішують лише частину завдань управління ефективністю бізнесу.

Comshare MPC складається з п'яти взаємозалежних модулів

Planning (Планування). Цей модуль призначений для фінансового планування та забезпечує ряд додаткових функцій для підтримки процесу стратегічного планування. Для того щоб різнобічно оцінити діяльність компанії (з точки зору юридичної особи, продукту, ринку, часу і т. п.) використовуються бізнес-моделі. З їх допомогою можна проводити аналіз можливостей: варіюючи різні передумови (вхідні дані), можна, наприклад, з'ясувати, як 10-15%-ий ріст валових доходів вплине на прибутковість акцій. Результати подібних аналізів передаються в централізовану базу (але можуть бути також збережені і на локальній машині).

Крім того, є спеціальна функція Goal Seeking (Пошук цілі), яка, знаючи результат розрахунку якогось показника, дозволяє визначити вхідні параметри, тобто дозволяє визначити умови досягнення певної мети. Таким чином, можна виконувати планування «зверху-вниз» для всіх підрозділів і порівнювати їх з планами, розробленими за методом «знизу-вверх» у процесі бюджетування.

Budget (Бюджет). Модуль призначений для підтримки ітераційного процесу бюджетування («знизу-вверх»). Вихідний бюджет можна сформувати, скопіювавши дані минулого року або виконавши статистичне прогнозування (докладніше див нижче в описі модуля Forecasting). Розробник бюджету отримує відповідну інформацію (наприклад ключові фінансові цілі або розклад процесу бюджетування) у текстовому вигляді. Введення даних вручну здійснюється за допомогою спеціальних форм, таким чином, щоб кожен користувач міг складати плани в найбільш зручних (значущих) для нього одиницях виміру. Наприклад, директору заводу переважно планувати, використовуючи обсяги продукції, а фінансовим менеджерам зручно виражати доходи і витрати в місцевій валюті.

Дані в модуль можна вводити через Web, при цьому доступні інструменти редагування даних, є можливість вставляти примітки.

Для тих, хто віддає перевагу Excel, передбачений спеціальний модуль, що вбудовується, який дозволяє вводити і підтверджувати бюджетні дані (нетекстові) безпосередньо в Excel. Модуль стандартний і, як більшість його аналогів, може використовуватися для виконання аналізу за допомогою стандартних функцій Excel безпосередньо на базі даних програми.

До складу модуля входять два додаткових компонента. Перший, Salary Planning (Планувальник зарплат), призначений для планування на рівні окремого співробітника і дозволяє розподіляти витрати на співробітника по відділах або ЦФО (центрів фінансової відповідальності), а також за додатковими вимірами, таким як проект або операція. Таким чином, Comshare MPC підтримує аналіз ефективності проектів. Крім того, можна розрахувати амортизацію і балансову вартість на основі визначених профілів ресурсів. Ці показники можна використовувати для другого компонента модуля бюджетування - Asset Budgeting (Бюджетування основних засобів).

Consolidation (Консолідація). Модуль призначений для зведення бухгалтерських книг. Забезпечує всі необхідні функції: конвертацію валют, виключення всередині компанії, аудиторські перевірки.

Модуль консолідації містить інструмент відображення даних, призначений для перетворення даних з різних вихідних систем, а також підтримує завантаження і консолідацію даних для розрізнених організацій, які працюють з різними планами рахунків, бухгалтерськими книгами та тимчасовими структурами. Такий інструмент відображення може використовуватися для завантаження даних з інших джерел, таких як системи управління взаємодією з клієнтами (Customer Relationship Management, CRM) та системи управління ресурсами підприємства (Enterprise Resource Planning, ERP) і традиційних (legacy) систем.

Forecasting (Прогнозування). У модулі реалізовано низку технологій тимчасового прогнозування, які можна застосувати до статистичних даних для генерації достовірних прогнозів на основі виявлених тенденцій. Одночасно для кожного набору статистичних даних можна спрогнозувати кілька комбінацій вимірювань (одиниця, продукт, канал розповсюдження і т. п.). Додаток Comshare MPC автоматично вибирає технологію, яка дасть найбільш статистично достовірний прогноз. Таким чином, модуль прогнозування можна використовувати для створення індивідуальних бюджетів для всіх учасників процесу бюджетування на основі даних за минулі періоди. Крім того, можна створювати автоматичні «ковзаючі» прогнози, у міру завантаження фактичних даних і порівняння їх з планом.

Management Reporting / Analysis (Управлінська звітність / аналіз). Модуль доступний з усіх інших компонентів і дозволяє користувачеві аналізувати дані і текстову інформацію у вигляді спеціальних представлень даних і діаграм. Зазвичай для представлення даних використовується OLAP-технологія, в тому числі операції поглиблення, обертання, кольорового кодування, можливість сортувати подання за певним стовпцем, виконувати обчислення безпосередньо на екрані та зберігати індивідуальні версії. Крім того, уявлення конфігуруються так, щоб виконувалась деталізація до рівня транзакцій, наприклад до записів у головній бухгалтерській книзі. Підтримуються різні види діаграм, в тому числі: гістограми, з областями, графіки, кругові, точкові, для кожної з яких передбачений широкий набір опцій форматування.

Також розроблено два додаткові методи візуалізації: OverView (Загальний огляд) і Exception Alerts (Попередження про винятки), які відрізняють продукт Comshare MPC від лежить в його основі технології Decision.

OverView представлений у вигляді гіперболічного дерева, в якому можуть відображатися сотні і тисячі точок даних у кольорово-кодованому поданні. При переміщенні миші по вузлах дерева, область під покажчиком розкривається, при цьому відображається більш низький рівень ієрархії, наприклад окремі одиниці товарів, які становлять даний вид продукції. Змінюючи порогові значення, користувач легко зможе визначити ділянки високої та низької ефективності.

Керівник бюджетного відділу може використовувати OverView для перегляду статусу бюджетного процесу для конкретних його учасників. Кольором виділяються різні стани бюджетів: прийнятий, схвалений, відхилений.

Функцію Exception Alerts може задати конкретний користувач, щоб виділити певні осередки, які відповідають тому чи іншому критерію. Наприклад, можна вивести інформацію по окремих підрозділах, у яких операційні витрати виявилися вищими, ніж загальнокорпоративні прогноз.

Додаткові модулі

Разом з продуктом пропонується два додаткові модулі. Модуль Production Reporting (Звітність по виробництву) використовує продукт Crystal Reports, автоматизує процес створення, поширення та підтримки форматованих звітів. Надаються шаблони звітів, а за допомогою дизайнера Crystal Reports можна створювати свої власні. Шаблони зв'язуються з конкретними уявленнями даних для створення множинних звітів, які потім об'єднуються в книги. Звіти генеруються у форматах Crystal Reports, HTML або Excel.

Впровадження та адміністрування

Comshare MPC - корпоративне додаток, яке зазвичай впроваджується професійною службою підтримки фірми Comshare або іншими фірмами, які займаються консалтинговими послугами. Тривалість процесу впровадження може коливатися від декількох тижнів до декількох місяців, залежно від складності бізнес-процесу, який необхідно реалізувати, а також від набору використовуваних модулів. Для вибору модулів і даних, доступних кожній із груп користувачів, адміністратор користується інструментом View Manager. Наприклад, оперативне керівництво відповідає за введення бюджету свого відділу, тому йому надається доступ до модулів Budget і Reporting / Analysis.

Comshare MPC - добре продуманий програмний продукт зі зручним для користувача інтерфейсом, що надає безліч функцій для вирішення завдань фінансового управління, планування і контролю в рамках підприємства. Компанії, що шукають інтегрований додаток з гнучким підходом до вибору сервера бази даних, з успіхом можуть застосувати його у своїй практиці.

Інтерфейс системи

Система має веб-інтерфейс, побудований на основі додатків Java. Це дещо ускладнює її (підвищуються вимоги до мережі, клієнтським комп'ютерам), але допомагає частково позбутися вкрай бідного оформлення, властивого веб-інтерфейсів. Графічні подання вельми різноманітні, використовуються нестандартні засоби відображення даних.



Рис .4 Діалогове вікно Comshare MPC-Expense Budget Approval

Comshare MPC інтегрована з багатьма провідними корпоративними системами. Середнім компаніям може бути також цікава інтеграція з такими легкими системами як 1С: Бухгалтерія.

Клієнтський додаток, виконане на основі MS Excel, полегшує навчання користувачів роботі на новому програмному забезпеченні. Впровадження системи Comshare MPC за оцінками розробників займає від двох до чотирьох місяців.

Гідності. Цей продукт виділяється багатими можливостями для створення звітів - до послуг користувача пропонується безліч графіків і таблиць. Система дуже наочна: в ній можна задати колірне виділення відхилень значень від заданих. Наприклад, відхилення на 10% буде виділено рожевим, на 15% - зеленим, а на 20% - червоним. При роботі з багатосторінковими консолідованими звітами це особливо зручно: ви можете звертати увагу тільки на проблемні показники. Сказане стосується і показників, які обчислюються за формулами, наприклад оборотності або ліквідності. Крім того, система дозволяє створювати досить складні моделі і коректно працювати з віддаленими філіями.

Недоліки. Comshare побудована дещо незвично - складається з великої кількості окремих модулів. Тому, щоб, наприклад, розрахувати оборотність активів, доведеться запустити перший модуль, в якому потрібно намалювати схему руху активів, потім в другому модулі скласти формулу, в третьому - створити звіт і т. д. Через кілька годин роботи така послідовність дій може викликати роздратування .

Клієнтами Comshare в основному є торгові, виробничі, фінансові організації (у тому числі банківські, страхові та лізингові). Серед російських користувачів системи Сomshare MPC - Солікамський магнієвий завод, комбінат «Акрихин», «КМББанк», «КоміАрктікОйл», «Чайковський текстиль», ПГ «Річел», «ОПТІМАТелеком», «Самарателеком», Сиктивкарський фанерний завод та інші.

CPM рішення від компанії Hyperion

Додаток для планування та контролю від великої транснаціональної американської компанії Hyperion Solutions Corporation (HYSL) носить назву Hyperion Pillar. Воно є частиною пакету Hyperion Enterprise Performance Management, до якого, крім нього входять такі програми, як Hyperion Enterprise для фінансового обліку та звітності, Hyperion Performance Scorecard для стратегічного управління, моделювання бізнес процесів, Hyperion Business Modeling для реалізації методів функціонально-вартісного управління, Activity Based Management для економічного аналізу, оцінки якості роботи та управління на основі фактичних показників.

Hyperion Pillar - система, орієнтована на економістів, тому для реалізації бюджетних моделей зовсім не потрібні спеціальні знання в комп'ютерній області. На практиці це дозволяє досягати суттєвої економії коштів. Крім того, скорочуються терміни впровадження, оскільки всі параметри і настройки визначаються безпосередньо майбутніми користувачами системи.

Формування планів та бюджетів

Вбудований в систему інструментарій, який дозволяє створювати різні сценарії розвитку, аналізувати варіанти (аналіз "що, якщо ...»), проводити бізнес-моделювання і динамічні обчислення, а розширені можливості створення трендів - прогнозувати фінансові та кількісні показники, грунтуючись на даних попередніх періодів з урахуванням фактора сезонності.

Аналітичні можливості

Організація даних за аналітичними напрямками надає можливість класифікувати інформацію таким чином, щоб бюджет відбивав специфіку бізнесу. Наприклад, у якості аналітичних напрямків (довідників) можуть бути задані план рахунків, номенклатура виробленої продукції, фінансова структура компанії, довідники клієнтів, постачальників, ресурсів, проектів та ін Крім того, Hyperion Pillar дозволяє створювати атрибути, що поєднують елементи довідників по різних категоріях в відповідно до їх ієрархією і необхідністю угруповання. При цьому зберігається можливість отримувати звіти по будь-яким критерієм, з деталізацією інформації в залежності від конкретних управлінських завдань.

Контроль виконання бюджету

Система дозволяє контролювати виконання бюджету шляхом порівняння планових і фактичних показників, а також аналізувати причини виникаючих відхилень.

Організація бюджетного процесу

Можливості Hyperion Pillar дозволяють організувати процес роботи з бюджетом з урахуванням корпоративної ієрархії - «зверху вниз», «знизу вгору» або за змішаною схемою. Вбудований механізм консолідації / дистрибуції даних забезпечує необхідний обмін бюджетної інформацією. При цьому забезпечується участь у бюджетному процесі користувачів і груп (підрозділів), що знаходяться на різних ієрархічних рівнях. Для цього в системі передбачено три типи користувачів - адміністратор, консолідатор і планувальник. Для кожного співробітника визначається ділянку роботи, список осіб, від яких він отримує вихідну інформацію, і тих, кому він передає результати своєї роботи.

Звітність

Система містить вбудовані засоби формування звітності, включаючи звіт про прибутки та збитки, балансовий звіт і звіт про рух грошових коштів. Крім того, користувачі можуть створювати власні звіти з застосуванням вбудованого інструментарію.

Інтеграція з зовнішніми системами

Джерелами даних для Hyperion Pillar можуть служити бухгалтерські та облікові системи, системи класу ERP, а також інші джерела. Інтеграція Hyperion Pillar з іншими системами може здійснюватися кількома способами: шляхом імпорту / експорту інформації через текстові файли, електронні таблиці, механізм Copy & Paste, а також з використанням засобів спеціалізованого пакету Hyperion Application Link. Крім того, можлива «безшовна» інтеграція з ERPсістемамі - SAP R / 3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, Baan та іншими (із застосуванням спеціальних шлюзів, сертифікованих виробниками відповідних ERPсістем).

У схема роботи Hyperion Pillar в загальних рисах

Hyperion Pillar - це найбільша й розвинена система, що підтримує повну автоматизацію процесу.

У загальних рисах схема роботи виглядає так.

Менеджер центру обліку (планувальник) заповнює пропоновані йому форми, прогнозуючи надходження та перераховуючи заплановані витрати. Опис починається від кожного окремого елемента, із зазначенням фізичних обсягів, взаємозв'язків між різними типами надходжень та видатків; далі дані об'єднуються програмою в бюджет центру і в такому вигляді стають доступні менеджеру верхнього рівня (консолідатори). Той збирає бюджет на своєму рівні вже не з окремих витрат чи надходжень, а з бюджетів нижчих центрів і т.д.

У результаті виходить не просто фіксований, нехай навіть і в різних варіантах, прогноз, а динамічна модель компанії, в якій за кожен рівень моделі відповідають керівники відповідних підрозділів і збудована сувора технологія внесення змін.

Позитивні результати очевидні - динамічна модель дає багаторазову економію часу і зниження числа помилок при коригуванні бюджету, а це і є основним завданням впровадження подібних систем. Проблема тільки в тому, що впровадження таких моделей обов'язково вимагає значно більшої акуратності при їх використанні, а значить, знадобиться не тільки додаткове навчання персоналу, а й зусилля з підтримання певного рівня дисципліни в питаннях підготовки бюджетів.

Інтерфейс на рівні роботи з бюджетом виглядає дуже привабливо, красиво і не дуже плутано.

На рівні введення даних за окремими пунктами трохи гірше, - на жаль, не передбачено нічого, що допомогло б працювати ефективніше (групове заповнення даних і т.д.), хоча це логічно випливало б із структури програми. При обліку зв'язків між елементами бюджету доводиться працювати з трохи перевантаженими інформацією діалогами, але це все ж краще, ніж задавати формули, як доводиться поступати в рішеннях, зібраних на електронних таблицях.

Гідності. Програма досить легка в освоєнні, має наочним інтерфейсом і русифікована, має хороший інструментарій для створення різних звітів і гнучку структуру документообігу - бюджети можна складати "зверху вниз", "знизу вверх" і за змішаними схемами.

Недоліки. У цій системі через наявність деяких обмежень досить важко реалізовувати складні завдання. Наприклад, число рівнів аналітики (ступенів деталізації інформації) в моделі не може перевищувати 12. На перший погляд, цього більш ніж достатньо, але на практиці нерідко з'ясовується, що рівнів не вистачає. Наприклад, компанія переходить від проектної системи планування до планування по регіонах. Це означає, що всю аналітику доведеться міняти, а внаслідок цього - переробити всі звіти, створені з використанням старої аналітики. Для безпомилкового вирішення цієї проблеми необхідно запрошувати програмістів.

З-за технологічних особливостей продуктивність системи невисока: коли з файлом одночасно працюють кілька людей, процес сповільнюється. Крім того, цей продукт досить складно інтегрувати з іншими базами даних (Excel, бухгалтерськими системами).

Ще один недолік пов'язаний з плануванням, яке можна вести тільки по місяцях, а по тижнях або декадах - ні. Вбудовані засоби документування моделей відсутні.

Деякі компанії використовують Hyperion Pillar спільно з OLAPсервером Hyperion Essbase. У цьому випадку дані з Hyperion Pillar служать основою для аналізу, формування різних форм звітності, моделювання в Hyperion Essbase. У числі користувачів системи ряд дочірніх підприємств «ЛУКОЙЛ», АТ НГК "Славнефть", ТОВ «Телерос» («Голден Телеком»), РусАвтоПром, ТОВ «Об'єднані Машинобудівні Заводи», ВАТ «ГМК" Норільський нікель "та інші вітчизняні і зарубіжні компанії .

Фінансово-аналітична система Oracle Financial Analyzer

Корпорація Oracle є найбільшим у світі постачальником програмного забезпечення для управління інформацією та другою в світі компанією з постачання програмного забезпечення. Маючи річний обсяг продажів більше 10,9 млрд. $, компанія пропонує систему обробки даних Oracle 9 i і комплекс готових бізнес пропозицій Oracle E - Business Suite, а також послуги в області консалтингу, навчання і технічної підтримки більш ніж в 145 країнах в усьому світі .

За визначенням самої компанії розробника CPMпріложенія Oracle Financial Analyzer (OFA) - це інструмент для формування фінансової звітності, проведення детального фінансового аналізу, ведення бюджету, фінансового планування та прогнозування.

Завдяки об'єднанню централізованого сховища фінансової інформації з потужним аналітичним інструментарієм, застосовувана система дозволяє організації досягти максимальної ефективності в управлінні фінансовими потоками та їх похідними (цінова політика, контроль витрат, аналіз ефективності і т.д.), у складанні вичерпних фінансових звітів і гранично наближених до реальності фінансових моделей, в оцінці можливостей та формуванні майбутньої стратегії.

Oracle Financial Analyzer, як і ряд конкурентних додатків CPM, не має обмежень по області застосування, конфігурація системи налаштовується до розв'язуються проблемам управлінських структур і може ефективно працювати за будь-якого існуючого профілю. OFA має можливість інтеграції з модулем ведення бухгалтерської звітності General Ledger, також виробництва Oracle.

Розподілений бюджетування і прогнозування

Фінансовий Аналізатор Oracle підтримує створення бюджетів і прогнозів, їх перегляд, зміну та взаємодія в рамках єдиної системи. Продукт координує і впорядковує процес бюджетування незалежно від того, чи використовує організація методологію ведення бюджету типу "зверху вниз", "знизу вгору" або змішану методологію. Фінансовий Аналізатор може розподіляти значення бюджетних статей з високих рівнів агрегування, таких як рік і регіональний офіс, на більш низькі, такі як місяць і департамент. Користувачі можуть копіювати фактичні дані за минулий рік до бюджету поточного року і довільним чином змінювати окремі статті - за абсолютною величиною або у відсотковому відношенні. Можуть бути введені спеціальні ключі, за якими будуть розноситися маркетингові, адміністративні та інші непрямі витрати для прогнозу прибутку. Різні інструменти для збору даних, включаючи електронні таблиці і Web-браузери, дозволяють здійснювати контрольоване отримання бюджетних даних. Користувачі можуть зберігати окремі зрізи фінансової бази даних корпорації на персональних комп'ютерах для мобільного створення та використання своїх бюджетів і прогнозів.

OFA гранично полегшує проведення процедур складання бюджету, прогнозів, оглядів, їх створення, зміни, обміну даними з іншими інформаційними модулями. В кінці циклу складання бюджету остаточний варіант консолідується для складання общефирменного бюджету і автоматично закривається для будь-яких подальших змін.

Широкі можливості побудови звітів та аналізу

Багатовимірні моделі даних, оброблювані OFA, дозволяють користувачеві вибрати необхідну інформацію, використовуючи довільні комбінації ключових параметрів ("куб даних") - лінійне підпорядкування, послідовність часових інтервалів, послідовність вироблених продуктів, географічне підрозділ, приналежність до різних цінових категорій, і т.д.

Використання новітніх засобів обробки багатовимірних баз даних робить можливим для користувача швидке абстрагування від загальної сукупності наявних даних, виділення цікавить його сегменту даних. Використовуючи багатомірний аналіз даних, користувач може відстежувати і, одночасно, аналізувати надходить фінансову інформацію, складаючи паралельно власні звіти, і даючи графічну інтерпретацію, залучаючи лише вбудовані в OFA кошти аналітичної обробки інформації. Підрахунок доходної частини бюджету та її детальна розгортка без уточнення джерела надходження даних.

Функціональні зв'язки між таблицями і всередині них

OFA безпосередньо з'єднаються з таблицями внутрішньогалузевих стандартів, і таким чином користувач відстежує дані та складає звіти за даними OFA прямо з цих таблиць. Цей доступ також забезпечується таким потужним засобом управління багатовимірними базами даних як Selector (рис.7), що входять інструментарій таблиць.

Гнучкий доступ до нових даними

Можна легко завантажувати, і вивантажувати дані з Головної книги, Таблиць, реляційних Баз Даних, та інших операційних систем використовуючи розширені можливості читання та трансформації інформаційних файлів Oracle Financial Analyzer.

Єдиний інформаційний простір з Головною Книгою

Документи, підготовлені й оброблювані Oracle Financial Analyzer, повністю інтегруються з Головною Книгою. Дана інтеграція незамінна щоб уникнути повторного введення даних, і тим самим забезпечує найбільш ефективне функціонування системи управління фінансовими потоками. Інформація, оброблювана в Головній Книзі (Oracle General Ledger), в точності відповідає ієрархічним структурам і розмірності, що використовується при обробці відповідних документів системою Oracle Financial Analyzer. Структура рахунків і балансів Головною Книги знаходять чітке відображення в роботі OFA. Постійно підтримуючи двосторонній зв'язок між двома цими додатками, процедура перетікання інформаційних та ієрархічних структур, створених Головною Книгою, в OFA без додаткових змін не представляє жодних проблем. Дані та інформаційна структура може бути негайно відновлено на "рідному" для них базисі, дотримуючись, таким чином, принципи безперервності та інтегрованості. При наявності інтегрованості користувачі зможуть легко завантажити бюджети, складені в Oracle Financial Analyzer, в Головну Книгу (Oracle General Ledger), роблячи їх невід'ємною частиною існуючої фінансової звітності.



Засоби графічної обробки інформації

OFA використовує знайомий графічний інтерфейс, який надає легкий і швидкий доступ до потужного аналітичного інструментарію. Спеціальні майстри, такі як Selector, роблять можливим якісний аналіз за характерними параметрами та аналіз за методом "від протилежного". Звіти ж мають знайомий зовнішній вигляд і функціонально схожі на електронні таблиці, що дістали досить широке поширення, зокрема - "гарячі клавіші" команд виводу на принтер і зміни шрифтів, які можуть відображати стандарти, прийняті в індустрії.

Фінансове моделювання

Фінансовий Аналізатор забезпечує вирішення широкого спектру завдань фінансового управління завдяки вбудованим засобам моделювання. Результати аналізу типу "що-якщо" згідно побудованим моделям відображаються негайно. Велика бібліотека вбудованих функцій допомагає користувачам будувати прогнози і розраховувати коефіцієнти ефективності. При виконанні аналізу користувачі можуть об'єднувати інформацію з головної книги з іншими даними для створення, подальшого використання і поширення нових фінансових показників. Моделі характеризуються контрольованої незалежністю, яка дозволяє визначати різні детальні співвідношення між бюджетними статтями для різних підрозділів і сценаріїв, в той же час застосовуючи однакові правила обчислення для загальних або консолідованих показників.

Інтеграція з додатками EPR

Фінансовий Аналізатор має стандартний інтерфейс з ядром фінансових додатків Oracle - Головною Книгою (General Ledger). Така інтеграція дозволяє уникнути повторного введення даних і зміни структури і завдяки цьому забезпечує більш ефективне вирішення завдань фінансового управління. Інформація з Головної Книги Oracle легко переміщується у відповідні структури Фінансового Аналізатор, де її можна аналізувати, будувати на її основі звіти, комбінувати з даними з інших джерел і використовувати як основу для бюджетів, планів і прогнозів. У Фінансовому Аналізаторі автоматично відображаються баланси рахунків Головної Книги. Завдяки інтерфейсу між двома додатками, будь-які модифікації ієрархій та інші перетворення структури, визначені в Головній Книзі, відображаються у Фінансовому Аналізаторі. Дані та структури можуть автоматично оновлюватися на регулярній основі для підтримки цілісності інформації. Бюджети, створені у Фінансовому Аналізаторі, можуть бути перенесені назад в Головну Книгу і використовуватися там для оперативного контролю та звітності. Можна проводити більш глибокий аналіз за допомогою механізму деталізації в Головну Книгу Oracle, що дозволяє отримати інформацію на рівні окремих операцій прямо з Фінансового Аналізатор.

Розмежування доступу до даних

Oracle Financial Analyzer підтримує зберігання єдиної фінансової інформації в центральному інформаційному сховищі і перевіряє наявність прав доступу до інформації, яка потрібна користувачеві. Адміністратор може визначити, в залежності від повноважень користувача, яка інформація може бути затребувана для перегляду, або зміни. Користувачі, таким чином, можуть працювати лише з тією інформацією, яка лежить у сфері їх професійних інтересів.

Адаптуються економічні моделі

Oracle Financial Analyzer настроюється відповідно до вирішуваних проблемами будь-яких управлінських структур, будь то центри управління ціноутворенням, фінансами, продажами, сервісні центри, або цілі філії. Відповідним центрам не доводиться змінювати сформовані процедури або порядок обробки інформації, що б відповідати вимогам Oracle Financial Analyzer (OFA); система може ефективно працювати за будь-якого існуючого профілю. Гнучка організація економічних моделей та інформації, що є результатом роботи OFA, дозволяє миттєво відбити оперативні зміни пріоритетів в діяльності або організаційної структури об'єкта моделювання.

Гнучка мережева архітектура

Сьогоднішні системи управління фінансами найбільш ефективні, якщо вони використовуються не тільки співробітниками фінансових департаментів. Організаціям потрібно збирати дані різних підрозділів і поставляти фінансову інформацію різним користувачам, часто розподіленим територіально. Працюючи в архітектурі Інтернет / інтранет, Фінансовий Аналізатор пропонує засоби збору та аналізу фінансових даних в організації будь-якого, в тому числі глобального масштабу. Користувачі можуть вибирати різні варіанти клієнтської частини - це може бути власне інтерфейс Фінансового Аналізатор, електронні таблиці або робочі місця в Web, в залежності від потреб та специфіки організації. Різноманітність варіантів конфігурації системи дозволяє адаптувати унікальну розподілену архітектуру Фінансового Аналізатор під потреби й місце розташування користувачів. Гнучкий доступ і масштабована архітектура дає цьому розподіленому додатком обчислювальну потужність, продуктивність і керованість, необхідні для обробки великих обсягів даних і вирішення сьогоднішніх і майбутніх завдань фінансового управління.

Гідності. OFA є самим багатофункціональним інструментом моделювання бюджетів. Ця система дозволяє застосовувати формули будь-якого ступеня складності і проводити аналіз даних у будь-якому розрізі (наприклад, аналіз прибутковості компанії за квартал по кожному продукту з розбивкою по регіональним дилерам).

У системі OFA одночасно можуть працювати співробітники, що знаходяться в різних містах, що дуже важливо для компаній з безліччю філій. Правда, для передачі даних доведеться встановити в кожному філіалі окремий сервер.

Недоліки. Оскільки інтерфейс програми не дуже наочний, робота в OFA вимагає складної і дорогої налаштування. Крім того, система не повністю перекладена на російську мову - практично весь розділ "Допомога" доступний тільки в англійському варіанті.

У OFA не розвинені засоби документування моделі, тобто розроблену модель складно описати за допомогою вбудованих інструментів, наприклад отримати умовну схему моделі у вигляді малюнка або таблиці. Це серйозна проблема, яка постає особливо гостро при зміні персоналу: якщо в компанії немає аналітика, який займається описом всіх моделей, пояснити новому співробітнику подробиці вашої бюджетної інфраструктури буде складно.

Нарешті, в OFA повністю відсутні вбудовані засоби, що дозволяють вести документообіг. Через те, що система розрахована на велику кількість користувачів, виникають певні труднощі: наприклад, почавши працювати з бюджетом, ви не будете знати, чи внесені туди дані того чи іншого відділу. Тому для організації колективної роботи необхідно використовувати додаткове програмне забезпечення. Причому добре знайомими MS Outlook або Lotus Notes тут не обійтися - доведеться встановлювати достатньо дорогостоющую спеціалізовану систему документообігу, наприклад Documentum.

Adaytum e.Planning

Система Adaytum e.Planning від компанії Adaytum входить в спектр рішень для управління фінансами та оцінки ефективності діяльності підприємства. Дана система не є уніфікованим рішенням для будь-яких компаній: архітектура e.Planning оптимізована для вирішення різноманітних завдань планування. Збір інформації здійснюється з використанням реляційних баз даних, в той час як аналітичний інструментарій і функції побудови звітності створені на базі OLAPтехнологій. При використанні e.Planning дані зберігаються в єдиному джерелі, система забезпечує повний набір можливостей для виконання всього спектру завдань планування. е.Planning легко інтегрується з ERP, CRM і іншими додатками за рахунок архітектури Windows DNA (Microsoft Windows Distributed interNet Application Architecture).

Adaytum e.Planning - сучасне рішення на основі Інтернет-технологій, надає можливості планування, бюджетування, прогнозування, моделювання і формування звітності в єдиному інтегрованому додатку. Повноцінне бізнес-планування включає в себе планування "зверху-вниз" і бюджетування і прогнозування "знизу-вверх".

Функціональна повнота системи знаходиться на високому рівні, що пояснюється дуже просто - компанія Adaytum є однією з найстаріших компаній, що займаються бюджетним управлінням, а її рішення входять до числа найбільш популярних у світі.

Початкові версії цієї системи (тоді вона ще не мала приставки "e."), були орієнтовані на середні компанії і не мали складного інструментарію для управління даними. Однак нова версія суттєво просунулася в цьому напрямку. Функціонал e.Planning можна умовно розділити на три частини: інструментарій для забезпечення розподіленої підготовки даних, аналітичне ядро і модулі підготовки звітів. Перший і останній модулі - типові інтернет-додатки, що забезпечують віддалений доступ до даних, по першому враженню можна припустити, що в цьому відношенні ніяких істотних недоліків у системи немає.

Ядро, що забезпечує безпосередню роботу з бюджетом, зберегло на собі деякі сліди старих версій програми. Робота над складанням бюджету не надто автоматизована. Це означає, що система не дозволить зробити бюджет повністю "динамічним", не може what-if аналіз, але, з іншого боку, значно знижується трудомісткість впровадження системи.

Рішення Adaytum e.Planning було спеціально розроблено для того, щоб спростити узгодження інтересів різних бізнес-підрозділів компанії і допомогти організації привести у відповідність планування "зверху вниз" і прогнозування "знизу вгору".

Adaytum e.Planning складається з трьох модулів, кожен з яких оптимізовано відповідно до розподілу ролей учасників процесу планування:

· e.Planning Analyst забезпечує фінансових менеджерів можливостями для визначення процесів, моделей та інформації, що використовуються в плануванні, бюджетуванні і прогнозуванні, а також дозволяє здійснювати ефективний розподіл шаблонів між учасниками процесу планування.

· e.Planning Contributor надає собою Інтернет-шаблони для збору інформації від сотень і навіть тисяч учасників процесу планування. Шаблони є складовими частинами глобальної моделі і суворо налаштовані під рольові функції того чи іншого учасника процесу планування. Модуль e.Planning Contributor не вимагає від користувачів додаткового навчання.

· e.Planning Reporter надає користувачам можливості доступу і обробки інформації на основі різноманітних, побудованих на підставі звітів, опцій, а також публікації звітів через Інтернет.

Практично весь інтерфейс системи, пов'язаний зі збором і поданням даних, виконаний у середовищі Internet Explorer. Це значно спрощує розгортання системи у випадках з географічно розподіленим управлінням. Для розподіленої роботи над бюджетами в системі зроблено дуже багато, за цим параметром її можна поставити на перше місце серед аналогічних рішень, є спеціальний інструментарій для віддаленого контролю за підготовкою та узгодженням бюджетів та інші подібні сервіси (в принципі, такий контроль можливий у всіх розподілених системах , але зроблений він менш цілісним і зручним).

У той же час локальне використання системи в порівнянні з попередніми версіями, а також у порівнянні з її основними конкурентами, трохи утруднено. Причому з часом даний продукт явно має тенденцію до "обваження" і може бути рекомендований все більш і більш великим компаніям (відповідно, стаючи менш привабливим для фірм меншого розміру).

Гідності. У цій системі добре організовано ведення документообігу: регламенти роботи і схеми руху документів зручно малювати за допомогою мишки. Як і в OFA, створену модель можна розділити на моделі по певному класу аналітичних рівнів (наприклад, по ЦФО, за витратами і т. д.), що добре для великих підприємств. Дуже зручно контролювати виконання бюджету - в стовпцях відображаються планові і фактичні значення показників і темпи їх зміни. І сама програма, і розділ "Допомога" русифіковані.

Недоліки. По-перше, продуктивність системи дещо нижче, ніж, скажімо, у OFA. По-друге, за допомогою стандартних засобів, наявних у системи, можна переглянути або сумарні значення, або деталізовані.

Продукти Adaytum використовують компанії BMW, MercedesBenz, Dr.Pe pp er / Seven Up та ін

ІНЕК / Бюджетування

Вітчизняна розробка ІНЕК / Бюджетування представляє собою комп'ютерну модель, призначену для взаємопов'язаного планування:

· економічних (виручка, собівартість, прибуток, податки, чистий прибуток),

· фінансових (заборгованості, грошові потоки, залишки грошових коштів)

· майнових (залишки майна, закупівлі, витрата і / або реалізація) параметрів підприємства.

Для оцінки фінансового стану підприємства використовується горизонтальний і вертикальний аналіз:

· пасивів і активів аналітичного балансу (відносні та абсолютні зміни в структурі майна і джерелах його формування);

· прибутків і збитків (фінансові результати);

· припливу і відтоку грошових коштів;

· ефективності, що характеризує рентабельність діяльності і прибутковість вкладень (рентабельність діяльності і капіталу, оборотність активів і елементів оборотного капіталу);

· платоспроможності, що виявляє здатність підприємства розрахуватися з поточними боргами і вірогідність його банкрутства найближчим часом (коефіцієнт покриття, проміжний коефіцієнт покриття, термінова і абсолютна ліквідність, інтервал самофінансування, коефіцієнт Бівера, показник Альтмана та ін);

· фінансової стійкості, що характеризує ступінь незалежності підприємств від зовнішніх джерел фінансування (рівень власного капіталу, співвідношення позикового і власного капіталу, коефіцієнт покриття необоротних активів власним і довгостроковим позиковим капіталом);

· ринкової оцінки підприємства, що дає можливість порівняти його ринкову вартість з балансовою вартістю.

При роботі з програмою є можливість не тільки проводити фінансовий аналіз на основі розрахованих аналітичних таблиць і графіків, але й отримати автоматично підготовлене в текстовому вигляді докладне Висновок щодо фінансового стану підприємства (15-16 сторінок таблиць і тексту).

При оцінці ефективності діяльності підприємств передбачена можливість порівняння досягнутих підприємством фінансових показників з галузевими нормативними (рекомендованими) значеннями, тобто проведення постійного бенчмаркінгу. Програма дозволяє відобразити баланс і звіт про прибутки і збитки підприємства російською та англійською мовами у стандартах GAAP-USA та IAS, прийнятих у країнах ЄС.

Програма здатна консолідувати дані декількох варіантів і аналізувати інтегровані варіанти.

Результатами розрахунків є: прогноз прибутків і збитків (форма № 2), прогноз потоків і залишку грошових коштів (бюджет підприємства), прогноз балансу (форма № 1), розрахунок податків, аналітичні форми.

Рішення від ІНЕК не можна назвати програмним продуктом в тому сенсі, в якому це відноситься до інших систем. Це програмно-методична розробка, яка складається з набору шаблонів для MS Excel (причому для кожного клієнта передбачається істотне доопрацювання шаблонів, а іноді і написання нових), а також методологія впровадження. Але хоч і виникає відчуття, що продукту, як такого, просто немає, а є пропозиція консалтингових послуг, по суті, такий варіант мало відрізняється від процедур впровадження на базі більш спеціалізованих програм.

...