Microsoft Office 2010 - це комплексне програмне забезпечення та пакет підтримки, які допомагають керувати бізнесом і розгортати його. Спеціально для вас: потужні знаряддя електронної пошти та планування програми Outlook, керування складними відомостями й даними за допомогою програм Excel і Access, маркетингові знаряддя професійного рівня у програмі Publisher. Також надається технічна підтримка на один рік, якою ви можете скористатися за потреби. Вона забезпечує швидкий аналіз даних за допомогою міні-діаграм, вибірки та інших потужних знарядь для аналізу. Висвітлення відомостей за допомогою динамічних об'ємних діаграм і графіків, які можна легко створити, швиде створення власних засобів спілкування за допомогою потужних знарядь оформлення у програмі Publisher 2010, які дають змогу створювати будь-які матеріали - від звичайних документів до планування події, містить оновлену бібліотеку настроюваних шаблонів для створення внутрішні документів в ОВС, повідомлень тощо.

Використання знарядь для редагування фотографій і функції динамічного попереднього перегляду для випробування різних художніх ефектів.

Створення професійних маркетингових матеріалів без допомоги фахівця з дизайну завдяки потужним інструментам оформлення та широкому вибору готових тем.

Windows 7 (кодова назва під час розробки - Vienna) - назва найновішої версії операційної системи Windows, котра вийшла 22 жовтня 2009 року. Найвідчутнішим нововведенням є широке застосування інтерфейсу вводу, що управляється дотиком (touchscreen), в варіанті реагування на кілька дотиків водночас (multi-touch).

Істотно перероблений інтерфейс системи, панель завдань і меню "Пуск". Тепер назви програм і заголовки відкритих документів в панелі завдань не відображаються - тут немає ніякого тексту, а тільки іконки. Дістати доступ до основних функцій можна, не розгортаючи застосунок, - досить натиснути на відповідну іконку в панелі завдань правою кнопкою миші. Наприклад, у випадку з Windows Media Player користувач може відкрити список відтворення, а у випадку з Internet Explorer - проглянути зменшені зображення відкритих веб-сторінок і перемкнутися між ними. У меню "Пуск" з'явився доступ до тек, що найчастіше відкривалися.

При натисненні мишкою на вільне місце на робочому столі, всі відкриті вікна стають прозорими - це допомагає дістатися до віджетів, які в Windows 7 можуть розташовуватися довільно на робочому столі, а не в його певній частині, як в Vista. При перетягуванні вікна воно збільшується - коли користувач утримує його мишкою, і зменшується, коли відпускає в потрібному місці - як в Mac OS. Якщо відкрите вікно підвести до краю робочого столу, воно зменшиться до 50% від номінального розміру - це зручно для організації вікон. Покращено виведення зображення на мультиекранні системи.

Windows 7 потрібно менше часу на перехід в сплячий режим і вихід з нього, а також на відновлення зв'язку з бездротовими мережами Wi-Fi, стверджує Microsoft. Установка і підготовка до роботи запам'ятовуючих та інших пристроїв, що підключаються через роз'єм USB "займає лічені секунди", пошук інформації на комп'ютері і сортування його результатів відбуваються також значно швидше.

Для перегляду веб-сторінок в Windows 7 передбачена восьма версія браузера Internet Explorer. До нього, крім прискорених алгоритмів роботи, увійшов новий сервіс, що сповіщає про зміни на зазначеному раніше веб-сайті.

На робочому столі Windows 7 можна розмістити віджети - невеликі застосунки, що показують час, картинки, які транслюють текстові новини, що програють музичні або відеофайли і так далі.

Для любителів комп'ютерних ігор у новинці передбачена нова версія Games Explorer, яка здатна завантажувати новини та оновлення до вже встановленим іграм, а функція Play To допоможе відтворити обрану музику на сумісних комп'ютерах і пристроях в будинку. Також в систему додано розпізнавання почерку і покращена взаємодія з багатоядерними процесорами.

Контроль облікових записів менш нав'язлива, а Контрольну панель можна буде викликати з області повідомлень панелі завдань. Перероблений калькулятор, а в WordPad і Microsoft Paint може з'явитися інтерфейс, звичний для користувачів Microsoft Office 2007.

Крім того, в Windows 7 буде включена нова версія Windows Media Player.

В Windows 7 впроваджено нову вдосконалену технологію Natural ClearType, яка має зробити шрифти ще гладкішими.

До ОС також вбудовано близько 120 фонових малюнків, унікальних для кожної країни і мовної версії. Так, російська версія включає тему "Росія" з шістьма унікальними шпалерами високої роздільної здатності. Всі версії включають 50 нових шрифтів. У існуючих шрифтах пророблена робота над коректним відображенням всіх символів. Windows 7 - перша версія Windows, яка включає більше шрифтів для відображення нелатинських символів, ніж для відображення латинських. Для зручності управління панель управління шрифтами також піддалася поліпшенню. За умовчанням, в ній відображуватимуться лише ті шрифти, розкладка для яких встановлена в системі. Реалізована підтримка Unicode 5.1. Панель пошуку Instant Search тепер розпізнає більше мов. Наприклад, розпізнаються російські відмінки, відміни, рід, однина і множина.

Отже, впровадження даного програмного забезпечення сприятиме ефективній і швидкій організації роботи з документами в УДЗ УБНОН.

Окрим проблеми застарілого прогрмного забезпечення і технічних засобів роботи з документами, в установі існує велика завантаженість друкованими або рукописними документами. Вони займають багато місця і ускладнено процес пошуку необхідної інформації вних, що також потребує вирішення, через впровадження нового інформаційно-методичного забезпечення в напрямку автоматизації процесі роботи з документами, що буде запропоновано в наступному підрозділі.

Проаналізувавши проблеми при організації роботи з документами що існують в УДЗ УБНОН України в Луганській області, зазнчимо особливості роботи з ними, що за ступенем гласності відносяться до - "Для службового користування".

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації [5].

Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1, один з яких надсилається відправнику [5].

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних чергових працівників.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони бліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 або картках за формою 3, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації [5].

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 або на картках за формою 5 [5].

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією [5]. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється тамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6.

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Документи з грифом "Для службового користування" в УДЗ зберігаються у службовому приміщенні і бібліотеці у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Проаналізувавши особливості роботи в УДЗ документами, що відносяться до категорії "Для службового користування", розглянемо завдання і обов'язки працівників підрозділу документаційного забезпечення УБНОН України в Луганській області.

На підрозділ досліджуваного підприємства покладається підготовка власних інструкцій з діловодства на підставі інструкції з діловодства.

За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні відповідей на запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад з питань організації роботи органів досудового слідства органів внутрішніх справ та стану розслідування конкретних кримінальних справ, що перебувають у провадженні слідчих органів внутрішніх справ, відповідає керівник УДЗ УБНОН України в Луганській області.

За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах апарату МВС відповідають їх керівники.

На керівника підрозділу документального забезпечення покладається обов'язок зберігання печатки органу УБНОН України в Луганській області із зображенням Державного Герба України [4].

Копії документів структурних підрозділів видають з дозволу керівника структурного підрозділу - автора документа, крім копій за запитами на інформацію, якщо вони не містять інформацію з обмеженим доступом.

Керівник архівного підрозділу засвідчує копії лише тих документів, які знаходяться в архіві на постійному зберіганні.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з УБНОН України в Луганській області, а також під час формування особових справ працівників.

Працівники УБНОН України в Луганській області несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.

У разі виявлення факту втрати службового документа працівник зобов'язаний негайно доповісти про це безпосередньому керівникові, а також повідомити підрозділ документального забезпечення.

Інформація, викладена в службових документах, не підлягає розголошенню. Публічне використання таких відомостей та ознайомлення з цими документами посадових осіб, які не зазначені в резолюції до документа, допускається з дозволу керівництва органу на підставі законодавства.

Документообіг в УБНОН України в Луганській області - це проходження документів у системі УБНОН України в Луганській області з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у УБНОН України в Луганській області на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів у системі УБНОН України в Луганській області найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування у МВС структурних підрозділів і робочих місць.

Особливості організації роботи з електронними документами в УБНОН України в Луганській області визначаються відповідними інструкціями, розробленими підрозділами документального забезпечення спільно з іншими зацікавленими підрозділами органів та підрозділів внутрішніх справ, у яких використовуються такі технології організації діловодства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

Проаналізувавши наявний стан організації роботи з документами на УБНОН України в Луганській області зазначимо, що існує ряд проблем, які необхідно вирішити:

- застаріле технічне обладнання;

- погане забезпечення умов зберігання документів;

- застаріле програмне забезпечення, що використовується на ПК для організації роботи з документами;

- повільний процес роботи з обробки документів.;

- ускладнений облік;

- відсутність електрони пошти в середені УБНОН України для швидкого обміну документами "Для службового користування".

Шляхи вирішення зазначених проблем за рахунок удосконалення організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області будуть запропоновані в наступному розділ.

2.2 Шляхи вдосконалення організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області

Під час упровадження у УБНОН України в Луганській області системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу УДЗ разом з ДІАЗ розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація роботи з документами в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів з можливостями засобів автоматизації діловодства.

В результаті аналізу стану організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області було виявлено недоліки технічного характеру, такі як відсутність потужних комп'ютерів і оновлених опреційних систем, спеціального програмного забезпечення для поліпшення та оптимізації роботи УДЗ.

Для поліпшення організації роботи з документами в УБНОН пропонуємо такі шляхи вдосконалення

1. Оновлення матеріально технічної бази.

Нове інформаційно-методичне забезпечення повинно передбачати забезпечення не тільки, необхідною і достатньою інформацією, яка б відповідала встановленим нормативно-правовим та іншим вимогам, але й, науково-обґрунтованими методами її збору, оброблення, зберігання, видачі, передачі і транспортування, багаторівневого аналізу та багатоцільового використання (як на рівні всієї системи органів внутрішніх справ МВС України, так і на всіх інших рівнях, зокрема, на рівнях окремих видів ОВС та їх структурних елементів і підрозділів) [18, c.118].

Нове інформаційно-методичне забезпечення управління в органах внутрішніх справ повинно базуватися на його головній меті, сутності, організаційно-правових засадах та особливостях оброблюваної інформації та всього інформаційного забезпечення управління в ОВС і виявлятися на практиці у комплексному і системному застосуванні в управлінні ОВС різних класів методів, які б взаємодоповнювали один одного, посилювали переваги та компенсували недоліки кожного з цих класів методів окремо з обов'язковим забезпеченням провідної ролі і значення серед них математичних методів.

2. Вдосконалення методичного забезпечення існуючих в управлінні в ОВС інформаційних технологій та подальше зростання ефективності їх використання в управління в органах внутрішніх справ сьогодні вже неможливі без створення єдиного автоматизованого банку даних облікової оперативно-розшукової, криміналістичної та різноманітної довідкової й іншої інформації із нормативно-правовим визначенням користувачів і забезпеченням їхнього доступу до цієї інформації.

Так, наприклад, принципи дії системи Бази даних, заснованої у 60-80-х роках минулого століття, діють й у сучасній практиці ОВС, не будучи вдосконаленими за вимогами сьогодення, водночас паралельно з нею не тільки діють, та вдосконалюються принципи роботи таких баз даних, як "Cronos", "DreamTeam", "Access", тощо, які перебувають у вільному продажу.

В сучасних умовах всі ці напрямки мають розвіватися не тільки на базі теорії організації, але й на основі досягнень інформатизації, зокрема новітніх засобів зв'язку та комп'ютерної техніки. Відзначимо, що наявність інформації є невід'ємним гарантом ефективності функціонування правоохоронних органів, зокрема, їх протидії злочинності.

Наявність інформації у підрозділах ОВС дозволяє визначити перспективи змін обсягу роботи органів внутрішніх справ, зробити висновки про те, на яких ділянках роботи мають бути зосереджені основні зусилля органів внутрішніх справ, які регіони, об'єкти й галузі економіки вимагають більшого профілактичного впливу, як найбільш раціонально розподілити сили і засоби ОВС, як їх використати, які корективи потрібно вносити у форми і методи їх роботи.

Процес запровадження в органах внутрішніх справ інформаційних технологій не є досконалим та на десятиріччя відстає від сучасних технологій, які використовуються сьогодні у суспільстві. При усій жалюгідності ситуації, не варто впускати загальновідомий факт, який полягає в тому, що швидкість вдосконалення ІКТ у всесвіті, проходить набагато скоріше, ніж то було 50 років назад.

Виходячи з викладеного, можна зробити висновок, що, розвиток системи організації роботи з документами в ОВС полягає в оптимізації інформаційного забезпечення, та відповідності принципам дії сучасних технологій, що у майбутньому допоможе подолати всі перешкоди в інформаційному забезпеченні діяльності органів внутрішніх справ і підвищити ефективність роботи з документами.

3 Впровадження програми створення баз даних "Cronos". Треба зазначити, що майже за 20 років роботи цієї компанії, принципи дії програми було змінено декілька разів, що у свою чергу призвело до таких можливостей як автоматична обробка запитів на перевірку даних з інформаційних масивів, у тому числі у "пакетному" режимі; зберігання аудіо-, фото- та відеоматеріалів, що відносяться до об'єкта запиту; створення архіву формальних досьє на об'єкти перевірки; автоматизація діяльності операторів інформаційних підрозділів виконують функції виконання запитів на перевірку інформації по базах (масивів) даних; автоматизація діяльності бізнес-аналітиків при вирішенні аналітичних завдань (аналіз кількості і якості запитів, аналіз прийнятих рішень по запитах, аналіз виробничого навантаження на операторів, бізнес аналіз і т.д.); самостійне підключення інформаційних масивів.

4. Важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу в УБНОН України в Луганській області є комп'ютеризація операцій не тільки складання, а й обробки документів. Комп'ютер став незамінним помічником. Використання комп'ютерів допомагає виконувати широке коло задач, таких як створення і редагування документів, реєстрація документів і контроль за їх виконанням, збереження і пошук поточних документів. Здійснюється архівне збереження документів, пошук необхідної інформації, прийом і передача документів по мережі (як локальної, так і глобальної), а також організація робочого часу користувача.

Визначаючи досвід організації документообігу, нормативну базу, яка забезпечує організацію роботи, можна надати рекомендації для використання в роботі УБНОН України в Луганській області локальної та глобальної комп'ютерної мережі, а також використання автоматизованих систем діловодства. Комп'ютерна мережа призначена для об'єднання декількох комп'ютерів з метою обміну даними. Мережа дає можливість використовувати загальні ресурси. Це можуть бути бази даних, програми, зовнішні пристрої. Використання автоматизованих систем сприяє покращенню організації документообігу, оформленню документів і в цілому організації діловодства на підприємстві.

Обсяг електронного документообігу постійно збільшується, особливо в зв'язку з розвитком всесвітньої мережі Інтернет і можливістю обміну документами по електронній пошті, а також зі зростаючою популярністю Інтернет [19, с.67].

Електронний документ повинний відповідати наступним вимогам:

- створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;

- містити реквізити, що дозволяють підтвердити його дійсність і цілісність;

- бути відображеним (відтвореним) у формі, зрозумілої для сприйняття.

При використанні автоматизованих систем у документообігу в системі УБНОН України в Луганській області основне значення відводиться місцю та ролі техніки в загальній схемі руху документів. Побудова комп'ютерної мережі передбачає зміну потоків документів традиційної системи управління і все більшу їх реалізацію за допомогою комп'ютерних технологій. Важливе значення при цьому має прийнятий в системі управління порядок придання юридичної сили електронним документам, тобто документам, що створюються за допомогою електронно-обчислювальної техніки і особливо на машинних носіях.

5. Організаційні заходи щодо уникнення паралельної участі в документообігу традиційної та електронної документації, що містить дубльовану інформацію. Тому для використання працівниками апарату управління рекомендується направляти тільки перероблену та систематизовану документну інформацію, а вихідну передавати на зберігання в архів безпосередньо після перенесення даних на комп'ютерний носій.

Неможливо побудувати ефективну систему управління на основі двох систем управління документаційної діяльності: формальної та функціональної. Вони повинні бути нерозривно зв'язані в єдине в масштабі всього підприємства. Це означає, що правила обліку і контролю за рухом документів повинні поширюватися на всі підрозділи і всіх робітників, що працюють з документами. У той же час при вирішенні різних функціональних завдань й обробці зв'язаних з ними документів повинні використовуватися спеціалізовані правила роботи з документами й інформацією, що утримується в них.

Якість автоматизації залишається найважливішим фактором як при виборі, так і при створенні системи. Автоматизовані системи обліку, створювані розроблювачами програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю.

6. Одним з варіантів рішення завдання автоматизації роботи з паперовими документами є використання автоматизованих систем по діловодству. Важливим кроком автоматизації є раціональна організація управлінських процедур, зокрема створення сучасних систем діловодства.

Відомо, що раціональне управління документами приводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшенню доступу до інформації для ухвалення управлінських рішень, поліпшенню виконавської дисципліни і, отже, загальному підвищенню якості управління.

Для поточної роботи необхідно вчасно одержувати копії окремих документів по основній діяльності. Системи по діловодству нададуть будь-яку інформацію, що знаходиться в базі даних системи [34, с.13].

При інтеграції системи обліку в систему автоматизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства допускає візування документів в електронному виді, система документообігу сама забезпечує проведення процесу візування. При необхідності візування на паперовому носії система по діловодству дозволить проконтролювати доставку документа всім особам, що візують, відстежити терміни узгодження і підписання, що украй важливо для підготовки наказів.

При залученні системи по діловодству всі зміни, внесені в документ який візується, фіксуються в електронній картці. При затвердженні документа керівник може переглянути етапи внесення змін у документ на стадії візування. При наявності на підприємстві спеціалізованих служб, що відповідають за внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби управління персоналом залишається тільки контролювати проходження документа. На жаль, більшість систем документообігу, скоріше, забезпечують розсилання інформації, ніж керують реальним паперовим документообігом [27, с. 28].

7. Впровадження електроной пошти для службового користування. Традиційно для доставки документів намагаються використовувати електронну пошту, тому що робота стандартних поштових систем, як правило, не задовольняє адміністративним вимогам. Використання системи діловодства для прийому первинних даних з підрозділів дозволяє вирішувати всі адміністративні проблеми передачі. Система не тільки допоможе розіслати запити на документи по підрозділах і проконтролювати їхнє відправлення, але і перевірить дійсність електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично завантажить їх у базу даних. Процес паперової передачі даних (замість електронної) необхідний лише для підтвердження підпису відповідальної особи. Використання локальної мережі дозволить довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої звітності і знизить працезатрати працівників.

Таким чином, майбутнє за інтеграцією професійної системи обліку і системи організації роботи з документами. Використання систем автоматизації на УБНОН України в Луганській області дозволить:

- захистити передані дані. Практично вся кадрова інформація відноситься до конфіденційних зведень. Для одержання даних стороннім підрозділам або надається доступ до бази даних, або інформація висилається в електронному або паперовому виді;

- ще одною важливою перевагою інтеграції є механізми введення великих кількостей паперових документів. Якщо робоче місце обладнати сканером для завантаження копій документів у базу даних, це, безсумнівно, дасть виграш у продуктивності при наданні копій документів. Але максимальне зниження працезатрат дасть лише механізм використання потокового сканування документів, реалізований у деяких системах. При наявності підрозділу централізованої обробки документів система автоматично одержує і зберігає електронну копію документа.

Переваги впровадження електроної пошти полягають в тому, що при розсиланні електроних листів адресат одержує документ практично моментально після його відправлення. А потім електронний документ може бути відтворений у будь-якому виді та формі: відкритий на екрані комп'ютера, перенесений на паперовий носій, перенесений або скопійований на різні матеріальні носії інформації (дискети, CD-диски і т.д.).

Використання електронної пошти надає користувачам можливості:

- оперативної доставки електронних документів адресатам;

- одночасного розсилання будь-якій кількості адресатів;

- одержання підтвердження про доставку документів по призначенню;

- редагування отриманих документів, їхнього збереження і пересилання;

- дозвіл на друк отриманих документів.

Після одержання електронних документів їх необхідно зареєструвати. Перевірка дійсності електронного документа здійснюється з використанням засобів перевірки електронного цифрового підпису. Дійсність документа вважається підтвердженою, якщо в результаті перевірки електронного цифрового підпису встановлюється незмінність усіх реквізитів. Під електронним цифровим підписом розуміється реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки, отриманий у результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, який і дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також відсутність перекручування інформації в електронному документі.

Потім керівник УБНОН України в Луганській області проставляє на документах резолюцію, і по внутрішній мережі підприємства вони розсилаються на робочі місця виконавців. Процес виконання електронних документів аналогічний виконанню документів на паперових носіях.

Правове регулювання в сфері обігу електронних документів спрямовано:

- на реалізацію єдиної державної політики в сфері обігу електронних документів;

- забезпечення безпеки і захисту інформації при її створенні, обробці, збереженні, передачі і прийомі;

- забезпечення прав і законних інтересів користувачів електронних документів;

- правове забезпечення технології створення, обробки, збереження, передачі і прийому електронних документів.

Термін збереження електронних документів такий, як і в паперових. І тому що довгострокове збереження великої кількості документів у пам'яті персонального комп'ютера складає деяку складність, доцільно формувати спеціальні архіви електронних документів на компакт-дисках [27, с.29].

При створенні електронних архівів повинні виконуватися наступні вимоги:

- електронні документи повинні бути захищені від несанкціонованого доступу і внесення змін;

- організація доступу до документів повинна вироблятися в порядку, передбаченому відповідними нормативними актами;

- користувачам повинна бути надана можливість представлення електронних документів у виді копії на паперовому носії;

- користувачам повинна бути надана можливість підтвердження дійсності електронних документів протягом усього терміну їхнього збереження.

Ведення електронної документації надає додаткові можливості для діловодства, роблячи процеси підготовки й обробки документів більш ефективними, але в той же час накладає деякі обмеження і висуває визначені вимоги до УБНОН України в Луганській області.

Сучасні системи автоматизації діловодної діяльності і документаційного забезпечення управлінської діяльності УБНОН України в Луганській області підтримують повний життєвий цикл документа.

У цілому, сучасні системи автоматизації діловодної діяльності тією чи іншою мірою забезпечують:

- реєстрацію всієї кореспонденції, що надходить, включаючи листи і звертання громадян;

- реєстрацію усієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів УБНОН України в Луганській області;

- введення резолюції, звітів про виконання, узгодження (візування) документів;

- списання документів у справу відповідно до номенклатури справ;

- контроль своєчасного виконання доручень, звертань громадян, а також резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;

- пошук документів і одержання статистичних звітів по організації роботи з документами в УБНОН України в Луганській області.

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства й організації роботи з документами досить різноманітний щодо їх функціонального й технологічного рівня. Більшість вітчизняних систем організації роботи з документами побудовані на базі західних інформаційних систем, але на ринку вже з'явились і вітчизняні розробки, які відповідають державним стандартам і враховують специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та організації, нормативні вимоги, технологію автоматизації) [31, с.101].

У якості рекомендації для використання автоматизованих систем діловодства на підприємстві можна назвати такі:

"Бос-Референт" - виконує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних документів будь-яких форматів і розмежування доступу до них.

"Євфрат-99" - забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, охоплюючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих із різних джерел. Пошук тексту за змістом документа й за реквізитами, морфологічний аналіз документів, підтримка широкого спектру графічних форматів. Підтримуються додаткові можливості: тестування баз даних, архівування, функції фільтрування інформації.

"Справа" - поняття предметної сфери діловодства, взяті із нормативних документів, інформаційна та функціональна моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використання сучасних CASE-технологій. Розроблений Web-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами в Інтернеті.

"Крон" - забезпечує електронний підпис, спільне використання й контроль версій, поштову систему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних документів.

"Оптіма" - комплексна система управління потоками робіт і організації конфіденційної роботи з документами.

"Інтертраст" - система електронного документообігу й автоматизації діловодства підприємства.

Системи можуть міститі у собі три підсистеми.

"Діловодство" - комплект баз даних для автоматизації процесу роботи з документами підприємства. Система забезпечує: реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників; автоматичну доставку електронних документів виконавцям; ведення електронного архіву документів.

"Малий офіс" - комплект баз даних для автоматизації діяльності підприємств. У комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси і телефони, Прайс - лист, Наради і засідання, Звертання громадян (населення), Проекти і заходи, Планування часу, Електронна бібліотека документів, Відділ кадрів. Накази і розпорядження УБНОН України в Луганській області, Зовнішні контакти, перелік громадян що мали проблеми з законом (відомості про них).

"Канцелярія" - система автоматизації роботи з документами підприємства. Система забезпечує: підготовку і збереження вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції; контроль результатів і термінів виконання документів; контроль пере адресації документів по підрозділах; сортування і пошук документів, формування зведень і звітів.

"Optima-Workflow" - система призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування і збереження документів, а також для конфіденційнйної роботи з документами. Система відслідковує і фіксує процес руху документів з урахуванням часу й імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту і засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного або випадкового втручання.

Враховуючи те, що придбання кожної із систем пов'язано з великими витратами й подальшою адаптацією до конкретних потреб УБНОН України в Луганській області, можна вважати, що доцільнішою є розробка власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів і технологій найбільш конкурентоспроможних систем такого класу.

Отже, ефективність організації роботи з документами досягається за рахунок удосконалення і кооперації роботи, скорочення витрат часу на підготовку і пошук необхідних документів, використання передових автоматизованих систем. Роботу з документьами в УБНОН України в Луганській області можливо удосконалити шляхом раціоналізації та автоматизації; доставки документів; застосування засобів комп'ютерних технологій на всіх етапах роботи з документами.

Розділ 3. Охорона праці та безпека у надзвичайних ситуаціях

Значення охорони праці полягає в сприянні росту ефективності суспільного виробництва шляхом безперервного вдосконалення і поліпшення умов праці, підвищення їх безпеки, зниження виробничого травматизму і профзахворювань. Соціальне значення охорони праці проявляється в зростанні продуктивності праці, збереженні трудових ресурсів і збільшенні сукупного національного продукту.

Зростання продуктивності праці відбувається в результаті збільшення фонду робочого часу завдяки скороченню внутрішньо-змінних простоїв шляхом ліквідації мікротравм або зниження їх кількості, а також завдяки запобіганню передчасного стомлення шляхом раціоналізації і покрашення умов праці та введенню оптимальних режимів праці і відпочинку та інших заходів, які сприяють підвищенню ефективності використання робочого часу.

Збереження трудових ресурсів і підвищення професійної активності працюючих відбувається завдяки покращенню стану здоров'я і подовженню середньої тривалості життя шляхом покращення умов праці, що супроводжується високою трудовою активністю і підвищенням виробничого стажу. Підвищується професійний рівень також завдяки зростанню кваліфікації і майстерності.

Збільшення сукупного національного продукту відбувається завдяки покращенню вище перелічених показників та їх складових компонентів.

Знання основ охорони праці - це формування у майбутніх фахівців із вищою освітою необхідного в їхній подальшій професійній діяльності рівня знань та умінь із правових та організаційних питань охорони праці, основ фізіології, гігієни праці, виробничої санітарії, безпеки процесів праці та пожежної безпеки, визначеного відповідними державними стандартами освіти, а також активної позиції щодо практичної реалізації принципу пріоритетності охорони життя та здоров'я працівників щодо результатів виробничої діяльності.

3.1 Аналіз небезпечних і шкідливих факторів умов праці в приміщенні УБНОН України в Луганській області

Згідно зазначеного завдання цього розділу ми будемо проводити на базі відділу ДЗУ в Управлінні по боротьбі з незаконним обігом наркотиків України в Луганській області. Приміщення знаходиться в будівлі Головного управління МВС України в Луганській області.

Загальна площа приміщення 31,2 м 2, висота - 3,09 м, приміщення має одне вікно і використовується комп'ютерна техніка. Кількість працюючих у приміщенні - 3 чоловіки. Робочу площу, що припадає на одного працюючого: 31,2 : 3 = 10,4 (м 2/чол.). За СНиП 2.09.04 - 87 на кожного працюючого в приміщеннях де використовується комп'ютерна техніка повинно припадати - 6 м ²/чол робочої площі, висота приміщення повинна бути не 2,5 м, відносно даних нашого дослідження приміщення УБНОН України в Луганській області відповідає всім зазначеним вимогам і нормам.

У працівників, які часто працюють з особливо комп'ютерами, однією з головних проблем є швидка зорова втомлюваність, а проблема загального освітлення стоїть дуже гостро.

Основним завдання виробничого освітлення є підтримання на робочому місці освітленості, що відповідає характеру зорової роботи. Збільшення освітленості робочої поверхні покращує видимість об'єктів за рахунок підвищення їх яскравості, збільшує швидкість розрізнення деталей. За даними міжнародної комісії з освітлення, завдяки поліпшенню освітленості приміщень можна збільшити ефективність роботи співробітників на 3-11%. Оптимально спроектоване и раціонально виконанне промислове освітлення підвіщує ефективність професійної діяльності, працездатність и безпеку праці. [2].

В приміщенні УБНОН України в Луганській області використовується як природне так і штучне освітлення, що регламентується нормами ДБН В.2.5-28-2006 "Природне і штучне освітлення".

Розрахуємо значення штучного освітлення за коефіциентом використання світлового потоку за формулою:

де Е - освітленність, лк;

К - коефіцієнт запасу = 1,6;

F_л - світовий потік однієї лампи заданного типа, лм (в приміщенні використовують люмінісентні лампи типу ЛД 80 світловий потік яких = 3440 лм.);

- коэфіциент використання освітлювальної установки (_В= 0,4 ч 0,6);

N - кількість світильників загального освітлення (6);

z - коэффіциент мінімальної освітленості (z =1,1);

n - кількість ламп (для люмінесцентних ламп) (2).

. (5.14)

За вимогами СНиП II - 4 - 79 відставння від норми ДЕ допускается в межах від (-10%) до (+20%).

Отже відносно проведеного аналізу штучного освітлення в ДЗУ УБНОН України в Луганській області зазначимо що воно перевищує допустиму норму на 5%., таким чином, фактичне значення штучного освітлення вище за норму для адміністративних приміщень, що дорівнює 300 люкс, а це свідчить про необхідність зменшення рівня штучного освітлення в приміщенні УДЗ УБНОН України в Луганській області.

Отже для поліпшення умов праці в досліджуваному приміщенні необхідно покращити штучне освітлення, шляхом зменшення кількості світильників або впровадити установки з менш потужними люмінесцентними лампами, також при необхідності використовувати місцеве освітлення.

Коливальні рухи різних пристроїв, механізмів, живих організмів, а також природного походження породжують безладне змішування звуків різної частоти й сили і називаються шумом. Шум у діапазоні від 16 до 20 000 гЦ спричинює швидку втомлюваність, головний біль, запаморочення, неврози і серцево-судинні захворювання. Це призводить до виробничих травм, є фактором зниження продуктивності праці. Особливо шкідливі шуми великої інтенсивності і частоти, а також безперервні одноманітні звучання того чи іншого джерела шуму. З гігієнічної точки зору допустимий рівень шуму в такому інтервалі частот, який не має шкідливої дії на організм людини [2].

Рівні шуму на робочих місцях в ДЗУ УБНОН України в Луганській області, для осіб що працюють на ПК, визначені ДСанПін 3.3.2-007-98 і не перевищують 50 дБА, рівень вібрації не перевищує 75 дБ.

Рівні звукового тиску на робочих місцях в ДЗУ УБНОН України в Луганській області, де використовуються персональні комп'ютери відповідає вимогам ДСТУ 12.1.003-89.

Мікроклімат виробничих приміщень - це сукупність параметрів повітря у виробничому приміщенні, які діють на людину у процесі праці, на його робо-чому місці, у роб зоні.

Робоче місце - територія постійного або тимчасового знаходження людини у процесі праці.

Робоча зона - частина простору робочого місця, обмежене по висоті 2 м від рівня підлоги.

Параметри мікроклімату:

1) температура повітря Т, ^оС;

2) відносна вологість Y, %;

3) швидкість руху повітря V, м\с.

Значні коливання параметром мікроклімату можуть привести до порушення терморегуляції організму (здатність організму утримувати постійну темпе-ратуру), що приводить до порушення системи кровообіг, загальної слабкості і т.п [10].

Відповідно до норм ГОСТ 12 1.005-88, СН 4088-86 - норми мікроклімату для приміщень з ПК мають настпні показники.

1. В холодну пору року, температура повітря повинна бути 21 - 23 ^оС, а в теплу - 22 - 24 ^оС. В приміщенні ДЗУ УБНОН України в Луганській області температура становить 23^оС, що відповідає зазначеним вимогам.

2. Відносно вологості, то середні коливання її показників приблизно 45 - 55 % в теплу і холодну пори року, що також відповідає вимогам ГОСТ 12 1.005-88, СН 4088-86.

3. Швидкість руху повітря, м/с становить 0,1 м/с в холодну пору року і 0,2 м/с в теплу, за ГОСТ 12 1.005-88, СН 4088-86 це є нормою.

Відносно небезпеки ураження струмом, можна зазначити наступне. Згідно ДНАОП 0.00 -1.31-99 при проектуванні систем електропостачання, монтажі силового електроустаткування і електричного освітлення в будівлях і приміщеннях для ЕОМ необхідно дотримуватися вимог нормативно технічній документація. Комплекс необхідних заходів з технікибезпеки визначається, виходячи з видів електроустановки, її номінальної напруги, умов середи, типа приміщення і доступності електроустаткування [10].

ПК є однофазним споживачем електроенергії, що живиться від змінного струму 220 В. Від мережі із заземленою нейтраллю. За способом захисту людини від ураження електричним струмом, ПК і периферійна техніка повинні відповідати 1 класу захисту.

За небезпекою ураження електричним струмом управлінське приміщення відділення належить до категорії приміщень без підвищеної небезпеки ураження електричним струмом працюючих, яка відповідає нормам НАПБ Б.03.002-2007.

Згідно з правилами техніки безпеки при роботі з ПК на досліджуваному підприємстві виконують наступні запобіжні засоби: монтаж, обслуговування, ремонт і наладка ПК, заміна деталей, пристосувань, блоків здійснюється тільки при повному відключенні живлення; заземлені конструкції приміщення надійно захищені діелектричними щитками або сітками від випадкового дотику; попереджувальні написи та індикатори; занулення струмопровідних частин. Таким чином, норми електробезпеки згідно ПУЕ-76, ДНАОП 0,00-1,31-99 виконані.

Пожежна безпека ДЗУ УБНОН України в Луганській області забезпечується системами запобігання пожежі та протипожежного захисту, у тому числі організаційно-технічними заходами.

Згідно з вимогою ГОСТ 12.1.004-91 пожежна безпека на ДЗУ УБНОН України в Луганській області забезпечується наступними заходами:

- системою запобігання пожежам;

- системою пожежного захисту;

- організаційними заходами щодо пожежної безпеки.

Запобігання пожежі досягається наступними заходами:

- запобігання утворенню горючого середовища;

- запобігання наявності в горючій середі джерел запалення.

Заходи вжиті у досліджуваному приміщенні для дотримання вимог, щодо небезпеки виникнення пожежі:

- приміщення має 2 вогнегасники типу ВВК-5;

- на стіні перед виходом наявний план евакуації з приміщення та будівлі;

- серед персоналу проводяться навчання та інструктажі щодо правил пожежної безпеки;

- біля дверей приміщення не розміщаються шафи та інші меблі, що забезпечує вільний доступ до приміщення на випадок пожежі;

- щоденно здійснюється волога приборка підлоги, меблів;

- робочі папки та ділові папери зберігаються в ящиках столів та спеціально обладнаній шафі;

- на вікнах приміщення встановлена охоронна сигналізація, а не металеві грати, що забезпечує полегшений доступ до приміщення.

При організації праці, що пов'язана з використанням ПК, для збереження здоров'я працюючих, запобігання професійним захворюванням і підтримки працездатності слід передбачити внутрішньозмінні регламентовані перерви для відпочинку.

Внутрішньозмінні режими праці і відпочинку мають передбачати додаткові нетривалі перерви в періоди, що передують появі об'єктивних і суб'єктивних ознак втомлення і зниження працездатності.

При виконанні протягом дня робіт, що належать до різних видів трудової діяльності, за основну роботу з ПК слід вважати таку, що займає не менше 50 % часу впродовж робочої зміни, мають передбачатися:

- перерви для відпочинку і вживання їжі (обідні перерви);

- перерви для відпочинку і особистих потреб (згідно з трудовими нормами);

- додаткові перерви, що вводяться для окремих професій з урахуванням особливостей трудової діяльності.

Тривалість обідньої перерви визначається чинним законодавством про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (організації, установи). Відповідно до ДЗУ УБНОН України в Луганській області це 1 годин з 12.30 -13.30.

Внутрішньозмінні режими праці і відпочинку при роботі з ПК розроблено з урахуванням характеру трудової діяльності, напруженості і важкості праці диференційовано для кожної професії.

За характером трудової діяльності, згідно з діючим класифікатором професій (ДК - 003 - 95 і Зміна № 1 до ДК - 003 - 95) на ДЗУ УБНОН України в Луганській області визначено наступне: працівники при роботі з ПК - виконують одноманітні за характером роботи з документацією та клавіатурою і нечастими нетривалими переключеннями погляду на екран дисплея, з введенням даних з високою швидкістю, робота характеризується як фізична праця з підвищеним навантаженням на кисті верхніх кінцівок на фоні загальної гіподенамії з напруженням зору (фіксація зору переважно на документи), нервово-емоційним напруженням.

Трудова діяльність працівників невиробничої сфери відноситься до категорії робіт, пов'язаних з використанням великих обсягів інформації, із застосуванням комп'ютеризованих робочих місць, з частим прийняттям відповідальних рішень в умовах дефіциту часу, безпосереднім контактом з людьми різних типів темпераменту і т.п. Це обумовлює високий рівень нервово-психічного перевантаження, знижує функціональність і активність центральної нервової системи, призводить до розладів в її діяльності, розвиток втоми, перевтоми, стресу.

Боротьба з втомою, в першу чергу, зводиться до поліпшення санітарно-гігієнічних умов виробничого середовища, зменшення фізичних і нервово-психічних навантажень, у тому числі монотонних умов праці. Особливу роль у запобіганні втоми працівників грають правильна організація робочого місця, робоче положення, ритм роботи, раціоналізація трудового процесу, використання емоційних стимулів, впровадження раціональних режимів праці та відпочинку.

...