Управление запасами на торговом предприятии (на примере ООО "Коллаж")

Размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимально желательного уровня [24,с.100].

Действительно разница между максимально желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимально желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки [4, c. 56-62].

1.2.4 Прочие системы управления запасами

Рассмотренные выше основные системы управления запасами базируются на фиксации одного из двух возможных параметров - размера заказа или интервала времени между заказами. В условиях отсутствия отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, такой подход является вполне достаточным.

Однако на практике чаще встречаются иные, более сложные ситуации. В частности, при значительных колебаниях спроса основные системы управления запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителя без значительного завышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными.

Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами, названные «прочими». Их составляют элементы основных систем управления запасами.

Каждая из основных систем имеет определенный порядок действий. В системе с фиксированным размером заказа, заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной задержки поставки (приложение Б).

В системе с фиксированным интервалом времени между заказами, размер заказа определяется исходя из наличного объема запасов и ожидаемого потребления за время поставки (приложение В).

Различное сочетание звеньев основных систем управления запасами, а также добавление принципиально новых идей в алгоритм работы системы приводит к возможности формирования огромного числа систем управления запасами, отвечающих самым разнообразным требованиям.

Существуют две наиболее распространенных прочих системы:

- система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

- система «минимум - максимум» [4, c. 56-62].

В системе управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня входным параметром является период времени между заказами. Эта система ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объема запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов). Порядок расчета всех параметров данной системы представлен в приложении Г.

Исходные данные для расчета параметров системы:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

Для определения интервала времени между заказами (или периодичности пополнения запасов) можно воспользоваться рекомендациями для расчета интервала времени между заказами [24, c.98].

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае возможной задержки поставки. Под возможной задержкой поставки, как уже отмечалось выше, подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение гарантийного запаса производится во время последующих поставок через пересчет размера заказа таким образом, чтобы его поставка увеличила запас до максимально желательного уровня. Гарантийный запас не оказывает непосредственного воздействия на функционирование системы в целом.

Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается исходя из значения ожидаемого дневного потребления таким образом, что поступление заказа происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня.

Таким образом, отличительной особенностью системы является то, что заказы делятся на две категории. Плановые заказы производятся через заданные интервалы времени. Возможны дополнительные заказы, если наличие запасов на складе доходит до порогового уровня. Очевидно, что необходимость дополнительных заказов может появиться только при отклонении темпов потребления от запланированных.

Максимально желательный заказ представляет собой тот постоянный уровень, пополнение до которого считается целесообразным. Этот уровень запаса косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации.

Расчет размера заказа РЗ в штуках в данной системе осуществляется либо по формуле (5) (в зафиксированные моменты заказов), либо по формуле (6) (в момент достижения порогового уровня):

РЗ = МЖЗ - ПУ + ОП, (6)

где МЖЗ - желательный максимальный запас, шт.;

ПУ - пороговый уровень запаса, шт.;

ОП - ожидаемое потребление до момента поставки, шт.

Графическая иллюстрация функционирования системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня приведена в приложении Г [4, c. 56-62].

В системе управления запасами «минимум - максимум» также используется постоянный интервал времени между заказами. Система «минимум - максимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

Поэтому в этой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимально желательного уровня. Данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.

Порядок расчета параметров системы «минимум - максимум» представлен в приложении Д.

Исходные данные для расчета параметров системы:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

Для определения интервала времени между заказами следует пользоваться формулой (4).

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой поставки. Как и в системе с установленной периодичностью запасов до постоянного уровня, гарантийный (страховой) запас используется для расчета порогового уровня запаса.

Пороговый уровень запаса в системе «минимум-максимум выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, т.е. наличный запас равен пороговому уровню, или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается, и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.

Максимально желательный запас в системе «минимум-максимум» играет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении размера заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум-максимум» является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа производится по формуле (6).

Графическая иллюстрация функционирования системы управления запасами «минимум-максимум» приведена в приложении Д [4, c. 56-65].

Таким образом, проведя критический теоретический анализ управления запасами по различным литературным источникам, можно обобщить выводы.

Запас - обязательный элемент любой экономической системы, сглаживающий неравномерность производства, обмена, распределения и потребления, материальных благ. Запасы - это резерв материальных ценностей организации (системы). Основное назначение запасов заключается в том, чтобы ослабить зависимость между поставщиком, производителем и потребителем.

Запас можно охарактеризовать с разных точек зрения. Понятие запаса пронизывает все области материального производства, так как материальный поток на пути движения от первичного источника сырья до конечного потребителя может накапливаться в виде запаса на любом участке. Причем управление запасами на каждом из участков имеет свою специфику.

На пути превращения сырья в конечное изделие и последующего движения этого изделия до конечного потребителя создаются два основных вида запасов - производственные и товарные.

Запасы текущие - основная часть производственных и товарных запасов. Эта категория запасов обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками.

Запасы страховые - предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных, непредвиденных обстоятельств.

Запасы сезонные - образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки [9, с.285-287].

Ввиду выше сказанного, нужно отметить, что для содержания материальных запасов необходимы склады. Представление о гармонично организованной логистической системе, как о системе без складов ошибочно. Гармония в логистике достигается правильным сочетанием складского и транзитного способов продвижения вещественной субстанции от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя.

Склады являются одним из важнейших элементов логистических систем. Объективная необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов существует на всех стадиях движения материального потока, начиная от первичного источника и кончая конечным потребителем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов складов [приложение Е].

Реализация функции временного хранения материальных запасов означает необходимость проведения работ по размещению грузов на хранение, обеспечению необходимых условий хранения, изъятию грузов из мест хранения [9, с.317-322]. Основные формы складирования товаров представлены в приложении Ж.

Представление о гармонично организованной логистической системе, как о системе без складов ошибочно. Гармония в логистике достигается правильным сочетанием складского и транзитного способов продвижения вещественной субстанции от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. Склад в логистике используется только тогда, когда это позволяет улучшить показатели сквозного процесса. Таким образом, роль склада заключается в создании условий для оптимизации материального потока.

Логистика ставит задачу гармоничной организации внутри складских процессов, а также задачу технической, технологической и планово-организационной сопряженности внутрискладских процессов с процессами, происходящими в окружающей склад экономической среде. Склады в логистике рассматривают как элементы системы товародвижения, и, в то же время как самостоятельные системы. Соответственно, выделяют две группы задач:

- задачи, связанные со складами, возникающие при проектировании систем товародвижения;

- задачи по складам как по самостоятельным системам.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Контроль состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер к ликвидации отклонений [9, с.297].

Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения потребителя каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

- учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

- определение размера гарантийного (страхового) запаса;

- расчет размера запаса;

- определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

- система управления запасами с фиксированным размером заказа;

- система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

Однако на практике чаще встречаются иные, более сложные ситуации. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными. Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами, названные «прочими». Их составляют элементы основных систем управления запасами. Наиболее распространенными прочими системами являются:

- система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

- система «минимум-максимум».

Таким образом, решение обобщённой задачи управления запасами определяется следующим образом:

- в случае периодического контроля состояния запаса следует обеспечивать поставку нового количества ресурсов в объеме размера заказа через равные интервалы времени.

- в случае непрерывного контроля состояния запаса необходимо размещать новый заказ в размере объема запаса, когда его уровень достигает точки заказа.

Размер и точка заказа обычно определяются из условий минимизации суммарных затрат системы управления запасами.

Во всех товаропроизводящих операционных системах и большинстве систем сферы обслуживания имеются определенные запасы. Цель создания запасов - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов и исключение необходимости непрерывных поставок [16, с.624].

Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод - рассмотренные основные и прочие системы управления запасами применимы лишь к весьма ограниченному спектру условий функционирования и взаимодействия поставщиков и потребителей. Стремление к повышению эффективности использования системы управления запасами в логистической системе организации приводит к необходимости разработки оригинальных систем управления запасами. В теории управления товарными запасами имеется достаточное количество специальных способов ведения такой работы [4, с.249-250].

Глава 2. Анализ управления складскими продовольственными запасами в ООО «Коллаж»

2.1 Общая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж» входит в структурное подразделение супермаркет Симбирка-3, который в свою очередь входит в компанию «Максима-Х».

Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж» является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства Российской Федерации и Устава. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет и другие счета в банках, может от своего имени заключить договора, приобретать имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть ответчиком в суде.

Чтобы эффективно управлять супермаркетом, необходимо разработать его структуру и четко определить обязанности каждого сотрудника: кто, что должен делать, кто за что отвечает, кто перед кем и в какой форме отчитывается

.Организационная структура - эффективный инструмент управления работой супермаркета, позволяющий оптимально решать стоящие перед ним задачи.

Супермаркет «Симбирка-3» относится к системе так называемых сетевых супермаркетов, поэтому многие функции, такие как планирование, закупка, сбыт, бухгалтерский учет, товароведение, выполняются в центральном офисе компании. Офис компании «Максима - Х» расположен по улице Гончарова в центральном универмаге. Структура центрального офиса (приложение И).Поэтому в супермаркете находится административный управляющий - директор, который подотчетен вышестоящему руководству, однако, последнее слово при решении производственных задач часто остается за директором. Магазин имеет несколько подразделений, непосредственно подчиняющихся директору. Поскольку большая часть работы в магазине Симбирка-3 контролируется администратором, то у директора больше времени остается на планирование, руководство и координацию работы магазина. В отсутствие директора управление магазином обычно осуществляет менеджер (в некоторых Симбирках замдиректора). Структура магазина (Приложение К).

Каждый из супермаркетов Симбирка разделен на юридические лица (Приложение Л). Точную информацию, по какому принципу идет разделение, предоставить отказались, сославшись на коммерческую тайну. По примерным данным разделение магазинов на зоны зависит от их площади. Если площадь магазина около 250 кв. метров, его делят на 4 зоны (юридических лица), если площадь больше, то на 6 зон.

Местоположение магазина - вопрос ключевой для формирования всех остальных стратегических и тактических задач современного супермаркета. Наиболее удачным с точки зрения местоположения следует признать густонаселенные городские кварталы. Таким образом, любая часть города с высокой плотностью населения может рассматриваться как потенциальное место для нового магазина. В данном случае при принятии решения о размещении супермаркета самым весомым фактором должно стать количество потенциальных покупателей.

Большинство новых супермаркетов открывается в жилых кварталах. Высокая потребность в продовольственных магазинах в этих районах определяется большой концентрацией населения в многоквартирных домах.

Известно, что для покупателей одним из основных критериев выбора является близость расположения супермаркета.

С этой целью, компания Максима-Х расширяет свою сеть супермаркетов Симбирка. На начало 2005г были открыты магазины: в центральной части нашего города - Симбирка № 1, в густонаселенном Засвияжском районе три магазина Симбирка № 2, 5 и 6; в железнодорожном районе Симбирка №3 и в Заволжском районе Симбирка №4. К лету 2006г сеть магазинов расширилась. Были открыты магазины в районе улицы Кирова №9, в северной части города Симбирка №7 и к осени планируется открыть там же Симбирку №10, также на стадии завершения строительства находится Симбирка №8 в заволжском районе.

Другой важный фактор, который необходимо принимать во внимание, - это доступность торгового района. Могут ли покупатели из отдаленных кварталов попасть туда? Супермаркет Симбирка-3 расположен по адресу: г. Ульяновск, ул. Луначарского, 1. Что находится на пересечении четырех дорог, в близи располагаются три автобусные остановки в разных направлениях, трамвайная остановка. Также поблизости находятся: салон сотовой связи, две аптеки, фотосалон, ателье пошива одежды, магазины одежды, парфюмерии, бытовой техники. Супермаркет занимается торговой деятельностью по продаже продовольственных товаров повседневного спроса. Метод продажи товаров - самообслуживание. Магазин обслуживает контингент покупателей с различным уровнем дохода. В основном магазин ориентирован на покупателей со средним уровнем достатка, так как это район старой застройки и в близи располагается частный сектор. Магазин работает с 8-00 до 23-00 часов без перерыва на обед, без выходных. Режим работы этого торгового предприятия хорошо продуман, т.к. он позволяет жителям города, то есть потенциальным покупателям, совершать покупки в удобное для них время.

В связи с таким графиком работы отсутствие или нехватка удобного транспорта может сузить круг потенциальных работников. В компании этот вопрос продуман: каждый вечер по окончании рабочего дня автобус развозит всех сотрудников по домам.

Бесплатная автостоянка - важнейший фактор, учитываемый при подборе участка для супермаркета. Владельцы супермаркетов первыми из розничных торговцев признали важность удобной парковки при магазинах. Большинство покупателей в недавнем пошлом совершали покупки поблизости от дома или по дороге с работы. Сегодня постепенно вырабатываются другие потребительские привычки, например закупка продуктов на всю неделю. В новых условиях присутствие стоянок для автомобилей у магазинов стало принципиально важным. Психология современного конкурентного рынка такова: если здесь недостаточно места, чтобы поставить машину, я найду другой, более удобный для меня магазин. Возле магазина Симбирка-3 размещается небольшая парковочная площадка с удобным подъездом.

Общая площадь магазина составляет 366 кв. метров, в том числе площадь торгового зала 265 м 2.В нем всегда есть покупатели. Красочный интерьер, современное освещение и оборудование, удобные для чтения вывески, комфорт (контролируемый температурным режимом) и чистота - все это составляет общую атмосферу магазина. В торговом зале магазина используется пристенное оборудование (горки), прилавки, прилавки-витрины, охлаждаемые витрины. Все это расположено параллельно контрольно - кассовым пунктам, что позволяет контролерам наблюдать за проходами. Перпендикулярно кассовым пунктам, вдоль противоположной стены от входа, расположен отдел, где торгуют колбасами и сырами. Проход перед этими отделами достаточно широкий, что - бы покупатели могли беспрепятственно выбрать нужный товар. В магазине используется холодильное оборудование (холодильные закрытые витрины, холодильные закрытые прилавки-витрины).

Торговля в магазине организована с использованием достижений научно-технического прогресса, оснащения магазина современными средствами для транспортировки, складирования, погрузочно-разгрузочных и других технологических операций с товаром, оснащения высокопроизводительным фасовочным и весоизмерительным оборудованием, современными машинами для нарезки и вакуумной упаковки гастрономических товаров.

Торговый зал супермаркета Симбирка располагается на первом этаже трехэтажного здания. Два верхних этажа, общей площадью 530 кв. метров, администрация сдает в аренду.

Арендаторам предлагаются уже готовые решения: отремонтированные и подготовленные к использованию площади, удобный подъезд и стоянку, пристойный внешний вид, разработанную программу по привлечению покупателей и т.д. Кроме того, в супермаркетах (вообще) можно арендовать любую площадь от 5 кв. метров. Еще одним важным фактором, привлекающим арендаторов в супермаркеты, является постоянный поток покупателей, генерируемый продовольственным магазином.

Арендаторами торговых площадей в Симбирке являются: отдел сувениров, подарочной продукции, упаковка товаров; газетный киоск; ломбард; магазин одежды; магазин парфюмерии, косметики; магазин канцтоваров; магазин цветов; магазин бытовой химии.

Все перечисленные возможные арендаторы в большинстве случаев представляют формы мелкого предпринимательства (ЧП, ИП и т.д.). Широко известные бренды, как правило, не арендуют площади в небольших торговых объектах, тем более, если они расположены за пределами центра города

Безусловно, одним из определяющих факторов является и размер арендной платы. Здесь все зависит от: профиля деятельности арендатора и срока аренды; площади арендуемого помещения; расположения торговой точки в зале.

Для арендаторов данного помещения, арендная плата составляет 600 рублей за кв. метр, одинаково для всех, независимо от профиля деятельности и площади арендуемого помещения.

Срок договора аренды (приложение М) в супермаркетах площадью до 5 тыс. кв. метров обычно составляет не более года, так как в основном их арендаторы - индивидуальные предприниматели.

Директор супермаркета контролирует операции магазина в пределах полномочий и порядка, установленных вышестоящим руководством: головной компанией. В прямом значении управление заключается в осуществлении руководства персоналом для достижения конечного результата.

Директор магазина планирует: графики выхода на работу персонала, подготовку товарных выкладок, меры безопасности, организацию работы, порядок приемки и маркировки товара и другие функции. Также директор группирует функции и распределяет лицам, на которых возлагается ответственность за поведение предписанных работ. Обычно все обязанности прописываются в должностных инструкциях (приложение Н). Директор учитывает уровень квалификации каждого сотрудника, чтобы использовать лучшие качества подчиненных при выполнении необходимых для магазина работ. Работа с кадрами включает в себя собеседование и подбор сотрудников, а также инструктаж, обучение и периодическую оценку их работы. Директор отвечает за результат работы всех отделов в магазине. Ежедневно в магазине Симбирка-3 директором проводятся небольшие собрания, их цель предупредить возникновение каких-либо проблем, или решение уже возникших. Обычно на собрания приглашаю: менеджера, администратора, заведующих складами, старшего кассира, оператора или системного администратора. Также в Симбирке проводятся и общие собрания, обычно они бывают перед началом смены и на них директор информирует служащих о стратегии компании, планах продаж и продвижения товара, графиках работы и других неотложных делах, и для оглашения общих объявлениях.

Директор контролирует соответствие между фактической и желательной работой персонала ради достижения поставленных фирмой целей. Обычно директор использует текущий контроль, осуществляющийся по ходу работы, с тем, чтобы исправить работу либо сделать ее более эффективной, на каждом собрании оговаривается какие препятствия, проблемы существуют для нормального достижения цели.

Для директора магазина имеют значения различные типы контроля: за нормами, качеством (контроль за качеством товара в основном лежит на менеджере магазина, но директор держит этот вопрос у себя на контроле), бюджетом, связанным с персоналом, оборудование и поставками, - а также за разными критериями, устанавливаемыми из центрального офиса. При поведении в магазине ревизии, центральным офисом устанавливается определенный для каждого магазина процент недостачи, (зависит от выручки магазина), допустимые скидки на усушку и утруску. Проблема сохранности товаров исключительно актуальна во всех странах, так как при движении товаров от производителя до потребителя их потери достигают 30 процентов и более. Потери продукта можно снизить при соблюдении правил обращения с ними на всех этапах движения, особенно при распределении и хранении товара. Общим требованием для всех товаров является осторожное с ними обращение при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке.

При контроле за товарными запасами, директор магазина старается добиваться оптимального составления заявки для удержания процента усушки и утруски в разумных пределах.

На данном предприятии в управлении складскими запасами используется система управления запасами с фиксированным размером заказа и фиксированным интервалом времени между заказами. При этом оптимальный размер заказа определяется на каждую поставку с учетом: остатков продукции на складе, свободных складских площадей и спросом на продукцию

Также директор магазина производит контроль о мерах безопасности и соблюдение строгого порядка при обращении с деньгами. С этой целью в магазине ограничена сумма денег в каждой кассе, регулярно проводят изъятия накопившихся у кассиров сумм. Эти суммы просчитываются, записываются на приход кассира и помещаются в сейф. Основную охрану супермаркетов в компании осуществляет охранное предприятие.

2.2 Закупка и заказ товаров

Определение метода закупок:

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта. Основными методами закупок являются: - оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями

- закупки по мере необходимости.

Закупкой товаров в сети супермаркетов Симбирка в основном занимаются менеджеры центрального офиса. На переговоры приглашаются сотрудники, имеющие право принимать решения, как правило, начальники отделов или менеджеры. На переговорах обсуждают следующие вопросы, касающиеся сотрудничества: цены (особенно тщательно обговаривают варианты снижения цен); условия поставки товара; ассортиментный перечень поставляемой продукции.

Потенциальных поставщиков для компании Максима - Х отбирают категорийные менеджеры торгового отдела центрального офиса. В обязанность этих менеджеров входит: заключение договоров, ввод новых поставщиков, анализ товарных запасов своей группы товаров.

Отбор иногородних поставщиков происходит два раза в год. Для этого категорийные менеджеры выезжают на выставки «Продэкспорт» в Москву. При осмотре выставки менеджеры выбирают информацию о заинтересовавших образцах, и берут бланки договоров. Так - как с условиями договора должны ознакомится: юрист компании, финансовый директор и др., поэтому договора оформляются здесь, если что - то не устраивает, составляют дополнительные соглашения. Затем заполненный с одной стороны договор пересылают в московскую фирму, для дальнейшего заполнения.

Местные поставщики, как правило, обращаются в компанию сами. Приносят с собой образцы товаров, прайс-листы, оговаривают условия работы, скидки какой товар в какой магазин нужно вести (дешевый товар возят во все магазины, дорогой (элитный) - в центральный магазин).

Закупка товаров производится на основе утвержденного магазином ассортиментного перечня (приложение П). При этом для обеспечения стабильности заключается договор на поставку товаров (приложение Р).

Хорошие отношения с поставщиками способствуют развитию благоприятных условий для предоставления дополнительных услуг, включая снабжение рыночной информацией и информацией о ценообразовании. Сотрудничество между производителем, оптовиком и розничным торговцем позволяет повысить эффективность работы супермаркета и принести большую пользу покупателю.

Цели и задачи логистического управления закупками на предприятии. На предприятии возникает проблема закупки нужного количества требуемой продукции по приемлемым ценам. Все это решается через систему хозяйственных связей. Хозяйственные связи -- организационно-экономические и правовые отношения поставщиков и потребителей в процессе товародвижения.

Одно из важных условий повышения конкурентоспособности фирмы -- нахождение наиболее приемлемым для потребителя (предприятия) способов приобретения и поставки продукции. Хозяйственные связи на предприятии реализуются через заключение договоров поставки, см. приложение Б. Для достижения таких результатов на предприятии используют знания содержания процессов поставки и их место, в осуществление оптимальной закупки продукции исходя из знания спроса на рынке на продукцию и знаний рынка поставщиков.

При выборе поставщика обычно учитывают способность обеспечивать стабильные поставки товаров согласованного ассортимента и рекламное сопровождение процесса продаж, поставить дополнительное оборудование, регулярно проводить акции по продвижению товаров в супермаркете.

Менеджеры отдела закупок обязаны постоянно вносить информацию в базу данных по поставщикам. Систематизация этой информации позволит выбрать наиболее выгодный источник снабжения.

Факторы, учитываемые при выборе источника снабжения:

Факторы продукта. Все закупаемые для пополнения товарного запаса продукты должны быть совместимыми с точки зрения цены, качества и внешнего вида с остальными товарами данного магазина. Товары, имеющие фирменную упаковку, должны обладать способностью к «самопродаже», то есть иметь выигрышный вид. Продукт должен быть приемлемым для постоянных покупателей магазинов и поступать в достаточном количестве.

Факторы цены. Обычно при всех равных прочих факторах выбирается поставщик, который предлагает самые низкие цены и лучшие условия продажи товара. Для супермаркета, как правило, наиболее приемлема безналичная форма оплаты, желательно с отсрочкой платежа. Учитывается возможность обсуждать с поставщиком вопросы, связанные со скидками и возвратом товара.

Фактор услуг. Под ним обычно понимают способность поставщика обеспечить стабильные поставки товаров согласованного ассортимента и рекламное сопровождение процесса продаж, поставить дополнительное оборудование, регулярно проводить акции по продвижению товаров в супермаркете.

Функция закупки товара подразделяется на две составляющие, одна из которых является рутинной процедурой перезаказа товаров, включаемых в основной список товарных запасов, а другая - принятием решения о приобретении новых видов продукции. Обе процедуры с точки зрения бизнеса должны производиться как можно точнее, чтобы магазины заполнялись товарами, имеющими спрос у покупателей. Специалисту по закупке при выборе товара следует отказаться от личных пристрастий и попытаться предугадать предпочтения клиентов.

Эффективный порядок заказа может оказаться решающим условием для успешной работы магазина. Чрезмерные запасы товаров связывают капитал, делают убыточными отделы, в которых продается скоропортящаяся продукция, затрудняют движение ходовой продукции и мешают управлению запасами. Заказ недостаточного количества товаров также приводит к серьезным последствиям. Отсутствие товаров на складе означает уменьшение продаж и потерю клиентов.

После окончательного заключения договоров, с категорийными менеджерами центрального офиса, поставщики начинают работать с обычными менеджерами торгового отдела.

Все магазины и торговый отдел компании пользуются компьютерной программой «Супермаг - 2000». С ее помощью учетные данные и отчеты, поступающие из магазинов, принадлежащих компании, обеспечивают менеджеров объемом информации об остатках товаров в магазинах. С увеличением потока информации после введения в эксплуатацию компьютерной системы сканирования товаров с применением штрихкода менеджеры видят подробные данные об отсутствующих в магазине запасе товаров, о способах приобретения товаров покупателями в магазинах, популярности среди покупателей тех или иных видов товаров, а также другую необходимую информацию.

Работа менеджеров с местными поставщиками построена по определенному графику. Когда поставщик впервые приходит по поводу заказа товара, они вместе с менеджером устанавливают день недели и час в которые данный поставщик будет в дальнейшем приходить для составления заказа. Таким образом, каждый поставщик обращается в торговый отдел один раз в неделю.

Что касается иногородних поставщиков, то здесь работа построена таким образом. Поставщики присылают по факсу или электронной почте свои прайс-листы примерно один раз в месяц на крупные партии и один раз в два месяца на мелкие партии. Менеджер сравнивает данные в прайсе со своими остатками на центральных складах, отслеживает реализацию товара и на основании этого делает заявку. Заказ составляют, так чтобы данного товара хватило примерно на три недели для всех магазинов (если в этот период должен быть открыт новый магазин, его учитывают также), в связи с экономией транспортных расходов. Для этого рассчитывают товарооборачиваемость в днях = товарные запасы (в денежном выражении) : товарооборот за этот же период х количество дней в этом периоде. Эти данные каждый менеджер по своей группе товаров может увидеть, сформировав «Отчет основных показателей за период с____ по___» в развернутом виде. В данном отчете указывается: сколько продали, какой валовой доход, удельный вес товарооборота, удельный вес валового дохода по каждой группе товаров и по каждому наименованию. Образец данного отчета в компании предоставить отказались, сославшись на коммерческую тайну. Составленную заявку менеджер может передать либо по телефону, либо заполняет электронный бланк заказа и отправляет по электронной почте. В таблице 1 указана примерная заявка по некоторым товарам.

Таблица 1

Наименование товара	Количество шт.	Цена за ед.
Мак. Макфа вермишель 0,5 кг	200	13-80
Чай Липтон пак. 1\25	250	29-08
Приправа Камис курица 30 гр	60	12-90
Шок.-молочная паста Алиса пластик.0,350гр	60	27-50
Сливки сухие быстрорастворимые Ванилин 0,200гр	120	15-90

Каждый менеджер составляет свои заявки с учетом тоннажа. Заносит данные в бланк «Командировка в г. Москва с___ по___», где также указывается фирма - продавец, ее телефон, контактное лицо кто принимал данный заказ (приложение С).

Такая командировка формируется по территориальной зависимости и по тоннажу машины, которая будет отправлена в данную поездку. Для доставки товара компания пользуется своим автопарком. К внешним транспортным средствам относятся и применяются на предприятии грузовые автомашины различной грузоподъемности: от 1500 кг (ГАЗели) до 20 тонн (КамАЗ). Выбор транспортных средств на предприятии учитывает задачи транспортировки, род продуктов. При этом играют роль: скорость транспортировки, независимость, надежность, буферные свойства и возможности замены. Грузовые машины имеют то преимущество, что они гибки и способны обеспечить доставку непосредственно по магазинам. В дальние командировки отправляются в основном большегрузные машины - Камазы грузоподъемностью 10 и 20 тонн. По городу используются различные машины: УАЗы, Газели, ГАЗ и ЗИЛ. Все машины сопровождают экспедиторы. В Москву машины компании ездят каждую неделю, но менеджерские заявки формируются так, что на каждую из фирм они заезжают примерно один раз в месяц или один раз в два месяца.

Когда определяется точное отправление машины, менеджеры созваниваются со своими фирмами, в которые даны заказы, сообщают об отправлении и просят, чтобы их заказ был подготовлен к определенному дню, чтобы не задерживать транспорт.

При получении товара здесь, на центральных складах, если есть какие, то расхождения при приемке товара (брак или недостача), менеджеры созваниваются с поставщиками и решают данный вопрос. Если поставщик соглашается с оформлением недостачи, то менеджер по электронной почте пересылает «Акт об установленном расхождении при приемке» (приложение Т). Если решается вопрос о замене накладной, то поставщик переделывает накладную и отправляет ее по факсу, затем, когда едет следующая машина с экспедитором передается оригинал. Если при приемке обнаружен брак, то при следующем посещении данной фирмы его заменяют.

Товары приобретаются посредством бланка заказа закупки или бланка заказа продавца. Однако, как правило, заказ осуществляется или устно по телефону, или в электронном виде. При этом форма заказа значения не имеет - главное, что определенная информация должна передаваться от закупщика к продавцу (и, наоборот) до совершения заказа.

В супермаркете Симбирка-3 более 10 тысяч наименований ассортимента. Заказ продукции одна из наиболее важных функций специалистов, занимающихся заказом товаров.

Введение автоматизации с использованием системы штрихового кодирования позволило упростить порядок заказов, поскольку компьютер учитывает продажи всех товаров и хранит информацию о текущих остатках. Это позволяет осуществлять автоматические заказы.

Каждый менеджер по своей группе товаров, отслеживает остатки по всем магазинам, сравнивает их с запасами товара на центральных складах и с учетом реализации товара делает заказы по каждому магазину. Все эти данные (в какой магазин, какое наименование и в каком количестве) заносятся в электронный бланк «Складское требование» (приложение предоставить невозможно). На основании этого требования кладовщики центральных складов формируют заказы, а операторы центрального офиса распечатывают накладные по каждому магазину, для дальнейшей доставки товара.

Заявками на скоропортящиеся товары повседневного спроса (молочная продукция, мясные и колбасные изделия, хлеб и хлебобулочные изделия) занимаются менеджер магазина и администратор торгового зала. Также за количеством товара на складе магазина Симбирка, следят зав. складами и напоминают менеджеру о составлении заявки. Также магазин периодически посещают торговые представители разных фирм, они следят за пополнением своего товара и при очередном посещении магазина составляют заявки вместе с зав. складами или менеджером; предоставляют информацию о новом товаре.

От размера торговых площадей магазина зависит периодичность завоза товаров со склада, а частота завоза влияет на эффективность усредненного заказа. Это перечень товаров, в котором нуждается магазин, формируемый компьютерной программой на основании хронологии продаж.

Вариантом усредненного заказа является «груз под завязку», который применяется складом в целях повышения эффективности использования грузового транспорта. Количество заказываемого товара определяется исходя из следующих критериев:

Необходимость пополнения продукции для удовлетворения покупательского спроса; сроки и частота поставки; сроки годности; средняя продажа в день; место, занимаемое в торговом зале (на полке, расширенная выкладка, дополнительная выкладка); наличие места на складе; проведение дополнительных мероприятий по продвижению товара; форма оплаты (предоплата, оплата по реализации).

Нескоропортящиеся товары:

Важнейшим элементом заказа является определение количества заказываемых товаров: недостаточное количество означает потерю прибыли и покупателей, избыточное - лишние капитальные инвестиции не только в товарные запасы каждого магазина, но и в склад. Хаос в складском помещении приводит к уменьшению полезной площади и повышает издержки.

За чем и стараются следить заведующие складами супермаркета Симбирка-3.Оптимальное количество товаров означает качественное обслуживание покупателей, минимум инвестиций в товары и высокий оборот запасов. Дополнительные выгоды включают: уменьшение случаев нехватки товара; сокращение времени, уходящего на инвентаризацию; сокращение операции по маркировке товаров при изменении цены.

Товарный запас по основным группам нескоропортящихся товаров, измеряемый в магазине Симбирка стараются придерживать от 7 до 21 дня. Исключение составляют сезонные заказы, когда супермаркеты стремятся заблаговременно, до повышения цены, закупить партию продуктов. Так, позаботившись о закупке шампанского в октябре, супермаркет может получить его по ценам на 50 -60 процентов ниже предновогодних.

Скоропортящиеся товары:

Эти продукты следует заказывать как можно ближе ко времени продажи. Более крупные запасы приходится, как правило, на конец недели и выходные дни.

Наиболее важным для учета является фактор времени, в течении которого производится обработка скоропортящейся товарной продукции. Поэтому скоропортящиеся товары в магазине Симбирка-3 стараются заказывать ежедневно.

Молочные продукты по запасам и цене претерпевают небольшие изменения, поэтому с ними проблем меньше. Если поставщик находится за пределами Ульяновска, то заявки на такие продукты составляются на два три дня, с учетом сроков реализации.

Порядок заказа в Симбирке имеется несколько процедур:

Обычный порядок;

Двойной заказ;

Прямой заказ.

Обычный порядок. Супермаркет предоставляет на свой оптовый склад список необходимых товаров с указанием их количества. Формируется заказ, отмечаются отсутствующие товары, и груз доставляется в магазин.

Двойной заказ. Согласно данной процедуре заказанный товар вывозится со склада в различные дни, по графику завоза, чтобы обеспечить получение и пополнение запасов. При необходимости заведующий складом или менеджер может связаться с торговым представителем и тот в свою очередь может доставить необходимое количество нужного товара дополнительно.

Прямой заказ. Поставки таких товаров, как молочные продукты и хлебобулочные изделия, обычно производятся на основе прямой доставки. Торговый представитель компании- поставщика резервирует и заполняет места на полках, в результате чего происходит ротация поставляемых продуктов. Такой порядок требует точных поставок продуктов в необходимом количестве, поэтому существуют графики завоза, например: хлебобулочные изделия, завозят утром и в 16часов. Это помогает исключению просроченных товаров, размещению товаров на выделенных полках и своевременной оплаты.

Ценовая политика: директор магазина должен всегда понимать, что ни он сам, ни поставщик продукции не назначают цену на товар. Главный в этом вопросе - покупатель, потребитель продукции. Формирование ценовой политики торгового предприятия тесно связано с доходом потенциальных клиентов. Магазин, ориентируемый на покупателей со средним достатком, отличается широким ассортиментом товара и средней наценкой на товар. Основной контингент покупателей с достатком ниже среднего определяет небольшую наценку на товар при наличии необходимой товарной номенклатуры, удовлетворяющей повседневные нужды человека. Наценка по магазину Симбирка-3 разная, все зависит от группы товаров. Например, на товар повседневного спроса, с учетом покупателей среднего достатка, установлена наценка: на молочную продукцию от 15% до 25%; на хлебобулочные изделия от15% до 25%. На группу овощи-фрукты средняя наценка составляет 20%, но есть исключения, например качество бананов, после приемки с каждым днем ухудшается, поэтому чтобы реализация не затягивалась, наценку ставят минимальную - 15%. На цитрусовые фрукты - 27%,т.к. за время работы магазина проанализировали, что с такой наценкой реализация идет нормально. На товары не первой необходимости, как, например виноводочные или салаты, наценки будут больше. Также, прежде чем окончательно определить наценку, цены сравниваются с другими магазинами - конкурентами. Эти принципы формируют общую тенденцию ценовой политики конкретного розничного предприятия.

Ценовая политика конкурентов также в значительной мере определяет уровень цен в магазине. Необходимо стремиться к тому, чтобы продажная цена продукта не была выше, чем у конкурента. Хорошо, если удастся установить цену на некоторые позиции ниже конкурентов.

2.3 Приемка, распределение и хранение товара на складе

Приемка поступивших грузов по количеству и качеству является ответственной операцией с точки зрения совокупного логистического процесса. В процессе приемки происходит сверка фактических параметров прибывшего груза с данными товарно-сопроводительных документов [в приложении У схематично изображено перечень всех документов от закупки и до приемки товара в магазине]. Это дает возможность скорректировать информационный поток.

Полная материальная ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается на заведующего складом, с которым руководитель учреждения заключает типовой договор о полной материальной ответственности.

Приемка товаров по количеству, качеству - ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому порядок проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами.

Сроки приемки товаров по количеству и качеству представлены в приложениях У, Ф.

После того как договор заключен, составлена заявка на поставку, в определенный день товар завозят в магазин. Завоз товара сопровождается пакетом документов:

Счет-фактура в ней обязательно указывается: названия фирм поставщика и покупателя, полные юридические адреса поставщика товара и покупателя, ИНН, Код ОКАТО номер расчетного счета и наименование банка получателя. Дата поставки товара, номер счет - фактуры, наименование поставляемого товара, количество в штуках или килограммах, цена товара без учета налога на добавленную стоимость, процентная ставка налога на добавленную стоимость, сумма стоимости товара построчно и итоговая сумма. Синяя круглая печать и фирмы продавца и фирмы покупателя, подписи руководителей фирм, подписи главных бухгалтеров фирм и подпись того, кто произвел отпуск товара. Также должны быть обязательно расшифровки всех подписей (приложение Х).

Товарно-транспортная накладная унифицированной формы ТОРГ - 12 в ней указывают: наименование фирм поставщика и покупателя, ИНН той и другой фирмы, их адрес, расчетные счета и наименование банков получателей, номер накладной и дата поставки. Наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма без учета НДС, процентная ставка налога на добавленную стоимость, его сумма, сумма с учетом налога на добавленную стоимость и сумма полностью по накладной. Итоговая сумма по накладной всегда обязательно должна совпадать с итоговой суммой счет - фактуры. Обязательна синяя круглая печать. Подписи руководителя предприятия поставщика с расшифровкой, подпись и расшифровка главного бухгалтера данного предприятия, подпись и расшифровка кладовщика отпустившего товар (приложение Ц).

Сертификат соответствия в обязательном порядке должен быть на каждый товар. В нем указывают: номер сертификата, срок его действия (в срок действия сертификата может выпускаться несколько партий данного товара), предприятие, которое производило сертификацию продукта, полное наименование продукта, соответствие его требованиям нормативных документов (номера ГОСТов, СанПиНов), наименование производителя, кем выдан сертификат, на основании каких документов, подписи и расшифровки руководителей и экспертов отдела по сертификации. В сертификате должна быть обязательно синяя печать органа сертификации. Если это ксерокопия сертификата, то фирма, поставляющая данный товар должна указать на нем где (по какому адресу) находится подлинный сертификат и поставить синюю печать своей фирмы (приложение Ш).

Качественное удостоверение выдается на скоропортящийся товар (сыры, молочные продукты, мясные и колбасные изделия). В нем указывают: номер качественного удостоверения, предприятие, изготовившее данный продукт и выдавшее удостоверение, дата выдачи удостоверения, номер партии товара, дата его изготовления, срок реализации данного товара и условия его хранения, номер ГОСТа или ТУ по которому изготовили продукт, подпись технолога и синяя печать (приложение Щ).

Когда товар поступает в магазин, заведующий складом проверяет документы, сверяется с заявкой (иногда бывают случаи, когда поставщики включают в заявку, от своего имени, товар, не пользующийся большим спросом, который залеживается у них на складе; В таком случае получается спорная ситуация). При приемке зав. Складом обязательно проверяет количество товара по накладной, сверяет наименование товара по накладной с наименованием на этикетке. (Для торговли в супермаркете очень важно чтобы наименование товара, единицы измерения полностью совпадали с накладной, т.к. все данные накладной заносятся в компьютер, соответственно наименованию сканируется штрихкод данного товара или если на продукте нет штрихкода, то при внесении его наименования в компьютер этому товару автоматически присваивается генерированный штрихкод, а на товар, пользующийся большим спросом присваивается короткий штрихкод). По каждому наименованию зав. склад отбирает образцы товара, проверяя при этом сроки его хранения, если товар в упаковке; если без упаковки, срок хранения определяется по качественному удостоверению. Также проверяет качество товара и целостность упаковки. Если по окончанию приема товара, не обнаружено ни каких расхождений с накладной, нет претензий по качеству, зав. склад подписывает накладную, счет-фактуру, ставит печать, оставляет свой экземпляр документов у себя, а другой экземпляр возвращает поставщику. Если при приемке товара обнаруживаются, какие либо расхождения (бракованная единица товара, бой, лом и т.д.), то в таком случае зав. Складом составляет:

...