Заполнение трудовых книжек

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он остается верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка - это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Словом, в трудовой книжке работника отражается его профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и так далее.

К сожалению, далеко не все руководители организаций уделяют должное внимание этому документу и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. В свою очередь, неправильно заполненная трудовая книжка ставит под сомнение достоверность содержащихся в ней сведений, что приводит к неблагоприятным последствиям для работника, поскольку, как я уже упоминала, именно на основе содержащихся в трудовой книжке сведений устанавливается трудовой стаж для назначения пенсий, пособий, должностных окладов и так далее.

В этой связи представляется актуальным подробное рассмотрение порядка заполнения сведений в трудовой книжке.

В статье 66 ТК РФ установлено, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В настоящее время в сфере регулирования отношений по ведению трудовых книжек на предприятии действуют следующие нормативно-правовые акты:

Трудовой кодекс Российской Федерации1. СЗ РФ. 2002. № 1, ч. 1. ст. 3.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», которым с 1 января 2004 года были введены в действие новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней.2. СЗ РФ. 2003. № 16. ст. 1539. Кроме того, вышеуказанным Постановлением были утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее -- Правила).3. СЗ РФ. 2003. № 16. ст. 1539.

Следующий нормативный акт - Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».4. РГ. 2003. № 235. В данной Инструкции дается подробный комментарий положений ТК РФ и Правил, а также приводится целый ряд рекомендаций по их применению, которые призваны разрешать вопросы, возникающие у работодателя на практике.

Постановлением Минтруда № 69 также утверждены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А, кроме того, данным Постановлением признаны не действующими на территории Российской Федерации отдельные постановления Госкомтруда СССР, ранее регулировавшие вопросы ведения трудовых книжек.

Наконец, следует упомянуть и приказ Министерства финансов РФ от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книжках", в котором изложен порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку.5. РГ. 2004. № 2.

В настоящей работе я хотела бы обратиться к перечисленным нормативным актам и поразмышлять о проблемах, возникающих у работников кадровых служб в связи с их применением.

трудовой книжка кадровый заполнение

История появления трудовых книжек в России

Прежде чем перейти к изучению действующего законодательства, я бы хотела обратиться к истории появления трудовых книжек в России.

Первые трудовые книжки появились в России через год после революции. В октябре 1918 года Совет Народных Комиссаров издал Декрет «О трудовых книжках для нетрудящихся». В этом документе говорилось, что поскольку труд является обязанностью граждан республики, то вместо паспортов и прочих удостоверений личности будут использоваться трудовые книжки. В перспективе трудовые книжки собирались выдать всем гражданам страны, но в первую очередь их должны были получить «нетрудящиеся элементы», к которым были отнесены:

«1. Лица, живущие на нетрудовой доход, поступления с имущества, проценты с капитала.

2. Лица, прибегающие к наемному труду с целью извлечения прибыли.

3. Члены советов и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ и директора этих обществ.

4. Частные торговцы, биржевые маклеры, торговые и коммерческие посредники.

5. Лица так называемых свободных профессий, если они не выполняют общественно-полезных функций.

6. Всякие лица, не имеющие определенных занятий, например, бывшие офицеры, воспитанники юнкерских училищ и кадетских корпусов, бывшие присяжные поверенные и их помощники, частные поверенные и прочие лица данной категории...»6. Декрет СНК СССР «О трудовых книжках для нетрудящихся» от 05.10.1918 г. //СПС «Гарант».

Поскольку трудовая книжка приобретала статус основного документа для вышеуказанных категорий граждан, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки. Таким образом, «нетрудящиеся элементы» были вынуждены выходить на общественные работы по указанию местных Советов. Не имеющие трудовой книжки могли быть оштрафованы на 1000 руб. или же подвергнуты тюремному заключению на срок до полугода.

Победившие пролетарии приобрели право на получение трудовых книжек лишь после того, как в декабре 1918 года ВЦИК принял Кодекс законов о труде, провозгласивший, что «каждый трудящийся обязан иметь трудовую книжку, в которую заносятся отметки о произведенных им работах и полученных вознаграждениях и пособиях».7. СПС «Консультант Плюс».

25 июня 1919 года Декретом ВЦИК и СНК трудовые книжки были введены в городах Москве и Петрограде. В статье 1 Декрета указывалось, что «все, достигшие 16-летнего возраста граждане Р.С.Ф.С.Р., обязаны иметь трудовые книжки, которые свидетельствуют об участии их владельца в производственной деятельности и служат удостоверением личности в пределах Р.С.Ф.С.Р. и документом на право получения продовольственных карточек, а также права на социальное обеспечение в случаях утраты трудоспособности и безработицы».8. Декрет ВЦИК «О введении трудовых книжек в городе Москве и Петрограде» от 25.06.1919г. //СПС «Гарант».

Кроме информации о перемещениях по службе, в трудовые книжки вносились записи о детях, не достигших 16-летнего возраста, сведения о времени выплаты и размере заработной платы, отметки о выдаче карточек на получение предметов потребления, данные о перемене места жительства, а также на обложки книжек вклеивались марки, свидетельствующие об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда.

В 1923 году трудовые книжки были заменены удостоверениями личности. А ещё через три года, в 1926 году в России были введены трудовые списки.

Трудовые списки заполнялись на всех служащих учреждений, зачисленных на постоянную работу. При переходе служащего в другое учреждение трудовой список, как правило, выдавался ему на руки для предъявления по новому месту работы. Анализ текста трудовых списков показывает, что в основном в них содержались сведения социально-политического характера: о социальном положении и происхождении, о партийности, об участии в профсоюзах или выборных органах, о воинском учете.

20 декабря 1938 г СНК СССР было принято Постановление «О введении трудовых книжек», в соответствии с которым с 1 января 1939 г. для рабочих и служащих всех советских государственных и кооперативных предприятий вновь вводились трудовые книжки.9. СПС «Консультант Плюс». Теперь трудовой документ обязательно получал всякий, проработавший в организации свыше 5 дней - даже сезонные и временные работники. Помимо данных о трудовой деятельности гражданина, в трудовую книжку стали вносить сведения о наградах, премиях и поощрениях.

Утвержденная в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом Министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих», где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан.10. СПС «Гарант». Вручать трудовые книжки предписывалось в торжественной обстановке в присутствии трудового коллектива и представителей общественных организаций. Кроме того, впервые Постановлением устанавливалась плата за трудовую книжку в размере 50 копеек, а за вкладыш к ней - 30 копеек. Во исполнение данного Постановления 20 июня 1974 года была утверждена Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», разъясняющая порядок учета и оформления трудовых книжек11. СПС «Гарант»..

Советская власть возложила на трудовую книжку две главные задачи. Во-первых, упорядочить систему назначения пенсий. И, во-вторых, укрепить трудовую дисциплину. На протяжении всего советского периода трудовые книжки позволяли держать людей «на коротком поводке»: они хранились у администрации предприятия, которая получила возможность не отпускать желающего уйти работника, не отдавая ему трудовую книжку. В результате все трудоспособное население страны было фактически «закреплено» за социалистическими предприятиями. Таким образом, трудовая книжка за свою историю сменила три ипостаси. Если первоначально ее целью было принуждение к физическому труду классовых врагов, то потом главной задачей стал контроль за советскими служащими, и, в конце концов, - полное закрепление всех трудоспособных граждан под контролем государства.

После падения советской власти стало казаться, что трудовая книжка должна разделить судьбу партийного билета и знака «Ударник коммунистического труда», то есть кануть в Лету и сохраниться лишь у коллекционеров. Кроме того, в трудовом и пенсионном законодательстве произошли значительные изменения: в связи с вступлением в силу Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» изменился порядок определения размера и назначения пенсии.12.СЗ РФ. 1996. № 14. ст. 1401. Если раньше пенсия назначалась на основании трудовой книжки в соответствии с выработанным стажем, то после принятия закона практическое значение приобрели страховые взносы, отчисляемые на каждого работника в Пенсионный фонд. Казалось бы, трудовые книжки больше не нужны.

Однако и в новых Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства в 2003 году, и в статье 66 Трудового кодекса четко написано, что «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». А согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка - документ, предъявляемый при приеме на работу и заключении трудового договора. Кроме того, в настоящее время сведения, внесенные в трудовую книжку, учитываются при назначении пособия по временной нетрудоспособности и исчислении непрерывного трудового стажа.

Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с трудовыми книжками, в том числе правильно их приобретать, учитывать, оформлять и выдавать работникам. Наконец, очень важно знать, как выглядит новая трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу. Именно к этим вопросам я бы хотела обратиться далее.

Оформление трудовой книжки при поступлении на работу

Итак, как я уже ранее упоминала, основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, являются Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ), Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей -- физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ). Документом, подтверждающим время работы у работодателя -физического лица, является письменный трудовой договор, оформленный в двух экземплярах и зарегистрированный в органе местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуация, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудовую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подлежит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликвидации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

Итак, рассмотрим первую ситуацию, когда работник устраивается на новую работу и, соответственно, у него уже имеется трудовая книжка.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 с 1 января 2004 года были введены в действие новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней. Новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы. Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Кроме того, для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Марина Иванова. Все, что Вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело. 2006. № 4.

Что же касается трудовых книжек ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовых книжек колхозников, то они остаются действительны и обмену на новые не подлежат. Они продолжают заполняться, но уже в соответствии с новыми правилами.

Принимая у работника трудовую книжку, следует проверить, является ли ее бланк настоящим. Дело в том, что в начале 90-х годов, когда стало открываться большое количество предприятий, возник дефицит таких бланков, и, как следствие, появилось много поддельных трудовых книжек. Наиболее часто встречающимися признаками, говорящими о подделке трудовой книжки, являются: отсутствие необходимых надписей и изображений на титульном листе (герба, серии, номера книжки), бумага без водяных знаков, шрифт отличный от шрифта Госзнака СССР и иные признаки. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

Тем не менее, отказать в приеме на работу гражданину, имеющему поддельный бланк трудовой книжки, если в нее занесены действительные данные о его трудовой деятельности, нельзя. Но и дальше заполнять такую книжку не стоит. В этом случае пострадает и сотрудник организации, который обязан вести трудовые книжки только установленного образца, и работник, у которого впоследствии могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Работнику, у которого обнаружен поддельный бланк трудовой книжки, следует посоветовать собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании в соответствии с пп. 31-33 Правил, а также пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек может быть выписан дубликат. Если работник не согласен на оформление дубликата, у работодателя есть полное право завести на него новую трудовую книжку как на впервые поступившего на работу.

Кроме того, при проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), отсутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправления в сведениях о работе и иные.

Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке подобных ошибок, поскольку они могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

И, вторая ситуация - когда работник устраивается на работу впервые.

Согласно п. 8 Правил, оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее - Порядок), встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ. Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым его нарушением. Поэтому совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, в случае их порчи не по вине работника, а также при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций: экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 47 Правил).

Возникает вопрос: Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персонале и другие локальные нормативные акты организации. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000203

Как я уже упоминала, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца.

Тем не менее, всего лишь за два года своего существования новые трудовые книжки вызвали немало проблем. Дело в том, что образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб многие организации оказались в начале 2004 года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 г., уже нельзя.

Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким работникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку нового образца, оформленную на новом месте работы. Либо при возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствующий период. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

В настоящем разделе я бы хотела поразмышлять над еще одним проблемным вопросом - моментом начала ведения трудовой книжки после принятия сотрудника на работу.

Часть 3 ст. 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней (т.е. "продержавшегося" на работе 6 дней), если работа в этой организации является для работника основной. Осмысление данной нормы ТК РФ позволяет провозгласить её усложняющей жизнь как работнику, так и работодателю.

Сразу возникает несколько вопросов: почему трудовую книжку нужно оформлять не с первого дня приступления работника к работе, когда оформляется множество других документов? и почему именно с шестого дня, а не, допустим, с десятого? какие обязанности в свете требований указанной нормы возникают у работодателя и работника при прекращении трудовых отношений ранее шестого дня? наконец, какой цели хотел достичь законодатель введением в ТК РФ данной нормы и какие функции предназначены ей в системе трудового права?

Указанный в ч. 3 ст. 66 ТК РФ 5-дневный срок был механически перенесен туда законодателем из ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях 1974 года. Она утратила силу в связи с принятием новой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек 2003 года, которая также предусматривает этот 5-дневный срок.

Тем не менее правила о 5 днях, предусмотренные ТК, практически не применяются, поскольку перекрестно им действует целый ряд требований иных норм законодательства.

В частности, согласно указаниям действующих нормативных актов по делопроизводству, госстатистике, бухгалтерскому учету работодатель обязан уже со дня допуска работника к работе оформить множество различных документов: внести в книгу движения трудовых книжек запись о приеме трудовой книжки работника, внести самого работника в журналы учета табельных номеров и списочного состава, заполнить формы статистического учета, открыть лицевой счет и оформить наряд на работу (индивидуальный или бригадный), необходимый для бухгалтерского контроля и учета движения материальных ценностей, а также оформить другие документы, связанные с условиями и охраной труда, выдачей инструмента и т.п. В такой ситуации гораздо логичнее оформить все документы сразу, чем откладывать оформление на 5 дней и постараться не забыть сделать это после указанного срока.Владимир Архипов. Черные дыры в трудовой книжке //Домашний адвокат. 2002. № 13.

Далее. В соответствии с ч. 4 ст. 71 ТК РФ работник, принятый на работу с испытательным сроком, имеет право за 3 дня предупредить работодателя о том, что работа ему не подходит. Если он подаст заявление в первый или второй день работы, то уже на четвертый или пятый день соответственно работник вправе расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке. Возможна и такая ситуация, когда работник, принятый без испытательного срока, на второй же день решит с работодателем вопрос о прекращении трудовых отношений по соглашению сторон. Наконец, работник может просто «бросить» работу до истечения 5 дней без уважительных причин и потом, при появлении на работе, будет уволен как нарушитель с последнего рабочего дня.

Осмысление необходимости присутствия в ТК РФ нормы «торможения», предписывающей начинать ведение трудовой книжки после 5 дней работы работника, позволяет провозгласить эту норму не только декларативной, но и усложняющей жизнь как работодателю, так и работнику.

Положение декларативной ей уготовано законодателем из-за отсутствия практического смысла в соблюдении всех разновременных сроков оформления документов, связанных с приемом на работу (1 день на заключение договора, 3 дня на издание приказа, 5 дней на оформление трудовой книжки). Что касается второго негативного момента, то он также очевиден.

Хотя, исходя из буквального уяснения требований ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работодателю и не запрещено производить оформление трудовой книжки с первого дня допуска работника к работе, юридическая обязанность вести ее возложена на работодателя только с шестого дня, причем в отношении всех работников без исключения.

Таким образом, под действие этой нормы попадают и впервые приступившие к работе (ч. 4 ст. 65 ТК РФ), и работники, принятые в порядке перевода от другого работодателя, по срочному договору и т. п., проработавшие менее 6 дней. Соответственно, и требования ч.ч. 4 и 6 ст. 66 ТК РФ о внесении установленных трудовым законодательством записей в трудовую книжку вплоть до причин увольнения не распространяются в этот период на любых вновь принятых работников.

Возникает вопрос: какие же обязанности остаются у работодателя по отношению к работникам, которые будут увольняться в течение 5 дней после переступания к работе, если трудовые книжки на них еще не были оформлены?

Во-первых, на работодателя возлагается обязанность выдать работнику, уже имеющему хоть какой-то трудовой стаж, то есть не впервые поступившему на работу, неоформленную трудовую книжку в день увольнения. Во-вторых, выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, то есть приказов о приеме на работу и увольнении, а также справок о заработной плате и периоде работы у данного работодателя. И, в-третьих, выплатить сумму заработка, не оспариваемую работодателем.

Какой был смысл заменять подтверждение стажа работы работника в конкретной организации с помощью оформленной трудовой книжки на его подтверждение с помощью справки с места работы? Если законодатель пытался таким образом сберечь время работодателя, затрачиваемое на ведение трудовой книжки, то зачем обязал его выдавать вместо нее несколько других документов? Ведь в итоге-то вместо заполненной трудовой книжки, характеризующей работника (допустим, при наличии в ней статьи об увольнении его как нарушителя трудовой дисциплины в этот 5-дневный период), работодателю все равно придется оформлять аналогичные по содержанию справки, причем эти справки, в отличие от трудовой книжки, работник вовсе не обязан предъявлять при приеме на новую работу.

Не учел законодатель и еще один важный момент. На основании Инструкции лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), а также граждане, у которых трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, обращаются к работодателю по последнему месту работы, который обязан выдать им дубликат этих документов, т.е. оформить новую трудовую книжку (вкладыш к ней). Исключений для лиц, проработавших менее 6 дней, в Инструкции нет, следовательно, возможность ее заполнения работодателем для лиц, уволившихся от него же со справкой, весьма велика.

Так что на практике ч. 3 ст. 66 ТК РФ не облегчает, а усложняет жизнь работодателю. Мало того, она носит дискриминационный характер по отношению к работникам, так как избирательно гарантирует ведение трудовой книжки только тем из них, кто проработал у данного работодателя свыше 5 дней.

Причем дискриминация эта относится не только к безответственным гражданам. Предоставляя сторонам право досрочно прекращать договорные обязательства, Кодекс не учитывает возможность возникновения у работника уважительной причины для увольнения в 5-дневный срок, ставя, таким образом, и добросовестного человека в неблагоприятные условия по сбору и хранению массы справок.

Ведение, учет и хранение трудовых книжек

Мне хотелось бы еще раз подчеркнуть, что производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки на работников, принимаемых на работу впервые, вправе только работодатель - юридическое лицо. Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя организации. В свою очередь, ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя организации (в соответствии с п. 45 Правил).

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую практику можно признать оправданной, так как прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000046

Поэтому издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

Итак, приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, отвечающий за их ведение, должен, прежде всего:

- принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

- проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

- проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В соответствии с п. 44 Правил в каждой организации обязательно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые). В любом случае, хотя бы один чистый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее должен быть в организации постоянно.

При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

По новым Правилам (раздел 6) в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы названных книг утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 и содержатся в приложениях к нему.

В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек в данной организации.

Согласно п. 42 Правил, по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

По смыслу указанных выше Правил работник кадровой службы или иной уполномоченный приказом руководителя работник организации получает денежные средства за выдачу трудовых книжек и отчитывается за это в бухгалтерии. Данное положение, однако, не соответствует правилам ведения кассовых операций и должно быть уточнено в Правилах и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Работник службы кадров выдает трудовые книжки работникам на основании кассового ордера или другого документа, выданного бухгалтером (кассиром), делая об этом соответствующую отметку в журнале. Кассовые ордера по оплате книжек находятся у бухгалтера (кассира). Отчетность об оплате книжек работниками формируется непосредственно бухгалтерией организации по общим правилам бухгалтерского учета и отчетности.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги. Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке (унифицированная форма Т-2).

Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, трудовые книжки как документы с длительным сроком хранения должны храниться в несгораемом сейфе. http://egov-buryatia.ru/attached_documents/osn_pr_job_arx.htm Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив организации, где они хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются по акту.

За нарушение порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек в отношении работодателя установлена материальная, гражданско-правовая и административная ответственность. Согласно ст. 234 ТК РФ, материальная ответственность работодателя наступает в случаях незаконного лишения работника возможности трудиться, а именно:

в случае задержки выдачи работнику трудовой книжки.

в случае внесения в трудовую книжку неправильной или несоответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

Задержка выдачи трудовой книжки имеет место, если:

1. она не выдана работнику по вине работодателя в день увольнения;

2. в день увольнения работник отсутствовал на работе либо отказался от выдачи трудовой книжки на руки, а работодатель не направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

В вышеуказанных случаях работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок до дня фактической выдачи работнику трудовой книжки, поскольку именно этот день будет считаться днем увольнения, а также компенсировать причиненные работнику нравственные страдания (ст. 237 ТК РФ).

Кроме того, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по со статье 5.27 («нарушение законодательства о труде и об охране труда») Кодекса РФ об административных правонарушениях. СЗ РФ. 2002. № 1, ч. 1. ст. 1., которая предусматривает наложение на юридических лиц административного штрафа в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста дней.

В свою очередь, за нарушение порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица работодателя, на которых возложены обязанности по соблюдению данного порядка, могут быть привлечены к дисциплинарной и административной ответственности.

Административная ответственность за такого рода правонарушения, в том числе за нарушение правил ведения архивов трудовых книжек, предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К должностным лицам может быть применено наказание в виде штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда, а за неоднократное нарушение норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек - наказание в виде дисквалификации на срок до 3 лет.

Внесение сведений в трудовую книжку

Общие положения

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Эти сведения можно разделить на следующие три группы:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждении (поощрении) за успехи в работе.

Кроме того, согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Нововведением следует признать внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы (ст. 50 УК РФ), записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел (п. 22 Правил).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Хотелось бы еще раз отметить, что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Если же работник работает по совместительству, то соответствующие сведения вносятся в трудовые книжки только по месту основной работы. Запись о совместительстве делается отдельной строкой по желанию работника на основании соответствующего документа (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о приеме на работу по совместительству и др.

Совместительством является выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст.282 ТК РФ). В связи с этим не имеющие другой работы аспиранты, а также студенты и учащиеся дневных отделений образовательных учреждений, поступающие на работу к конкретному работодателю, в качестве совместителей рассматриваться не могут и на них должны вестись трудовые книжки в обязательном порядке.

Пунктом 10 Правил установлен срок, в течение которого работодатель обязан вносить записи в трудовые книжки. Согласно указанной норме все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (п.8 Правил).

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц -- двузначными, год -- четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 августа 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «12.08.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т. п. (п. 1.1 Инструкции).

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (унифицированная форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Заполнение сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается на практике оформления трудовых книжек значительным количеством ошибок. Нередки случаи написания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья, отчества Геннадиевна и Геннадьевна). Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, замена их инициалами, что абсолютно недопустимо (п. 2.1 Инструкции).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. В этом случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акту.

Неточности в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсий. И, в результате, работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры - для года). Например, дата рождения - 04.01.1986.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), соответствующая строка титульного листа трудовой книжки не заполняется до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Поэтому установление рабочему второй и последующих профессий или специальностей с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе".

Именно при заполнении строки «Профессия, специальность» допускается самое большое число ошибок. Дело в том, что многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как равнозначные понятия. Отсюда - типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Колобова С. В. , Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

Следовательно, прежде чем приступить к заполнению титульного листа трудовой книжки, инспектору по кадрам необходимо разобраться в следующих понятиях:

Профессия - это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций. Например, строитель, врач, преподаватель и т.д. Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 //http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc. Специальность - это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования. Например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр. Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 //http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc.

Квалификация - это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих - специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. Там же. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.

Хотелось бы отметить, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек необходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст (ОКСО). http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc

...