Організація роботи з документами в органах внутрішніх справ України

Таким чином, за результатами дослідження можна зробити наступні висноВки.

1. Дослідивши праці А. Демидова, І. Михайлова, О. Чорного, Р. Гіляревського, Л. Скібіцької можемо зазначити, що під "системою" розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов'язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Проаналізувавши роботи С. Кулешова, А. Соколова, Н. Кушнаренко, Н. Ларькова, Ю. Столярова, Г.Швецова-Водка, зазначити, що під документом розуміють матеріальний об'єкт, який містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для передавання її у часі і просторі.

З дослідження Т.М. Бондирєва і аналізу ДСТУ "Діловодство та архівна справа" визначено, що система документації - це сукупність взаємозв'язаних документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності.

Також, з аналізу вище зазначених робіт виходить, що документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів, а організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації.

2. Дослідивши загальні засади, структуру і специфіку організації роботи з документами, можемо констатувати наступне.

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Організація роботи з документами включає в себе ряд питань, найважливішими з яких є: загальні правила роботи з докумнтами; порядок проходження та виконання вхідних документів; порядок роботи з вихідних та внутрішніх документів у процесі їх підготовки; організація доставки документів; порядок прийняття та передачі документів; виконання документів; облік обсягу документообігу.

Структура організації роботи з документами, складється з трьох основних компонентів, а саме організація роботи з вхідними документами, організація роботи з вихідними документами, організація роботи з внутрішніми документами.

Специфікою роботи з документами, в ОВС є те, що переважна більшість документів мають, залежно від змісту і призначення, гриф обмеження доступу до документа. Режим секретності - встановлений нормами права згідно з вимогами Закону України "Про державну таємницю" та інших виданих відповідно до нього нормативно-правових актів єдиний порядок забезпечення охорони державної таємниці, що визначає процедури поводження з відомостями, що становлять державну та службову таємниці Секретність сприяє запобіганню витоку закритої інформації

3. Проаналізуваши сучасні інформаційні технології в органах внутрішніх справ України, можемо відмітити, що інформаційні ресурси - це інформаційна інфраструктура та циркулююча в ній продукція інформаційної діяльності, яка дає змогу розв'язувати відповідні завдання.

Сьогодні програмно-технічна база загальновідомих інформаційних підсистем органів внутрішніх справ фізично і морально застаріла, вона не відповідає сучасним вимогам щодо продуктивності та засобів зв'язк

Сучасні інформаційні технології в управлінні органів внутрішніх справ (ОВС) - це технологічні процеси обробки інформації вручну або засобами електронно-обчислювальної і комп'ютерної техніки, що являють собою сукупність певних операцій, які виконуються з моменту надходження первісних документів, інформації або статистичних даних до моменту отримання результатів їх обробки і аналізу та прийняття певних управлінських рішень

Основні характеристики і особливості інформаційних технологій в управлінні в ОВС визначаються поставленими управлінськими цілями та конкретними управлінськими завданнями.

Ефективність функціонування систем обробки інформації та використання інформаційних технологій в управлінні в органах внутрішніх справ виявляється залежною безпосередньо від рівня матеріально-технічного та програмного методичного забезпечення управління в органах внутрішніх справ, а також від наявності необхідних професійних знань і практичних навичок у персоналу органів внутрішніх справ.

4. В якості об'єкта дослідження організації роботи з документами в ОВС було обрано УБНОН України в Луганській області. Організація роботи на цьому державному підприємстві видеться на основі настпних нормативно-правових докумнтів: Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України: наказ МВС України від 23.08.2012 N 747; Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних

носіїв інформації, які містять службову інформацію: постанова КМУ від 27 листопада 1998 р. N 1893; Наказ МВС від 27.07.2012 №650 "Про затвердження інструкції з оформлення документів у системі МВС України"; Закони України про державну таємницю і про інформацію.

Оперативність і надійність управління організацією роботи з документами в УБНОН України в Луганській області пов'язана з швидкістю проходження документів. Тому прискорення процесів досягається за рахунок чіткого розподілу функцій між структурними підрозділами і виконавцями, а також автоматизацією діловодства.

На підрозділ документаційного забезпечення УБНОН України в Луганській області покладається підготовка власних інструкцій з діловодства на підставі Інструкції з діловодства.

На керівника підрозділу документаційного забезпечення покладається обов'язок зберігання печатки органу УБНОН України в Луганській області із зображенням Державного Герба України.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з УБНОН України в Луганській області, а також під час формування особових справ працівників.

Працівники УБНОН України в Луганській області несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у УБНОН України в Луганській області на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Досліджено особливості ефективної організація документообігу на УБНОН України в Луганській області.

На досліджуваному підприємстві наявні наступні проблеми в організації роботи з документами:

- застаріле технічне обладення;

- велика кількість документів, що призводить до займання ними місця;

- ускладнени пошук необхідної інформації;

- використання застарілого програмного забезпечення.

Для вирішення даних проблем пропонується удосконалення процесу роботи з документами кріз призму автоматизації даних процесів і впровадження новітніх інформаційних технологій на підприємстві.

5. В якості вдосконалення процесу ведення діловодства в УБНОН України в Луганській області пропонується впровадження автоматизованих систем документообігу.

Автоматизація роботи з документами УБНОН України в Луганській області надасть можливість для формування загальної картини що відбувається на підприємстві; злагодженої роботи всіх підрозділів; поліпшення якості обслуговування клієнтів; ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних і інших виробничих ресурсів.

Раціональне управління документами приводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшенню доступу до інформації для ухвалення управлінських рішень, поліпшенню виконавської дисципліни і, отже, загальному підвищенню якості управління, сприяє прискоренню швидкості пошуку необхідної інформації і її обробки.

Список використаних джерел