Совершенствование работы кадровой службы при реализации стратегии организации на примере ОАО "ДРСК"

Из данных аналитической таблицы 2 видно, что в ПЗЭС ОАО «ДРСК» удельный вес рабочих в 2012 г. выше его величины в 2012 г. на 1,2 %, соответственно, в 2012 г. уменьшился на 1,2 % удельный вес ИТР, в том числе руководителей увеличился на 0,6 %.Анализ состава персонала ПЗЭС ОАО «ДРСК» по возрасту представлен в таблице 3

Таблица 3 - Состав персонала ПЗЭС ОАО «ДРСК» по возрасту за 2011-2012 гг.

Показатель	2011г.	2012г.	Отклонение (+/-)	Темп роста, %
Всего работников, в том числе:	350	418	+68	119,4
от 18 до 24 лет	100	119	+19	119,0
от 25 до 29 лет	50	75	+25	150,0
30 лет	9	7	-2	77,8
31 год	5	5	-	100,0
от 32 до 39 лет	42	42	-	100,0
от 40 до 49 лет	81	75	-6	92,6
от 50 до 54 лет	30	42	+12	140,0
от 55 до 59 лет	14	27	+13	192,9
60 лет и старше	19	26	+7	136,8

В ПЗЭС ОАО «ДРСК» численность работников в возрасте от 18 до 24 лет в 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличилась на 19 человек. Численность работников в возрасте от 25 до 29 лет в 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличилась с 50 чел. до 75 чел. или на 25 чел. (50,0 %). Численность работников в возрасте 30 лет снизилась на 2 чел. Следует отметить снижение численности работников в возрасте от 40 до 49 лет на 6 чел. Численность работников в возрасте от 50 до 54 лет, от 55 до 59 лет и в возрасте старше 60 увеличилась, соответственно, на 12 человек (или 40,0 %), на 13 чел. или 92,9 % и на 7 чел. (36,8 %). По сравнению с 2008 г. неизменной осталась только численность работников в возрасте 31 года (5 чел.) и в возрасте от 32 до 39 лет (42 чел.). Таким образом, в ПЗЭС ОАО «ДРСК увеличивается численность персонала молодого возраста до 29 лет и старшего возраста (старше 50 лет).

Рассмотрим трудовой потенциал ПЗЭС ОАО «ДРСК» по образованию в таблице.

Таблица 4 - Состав персонала ПЗЭС ОАО «ДРСК» по образованию за 2011-2012 гг.

Показатель	2011г.	2012г.	Отклонение (+/-)	Темп роста, %
Всего работников, в том числе имеющих:	350	418	+68	119,4
высшее образование	47	50	+3	106,4
среднее специальное образование	67	81	+14	120,9
профессионально-техническое образование	172	208	+36	120,9
общее среднее образование	58	75	+17	129,3
общее базовое образование	6	4	-2	66,7

В 2011-2012 гг. в ПЗЭС ОАО «ДРСК» численность работающих с высшим образованием увеличилась на 3 чел., со средним специальным образованием - на 14 чел., с профессионально-техническим образованием - на 36 чел., с общим средним образованием - на 17 чел. Следует отметить уменьшение численности работников с общим базовым образованием на 2 чел.

Таким образом, приведенные выше данные свидетельствуют о повышении образовательного уровня работников ПЗЭС ОАО «ДРСК» в 2012 г. по сравнению с 2011 г.

Рассмотрим уровень образования высшего руководящего состава предприятия более подробно. Данные представлены в таблице 5

Таблица 5 - Характеристика руководящего состава ПЗЭС ОАО «ДРСК»

Должность	Год рождения	Образование	Стаж работы на предприятии
Генеральный директор	1957	высшее, инженер-электрик	10 лет
Зам. ген. директора - технический директор	1959	высшее, инженер-механик	10 лет
Первый зам. ген. директора по мат.-тех. снабжению	1957	Высшее инженер- физик	10 лет
Зам. ген. директора по финансам	1966	высшее, инженер-экономист	9 лет
Главный бухгалтер	1963	высшее, экономист	10 лет

Таким образом, профессионально-квалификационный уровень работников предприятия достаточно высокий, позволяющий решать поставленные задачи. Негативным моментом является быстрое старение коллектива и отсутствие притока молодых специалистов.

Проведем анализ динамики численности работников ПЗЭС ОАО «ДРСК» воспользовавшись данными таблицы 5, из которой видно, что не все коэффициенты движения рабочей силы имеют положительную динамику. Коэффициент по приему увеличился на 0,103, а коэффициент по увольнению вырос в динамике на 0,032, что отразилось на изменении общего коэффициента оборота рабочей силы. Отрицательной тенденцией в движении кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК» в отчетном периоде является увеличение коэффициента текучести кадров на 0,008.

Таблица 6 - Анализ показателей движения рабочей силы ПЗЭС ОАО «ДРСК» за 2011-2012 гг.

Показатели	2011 год	2012 год	Отклонение (+/-)
1. Среднесписочная численность работников	350	418	+68
2. Принято работников	71	129	+58
3. Уволено работников	40	61	+21
4. Коэффициенты
- по приему	0,203	0,309	+0,106
- по увольнению	0,114	0,146	+0,032
- текучести кадров	0,009	0,017	+0,008
- оборота рабочей силы	0,317	0,455	+0,138

Сформулируем основные цели и задачи кадровой службы ПЗЭС ОАО «ДРСК». Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в обществе. В соответствии с целью кадровая служба ставит перед собой следующие задачи:

- подбор, расстановка и воспитание кадров;

- оформление и учет кадров;

- обеспечение прав, льгот и гарантий работников общества;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины в обществе.

Цель кадровой службы ПЗЭС ОАО «ДРСК» соответствует задачам, которые ставит перед собой общество. Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:

- разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации.

- составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

- обеспечивает общество кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности общества.

- формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.

- совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности.

- информирует работников общества об имеющихся вакансиях.

- устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора общества.

- ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам.

- выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы.

- осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.

- готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

- совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

- организует проведение аттестации работников общества, ее методическое и информационное обеспечение.

- анализирует результаты аттестации.

- организует в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами проверки в подразделениях общества:

- соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях;

-состояния трудовой дисциплины;

- исполнения решений аттестационной комиссии.

- осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения.

- готовит документы для оформления пенсий и представляет их в органы социального обеспечения.

Обеспечивает социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

Составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком.

Оформляет командировки и ведет учет командировок. Обеспечивает ведение табельного учета.

Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.

Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

Принимает меры к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

Отдел кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК»имеет право:

- запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;

- осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию;

- участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- вносить на рассмотрение руководства общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.

Конкретные права начальника отдела и работников отдела устанавливаются должностными инструкциями.

Отделу кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК»следует более продуктивно участвовать в работе комиссий по вопросам кадров, и осуществлять более детальный контроль за деятельностью структурных подразделений предприятия. Остальные права, которыми наделен отдел кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК» выполняет должным образом.

В соответствии с законодательством РФ отдел кадров предприятия несет коллективную ответственность за:

- качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу;

- соблюдение требований трудового законодательства;

- правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в обществе.

Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями. Отдел кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК» осуществляет свою работу в соответствии с законодательными актами РФ. Следует более качественно проводить мероприятия по реализации кадровой политики в ПЗЭС ОАО «ДРСК»н».

Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.

Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует:

- с главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

- с отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

- с отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;

- с канцелярией по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров.

Важно отметить, что взаимодействие со структурными подразделениями общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями.

Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.

Планы отдела составляются начальником отдела. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.

Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления: прием; увольнение; перемещение, отпуска, командировки; изучение и оценка кадров; состояние трудовой дисциплины; оформление пенсий.

Таким образом, задачи соответствуют целям кадровой службы ПЗЭС ОАО «ДРСК», но она еще далека от совершенства, так как выполняются не все функции, которыми наделена кадровая служба ПЗЭС ОАО «ДРСК». Отдел кадров не полностью выполняет свои права и несет ответственность за многие мероприятия по работе с кадрами.

Несмотря на множество функций выполняемых отделом кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК», некоторые из них не выполняются должным образом. Так, функции ведения документации по кадрам и учет личного состава выполняются не в полной мере. Также имеется недостаточное информирование персонала об имеющихся вакансиях. Недостаточно эффективно формируется и ведется банк данных о количественном и качественном составе кадров. Следует ввести коррективы в обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности общества. В процесс проведения аттестации работников общества, ее методического и информационного обеспечения также стоит внести изменения. Остальные функции отдела кадров ПЗЭС ОАО «ДРСК» выполняются нормально, но для полноценной работы нужно исправить имеющиеся недостатки, в частности внедрить на предприятии программу «Босс Кадровик» для повышения эффективности управления персоналом в работе.

3. Программный комплекс «БОСС-Кадровик»

3.1 Основные элементы программного комплекса «БОСС-Кадровик»

Для повышения эффективности управления персоналом в работе предлагается внедрить программное обеспечение БОСС-Кадровик предназначенный для решения двух основных задач: упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом, и снизить возможные потери, связанные с уходом сотрудников. По данным независимых аналитиков, возможные потери предприятия, связанные с уходом и заменой рядовых специалистов, могут составлять от 30% до 150% от годового оклада. При этом уход ключевых специалистов может очень серьезно повлиять на непрерывность бизнеса, а возможные потери уже будут исчисляться процентами от оборота компании. Таким образом, в современных условиях работа по привлечению, удержанию и развитию квалифицированных кадров представляет особую важность для обеспечения конкурентоспособности предприятия.

Полноценному внедрению программного комплекса должна предшествовать тщательная предварительная диагностика:

- оценка этапа развития компании;

- расчет масштаба возможных изменений;

- четко сформулированная цель проекта и критерии успешности его реализации.

Внедрение «кадровика» является внутренним проектом филиала ОАО «ДРСК» «ПЭС» СП ПЗЭС. Командой разрабатывается детальный план, бюджет, оцениваются риски, проводится обучение участников, создается единое информационное пространство для сбора и анализа информации. Внедрение программного комплекса осуществлялось силами ИТ-специалистов.

План внедрения состоит из следующих этапов:

1. Предварительное обследование и оценка состояния предприятия;

2. Подготовка технического задания;

3. Разработка программного обеспечения;

4. Организация реализации проекта;

5. Переподготовка сотрудников;

6. Внедрение нового программного комплекса;

7. Анализ изменений.

На внедрение системы программного комплекса собственными силами потребуется от 1,5 до 2 лет, в зависимости от количества привлекаемых сотрудников. В Таблице 7 отображает примерное распределение времени для реализации каждого этапа проекта

Таблица 7 - Примерный график реализации проекта.

Этапы проекта	Сроки реализации, месяц	Привлекаемые сотрудники	Ответственные лица
предварительное обследование и оценка состояния предприятия	2	ОЭПОТиЗП, САСУ, ОК	Начальники отделов и служб
подготовка технического задания	4	ОЭПОТиЗП, САСУ, ОК,ОКС	Начальники отделов и служб
разработка программного обеспечения	7	САСУ	Начальники отделов и служб
организация реализации проекта	4	ОЭПОТиЗП, САСУ, ОК, ОМТС, ОДС	Начальники отделов и служб
переподготовка сотрудников	1	САСУ, ОМТС, ОДС	Начальники отделов и служб
внедрение нового программного комплекса	3	САСУ, ОМТС	Начальники отделов и служб
анализ изменений	3	ОЭПОТиЗП	Начальники отделов и служб

3.2 Внедрение на предприятии программного комплекса управления «БОСС-Кадровик»

Система управления персоналом БОСС-Кадровик успешно используется в ведущих компаниях различных отраслей: в нефтегазовой промышленности, машиностроении, металлургии, пищевой, химической и нефтехимической промышленности, телекоммуникационной отрасли, торговле и в ресторанных сетях, банках, СМИ и др. Среди них: Корпорация «Инком», Славутский завод Будфарфор, PriceWaterhouseCoopers, торговый комплекс «Метроград», ЛУКОЙЛ, ТНК, ОАО «Вимм-Билль-Данн», Омский пивзавод ЗАО «Росар», Газета «Известия», ТД «Копейка», Спб Метрополитен, компания ICN Pharmaceuticals Inc и т.д.

БОСС- отечественными и зарубежными решениями, это: Кадровик занимает устойчивые лидирующие позиции на отечественном рынке систем управления персоналом для крупных предприятий и холдинговых структур, а также динамично развивающихся компаний. Решение по управлению персоналом БОСС-Кадровик обладает целым рядом преимуществ по сравнению с другими аналогичными:

-полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы БОСС-Кадровик (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников);

-механизм неограниченного расширения хранимой информации и быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и прочих сущностей; возможность электронного архивирования документации в любых форматах; быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, формулируемых пользователем (без программирования);

-управление изменениями: планирование организационных структур, штатных расписаний, фондов оплаты труда; поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.); поддержка массовых (потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников;

-поддержка технологий корпоративного управления персоналом: поддержка единых классификаторов на основе корпоративных кадровых политик; поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе корпоративных правил; двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие - объединение - холдинг); поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.); индикация отклонений в кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации процессов; высокая масштабируемость (по функциональному использованию и производительности, вплоть до регионального и уровня страны) и проектная наращиваемость; единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок; легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия;

-полная открытость для развития и модификации: промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ; открытый код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи, разрабатывать вторичные и новые модули;

-глубокая защита данных: от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты; на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями; создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе в форматах Microsoft Office (MS Word, MS Excel); отлаженная промышленная технология внедрения, в том числе услуги сопровождающего HR-консалтинга.

Для быстрого и успешного внедрения на предприятиях любой формы собственности и сферы деятельности в системе реализованы различные возможности по ее настройке:

-большое число глобальных настроек, вынесенных в интерфейс системных переменных, определяющих многие особенности поведения системы. Например, такие, как: способ учета отработанного времени, методы расчета различных ВО, взаимодействие между модулями и т.д.;

-гибкая настройка разграничения прав доступа к данным и определение рабочих мест для пользователей.

Разграничение прав доступа может быть настроено: по предприятиям, по ролям, по пользователям, по подразделениям, по доступным пунктам меню и многим другим объектам системы. В том числе можно ограничить доступ пользователей к отдельным полям или строкам данных.

Открытая логика системы. В типовой поставке доступны все алгоритмы по расчету начислений и удержаний, а при установке средства разработки БОСС-Дизайнер и вся бизнес-логика.

-настройка шаблонов для приказов и других документов: во всех списках в системе реализована возможность добавить любое количество дополнительных действий, применяемых к записям в списке и расширяющих функции системы без ее доработки; настройка оповещений, когда пользователи системы, а также просто работники предприятия могут получать сообщения о различных событиях, произошедших в системе; настройка регламента распределенной работы (при репликации данных); настройка произвольных отчетов, позволяющая разместить в системе любое количество дополнительной отчетности и даже новые функциональные возможности, не затрагивая объекты базовой версии, и, кроме того, разграничить доступ к ним различных пользователей. При установке новых версий системы указанные настройки не уничтожаются, что существенно упрощает сопровождение системы. В версии Microsoft SQL Server - механизм дополнительных сегментов. Он позволяет гибко настраивать и изменять базовую бизнес-логику системы, фактически не затрагивая сами настраиваемые объекты. Системные требования программного комплекса управления «БОСС-Кадровик» указаны в приложении Д.

Система БОСС-Кадровик поддерживает следующие процедуры бизнес-процесса управления персоналом:

1. Планирование структуры организации, штатного расписания, ведение множественных, в том числе неформальных, иерархических структур;

2. Оперативный учет движения персонала;

3. Ведение административного кадрового документооборота, в том числе формирование должностных инструкций;

4. Ведение архивов без ограничения сроков давности;

5. Формирование и ведение структурированных квалификационных требований к должностям (профиль должности);

6. Планирование персонала;

7. Подбор персонала;

8. Оценка соискателей и сотрудников, аттестация персонала;

9. Обучение и повышение квалификации, стажировки персонала;

10. Материальная и нематериальная мотивация;

11. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

12. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

13. Управление системой оплаты труда;

14. Расчет заработной платы на предприятии;

15. Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;

16. Консолидация данных по работникам и синхронизация справочной информации с помощью встроенного механизма обмена кадровой информацией (репликации);

17. Вывод отчетов и справочных данных о персонале на корпоративный портал.

18. Вывод отчетов и справочных данных о персонале на корпоративный портал.

3.3 Функциональность программного комплекса «БОСС-Кадровик»

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

Стандартное разграничение прав доступа различных категорий пользователей заложено в каждом контуре изначально: система поставляется с заранее настроенными рабочими местами специалистов соответствующих служб предприятий. Если же заказчику необходимо скорректировать базовые настройки и привести их в соответствие с принятыми или внедряемыми в компании бизнес-процессами, то требуемую конфигурацию можно реализовать при помощи стандартных встроенных средств разграничения прав доступа. Для работы с системой используются справочники. Справочники предназначены как для экономии времени пользователей, так и для повышения достоверности вводимой информации. В них находятся часто используемые базовые данные, необходимые для работы программного средства. Так, например, в справочнике может находиться план счетов, список должностей, перечень видов оплаты и т.д. Кроме того, БОСС-Кадровик содержит множество стандартных нормативных справочников, определенных законодательством РФ: ОКПДТР; ОКОНХ; ОКСО; ОКСМ; справочник вузов РФ; все справочники в соответствии с Налоговым кодексом и инструкциями МНС РФ; все справочники для персонифицированного учета для ПФР (в соответствии с Постановлением ПФР "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению)"); адресный классификатор МНС РФ (КЛАДР); ОСВД; ставки рефинансирования банка РФ; ОКИН и многие другие.

Система состоит из трех контуров:

1. Учетно-вычислительный контур;

2. Контур управления кадровыми процессами;

3. Контур анализа кадровых процессов.

3.4 Учетно-вычислительный контур

Основная задача контура - описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы. Здесь вводится информация о предприятиях, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании.

К важным особенностям системы БОСС-Кадровик относится то, что в ней различаются понятия "работник" и "физическое лицо". Один и то же человек (физическое лицо) может быть принят на работу с любым статусом (кроме "постоянно") на любое предприятие неограниченное число раз. Исходя из каждого факта приема / перемещения / замещения / увольнения, в процессе работы работника на предприятии создается его собственная история назначений и изменений, которая не зависит от другого места его работы. Изменением в истории назначений считается не только перевод в другой отдел или на другую должность, но и изменение каких-либо параметров, например оклада. Работник может быть уволен по любому месту работы, что не отражается на других местах его работы. Но при этом личные данные заводятся в систему только один раз - на физическое лицо.

К возможностям контура относятся:

1. Создание и ведение корпоративной структуры предприятия или холдинга любой сложности. Вся история по расформированным предприятиям и подразделениям сохраняется в базе данных (БД);

2. Поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал: организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.;

3. Создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов;

4. Ведение и планирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и любого количества версий планируемого штатного расписания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки. Сохранение всей истории изменений ШР;

5. Поддержка работы с окладами, часовыми ставками, тарифной сеткой и различными надбавками и доплатами;

6. Выполнение групповых операций с позициями ШР, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и/или часовых тарифов);

7. Подготовка различных выходных документов по ШР, а также регламентированной отчетности для Госкомстата РФ;

8. Обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: планирование структуры, учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления/удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов.

Ведение полной информации о персонале и осуществление операций с ним, включая прием и увольнение работников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, ведение личных карточек, трудовых книжек, стажа (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных. Объем хранимой информации полностью соответствует форме Т2 и даже существенно превосходит ее требования. При необходимости хранить данные о персонале, не предусмотренные базовой поставкой системы, существует механизм дополнительных атрибутов, позволяющий объявить абсолютно любые атрибуты, характеризующие работника, должность, строки ШР, родственников работника, подразделения, предприятия и многие другие объекты.

С работником, кандидатом, строкой ШР могут быть связаны дополнительные документы (инструкции, резюме, копии дипломов, сертификатов и т.д.)

Автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению, перемещению работника. Реализованы все необходимые типовые формы, регламентированные Госкомстатом. При необходимости формы документа могут быть легко изменены.

Формирование большого числа различных справок, аналитических отчетов, статистических форм, неограниченное по времени хранение информации по персоналу. Возможность в любой момент получить любую информацию по давно уволенному персоналу, расстановке персонала на любую дату в прошлом и прочую архивную информацию, учет кандидатов на работу и всех необходимых персональных данных по ним, ведение учета мероприятий по аттестации и переподготовке кадров, формирование и планирование кадрового резерва, учет рабочего времени как суммарно за месяц, так и ежедневно. Автоматическое формирование табелей на основании планирования графиков работы, систем оплаты труда работников с последующим вводом отклонений. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и используется в качестве исходных данных для автоматического начисления заработной платы.

Система поставляется с более чем 150 преднастроенными типовыми видами оплаты (ВО). Алгоритмы расчета ВО доступны для настройки, и при необходимости может быть реализован ВО любой сложности, расчет как повременной, так и сдельной оплаты труда (индивидуальные и бригадные наряды) с любыми методами распределения сумм, расчет аванса, отпусков и больничных, межрасчетных выплат. Начисление и расчет различных доплат и удержаний, расчет основных налогов (единый социальный налог и налог на доходы физических лиц) в соответствии с законодательством, корректный с бухгалтерской точки зрения перерасчет заработной платы прошлых периодов, возможность проводить расчет заработной платы несколько раз в месяц (любое число раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, платежные ведомости, проводки) отдельно по каждому такому расчету. Настройка шаблонов и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с автоматическим разбиением сумм в разрезе 6 стандартных и 7 произвольных уровней аналитики. Большое количество отчетных документов, в том унифицированные формы Госкомстата, автоматическое и в полном объеме формирование отчетности для МНС и ПФР

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

1. Экономистов планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы;

2. Инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу;

3. Для руководителей различного уровня, в т.ч. и высшего руководства;

4. Табельщиков и сотрудников табельных бюро;

5. Мастеров и начальников цехов;

6. Бухгалтеров расчетной части и главных бухгалтеров предприятий.

3.5 Контур управления кадровыми процессами

Многие предприятия, решившие вопросы, связанные с организацией автоматизированного учета кадров и расчета заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (процедуры оценки персонала, обучения и т.п.). Но для эффективного массового использования таких процедур необходима автоматизированная система. Контур управления кадровыми процессами системы БОСС-Кадровик как раз и является таким инструментом службы управления персоналом современного российского предприятия, который позволяет охватить весь персонал в едином процессе, нацеленном на решение глобальных задач предприятия. Базовые функциональные возможности:

-формирование должностных инструкций и структурированных квалификационных требований к должностям (профиль должности) и их оперативная актуализация;

-формирование и оперативная актуализация следующих критериев: оценки уровня квалификации (компетентности) кандидатов на должность и сотрудников на должности; оценки выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей; осуществление подбора кандидатов на вакантную должность, как из числа сотрудников, так и из числа внешних кандидатов. Имеется возможность настроить внешний доступ для кандидатов. В этом случае появляется возможность их «самообслуживания». Кандидаты могут: самостоятельно заполнить персональные данные и провести самооценку на основании требований, предъявляемых к вакантным должностям, в том числе и через Интернет; формировать профиль сотрудника и отслеживать с его помощью текущее состояние уровня квалификации (компетентности) сотрудника; проводить оперативную оценку и сравнение уровней квалификации (компетентности) сотрудника, занимающего эту должность, или группы сотрудников для принятия административно-кадровых решений (например, при формировании кадрового резерва), с использованием профиля должности и профиля сотрудника; проводить оценку текущего уровня квалификации (компетентности) сотрудников в ходе аттестационных мероприятий; обеспечивать проведение экспертной оценки сотрудников или оценки с помощью внешних тестовых систем; проводить оценку исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе аттестационных мероприятий, на основании должностной инструкции; выявлять несоответствия квалификации сотрудника установленным требованиям к должности и на основе этого планировать его дополнительное обучение или повышение квалификации; определять необходимый уровень и направления подготовки для сотрудника из состава кадрового резерва, планируемого для занятия конкретной должности; организовывать и управлять мероприятиями по проведению оценки, аттестации и обучению персонала; также по результатам их проведения могут проводить автоматизированное планирование последующих мероприятий; отслеживать актуальное состояние и истории всех данных, получаемых в ходе проведения мероприятий; планировать и учитывать обучения и повышения квалификации работников предприятия; отслеживать прохождения практики, получения сертификатов; осуществлять мотивирующие воздействия на сотрудников через формирование и управление социальными и компенсационными пакетами; проводить анкетирования работников.

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

1. Руководителей высшего звена;

2. Линейных менеджеров и руководителей структурных подразделений;

3. Специалистов служб управления персоналом;

4. Непосредственно самих работников предприятия.

3.6 Контур анализа кадровых процессов

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного работника. Поэтому, даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом, встает задача - оценить, а в какой степени поставленные цели достигнуты в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.

Базовые функциональные возможности:

Для наиболее важных (с точки зрения именно данного предприятия) кадровых процессов настройка численных критериев, определяющих степень проявления этих процессов. Такими процессами могут быть:

-укомплектованность персоналом;

-формирование качественного состава персонала;

-движение персонала;

-дисциплина и производительность труда;

-затраты на содержание персонала;

-задание граничных значений критериев для базовых кадровых процессов с целью дальнейшего анализа в рамках всего холдинга или отдельных предприятий. Граничные значения определяют состояния, когда ситуация на предприятии может считаться нормальной, приемлемой, критичной и т.д.;

-формирование для каждого граничного значения базы знаний, определяющей возможные управленческие решения, способные нормализовать ситуацию. Причем система при проведении анализа может предлагать соответствующие решения автоматически;

-анализ ситуации может проводиться не просто по соответствующим настроенным критериям, но и в любом разрезе, предоставляемом учетными данными (по полу, возрасту, уровню образования, должностям, подразделениям, по времени, категориям работников и т.д.);

-представление результатов как в табличном виде (с выделением цветом граничных значений), так и в виде графиков и диаграмм;

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

1. Специалистов служб управления персоналом;

2. Аналитиков из числа руководителей среднего и высшего звена;

3. Руководителей высшего звена.

3.7 Поставка, настройка. Техническая поддержка

Система БОСС-Кадровик - тиражный программный комплекс, содержащий типовые настройки, которые обеспечивают полное соответствие системы требованиям законодательных актов РФ. В стандартной конфигурации система готова к эксплуатации сразу же после установки.

Как показывает практика, на каждом предприятии существуют свои особенности в области управления персоналом. Для учета этих особенностей в системе БОСС-Кадровик предусмотрены обширные возможности по настройке (настроечные параметры, системные переменные, редактируемые справочники, настраиваемые шаблоны документов и переменные для подстановки в эти шаблоны, открытые алгоритмы расчета, встроенные языки и средства разработки и т.д.). Реализовать возможности настройки на конкретном предприятии и получить систему, максимально соответствующую принятым технологиям, методикам и процедурам - главная задача при внедрении системы.

Оперативность настройки системы и развертывания ее на объекте обеспечивается за счет применения промышленной методики экспресс-внедрения BOSS Express Implementation (BEI), рекомендованной партнерам фирмой «БОСС. Кадровые системы». В рамках проекта внедрения реализуется пакет частных технических заданий: на начальное конвертирование данных в согласованных объемах из прежних источников; на настройку алгоритмов видов оплат/удержаний по заработной плате; на дополнительные выходные формы отчетности; на настройку бухгалтерских аналитик по заработной плате; на стыковку с внешними системами; на настройку режима распределенного функционирования и пр. Как правило, один из самых важных этапов проекта - это реализация стыковок с внешними системами. Для этих целей в комплексе разработан универсальный интерфейс интеграции с программным обеспечением, предназначенным для автоматизации других направлений деятельности предприятия. На базе данного интерфейса можно быстро реализовать стыковку практически с любой внешней системой.

Заказчики получают профессиональные услуги по управлению проектом внедрения - начиная от формирования сводной группы ведения проекта, календарного плана работ по проекту и заканчивая точной паспортизацией выполненных в ходе внедрения настроек.

«Горячая» линия. «Служба технической поддержки» оказывает оперативную помощь заказчикам по телефону и электронной почте при возникновении вопросов или проблем, связанных с функционированием поставляемых решений.

Выезд консультанта к заказчику. Осуществляется в рамках договора на техническую поддержку и производится в случае невозможности решения технических вопросов с помощью консультаций по «горячей линии».

Гарантийная техническая поддержка. Оказывается заказчику в рамках заключенного договора на разработку и поставку технических решений под специфику конкретного предприятия.

Обновление поставляемых решений. Технические решения компании «Омега - Плюс 91» постоянно совершенствуются и обновляются с учетом отраслевой специфики и пожеланий заказчика. «Служба технической поддержки» обеспечивает регулярную поставку обновлений и дополнений программного обеспечения с необходимыми инструкциями и документацией.

Дистанционный мониторинг. Используя технологии дистанционного сетевого мониторинга, специалисты «Службы технической поддержки» могут в режиме реального времени оказать помощь заказчикам по устранению нештатных ситуаций.

3.8 Методы внедрения программного комплекса управления «БОСС-Кадровик»

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.

Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта;

2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем;

3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом;

4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками;

5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии;

2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения;

3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы;

4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия;

5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

Требуется обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде;

2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей;

3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой;

4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

Необходимо управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников:

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации;

2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого -- попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса;

3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными;

4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

3.9 Расчет экономической эффективности от внедрения на СП «ПЗЭС» программного комплекса управления «БОСС-Кадровик»

Средства на приобретение программного комплекса управления «БОСС-Кадровик» берутся из фонда отчислений на покупку нового оборудования.

Стоимость программы составляет 60000 рублей.

Затраты на обучение сотрудника СП «Приморские ЗЭС» работе в программной среде «БОСС-Кадровик» включают следующее:

-транспортные расходы (билет на самолет Владивосток-Москва и Москва-Владивосток) - 20 000 рублей;

-командировочные - 21 000 рублей,

в том числе:

-3 500 рублей суточные (500 рублей в день),

-17 500 (рублей на оплату гостиницы 2 500 рублей в сутки);

Командировка длится 7 дней. Итого затраты на обучение - 41 000.

Стоимость технической поддержки программного продукта фирмой-разработчиком составляет 20 000 рублей в месяц начиная со второго месяца эксплуатации программного комплекса. Рассмотрим таблицу 8 - функции отдела кадров.

Таблица 8 - Функции отдела кадров.

Функции отдела кадров	Доля функции в общем объеме работ до внедрения, %	Сокращение объема работы по функции, %	Сокращение доли функции после внедрения, % (ст.2* ст.3/100)
1	2	3	4
Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.	10	95	9,5
Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.	15	87	13,5
Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.	10	95	9,5
Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и наградам.	5	60	3
Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и наградах работающих. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.	10	80	8,0
Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и ее движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.	15	80	12
Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.	10	80	8
Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.	5	0	0
Составляет установленную отчетность. Принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения коммерческой тайны Компании, а также персональных сведений о работниках Компании.	15	90	13,5
Выполняет дополнительные задания руководителя	5	50	2,5
Итого:	100		80

Благодаря огромной функциональности данной программы можно провести следующие изменения в структуре предприятия: в каждом из шести районов (см. Приложение В) существует отдел кадров, в котором занят один человек. Оклад данного работника составляет 12 170 рублей. С учетом добавок и премий получится следующее:

Премия - 60%

Дальневосточный коэффициент - 30%

Районный коэффициент - 30%

Следовательно имеем:

Оклад 12 170 рублей + Премия 60% 7 302 рублей + Дальневосточный коэффициент 30% 3 651 рублей + Районный коэффициент 30% 3651 рублей = 12 170+7 302+3 651+3 651=26 774 рублей в месяц заработная плата одного сотрудника отдела кадров.

В таблице 8 показано сокращение (%) объема работы специалиста отдела кадров осуществляет трудовые функции:

Как показали расчеты, в результате внедрения комплекса объем работы сотрудника отдела кадров уменьшается на 80%, что говорит о возможности сокращения данной должности из штатного расписания при условии передачи оставшихся функций другим отделам. Эти функции могут быть переданы в отдел ОЭПОТиЗП с повышением оклада на 20 % от оклада.

Сокращение отдела кадров будет проводиться в шести районах, следовательно, расходы предприятия на заработную плату работникам сократятся на (10 344,5+6 206,7+3 103,35+3 103,35)*6=22 757,72*6=136 547,4 рублей в месяц. Также нужно учесть единый социальный налог, равный 30,0% от заработной платы работника. Значит, конечная сумма равна 136 547,4+40 964,22 =177 511,62 рублей. При сокращении данным работникам будет выплачиваться выходное пособие в течение 3-х месяцев в размере их средней заработной платы - 22 757,9 рублей каждому работнику. Работники предупреждаются о сокращении за два месяца.

Затраты на первый месяц:

-приобретение программы «БОСС-Кадровик» - 80 000 рублей;

-затраты на обучение сотрудника работе в программной среде «БОСС-Кадровик» - 37050 рублей;

-выходное пособие шести сотрудникам с учетом налогов - (22 757,9*6*30,0%)+(22 757,9*6)=177 511,62 рублей);

Итого: 294 561,62 рублей.

Затраты на второй месяц:

-техническая поддержка программного продукта - 15000 рублей;

-выходное пособие шести сотрудникам с учетом налогов - 177 511,62 рублей;

Итого: 192 511,62 рублей.

Затраты на третий месяц:

-техническая поддержка программного продукта - 15000 рублей;

-выходное пособие шести сотрудникам с учетом налогов- 177 511,62 рублей;

Итого: 192 511,62 рублей.

Затраты на каждый последующий месяц эксплуатации программного продукта начиная с четвертого будут складываться только из технической поддержки, т.е. 15000 рублей в месяц. Сумма затрат за три месяца (приобретение программы, обучение персонала, сокращение персонала (выплата выходного пособия), техническая поддержка) составляет - 679 584,86 рублей. С четвертого месяца эксплуатации программа начнет окупаться. Шесть сотрудников сокращено, предприятие не выплачивает 136 547,4 рублей зарплаты и 40 964,22 рублей единого социального налога ежемесячно. Расходуется 15000 рублей на техническую поддержку программного комплекса «БОСС-Кадровик». Следовательно, 136 547,4+40 964,22-15 000=162 511,62 133 рублей в месяц. Программа окупится за 4 месяца:

...