Государственная архивная служба Чувашской Республики: история реорганизации и функционирования в 1991-2004 годах

Во второй главе «Комплектование, обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов в государственных архивах Чувашской Республики» исследованы проблемы формирования Архивного фонда Чувашской Республики, организационно-методического руководства ведомственными архивами, а также вопросы сохранности архивных документов и их государственного учета.

В первом параграфе «Формирование Архивного фонда Чувашской Республики. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами» определены направления деятельности архивов по комплектованию документами в условиях появления учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности, а также новых видов, форм документов и их носителей. Состав источников комплектования госархивов по существу не совершенствовался, а формировался заново.

В начале 1995 г. всем районным и городским архивам Чувашии было поручено провести обследование и уточнение наименований, форм собственности своих источников комплектования. Среди новых подходов к проблеме комплектования можно выделить проведение крупномасштабных целевых общественных акций, включавших серию разнообразных по форме и содержанию мероприятий. Так, например, один из «круглых столов», прошедший 11 февраля 1993 г., имел своей целью налаживание контактов с лидерами общественных движений для успешного сотрудничества в области архивного дела и делопроизводства.

В 1997 г. была образована Чувашская республиканская служба формирования Архивного фонда, ведомственных архивов и делопроизводства, организованная на базе соответствующих отделов центральных государственных архивов. Выполняя посреднические функции между фондообразователями и архивами, служба была призвана регулировать поток поступлений фондов, оптимизировать комплексы документов, которые поступали в архивы от новых экономических и общественно-политических структур.

Сотрудниками архивных учреждений республики была проделана колоссальная работа по налаживанию отношений и заключению договоров с коммерческими учреждениями, общественными объединениями по передаче документов на постоянное хранение в госархивы. Важным направлением деятельности стало обеспечение сохранности документов по личному составу, в т.ч. и учреждений, организаций, не являвшихся источниками комплектования госархивов, что гарантировало социальную защищенность граждан.

Орган управления архивным делом Чувашии совместно со специалистами государственных архивов предпринимал меры по повышению качества ведомственного хранения документов. Значимым событием стало создание нормативных документов, регулировавших документационные процессы в органах государственной власти республики: в 1995 г. была утверждена «Система документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики», а в 2001 г. - «Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики». Тем не менее, проблемы ведомственного хранения носили застойный характер: только 34% учреждений полностью подготовили документы к передаче на государственное хранение; возрос объем дел, находившихся на ведомственном хранении сверх установленных сроков; 30% организаций не согласовали номенклатуры дел с госархивами; требовали значительного улучшения условия обеспечения сохранности документальных массивов, повышения эффективности работы экспертных комиссий в учреждениях, а также совершенствование внутриведомственного контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела в отраслевых системах. Кроме того, своего депозитария для хранения документов ни Государственная архивная служба Чувашской Республики, ни территориальное агентство Федерального управления о несостоятельности (банкротстве) не имели. В столице республики так и не был создан свой муниципальный архив. В силу сложного финансового положения источников комплектования государственных архивов все чаще документы обрабатывались силами учреждений-фондообразователей, что сказывалось на качестве.

Во втором параграфе «Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Чувашской Республики» охарактеризованы основные хранилища документов Государственной архивной службы Чувашии. В период с 1991 по 2004 гг. применялись меры по поддержанию жизнедеятельности, укреплению материально-технической базы государственных архивов. В первую очередь, осуществлялись мероприятия, не требовавшие больших финансовых затрат. В целом, была проделана значительная работа по выявлению и учету особо ценных и уникальных дел, созданию страхового фонда, фонда пользования, проведены консервационно-профилактическая обработка, картонирование, обеспыливание и реставрация документов и др.

Особенно остро в 1990-е гг. стояла проблема нехватки площадей, как в республиканских, так и в муниципальных архивах. Имевшиеся здания и помещения лишь частично соответствовали требованиям обеспечения сохранности документов: отсутствовали помещения для приема и акклиматизации поступавших документов, отдельного хранения особо ценных документов, дезокамеры и т.д. Не выполнялись нормативы температурно-влажностного режима хранения из-за изношенности калориферной системы, что влекло за собой биоповреждения архивных документов. Хроническое недофинансирование привело к свертыванию целых технологических цепочек.

К сожалению, ни главы местных администраций, ни собрания депутатов, ни руководители муниципальных организаций до конца не осознали того, что все документы, образующиеся в деятельности подведомственных им организаций, в т.ч. муниципальные правовые акты и другая жизненно важная для городов и районов республики документация, являются муниципальной собственностью и всегда будут храниться в местных архивах. Их утрата может повлечь за собой не только проблемы социально-экономического развития территории, социальных гарантий населению, но и проблемы научного изучения истории края.

Третья глава «Научно-информационная деятельность государственных архивов Чувашской Республики» посвящена деятельности архивных учреждений республики по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам, основным направлениям и формам использования документов Архивного фонда Чувашской Республики.

В первом параграфе «Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам» была изучена работа архивных учреждений республики в области совершенствования имевшегося научно-справочного аппарата и создания новых информационно-поисковых систем.

Значимым достижением архивной службы стала интеграция научно-справочного аппарата бывшего Партийного архива Чувашского обкома КПСС в систему научно-справочного аппарата Центрального государственного архива общественных объединений Чувашской Республики. Наряду с традиционными аспектами работы по созданию и совершенствованию информационно-поисковых систем (переработка описей, тематическая разработка архивных фондов, написание обзоров фондов и т.д.) важное значение приобрело создание и публикация путеводителя по фондам Центрального государственного архива общественных объединений Чувашской Республики.

Впервые были разработаны программные продукты и тематические базы данных, способствующие быстрому поиску необходимой информации. Однако автоматизированные технологии внедрялись непоследовательно. Несмотря на объективные предпосылки, запланированный результат в области формирования единого информационного пространства, информатизации системы делопроизводства и архивного дела в полной мере так и не был достигнут. При этом были упущены возможности реализации поставленных перед архивами задач с помощью имевшихся в то время вполне современных технических средств.

Во втором параграфе «Использование документов Архивного фонда Чувашской Республики» проанализированы основные направления, задачи и формы использования архивных материалов республиканскими и муниципальными архивными учреждениями, а также работа госархивов по снятию ограничительных грифов с документальных массивов.

За период с 1991 по 2004 гг. пользователям предоставлено свыше 260 тысяч дел, гражданам выдано около 170 тысяч справок, подтверждающих трудовой стаж, факты учебы, награждения, имущественные права, издано 23 документальных сборника, опубликовано свыше тысячи статей и подборок документов, в эфир вышло около 600 теле- и радиопередач. Расширилась тематика и масштабы подготовленных архивными учреждениями выставок. Открытием для архивной сферы стало создание интернет-выставок, электронных изданий архивных документов на компакт-дисках.

В этот период Государственной архивной службе Чувашии удалось не только не снизить, как это произошло в ряде соседних регионов, но и увеличить количество издаваемых сборников документов, историко-краеведческой литературы. По итогам конкурсов научных работ в области архивоведения и археографии, проводившихся Росархивом, двум сборникам документов присуждены дипломы и премии. Результатом установившихся деловых и творческих связей с научными, учебными заведениями стало совместное издание сборников научных трудов, участие и выступления сотрудников архивных учреждений с сообщениями на научных и научно-практических конференциях по актуальным проблемам истории, культуры, международных отношений.

Анализ объемных показателей развития архивного дела подтверждает, что в указанный период информационная деятельность, обусловленная возросшим интересом общества к ретроспективной информации, постоянными изменениями в пенсионном законодательстве, являлась приоритетным направлением работы архивных учреждений республики. Все чаще стали обращаться в архив не только ученые, краеведы, но и граждане, интересующиеся своей родословной, отечественной историей.

В Заключении подведены итоги исследования, сделаны выводы по основным разделам, которые подтверждают новизну поставленных проблем и значимость полученных результатов. 1991-2004 гг. оказали поистине радикальное воздействие на основы архивного строительства. Собственность на архивные документы, авторское право на информацию, правовой статус архивов приватизированных, обанкротившихся предприятий и учреждений, механизм защиты государственной тайны и тайны личной жизни, организация работы по сохранению электронных документов, внедрение автоматизированных технологий в архивном деле - это основные вопросы, с которыми архивисты столкнулись впервые.

Опыт работы, проблемы и достижения предшествующего этапа развития архивной отрасли создали реальные предпосылки для разработки комплекса мероприятий с учетом сложившихся к настоящему времени тенденций, связанных с осознанием роли ретроспективной информации в решении современных проблем государственного и общественного развития, возрождения национальных и культурных традиций народа. В целях совершенствования дальнейшего архивного строительства в работе были сформулированы следующие рекомендации:

1. В силу уникальности архивной сферы считаем возможным вернуться к вопросу о самостоятельном органе исполнительной власти в архивной сфере, а также определить единую правовую модель, статус архивного органа субъекта России и муниципального образования.

2. На законодательном уровне предусмотреть выгоды коммерческим учреждениям по заключению договоров с государственными архивами; наделить государственную архивную службу функциями по контролю за состоянием документационного обеспечения управления и архивного дела в организациях-источниках комплектования архивных учреждений.

3. Заключить соглашения о разграничении полномочий в архивной сфере между уполномоченным органом исполнительной власти Чувашии в области архивного дела и администрациями муниципальных образований республики.

4. Разработать единую систему подготовки, повышения квалификации, профессиональной переподготовки специалистов в архивной сфере с высшим профессиональным и средним профессиональным образованием.

5. В целях дальнейшей информатизации архивного дела продолжить целенаправленную работу по созданию баз данных на документы Архивного фонда Чувашской Республики, развитию автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным материалам, популяризации исторических знаний о крае и организации доступа к документам с помощью новейших технологий и др.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДИССЕРТАЦИИ ОТРАЖЕНЫ В СЛЕДУЮЩИХ ПУБЛИКАЦИЯХ АВТОРА:

Публикации в ведущих рецензируемых научных журналах, определенных ВАК Министерства образования и науки Российской Федерации:

1. Кузнецов, А.К. Сеть государственных архивов Чувашской Республики в начале 1990-х гг. / А.К. Кузнецов // Вестник Чувашского университета. - 2008. - № 4. - С. 57-61 (0,3 п.л.).

2. Кузнецов, А.К. Обеспечение сохранности архивных документов в 1990-х гг. (на примере Центрального государственного архива Чувашской Республики) / А.К. Кузнецов // Вестник Чувашского университета. - 2009. - № 3. - С. 106-111 (0,4 п.л.).

3. Кузнецов, А.К. Центр электронной документации Чувашской Республики: проблемы и достижения (1996-2004 гг.) / А.К. Кузнецов // Вестник Чувашского университета. - 2010. - № 1. - С. 45-52 (0,5 п.л.).

Статьи, опубликованные в других научных изданиях:

4. Кузнецов, А.К. Работа с особо ценными документами в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-е гг. / А.К. Кузнецов // Актуальные проблемы истории России XX века: материалы регион. науч.-практ. конф. - Чебоксары: Изд-во Чуваш. ун-та, 2008. - С. 144-148 (0,2 п.л.).

5. Кузнецов, А.К. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: мнения и комментарии специалистов / А.К. Кузнецов // Проблемы исторической регионалистики: сб. науч. ст. Вып. II. - Чебоксары: Изд-во Чуваш. гос. пед. ун-та, 2009. - С. 55-63 (0,4 п.л.).

6. Кузнецов, А.К. Рассекречивание документов в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-е гг. / А.К. Кузнецов // Проблемы исторической регионалистики: сб. науч. ст. Вып. II. - Чебоксары: Изд-во Чуваш. гос. пед. ун-та, 2009. - С. 165-170 (0,3 п.л.).

7. Кузнецов, А.К. Деятельность Чувашского республиканского центра документации по личному составу в 1993-2004 гг. / А.К. Кузнецов // Проблемы исторической регионалистики: сб. науч. ст. Вып. II. - Чебоксары: Изд-во Чуваш. гос. пед. ун-та, 2009. - С. 180-190 (0,5 п.л.).

8. Кузнецов, А.К. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-е гг. / А.К. Кузнецов // Проблемы обучения и воспитания в педагогической теории и практике: сб. науч. ст. - Чебоксары: Изд-во ЧГИГН, 2009. - С. 170-176 (0,2 п.л.).

9. Кузнецов, А.К. К вопросу о роли Государственной архивной службы Чувашской Республики в пропаганде исторических знаний (1991-2004 гг.) / А.К. Кузнецов // Перспективы модернизации российского образования: материалы респ. науч.-практ. конф. - Чебоксары: Изд-во ЧГИГН, 2010. - С. 71-79 (0,4 п.л.).