Заполнение трудовых книжек

1. В случае утраты лицом своей трудовой книжки.

2. В случае если в трудовой книжке имеется признанная недействительной запись об увольнении или переводе на другую работу.

3. В случае если трудовая книжка пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.

4. В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств).

Во всех случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки (а также вкладыша к ней) выдается по последнему месту работы на основании письменного заявления работника. В соответствии с Правилами (п. 31), на работодателя возлагается обязанность выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня обращения работника с таким заявлением.

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Прием на работу по трудовой книжке, содержащей запись «Взамен выдан дубликат», не производится. Между тем ни в одном из указанных нормативных актов такого запрета не содержится, что является явным упущением законодателя, способствующим злоупотреблению второй трудовой книжкой.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки разъясняются в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. При этом записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы вносятся в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" на основании ранее изданных приказов работодателя.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 -- причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Итак, при оформлении дубликата трудовой книжки сотрудник отдела кадров обязан внести в него сведения об общем и непрерывном стаже работника, который тот имел до поступления в эту организацию. Такая запись может быть сделана только на основании справок со всех предыдущих мест трудовой деятельности или на основании нотариально удостоверенной копии потерянной трудовой книжки. Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий (кадровых служб) и заверены печатью.

Если организации, в которых работник ранее работал, ликвидированы, следует обратиться с запросом в городской архив, где должны храниться архивы документов по личному составу, содержащие сведения о работниках, их трудовом стаже, должностных перемещениях и т. д. В реальности, однако, может оказаться, что сведений о нужном предприятии в городском архиве не окажется. Дело в том, что до принятия субъектами РФ законов «Об архивном фонде», обязывающих все организации, прекращающие свое существование на территории субъекта, сдавать документы в архивы Закон Тюменской области от 15.04.1996 г. № 39 «Об Архивном фонде Тюменской области и архивах» //СПС «Гарант». , ситуация с передачей в архивы документов по личному составу от предприятий не контролировалась. И потому, особенно в начале 1990-х, далеко не все руководители считали нужным после ликвидации предприятия передавать свои архивы на хранение государству. Ирина Мурнина. Большие проблемы с маленькой книжкой //Кадровое дело. 2004. №3.

В таком случае придется использовать последнюю возможность доказать свою правоту - обращаться в суд по месту жительства с заявлением «об установлении фактов, имеющих юридическое значение». Прежде чем подавать заявление в суд необходимо собрать максимальное количество доказательств. Ими могут служить показания как минимум двух свидетелей, знающих заявителя по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Но эти свидетели должны сами документально подтвердить свою работу на данном предприятии в тот же период времени, иначе говоря, иметь соответствующую запись в трудовой книжке.

В качестве доказательства можно также использовать сохранившиеся трудовые договоры, справки с места работы, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы - все, что может убедить суд. Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» //СЗ РФ. 2002. № 31. ст. 3110.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. А затем работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек. //РГ. 2003. № 235.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден только в судебном порядке.

Выдача трудовой книжки работнику

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Пока работник осуществляет свою трудовую функцию, он может получить лишь копию трудовой книжки или официально заверенную инспектором по кадрам организации выписку из нее в течение трех дней с момента обращения с соответствующим письменным заявлением.

Тем не менее, некоторые органы требуют предоставить именно подлинник документа. К их числу относится, например, Пенсионный фонд РФ. Его сотрудники требуют трудовую книжку как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии. Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят инспектора по кадрам выдать им подлинник трудовой книжки для нотариального удостоверения копии этого документа. Такая копия необходима, например, при сдаче документов для получения сертификата "Профессиональный бухгалтер", "Профессиональный аудитор" и т. д.

Поскольку закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки в период выполнения им своих трудовых обязанностей, у инспектора по кадрам есть лишь один выход из сложившейся ситуации - добровольно высиживать огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы удостоверить копии трудовых книжек своих сотрудников, либо самостоятельно обращаться в иные инстанции, что естественно представляется маловероятным. Поэтому на практике, вопреки указанию закона, инспектор по кадрам выдает сотруднику его трудовую книжку под расписку.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Общий порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника определяет ст. 62 Трудового кодекса РФ, где указывается, что в случае прекращения трудового договора - вне зависимости от оснований его прекращения - работодатель «…обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку». При этом подразумевается, что трудовая книжка надлежащим образом оформлена, т.е.:

содержит запись об увольнении, формулировка которой соответствует действующему законодательству РФ и отражает истинную причину прекращения трудового договора;

имеет отметки о заверении ранее внесенных в трудовую книжку записей.

Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения трудовой книжки на руки, поскольку он, например, считает расторжение трудового договора с ним незаконным, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Причем сделать это работодатель должен как можно быстрее, поскольку именно со дня направления такого уведомления работодатель, как это предусмотрено частью 3 ст. 62 Трудового кодекса РФ, освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Следовательно, для подтверждения факта направления уведомления в срок работодатель должен направить его заказным письмом с уведомлением о вручении.

Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

В некоторых случаях, увольняясь, работник просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Представляется, что в данной ситуации инспектор по кадрам не должен идти на поводу у работника, поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила, ни Инструкция такого порядка передачи работнику его трудовой книжки не предусматривают, даже при наличии у данного лица нотариально удостоверенной доверенности, выданной от имени работника. Тем не менее, на практике сотрудники кадровых служб в нарушение установленных правил нередко выдают трудовые книжки иным лицам на основании такой доверенности.

Третьим лицам без нотариально удостоверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти (прекращении действия трудового договора на основании п. 6 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации) на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Заключение

В настоящее время, несмотря на утверждение новых Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек, существует очень много проблемных моментов, связанных с оформлением и заполнением трудовых книжек, с которыми все чаще сталкиваются специалисты по кадрам. Инструкция и Правила, призванные разрешить возникающие трудности, не дают подробных ответов на многие вопросы, возникающие на практике, ограничиваясь лишь общими рекомендациями. Поэтому, на мой взгляд, данные нормативные акты требуют детальной доработки. Особенно это касается разделов о порядке внесения исправлений и изменений в трудовую книжку.

Много проблем, на мой взгляд, вызывает также формулировка нормы, содержащейся в статье 66 Трудового кодекса, согласно которой вести трудовые книжки на работников вправе только работодатели - юридические лица.

Это ставит работодателей - физических лиц в неравное с работодателями - юридическими лицами положение. Некоторые работники, понимая, что их противоправные действия останутся без последствий, не исполняют должным образом свои трудовые функции, совершают дисциплинарные проступки, а затем, не окончив начатую работу, переходят на другое место работы без оформления в установленном порядке прекращения трудовых правоотношений. Из-за отсутствия записи в трудовой книжке о причине увольнения работодатель на очередном месте работы не владеет информацией о недобросовестности работника и, зачастую, принимает его на работу, не устанавливая испытательный срок. Данный факт порождает иллюзию безнаказанности и негативно сказывается на качестве работы работника, а в конечном итоге снижает эффективность производства.

Запись в трудовой книжке имеет большое значение и для работника, осуществляющего свою трудовую функцию у работодателя - физического лица. Согласно статье 309 Трудового кодекса Российской Федерации, свой трудовой стаж такие работники подтверждают письменным трудовым договором. Однако на практике не все работодатели - физические лица заключают и регистрируют трудовые договоры в соответствии с действующим законодательством в органах местного самоуправления. В таком случае гражданам, работающим у индивидуальных предпринимателей, приходится подтверждать свой трудовой стаж справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Это большое количество документов, которое работнику необходимо хранить в течение всей трудовой деятельности. Данные обстоятельства создают массу трудностей для работников при подтверждении трудового стажа в момент выхода на пенсию, а следовательно ставят их в неравное положение с гражданами, работающими у работодателей - юридических лиц.

Исходя из вышеизложенного, я считаю, что необходимо внести изменения в статью 66 Трудового кодекса и предоставить работодателям - физическим лицам право вести трудовые книжки работников. На мой взгляд, это изменение позволит уравнять в правах работодателей - физических и юридических лиц и создаст дополнительные гарантии социальной защищенности работников.

Список использованной литературы

1. Нормативные акты.

1.1 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ //СЗ РФ. 2002. № 1, ч. 1. ст. 3.

1.2 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 г. № 196-ФЗ //СЗ РФ. 2002. № 1, ч. 1. ст. 1.

1.3 Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» //СЗ РФ. 1996. № 14. ст. 1401.

1.4 Федеральный закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» //СЗ РФ. 2001. № 33, ч. 1. ст. 3431.

1.5 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» //СЗ РФ. 2003. № 16. ст. 1539.

1.6 Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» //СЗ РФ. 2002. № 31. ст. 3110.

1.7 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 //СЗ РФ. 2003. № 16. ст. 1539.

1.8 Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» //РГ. 2003. № 235.

1.9 Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 //РГ. 2003.

№ 235.

1.10 Приказ Министерства финансов РФ от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках» //РГ. 2004. № 2.

1.11 Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 22.12.2003г. № 117н //РГ. 2004. № 2.

1.12 Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст (ОКСО) // http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc.

1.13 Закон Тюменской области от 15.04.1996 г. № 39 «Об Архивном фонде Тюменской области и архивах» //СПС «Гарант».

1.14 Декрет СНК СССР «О трудовых книжках для нетрудящихся» от 05.10.1918г. // СПС «Гарант».

1.15 Декрет ВЦИК «О введении трудовых книжек в городе Москве и Петрограде» от 25.06.1919г. //СПС «Гарант».

1.16 Кодекс законов о труде РСФСР 1918 г. // СПС «Консультант Плюс».

1.17 Правила о трудовых книжках. 1918 г. // СПС «Консультант Плюс».

1.18 Постановление СНК СССР от 20.12.1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек» // СПС «Консультант Плюс».

1.19 Постановление СМ СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» // СПС «Гарант».

1.20 Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях от 20.06.1974 г. //СПС «Гарант».

2. Специальная литература

2.1 Надершина М. Д. Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности //Трудовое право. 1997. №4.

2.2 Красавин А. С. Формирование системы документации по кадрам в 1917-1930 годы //Делопроизводитель. 2001. № 1.

2.3 Беклемышева Е. Е. Трудовая книжка - трудовой паспорт гражданина России? //Трудовое право. 2002. № 8.

2.4 Владимир Архипов. Практические утопии, или задачки по ТК //Домашний адвокат. 2002. №8

2.5 Владимир Архипов. Черные дыры в трудовой книжке //Домашний адвокат. 2002. № 13.

2.6 Владимир Архипов. Закладки в трудовой книжке //Домашний адвокат. 2004. №8.

2.7 Владимир Архипов. Семь раз проверь, один раз впиши //Бизнес адвокат. 2004. № 22.

2.8 Ирина Мурнина. Большие проблемы с маленькой книжкой //Кадровое дело. 2004. №3.

2.9 Колобова С. В. , Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

2.10 Елена Ширимова. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2004. №4.

2.11 Елена Истомина. Как отвечать на вопросы трудового инспектора о трудовых книжках? //Кадровое дело. 2006. № 1.

2.12 Марина Иванова. Все, что Вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело. 2006. № 4.

2.13 Комментарий к Трудовому Кодексу РФ (Коршунов Ю.Н., Коршунова Т.Ю., Кучма М.И., Шеломов Б.А.). М.: «Спарк». 2002.

2.14 Гуев А.Н. Постатейный комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М.: «Дело». 2003.

2.15 Гусов К. Н. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М.: ООО «ТК Велби», ООО «Издательство Проспект». 2003.

2.16 Агапов А. Б. Постатейный комментарий к Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях. Расширенный, с использованием материалов судебной практики. М.: «Статут». 2004.

2.17 ttp://www.russianspain.com/news/show.php?id=1532&PHPSESSID=e34fb02 cb805a54db528287d5f2eecb4

2.18 http://news8.thdo.bbc.co.uk/hi/russian/life/newsid_1721000/1721191.stm#top

2.19http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid= 4275

2.20 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

2.21 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000215

2.22 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000127

2.23 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000174

2.24 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000203

2.25 http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000210

2.26 http://www.kdelo.ru/

2.27 http://egov-buryatia.ru/attached_documents/osn_pr_job_arx.htm

2.28 http://www.delo-press.ru/staff2003art4/p2.html

3. Судебная практика

3.1 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» //http://www.cs-center.ru/lawsp/?id=131

3.2 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 г. № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» //РГ. 2005. № 80.

Размещено на Allbest.ru