Организационно-правовое и документационное обеспечение управления муниципальных органов власти на примере Управления социальной защиты населения администрации Октябрьского района города Красноярска

Положение определяет основные функции, задачи, права, организацию деятельности, ответственность Управления. К функциям Управления в области документационного обеспечения управления относятся:

- прием, регистрацию заявлений и документов, необходимых для предоставления социальных услуг, принятие решений о признании гражданина нуждающимся в социальном обслуживании либо об отказе в социальном обслуживании, уведомление граждан о принятом решении;

- составление и пересмотр индивидуальных программ предоставления социальных услуг;

- организацию предоставления социальных услуг гражданам в форме социального обслуживания на дому, в полу стационарной и стационарной формах муниципальными учреждениями социального обслуживания;

- организацию социального сопровождения граждан.

Управление принимает от граждан заявления и иные документы, необходимые для назначения мер социальной поддержки, предоставления дополнительных мер социальной поддержки и социальной помощи, в соответствии с законодательством формирует личные дела граждан, обеспечивает сохранность дел, конфиденциальность информации, проводит подготовку и сдачу документов на архивное хранение.

Управление осуществляет прием граждан, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, и принимает по ним необходимые меры и решения. Порядок приема и рассмотрения обращений регулируется нормами Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Письменное обращение может быть доставлено:

- лично гражданином или его представителем;

- почтовым отделением связи;

- средствами электросвязи, в том числе электронной почтой;

- представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц.

Письменные обращения могут быть получены во время личного приема граждан должностными лицами.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации по месту их поступления. Регистрация осуществляется однократно.

Регистрация обращений граждан осуществляется в Системе электронного документооборота (СЭД) путем заполнения РКК. В РКК вносятся следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже);

- адрес заявителя;

- источник поступления;

- вид обращения;

- способ доставки;

- должностное лицо, ответственное за рассмотрение данного обращения;

- тематика обращения (в соответствии с Тематическим классификатором обращений и запросов граждан, организаций и общественных объединений Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций);

- содержание обращения.

При регистрации коллективного обращения указывается первый гражданин, в адрес которого направляется ответ.

При регистрации обращений, поступивших из органов государственной власти, местного самоуправления, содержащих просьбу проинформировать о результатах рассмотрения, ставится отметка «Особый контроль». Срок рассмотрения обращения устанавливается в соответствии с запросом. Отметку об установлении особого контроля и сокращенных сроков рассмотрения обращения обозначают соответствующей записью в РКК и оттиском штампа «Особый контроль».

Коллективные обращения в РКК отмечаются индексом «Ко».

Рассмотрение письменных обращений включает в себя:

- рассмотрение обращений должностным лицом и выдачу указаний по их исполнению в форме резолюции;

- проведение исполнителем необходимой работы по рассмотрению обращений (направление запросов, получение информации);

- подготовку ответа и направление его заявителю.

Если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым, остальные - соисполнители.

Ответственному исполнителю передается оригинал резолюции и подлинник обращения. Соисполнители получают копии резолюции, текст обращения распечатывают из СЭД.

Срок рассмотрения обращений граждан составляет 30 дней с даты регистрации обращения. При необходимости дополнительной проверки сведений, изложенных в обращении, а также при направлении запросов о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Продление срока рассмотрения обращения оформляется в виде служебной записки на имя должностного лица, в компетенцию которого входит контроль за рассмотрением обращения, с обоснованием причин продления. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется гражданину и, при необходимости, в орган, который запрашивает информацию о результатах рассмотрения данного обращения.

Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все вопросы, изложенные в обращении, приняты необходимые меры и направлен ответ всем заинтересованным органам и лицам.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому обращению, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

В случае отказа в удовлетворении обращения заявителю разъясняется порядок обжалования принятого решения.

Многократные обращения гражданина, переписка с которым по конкретным вопросам прекращена, списываются в архив руководителем органа, принявшим решение о прекращении переписки, без уведомления их автора.

Зарегистрированные и исполненные обращения граждан хранятся в службе делопроизводства на бумажном носителе и в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники обращений, внутренние документы с оригинальной подписью должностного лица, запросы, относящиеся к рассмотрению обращений, ответы заявителям подлежат возврату в службу делопроизводства в течение 2 дней после их фактического исполнения.

В структуре Управления находится 11 отделов. Вопросы организационно-правового и документационного обеспечения управления решает организационно-правовой отдел и отдел по приему документов.

К компетенции организационно-правового отдела относится:

- правовое обеспечение деятельности Управления;

- организация ДОУ;

- кадровый учет личного состава Управления и др.

Отдел по приему документов ведет работу по обращению граждан.

Особенности документирования деятельности в Управлении социальной защиты населения администрации Октябрьского района определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

В Управлении используются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк правового акта: постановления, распоряжения администрации города, распоряжения руководителя администрации района в городе, приказа руководителя органа администрации города;

- бланк письма - угловой и продольный.

Общий бланк используют для изготовления внутренних документов, в том числе внутренних служебных писем. Реквизиты общего бланка: герб города Красноярска, наименование органа местного самоуправления, дата документа.

Реквизиты бланка правового акта: герб города Красноярска, наименование органа местного самоуправления либо органа администрации города, наименование вида правового акта.

Реквизиты бланка письма: герб города Красноярска, наименование органа, справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, официального сайта и др.), код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, дата, регистрационный номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Протокол - документ, фиксирующий факт проведения заседания (совещания), содержащий запись хода обсуждения вопросов, представленных тезисов докладов и выступлений и принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков их исполнения. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов и материалов. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой «Для служебного пользования».

В зависимости от вида заседания (совещания), его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

1. полный протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, выступления участников, заданные вопросы, реплики, замечания, принятые решения и т.п.;

2. сокращенный протокол - фиксирует только принятые решения по итогам заседания (совещания).

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании (совещании), принимает председательствующий.

Обязательными реквизитами полного варианта оформления протокола являются: вид документа, регистрационный номер, вид заседания, место проведения заседания, время проведения заседания, дата протокола. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1-2 межстрочными интервалами.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Утвержденные на заседаниях документы, за исключением проектов правовых актов, прилагаются к протоколу заседания.

Датой протокола заседания (совещания) является дата проведения заседания (совещания). Подписанный протокол заседания (совещания) подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) в СЭД ведется раздельно для каждого вида протокола. Виды протоколов определяются в Управлении в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник протокола заседания (совещания) хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовка и оформление поручений.

Поручения руководителя Управления, заместителей руководителя, имеющие срочный характер исполнения, могут быть оформлены в виде отдельного документа.

Текст поручения содержит:

- основание поручения;

- фамилию, инициалы и должность исполнителя;

- содержание поручения;

- подпись должностного лица, выдавшего поручение;

- форму представления отчета об исполнении поручения;

- срок исполнения поручения.

Реквизитами поручения являются: вид документа, регистрационный номер, наименование должности, основание поручения, содержание поручения, дата выдачи поручения, форма представления отчета о выполнении поручения, срок исполнения поручения, отметка о снятии с контроля, дата снятия с контроля

Датой поручения является дата его подписания. Подписанное поручение подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Поручения рассылаются только ответственным исполнителям поручений. Подлинник поручения хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Входящие документы.

Входящие документы - документы, поступающие в Управление из органов государственной власти, местного самоуправления, от юридических и физических лиц.

Документы доставляются:

- почтовым отделением связи;

- фельдъегерской службой;

- средствами электросвязи;

- по электронной почте;

- представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц, физическими лицами (далее - нарочно).

Документы могут быть переданы руководителю Управления, должностным лицам при личном приеме. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в службу делопроизводства для регистрации.

При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица) и приложений к нему. При обнаружении повреждений, отсутствия документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документов составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня с даты их поступления. При существенных замечаниях к оформлению документа он возвращается отправителю в течение 3 дней с даты получения.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документа составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в службе делопроизводства, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю. В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документа в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению. Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю, о чем составляется соответствующий акт.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая отметку «Лично», передается помощнику руководителя, который принимает решение о необходимости регистрации документа.

Конверты от вложенных документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

- дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

- поступают письма граждан;

- только по конверту можно определить адрес отправителя.

Входящие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Документы регистрируются однократно при поступлении в службу делопроизводства Управления. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Документы, требующие срочного исполнения, регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителям в день регистрации.

Регистрация документов осуществляется в СЭД путем заполнения РКК. При регистрации входящей документации в РКК вносятся следующие основные реквизиты: наименование организации (адресанта), дата регистрации документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ, регистрационный номер документа, вид документа, краткое содержание, фамилия, инициалы должностного лица, ответственного за рассмотрение документа, отметка о наличии приложений, отметка о контроле (сроке исполнения) документа, отметка о конфиденциальности.

Результаты рассмотрения руководителем документов отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа, включающей подпись руководителя, дату, и вносятся в РКК.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются федеральными законами, Уставом города Красноярска. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города, его заместителями или руководителями органов администрации города, а также могут содержаться в документе, поступившем в Управление.

В случае если руководителем не указан срок исполнения документа, он не должен превышать 30 календарных дней.

Кроме того, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку «Срочно», «Незамедлительно» - в трехдневный срок;

имеющие пометку «Оперативно» - в десятидневный срок;

документы без установленного срока - в срок не более 30 дней.

Течение срока, определенного периодом времени, начинается со дня регистрации документа.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, рассмотрения запросов и сообщения результатов заинтересованным органам и лицам или при наличии иного документального подтверждения исполнения. Отметка об исполнении документа в СЭД устанавливается службой делопроизводства.

Исходящие документы.

Исходящие документы - документы, отправляемые органами Управлением в другие органы местного самоуправления, государственной власти, юридическим и физическим лицам.

Для осуществления оперативных связей с вышестоящими органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами в Управлении готовятся служебные письма:

1. как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

2. как сопроводительные письма к направляемым документам;

3. как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

- причину возникновения вопроса или его краткую историю;

- ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.

Регистрация исходящих документов осуществляется только при наличии в РКК основных реквизитов:

- наименование адресата документа;

- фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ;

- вид документа;

- краткое содержание;

- отметка о наличии приложений;

- отметка об исполнителе документа;

- отметка о контроле (сроке исполнения) документа.

Служба делопроизводства проводит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.). Обработка документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Неправильно оформленные, некомплектные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Служба делопроизводства формирует карточку отправления в СЭД с занесением ее в реестр, печатью конвертов и уведомлений для заказной корреспонденции.

Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

- сортировку и вложение в конверты;

- указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

- определение и проставление стоимости отправления;

- проставление оттиска отправителя;

- передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Внутренние документы - совокупность различных по виду и содержанию документов, обеспечивающих оперативный информационный обмен между органами и должностными лицами Управления.

Основными видами внутренних документов являются внутренние письма, информационные сообщения в электронном виде и телефонограммы.

Внутреннее письмо представляет собой документ информационно-справочного характера, составленный органом или должностным лицом администрации города и направленный в другой орган или должностному лицу в СЭД.

Информационное сообщение в электронном виде - внутренний документ, содержащий информацию служебного характера (приглашения, извещения, экстренные сообщения), передаваемый по электронной почте с помощью почтовой программы.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый посредством телефонной связи.

По содержанию внутренние письма делятся на две основные группы: инициативные письма, которые составляются по инициативе органа или должностного лица с определенной целью, и письма - ответы на инициативные письма.

Указание почтового адреса не требуется.

На письме в обязательном порядке проставляется виза исполнителя, подготовившего проект внутреннего письма, а также могут проставляться визы иных должностных лиц органа администрации города, подготовившего письмо.

Виза проставляется на лицевой стороне в нижней части последней страницы документа. Все должностные лица, завизировавшие письмо, несут равную персональную ответственность за достоверность содержащейся в нем информации.

Все внутренние письма подлежат регистрации в СЭД.

В отличие от исходящих писем внутреннее письмо готовится в одном экземпляре. Подписанное и зарегистрированное в СЭД внутреннее письмо хранится в службе делопроизводства органа, в котором оно было подготовлено.

Все внутренние письма регистрируются в СЭД однократно по месту подписания и имеют отдельную от исходящей и входящей документации нумерацию.

Одним из видов внутренних документов, используемых для передачи приглашений на совещания, извещений о проведении мероприятий, экстренных сообщений, являются информационные сообщения в электронном виде.

Полученные информационные сообщения в электронном виде относятся к официальной переписке.

Содержащаяся в них информация является обязательной к рассмотрению и исполнению.

Срок исполнения внутреннего письма составляет 30 календарных дней с даты его регистрации.

Контроль и исполнение документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

Организация работы по исполнению документа включает:

- рассмотрение документа руководителем;

- доведение поручения до исполнителей;

- постановку документа на контроль;

- контроль за его исполнением;

- снятие исполненного документа с контроля;

- актуализацию сведений о документе в СЭД в соответствии с представляемой информацией о его исполнении;

- обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа;

- информирование руководителя Управления о состоянии исполнения документа.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, имеющих срок исполнения.

Рассмотрение документов руководителями осуществляется в день их поступления.

Документы передаются исполнителю в день их рассмотрения руководителем. Документы, имеющие резолюцию «Срочно» или для исполнения которых установлен срок не более 3 дней, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

В случае если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Подлинник документа передается основному исполнителю, копии документа - соисполнителям.

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, поручения (протокола), задания (правового акта).

Документы, поручения, резолюции подлежат исполнению в установленные сроки.

Сроки исполнения документов исчисляются:

- в календарных днях с даты регистрации - для входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;

- с даты подписания - для правовых актов;

- с даты выдачи поручения - для протоколов, поручений, перечней поручений.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте служебного письма, протокола, правового акта и других документов.

При невозможности исполнения документа в установленный срок основной исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока, отведенного на исполнение документа, представляет предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения руководителю, выдавшему резолюцию (поручение, задание).

Срок исполнения срочных и оперативных резолюций (поручений, заданий) не продлевается.

Исполнение поручения может завершаться в форме:

- подготовки проекта документа (правового акта, служебного письма, телеграммы, другого);

- проведения совещания и оформления протокола;

- устного доклада автору поручения;

- составления справки об исполнении документа;

- в иной форме по решению руководителя.

В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа и оформление его РКК в СЭД в соответствии с установленными требованиями.

К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого руководителем накладывается резолюция (поручение, задание).

Документ считается исполненным:

- после фактического выполнения резолюции (поручения, задания) по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

- после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

- при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело, и включает в себя:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа;

- слова «В дело»;

- подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

- дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Отметка о списании в дело проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу.

Резолюция (поручение, задание) снимается с контроля должностным лицом, его выдавшим.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры руководствуются правовыми актами, регламентирующими порядок документирования, положением об органе, структурном подразделении органа, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения или ведомственным перечнем.

В номенклатуру включаются заголовки дел, формируемых на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе документы с отметкой о конфиденциальности и т.д.

Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру не включаются периодические издания и документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

Номенклатура Управления разрабатывается ответственным за ведение делопроизводства в органе на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Согласованная с муниципальным архивным учреждением номенклатура ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Возникающие в течение года новые виды документов, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Заголовки дел предварительно должны быть согласованы с экспертной комиссией администрации города, органа администрации города с правами юридического лица и муниципальным архивным учреждением.

Согласование номенклатуры с муниципальным архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры Управления составляется, согласовывается и утверждается новая номенклатура.

После утверждения номенклатуры соответствующие выписки из ее разделов направляются в органы и структурные подразделения для использования в работе.

Сводная номенклатура готовится в двух экземплярах.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения остается в администрации города, органе администрации города с правами юридического лица. Второй экземпляр передается в муниципальное архивное учреждение.

документационный документооборот орган самоуправление

2.2 Формирование дел, организация оперативного хранения, порядок передачи документов на хранение в архив

Экспертиза ценности документов - установление сроков хранения и определение ценности документов с целью их отбора на государственное архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при выделении дел к уничтожению, при подготовке дел к последующему хранению и передаче дел в архив.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в Управлении социальной защиты администрации Октябрьского района.

Решение по отбору, хранению, уничтожению и передаче дел на архивное хранение принимает постоянно действующая экспертная комиссия администрации города, либо постоянно действующие экспертные комиссии, созданные в Управлении, наделенных правами юридического лица.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается правовым актом.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшего их упорядочения, отбор документов временного (до 10 лет) хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Порядок формирования дел.

Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в Управлении формируются децентрализованно.

Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство. Руководители и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать в дело все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- запрещается включать в дела черновики, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4,0 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10,0 см). При превышении данного объема относящиеся к делу документы формируются в два или более томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Том 1», «Том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты группируются в дела по видам, в хронологическом порядке и по номерам с приложениями, к ним относящимися.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами.

Листы согласования размещаются после правового акта.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке. Личные карточки формы Т-2 уволенных работников формируются за один календарный год в алфавитном порядке.

Лицевые счета служащих и работников по техническому обслуживанию группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Протоколы и документы к ним формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы совещания и т.п.) и располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируемые в отдельные дела (доклады, проекты решений и др.), систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Обращения физических и юридических лиц и документы по их рассмотрению и исполнению группируются по дате их поступления.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Указания руководителя по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Дела подлежат оформлению по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление внутренней описи (перечня) документов дела;

- переплет дела или подшивку;

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами единой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Использование чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом углу верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. А лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «Лист 7 - карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок и пропущенных в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается, по согласованию с ним, употребление литерных (с буквенными дополнениями) и пропущенных номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, особенности учета которых определяются спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа, правовые акты и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к ним.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, а также итоговую запись, в которой указывается цифрами и прописью количество листов документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов (дублетный документ - это один из экземпляров копии документа), черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,0 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Если в деле количество листов не превышает 50, допускается подшивка дел. Подшиваются дела на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона. При подшивке дел для предохранения документов от механической порчи на первом листе дела используется полоска тонкого картона, через которую и пропускаются нитки.

При оформлении дел канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры, а также клеящий карандаш не применяются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

На обложке дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть указаны:

- наименование органа, структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись «Хранить постоянно».

Заголовок дела на обложке соответствует номенклатуре дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера распорядительных актов, протоколов и т.п.).

При сдаче документов на хранение в архив на обложке справа вверху и слева внизу должно быть предусмотрено место для проставления архивом шифров.

Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

На завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - сквозной за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям дел устанавливается по согласованию с архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие дополнительные сведения о делах (номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) вносятся в опись полностью;

- на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

- графа описи «Примечание» используется для отметок о выбытии и передаче дел со ссылкой на необходимый акт, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах, три из которых предназначаются для архива; подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются протоколом экспертной комиссии, утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Красноярского края, затем утверждаются руководителем Управления.

Организация оперативного хранения документов и дел.

С даты заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел в места хранения;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны содержаться в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в шкафах с замками, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от пыли и воздействия солнечного света. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по описям дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, а также принимает меры по восстановлению утраченного документа.

При утрате правового акта экспертная комиссия вправе решить вопрос о замене утраченного подлинника документа копией электронного документа из СЭД.

Выдача дел другим органам или организациям производится в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Обязательные реквизиты акта: дата и место составления; дата и номер выдаваемого дела (документа); должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за делопроизводство; должность, подпись и расшифровка подписи представителя принимающей стороны.

Документы из дел выдаются работникам Управления для служебного пользования под расписку о временной выдаче подлинника правового акта и возвращаются в течение рабочего дня. Расписка помещается на место выданного подлинника до его возврата.

Порядок передачи дел на архивное хранение.

Документы Управления, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, особую важность для общества, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в муниципальное архивное учреждение.

В архив передаются дела постоянного хранения. До передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в течение 5 лет. По решению экспертной комиссии этот срок может быть изменен.

Дела временного хранения передаче в архив не подлежат. По истечении сроков хранения они подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя органа администрации города и руководителя архива.

Передача дел в архив осуществляется по описям дел, утверждаемым руководителем органа администрации города.

Прием дел производится работником архива в присутствии специалиста, ответственного за делопроизводство.

Особенности работы с электронными документами

Электронные документы создаются:

- путем сканирования и регистрации в СЭД - для входящих документов и обращений граждан, полученных на бумажном носителе. Делопроизводитель несет персональную ответственность за соответствие сканированного электронного документа документу на бумажном носителе;

- путем создания документа в электронном виде и регистрации в СЭД - для всех остальных видов документов.

Исполнитель, подготовивший документ, несет персональную ответственность за соответствие электронного документа в РКК СЭД документу на бумажном носителе.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Единицей учета электронного документа является РКК СЭД. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства Управления в СЭД.

Документы, поступающие с Единого портала государственных услуг и официального сайта Управления, автоматически формируются в виде электронного документа в СЭД.

Документы, поступающие в региональную систему межведомственного электронного взаимодействия в электронном виде, регистрируются в СЭД.

Подготовка и оформление электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Формат файла, используемый при создании электронного документа, определяется с учетом лицензионного программного обеспечения органов администрации города.

При создании электронного документа в СЭД используется единый справочник организаций, включающий также информацию о физических лицах.

Справочник может дополняться, корректироваться. Перечень уполномоченных лиц, ответственных за внесение изменений в справочник, определяется руководителем органа администрации города.

Перед вводом новой информации в единый справочник организаций необходимо убедиться в отсутствии в нем выбираемой организации либо физического лица.

...