Заполнение трудовых книжек

Что касается даты заполнения трудовой книжки, то она может не совпадать с датой начала работы в организации, поскольку работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки, который своей подписью заверяет правильность внесенных сведений, и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Последняя подпись должна быть проставлена разборчиво. В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.

Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Внесение сведений о работе

Сведения о работе вносятся в одноименный раздел трудовой книжки, который состоит из 4 граф:

1) № записи.

2) Дата (число, месяц, год).

3) Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении.

4) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.

Схематично данный раздел выглядит следующим образом:

Сведения о работе

Серия и номер <*>

Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки на основании учредительных документов в виде заголовка необходимо указать полное и сокращенное (если оно имеется) наименование организации. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Затем в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. И, наконец, в графе 4 указывается дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (например: "Приказ N 125-к от 23.03.2004").

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда" (например: "Принят на должность юрисконсульта в юридический отдел"). Инструкция по заполнению трудовых книжек. //РГ. 2003. № 235. Должность определяет содержание и границы полномочий, а, следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Поэтому работникам кадровых служб при заполнении трудовых книжек необходимо с особой внимательностью отнестись к наименованиям профессий и должностей.

Согласно ст. 57 ТК РФ, наименование определенных должностей, специальностей или профессий в трудовом договоре и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, которые утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ. Эти требования ст. 57 ТК РФ должны обязательно выполняться в случаях, если федеральными законами с выполнением работ по данным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление определенных льгот либо наличие ограничений.

Если для определенной должности, специальности или профессии федеральными законами не предусмотрено предоставление льгот или наличие ограничений, работодатель вправе самостоятельно определять наименование данной должности в штатном расписании организации и устанавливать для нее квалификационные характеристики. В этом случае в трудовую книжку работника вносится запись о должности, специальности или профессии работника в соответствии с трудовым договором или локальным нормативным актом (штатным расписанием, приказом или распоряжением работодателя). Тем не менее, представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих или единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть "двойным" (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (раздел 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле "куда и кем" принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий. Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке.

Трудовые отношения между работником и работодателем могут изменяться. В данный раздел трудовой книжки вносятся записи о следующих изменениях в трудовых отношениях:

Присвоение работнику нового разряда (класса, категории) либо установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Работа по совместительству

По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.

Совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Различают внутреннее (по месту основной работы) и внешнее (в других организациях) совместительство. У лица, работающего по совместительству, как минимум два трудовых договора: один по основной работе, другой по совместительству. В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством.

Запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию работника, как при внешнем, так и при внутреннем совместительстве. При этом следует правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий (должностей), выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника.

Так, внутреннее совместительство отличается от совмещения профессий (должностей). Колобова С. В. , Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

Совмещение профессий (должностей) имеет место, когда работник в течение установленной для него продолжительности рабочего дня наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет у одного и того же работодателя дополнительную работу по другой профессии или должности. Совмещением также считается расширение объема работ по одной и той же профессии или должности, выполнение обязанностей отсутствующего работника. При совмещении производится доплата к заработку, размер которой устанавливается по соглашению сторон трудового договора. В трудовую книжку записи о совмещении профессий (должностей) не вносятся.

Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы. Колобова С. В. , Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

Согласно ТК РФ, приказы о приеме на работу оформляются на всех работников, заключивших трудовой договор, в том числе и на совместителей. На основании Инструкции (п. 3.1) запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы.

В аналогичном порядке (через увольнение и новый прием на работу) оформляется переход работника с основной работы на работу по совместительству в одной организации.

Практически рассматриваемая ситуация встречается достаточно часто, и есть смысл конкретизировать нормы, регулирующие изменение трудовых договоров о работе по совместительству на договоры по основному месту работы. Остается ли вторая работа совместительством в том случае, если работник прекратил трудовые отношения по основному месту работы. По этому вопросу существуют различные точки зрения. Одни полагают, что при утрате работником основного места работы договор по совмещаемой работе все равно будет рассматриваться как договор с лицом, работающим по совместительству, и работодатель вправе уволить такого работника в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной. Другая точка зрения состоит в том, что утрачен основной признак работы по совместительству - выполнение трудовых обязанностей в свободное от основной работы время.

Так, С. В. Колобова, в частности, считает, что если работник уволен (или уволился) с основного места работы, он должен уведомить об этом работодателя, с которым заключен договор о работе по совместительству. В том случае, если сторонами будет достигнуто соглашение о заключении трудового договора на условиях основного места работы и полного рабочего времени, работник станет основным сотрудником, и в его трудовой договор должны быть внесены изменения. Там же.

В настоящее время закон не устанавливает обязанности работника, уволившегося с основного места работы, делать такого рода уведомления и модифицировать свой трудовой договор в основную работу. Кроме того, приведенная точка зрения не дает ответа на вопрос: как же быть в том случае, когда работодатель не хочет, чтобы совместитель становился работающим по основному месту?

На мой взгляд, правильнее в указанной ситуации оставить за работником право выбора основной работы и ограничиться нормативным решением вопроса о правилах документального оформления соглашения сторон о переходе с работы по совместительству на основное место, не прибегая к процедуре увольнения и нового приема на ту же работу, но уже в другом правовом качестве.

Итак, согласно п. 3.1 Инструкции о работе по совместительству в трудовой книжке производится следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя; в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Следует отметить, что при заключении трудового договора на условиях внешнего совместительства и его прекращении в трудовой книжке работника необходимо указать и наименование организации-работодателя. Например:

Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации

Согласно статье 72 ТК РФ, перевод - это изменение трудовой функции (специальности, квалификации или должности) или изменение существенных условий трудового договора. В зависимости от срока выделяют постоянные переводы и временные. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку.

Между тем, хотелось бы обратить внимание на Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в котором указано, что «если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение существенного условия трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ)». http://www.cs-center.ru/lawsp/?id=131

Следовательно, если в трудовом договоре место работы работника определено с указанием конкретного структурного подразделения, то перемещение работника в другое структурное подразделение данной организации считается переводом и, следовательно, требует внесения соответствующих изменений в трудовую книжку. Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 12 Постановления ВС РФ).

Таким образом, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяется специальность, квалификация, должность или структурное подразделение. Поскольку иные существенные условия трудового договора (статья 57 ТК РФ в их числе называет: режим работы, рабочее время, оплата труда, гарантии и льготы, виды и условия страхования работника, а также любые другие условия, согласованные сторонами и указанные в тексте трудового договора либо фактически применяемые) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки. Их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.

Изменение наименования организации-работодателя

Несмотря на то, что пункт 3.2 Инструкции содержит образец формулировки записи о переименовании организации, на ее внесение в трудовую книжку следует обратить особое внимание.

При внесении данной записи у инспекторов по кадрам возникают следующие вопросы:

Первый вопрос: нужно ли ставить порядковый номер (графа 1) и дату (графа 2)?

Многочисленные публикации по данной тематике ориентируют на то, что данная запись не нумеруется, дата не ставится. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000174 Аргументация опирается на буквальное прочтение пункта 3.2 Инструкции, в котором эти реквизиты не упоминаются. При этом в пункте 3.1 Инструкции даны четкие указания относительно внесения номеров и дат иных записей, содержащих сведения о работе. Кроме того, п. 11 Правил устанавливает, что «все записи… имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер». Исключение составляет лишь заголовок блока записей в виде полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии). На это ориентирует содержание пункта 3.1 Инструкции. Из этого следует, что запись о переименовании организации должна быть пронумерована следующим порядковым номером.

Итак, если номер записи о переименовании внесен, какая дата должна быть указана? Представляется, что можно поставить текущую дату (дату внесения записи). Ведь во всех случаях, когда Инструкцией не предписано ставить в графе 2 дату, определяемую наступлением определенного события, требуется вносить текущую дату. В принципе не будет также ошибкой внести дату, совпадающую с датой издания документа, послужившего основанием для внесения записи.

Необходимость нумеровать и датировать запись о переименовании можно обосновать также положениями о порядке исправления записей. Так, исправительная запись производится следующим образом: в графе 3 неправильная запись признается недействительной («запись за номером таким-то недействительна») и вносится правильная запись. Тогда, если в записи о переименовании будет допущена ошибка, внести корректное исправление не представится возможным, так как у этой записи отсутствует номер. А иного способа установить соответствие неправильной и исправительной записей Инструкция не предусматривает.

Второй вопрос, требующий уточнения: какой документ указывать в графе 4?

В п. 3.2 Инструкции указано, что в качестве основания переименования проставляется приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Однако процесс изменения наименования организации происходит в особом порядке. Основанием для этого служит решение учредителей о внесении изменений в учредительные документы. Изменения регистрируются в государственном реестре в соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», на основании чего организации выдается соответствующее свидетельство. Федеральный закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» //СЗ РФ. 2001. № 33, ч. 1. ст. 3431.

Итак, основанием для переименования является, прежде всего, решение учредителей. Допустимо ли ссылаться на него в графе 4? Думается, что нет, поскольку общее собрание учредителей не является работодателем (представителем работодателя). В этом качестве может выступать только руководитель (директор, генеральный директор и т. п.) организации. Однако он не правомочен принимать решения о переименовании.

Неправомерно также указывать в графе 4 свидетельство в качестве документального основания, поскольку и оно не является «иным решением работодателя». Наиболее правильным будет, если руководитель издаст приказ следующего содержания: «В связи с переименованием ООО «Актив» в ООО Аудиторская фирма «Актив» внести записи о переименовании в трудовые книжки работников. Основание: Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц». Либо: «В связи с преобразованием ЗАО «Актив» в ООО «Актив» внести записи о переименовании в трудовые книжки работников…». Этот приказ и будет являться основанием для внесения записи.

К сожалению, случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя встречаются сегодня довольно часто. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справок с прежних мест работы или архивных учреждений для подтверждения трудового стажа.

Раздел трудовой книжки "Сведения о работе" заканчивается записью об увольнении работника.

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

В соответствии с п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового кодекса РФ);

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

Датой увольнения работника считается последний день его работы (ст. 77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2004 г. В этом случае в графе 2 раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату «10. 01. 2004».

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п. 3 ст. 77 ТК РФ, а не ст. 80 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Следует помнить, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (пункт 5.6 Инструкции).

Например, при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа или жены на работу в другую местность непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от перерыва в работе. В связи с этим в трудовую книжку может быть внесена запись примерно следующего содержания:

Инструкцией предусмотрен особый порядок для внесения сведений об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу или его переходом на выборную должность к другому работодателю.

При увольнении в связи с переходом работника на выборную должность к другому работодателю в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную должность в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (п. 6.2 Инструкции).

Что же касается увольнения в связи с переводом на другую постоянную работу, то раздел 6 Инструкции устанавливает, что запись о переводе к другому работодателю имеет определенные особенности, однако примера ее формулировки не содержит. Поэтому у работников кадровых служб возникают вопросы относительно правильного отражения данного основания прекращения трудовых отношений в трудовой книжке.

Как следует из п. 6.1 Инструкции, при внесении данного основания увольнения обязательно отражается не только особый порядок увольнения («в порядке перевода к другому работодателю»), но и его причины: по просьбе работника или с его согласия. Указывать наименование будущего работодателя Инструкция не обязывает.

Тем не менее, не будет нарушением порядка ведения трудовых книжек, если указать наименование того работодателя, к которому переводится работник по аналогии с записью об увольнении в связи с переходом работника на выборную должность к другому работодателю. Например, запись в трудовой книжке может выглядеть следующим образом: «Уволен в связи с переводом на работу в Общество с ограниченной ответственностью «Актив» с согласия (по просьбе) работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Аналогично необходимо производить запись о приеме на новое место работы: «Принят на должность главного бухгалтера в порядке перевода из ООО «Пассив».

Однако работник, уволившийся в порядке перевода в одну организацию, может по каким-либо обстоятельствам трудоустроиться в другую организацию. В этом случае запись о приеме на новое место работы делается по общим правилам, предусмотренным в п. 3.1 Инструкции. То есть в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается наименование организации, в которую трудоустраивается работник, а затем по общим правилам делается запись о приеме на работу.

Тогда могут возникнуть вопросы: станет ли предыдущая запись об увольнении неверной (ведь она не соответствует последующим записям), подлежит ли она исправлению в связи с этим? Как считают большинство специалистов в области трудового права, никаких исправлений вносить не нужно. Запись об увольнении с прежнего места работы полностью соответствует волеизъявлению работника на перевод, документально обоснована, произведена в точном соответствии с требованиями Инструкции. Учитывая принцип свободы труда, никто не вправе принудить работника приступать к работе на том предприятии, которое указано в качестве будущего работодателя. Соответственно и работодатели не должны претерпевать негативных последствий в связи с этим, в том числе исправлять надлежащим образом оформленные документы. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000174

Кроме того, новым является порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником при осуждении его к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст.47 Уголовного кодекса РФ).

В этом случае в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). Юридическим документом, служащим основанием для внесения такой записи, является вступивший в законную силу приговор суда. Никакой иной процессуальный документ уголовного судопроизводства (обвинительное заключение, постановление о привлечении в качестве обвиняемого по статье Уголовного кодекса, предусматривающей такое наказание) не является основанием для внесения данных записей в трудовую книжку.

В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от работы (должности) в связи с осуждением, либо отстраненного от должности в связи с привлечением к уголовной ответственности, запись в трудовой книжке признается недействительной. При этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п.п.19, 22 Правил).

Инструкцией не предусмотрены специальные правила внесения записи об увольнении в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами правил заключения трудового договора на основании п. 11 ст. 77 ТК РФ.

При увольнении работника на основании п. 11 ст. 77 ТК РФ в трудовой книжке необходимо указать только данный пункт ст. 77 без ссылки на ст. 84 Трудового кодекса РФ. Представляется, что в этом случае необязательно уточнять, какое правило заключения трудового договора было нарушено.

Заполнение сведений о награждении

В статье 66 Трудового кодекса РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждений нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;

о других видах поощрений, предусмотренных законодательством Российской Федерации, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя (это может быть, например, ценный подарок, благодарность, почетная грамота, присвоение звания лучшего по профессии).

Обращает на себя внимание несовпадение формулировок подзаконного акта и Трудового кодекса РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ (в данном случае - Правила) не должны противоречить Кодексу. Названное несовпадение понятий "награда" и "поощрение" затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но, учитывая, что поощрения, не являющиеся, по существу, наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина "поощрение" является верным. Тем не менее, целесообразно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

Опыт юристов и сотрудников кадровых служб предприятий и организаций свидетельствует о том, что проблем с первичным оформлением трудовых книжек, как правило, не возникает. А вот ведение этих документов, исправление сделанных в них записей, оформление дубликатов вызывают трудности. Далее я бы хотела рассмотреть, как юридически грамотно эти трудности преодолевать.

Для начала следует сказать, что внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.

Изменения или исправления вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена.

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки инспектор по кадрам по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У инспекторов по кадрам есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и так далее. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. В этом случае испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта. К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены. Ирина Мурнина. Большие проблемы с маленькой книжкой //Кадровое дело. 2004. №3.

Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.

Общие требования к внесению изменений и исправлений

В соответствии с п.п. 27 - 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель при обращении работника обязан оказать необходимую помощь для восстановления в трудовой книжке соответствующей записи. Если организация, которая допустила неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были внесены. Таким документом, согласно действующим правилам документооборота, является приказ (распоряжение) по кадрам или личному составу руководителя организации или уполномоченного им лица.

В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных либо неточно отраженных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 29 Правил).

Инструкция по заполнению трудовых книжек не содержит практических уточнений к порядку внесения изменений в трудовую книжку, изложенному в пунктах 27-29 Правил, хотя, по моему мнению, порядок взаимоотношений работника и работодателя требует дополнительных разъяснений и уточнений. Так, по ранее действовавшим Правилам, подкрепленным судебной практикой, работник в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, произведенной в предыдущем месте работы, обращался к действующему работодателю с заявлением об обнаруженной им ошибке. Сам сделать это он мог только в период с момента увольнения до устройства на другую работу, поскольку и ранее действовавшие Правила, и Правила современные не допускают выдачу на руки работнику трудовой книжки в период работы. Впрочем, не выручает работника и предоставленная ему возможность на основании п. 7 Правил получить от работодателя (по письменному заявлению) не позднее 3 дней со дня подачи такого заявления копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Цели получения копии могут быть различные - от намерения подыскать новое место работы до сверки в иных организациях стажа и правильности внесения записей, но не совершения в них исправлений. Поэтому в случае выявления неточностей в записях трудовой книжки работодатель должен официальным обращением в соответствующие организации (вплоть до необходимых архивов) уточнить правомерность претензии работника. И только получив документальное подтверждение ее безошибочности, внести в книжку необходимые изменения. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000127 Если требования работника окажутся ошибочными, на мой взгляд, он должен компенсировать работодателю понесенные расходы. При правомерном обращении работника компенсацию затрат невиновного работодателя за эту услугу должен нести работодатель, который не внес соответствующей записи либо внес ее неточно или неправильно, что в принципе предусмотрено п. 48 Правил, но только для случаев неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Изменение записей на титульном листе

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. Важно помнить, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Хотелось бы обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки.

Например, в строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. Тем не менее, если законодательство этой ссылки не предусматривает, то ее отсутствие не будет считаться нарушением. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Тем не менее, практике известны многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о получении работником новой профессии, повышении квалификации, о трудовом стаже работника, фактах ознакомления с записями в трудовой книжке и других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в том числе и для внутреннего использования в рамках данной организации. Колобова С. В. , Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

В случае выявления неправильной или неточной записи на титульном листе трудовой книжки вносить исправления в титульный лист трудовой книжки может только тот работодатель, который впервые оформлял данную трудовую книжку для работника. В случае если эта организация ликвидирована, то внести исправления может ее правопреемник. Если же правопреемника нет, необходимо взять соответствующие документы о том, что такой организации больше не существует, например, из местного архивного фонда. Оттуда же нужно взять справку о том, что конкретный сотрудник действительно работал в данной организации. На практике здесь есть несколько сложных моментов. К сожалению, не все организации при ликвидации сдают документы по личному составу в архив, некоторые просто бесследно исчезают. В таком случае человеку необходимо обратиться в суд, где с помощью данных об отчислениях в фонды, на основании свидетельских показаний будет вынесено решение о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки. Тогда исправления будет вносить действующий работодатель на основании решения суда.

Внесение изменений в записи о работе, награждении, переводе и увольнении

В соответствии с п. 1.2 Инструкции, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи проставляется следующий порядковый номер и делается запись: «Запись № ... » недействительна. Затем вносится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с указанием даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись № ... недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения вносится текст: «Запись № ... недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Дубликат трудовой книжки

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают несколько ситуаций, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки: