Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

• Вступ
• Розділ 1. Історико-теоретичні аспекти дослідження
• 1.1 Категоріально-понятійний апарат дослідження
• 1.2 Організація роботи з документами: загальні засади, структура, специфіка
• 1.3 Сучасні інформаційні технології в органах внутрішніх справ України
• Розділ 2. Практичні аспекти організації документування в управлінні по боротьбі з незаконним обігом наркотиків україни в луганській області
• 2.1 Аналіз стану організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області
• 2.2 Шляхи вдосконалення організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області
• Розділ 3. Охорона праці та безпека у надзвичайних ситуаціях
• 3.1 Аналіз небезпечних і шкідливих факторів умов праці в приміщенні УБНОН України в Луганській області
• Висновки
• Список використаних джерел
• Вступ
• Початок ХХІ сторіччя характеризується чітко вираженими явищами глобалізації, і переходу від індустріального суспільства до суспільства інформаційного. Під впливом науково-технічного прогресу відбувається масове впровадження нових інформаційних технологій, які дають унікальну змогу швидкої обробки інформації і прискорюють процес роботи з нею.
• Впровадження нових інформаційних технологій у діяльність правоохоронних органів здійснюється через побудову локальних, регіональних і загальнодержавних галузевих обчислювальних мереж. Нові інформаційні технології сприяють значному прискоренню процесів організації роботи з документами в системі МВС.
• Організація роботи з документами в органах внутрішні справ - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складений і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення. У документах відображається та обліковується діяльність органів внутрішніх справ. Тому організація роботи з документами в ОВС регулюється законодавством Ураїни. При перевірці роботи, проведенні ревізії перевіряють особливо документи, в яких діяльність органів внутрішніх справ зафіксована.
• Організація роботи з документами в сучасних умовах вимагає професійних знань і навичок, тому цю роботу в органах внутрішніх справ ведуть спеціальні підрозділи (канцелярії, служби діловодства).
• Актуальність дослідження організації роботи з документами в органах внутрішніх справ полягає в тому, що незважаючи на досить велику кількість робіт за цим спрямуванням, досить мало присвячено саме проблемам організації роботи з докуентами в ОВС. Також необхідно відмітити, що за останні декілька років відбулися зміни в нормативно-правових актах і інструкціях, що регламентують організацію роботи з документами в органах внутрішніх справ і тому зробити їх аналіз є також актуальним в наш час.
• Дослідженню організації роботи з документами та інформаційно-комунікаційних технологій у діяльності органів внутрішніх справ приділялось чи мало уваги. Отже науковим підґрунтям для розкриття даної проблематики є праця В. Андреєвої відносно дослідження вимоги до документообігу підприємства, Н. Анодіна стосовоно документообігу в організації, Б. Бондаренко, щодо сутності поняття організації роботи з документами, А. Корж, відносно сутності юридичного діловодства, праця С. Кулешова про визначення поняття документа, та інші.
• Мета дослідження полягає в аналізі і характеристиці організації роботи з документами в органах внутрішніх справ.
• Завдання дослідження:
• - дослідити категоріально-понятійний апарат дослідження;
• - охарактеризувати загальні засади, структуру, специфіку організації роботи з документами;
• - дослідити сучасні інформаційні технології в органах внутрішніх справ України;
• - зробити аналіз організації роботи з документами в Управління боротьби з незаконним обігом наркотиків України (УБНОН) в Луганській області;
• - визначити шляхи вдосконалення організації роботи з документами УБНОН України в Луганській області.
• Об'єктом дослідження є організація роботи з докуменатми.
• Предметом дослідження є організація роботи з документами органах внутрішніх справ.
• Методологія дослідження. В якості методологічної основи дослідження були обрані праці, в яких досліджуються теоретичні аспекти організації роботи з документами, сутність докомуентообігу і визначення поняття "документ" (А.В. Демидова, О.І. Михайлов, О.І. Чорний, Р.С. Гіляревський, Л.І. Скібіцька, Г.В. Осипова, С.Г. Кулешов, Ю.М. Столяров, Н.С. Ларьков, Г.М. Швецова-Водка); загальні засади, структуру і специфіку організації роботи з документами (Б.Б. Бондаренко, А.С. Красавін, М.В. Мурахина, В.А. Блощинська); практичні аспекти організації роботи з документами в органах внутрішніх справ (А.Н. Діденко, А.В. Корж, Ю.І. Палеха, Куняєв М. М.).
• А.В. Демидова, Л.І. Скібіцька, Г.В. Осипова, О.І. Михайлов, О.І. Чорний та Р.С. Гіляревський - досліджували особливості систем управління, серед яких визначали особливості системи при роботі з документами на підприємствах; дослідженню трактування поняття "документ" присвячено чимало робіт серед яких зазначимо роботи Л.І. Скібіцької, Г.В. Осипової, О.І. Михайлова, О.І. Чорного та Р.С. Гіляревського, які ретельно і чітко вказали на історичні підходи в трактуванні поняття документа, його сучасні інтерпретації; дослідженням інформаційних технологій і особливостей їх використання в органах внутрішніх справ займалися О.М. Давидова, М.В. Стенюков, К.О. Парубін, А.В. Корж. Законодавчо-нормативною основою дослідження є закони України про інформацію, про державну таємницю, накази МВС України про затвердження інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України та про затвердження інструкції з оформлення документів у системі МВС України, постанова КМУ про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію. ДСТУ 2732:2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять.
• Методи дослідження. При дослідженні використовувалися наступні методи: теоретичні (аналіз і синтез при аналізі основних теоретичних дослідженнь у організації роботи з документами, при дослідженні поняття "документ", "система", "робота з документами в ОВС" і т.д., узагальнення при узагальненні даних дослідження і формулювання висновків, системний підхід при розглядані організації роботи з документами як складної системи взаємодіючих елементів).
• Емпіричні: аналіз документів і робота з документами, що регламентують особливості організації роботи з документами в ОВС.
• Практичні аспекти дослідження полягають в тому, що результати бакалаврської роботи можуть бути використані як студентами ВНЗ, так і науковцями в процесі вивчення організації роботи з документами, як в органах внутрішніх справ України так і на будь якому іншому підприємстві.
• Структура дослідження. Бакалаврська робота скдається зі вступу, трьох розділів, винсновків, списку використаних джерел і додатків. Кількість сторінок - 72, джерел - 48, два рисунка.
• Розділ 1. Історико-теоретичні аспекти дослідження
• 1.1 Категоріально-понятійний апарат дослідження
• Для більш глибокого розуміння дослідження проблеми велике значення має вивчення категоріально-понятійного апарату дослідження, а саме таких понять як "система", "документ", "документація", "система документації", "документообіг", "організація роботи з документами".
• Розглянемо основні підходи щодо визначення поняття "система".
• Так, А.В. Демидова визначає систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного, направлене для здійснення поставлених цілей [16, с.10]. О.І. Михайлов, О.І. Чорний та Р.С. Гіляревський дають таке визначення поняттю "система". "Система - сукупність елементів та відношень, закономірно пов'язаних один з одним в єдине ціле, котрі мають ознаки, що відсутні у елементів та відношень, які його складають" [31, с.46].
• На думку соціолога Г.В. Осипова, "система - це предмет, явище чи процес, який складається з якісно визначеної сукупності елементів, які знаходяться у взаємних зв'язках та відношеннях, складають єдине ціле і при взаємодії з зовнішніми умовами свого існування змінювати свою структуру" [36, с. 121]. Л.І. Скібіцька трактує поняття "система" у вузькому та широкому значенні. Так, у вузькому значенні під "системою" вона розуміє комплексність раціоналізації документообігу, а в широкому значенні "система" - поєднання уніфікованих стандартних підсистем у галузевому, функціональному та територіальному розрізах [40, с.14]. Таким чином, проаналізувавши поняття "система", можна говорити про те, що всі дослідники під "системою" розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов'язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття "системи" нерозривно пов'язане з поняттям "документа", адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Поняття "документ" в різних наукових дисциплінах трактується по різному. Звідси його полісемічність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документаційно-комунікативної сфери. Перший державний стандарт, в якому було подано дефініцію "документу", призначену для потреб діловодства та архівної справи - ГОСТ 16487 - 70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Перша редакція цього стандарту давала таке визначення: "документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини" [17, с.3].
• Друга ж редакція цього стандарту - ДСТУ 16487 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дала таке визначення "документа": "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передавання в часі та просторі" [17, с.4]. Цей зміст поняття "документу" став більш узагальненим, ніж попередній.
• Державний стандарт України ДСТУ 2732 - 94. "Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення" запропонував ще одне визначення документа: "матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу" [17, с.3].
• У ДСТУ 2392 - 94. "Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення" під документом слід розуміти "записану інформацію, яка може розглядатися як одиниця в ході інформаційної діяльності".
• ДСТУ 3017 - 95. "Видання. Основні види. Терміни та визначення" трактує документ як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі та просторі".
• Аналогічний підхід характерний для наступної редакції українського стандарту ДСТУ 2732:2004 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять". Документ визначається тут як "інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі". У примітці уточнюється знаковий характер інформації (це запис) і те, що могло би відповідати розширеному трактуванню реквізитів: "жанрові характеристики запису інформації" [17, с.3].
• Таким чином, проаналізувавши поняття документу в різних редакціях державного стандарту України, можна говорити про те, що всі вони під документом розуміють матеріальний об'єкт, який містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для передавання її у часі і просторі. У цьому значенні майже однаково трактують поняття "документ" ДСТУ 16487 - 70 та ДСТУ 2392 - 94. Дослідник документальної комунікації та інформаційних технологій С.Г. Кулешов дав декілька визначень поняттю "документ". У своїй науковій праці він пише, що під документом слід розуміти текст (як логічну послідовність мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі [25, с.63].
• Розглядаючи документ з історичної точки зору, С.Г. Кулешов під документом розуміє "запис інформації, що відповідає характеристикам певного жанру чи номіналу, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації у часі та просторі" [24, с.18]. В іншій науковій праці він доходить висновку, що документи використовуються в різних сферах людської діяльності і є об'єктом досліджень різноманітних наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначний та залежить від того, в якій галузі і для яких цілей воно використовується.
• А.В. Соколов дає таке визначення поняття "документ". "Документ - це стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання у соціальній смисловій комунікації як завершене повідомлення" [41, с.107].
• В учбових посібниках з документознавства багато вчених дають різні визначення поняття "документ". Так, Н.М. Кушнаренко, спираючись на Державний стандарт України 3017 - 95 "Видання. Основні види. Терміни та визначення" під документом розуміє "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі" [26, с.21]. Подібне визначення подано і Н.С. Ларьковим. "Документ - це інформація, закріплена на матеріальному носії у стабільній знаковій формі створеним людиною способом для її передачі в просторі та часі" [30, с.37]. А от Ю.М. Столяров під документом розуміє об'єкт, що дозволяє видобувати з нього потрібну інформацію [43, с.17].
• Усі розглянуті вище визначення подібні до тих, які містяться у наведених редакціях державних стандартів України. Фахівці в галузі діловодства пропонують до визначення документа додати ознаку "задіяності в документообігу" та ще деякі, характерні саме для ділових документів. У результаті запропонована білоруським документознавцем Ю. Нестеровичем дефініція має такий вигляд: "документ - носій документованої інформації (яка має соціальну та правову значимість) з реквізитами; що є за одиницю документообігу (або ведення діловодства) та одиницю (або елемент) системи збереження (або фіксації) в органах влади та управління, державних та громадських установах" [35, с.48].
• Звичайно таке розуміння звужує обсяг поняття "документ", і не дає можливості використовувати його за межами діловодства, наприклад, в архівній справі. Інший підхід продемонстрували укладачі наукових словників. "Терминологический словарь по бібліотечній справі і суміжним отраслям науки" трактує документ як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді" [44, с.58]. У "Большой советской энциклопедии" під документом розуміється "матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі" [11, с.146]. Схоже трактування можна знайти й у "Термінологічному словнику з інформатиці": "Документ - матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання" [46, с.62].
• Таким чином, енциклопедії та словники дають подібне трактування поняття "документ" як матеріального об'єкта з закріпленою інформацією.
• Визначення, які подаються у цих словниках, мають дещо схоже з тим визначенням "документ", яке сформульоване Давидовою О.М., адже у науково-інформаційній та бібліотечно-бібліографічній діяльності також використовується поняття "документа". "Документ - матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання у документаційних процесах" [15, с. 28]. О.І. Михайлов, А.І. Чорний та Р.С. Гіляревський також звертаються до поняття "документ", розуміючи під ним "матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується у суспільній практиці" [31, с.36].
• Г.М. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття "документ", що відповідає об'єкту бібліографічної діяльності. "Документ - це єдність інформації та речовинного носія, яка використовується у соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації" [48, с.21]. Саме такі документи, на її думку, входять у систему бібліографічної справи, є об'єктами бібліографічної діяльності, і на цьому значенні й базується система документальних комунікацій в інформатиці.
• Поняття документу та його види закріплені й на законодавчому рівні, оскільки документування в багатьох випадках є одним із засобів контролю за виконанням законності. У Законі України "Про інформацію" під документом розуміється "передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві" [1, с.76].
• Таким чином, аналізуючи поняття "документ" багато дослідників спираються, перш за все, на державний стандарт України. Більшість з них під документом розуміють матеріальний об'єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі. Більш розгорнуте поняття "документ" дає С.Г. Кулешов, який говорить ще і про те, що інформація, яка зафіксована у документі, повинна ще й мати характеристики певного жанру чи номіналу [25, c.3]. У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Ці документи складають систему документації. У Державному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять" під документацією розуміється "сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, напряму діяльності установи чи її підрозділу".
• У ДСТУ 2732 - 94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" система документації тлумачиться як "сукупність документів з певного предмета". У редакції російського стандарту ДСТУ Р 51141 - 98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" поняття "система документації" трактується більш узагальнено. "Система документації - це сукупність документів, взаємозв'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення" [17, c.25]. Вузьке значення поняття "система документації" міститься у "Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания": "система документації - сукупність документів, зібраних разом з певною метою" [45, с.116].
• Т.М. Бондирєва пише, що "система документації - сукупність взаємозв'язаних документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності" [13, с.29]. Таким чином, поняття "система документації" більш розгорнуто дає ГОСТ Р 51141 - 98, адже саме в ньому вказуються характеристики, які повинні мати документи, що входять до неї.
• Щодо до поняття документообігу, то за трактуванням Л. І. Скібіцької, це рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки [40, c.103].
• За В.М. Жуковською: "Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів" [19, с.53].
• Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка [44, c.35].
• Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, но і швидкість цього руху.
• Щодо трактування сутності поняття діловодства, Б.Б. Бондаренко, А.С. Красавін і М.В. Мурахіна дають настпне визначення "Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами" [10, c.117].
• Л.І. Скібіцька зазначає, що діловодство - діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій в процесі здійснення управління підприємством [4, c.48].
• В термінологічному словнику з бібліотечної справи та суміжних галузей знання, поняття діловодства трактується, як робота з документами від початку їх утворення до здачі в архів [45, c.68].
• Щодо сутності трактування понятт організації роботи з документами, можемо зазначити наступне.
• Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання [45, c.189].
• Організація роботи з документами - чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.
• Основу правильної організації роботи з документамив становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.
• Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.
• Отже, поняття "система", "документ", "документація", "система документації", "документообіг", "організація роботи з документами", трактуються вченими по-різному. Об'єднує ці всі поняття те, що головною їх складовою є інформація, тобто різні відомості, знання, які призначені для передачі в процесі комунікації. Завжди важливо знати, який саме обсяг понять визнає той чи інший автор, те чи інше джерело. Інакше неможливо порівняти ці трактування одне з одним, визначити класифікацію документів на види, охарактеризувати діяльність документування, опрацювання та використання документів.

1.2 Організація роботи з документами: загальні засади, структура, специфіка

мвс документообіг управління

Дослідження організації роботи з документами почнемо з розкриття загальних засад за цим спрямуванням.

Організація роботи з документами - це створення умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство. Стан організації роботи з документами в органі внутрішніх справ характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни. рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці.

Особливостями організації роботи з документами в ОВС є те, що до документів цієї установи встановлено ряд вимог.

Залежно від змісту і призначення документа вказується гриф обмеження доступу до документа.

Вимоги до документів, що створюються та використовуються в ОВС: терміновість виконання, наявність грифу погодження, грифу затвердження, код форми документа за класифікатором управлінської документації (КУД).

Далі пропонуємо проаналізувати документи, з якими працюють в ОВС, що за ступенем гласності відносяться до секретних і службового користування.

Адміністративно-процесуальні, кримінально-процесуальні, оперативно-розшукові документи повинні оформлюватись відповідно до адміністративно-процесуального, кримінально-процесуального законодавства та нормативних актів МВС України, які регламентують оперативно-розшукову діяльність органів внутрішніх справ. Особливі вимоги ставляться до документів, зміст яких носить таємний характер дотримання режиму секретності в діяльності органів внутрішніх справ має особливе значення [29, c.33].

Режим секретності - це встановлений нормативними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збереження державної таємниці, що передбачає систему адміністративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є: правила віднесення відомостей до державної таємниці України, вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних документів, робіт і виробів, порядок ведення секретного діловодства і провадження всіх інших секретних робіт, державний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України, відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.

Таємно - інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Службова таємниця - дані, які відомі працівникові у зв'язку з його службовим становищем і не підлягають розголошенню. Особи, винні у розголошенні службової таємниці, підлягають дисциплінарній або, в окремих випадках, кримінальній відповідальності. Якщо ці відомості становлять державну або військову таємницю, розголошення їх тягне за собою кримінальне покарання [29, c.35].

Документи для службового користування - особлвий вид документів який має обмежений доступ і має певну конфіденційність.

Конфіденційне діловодство варто визначати, як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист, що утримується в цій інформації. При цьому під: документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, - організацією роботи з документами їх облік, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і звертання, перевірка наявності.

До конфіденційних документів відносяться документи з обмеженим доступом, тобто такі документи, робота з якими допускається по спеціальному дозволу вповноважених на те осіб.

Конфіденційне діловодство в цілому базується ни тих же принціпах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційностью документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних їм видів робіт з документами.

Організація конфіденційної роботи з документами означає створення необхідних умов для виготовлення й одержання конфіденційних документів, організації роботи з ними і запобігання втрати і витоку документованої конфіденційної інформації.

Закон України "Про державну таємницю", виходячи з інформаційного суверенітету України та загальновизнаних принципів міжнародного порядку у сфері інформації, визначає загальні правила встановлення державної таємниці, засекречування інформації, систему охорони державної таємниці та відповідальність за порушення законодавства про державну таємницю [3].

Закон регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, її засекречуванням та охороною з метою захисту життєво важливих інтересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку.

Згідно з Законом України "Про інформацію" (ст. 30) визначено, що інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну [1]. До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які в порядку, встановленому Законом України "Про державну таємницю", визнані державною таємницею та підлягають охороні з боку держави.

Ступінь секретності - спеціальна категорія, яка характеризує важливість такої інформації з урахуванням можливої шкоди внаслідок її розголошення, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою [3]. Критерії визначення ступеня секретності інформації встановлює Державний комітет України з питань державних секретів.

Відомості, що становлять державну таємницю, за ступенем секретності поділяються на носії інформації "особливої важливості", "цілком таємні", "таємні".

Є ще вид - для службового користування. Його виробила практика, і він широко застосовується в діяльності органів внутрішніх справ, але цей ступінь законодавче не затверджено.

Відповідно до тієї ж 30 статті згаданого Закону конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов [3].

Дослідивши загальні засади, та вимоги до документів, що функціонують в ОВС визначимо структуру організації роботи з документами.

Структура організації роботи з документами складається з трьох складових [38, c.105]:

1) Організація роботи з вхідними документами - це робота з документами, які надійшли в організацію з зовні. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

2) Організація роботи з вихідними документами - це робота з документами, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Організація роботи з вихідними документами готується на основі внутрішніх документів підприємства.

3) Організація роботи з внутрішніми документами - це робота з документами, які використовуються для організації роботи установи, підприємства.

Дослідивши загальні засади і структуру, проаналізуємо специфіку організації роботи з документами в органах внутрішніх справ.

Специфіка роботи з документами в ОВС полягає в тому, що переважна більшість документів мають, залежно від змісту і призначення, гриф обмеження доступу до документа.

Контроль за правильним присвоєнням грифа секретності носіям інформації здійснюють режимно-секретні підрозділи (Управління справами, секретаріати) органів внутрішніх справ. Для повного і беззастережного виконання вимог Закону "Про державну таємницю" Держкомсекретів України належить розробити нову Інструкцію щодо забезпечення режиму секретності в міністерствах, відомствах, установах і організаціях.

Окрім цього, відповідним наказом МВС України оголошено зареєстрований в Держкомсекретів України Тимчасовий перелік відомостей, які підлягають засекречуванню в системі МВС та тимчасове положення про порядок засекречування інформації, віднесеної до державної таємниці [29, c.64].

Також важливо відзначити, що з прийняттям Закону України "Про інформацію" МВС України видано наказ, який, зокрема, вимагає не допускати приховування інформації та відмов в ознайомленні громадян, юридичних осіб і державних органів з даними, які необхідні їм для реалізації своїх прав, свобод, законних інтересів, здійснення завдань і функцій, крім випадків, коли вони відомчими чи іншими нормативними актами віднесені до категорії таємних, тимчасово заборонених до відкритого опублікування, а також за інших обставин, передбачених Законом України "Про інформацію". При наданні матеріалів громадянам, юридичним особам, державним органам, а також для засобів масової інформації слід керуватися Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, а також, до видання розгорнутого переліку відомостей, що підлягають засекречування в системі МВС, вищезгаданим тимчасовим переліком, Положенням про порядок підготовки матеріалів, призначених для відкритого опублікування, іншими діючими нормативними актами.

Керівники органів внутрішніх справ повинні враховувати, що:

- робота з документами обмеженої, або закритої інформації має своє правове регулювання;

- в державі визначено осіб, які формують політику щодо державної таємниці (Президент України, Голова Верховної Ради, Прем'єр-міністр України), які є Державними експертами;

- Указом Президента міністр внутрішніх справ України, перший заступник міністра та два заступники наділені правами Державних експертів;

- право ліцензування діяльності, пов'язаної з державною таємницею, надано Державному Комітету з питань державних секретів.

На кожного працівника органів внутрішніх справ, який працює з документами, що містять секретну інформацію, має бути оформлений спеціальний допуск, а допуск (ліцензію) установам, організаціям і органам влади на здійснення діяльності, що містить державну таємницю, видає Державний Комітет з питань державних секретів.

Законодавче передбачені також порядок допуску громадян до державної таємниці, відмова у наданні допуску, перевірка осіб у зв'язку з державною таємницею, скасування допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці.

Окрім того. Постановою Кабінету Міністрів України № 779 від 16 листопада 1994 р. встановлено письмову форму трудового договору з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею [29, c. 71].

Закон встановлює обмеження громадян у праві виїзду на постійне проживання в іноземну державу, яке може реалізуватися не раніше ніж через п'ять років з часу скасування допуску.

Не обмежується виїзд на постійне проживання в держави, з якими Україна має угоди про взаємну охорону державних таємниць або інші міжнародні угоди, які передбачають такий виїзд.

Працівникам, які допущені до державної таємниці, за роботу з особливо важливими, цілком таємними і таємними носіями інформації до посадового окладу доплачуються спеціальні надбавки.

За науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи з обмежувальними грифами також встановлюється доплата.

При здійсненні судових, наглядових, контрольно-ревізійних функцій усі державні органи повинні дотримуватись вимог закону України "Про державну таємницю", а якщо зазначені органи не дотримуються встановленого порядку або не мають для цього відповідних умов, органи внутрішніх справ вправі відмовити їм у наданні таємної інформації.

Слід особливо підкреслити, що начальники органів та підрозділів внутрішніх справ несуть персональну відповідальність за відповідність режиму секретності нормативним документам і зобов'язані здійснювати постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці.

Документи управління мають свої особливості в оформленні та організації при розгляді пропозицій, заяв, скарг громадян, при роботі з кадровою, фінансовою та матеріально-технічною документацією.

Керівникам та працівникам органів внутрішніх справ необхідно розуміти, в яких ситуаціях найбільш доцільно застосовувати той чи інший вид документального оформлення управлінських рішень.

Як відзначають А.В. Охотніков та Є.А. Булавіна доставка основної маси документів усередині підприємства повинна проводитися спеціально організованою службою - кур'єрським зв'язком або за допомогою технічних засобів (пневмопочти, транспортерів та ін.). Технічні засоби доставки документів не знайшли ще достатньо широкого застосування, більше поширена доставка документів кур'єрами, в обов'язки яких входять: доставка кореспонденції, що поступила, в структурні частини; прийом документів для відправки з підприємства або для передачі в інші підрозділи; передача матеріалів для друкування в машбюро; доставка виготовлених текстів; розніс документів для узгодження, візування, ознайомлення; доставка сповіщень про наради, засіданнях і т.п. [37 с. 121].

Документи в межах структурного підрозділу можуть доставлятися секретарем. Обхід підприємства доцільно організувати за принципом кільцевих кур'єрських маршрутів. Така організація передбачає кругові обходи підрозділів по встановлених маршрутах і через певні проміжки часу, причому кур'єр, що здійснює обхід, приносить отримані документи і одночасно забирає ті, що відправляються. Дослідники вважають, що розробляти маршрути кур'єрського зв'язку необхідно з урахуванням принципу прямоточності руху документів. Маршрути кур'єрів повинні відповідати напрямам переміщення основних потоків документації в апараті підприємства. Протягом дня кур'єри кілька разів обходять структурні підрозділи. Число доставок документів в день залежить від характеру діяльності підприємства і об'єму документообігу. Термінова документація, включаючи телеграми, факси і телекси, доставляється негайно [37, с. 124].

Отже, розглянувши організацію документообігу в ОВС можна зазначити наступне:

- проходження документів на підприємстві має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

- слід виключати інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю;

- в порядку проходження і в процесі обробки основних категорій документів необхідно добиватися максимальної одноманітності;

- рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання;

- впорядкуванню документообігу на підприємстві сприяє розробка схем руху документів. При побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства: що входять, що виходять і внутрішні. Повний цикл проходження вхідних документів включає: прийом і первинну обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд і розподіл документів, їх реєстрацію; процес руху документів, що виходять, має бути організований так, щоб з документом проводився строго необхідний мінімум операцій, а кожне переміщення було обумовлене суто діловою необхідністю і здійснювалося найбільш раціональним способом.

- 1.3 Сучасні інформаційні технології в органах внутрішніх справ України

Особливого значення в діяльності органів державної влади набувають відомчі інформаційні ресурси ОВС як основний важель правоохоронної системи країни. Тому захист таких ресурсів також є визначним для становлення й розвитку інформаційних ресурсів держави, її політичної та економічної стабільності, а також відповідного іміджу в міжнародних відносинах.

Інформаційні ресурси - це інформаційна інфраструктура та циркулююча в ній продукція інформаційної діяльності, яка дає змогу розв'язувати відповідні завдання. Найважливішим при цьому є усвідомлення того, що дві складові інформаційних ресурсів доповнюють одна одну і не можуть бути використані окремо [15, c.85].

Основи існуючого інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ України були закладені у 70-х роках і зорієнтовані на інформаційну підтримку оперативно-службової діяльності підрозділів у боротьбі зі злочинністю. Вирішення оперативно-службових завдань на той час досягалося повною централізацією інформаційних обліків. Принципи побудови відображали притаманний тим рокам рівень розвитку технічних засобів і досягнень технології. Сьогодні програмно-технічна база загальновідомих інформаційних підсистем органів внутрішніх справ фізично і морально застаріла, вона не відповідає сучасним вимогам щодо продуктивності та засобів зв'язку [32, c.44].

Різке загострення за останній час оперативної обстановки в Україні, збільшення обсягів інформації, що надходить і переробляється, висунуло на передній план питання підвищення ефективності організації роботи з документами всіх служб органів внутрішніх справ за рахунок використання сучасних засобів комп'ютерної техніки, новітніх інформаційних технологій.

Сучасні інформаційні технології в управлінні органів внутрішніх справ (ОВС) - це технологічні процеси обробки інформації вручну або засобами електронно-обчислювальної і комп'ютерної техніки, що являють собою сукупність певних операцій, які виконуються з моменту надходження первісних документів, інформації або статистичних даних до моменту отримання результатів їх обробки і аналізу та прийняття певних управлінських рішень[47, c.105].

Основні характеристики і особливості інформаційних технологій в управлінні в ОВС визначаються поставленими управлінськими цілями та конкретними управлінськими завданнями [29, c.77]. Підвищення вимог щодо практичних результатів діяльності ОВС і збільшення обсягів інформації, що надходить в ОВС і переробляється, поставили на передній план питання підвищення ефективності роботи всіх служб МВС та підвищення практичної результативності управління в них за рахунок реорганізації та вдосконалення матеріально-технічного, нормативно-правового та кадрового забезпечення інформаційних підрозділів усіх рівнів структури органів МВС, використання сучасних засобів комп'ютерної техніки, новітніх інформаційних технологій в управлінні в органах внутрішніх справ і на цих засадах створення якісно нової системи інформаційно-методичного забезпечення управління в органах внутрішніх справ та їх оперативно-службової діяльності.

У деяких випадках навіть працівники міліції за отриманням інформації змушені звертатися до інтернету, наприклад, таких сайтів, як "facebook.com", "vkontakte.ru" та інших, де отримання інформації не обтяжено бюрократичною проволокою, а також сама інформація іноді є найбільш повною, ніж АБД, чи варто згадати про "чорний ринок" інформаційних баз даних, які містять навіть деяку інформацію оперативного характеру та доступні цивільним особам.

Відмітио що в ОВС Луганської області використовується інтегрована інформаційно-пошукова система Міністерства внутрішніх справ України - "АРМОР". Дана база даних розроблена УМВСУ в Луганській області, прийнята за базову у всіх обласних МВСУ з 2003 року. Автоматизовані робочі місця встановлені у міських районних відділах, зв'язок переважно забезпечується за технологією DSL, мобільні робочі місця можуть під'єднуватись до системи віртуальними приватними каналами стільникових операторів зв'язку. Функції системи: пошукові, облікові, довідкові, прогнозуючі.

Треба відмітити, що у результаті широкого використання сучасних технологій виникли позитивні тенденції, серед яких: загальне підвищення рівня комп'ютерної та інтерактивної грамотності працівників ОВС; розширення переліку комп'ютеризованих інформаційних підсистем; поширення "географії" використання сучасних засобів комп'ютерної техніки в діяльності усіх ланок органів внутрішніх справ; поширення технологій без паперовоїобробки даних; створення комп'ютерної мережі обміну інформацією. Нажаль використання сучасних ІКТ впроваджується лише у приватному порядку окремими працівниками міліції, та обумовлено тільки особистим прагненням до розвитку застосування сучасних інформаційно-комунікаційних технологій в ОВС України.

Але й необхідно зазначити той факт, що застосування комп'ютерної техніки при несистемному визначенні її місця та ролі в інформаційному забезпеченні діяльності міліції іноді має й такі негативні наслідки, як дублювання функцій інформаційних підрозділів у галузевих службах; нераціональне використання коштів на придбання та розроблення програмно-технічних комп'ютеризованих інформаційних підсистем; порушення режиму таємності та незахищеність банків даних. Така ситуація змушує наголошувати на неефективності сьогоденного інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ та й можливостей боротьби з правопорушеннями.

Таким чином, у кінцевому розрахунку ефективність функціонування систем обробки інформації та використання інформаційних технологій в управлінні в органах внутрішніх справ виявляється залежною безпосередньо від рівня матеріально-технічного та програмного методичного забезпечення управління в органах внутрішніх справ, а також від наявності необхідних професійних знань і практичних навичок у персоналу органів внутрішніх справ, який виступає їх користувачем, та правового регулювання відповідних службових відносин і процесів, у яких все це реалізується на практиці. Звідси і виникають певні організаційно-правові та інші проблеми як інформаційних технологій, так і їх методичного забезпечення в управлінні в органах внутрішніх справ. Успішне розв'язання цих та інших проблем у сфері інформаційних технологій та їх методичного забезпечення в управлінні в ОВС дозволить, значно підвищити ефективність практичного використання інформаційних технологій і конкретних методів у інформаційно-методичному забезпеченні управління в органах внутрішніх справ та його практичну результативність.

Розділ 2. Практичні аспекти організації документування в управлінні по боротьбі з незаконним обігом наркотиків україни в луганській області

2.1 Аналіз стану організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області

Наказом МВС України від 30.10.1993 р. № 682 було створено самостійне Управління боротьби з незаконним обігом наркотиків (УБНОН), а наказом МВС України від 02.02.1994 р. № 51 такі підрозділи були створені у системі органів внутрішніх справ областей. Невдовзі Наказом МВС України від 29.12.2001 р. № 1182 при відділах БНОН ГУМВС, УМВС, УМВСТ були створені оперативно-розшукові відділи (відділення, групи). 20.07.2002 р. на базі Управління боротьби з незаконним обігом наркотиків було створено Департамент боротьби з незаконним обігом наркотиків (ДБНОН МВС України).

Головною задачею, що покладена на УБНОН в Луганській області, є здійснює моніторинг ситуації у сфері протидії наркозлочинності, а також наявної інформації про джерела і шляхи надходження в незаконний обіг наркотичних засобів. На основі цього аналізу розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності органів внутрішніх справ, поліпшення взаємодії в цій роботі з іншими державними, недержавними та громадськими організаціями.

Також УБНОН в Луганській області, організовує роботу щодо забезпечення взаємодії з населенням та державними, громадськими і міжнародними організаціями у сфері протидії незаконному обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів і прекурсорів та попередження поширення наркоманії. Забезпечує порядок створення, організацію діяльності та основні функції громадських спостережних рад з питань протидії наркоманії, а також методичні рекомендації та пропозиції з питань удосконалення роботи з населенням і громадськими організаціями.

Забезпечує в установленому порядку взаємодію з органами державної влади з питань протидії незаконному обігу наркотиків і поширенню наркоманії.

Здійснює заходи із забезпечення контролю за виробництвом, виготовленням, зберіганням, обліком, відпуском, розподілом, торгівлею, перевезенням, пересиланням чи використанням наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів і прекурсорів, призначених для виробництва або виготовлення цих засобів і речовин, а також за встановленими правилами посіву або вирощування маку та конопель для промислових цілей.

Забезпечує проведення на території України спеціальних операцій щодо виявлення осіб, які займаються розповсюдженням наркотиків у навчальних закладах країни та в місцях масового проведення дозвілля молоді, а також інших комплексних заходів, спрямованих на перекриття джерел та каналів незаконного виготовлення і розповсюдження наркотиків.

У межах своєї компетенції, бере участь у міжнародному співробітництві з питань організації протидії незаконному обігу наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів та проблем поширення наркоманії. Надає допомогу представникам компетентних органів зарубіжних держав, які прибули в Україну для здійснення оперативно-розшукових та інших заходів, пов'язаних з наркозлочинністю.

У взаємодії зі Службою безпеки України, Державною митною службою, Адміністрацією Державної прикордонної служби України та Державною службою України з контролю за наркотиками здійснює заходи щодо припинення нелегального ввезення в Україну, вивезення з України чи транзиту через її територію наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів та проводить з цього питання міждержавні операції, а також, у межах своєї компетенції, взаємодіє з підрозділами кримінальної міліції (поліції) інших країн з питань розкриття злочинів, розшуку і затриманнянаркозлочинців.

Безпосередня організація роботи з документами в УБНОН України в Луганській області та його структурних підрозділах покладається на УДЗ, відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії.

Завдання, функції, порядок роботи УДЗ регламентуються Положенням про нього, затвердженим наказом Міністерства внутрішніх справ.

Основним завданням УДЗ є встановлення в апараті МВС єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах МВС.

Управління документального забезпечення в УБНОН України в Луганській області відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ установи;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до Державного архіву або особі, відповідальній за ведення архіву (далі - архів);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання в УБНОН України в Луганській області, вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів з питань діловодства;

- проводить регулярно (не рідше одного разу на рік) перевірку стану діловодства в УБНОН України в Луганській області;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у УБНОН України в Луганській області;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в УБНОН України в Луганській області;

- забезпечує дотримання єдиних вимог, щодо підготовки документів та організації роботи з ними, у тому числі в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним до передачі їх в архів;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МВС з питань діловодства;

- завіряє за запитами, здійсненими в установленому порядку, копії [4].

В даний час, організація роботи з документами в УБНОН України в Луганській області застаріла, особливо це стосується процесу організації роботи з документами відносно їх зберігання і редагування. Суттеві проблеми існуються в програмному забезпеченні для роботи з документами, особливо це стосується баз даних і текстових редакторів. Наприклад в УБНОН України в Луганській області ще досі використовують Microsoft office 2003, ця програма свого часу була непоганою але зараз вона вже морально застаріла і не має тих можливостей, що є у Microsoft office 2007 ча Microsoft office 2010. На дяких компьтерах і досі використовують операційні системи Windows 98, переважно це викликано тим, що комп'ютери не мають належної потужності для нормальної роботи сучасних операційних систем, таких як Windows Xp SP.3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8.