Основы архивного дела

Международный совет архивов сегодня представляет достаточно сложную организацию, цель которой остается неизменной - налаживать, поддерживать и укреплять связи между архивистами всех стран для всемерного содействия сохранению документальной памяти человечества.

Изучение и сравнение архивных систем различных государств позволяет сделать несколько выводов, способствующих лучшему пониманию культурных традиций, исторических связей и той роли, которую архивы играют в сохранении историко-культурного наследия государства:

Архивная система является «слепком» государственного аппарата и достаточно точно характеризует форму и особенности управления в целом. Централизация архивного дела свидетельствует о наличии сильного центра и жесткой вертикали в управлении.

Архивное законодательство и сеть архивов иллюстрируют отношение государства к историко-культурному наследию страны и нации: чем больше влияния имеет государство на формирование архивов и комплексов архивных документов, тем более значимая роль отводится государственным архивам.

Разнообразие типов и видов архивов, то есть широкая архивная сеть, способствует сохранению большей по объему и более богатой по содержанию информации об обществе и государстве.

Процесс складывания национальных архивных систем и формирования сети архивов обязателен для каждого государства, его завершение свидетельствует о завершении формирования демократических обществ и национальных государств.

8. Роль и место архивов в современном мире

Архивы и современное общество

Несмотря на различия в построении и функционировании национальных архивных систем архивы в разных государствах имеют множество общих проблем. Основная цель архивов - сохранить информацию о настоящем и передать ее последующим поколениям, поэтому каждый архив решает ряд общих вопросов: какую информацию оставить на хранение, как ее сохранить, как сделать информацию доступной обществу и гражданам. Проблемы - общие, но пути их решения подчас очень разнятся.

Национальный опыт может быть чрезвычайно индивидуальным, более того Шарль Кечкемети, долгое время возглавлявший Международный Совет архивов, отмечал, что жесткая унификация в архивной сфере невозможна, потому что архивы являются исторически сформировавшимися учреждениями, в определенной мере представляющие собой продукт деятельности национальных администраций. Тем не менее, общих моментов в деятельности архивов больше, они - более глобальные. Это позволяет рассматривать роль и место архивов в современном обществе на единой основе, с учетом лишь некоторых национальных особенностей.

Традиционно общество возлагает на архивы две функции - хранение и использование архивной информации.

Реализация этих функций и определяет значение архивов и их роль в каждом конкретном сообществе. Архивы могут стать «складом информации о прошлом, то есть, выражаясь словами И.А. Бунина «мировым погостом», где будут похоронены идеи, память, наконец, правда о предшествующих поколениях, их опыте, ошибках и достижениях. Архивам по силам также стать «социальной памятью общества» (Б.С. Илизаров) или «памятью о прошлом Земли и Человека» (Е.В. Старостин), сохранить и активизировать предшествующий опыт, напомнить человечеству о его достижениях и ошибках. Американский ученый, писатель и философ Дж. Оруэлл сформулировал очень интересный тезис: «кто контролирует прошлое, тот контролирует будущее». Это очень верное наблюдение, и информация о прошлом, в том числе архивная, играет немаловажную роль в установлении «контроля над прошлым», поскольку она позволяет моделировать и изучать это прошлое, выделять положительное и отрицательное, объяснять настоящее и делать прогнозы, то есть «планировать будущее». Насколько адекватно сохранившаяся информация отражает историю общества, настолько твердо мы можем опираться на нее при «строительстве» социальных отношений в будущем.

Архивы - не только память о прошлом, это - социальная память, память общества о самом себе. Без такой памяти не может существовать ни государство, ни нация, поэтому архивы всегда рассматривались как часть культурного наследия любой нации. Более того, архивы и архивные системы представляются своеобразным отражением систем государственного и политического устройства общества. Изучение архивов - это возможность понять ход и закономерности развития государств и наций, что необходимо для гармонизации развития межгосударственных и межнациональных отношений в современных условиях. Т.И. Хорхордина справедливо назвала архивы «феноменом общечеловеческой культуры», современное общество имеет все основания рассматривать архивы как свидетельство развития общечеловеческой цивилизации.

Анализируя взаимосвязь «общество - архивы» не следует забывать о взаимоотношении «государство - архивы». Е.В. Старостин заметил, что «формы документирования социальной памяти могут рассматриваться на уровнях личности, семьи, коллектива, общества, государства» (Архивы России. М., 2002. С. 20). Государство достаточно активно влияет на создание социальной памяти, хотя бы по той причине, что документируется, в первую очередь, государственная деятельность или, в более широком понятии, деятельность политической и экономической элиты общества, влияющей на государственное управление, а подчас и определяющей его. От того насколько общество поддерживает государство во взгляде на историю и современность, зависит различие в информации документных комплексов, формируемых и сохраняемых государством и обществом в своих архивах. Преобладание государственных архивов всегда информационно «опасно» для общества, поскольку с помощью архивов, документной информации государство может подводить обоснование под те или иные свои решения и действия, далеко невсегда полезные для общества. Оптимальным решением можно считать создание взаимодополняемых документальных комплексов государственных и общественных архивов, только таким образом можно адекватно отразить в документах историю общества и государства.

Основным направлением работы архивистов в любой стране должно стать формирование комплексов документов, адекватно отражающих прошлое, и обеспечение доступа пользователей к информации этих комплексов.

Архивы и формирование информационного комплекса о прошлом

Основной функцией документа, после его перехода в «неактивную» стадию жизненного цикла, остается «функция памяти», то есть архивный документ предназначен для того, чтобы сохранить «информацию во времени и пространстве».

В этой связи основная задача общества заключается в принятии решении о том, какую информацию следует сохранить. Принято считать, что комплекс архивных документов представляет собой «слепок» того объекта, в котором он был создан - учреждения (предприятия), государства, общества. Архивные документы, образовавшиеся в процессе выполнения определенных функций обществом, государством или учреждением, способны передать основные черты создавшей его структуры. Это положение - верно, проблемы возникают при выборе или, как говорят архивисты, отборе документов на постоянное (вечное) хранение. Не вызывает сомнения только одно положение: комплекс архивных документов должен быть компактным, поскольку сохранить всё, что создано в процессе документирования, нельзя. В каждом конкретном случае приходится решать какие документы (информация) поступят на хранение в архивы, а какие будут уничтожены. Задача выбора - очень не простая задача, поскольку надо отобрать информацию «символично отражающую действительность». Поэтому предпринимались и предпринимаются попытки создать теорию ценностных оценок для документов и документных комплексов, отражающих жизнь общества, части общества, отдельных граждан общества.

Данное обстоятельство нашло отражение в построении сети архивов: чем разнообразнее видовой состав архивов, действующих в государстве, тем большее количество «частичек общества» получает возможность представлять информацию о себе в едином информационном комплексе государства. В России и Канаде такой комплекс получил название Архивного фонда.

Информационный комплекс о прошлом мозаичен и состоит из информации об отдельных учреждениях (предприятиях) и гражданах. В то же время информация этого комплекса крепко взаимоувязана, поскольку посвящена одному вопросу - истории общества, нации, государства. Задача любого общества «представить себя» в этом комплексе наиболее полно.

Насколько активно общество участвует в формировании такого информационного комплекса, настолько адекватно отражающим действительность (современную картину жизни) становится комплекс.

Основным источником информации об обществе, государстве, человеке является документ, поэтому, говоря об информационном комплексе, в физическом плане мы подразумеваем комплекс документов.

Большая часть информации документного комплекса в любом государстве представлена информацией об учреждениях, организациях, предприятиях, а первенство среди этих учреждений принадлежит органам управления, поскольку материальным продуктом деятельности чиновничьего аппарата является документ. Как правило, при формировании единого информационного комплекса в государстве наблюдается явное стремление к ограничению информации, полученной из управленческой документации, тем не менее, информация такого рода имеет тенденцию к увеличению удельного веса в информационном комплексе. Особенно это заметно в Российской Федерации, где традиционно управленческая документация признавалась не только информационным источником, обладающим доказательностью, но и, по-сути, единственным достоверным источником о прошлом.

Подобная информация, несомненно, важна, так как позволяет моделировать экономические, культурные, политические процессы, происходившие в обществе и, в первую очередь, государстве. Но за всеми достижениями научно-технического процесса нельзя забывать о человеке, его участие и роли во всех социальных и политических процессах.

Таким образом, задача общества и государства «представить» себя в информационном комплексе, а задача архивной службы - сохранить информацию и обеспечить ее доступность. Эта задача, как указывалось выше, реализуется через сеть архивов, созданных в государстве. Наиболее эффективным способом формирования сети архивов, особенно в современных условиях, представляется создание специализированных архивов, специализация которых, в первую очередь, основывается на «принципе происхождения», то есть создание архивов, хранящих производственную (управленческую) документацию, и архивов, хранящих документы личного происхождения. Опыт североамериканских и западноевропейских государств доказал эффективность такого подхода, в то же время российский опыт показывает, что государственные архивы «в одиночку» не могут сформировать комплекс документов, всесторонне отражающий историю общества. Только наличие архивов разных типов и видов способно решить вопрос о гармоничном сочетании информации о производстве и производителе (человеке) при формировании единого информационного комплекса.

Проблемы отбора на хранение информации о производстве и управлении в современных сообществах производится на основе разработанных критериев, учитывающих, в первую очередь, значимость факта или события, отраженного в документе, для предприятия, учреждения, государства. Определение такой значимости в отношении экономических, политических и культурных событиях выполнимо. Сложнее провести отбор документов, содержащих информацию о гражданах, повседневной жизни и месте человека (гражданина) в обществе. Как правило, в большей части такие процессы не документируются, поэтому задача может быть решена посредством представления информации о человеке в комплексе управленческой документации (документы по личному составу) или посредством создания специального комплекса документов (документы личного происхождения).

Документы по личному составу. Создание «комплекса документов о человеке» в составе управленческой документации, поступающей на хранение в архивы, различно решается в различных странах. Тем не менее, можно выделить общие тенденции в работе западноевропейских и североамериканских архивов. Государственные архивы принимают на хранение информацию личного характера (personal cases) о чиновниках, муниципальные архивы хранят информацию справочного характера о гражданах муниципалитета, а многочисленные генеалогические общества ставят своей задачей собрать как можно более полный информационный комплекс о гражданах государства.

Российский опыт работы с документами по личному составу отличается, в первую очередь, тем, что документы по личному составу определяются российским архивоведением как документы временного срока хранения. Вопрос о новой интерпретации понятия «документы по личному составу» и их статусе назрел уже в конце 1980-х годов, но, к сожалению, не решен до настоящего времени.

Вопрос этот представляется далеко не праздным, поскольку от его решения зависит судьба довольно объемной и многоаспектной по информационному содержанию группы документов, включающей информацию о конкретном человеке.

При организации работы с документами российские архивисты сталкиваются с разнообразием видов документов, обобщенных понятием «документы по личному составу». Причем прослеживается тенденция к возрастанию этого разнообразия, например, с поступлением в архивы документов организаций КПСС, включающих персональные дела и учетные карточки членов КПСС, медицинских учреждений, включающих истории болезней, органов НКВД - КГБ, включающих фильтрационные и архивно-следственные дела.

Достаточно сложно определить правовой статус группы таких разноаспектных документов как единого целого. Открытым остается вопрос об отнесении документов по личному составу к Архивному фонду Российской Федерации. В то же время многие из них имеют историческую ценность и должны быть сохранены для будущего пользователя.

При определении сроков хранения все категории документов, относимые к документам по личному составу, должны быть оценены и переоценены с позиций не только их правовой и практической значимости, но и историко-биографической, генеалогической и исторической ценности. Среди документов по личному составу должны быть выделены категории дел и виды документов, которые изначально признаются документами постоянного срока хранения. По крайней мере, пришло время официально возвратить статус ценного исторического источника не только метрическим книгам и формулярным спискам, но и личным делам, домовым книгам, книгам регистрации актов гражданского состояния и т.д.

При решении вопроса о создании архивов по личному составу необходимо исходить из статуса архивохранилищ этой категории. Архивы, принимающие только документы справочного характера, должны бы получить статус архивохранилищ государственных архивов. Как самостоятельный тип архивов в России могут развиваться архивы социальной истории, содержащие исчерпывающую информацию о человеке (сведения о работе, учебе, медицинские сведения, сведения о семье и пр.). Очередной задачей архивистов в этом случае становится определение видов документов, содержащих информацию персонального характера, и сроков их хранения.

Документы личного происхождения. Изучение документов личного происхождения - это та редкая возможность, которая позволяет узнать частное мнение об эпохе, государственной системе, событиях. Не случайно документы личного происхождения в практике российских архивов очень часто рассматриваются как альтернативный управленческой документации информационный комплекс. Следует также помнить о том, что документы личного происхождения характеризуют не только историческую эпоху или какое-либо событие, но и самого человека - современника эпохи или очевидца события. С этой точки зрения, интерес государственных архивов к документам личного происхождения не исчезнет, хотя реально они вряд ли могут составить такую альтернативу комплексу управленческой документации. Комплектование архивов документами частных лиц - занятие дорогое и по трудовым, и по финансовым затратам.

В Соединенных Штатах и Нидерландах, например, только негосударственные архивы, имеющие сильную финансовую поддержку многочисленных спонсоров, занимаются сбором и хранением документов личного происхождения, поскольку комплектование данной категорией документов требует значительных финансовых затрат или на покупку документов, или на организацию экспедиций по сбору таких документов. Например:

Центр гуманитарных исследований Гэрри Рэнсома (Техас, США),

Центр по американской истории (Техас, США),

Международный институт социальной истории (Амстердам, Нидерланды).

В России, в отличие от Соединенных Штатов и многих европейских государств, до настоящего времени практически существует один вид (или тип) архивов - государственные архивы. Естественно, что основное назначение этих архивов - сохранить историю государства, государственных учреждений, в лучшем случае еще и государственных деятелей, то есть официальную историю. Это - справедливо. Государственные архивы комплектуются документами государственных структур. На это ориентированы теория, методика, практика работы, система финансирования и структура государственных архивов. По-существу, государственные архивы не имеют ни средств, ни помещения, ни кадров для работы с документами личного происхождения.

Традиционно в России документы личного происхождения рассматривались только как дополнительные источники по отношению к документам учреждений, организаций и предприятий. Критерии отбора документов личного происхождения, в отличие от управленческой документации, не были разработаны.

Активное влияние функционального метода, разработанного российским архивоведением, на теорию комплектования государственных архивов личными фондами проявилось в делении фондообразователей на «выдающихся» и «рядовых».

Уместно вспомнить широко известную в истории архивоведения дискуссию 1960-х годов между российскими архивистами и историками по вопросам отбора на хранение документов личного происхождения. Историки отстаивали теорию «широкого бредня» и призывали архивистов принимать на хранение документы от всех категорий фондообразователей, независимо от их должностей и положения в обществе. Тем не менее, их мнение не было услышано и основным положением теории отбора на государственное хранение документов личного происхождения осталось положение, сформулированное Э.В. Колосовой и В.В. Цаплиным: «вклад каждого участника или исследователя события (проблемы) в общее неравнозначен».

Вторично попытка изменить систему критериев отбора документов личного происхождения была предпринята в конце 1980-х годов. В этот период в теории комплектования активно обсуждались проблемы информационного подхода. Предлагалось оценивать ни функции документов в документном комплексе, а информационную значимость такого комплекса, то есть содержание документов. В отношении документов личного происхождения этот подход казался особенно перспективным. И все же информационный подход не стал ведущим в практике работы российских архивов.

В настоящее время отсутствие системы критериев приводит или к ограниченному приему документов от известных людей области (района), или к бессистемному комплектованию архива документами данной категории (без их предварительной оценки). То есть речь идет все о тех же теориях «широкого бредня» и функционального подхода.

Ведущим критерием, таким образом, остается критерий «значение фондообразователя». Естественно, оценка деятельности фондообразователя, а не документов, созданных в процессе его деятельности, намного облегчает задачу отбора материалов, особенно если за основу принимается должность фондообразователя, его признание современниками, наличие наград и т.д. Но качественный состав документов в этом случае может оказаться неудовлетворительным: малообъемная переписка (в основном поздравления с праздниками), большой процент управленческой документации, отсутствие, так называемой, творческой документации.

Не следует забывать о том, что информационно значимые документы могут сохраниться у любого гражданина, поэтому понятие «рядовой» фондообразователь на практике, фактически, утратило свое значение. С каждым потенциальным фондообразователем должна вестись индивидуальная работа, хотя при составлении предварительных списков владельцев личных фондов применяется функциональный подход: учитывается вид деятельности, должность фондообразователя.

Как показывает опыт работы неизбежно возвращение к проведению экспертизы ценности документов до их приема в архив, то есть к предварительной оценке информационной значимости и полноты документного комплекса, образовавшегося в процессе жизнедеятельности гражданина.

В связи с этим условно можно выделить две категории фондообразователей, в отношении отбора документов которых будут применяться различные подходы. Первая - фондообразователи, документы которых образуют личный фонд, вторая - фондообразователи, документы которых будут включены в тематические коллекции.

Более сложным представляется отбор на хранение документов первой категории фондообразователей. Анализ видового состава документов личных фондов, поступивших на хранение в муниципальные архивы, позволил выделить несколько «постоянных» тематических групп документов, присутствующих в каждом фонде независимо от его объема. Это - документы, удостоверяющие личность (удостоверения, характеристики, справки, грамоты, дипломы), переписка, творческие материалы (главным образом, черновики опубликованных материалов), фотографии.

Как правило, наиболее объемной является группа личных документов, независимо от профессии и рода занятий фондообразователя. Часть документов этой категории может поступать в архив копиях. Личный фонд без личных документов, конечно, трудно представить, но подчас количество удостоверений и приглашений явно избыточно.

Интересные наблюдения были сделаны при анализе переписки, поступившей на хранение: в основном это - поздравительные письма. Даже в фондах ученых, творческих работников переписка, главным образом, состоит из поздравительных открыток, значительно меньше писем по бытовым вопросам и крайне мало писем, содержащих обмен мнением по профессиональным вопросам.

Творческие материалы представляют в своем большинстве черновики опубликованных работ - монографий, статей, очерков, поэтических сборников. Не беря на себя смелость априорно оценивать указанную категорию документов, все же хотелось бы отметить, что в данном случае речь может идти скорее о дублетности информации, нежели о ее вариантности.

Учитывая также традиционную малообъемность личных фондов, вряд ли можно считать формирующийся в архивах комплекс документов личного происхождения реальным дополнением (тем более альтернативой) к комплексу управленческих документов, позволяющим расширить информационную базу по истории общества и государства. Возможно, что сегодня для обоснования необходимости принятия на хранение личных фондов необходимо ответить на вопрос: материальным результатом документирования ЧЕГО является личный фонд? Личный фонд создается в результате документирования частной жизни человека? Или личный фонд представляет собой комплекс документов, отобранных фондообразователем для характеристики конкретной личности, то есть самого себя? Личный фонд создается в результате постоянного естественного процесса (документирования) или как искусственное тематическое объединение весьма разнообразных по составу и содержанию документов? От ответа на поставленные вопросы и будет зависить видовой состав документов, принимаемых на хранение, и, в конечном итоге, качество содержания всего комплекса документов личного происхождения в архиве: будет ли это набором сведений о немногочисленной группе граждан современного общества или компактным информационным комплексом о частной жизни общества.

Как показала практика, в результате многолетней работы российскими архивами собрана информация, не составляющая единого информационного комплекса и слабо информационно связанная с управленческими документами, представляющими основу документного комплекса любого архива. Причина этого, вероятно, заключается в том, что формирование видового состава документов личных фондов было полностью передано фондообразователям, поскольку экспертиза ценности на стадии приема документов в архив архивистами не проводилась. Если мы действительно хотим через комплекс документов личного происхождения отразить частную жизнь общества, расширив этим способом информацию о развитии общества и государства, то необходимо не только вернуться к экспертной оценке информации документов на стадии их поступления в архив, но и отбирать информацию целенаправленно.

В этой связи вновь перед архивами встает вопрос об организации инициативного документирования в разных формах. По крайней мере, при отборе документов второй группы фондообразователей, то есть при создании тематических коллекций документов личного происхождения, целесообразно использовать методы и подходы инициативного документирования, то есть применять, в первую очередь, методы опроса и анкетирования с применением различных технических средств записи информации.

Подобная организация работы с документами личного происхождения позволила преодолеть малообъемность и информационную ограниченность документов личных фондов, поскольку при таком подходе документы личного происхождения приобретали черты массового источника: в архивы поступали документы ограниченные по видовому составу, но в значительном объеме. Например, в составе документов обязательно поступали автобиографии, а сравнение комплекса автобиографий шахтеров, колхозников, врачей, учителей объективно позволяло установить общие черты и даже закономерности развития той или иной профессии на определенной территории. Использование приемов инициативного документирования позволяет применять принципы и критерии устной истории при отборе документов личного хранения на постоянное хранение в архивы.

Устная история. Особое место в формировании информационного комплекса по истории общества и государства занимает «устная история». Устная история, по мнению американских историков и архивистов, восстанавливает исторические события в жизни тех слоев общества, которые не имеют своей письменной истории или отстранены от создания письменной истории, то есть тех слоев общества, которые не принимают непосредственное участие в процессе управления государством и обществом. Устная история не только отражает повседневную жизнь, но и персонализирует историю. По утверждению американского историка Тревора Луммиса (Trevor Lummis) устная история позволяет заполнить «историческое молчание» огромных масс населения, доступ которых к созданию исторических записей ограничен. Отсутствие же свидетельств значительной части общества об исторических событиях указывает на контроль за «социальной памятью» со стороны «класса власти». В современной России происходит осознание необходимости формирования документного комплекса, в какой-то степени оппозиционного комплексу официальных документов государственных архивов и позволяющего персонализировать историю и отразить в архивных документах повседневную жизнь, при формировании такого комплекса устная история может оказать определенную помощь.

Под устной историей, в первую очередь, понимается информация фонодокументов, но в российской действительности очень часто устной историей называют запись воспоминаний о каких-либо событиях прошлого или настоящего на любом материальном носителе.

Именно с записью воспоминаний и связана основная проблема устной истории в архивоведческом плане - проблема аутентичности (подлинности) информации документа. Можно ли воспроизвести события прошлого через определенный промежуток времени в виде зеркального отражения произошедших событий или это будет реконструкцией прошлого, его моделированием в условиях оценок и позиций настоящего и перспектив будущего? Иными словами, существовало ли все записанное в прошлом реально или воспоминания являются лишь современным представлением о прошлом? При ответе на вопросы надо помнить, что устная история не только излагает факты, но и дает им оценку. В то же время сомнения в достоверности фактов может вызывать и письменная история. примеры фальсификации письменных источников многочисленны, достаточно обратиться к работам В.П. Козлова.

Таким образом, современный пользователь информации имеет возможность использовать как письменные, так и устные источники, которые хранятся в архивах. Особенно активно источники устной истории используются в Соединенных Штатах, где существует немало центров устной истории, например, университетские центры в штатах Индиана, Техас. И все же, устная история не нашла такого широкого применения как письменная история, особенно в России. Тем не менее, российские историки вслед за своими зарубежными коллегами все чаще прибегают к источникам устной истории. Для архивов этот факт подтверждает необходимость дальнейшего развития методики отбора источников по устной истории.

Другим средством, поддерживающим активность архивов в работе с источниками устной истории, является технический прогресс. Исследуя процесс развития устной истории в Соединенных Штатах, Хьюго Слим (Hugo Slim) и Поль Томпсон (Paul Thompson) выделили два фундаментальных изменения в социальной жизни, которые повлекли за собой бурное развитие устной истории в Соединенных Штатах в 1950-е годы: развитие технических способов коммуникации (телефон, радио, телевидение) и появление «демократической» культуры (предоставление всем социальным группам в обществе «права голоса» в историческом процессе). Оба наблюдения верны и относительно современной России.

При организации работы по отбору документов личного происхождения и устной истории на хранение в государственные архивы, следует помнить, что какая бы по объему и содержанию информация не составляла данные документные комплексы, они всегда будет только дополнением к управленческой документации, являющейся основным объектом комплектования архивов, особенно в российской действительности.

Таким образом, архивы не только сохраняют информацию о прошлом, они влияют на создание информационных комплексов, определяя источники информации и даже содержание самой информации. Этим объясняется общепризнанное влияние архивов на историческую науку, но архивная информация способна оказывать влияние не только на «науки о прошлом», но и на «науки о настоящем» - политологию, социологию, идеологию.

Нередко можно услышать мнение о том, что архивы выполняют «социальный заказ». Возможно, это правомерное суждение, но, если признать его верным, то общество должно особенно внимательно следить за деятельностью архивов, а в некоторых случаях и жестко контролировать ее. Для осуществления этой цели общество должно располагать информацией об архивах, поэтому одним из условий деятельности архивов должна быть их открытость, которая, в первую очередь, выражается в свободном доступе к архивной информации.

9. Архивы в едином информационном пространстве: организация и использование архивной информации

Проблема доступа к архивной информации остается в центре внимания общества и государства, историков и архивистов, профессионалов и любителей. Проблема эта - многогранна, она затрагивает целый спектр вопросов: от определения порядка выдачи документов в читальный зал до установления права гражданина на получение информации. Важно и то, что ее решение зависит от многочисленных внешних факторов: начиная с политики государства в сфере архивного строительства, выражающейся в принятии законов и правил, и заканчивая взглядами и пристрастиями архивистов, реализующих эти законы на практике.

Весьма бурно и остро эта проблема обсуждается и в России. В первую очередь российские архивисты рассматривают правовые вопросы: кто имеет право доступа, к каким документам и на каких условиях. Негативным в данной ситуации является то, что зачастую эти вопросы признаются единственными в проблеме доступа: мол, решить их, и все права пользователей будут защищены. К сожалению, такое узкое видение проблемы не только задерживает ее решение, но и ведет, в ряде случаев, к нарушению прав пользователя. Например, все усилия архивистов по обеспечению доступа к информации законодательным путем будут сведены к нулю, если в архиве имеется большой объем неописанных дел или информационно-поисковые системы созданы некачественно. В связи с этим американские архивисты в проблеме доступа традиционно выделяют три аспекта: правовой, интеллектуальный и физический.

Правовой доступ устанавливает кто и на каких условиях может пользоваться архивной информацией. В целом, он определяется общей политикой доступа к информации в государстве, которая строится на трех принципах: право знать (или право на получение информации), защита конфиденциальной информации и равенство доступа к информации.

Интеллектуальный доступ предполагает необходимость соответствующей организации материалов в архивах посредством их классификации и описания, осуществляется через информационно-поисковые системы и информационно-справочную службу архивов. Компонентами интеллектуального доступа являются возможность поиска, понимание пути исследования и обучение пользователей архивной информацией через читальный зал и общественные программы.

Под физическим доступом понимается обеспечение возможности изучения документов посредством организации работы читального зала и копирования документов.

Правовой доступ к архивной информации. Правовой доступ поддерживается действующим национальным архивным законодательством. В основе всех законодательных актов лежит то, что политика доступа является открытой, то есть должна быть известна всем: архивистам, фондообразователям, пользователям. Уже с момента приема документов на хранение архивисты должны четко представлять себе основные элементы политики доступа: категория пользователей, ограничения доступа, интеллектуальный доступ, платные услуги, условия использования, копирайт, организация ответов на запросы пользователей, выдача дел во временное пользование и т.д.

Несмотря на широкую декларацию «права знать», существуют случаи ограничения доступа к информации: общество имеет право на информацию о действиях правительства, но не имеет права на информацию о частной жизни. Секретные документы, получившие такой статус в соответствии с законами о государственной тайне, могут находиться не во всех категориях архивов. В России документы, содержащие государственную тайну, могут поступать в федеральные и региональные (государственные) архивы, в Соединенных Штатах - только в федеральные архивы. Т. Шелленбергом еще в 1950-е годы перечислены документы, информацию которых целесообразно засекретить (это, как правило, документы военных и дипломатических ведомств).

В российской нормативной практике к документам ограниченного доступа отнесены документы, содержащие информацию об имущественных правах, здоровье, частной жизни граждан, а также информация, содержащая коммерческую тайну.

Американское федеральное законодательство определяет несколько групп информации ограниченного доступа:

частная информация (медицинские карты, информация, предоставленная клиентами врачу, адвокату, священнику);

бизнес-информация (информация о договорах, сделках частных компаний, предоставленная в правительственные органы);

личные дела служащих;

информация о проведении расследований, в том числе служебных;

информация, ограничения доступа к которой введены законодательными актами или другими документами, имеющими юридическую силу.

Ограничения на использование может установить фондообразователь при передаче документов на хранение в архив. Такого рода ограничения обычно оговариваются в актах дарения, завещаниях и пр. В архивах доступ к таким документам может быть ограничен не только юридическими документами, но и реальными мерами: опечатывание коробок с делами, закрытие фонда для использования и т.д. Срок, на который опечатывается или закрывается фонд, устанавливается фондообразователем.

Документы государственных учреждений, содержащие информацию личного (частного) характера, обычно становятся доступными для исследования через 75 лет.

Помимо прямого закрытия доступа к документам, ограничения в доступе могут вводиться посредством установления контроля за публикацией документов и порядка согласования запросов на выдачу дел с фондообразователем. Архив имеет право вмешиваться в процесс установления ограничений, например, может принять решение о закрытии части документов для исследования или настоять на открытии документов для пользователей. В обязанности архивиста входит контроль за установлением ограничений доступа к информации, информирование пользователя об ограничениях, определение информации, которая не может быть доступна пользователям в определенный период. В тоже время за пользователем сохраняется право опротестовать решение архива об отказе в доступе к информации, в Соединенных Штатах пользователь может обратиться в судебные органы, российское законодательство также предусматривает такую возможность, но на практике подобных случаев не наблюдалось.

В Соединенных Штатах не пользователь доказывает, что ему нужна информация, а архив доказывает свое право ограничить доступ к информации. Такое положение разнится с российской практикой, при которой пользователь обязан объяснить цели своего запроса, точно указать тему и оставаться в ее рамках на протяжении всего исследования.

Физический доступ к архивной информации. Физический доступ к архивным документам неразрывно связан с вопросами обеспечения сохранности документов.

Обеспечение сохранности - это одно из основных направлений деятельности архивов в любой стране. Отличия состоят в средствах достижения цели, например, в Российской Федерации речь идет, прежде всего, об охране документов (режим хранения, условия хранения и т.д.). Вопросы сохранности документов при выдаче дел в читальные залы решаются в практике работы российских архивов посредством подшивки и нумерации листов, ограничения количества дел, выдаваемых одному пользователю, проверки дел после возвращения дел.

Девиз архивистов США без преувеличения может быть следующим: «сохранить используя». Невозможно представить, чтобы в Америке с трибуны национального форума прозвучало: «чем меньше мы используем документ, тем в лучшей сохранности он находится», хотя это - правда. Все усилия американских архивистов направлены на то, чтобы нанести документу как можно меньше вреда при его использовании.

В последнее время в США очень четко прослеживается тенденция к сохранению документа в его первоначальной форме или первоначальном состоянии, а не исправление повреждений, нанесенных временем. Это относится, в первую очередь, к работе лабораторий. Давно забыты не только ламинирование документов, их подклейка и восстановление переплета, но дела даже не подшиваются.

Для решения вопросов обеспечения сохранности документов необязательно приобретать дорогостоящее оборудование, хотя такое имеется в архивах США и европейских государств. Например, в Нидерландах документы большого формата (карты, плакаты) голландские архивисты хранят на кронштейнах. Это - достаточно дешевый и эффективный способ хранения и, главное, место в хранилище «экономится». Редкие и особо ценные документы хранятся в архивах Нидерландов в специальных сейфах, которые представляют собой металлические шкафы - комоды с большим количеством узких металлических ящиков (полок), на которых документы располагаются в горизонтальном положении. В США карты хранятся только в развернутом состоянии и, как правило, в горизонтальном положении (на стеллажах или в специальных шкафах). В калифорнийских архивах (США) особо ценные документы помещаются в обыкновенные полиэтиленовые папочки, в которые имеется доступ воздуха, а для освещения межстеллажного пространства используются отдельные выключатели: каждый стеллаж имеет собственный выключатель.

Особого внимания в целях физического сохранения документов требует организация их выдачи в читальный зал. В практике Соединенных Штатов документы из архивохранилищ выдаются только в читальный зал: любой сотрудник архива может работать с документами только в читальном зале, если это не связано с выполнением его прямых обязанностей. Исключение составляет описание документов и подготовка выставок - для выполнения этой работы требуется специальное рабочее помещение. В российских архивах допускается выдача архивных документов из архивохранилищ в рабочие кабинеты архивистов.

Регистрация посетителей в американских и российских архивах организована различно. В Соединенных Штатах проводится ежедневная регистрация посетителей, то есть производится регистрация посещений (как в библиотеках). В России пользователь проходит регистрацию один раз в год, а ежедневные посещения архива пользователь отмечаются в журнале регистрации посетителем собственноручно.

Интересно, что в США вход в читальный зал разрешается только с карандашом или /и компьютером. Бумага выдается в читальном зале (как правило, цветная, а не белая, таким образом можно отличить документ от копии). Дела выдаются коробками, но в читальных залах имеются камеры наблюдения. Кроме того, в читальном зале обязательно присутствует работник архива, который может потребовать разложить дела на рабочем столе исследователя таким образом, чтобы было видно чем он занимается.

Для избежания повреждений документов при их просмотре архивы имеют подставки под большеформатные и объемные дела. В Соединенных Штатах исследователь обязательно инструктируется о порядке работы с большеформатными и многостраничными делами (как раскрывать дело, как переворачивать страницы и т.д.).

В российских архивах исследователь может получить в день определенное количество дел (15-20), не более того. В американских архивах новая партия дел выдаются после возвращения полученной.

Как правило, в архивах, документы проверяются до и после выдачи пользователям, но современные размеры коллекций не всегда позволяют это сделать.

При обнаружении порчи или кражи документов архивисты пытаются анализировать мотивы кражи или порчи. Любой документ может быть потенциальным объектом кражи, независимо от стоимости документа.

Одним из средств борьбы с кражами и повреждениями документов американские архивисты считают предоставление возможности широкого копирования архивных документов. Копирование очень популярно в США, хотя признается, что ультрафиолетовый свет разрушает бумагу. Может быть поэтому особое внимание уделяется созданию фонда пользования, особенно актуально это для фотодокументов. Архивисты стараются меньше обращаться к оригиналам документов: даже контрольные отпечатки делают размером 9х12, чтобы исследователь в некоторых случаях мог использовать информацию каталога. В США микрофильм, например, рассматривается как подлинник документа. Правила копирования документов разрабатываются каждым архивом самостоятельно с учетом общенациональных требований. Вопросы копирования архивных документов входят в блок вопросов об обеспечении доступа к архивной информации.

Интеллектуальный доступ к архивной информации. Интеллектуальный доступ, традиционно связанный с созданием научно-справочного аппарата (НСА), приобретает в настоящее время особое звучание: при возрастающем объеме информации необходимо сократить время поиска нужной информации. Решение этой основной для архивов проблемы достигается созданием поисковых систем. Информационно-поисковые системы (или система научно-справочного аппарата) включают ряд взаимосвязанных архивных справочников: путеводители, описи, каталоги, указатели, перечни документов и обзоры. Справочники существуют в трех формах - листовая (книжная), карточная (картотеки) и электронная (базы данных).

Актуальной и достаточно новой проблемой для архивов является создание архивных справочников в электронной форме, то есть создание поисковых баз данных. Именно с помощью создания баз данных (БД) или электронного научно-справочного аппарата к архивным документам архивисты стремятся решить проблему ускорения и упрощения доступа к архивной информации.

Электронный научно-справочный аппарат. Понятие «электронный научно-справочный аппарат» не имеет четкого определения. Обычно под электронным НСА понимают поисковые средства, созданные с помощью компьютерных технологий, то есть базы данных. Помимо информационного массива электронный НСА включает комплекс характеристик и взаимосвязей, описывающих и объединяющих массив данных в БД (метабаза), и программное обеспечение для управления БД.

Создание научно-справочного аппарата лежит в основе обеспечения свободного доступа к архивной информации: чем совершеннее НСА, тем короче процесс поиска информации. При создании поисковых систем (систем НСА) архивисты всегда учитывали, что существует два типа пользователей:

те, кто знает какая информация нужна, поэтому не просматривает все материалы, а делает запрос;

те, кто не определился в своих запросах, поэтому выбирает нужную информацию при просмотре широкого круга материалов.

Этим двум группам пользователей соответствуют и два основных вида поисковых справочников в архивах: каталог (и / или указатель) и опись. Поиск информации с помощью каталога (указателя) быстрее и проще, поскольку ответ дается на конкретный вопрос, и круг поиска ограничен уже самим запросом. Каталог (указатель) позволяет выбрать из огромного информационного массива конкретную информацию, поэтому первыми архивными справочниками, составленными с помощью ЭВМ еще в 1960-е годы, стали указатели.

Создание БД, позволяющих осуществлять поиск информации по широкой тематике, то есть создание электронных описей, имеет более короткую историю и связано с появлением особого языка разметки - The Standard General Make-up Language (SGML).

Электронный НСА имеет ряд преимуществ при организации поиска информации. Во-первых, расширяется и убыстряется поиск информации. Во-вторых, электронный НСА позволяет накапливать информацию и создавать банки данных архивной информации в общегосударственном и даже мировом масштабе. В-третьих, с помощью электронного НСА происходит приближение архива к пользователю: международные информационные сети, типа Интернет, позволяет пользователю получить информацию об архивных документах, находясь в пространственном и временном удалении от источника. Наконец, появление гипертекста, мультимедиа, гипермедиа позволяет создавать полнотекстовые БД, то есть пользователь помимо справочников может получать и непосредственно документную информацию в виде текста, изображения и даже звука.

В то же время создание электронного НСА приводит к появлению новых проблем: обеспечение длительного сохранения баз данных (электронного НСА), приобретение программного обеспечения для архивных БД, подготовка профессиональных кадров, защита информации от несанкционированного доступа, дизайн баз данных, наконец, высокая трудозатратность создания баз данных.

Особого внимания архивистов требует разработка дизайна баз данных, составляющих электронный НСА любого архива. Основной задачей является разработка стандартов описания архивной информации для включения ее в информационные поисковые системы, действующие в масштабе определенной территории (регион, государство, мировое сообщество). Кроме того, архивные фонды представляют собой достаточно сложные информационные комплексы, в связи с чем, базы данных должны обладать широкими поисковыми возможностями, позволяющими выявить конкретную информацию в обширном информационном потоке.

По структуре поиска различают три модели БД:

иерархические,

реляционные,

сетевые.

По способу представляемой информации выделяются:

библиографические БД, содержащие информацию (описание), которая указывает на существование материалов в целом и место их нахождения, т.е. это - адресная информация, дающая сведения о документах;

полнотекстовые БД, содержащие информацию о содержании документов, обычно в виде абстракта из дел (краткой информации, аннотации).

Внутриархивные БД, как правило, являются иерархическими или реляционными БД. Последние исследования американских архивистов показывают, что наиболее приемлемыми для архивов являются иерархические БД с фиксированными полями и адресным поиском информации, поскольку традиционные архивные справочники строятся по иерархическому принципу. Хотя с точки зрения пользователей часто предпочтительными являются сетевые и полнотекстовые БД.

Здесь наблюдается некоторое противоречие, зависящее от категории пользователей и целей поиска. Вынесение архивных справочников в Интернет, например, предполагает раскрытие новых возможностей для поиска информации, в том числе получение удаленного доступа, но в тоже время снижает точность поиска информации. Кроме того, HTML (The Hyper Text Make-up Language) требует простого решения для проблемы многоуровневого описания, но не решает вопроса о поддержании сведений о контексте этой информации (метабазе), то есть встает вопрос о наличии метабазы как одной из составляющей определения БД, принятого в США и Западной Европе.

Лучший вариант - выбор системы, которая будет поддерживать фиксированные поля, но также позволит пользователям искать текст посредством on line (например, через Интернет).

Современные автоматизированные системы для архивного описания в целом «оформлены» на основе того требования, что «выход» (продукция) является приспособленным к традиционным «бумажным» формам (hard copy). В таких системах компьютер используется как «орудие» производства тех же самых видов поисковых систем, что производились вручную. Это может показаться расточительным, но это должно быть сохранено на какой-то период времени. Поэтому нет смысла переводить в электронную форму уже готовые архивные справочники. Это нежелательно и с психологической стороны - работа представляется малоэффективной. Особенно актуально это для описей.

Новые поисковые системы должны дополнять существующие и не могут полностью их заменить. Время, когда пользователь напрямую обратиться к электронным поисковым системам не наступило, архивист должен отвечать на все вопросы пользователя. Майкл Кук предлагает убрать АИПС из читальных залов, не приспособленных для работы с техническими средствами. Архивист должен все знать и уметь, поэтому на практике компьютеры очень часто используются для производства печатной продукции в традиционном формате, что представляется малой частью возможностей ЭВМ.

Второй этап в развитии новых поисковых систем - это проблема сохранения БД, т.е. отказ от бумажного варианта.