Вербальные и невербальные средства деловой коммуникации

Таким образом, документ будет представлять собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации - книг, газет, журналов и т.д., содержащих переработанную вторичную информацию.

Документы входят в систему документации в качестве ее элементов.

Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Классификация документов приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Классификация документов

С точки зрения системы документации все документы подразделяют на:

1) документы личного происхождения (личная переписка, дневники, мемуары);

2) официальные документы - в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т.д.

Средства, используемые для создании документов:

1) простые инструменты (ручка, карандаш) - при их помощи создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте) и графические документы (информация представлена изображением);

2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) - при их помощи создаются фото-документы, кино-документы, фоно-документы (звуковые).

3) средства автоматизации (компьютерная техника) - создаются письменные документы на бумажном или электронном носителях.

Среди функций документов в деловых коммуникациях выделяют:

1) информационную - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации (каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации);

2) управленческую - документ является средством управления деятельностью;

3) правовую - документ является средством закрепления и изменения правовых отношений, устанавливает или упорядочивает действия их участников (законодательные и правовые нормативные акты)

Теперь рассмотрим общие правила оформления документов.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Образец формуляра устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение устанавливаются на основе Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации». Всего установлено 29 реквизитов. Но так как их употребление зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов, представленный в таблице 14.

Таблица 14 - Реквизиты для управленческих документов

Наименование реквизита	Описание
1. Государственный герб Российской Федерации	Изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, высших органов управления и др.
2. Герб субъекта Российской Федерации	Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива ния)	Это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.
4. Код организации (по ОКПО)	Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
5. Код формы документа (по ОКУД)	Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.
6. Наименование организации	Указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например: Министерство финансов Российской Федерации Академия бюджета и казначейства Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
7. Справочные данные об организации	Указывают только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефона, факса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.
8. Наименование вида документа	Является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ.
9. Дата	Один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 21 декабря 2011 года следует оформлять: 21.12.2011. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2011.12.21. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
10. Регистрационный индекс документа	Это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Проставляют одновременно с датой. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.2011. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.
12. Место составления или издания	Обязательно указывают в том случае, если затруднено определение документа по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
13. Гриф ограничения доступа к документу	Проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально».
14. Адресат	Проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Максимально этот реквизит может состоять из следующих составных частей: 1) наименования учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже); 2) наименования структурного подразделения (в именительном падеже); 3) указания должности получателя (в дательном падеже); 4) фамилии, инициалов (в дательном падеже); 5) почтового адреса. Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например: ООО «Ромашка» Отдел рекламы Начальнику отдела Иванову М.А. 117134 Москва ул. Строителей, 8.
15. Гриф утверждения	Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
	Например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия подпись Е.А. Тихонова 12.07.2011
16. Резолюция	В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6 в следующем порядке: Фамилия И.О. исполнителя Содержание поручения Срок исполнения Подпись руководителя Дата резолюции Например: Васильеву К.А. Подготовить проект контракта к 26.01.2007 подпись 11.01.2007 Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
17. Заголовок к тексту	Обязателен для всех документов, должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?» Например: Приказ о приеме на работу Положение о бухгалтерии Протокол собрания акционеров Должностная инструкция менеджера по кадрам
18. Отметка о контроле	Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
19. Текст документа	Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательствами Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную
	часть; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующей на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, постановили). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»); 2) от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»); 3) от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»).
20. Отметка о наличии приложений	Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
21. Подпись	Это один из основных способов удостоверения документов. Является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например: Генеральный директор подпись Т.И. Осипенко В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например: Зав. кафедрой финансов профессор, д-р экон. наук подпись Е.П. Якушкин На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Директор ЗАО «Лана» подпись К.Ю. Смирнов Директор ОАО «Синтез» подпись М.Е. Аверин
	Так же несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например: Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев Члены комиссии подписи Г.Н. Иванов В.В. Малахов А.В. Пшенко Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
22. Гриф согласования. Визы.	Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа; оно может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом). Оформляется следующим образом:
	СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 14.05.2008 № 4	СОГЛАСОВАНО Зам. председателя Госстандарта подпись П.В. Доронин 16.09.2011
	Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись». Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например: Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина 12.07.2011 Виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
23. Печать	Ставится на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
24. Отметка о заверении копии	Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно Инспектор личная подпись О.В. Белова 01.06.2011
25. Отметка об исполнителе	Необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Петров Иван Васильевич тел. 924-45-67
26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Данный реквизит включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
27. Отметка о поступлении документа в организацию	По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: ЗАО «Эталон» Дата 27.06.2011 Вх. № 14
28. Отметка для автоматического поиска документа	Может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.

Следует отметить, что во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных (т.е. в служебной документации) следует соблюдать высокую культуру. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Например, точность составления текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения; многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.

На рисунке 9 представлены организационно-распорядительные документы, которые используются в деловых коммуникациях.

Рисунок 9 - Организационно-распорядительные документы

Деловые документы можно представить в виде комплекса систем, основными из которых являются:

- организационная документация (в т.ч. организационно-правовые документы)

- распорядительная документация (в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы);

- информационно-справочная документация (в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы).

Организационные (организационно-правовые) документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Эти документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационным документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Рассмотрим составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.

Устав

Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.

В зависимости от деятельности организации текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Акционерный (уставной капитал);

3. Порядок деятельности;

4. Управление;

5. Учет и отчетность; распределение прибыли;

6. Прочие накопления;

7. Прекращение деятельности.

В Устав также быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

В Уставе указываются: полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, наличие филиалов и дочерних фирм, предмет и цели деятельности; определяются размеры вкладов каждого учредителя в уставной капитал, условия увеличения (уменьшения) уставного фонда; устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности; регламентируется состав органов Управления и их полномочия; устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, а также порядок распределения прибыли; устанавливается порядок ликвидации организации и его реорганизации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа («устав»), место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение

Представляет собой вид организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).

Текст Положения об организации включает разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения и связи;

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа («положение»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Должностная инструкция

Это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности - должностную инструкцию.

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Взаимоотношения.

На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций - максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.

Методика составления должностных инструкций может быть различной, например следующей:

1) первый этап - беседа с персоналом организации, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);

2) второй этап - беседа менеджера с непосредственными руководителями о функциях;

3) третий этап - анализ полученных материалов каждого сотрудника. Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем - подчиненный.

На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно участие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой - непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.

Должностная инструкция дает возможность получить статическую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Способом получения подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.

Фотография (или самофотография) рабочего времени - это последовательная регистрация в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометраж отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполнение.

Теперь рассмотрим распорядительную документацию, в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы.

Плановые документы

Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок (например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором).

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, служб, в форме планов командировок и графиков отпусков. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графы таблицы - наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа («план»), дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные документы

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов, регулирующих деятельность организации.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единичного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организациями с указанием вида документа - «приказ». Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок - обязательный реквизит приказа - должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Эта часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается с новой строки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Тексты приказов состоят из фраз-клише:

Во вступительной части

Во исполнение приказа ... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК Российской Федерации от 21.10.94 г., на основании представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с реорганизацией финансового факультета...

В распорядительной части

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ...

Срок исполнения до...

Проекты приказов, подготовленных для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и с указанием на верхнем поле документа справа «П р о е к т».

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

К распорядительной документации помимо приказов относятся постановления, распоряжения и указания, тексты которых составляются по этой же схеме, а распорядительная часть начинается словами «постановляю», «предлагаю».

Отчетные документы

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения организации или вышестоящему органу.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

При составлении отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты отчета: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа («отчет»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения задания в плановом документе.

Рассмотрим информационно-справочную документацию, в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы.

Справочно-информационные документы

Данные документы содержат информацию о фактическом положении дел в системе управления и оказывают большое влияние на процесс принятия обоснованных управленческих решений. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам: они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

К справочно-информационным документам относятся: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка.

Протокол

Это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания различных советов, заседания кафедры и др.).

Существуют два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа («протокол»), номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, например:

Протокол общего собрания сотрудников предприятия;

Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, а если их много, то рядом с указанием количества делается отметка - «Список участников прилагается». Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности и в порядке обсуждения. Наряду с вопросами указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

СЛУШАЛИ...

ВЫСТУПИЛИ...

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…

В разделах «слушали» и «выступили» приводятся фамилии докладчика и выступавших и фиксируется содержание их выступлений. В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение с указанием количества голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. К протоколу прилагаются основной доклад, отчет, тезисы выступлений, а в самом документе отмечаются все мнения по каждому обсуждаемому вопросу. Копия протокола или выписка из него являются основанием для принятия решений.

Докладная записка

Информирование руководства об имевшихся событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения, осуществляется в форме докладной записки - документа, адресованного руководителю организации, содержащего обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимы в связи с изложенными фактами.

Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги. Ее реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа («докладная записка»), дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка

Это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка адресуется конкретному должностному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителем.

Заявление

Этот документ адресован должностному лицу и содержит просьбу работника. Как правило, работниками организации составляются заявления по кадровым вопросам: принятие на работу, увольнение, предоставление отпуска, разрешение работы по совместительству и т.п. Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести…»..., «Прошу предоставить…»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Его реквизиты: наименование подразделения, название документа, («заявление»), дата, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Справочно-аналитические документы

Данные документы представлены в форме акта, справки, сводки и др.

Акт

Это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, санитарного состояния, условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); ревизии, инвентаризации и др.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Обязательные реквизиты акта: название вида документа (Акт), дата и номер документа, место составленния, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание для его составления, а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии). В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения.

Справка

Документ составляется с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения, название вида документа (справка), дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2009 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Сводка

Документ, содержащий сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из связанных одной темой различных источников по заранее установленным параметрам (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает служебно-деловая переписка - это инструмент, который регулирует экономико-правовые и социальные отношения между организациями и деловыми партнерами. Деловая переписка регистрируется и хранится в организациях как исходящая и входящая документация.

Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.

В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.

Наиболее распространенные виды писем представлены на рисунке 10.

Рисунок 10 - Виды деловых писем

Оформление писем, в зависимости от их функционального назначения и содержания, может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Служебная часть содержания письма включает:

- приветствие;

- обращение к адресату;

- лид-абзац;

- заключительную формулу вежливости;

- подпись отправителя;

- постскриптум.

Первые три элемента (т.е. приветствие, обращение к адресату и лид-абзац) предшествуют информационной части письма, последующие три элемента (т.е. заключительная формула вежливости, подпись отправителя и постскриптум) - подытоживают ее.

Информационная часть - это текст письма, который представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется.

Рассмотрим более подробно структуру письма, представленную в таблице 15.

Таблица 15 - Структура делового письма

Наименование элемента структуры делового письма	Описание
1. Служебная часть (начало)
- Приветствие	Это начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия, выражающая адресату свое уважение. Например: Здравствуйте... Добрый день... Приветствую Вас... Рад приветствовать Вас... Воздействие приветствия может быть еще в большей степени усилено, если последующее обращение содержит, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени - отчества адресата, и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.
- Обращение к адресату	Помещается непосредственно за приветствием. Значение обращения к адресату состоит в следующем: 1) при помощи персонального или группового (если адресат - группа людей) обращения автор письма выражает уважение к адресату; 2) обращение выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма. Специфическая особенность обращения - использование в конце его восклицательного знака: Евгений Петрович! Господин Чрезвычайный и Полномочный посол! Ваше высокопреосвященство! Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательными, наиболее подходящими соответствующему
	случаю письменного обращения, такими, как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т.д. Глубокоуважаемый Олег Александрович! Уважаемые коллеги! Почтеннейшие господа! Досточтимый господин Петров!
- Лид-абзац	Это первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Не является обязательным элементом структуры письма - в ряде случаев его функцию выполняет заголовок к тексту. Его значение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а также в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания: Обращаюсь к Вам в связи с... (далее кратко излагается причина обращения); Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)... (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата) Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о... (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата) Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
2. Информационная часть	Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Эта часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося два - четыре предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма, затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.
3. Служебная часть (окончание)
- Заключительная формула вежливости	Выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания. Ее использование несколько приглушает официальный тон в конце послания, в частных письмах она обязательна, а в официальных может отсутствовать. Заключительная формула вежливости предшествует подписи. Например: С уважением... С глубоким почтением... С благодарностью и уважением... Искренне Ваш... Остаюсь искренне Ваш...
- Подпись отправителя	Является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение: подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.
- Постскриптум (P.S, от лат. post-scriptum - «после подписи»)	Необязательный элемент письма. Необходимость в нем возникает в тех случаях, когда адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма, или же еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в текст письма. Постскриптум представляет собой краткую (не более 3-4 строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи.

Стилистически деловое письмо должно быть оформлено деловито, точно, кратко.

Для того чтобы письмо произвело на адресата требуемое воздействие, необходимо учитывать следующие моменты:

1) с первых и до последних строк письмо должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям;

2) общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжелательности по отношению к адресату;

3) письмо должно быть исполнено уважения к адресату, что выражается в тактичном общении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято (в частности, его стиль и тон), постараться предугадать потребности, желания, интересы и проблемы адресата и подумать, как в этой связи лучше построить текст делового письма.

Для этого целесообразно попытаться ответить на следующие вопросы.

1) Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?

2) Правильный ли тон письма выбран?

3) Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?

4) Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т.п.?

5) Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?

6) Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?

7) Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?

8) Насколько продумана структура письма?

9) Насколько хорошо оформлено письмо?

10) Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма - обращении, адресе и т.п.?

Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания письма (по Ю.М. Демину):

1. Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте адресата спешить при вынесении решений, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах - предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма, например формулировку «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6. Если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам.

8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а мыслям - просторно.

...