Основы архивного дела

Несмотря на нарушение жесткой соподчиненности между архивными учреждениями разных уровней, вызванное, в первую очередь, изменениями форм собственности и порядка финансирования архивов, российские архивы сохраняют единую правовую и теоретико-методическую основу своей деятельности. Представляя собой совокупность разных видов собственности (федеральной, государственной, муниципальной) архивы в России объединены в единую архивную отрасль на основе единой методики и организации работы.

Ведомственное хранение представлено неоднородно. Ряду государственных организаций действующим законодательством предоставлено право постоянного хранения документов на местах (без передачи их в архивы). Например, организациям системы МВД, ФСБ, Госфильмофонду (Госкино), музеям, библиотекам.

Документы других организаций и предприятий, определенных как источники комплектования государственных архивов, должны быть переданы в архивы соответствующего уровня. Это - незначительная часть от общего числа учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории России.

В архивную систему Российской Федерации помимо архивов входят научно-исследовательские и учебные заведения. Ведущим отраслевым научно-исследовательским институтом в области архивного дела в России остается Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. Институт создавался в целях формирования теоретической и методической базы архивоведения и архивного дела в России.

Подготовка профессиональных архивистов осуществлялась в Историко-архивном институте, который сохранил за собой статус головного учебного заведения по обеспечению архивной отрасли кадрами и после включения его в Российский государственный гуманитарный университет. В то же время специальность «историко-архивоведение» была открыта в последние пять лет на исторических факультетах университетов во многих регионах страны.

В 1992 году было создано Российское общество историков и архивистов, в задачи которого входит не только поддержание профессии архивиста в новых условиях развития общества и государственных структур, но и содействие развитию теории, методики и практики архивного дела.

Анализируя современную сеть архивов с уверенностью можно сказать, что реформа архивного дела в России не завершена. В ближайшее время должны произойти значительные изменения, если общество заинтересовано в сохранении собственной «социальной памяти». Несомненно, должны развиваться общественные и предпринимательские архивы, что позволит увеличить объем документов, поступающих на хранение и расширить их видовой состав. Особое внимание должно быть уделено созданию электронных архивов как архивов совершенно нового типа. Наиболее перспективным направлением развития сети архивов и архивных учреждений представляется развитие сети специализированных архивов: создание архивов аудиовизуальных документов, электронных архивов, архивов устной истории.

3. Управление архивами в Соединенных Штатах Америки

Система управления архивами в США является, в целом, децентрализованной. К вопросам архивного управления относятся проблемы архивного законодательства, финансирования, планирования, организации деятельности, развития отношений с общественностью и обеспеченности кадрами.

Сеть архивов представлена различными типами и видами архивов: государственные, общественные, предпринимательские, муниципальные, церковные, частные. Государственные архивы представлены Национальным архивом США и государственными архивами штатов и эта группа не превалирует над остальными.

На образованный в 1934 году Национальный архив возложены функции хранения документов, создаваемых в федеральных министерствах и ведомствах. Он осуществляет также научно-методическое руководство государственными архивами, все его предложения для государственных архивов носят рекомендательный характер. Государственные архивы, в свою очередь, хранят документы государственных учреждений, расположенных на территории штатов, в первую очередь, документы губернаторов и правительств штатов. Большую часть таких документов составляют документы о прохождении государственной службы.

Значительную группу составляют предпринимательские архивы или бизнес-архивы, то есть архивы банков, фирм, предприятий. На бизнес-архивы возлагается задача хранения документов конкретного учреждения или предприятия как для решения оперативных задач, так и для «сохранения истории» учреждения или предприятия.

Муниципальные архивы представляют самостоятельную и весьма многочисленную группу архивов. Каждый муниципалитет имеет свой архив, в который передаются документы самого муниципалитета и муниципальных учреждений и организаций. Например, каждое муниципальное образование имеет архив со специально построенным зданием и штатом работников (не менее 5 человек).

На протяжении десятилетий архивы поддерживались местной властью, что привело не только к появлению муниципальных архивов, но и к общему пониманию ценности архивной информации. В 1842 году первый Президент Техасской республики Сэм Хьюстон заявил, что «разрушение национальных архивов нанесло бы прямой вред всему народу Техаса». Такое же отношение к архивам сохраняется и сегодня.

Архивы общественных организаций, университетские, церковные и другие архивы полностью независимы от Национального архива и подчиняются непосредственно создавшей их организации: университету, историческому обществу или частной фирме. Объединяющую роль при наличии значительного числа самых разных архивов играют в США общенациональное архивное законодательство, которое обеспечивает правовую основу для функционирования архивов всех типов, и Общество американских архивистов, которое обеспечивает методическую основу деятельности архивов.

В Соединенных Штатах четко выделяются три уровня архивного законодательства:

федеральный (федеральные законодательные акты);

региональный (законы штата об архивах);

местный (правила работы конкретного архива).

Федеральные акты декларируют основные стандарты действий архивных учреждений. Законы об архивном деле, принимаемые в штатах, расширяют и детализируют положения федеральных законов, как правило, они более конкретны по сравнению с федеральными актами. Правила работы архива регламентируют его практическую деятельность в соответствии с общим и местным законодательством.

Основной задачей Общества американских архивистов, созданного в 1935 году, остается обсуждение профессиональных проблем и информирование общественности об архивных документах. Общество архивистов играет роль единого организационно-методического центра в выработке общих теоретических и методических положений и направлений в деятельности архивов всех типов, издании профессиональной литературы, в том числе методической, обмене мнениями и опытом на общенациональных конференциях, подготовке профессиональных кадров для архивов и т.д. Общество американских архивистов имеет отделения в каждом штате, в ряде университетов созданы студенческие секции Общества, допускается индивидуальное и групповое членство.

Управление архивами, то есть организация процесса деятельности архивов, включает решение проблем планирования (прогнозирование), отчетности, финансирования, приобретения оборудования, внедрения новых технологий, установления взаимоотношений с общественностью. Как правило, любой администратор готовит официальное положение, которое содержит изложение целей, задач, функций архива, его прав и обязанностей, то есть свободный устав архива. Положения меняются через определенное время при смене приоритетов или руководства. Главным в искусстве управления признается умение предвидеть каким будет архив через год, пять, десять лет, поэтому большое внимание уделяется прогнозированию и разработке долгосрочных программ развития архива.

Планирование начинается с анализа последних достижений в деятельности архива. Обычно составляются долгосрочные программы развития архива по основным направлениям его работы на срок от трех до пяти лет. Программа определяет ближайшие и долговременные цели и задачи, перечень действий, положительные результаты, получаемые в процессе ее реализации. Программы должны легко адаптироваться к изменению условий деятельности архива.

В отчетах дается описание (или перечисление) действий архива, достижений и проблем, требующих решения, то есть проводится анализ деятельности архива в короткий промежуток времени. В конце года составляется письменный отчет, включающий статистический анализ.

В поисках источников финансирования архивы достаточно свободны. В каждом архиве существует два вида бюджета: прямой и программный. Прямой бюджет - традиционный бюджет, в соответствии с которым архиву выделяются средства создателем архива (правительство штата, университет, церковь, фирма). Программный бюджет является дополнительным и предполагает получение средств под определенную программу. Программный бюджет объективно отражает приоритеты архива.

Активно используется спонсорская поддержка; архивы определяют потенциальных спонсоров и стремятся знакомить их со своими планами, направлять описание программ, приглашать на выставки или просто отсылать печатную продукцию архива. Государственные архивы прибегают к спонсорской помощи реже, чем архивы общественных организаций. Широко распространена практика получения грантов.

В процессе управления архивами особо выделяется проблема обеспечения архивов оборудованием и внедрения новых технологий. Оснащение архивов проводится в соответствии со стандартами: стандарт на здание, стандарт размещения архивных служб, стандарт на оборудование и прочие. Следует заметить, что в Соединенных Штатах стандартизация распространена во всех сферах производства. Использование стандартов в области архивного дела и делопроизводства позволяет сохранить единообразие в действиях архивов в условиях их относительной самостоятельности.

Важную часть управленческих проблем составляют проблемы взаимоотношений архива с обществом, в первую очередь, с пользователями архивной информации. Каждый архив готовит специальную программу, основная цель которой - информирование общественности о порядке доступа к архивной информации. При разработке программы важно создать имидж архива, обосновать необходимость тех или иных действий архива, а также знать точку зрения пользователя. С этой целью проводится тестирование и анкетирование посетителей и фондообразователей, для привлечения внимания к архиву публикуются его годовые отчеты, которые направляются потенциальным пользователям и фондообразователям.

Культура управления связана, в основном, с проблемой стиля руководства: коллегиальный или авторитарный стиль. Для архивов наиболее удачным является коллегиальный стиль, когда в ходе обсуждения коллектив понимает личные и профессиональные мотивы того или иного решения руководства.

Управление людьми - одно из основных слагаемых процесса управления. Для руководителя важнее предотвратить проблемы, чем их решить, работа с коллективом и заключается в создании такого климата, при котором каждый находит удовольствие в своей работе.

Управление кадрами включает решение таких проблем как подбор кадров, установление квалификационных требований, сохранение профессионалов, создание условий и оплата труда. Структура и штатное расписание любого архива строится исходя из функции архива, приоритетов в деятельности и объемов финансирования.

Государственные архивы штатов имеют разную структуру и штатную численность, но, как правило, численность специалистов варьируется в пределах двадцати человек. Обычно штат архива состоит из специалистов и обслуживающего персонала. Специалисты делятся на высшую и низшую категорию. Обе категории предполагают наличие высшего образования (минимум колледж), однако высшая категория научных сотрудников предполагает специализацию в определенной области архивоведения, стаж работы и получение степени магистра. Для получения степени магистра или доктора необходимо дополнительное двухгодичное образование.

Особенностью североамериканских архивов в решении кадровых проблем является то, что в штате любого архива есть постоянные и временные сотрудники, число последних зависит от решаемых задач и финансовой базы архива. Временные сотрудники, как правило, заняты на службе неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, чаще всего это - студенты, подрабатывающие в каникулы. Особую роль в управлении кадрами играют рабочие совещания коллектива, являющиеся одной из форм общения архивистов и обсуждения проблем. Чаще всего рабочие собрания носят регулярный характер: проходят ежедневно или еженедельно, тему встречи и регламент собрания рекомендуется определять заранее.

Архивная система США базируется на мощной правовой базе, которая позволяет избежать распада системы на отдельные составные части - архивы. Несмотря на многообразие типов архивов и отсутствия понятия архивная отрасль архивная система США функционирует как единое целое благодаря неукоснительному соблюдению законодательства об архивах и выработке единых методических решений крупных проблем.

4. Архивная служба Нидерландов

Нидерланды имеют большой исторический опыт в организации архивного дела: организационное и структурное оформление в области архивного строительства началось в конце XIX века, Государственный архив королевства был создан в 1802 году.

В 1891 году образовалось Королевское общество архивистов, действующее по сегодняшний день, в 1898 году был выпущен первый учебник по архивоведению, в 1918 году принят Закон об архивах. В настоящее время действует Закон об архивах, принятый в 1994 году.

Архивной системе Нидерландов присущи некоторые черты централизованной системы, по крайней мере, созданы и действуют некоторые органы управления государственными архивами - государственные инспекции, наделенные функциями контроля за деятельностью архивов. В то же время жесткой иерархии органов управления государственными архивами не существует, поэтому архивную систему Нидерландов можно определить как некую промежуточную модель управления между централизацией и децентрализацией архивного дела в государстве.

Сеть архивов представлена несколькими типами архивов: государственные, муниципальные, частные. Частные архивы очень разнообразны по характеру. Это не только фамильные и личные архивы, но и архивы предприятий, церквей, социальных и политических движений, научных институтов и пр. В целом, это - очень удобно и выгодно, так как финансируются они из разных источников, что позволяет улучшить их материальное положение, кроме того, увеличивается количество архивов и площади хранилищ, владельцы документов получают возможность выбора места хранения для своих архивов.

Деятельность государственных и муниципальных архивов подчинена архивному законодательству, наблюдение за соблюдением законов, как уже указывалось, возложено на государственную архивную инспекцию

Подготовка профессиональных кадров для архивов осуществляется в государственной архивной школе Нидерландов, без окончания данной школы специалист не имеет права работать в архиве. Закон об архивах прямо указывает на обязательность получения диплома архивной школы.

Следует отметить, что в Нидерландах особое внимание уделяется становлению и определению профессии «архивист». Каждый городской архивист назначается на должность по решению городского совета, этот порядок прописан в национальном законе об архивах. Значительную роль играет Королевское общество архивистов, которое выступает в качестве объединяющей силы всех архивистов, работающих в разных архивах.

Частные архивы подчиняются законодательству, в первую очередь, в сфере обеспечения сохранности документов. Например, согласно закону об архивах любой документ должен сохраняться 10 лет со времени своего создания, в уставе организации (предприятия) обязательно должен содержаться пункт, указывающий место хранения и порядок поступления документов в архив. Совет директоров компании или правление организации (предприятия) обязательно должно принять решение о судьбе документов, если появилась такая необходимость: документы могут быть уничтожены, но решение должно быть оформлено.

Для государственных и муниципальных архивов основным источником финансирования является государство и местный бюджет. Система финансирования архивов схожа с российской: имеется смета расходов архива, на основе которой выделяются средства, для ликвидации чрезвычайных ситуаций имеются особые фонды. Правда, могут быть и изменения, например, в государственном архиве провинции Северный Брабант (г. Бош) смета расходов не составляется, архиву выделяются определенные финансовые средства.

Архивы получают средства и из других источников: продажа своих изданий, плата за вход, плата за копирование документов, плата за пользование аппаратом для чтения микрофильмов, пожертвования, оплата запросов, исполняемых архивом. К особой статье доходов можно отнести работу так называемых добровольцев, которые бесплатно выполняют некоторые задания архива, например, собирают информацию генеалогического характера (около 200 добровольцев присылают в Генеалогическое Бюро Нидерландов вырезки из газет о рождении, венчании и смерти граждан).

Частные архивы финансируются частными лицами спонсорами, банками.

Штатная численность архивов, в целом, равна штатной численности российских архивов, также существует тарифная сетка. Исключение составляют районные архивы, если в России в муниципальном архиве работает 1-2 человека, то в Нидерландах - не менее 4 человек. Значительное число работников архивов работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю.

Государственные архивы принимают на хранение документы кабинета королевы Нидерландов, парламента, министерств, государственных служб, провинциальных администраций, судов, представителей королевы на местах, префектов и т.д. Государственных архивов - 13, Генеральный государственный архив находится в Гааге и 12 архивов - в центрах провинций.

Муниципальные архивы располагаются в городах (в том числе есть муниципальный архив Амстердама) и хранят, главным образом, документы муниципалитетов и муниципальных служб. Таких архивов - более 400, хотя муниципалитетов в Нидерландах - 672, то есть часть муниципальных архивов хранит документы нескольких муниципалитетов. Например, районный архив земли Хесден и Алтена в г. Хесдене хранит документы 5 муниципалитетов и 27 поселений.

Муниципальные архивы принимают документы и от частных организаций и лиц, церквей, предприятий. По договоренности муниципальные архивы могут принимать документы государственных учреждений. Например, в г. Амстердаме не существует государственного архива, поэтому документы государственных служб поступают в муниципальный архив.

Состав документов государственных и муниципальных архивов разнообразен: управленческая документация, картографический материал, фото- и фонодокументы, видеозаписи, кинофильмы, изобразительные материалы, коллекции значков, марок, письма, вырезки из газет.

Частные архивы хранят различные типы и виды документов, кроме документов государственных и муниципальных учреждений.

Учреждения и предприятия в соответствии с действующим законодательством должны передавать документы в государственные архивы через 20 лет после их создания, в муниципальные архивы - через 15-20 лет, в частные архивы - через 10 лет. В ведомственный (или промежуточный) архив документы попадают через 2-3 года из текущего архива и хранятся 20 лет до передачи в государственный архив.

Как правило, с владельцами документов заключается договор о порядке передачи и хранения документов. Например, Генеральный государственный архив имеет договоры со всеми 13 министерствами. Документы поступают в архив в обработанном виде, если министерство или муниципалитет не упорядочил документы, то архив взимает плату за обработку, поэтому основная задача ведомственного (промежуточного) архива обработать и оформить дела до передачи их в государственный архив.

Ряд учреждений (например, церкви) сдает документы на депозитарное хранение в государственные и муниципальные архивы.

В архиве может специально учреждаться должность координатора по сбору информации. В его обязанности входит сбор сведений об источниках комплектования архива, анализ тематики поступающих документов и выработки предложений по приему документов. Вопросы о приеме или отказе в приеме документов решаются в муниципальных и частных архивах на совещании при директоре архива. Государственные архивы решают такие вопросы с владельцами документов.

Экспертиза ценности, то есть оценка, документов является наиболее сложным моментом отбора. Например, во избежания недовольства историков уничтожением определенных категорий дел предполагается широко обсуждать проблемы отбора с владельцами документов и общественными организациями.

Оценка документов проводится, насколько это возможно, исходя из важности темы, раскрываемой в документах, для общества, исторической науки. Полистный просмотр документов не проводится, как не проводится и повторная (внутриархивная) экспертиза ценности документов, после приема на хранение в архивы документы не могут быть уничтожены. Выделение документов к уничтожению в этом случае возможно лишь с согласия их владельца.

Особое место по составу архивных документов занимает Центральное бюро генеалогии. Основу документального фонда бюро образуют карточки на граждан муниципалитета, составляемые органами статистики муниципалитетов, в которых записываются личные данные о гражданах. На хранение в бюро поступают документы частных лиц, газетные вырезки о рождении, заключении браков и смерти граждан.

Архив Королевского дома Нидерландов формируется, в отличии от архива Кабинета королевы, как частный архив королевской семьи, основу архива составляет переписка королевы.

Объем документов в архивах измеряется в погонных метрах, то есть в мерах длины. Документы формируются в дела (досье), в основном, по предметно-тематическому признаку. На обложке дела указывается название архива, что соответствует структурной части учреждения, номер дела, крайние даты документов. Дела, как правило, не нумеруются. Дела размещаются в коробках, каждая коробка имеет свой номер, который вместе с названием архива используется для поиска документов.

В архивах составляются путеводители и инвентарные описи документов, в то же время унификация в данном вопросе отсутствует. Если путеводители, в целом, готовится по одной схеме: название архива (фонда), даты документов и краткое содержание документов, то описи могут быть различны по построению: перечень документов, перечень дел, перечень коробок. В некоторых архивах инвентарные описи составляются только в электронной форме. Описи используются при проведении инвентаризации документов в архивах.

Для поиска информации в архивах всех типов широко используются каталоги - именные (алфавитные) и предметно-тематические.

Процесс автоматизации архивного дела в Нидерландах начался не так давно. Первая ЭВМ в Генеральном государственном архиве появилась в 1986 году, а в Генеалогическом бюро - в 1994 году.

Автоматизация архивного дела проводится по нескольким направлениям:

автоматизация процесса заказа дел в читальном зале: вносится информация о посетителе (номер регистрационной карточки, номер читального зала, номер стола) и о документах (номер фонда, описи и дела);

создание указателей (именных, предметных) к документам;

регистрация книг, поступающих в архив (тематическая рубрика, автор, название, ключевые слова для поиска, место издания книги, наличие иллюстраций, время регистрации).

Во всех архивах программы для ЭВМ составляют 1-2 специалиста: архивист и программист, как правило. Введение новой информации осуществляется архивистами, для введения ретроспективной информации нанимаются специально операторы, которые после окончания работы увольняются. Большую помощь оказывают и добровольцы. Техническое обслуживание проводят фирмы.

Общие требования к оборудованию и условиям хранения выполняются всеми архивами. Хранилища строятся без окон, поддерживается оптимальная температура (+17 - +18 С) и влажность (55%). Архивохранилища, как правило, оснащены кондиционерами, в хранилищах Генерального государственного архива имитирован горный воздух.

Особые условия хранения поддерживаются в архивах, хранящих аудиовизуальные документы: пониженная температура хранения, создание ротации воздуха с помощью вентиляторов, подлинники документов хранятся, как правило, в специально оборудованных хранилищах и не выдаются пользователям.

Предпочтительным признается вертикальное, а не горизонтальное, хранение дел. Документы размещаются в папках и коробках, изготовленных из бескислотного картона.

Рукописи (манускрипты) хранятся в металлических ящиках без папок и коробок, для нестандартных по размеру дел изготавливаются коробки нужного размера.

Хранение карт осуществляется несколькими способами:

в развернутом виде на кронштейнах в металлических шкафах или в хранилищах;

в свернутом виде в футлярах;

в развернутом виде на металлических полках в специальных металлических шкафах;

в развернутом виде в планшетах на стеллажах.

Рисунки и чертежи, переложенные листами бумаги, хранятся в планшетах.

В области обеспечения сохранности документов голландскими архивистами выделяются две основные проблемы:

освобождение бумаги от кислоты;

уничтожение плесневого грибка, поражающего документы.

Обескисливание бумаги проводят с помощью раствора или облучения (ультрафиолетовый свет). Пораженные грибком участки документов подвергаются воздействию гамма-излучения. Существует Центр по обеззараживанию документов, где проводится предварительная обработка вновь поступающих в архивы документов.

Архивы, как правило, имеют специально оборудованные фотолаборатории, лаборатории фотокопирования, звукокопирования, микрофильмирования. Реставрация проводится в архивах, но также существуют и специальные реставрационные центры, в которые обращаются некрупные архивы.

В Нидерландах декларирован свободный доступ к документам. Ограничения доступа связаны, как правило, с хронологическими периодами и применяются только в частных архивах. Например, в архиве Королевского дома исследователям не выдаются документы, созданные в ХХ веке. В государственных и муниципальных архивах ограничения доступа относятся только к документам, содержащим государственную тайну.

В Центральном бюро генеалогии документы о гражданах (карточки, составляемые в муниципалитетах) закрыты для пользователей в течение 75 лет со дня смерти человека.

Вход в архивы бесплатный, за исключением Центрального бюро генеалогии. Плата, главным образом, взимается за исполнение запросов архивом, копирование документов, пользование аппаратом для чтения микрофильмов.

Государственные и крупные муниципальные и частные архивы, как правило, имеют два и более читальных залов, небольшие муниципальные архивы обязательно имеют читальный зал. Читальные залы подразделяются на залы для научных исследований и для получения информации генеалогического характера.

Читальные залы оснащены техникой для чтения микрофильмов и микрофиш, копировальной техникой и компьютерными локальными сетями для осуществления заказов документов. Помимо каталогов и описей в читальных залах размещается обширный фонд пользования: на свободном доступе находятся копии фотографий, ксерокопии документов, микрофильмы и микрокопии, поскольку выдача подлинников документов ограничена.

Архивы Нидерландов проводят активную работу по пропаганде архивных материалов с целью привлечения пользователей в архивы. В муниципальном архиве г. Амстердама в год бывает более 30 тыс. обращений, в среднем 110 посещений в день, в районном архиве г. Хесдена - 8 обращений в день. В 1998 году государственные архивы Нидерландов посетило 200 тыс. человек, к 2005 году число посетителей планируется увеличить до 1 млн. человек в год.

Архивы организуют выставки документов, готовят и проводят телепередачи, издают рекламные проспекты.

5. Архивы Германии

По словам Раймера Витта архивные учреждения Германии отражают своеобразие исторического развития административно-территориальных единиц современного федеративного государства.

Сеть архивов Германии представлена весьма разнообразными типами архивов, более того, можно утверждать, что она лишена единообразия даже на уровне государственных архивов и органов управления ими. В бывших городах - государствах Бремене и Гамбурге продолжают функционировать государственные архивы. В крупных землях Баден-Вюртемберг, Бавария, Саксония, Рейнланд-Пфальц образованы архивные дирекции, главные государственные архивы и государственные архивы, подчиненные архивным дирекциям по региональному признаку.

В западных землях Нижняя Саксония, Северный Рейн-Вестфалия, Гессен главные государственные и государственные архивы подчениены архивным управлениям. Количество государственных архивов в землях варьируется от двух до семи, в землях Шлезвиг-Гольштейн и Саарланд функционируют единые земельные архивы.

Как правило, государственные архивы находятся в ведении министерств культуры федеральных земель, но в некоторых землях они подчиняются министерствам внутренних дел или государственным канцеляриям.

На территории бывшей Германской Демократической Республики (ГДР) вместо земель административно-территориальными единицами являются округа. Для хранения административных, юридических и экономических материалов округов были образованы 9 государственных архивов, которые подчинялись Главному архивному управлению Министерства внутренних дел. Государственные архивы, помимо документов органов управления, хранили документы промышленных предприятий и общественных организаций, то есть, как и в России, в ГДР государственные архивы являлись единственным типом архивов. Таким образом, архивная система ГДР представляла централизованную систему управления архивным делом с единым центральным органом управления.

Архивная система объединенной Германии относится к типу децентрализованных архивных систем. Сеть архивов представлена Федеральным архивом, главными государственными архивами земель, государственными архивами и земельными архивами.

Федеральный архив, созданный в 1952 году на базе Рейсархива, обеспечивает хранение документов федеральных учреждений, то есть является учреждением общегосударственного уровня, но не обладает правом управления архивными структурами в регионах.

Государственные и земельные архивы обеспечивают сохранность документов региональных органов управления (земель), кроме того, они принимают на хранение документы федеральных учреждений, чья компетенция не распространяется на всю федерацию, а ограничивается региональными рамками. Государственные архивы не связаны между собой отношениями подчиненности и сохраняют самостоятельность по отношению к Федеральному архиву.

В то же время функционирование государственных архивов происходит на основе принципа коллегиальности и согласования общих профессиональных вопросов. Достигается это благодаря деятельности Конференции архивных референтов архивных управлений федерации и земель, первое заседание которой состоялось в 1953 году. В работе Конференции принимают участие руководители 16 архивных управлений федеративных земель и Федеративного архива. Заседания Конференции проходят регулярно с периодичностью два раза в год (весной и осенью).

Председательствует на заседаниях Конференции представитель приглашающего архивного управления. Решения и рекомендации Конференции принимаются в пределах компетенции и возможностей архивных референтов. Конференция вправе создавать постоянно действующие комиссии. Например, существуют комиссии по фототехнике, реставрации, электронной обработке данных.

Помимо государственных архивов в Германии действуют коммунальные, церковные, предпринимательские архивы.

Коммунальные архивы (архивы городов) - архивы муниципалитетов. Объемы документов, хранящиеся в архивах, и архивные традиции коммунальных архивов значительно разняться. Например, архивы бывших ганзейских городов (Франкфурт, Любек, Нюрнберг) хранят почти такие же объемы документов, как и небольшие государственные архивы некоторых земель.

В Германии действует Федеральная конференция коммунальных архивов, призванная обсуждать проблемы муниципальных архивов и представлять их перед руководителями коммунального уровня. Конференция разрабатывает рекомендации по разрешению кадровых, финансовых и технических проблем в городских архивах.

Достаточно большую группу составляют церковные архивы. Все конфессии (протестанты, католики, православные, мусульмане) имеют собственные архивы, которые призваны сохранить богатое документальное наследие. С 1930-х годов существует организация «Рабочее объединение церковных архивистов», помогающая отдельным архивным учреждениям церкви решать возникающие проблемы.

Самую значительную группу составляют предпринимательские архивы, то есть архивы предприятий (фирм) и банков (бизнес-архивы). Создание и развитие архивов этого типа связано с потребностью формирования благоприятного имиджа фирмы. Ни одна фирма не может быть признана надежным партнером, если наряду с другими традициями не соблюдается традиция сбора информации и публикации отчетов и балансов.

Предпринимательский архив во многом формирует лицо фирмы, представляет информацию для музея, выставок, изданий. В структуру предпринимательского архива, как правило, входит газета, которая получает информацию для подготовки ответов на запросы и ведение «летописания» фирмы.

В крупных предпринимательских архивах хранятся исторические документы не одной, а многих фирм, помимо управленческой документации в них сохраняются личные архивы предпринимателей. Доступ к документам архивов фирм и банков ограничен правом фирмы (банка) отказать в предоставлении информации пользователю, но многие крупные историки допускаются для работы в частных архивах при написании научных трудов.

Таким образом, бизнес-архивы в Германии следует рассматривать как крупные информационные центры, документная информация которых значительно дополняет информацию государственных архивов об истории развития немецкого государства.

Определенным объединяющим началом является и система профессиональной подготовки архивистов. Архивистов готовят архивные школы в Мюнхене и Марбурге и высшая профессиональная школа в Потсдаме (территория бывшей ГДР). Наиболее известна архивная школа в Марбурге, поскольку совет школы состоит в большинстве из членов Конференции архивных референтов. Учебные планы, структурные вопросы, положения об организации учебного процесса и экзаменах в архивной школе в Марбурге приводятся в соответствие с положениями земель об образовании. Обучение в Марбургской архивной школе оплачивают архивы, которые и отбирают претендентов из своих сотрудников, то есть свободного конкурса при поступлении в школу нет.

В высшей профессиональной школе в Потсдаме при определении формы и содержания учебного процесса такой тесной связи с архивами не наблюдается, школа действует более самостоятельно и образование здесь получают более академичное.

Положительную роль в объединении действий архивистов Германии играет Союз немецких архивистов, образованный в 1946-1947 гг. Задачи Союза заключаются в поддержании личного, коллегиального и профессионального сотрудничества. Союз немецких архивистов издает профессиональный журнал - Der Archivar, специализированные журналы, информационные бюллетени Федерального архива и архивной школы в Марбурге.

Успехи децентрализованной системы архивного дела в Германии связаны, по оценке немецких архивистов, с созданием научно обоснованных стандартов в архивном деле, системы специального образования, преемственностью и сотрудничеством архивов. И все же следует заметить, что выработка единых стандартов и действий архивов в условиях децентрализации требует немалых усилий, особенно при отсутствии общего архивного законодательства в Германии. Ряд немецких архивистов предлагает разработать некий этический кодекс архивиста в целях преодоления «профессиональной и организационной необязательности».

6. Организация архивного дела во Франции

архив учреждение управление

Во Франции система государственного управления архивами определилась во время Революции в 1790-1796 гг., одновременно с созданием Национального архива и архивных служб в департаментах, подчинявшихся префекту.

Архивную службу Франции можно причислить к типу централизованных систем, более того к системам с достаточно жесткой вертикалью управления, например, в отличие от Нидерландов.

С 1958 года государственная архивная служба функционально подчиняется Министерству культуры. Архивную службу Франции составляют органы управления и производственные единицы - архивы. Во главе архивной службы стоит дирекция Национального архива, которая состоит из трех подразделений: главной инспекции архивов, отдела административной службы, технической службы.

Во Франции действует Национальный архив, 15 региональных архивных служб (управлений и архивов), около 300 архивов коммун (муниципалитетов) и определенное количество ведомственных архивов (архивов государственных учреждений). Следует подчеркнуть, что на уровне регионов и департаментов во Франции действуют именно архивные службы, представляющие собой единое целое, состоящее из архива и органа управления в области архивного дела.

Национальный архив Французской республики, образованный в 1791 году, представляет собой сложное структурное образование. Дирекция Национального архива осуществляет не только управление архивом, но и выполняет, как указывалось выше, функции органа управления архивным делом во Франции. В обязанности дирекции входит, например, управление текущими и временными архивами центральных органов государственной власти. Дирекция Национального архива устанавливает нормативы в области:

комплектования и экспертизы ценности документов временного и постоянного срока хранения, созданных государственными службами, территориальными образованиями и ведомствами;

классификации и каталогизации документов постоянного срока хранения, а также их использования;

обеспечения физической сохранности документов.

Дирекция осуществляет научно-технический контроль за деятельностью государственных архивов - архивами департаментов, регионов, коммун и ведомств. Административно-территориальные образования и государственные учреждения обязаны сообщать дирекции Национального архива Франции о любом происшествии, чрезвычайной ситуации, изъятии или краже документов, любом строительном проекте или обустройстве архивных зданий, в том числе и о планах проведения работ в зданиях архивов. Любое уничтожение документов производится с разрешения директора архивной службы или дирекции Национального архива. Административно-территориальные образования и ведомства ежегодно составляют отчет о состоянии, деятельности и функционировании своей архивной службы за прошедший год.

Национальный архив Франции включает пять крупных и, в целом, самостоятельных структурных подразделений:

центральное архивохранилище, расположенное в Париже;

центр новейших архивных документов в Фонтанболо;

центр архивных документов заморских территорий в Экс-ан-Прованс;

центр хранения микрофильмов в Эйсперан;

центр архивов Мира труда в Рубэ.

Первым было создано Центральное архивохранилище (1789 г.), как место хранения документов ликвидированных учреждений. Отличительной чертой нового национального архива, стала его публичность, то есть общедоступность для граждан Французской республики.

В настоящее время центральное архивохранилище, то есть собственно Национальный архив Франции, имеет 17 подразделений, представляющих собой как управленческие структуры, так и архивохранилища:

секретариат,

отдел внешних связей,

центр приема и исследований национального архива,

служба стажировок и международных связей,

служба информатизации,

отдел древних актов,

отдел новых архивных документов,

отдел новейших архивных документов,

архив парижского нотариата,

личные и семейные архивы,

историческая библиотека и архивы печатных изданий и т.д.

Следует особо отметить, что центр хранения микрофильмов получает вторые экземпляры микрофильмов, сделанных во всех архивных службах Франции.

Региональных архивов, как указывалось, - 15, их структура во многом повторяет структуру Национального архива. Региональные архивы хранят документы государственных учреждений и организаций, частных лиц, фотодокументы, они правомочны хранить коллекции карт, собрания книг и других печатных изданий.

Архивные службы департаментов приобрели статус территориальных лишь в 1982 году. Архивы департаментов (департаментов во Франции - 99) хранят документы префектур, супрефектур, администраций департаментов, нотариатов. Кроме того, они имеют право принимать на хранение документы архивов коммун (городов) и государственных учреждений, расположенных на территории департамента, а также частные (личные, семейные) архивы.

Научно-технический контроль за оперативными архивными документами и документами временного хранения в государственных учреждениях на территории департаментов возложен на директоров архивных служб департаментов. Осуществляется такой контроль путем посещений архивов, организации семинаров или курсов повышения квалификации.

Муниципальные архивы (или архивы коммун) находятся на попечении муниципалитетов, в то же время документы коммунальных архивов могут поступать на хранение в архивы департаментов. Во Франции взаимоотношения муниципальных и государственных архивов достаточно тесные в области методики, организации и порядка функционирования архивов, прослеживается «подчиненность» муниципальных архивов общегосударственной архивной службе. Муниципальные архивы хранят документы коммунальных служб и учреждений, государственных учреждений и частных лиц.

Государственные учреждения (больницы, национализированные предприятия и пр.) имеют право ведомственного хранения документов при условии создания собственной архивной службы и архива, соответствующего современным требованиям к архивохранилищам. При отсутствии организованной архивной службы государственные учреждения и предприятия могут передавать документы в архивы департаментов или муниципальные архивы.

Негосударственные предприятия (организации) и частные лица имеют право создавать архивы для хранения документов, законодательство гарантирует им сохранение права собственности на архивы.

В 1980-е годы во Франции была проведена реформа, в задачи которой входила децентрализация архивной системы, то есть передача полномочий государства органам территориального управления. Тем не менее, государство продолжает играть важную роль в осуществлении контроля за деятельностью архивов разных типов и видов, что позволяет обеспечить единый подход к описанию архивных документов и избежать несанкционированного уничтожения документов, представляющих ценность и значимость для истории Франции.

В заключении можно сказать, что модель архивной системы Франции наиболее близка к модели архивной системы России: изначальная жесткая вертикаль в управлении архивным делом под воздействием современных условий заменяется более гибкой системой управления, в которой государство продолжает играть ключевую роль.

Особо стоит отметить систему архивного образования во Франции. Ведущую роль в подготовке профессиональных архивистов играет Школа Хартий университета Сорбонны. Школа Хартий - самое первое и самое известное специализированное образовательное учреждение по подготовке архивистов в Европе. За выпускниками Школы Хартий сохраняется приоритет в получении работы и продвижении по службе, хотя существуют и другие центры подготовки архивистов, день лучше осознающие современные требования, предъявляемые к профессии архивиста.

7. Международный совет архивов

Несмотря на различия в организации работы и структуре, перед архивными учреждениями различных государств стоят, в целом, общие задачи, и проблемы, которые приходится решать национальным архивам, во многом схожи между собой, поэтому международное сотрудничество всегда поддерживалось архивистами как возможность получения дополнительного опыта в организации работы.

В период глоболизации общества и формирования единого информационного пространства сотрудничество архивистов заметно активизировалось. Архивы, обеспечивая сохранность информационных ресурсов государства и общества, заинтересованы в выработке единых подходов к организации доступа и обмена этими информационными ресурсами. Отдельные контакты и двусторонние соглашения архивистов разных государств дополняются более масштабным сотрудничеством, и особую роль в развитии такого сотрудничества играет Международный совет архивов (International Council on Archives).

Международный совет архивов (МСА) был образован по рекомендации ЮНЕСКО в 1948 году. На первом заседании МСА присутствовали представители 8 государств. В настоящее время членами МСА являются 195 государств. Россия стала членом Международного совета архивов в 1956 году. Первая российская делегация (в то время - советская) приняла участие в работе Международного конгресса архивов в том же, 1956 году во Флоренции (Италия), через восемь лет после первого учредительного совещания МСА.

На учредительном совещании МСА, проходившем в 1948 году в Париже, присутствовали представители Соединенных Штатов Америки, Франции, Великобритании, Норвегии и Чехословакии. Местом нахождения центрального офиса МСА был выбран Париж. Первый Международный конгресс архивов также состоялся в Париже в 1950 году. На конгрессе был принят Устав МСА, который определил структуру Совета, порядок его финансирования и назвал семь основных задач Совета:

подготовка и проведение международных конгрессов архивов;

сотрудничество и укрепление связей между архивистами всех стран, профессиональными и общественными организациями, деятельность которых направлена на сохранение и организацию архивов;

содействие сохранению, охране и защите документальной памяти человечества, обмену опытом и внедрению передовых технологий в работу архивов всех стран;

содействие развитию архивов и архивного образования во всех странах;

содействие широкому использованию и изучению архивов и архивных материалов;

содействие и координирование международной деятельности, касающейся управления архивами;

сотрудничество с международными, правительственными и неправительственными организациями и органами, документирующими общечеловеческий опыт по использованию этой документной информации.

Членами МСА могут быть архивные учреждения любого государства, национальные или региональные международные ассоциации архивистов, отдельные центральные или местные учреждения, вузы, архивные школы, частные архивы, а также допускается индивидуальное членство.

Руководящим органом Международного совета архивов является Генеральная ассамблея, включающая руководящих работников Совета, членов Исполнительного комитета и делегатов от стран - членов МСА. Ассамблея решает вопросы, относящиеся к организации деятельности Совета, и собирается на сессии во время конгрессов. Рабочим органом Генеральной ассамблее на каждой сессии является бюро, в задачи которого входит организация работы Ассамблеи во время сессий.

В перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи постоянное руководство осуществляет Исполнительный комитет, в состав которого входят президент, пять вице-президентов, генеральный секретарь, помощник генерального секретаря, исполнительный секретарь, казначей и выборные члены. В Исполнительный комитет входят также постоянные сотрудники, например, советники. Из состава членов Исполнительного комитета формируется Бюро, при Ассамблеи также функционирует Секретариат.

В составе МСА действуют профессиональные комитеты, комиссии и рабочие группы, число которых постоянно растет. Первый специальный (профессиональный) комитет был создан в 1953 году, и в его ведение входило решение вопросов микрофильмирования архивных документов, в 1956 году был создан комитет по терминологии. В настоящее время в рамках Совета функционируют 16 постоянных комитетов и рабочих групп:

комитет по публикациям;

комитет по развитию архивов;

комитет по профессиональной подготовке;

комитет по информатике;

комитет по сохранности и реставрации;

комитет по сфрагистике;

комитет по архивам предприятий;

комитет по архивам литературы и искусства;

комитет по архивной репрографии;

комитет по делопроизводству;

комитет по микрофильмированию;

комитет по аудиовизуальным архивам;

координационный комитет по подготовке путеводителей;

рабочая группа по строительству и оборудованию архивохранилищ;

рабочая группа по архитектурным документам;

рабочая группа по научным архивам.

В структуру Международного совета архивов входят и региональные организации, которые активно объединяются в союзы, первый такой союз был создан в 1968 году и охватывал страны Юго-Восточной Азии (Сарбика), в 1969 году был создан союз архивистов Восточной и Центральной Африки (Экарбика), а в 1972 году объединились арабские страны (Арбика). В настоящее время функционирую союзы архивистов стран Карибского моря (Карбика, 1975), Латинской Америки (Ала, 1976), Юго-Западной Азии (Сварбика, 1976), Западной Африки (Варбика, 1977), европейских государств (1992), стран Восточной Азии (1993), стран СНГ (Евразика, 2000) и пр.

Особое место в работе МСА занимает Международная конференция «Круглого стола» архивов, впервые созванная в 1954 году. Конференция проводится ежегодно, за исключением годов проведения конгрессов. Россия принимает участие в работе конференций с 1957 года. На конференциях обсуждаются наиболее острые вопросы архивного строительства, как правило, требующие более глубокого изучения и широко обсуждения.

Решения конгрессов МСА и заседаний Международной конференции «Круглого стола» архивов находят отражение на страницах периодических изданий МСА, Конференции и региональных союзов. Международным советом архивов издаются журналы «Архивум» и «Бюллетень МСА», долгое время МСА являлся учредителем и издателем журнала «Janus», с 2001 года выходит новый журнал «Comma». На страницах журналов обсуждаются проблемы архивного дела в различных странах, уникальный опыт архивной работы, что позволяет выработать единую политику в области архивного дела и оказать помощь национальным архивным системам. Время от времени МСА выступает инициатором представления уникального национального опыта различных стран на страницах издаваемых журналов, например, были подготовлены и изданы выпуски «Janus» и «Comma», посвященные архивам Китая и России.

Имеют собственные издания и региональные союзы архивистов, например, издаются журналы «Архивы Юго-Восточной Азии» (с 1968 г.), «Карибские архивы» (с 1973 г.), «Сварбика журнал» (с 1978 г.), «Арабские архивы» (с 1975 г.). Некоторые издания выходят нерулярно, тем не менее они позволяют изложить опыт работы архивистов разных стран, обсудить общие проблемы и выработать единые решения.

...