Размещено на http://www.allbest.ru/

2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические аспекты информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия

1.1 Понятие и сущность коммерческой информации

1.2 Информационные системы и технологии в организации коммерческой деятельности предприятия

1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения

2. Анализ коммерческой деятельности ООО «Дорожное» ВОИ

2.1 Характеристика и анализ основных показателей деятельности ООО «Дорожное» ВОИ

2.2 Анализ информационного обеспечения коммерческой деятельности

3. Совершенствование системы информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия

3.1 Информационное совершенствование закупочно-сбытовой деятельности

3.2 Информационное совершенствование системы внутреннего контроля

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В процессе формирования и развития человечества роль информации изменяется. Особенно при современном состоянии развития производственных сил роль информации занимает одно из важнейших мест в коммерческой деятельности.

В связи с ускоряющимися темпами развития человеческой деятельности информация становится рабочим инструментом как экономической деятельности, приводящей в действие и регулирующей ее механизмы, а также применимая во многих областях. Процесс развития обуславливает выход на новый уровень информационного обеспечение. Притом, требования к нему растут гораздо быстрее, чем оно совершенствуется.

Информация становится важнейшим из компонентов коммерческой деятельности. В настоящее время необходимость в качественном информационном обеспечении значительно возрастает. Роль информации выходит на первый план как в производственной так и не производственной сфере. В этих условиях формируются информационные системы, которые и призваны обеспечить выход на новый уровень. Который был способен оптимизировать информационное обеспечение предприятий в условиях динамического развития. По этим причинам и проявляется реальная необходимость создания эффективного информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия.

Эти системы необходимы для оптимизации деятельн6ости. На примере некоторых предприятий можно наблюдать, как качественное информационное обеспечение наряду с другими факторами может являться решающим элементом в осуществлении коммерческой деятельности предприятия. Некоторые теоретики выделяют информационные системы в категорию присущую только корпорациям, но это не так, прежде всего по тому, что информация существует как неотъемлемая часть коммерческой деятельности и присуща предприятиям любого размера.

Важность информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятий и организаций для повышения их эффективности обусловливает актуальность темы дипломного исследования.

Целью написания дипломной работы является совершенствование системы информационного обеспечения коммерческой деятельности..

Для достижения поставленной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

· рассмотрено понятие и сущность коммерчески значимой информации;

· охарактеризовано понятие информационной системы и информационной технологии;

· проанализированы принципы организации коммерческой деятельности производственного предприятия;

· дано описание технологии формирования информационного обеспечения процесса принятия решений;

· проведен анализ коммерческой деятельности;

· совершенствование автоматических информационных систем и технологий для поддержки управленческой деятельности;

· разработаны совершенствование информационных систем планирования (бюджетирования).

Дипломная работа написана на 70 листах и состоит из введения, трех глав, разбитых на параграфы, заключения и списка использованной литературы.

1. Теоретические аспекты информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия

1.1 Понятие и сущность коммерческой информации

Коммерческая информация является важнейшим связующим звеном, обеспечивающим деятельность изготовителей, торговых посредников и потребителей в процессе товарообращения, основой для анализа, планирования и контроля за результатами получения прибыли.

Формирование инфраструктуры товарного рынка, включающей, по мнению профессора Пугинского Б.И., подсистемы складского хозяйства, транспортного обслуживания и товароупаковочной индустрии, требует создания и функционирования «подсистемы информационного обеспечения об изготовителях товаров, их производственных возможностях, о наличии запасов товаров, об имеющихся запросах покупателей» 21.с.79.

Решение этой задачи осложняется объемами коммерческой информации, которая касается 25 - 30 млн. наименований изделий и должна быть доступной нескольким миллионам пользователей. В связи с этим стоит задача создания во всех регионах страны соответствующих звеньев (структур), занимающихся сбором, обработкой и передачей данных клиентам о ресурсах и спросе на товары (услуги) на договорной основе с учетом зарубежного опыта 21.с.79-80. Реализация этой задачи связана с обращением на рынке значительной части коммерчески ценной информации, охраняемой в соответствии с законом либо договором.

Изучение и анализ условий рынка осуществляются с использованием широкого круга источников коммерческой информации. Это периодическая печать - газеты, специализированные журналы, бюллетени, монографии, обзоры рынков, публикации торговых палат и союзов предпринимателей, издания банков, страховых компаний, рекламных агентов, отдельных предприятий, сообщения официальных государственных органов по вопросам торговли, где даются общие данные об изучаемом рынке, формах и методах торговли.

При изучении предприятий-изготовителей, торговых посредников и потребителей используются годовые отчеты о деятельности и балансы, проспекты и каталоги, в которых даются характеристики производственной и торговой деятельности, размеры капиталовложений, финансовые показатели работы предприятия и его структурных подразделений, источники финансирования и обязательства, счет прибылей и убытков за год; описание технологических процессов и новых технических достижений; техническая характеристика продукции по номенклатуре выпускаемых и предлагаемых к продаже товаров. Кроме того, информация может быть получена из справочников по торговым фирмам, где содержится их отраслевая и финансовая связь с другими предприятиями.

Перечисленные выше источники коммерческой информации являются общедоступными, открытыми. Конкретную информацию о соотношении между спросом и предложением товаров (услуг) на рынке можно получить, например, путем проведения маркетинговых исследований. Эта информация, как правило, является закрытой.

Исследования рынка ведутся по двум взаимосвязанным направлениям: первое - изучение и анализ условий рынка; второе - изучение форм и методов торговли 9.с.33. Изучение спроса проводится в тесной взаимосвязи с изучением предложений и цен. Формы и методы торговли изучаются с целью анализа деятельности предприятий-производителей и фирм, выступающих на рынке в качестве продавцов и покупателей конкретного товара, выявления позиций на рынке, каналов и методов сбыта, коммерческой практики, используемой в торговле данным товаром 9.с.23-58.

Наибольшее количество спорных вопросов вызывает охраняемая коммерческая информация. В этой связи представляется важным раскрытие сущности и форм проявления коммерчески значимой информации.

Производство товаров, выполнение работ и оказание услуг в сфере торгового оборота связаны с использованием различной научной, технической, технологической, коммерческой и иной информации.

Коммерческую информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его часть - это открытая информация, а невидимая - закрытая 24.с.36-39.

Открытая информация - это та, которая не скрывается производителем. Она общеизвестна, представляет чисто теоретический и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Закрытой является информация, которая специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних лиц. Ее использование в процессе производства и сбыта товаров дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более дешевые, более экономичные и удобные в обращении, чем у аналогичных фирм.

В условиях конкуренции получение прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно распорядиться ею на рынке.

В этой связи следует отметить, что государство уделяет серьезное внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией 10.с.11, использование которой они связывают с экономической устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской деятельности.

Известно, что экономически устойчивой считается фирма, прибыли которой непрерывно увеличиваются. Зададим себе вопрос: почему и за счет чего это происходит? Что является движущей силой экономического роста? Можно с уверенностью сказать, что одним из важнейших составляющих этого процесса является обладание и умелое использование фирмой коммерчески значимой информации. Коммерчески значимая информация включает совокупность сведений, составляющих коммерческую тайну и ноу-хау (секреты промысла), участвует в торговом обороте и является связующим звеном во всех направлениях деятельности коммерческих организаций. Коммерчески значимая информация может относиться к разным сферам (технике, технологии, экономике, организации и т.д.), отражать любую сторону деятельности коммерческой организации, быть продуктом внутреннего производства либо может быть передана по договору, но в силу неизвестности ее партнерам (конкурентам) благодаря сохранению в тайне фирменного «секрета» имеет ценность в рыночном обороте. Используемая в таком качестве информация, хотя и составляющая не более 5% от ее общего объема, является важнейшим ресурсом коммерческой организации, ее инструментом (средством) получения прибыли в условиях существования конкуренции, ее разглашение (утечка) может стать причиной экономических потерь.

Коммерчески значимая информация приобрела в рыночной экономике огромную значимость. Ее доля участия в получении организацией прибыли значительно выше по сравнению с использованием открытой информации, а также традиционных результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации.

Конкуренция на рынке диктует постоянное обновление ассортимента и улучшение качества выпускаемой продукции, что заставляет предприятия выделять коммерчески значимую информацию и заботиться о ее правовой защите. Однако это под силу только крупным предприятиям, имеющим в своей структуре службы безопасности. Большинство руководителей малых и средних предприятий сегодня не имеют финансовых возможностей содержать такие службы и даже отдельных специалистов и слабо осведомлены в использовании средств и методов защиты коммерчески значимой информации.

Объективно коммерческая тайна возникает в процессе производства конкурентоспособного товара. Производитель получает преимущество на рынке благодаря использованию коммерчески ценных сведений, неизвестных конкурентам. В результате товар пользуется большим спросом, чем тот, при производстве которого такие сведения не использовались. Предприниматель, заботясь об увеличении своей прибыли, вынужден засекречивать определенные сведения, которые подпадают под гриф «Коммерческая тайна», и ограничивать доступ к ним.

Таким образом, можно говорить об объективном процессе возникновения коммерческой тайны на любом этапе жизненного цикла производства товаров (работ, услуг), что обусловлено конкуренцией в условиях рыночной экономики. Очевидно, что тот предприниматель, который принимает меры в отношении сведений, благодаря использованию которых его товар (работа, услуга) становится конкурентоспособным, в состоянии получать стабильную прибыль и держаться в условиях жесткой борьбы, образно говоря, «на плаву». И наоборот, тот, кто пренебрегает этим правилом и недооценивает преимущества использования коммерчески значимой информации, рискует оказаться банкротом. Можно было бы привести немало исторических примеров того, как благодаря своевременному ограничению доступа к сведениям фирмы-производители до сих пор держат мировое лидерство в производстве товаров. Приведем лишь названия некоторых зарубежных компаний, вовремя осознавших важность производственных и деловых секретов: «Крупп», «Форд», «Крайслер», «Дженерал моторс» и многие другие. Среди отечественных следует выделить аэрокосмические фирмы и предприятия, имеющие отношение к оборонной промышленности.

В каких же формах существует коммерческая тайна в процессе производства и обмена товаров (работ и услуг)? Исходя из общепринятого определения товара как продукта труда, произведенного для продажи, проследим путь появления сведений, которые предприниматель закрывает (а точнее, засекречивает) с целью изготовления товара с такими полезными свойствами, которые необходимы для максимального удовлетворения нужд потребителя, формирования и обеспечения спроса на товар.

Для раскрытия особенностей возникновения коммерческой тайны в сфере производства и обмена товаров необходимо рассмотрение ее форм на основе такой классификации, которая с наибольшей полнотой отражала бы специфику факторов, определяющих необходимость выделения и закрытия сведений, делающих товар конкурентоспособным, благодаря сокрытию этих сведений от лиц, не имеющих к ним доступа на законных основаниях.

Как представляется, продуктивным в данном отношении может быть путь изучения форм проявления коммерческой тайны применительно к принятой в экономической науке классификации производственных процессов, на основе которых выделяются обеспечивающие, обслуживающие, вспомогательные и основные процессы. Данная классификация поможет изучению форм проявления коммерческой тайны. Исследование экономических, материальных и организационных условий производства, процессов, обслуживающих производство, вспомогательных процессов и процессов, связанных с созданием основного вида продукции, позволяет выявить признаки проявления форм коммерческой тайны, установить наиболее уязвимые участки производства товаров. Они могут быть связаны с подбором и расстановкой кадров, использованием техники и оборудования, планированием и финансированием производства, проведением осмотра и ремонта оборудования и техники, использованием материальных ценностей, разработкой конструкции инструмента и приспособлений, оснасткой моделей и подготовкой их производства, разработкой и использованием стандартов предприятия, проектированием и конструированием изделий, разработкой их технологий, испытанием и выпуском опытных образцов, и наконец, реализацией (сбытом) готовых товаров. Определение участков в технологической цепочке производства и сбыта товаров, на которых имеется угроза конкурентов, позволит своевременно предпринять меры противодействия.

Речь в данном случае идет о неохраняемой научно-технической, промышленной, технологической и иной информации, обладающей экономической ценностью, о различных приемах и производственном опыте, которыми в советское время на безвозмездной основе обменивались предприятия. Эту информацию принято называть «ноу-хау». Она характеризует научно-техническую сторону производства. Сказанное относится и к деловой информации, характеризующей управленческую, финансовую, маркетинговую и другую деятельность, позволяющую успешно вести дела и заключать взаимовыгодные сделки.

Таким образом, секрет привлекательности и конкурентоспособности товара (работы, услуги) заложен в технологических особенностях производства товара, выполнения работы или оказания услуги. Речь идет о конструкции машин, использовании формул (физических, химических и т.п.), применении методов производства, схем и чертежей отдельных узлов изделий, сведения о которых могут быть использованы конкурентами для налаживания производства аналогичных товаров.

Однако мало изготовить хорошую вещь, ее нужно еще выгодно продать. В коммерческой деятельности большое значение имеет деловая информация, включающая планы, результаты маркетинговых исследований и рекламной деятельности, планы сбыта товаров, организацию сбыта с помощью торговых посредников, новые приемы и технологии сбыта товаров, списки клиентов, посредников, финансовые, страховые и иные операции по обеспечению эффективного товарооборота на рынках и другие. Знание подобных сведений дает конкурентам преимущество при завоевании рынков сбыта товаров, переманивании клиентов и навязывании им невыгодных сделок.

Следовательно, на стадии производства коммерчески значимая информация проявляется в форме технологических секретов, а на стадии обмена товаров (торговли) - в форме деловых секретов. Обе эти формы коммерчески значимой информации охраняются институтом «коммерческой тайны».

Говоря о соотношении понятий «коммерческая информация» и «коммерческая тайна», подчеркнем, что сведения, составляющие коммерческую тайну, составляют лишь часть коммерческой информации, непосредственно касающейся коммерческой деятельности. Вместе с тем в понятие «коммерческая тайна» следует включать не только сведения коммерческого характера, но и техническую, технологическую информацию (ноу-хау).

Объем и характер сведений, отнесенных к коммерческой тайне, могут меняться в зависимости от жизненного цикла товара. Ведь любое изделие, какими бы великолепными потребительскими свойствами оно ни обладало, рано или поздно вытесняется с рынка другим, более совершенным товаром, поскольку изготовитель постоянно работает над улучшением потребительских свойств товара и продвижением его на рынок.

В данном случае происходит обновление или замена технической и технологической информации, отнесенной к ноу-хау и охранявшейся в режиме коммерческой тайны. Скорость этого процесса обусловлена влиянием факторов коммерции и конкуренции на рынке конкретного вида товаров.

Для этапа реализации товаров характерны различные уровни и степень концентрации деловой информации, отнесенной к коммерческой тайне, в зависимости от стадий существования товаров на рынке (внедрение, рост, зрелость, насыщение и спад), которые, по образному выражению Ф. Котлера, образуют жизненный цикл не только конкретных изделий, но и их групп (классов товаров).

На предприятиях с различными формами собственности и отраслевой принадлежностью накапливается и циркулирует коммерчески значимая технологическая и деловая информация, характеризующая внутреннее состояние организации и охраняемая в режиме "коммерческая тайна" и внешнюю среду - о состоянии рынка, репутации фирм-конкурентов, потенциальных потребителях и т.д.

В условиях конкуренции любое предприятие стремится к сохранению своей внутренней КЗИ и получению интересующей его информации о внешней среде, используя при этом общедоступные методы и средства, а недобросовестные конкуренты зачастую прибегают к использованию скрытых неразрешенных методов и средств, применяемых, например, при ведении промышленного шпионажа.

Получение предприятием информации о внешней среде, в которой приходится конкурировать на рынке товаров, работ и услуг, необходимо для принятия текущих и стратегических решений, способных повлиять на конкурентоспособность и экономическое положение предприятия. В данном случае можно говорить об определенных элементах информационной системы, дающей представление о внешней среде предприятия.

Речь идет, во-первых, о репутации предприятия, которая оценивается: 1) по качеству, цене и другим показателям произведенных и реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг; 2) по уровню профессиональной подготовленности персонала, ответственности и т.д. Во-вторых, об информации о потребителях, у которых различное представление о потребительских свойствах товаров, качестве выполняемых работ и оказываемых услуг. В-третьих, об ограничениях, устанавливаемых государством в сфере конкретной предпринимательской деятельности, и их учете при осуществлении производства и реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг. В-четвертых, информация о конкурентах включает данные о рыночных ценах, скидках, условиях договоров, спецификациях, доле конкурента на рынке и тенденциях ее изменения, общем объеме сбыта данного товара, аналогичных выполняемых работах и оказываемых услугах, стратегических планах конкурентов по проведению маркетинговых исследований и рекламы, о сильных и слабых позициях отдельных конкурентов.

Как известно, конкуренция представляет собой процесс, в котором хозяйствующие субъекты, независимо действующие на рынке, ограничивают друг друга в возможностях установления контроля за созданием условий на рынке 23.с.69. Конкуренцию следует признавать добросовестной в том случае, если нет барьеров для вхождения хозяйствующего субъекта на рынок, а цены свободно определяются спросом и предложением. Недобросовестной конкуренцией признаются действия хозяйствующих субъектов, направленные на приобретение преимуществ в предпринимательской деятельности, которые противоречат нормам действующего законодательства, обычаям делового оборота и могут причинить убытки другим предприятиям, в т.ч. и в виде причинения ущерба их деловой репутации. Законом определены формы недобросовестной конкуренции 1.с.499. Речь идет о распространении ложных или искаженных сведений, способных причинить ущерб другому предприятию; введении потребителей в заблуждение относительно характера, способа и места изготовления, потребительских свойств, качества товара; некорректном сравнении реализуемых товаров с товарами других предприятий; продаже товаров с незаконным использованием результатов интеллектуальной деятельности; получении, использовании, разглашении научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца. Для сравнения отметим, что по законодательству Франции и Германии недобросовестной конкуренцией признаются: дискредитация конкурента, имитация товаров и оказываемых услуг конкурента, дезорганизация на рынке данных товаров, использование репутации конкурента для паразитирования на рынке 13.с.115-116.

При получении информации о внешней среде предприятия руководствуются определенными принципами. В частности, четко определяется цель получения конкретного вида информации, какие силы и средства следует при этом задействовать, уточняются критерии оценки достоверной и полезной информации. На предприятии в процессе его функционирования создается система накопления, обработки и систематизации КЗИ о его внутреннем состоянии и внешней среде, а также определяется порядок доведения такой информации до потребителей из числа работников предприятия и третьих лиц. Названные принципы с учетом основных направлений деятельности предприятия, предложений менеджеров, маркетологов и персонала структурных подразделений составляют основу для разработки программы получения информации о внешней среде. В программе определяются обязанности лиц по сбору, накоплению, обработке, анализу и предоставлению коммерчески значимой информации. Для участия в этой работе привлекаются не только сотрудники специализированного подразделения, но и работники службы маркетинга, отдела снабжения, финансового отдела, торговые агенты, продавцы и другие работники, непосредственно работающие с представителями конкурирующих предприятий и покупателями. Составляется перечень сведений коммерческого характера, которые необходимы для оценки состояния рынка и деятельности конкурентов. В программе уточняются методики, которые следует использовать для оценки и систематизации коммерческой информации; возможные источники информации; методы законного получения информации о конкурентах.

Закон РФ «О частной детективной и охранной деятельности» 2.с.888 разрешает использовать при наличии соответствующей лицензии различные средства и методы получения коммерческой информации: опрос граждан и должностных лиц, изучение предметов и документов по письменному согласию их владельцев, внешний осмотр строений, помещений и других объектов. Допускается использование видео-, аудиозаписи, фотосъемки, иных технических средств, не причиняющих вред жизни и здоровью граждан, а также средств оперативной радиотелефонной связи. Разрешается использование оружия и специальных средств, виды и порядок приобретения, учета, хранения и ношения которых устанавливаются законодательством. Неправомерным является использование агентуры (тайных осведомителей), поскольку это является прерогативой государственных органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность 3.с.695.

1.2 Информационные системы и технологии в организации коммерческой деятельности предприятия

Экономика - открытая система взаимодействующих элементов, выполняющая функцию самовоспроизводства своих компонентов. Необходимым условием ее существования является взаимодействие (взаимно обратные потоки материи, энергии, информации) с природными и другими системами.

Коммерция может рассматриваться как интегральный междисциплинарный подход к ведению предпринимательства, включающий в себя естественные процессы применения знаний в виде менеджмента, маркетинга, логистики на информационной основе.

Деятельность субъектов коммерции - экономических агентов - мотивирована сознательными целями и интересами. Они складываются из объяснений и понимания событий прошлого, настоящего и предвидения будущего. Процесс формирования целей, намерений и мотивов поведения агентов обусловлен доступной им информацией, ее качеством и своевременностью, т.е. знанием. Тезис «знать, чтобы предвидеть» становится основным правилом коммерции.

Знание (информация) слагает интеллектуальный капитал корпораций в различных формах, который и определяет их конкурентоспособность.

Экономические агенты всегда стремятся повысить эффективность своей деятельности. Прежде всего за счет уменьшения уровня неопределенности. В этом плане продуктивно определение информации, данное К.Шенноном - как сообщения, уменьшающего неопределенность (энтропию) у его получателя. Такой функциональный подход определяет оперативную информацию, которая, в первую очередь, и рассматривается в динамике экономических процессов.

Массовая компьютеризация, внедрение и развитие новейших информационных технологий привели многие развитые страны к рывку вперед в сферах бизнеса, промышленного производства, научных исследований, образования и социальной жизни. Информация превратилась в глобальный, неистощимый ресурс человечества, вступившего в новую эпоху развития цивилизации - интенсивного освоения информационного ресурса.

В результате интенсификации информационных процессов существенно сокращается длительность управленческих процессов. Именно информация, управления и организация привели развитые страны в новую цивилизацию.

Недооценка недостатка информации - одна из основных причин, сдерживающая реформы, нацеленные на интенсификацию экономических процессов. Без достоверной информации не могут работать организации управления, инфраструктура рынка и зависящая от нее сфера производства. Поэтому одной из важнейших задач современной экономики является развитие инфраструктуры рынка на информационной основе.

Развитие информационного обеспечения рынков товаров и услуг в настоящее время характеризуется следующим:

· практически во всех регионах в том или ином виде создан ряд информационных центров, которые существенно различаются по своей информационной насыщенности, количеству и качеству предоставляемых услуг, программно-техническим средствам реализации и поддержки процессов функционирования;

· основная масса информационных услуг носит сугубо справочный характер и выполняется на основе имеющихся или доступных в каждом конкретном месте баз данных. Задачи сопровождения и анализа конкретных товаропотоков как внутри отдельной территории, так и по стране в целом практически не решаются;

· имеются недостатки в использовании технических средств связи и передачи информации;

· информационная инфраструктура рынка не замкнута в единую сеть;

· слабо развиты горизонтальное информационное взаимодействие и информационные ресурсы для массового информационного обслуживания предпринимателей и населения;

· формирующаяся информационная база недостаточно прозрачна и труднодоступна для среднего предпринимателя;

· недостаточно подготовлена нормативно-правовая база функционирования инфраструктуры и информационного обеспечения рынка.

В рамках любой организации можно выделить управляющую часть, составляющую в совокупности систему управления. Воздействие обеих частей системы управления друг на друга осуществляется в виде передачи информации.

Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур как представлено на Рисунок 1.1.



Рис. 1.1 Система управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия, образуют информационную систему организации.

Информационная система управления - это производство нужной для организации информации и создание информационной и технической сред для осуществления управления информацией.

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. (Рисунок 1.2.)

Рис. 1.2 Компоненты информационной системы управления

Информационная система является средой для реализации информационных технологий.

Информационная технология - система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационная технология в сфере экономики и управления позволяют перерабатывать исходных данные в стратегическую и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационная технология реализуется в автоматизировано и традиционном (чаще всего в бумажном) видах.

Автоматизированная технология предполагает существование комплекса соответствующих технических средств реализующих информационный процесс и систему управления этим комплексом технических средств.

Современная компьютерная информационная технология это технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства для доступа к удаленным базам данных и программам. (Рисунок 1.3)

Рис. 1.3 Информационная технология

На развитие информационного обеспечения управленческой деятельности воздействуют следующие факторы:

1. Изменение форм конкуренции: в прошлом - соревнование по цене и качеству, сейчас - конкуренция по скорости изменения бизнес моделей и продуктов.

2. Появление и развитие новых бизнес моделей связанные с возможностью создания виртуальной экономики и различные формы электронной коммерции и торговли - яркое проявление такой экономики.

3. Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления.

4. Новые витки глобализации и интернационализации, которые требуют более широкого использования информационных технологий.

5. Разделение труда на уровни управленческих функций за пределами организации вследствие горизонтальной и вертикальной интеграции.

6. Сокращение сроков на планирование и разработку нового продукта во многих отраслях промышленности.

7. Размывание границ между отраслями конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний.

8. Рост удельного веса отраслей относящихся к созданию и использованию и передачи информации.

9. Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов, что выражается во включении в информационную систему элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экспертных систем, распознавания образов, нечеткой логики и т.д.

10. Интеграция всех бизнес функций в одну модель. Деятельность организаций сегодня невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнес функции интегрированы в единое целое.

Информационные ресурсы - это организационно оформленные и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой.

Информационные ресурсы можно рассматривать как весь имеющийся объем информации в компании.

Управление информационными ресурсами компании означает:

1) оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления.

2) Изучение документооборота организации, его рационализация, стандартизация типов и форм документов, типизация информации и данных.

3) Преодоление проблем несовместимости типов данных, создание системы управления данными.

Для успешного ведения бизнеса необходимо ответить на следующие вопросы:

§ Какие информационные технологии способствуют трансформации бизнес организации?

§ Какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении и развитии информационной системы компании?

§ В какой мере допустимо делегирование функций в сфере информационных технологий?

Структура автоматизированных информационных технологий управления (Рисунок 1.4) предполагает наличие трех компонент:

1) Комплекс технических средств, состоящий из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники.

2) Система программных средств, состоящая из общего и прикладного программного обеспечения.

3) Системы организационно методического обеспечения, которая включает инструктивные и нормативно-методические материалы для управленческого и технического персонала.



Рис. 1.4 Структура автоматических информационных технологий управления

К средствам вычислительной техники относятся: персональные компьютеры; корпоративные компьютеры; суперкомпьютеры.

К средствам коммуникационной техники относятся: компьютерные вычислительные сети (глобальные, локальные); многомашинные вычислительные компьютерные центры.

Существует несколько способов классификации информационных технологий:

1. Степень охвата задач управления

1) электронная обработка данных

2) электронный офис

3) поддержка принятия решений (экспертная поддержка, автоматизация функций управления)

2. Классификация обрабатываемой информации (Рисунок 1.5)

Виды обрабатываемой информации	Данные	Текст	Графика	Знания	Объекты реального мира
Виды информационных технологий	-СУБД -алгоритм. язык -процессоры	Текстовые процессоры	Графические процессоры	- Экспертные системы - Системы поддержки принятия решений	Мультимедиа

Рис. 1.5 Классификация обрабатываемой информации

3. по типу пользовательского интерфейса: пакетные; диалоговые; сетевые.

4. по способу построения сетей: локальные; многоуровневые; распределенные.

5. по обслуживаемым предметным областям

Принято выделять следующие критерии эффективности автоматизированных систем и технологий:

1. Влияние на оперативность принятия решений

2. Степень адекватности аналитических данных реальным процессам

3. Возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово причинных ситуаций.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия человека в осуществлении функций управления. (Рисунок 1.6)

Автоматическая информационная система это человеко-машинная система с автоматизированной технологией получения информации необходимой для оптимизации процессов управления различных экономических объектов.

Рис. 1.6 Структура автоматической системы управления

Выделим несколько этапов в стратегии управления информационной системы:

1. формулировка целей и бизнес стратегии организации

2. анализ конкурентных сил

3. определение критических факторов успеха и информационных потребностей экономического объекта

4. оценка потенциала притяжения информационных технологий

5. выделение стратегических инициатив

6. анализ существующих информационных систем

7. определение необходимых и потенциальных характеристик информационной системы

В рамках информационной системы организации можно выделить 4 класса информационных систем:

1. Ключевые ИС - важны для бизнеса компании в данный момент (складские системы, бухгалтерские системы);

2. Вспомогательные - полезны, но не очень важны в данный момент;

3. Стратегические - важны для достижения бизнес стратегии компании;

4. Потенциальные - возможно, будут важны в будущем.

Для информационной системы каждого класса существует своя стратегия управления:

1. Централизованное планирование - в рамках централизованного аппарата организации создается центр, который планирует политику развития в области информационных систем.

2. Монополия - создается или выбирается центр, ответственный за развитие информационной системы и отвечающий за политику в области информационных систем.

3. Ограничение ресурсов - решения по информационной системе принимаются на основе минимизации затрат.

4. Свободный рынок - выбор решений по информационной системе определяется пользователями на основе конкуренции различных предложений.

5. Лидирование - попытка отогнать конкурентов и стать лидером в применении данного решения.

6. «Необходимое зло» - информационная система рассматривается как некоторое средство, которое нужно для достижения целей и проект в области информационных технологий будет осуществлен только в том случае, если он непосредственно обеспечивает какую-то цель.

Жизненный цикл информационной системы - это период создания и использования информационной системы начиная с момента возникновения потребности в информационной системе и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.

Стадии жизненного цикла информационной системы:

1. Предпроектное обследование

а) сбор материалов для проектирования, при этом выделяют формулирование требований, с изучения объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта информационной системы (ИС).

б) анализ материалов и разработка документации, обязательно дается технико-экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС.

2. Проектирование

а) предварительное проектирование

o выбор проектных решений по аспектам разработки ИС

o описание реальных компонент ИС

o оформление и утверждение технического проекта

б) детальное проектирование

o выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ

o корректировка структур БД

o создание документации на доставку и установку программных продуктов

o выбор комплекса технических средств с документацией на ее установку

в) разработка техно-рабочего проекта ИС.

г) разработка методологии реализации функций управления с помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления.

3. Разработка ИС

а) получение и установка технических и программных средств

б) тестирование и доводка программного комплекса

в) разработка инструкций по эксплуатации программно-технических средств

4. Ввод ИС в эксплуатацию

а) ввод технических средств

б) ввод программных средств

в) обучение и сертификация персонала

г) опытная эксплуатация

д) сдача и подписание актов приемки-сдачи работ

5. Эксплуатация ИС

а) повседневная эксплуатация

б) общее сопровождение всего проекта

Модели жизненного цикла информационной системы

1. Каскадная модель жизненного цикла ИС - переход на следующий этап происходит после полного окончания работ на предыдущем этапе.

2. поэтапная модель с промежуточным контролем - итерационная модель разработки ИС с циклами обратных связей между этапами.

3. Спиральная модель - упор делается на начальные этапы жизненного цикла. На этих этапах откатываются технические решения путем создания прототипов ИС. Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента ИС или ИТ. На нем уточняются цели и характеристики проекта и планируется работа следующего витка спирали. Т.е. на витках происходит последовательно углубление и конкретизация деталей проекта ИС и формируется ее обоснованный вариант, который и доводится до реализации.

Существует несколько способов построения ИС (но основных 4):

1. Разработка системы «под себя»

2. Использование прототипов - вместо полной системы создается прототип, отвечающий основным потребностям пользователей.

а) определение основных запросов

б) создание рабочего прототипа

в) использование рабочего прототипа

г) пересмотр и улучшение прототипа

д) работа с окончательной версией прототипа

3. Использование готовых решений - рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии и автоматизации бизнеса.

Рис. 1.7 Использование информационных систем организации

4. Использование услуг сторонней организации для передачи функций управления ИС - организация использует специализированную фирму, которая выполняет управляющие функции по функционированию и развитию ИС компании. (Рисунок 1.7)

Плюсы:

o гарантийное качество обслуживания

o экономия денежных средств

o человеческие ресурсы

Минусы:

o не дешево

o утечка информации

o зависимость

o потеря контроля за ИТ

В условиях современного рынка, который характеризуется все возрастающей конкуренцией и ростом платежеспособного спроса, жесткие требования предъявляются не только к качеству и цене продукции. Посредники, в том числе и дилеры, работающие напрямую с производителем, предъявляют требования к быстроте выполнения заказа, к своевременности и качеству поставки. Кроме того, сегодня производителю необходимо вести активную работу с представителями всех уровней канала сбыта (от крупного посредника до конечного потребителя), находить схемы совместного с торговыми посредниками привлечения и удержания конечного покупателя.

Все это требует особого типа работ. Причем в современных, то есть маркетингоориентированных производственных организациях, работы данного типа должны быть объединены в единую подсистему, которая в свою очередь должна быть интегрирована в общую систему организации таким образом, чтобы играть там ключевую, определяющую роль.

Все эти работы, можно определить как коммерческие процессы в производственной организации. Таким образом, коммерческие процессы - это процессы хозяйственной деятельности по взаимодействию с поставщиками и покупателями (как реальными, так и потенциальными).

Далее мы рассмотрим коммерческие процессы системно, выделяя функциональную коммерческую деятельность в системной организации производства, и концептуально, определяя ряд принципов, которых следует придерживаться, чтобы эффективно управлять этой деятельностью.

В управленческой литературе на концептуальном уровне часто рассматриваются следующие функциональные блоки организации: маркетинг, производство, финансы, кадры. Выделение же коммерческой деятельности как системно организованной совокупности коммерческих процессов встречается, пожалуй, лишь у коллектива авторов из Санкт-Петербурга Козлова В. К., Уварова С. А. и Яковлевой Н. В. В их работе "Коммерческая деятельность предприятия: стратегия, организация, управление" выделение коммерческих процессов из многообразия всей производственно-хозяйственной деятельности представлено наиболее концептуально и системно.

Согласно этому подходу, коммерческой можно назвать организацию, деятельность которой состоит как в добыче (извлечении), производстве, так и просто в покупке и последующей продаже (в обмен на деньги или другие товары) с целью получения в конечном итоге дохода (выгоды, прибыли).

Коммерческими действиями (процессами) можно признать все покупки товаров, совершаемые или в целях их последующей (пере-)продажи в том же виде, или после их доработки и доведения до необходимого качественного состояния, или даже просто в целях сдачи их в аренду, напрокат 14.с.21.

Суть и принципиальное преимущество подобного определения заключается в подчеркивании и усилении значения коммерческих процессов (коммерческих функций) в производственной организации, являющихся важнейшей составляющей всей системы ее функциональной деятельности в условиях рыночной экономики.

Однако коммерческая деятельность производственной организации не сводится только к непосредственно коммерческим функциям закупки и продажи (аренды), а предполагает выполнение более широкого спектра функций различного характера, роли и содержания: от изучения и формирования спроса на продукцию; поиска, выбора и заключения сделок с партнерами до доставки продукции непосредственно потребителю и осуществления управления как всей коммерческой деятельностью в целом, так и отдельными коммерческими процессами.

Следует признать, что разделение функций по характеру на коммерческие и технологические, возможно, несколько вносит терминологическую путаницу. Ведь вся совокупность процессов представляет собой коммерческую деятельность и определяется нами как совокупность именно коммерческих процессов. Однако среди всех коммерческих процессов есть собственно коммерческие и технологические, которые с ними тесно взаимосвязаны. Принципы, о которых пойдет речь в дальнейшем, будут касаться, прежде всего, управления собственно коммерческими процессами, а также координации и взаимоувязки коммерческих и технологических процессов, то есть управления коммерческой подсистемой в целом.

Отдельное внимание нужно уделить разъяснению того, какое место здесь занимает маркетинг. Дело в том, что в одном значении маркетинг - это принципиальная ориентация всей системы организации, в том числе и коммерческих процессов и управления ими. Это понятие маркетинга как концепции, ориентации в деятельности, и в этом смысле маркетинг, конечно же, вспомогательной коммерческой функцией быть не может.

Однако маркетинг понимается еще и как функциональная деятельность в системе организации. Характер этой деятельности коммуникативно-аналитический. Другими словами, предмет деятельности состоит в сборе данных, анализе данных и получении на их основе новой (синтетической) информации. При этом мы склонны разделять стратегический и оперативный маркетинг.

Стратегический маркетинг заключается в разработке параметров "комплекса маркетинга" (4Р). И эта деятельность, являющаяся по сути управленческой и состоящая в разработке и обосновании управленческих решений, надстраивается не только над коммерческими процессами, но и над другими функциональными зонами (производство, НИОКР и т. д.).

Когда мы рассматриваем маркетинг как вспомогательную функцию в структуре функциональной коммерческой деятельности, мы имеем в виду именно оперативный маркетинг. Оперативный маркетинг состоит в реализации коммуникаций, формирующих конкретный рыночный спрос, стимулирующих продажу уже произведенной продукции, поиск потенциальных покупателей и сбор конкретной информации о них. Фактически, оперативный маркетинг исполняет роль информационной поддержки процессов продаж и закупки, а также роль инструмента по сбору информации оперативного характера, которая будет использоваться в рамках стратегического маркетингового анализа.

Грамотное, профессиональное управление описанными выше коммерческими процессами имеет ключевое значение для успешного функционирования и развития организации в целом. Именно успешная работа непосредственно с рынком придает смысл всем остальным процессам производственно-хозяйственной деятельности.

Профессиональное управление должно быть концептуально обоснованным, то есть опираться на систему принципов, выработанных одновременно на основе опыта и научных знаний.

Принцип может быть определен как предельно обобщенное содержание методологического слоя, задающее направления и накладывающее ограничения на методы и средства деятельности. Принцип - это предельно абстрактный ответ на вопрос: каким образом достигать цели. При этом не обязательно у одной деятельности должен быть один принцип. Принципов может быть и несколько, но они должны не противоречить друг другу. Каждый из них будет относиться к определенной стороне (аспекту) деятельностного бытия, являясь при этом средством генерирования определенного класса методов. В системной взаимоувязке принципы должны выливаться единый принцип деятельности.

В литературе к общим принципам управления относят объективность, системность, эффективность, конкретность, принцип главного звена, принципы рационального сочетания централизма и демократизма, единоначалия и коллегиальности, отраслевого и территориального управления. Общие принципы управления постоянны в любых управленческих условиях и практически не меняются со временем. Они относятся к самой сути управления, которая неизменна.

В данной статье нами представлены принципы, которые могут быть отнесены к частным. Они являются актуальными для более конкретных управленческих условий. Это принципы управления коммерческими процессами в рамках производственной организации, причем функционирующей в условиях современного российского рынка. Эти принципы, вероятно, более мобильны во времени. Когда качественно поменяются условия рынка, технологическая среда, а, возможно, и общественная формация, то, не исключено, что эффективным будет функционирование, основанное на несколько иных принципах управления коммерческой деятельности, которые могут и не противоречить прежним, но иметь уже совсем другие акценты.

Следовать частным принципам управления, в нашем случае принципам управления коммерческими процессами производственной организации, необходимо при одновременном соблюдении общих принципов управления, которые справедливы для любого конкретного случая. Другими словами, частные принципы никоем образом не должны противоречить общим, а наоборот как бы вытекать из них, вбирая при этом дополнительную специфику конкретных управленческих условий.

Итак, на основе проведенных теоретических изысканий и обобщения опыта функционирования наиболее успешных производственных предприятий, а также прогноза и анализа тенденций развития рынка России, мы сформулировали следующие принципы управления коммерческими процессами в производственной организации:

...