Унифицированная система распорядительной документации в корпорации на примере ЗАО "Сыркомбинат Тихорецкий"

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др.

Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

Кпоследним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

- при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

- оформлении и учете трудовых книжек;

- оформлении документов по учету движения кадров;

- составлении статистической отчетности по учету личного состава;

- составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

- работе по табельному учету;

- работе бюро пропусков;

- работе военно-учетного стола.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты[15].

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов[16].

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации[17].

2. ЗАО «СЫРКОМБИНАТ «ТИХОРЕЦКИЙ» -ЭКОНОМИЧЕСКИЙ СУБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Особенности структуры управления ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий»

Акционерное общество «СыркомбинатТихорецкий» признается закрытым юридическим лицом и создано для осуществления хозяйственной деятельности и получения прибыли. ЗАО «СыркомбинатТихорецкий» действует на основании устава и законодательства РФ.

Полное фирменное название общества: Закрытое акционерное общество «Сыркомбинат «Тихорецкий». Сокращенное наименование общества: ЗАО «СыркомбинатТихорецкий». Место нахождения общества: Краснодарский край, город Тихорецк, ул. Ударников, 2.

До 1990 г. на комбинате работало 800 человек. В 1970 г. сыра вырабатывали до 5000 т, масла сливочного 15-20 т. «Сыркомбинат» имел свою зону по обеспечению молоком, в сутки молока завозилось 300-350 т.

В настоящее время численность работников сыркомбината составляет около 350 человек, а молока поступает 60-70 т. Основные сырьевые базы поставки молока - это с ферм Ростовской области, Тихорецкого, Ленинградского, Павловского, Выселковского и других районов.

Комбинат также реализует свою продукцию не только в Тихорецке, но и поставляет ее в другие города, такие как Краснодар, Сочи, Ставрополь, Ростов, Астрахань.

Основными видами деятельности общества признаются:

- производство, заготовка, переработка и реализация различной сельскохозяйственной продукции;

- производство продукции производственно-технического назначения;

- торговая, торгово-посредническая, закупочная, сбытовая деятельность, создание оптово-розничных торговых подразделений и предприятий, в том числе с правом реализации за валюту в соответствии с законодательством;

- экспортно-импортные операции и иная внешнеэкономическая деятельность в соответствии с законодательством;

- организация и проведение выставок, выставок-продаж, ярмарок, торгов;

- иная деятельность, не запрещенная действующим законодательством.

Для осуществления основных видов деятельности на предприятии организованна структура предприятия представленная на рисунке 2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Структура предприятия

Отдел закупок занимается обеспечением организации необходимым оборудованием, расходными материалами.

Отдел качества -- его функции заключаются в контроле качества процессов производства на всех промежутках от получения сырья и материалов до отгрузки готовой продукции.

Отдел сбыта занимается организацией и проведением работ по заключению договоров на поставку продукции.

Менеджер специальных проектов разрабатывает проекты определенной направленности.

Целью деятельности ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», как и любой коммерческой организации следует признать получение прибыли. Для достижения своих целей предприятие, руководствуется законом.

Для выполнения своих задач общество осуществляет производственно-коммерческую и финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, предусмотренных уставом.

Основные экономические показатели предприятия за 2011-2012 гг. представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Основные экономические показатели деятельности ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» за 2011-2012 гг.39

№ п/п	Показатели	2011 г.	2012 г.	Изменение
1	Выручка от продаж, тыс. р.	102956	112705	+9749
2	Себестоимость проданной продукции, тыс. р.	80044	88394	+8350
3	Прибыль от продаж, тыс. р.	3479	4912	+1433
4	Среднесписочная численность персонала, чел.	350	324	-26
5	Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. р.	26463	33696	+7233

Данные табл. 2.2 позволяют сделать следующие выводы. По сравнению с 2011 г. в 2012 г. прибыль на одного рабочего (капиталоотдача) увеличилась на 5,22 тыс. р., что связано с увеличением чистой прибыли на 1433 тыс. р.

Произошло увеличение производительности труда (увеличение составило 53,69 тыс. р.) и фондовооруженности (28,39 тыс. р.), свидетельствующей об использовании предприятием передовых технологий, основанных на внедрении новой техники.

ЗАО «СыркомбинатТихорецкий» ежегодно составляет свой бюджет, отражающий производственную программу и результат ее выполнения, а также бюджет доходов и расходов, отражающий потоки денежных средств. Общество обладает оперативной самостоятельностью в процессе выполнения закрепленных за ним функций.

Уставный капитал общества составляет 57 746 тыс. р. Он составляется из номинальной стоимости обыкновенных именных акций общества приобретенных акционерами.

Все акции предприятия являются именными бездокументарными.

ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет право:

- заключать договоры с другими субъектами гражданского оборота в пределах предоставленных полномочий;

- пользоваться товарным знаком головной организации;

- самостоятельно устанавливать цены на продукцию, работы,услуги, производимые организацией, с учетом плановой рентабельности, устанавливаемой головной организацией[18].

2.2 Общее ведение документооборота на предприятии

Документационное обеспечение управления в ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» осуществляется общим отделом - канцелярией.

Организация работы с документами включает в себя рациональность и оперативность перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии[19].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

На ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» не существует отдельного структурного подразделение, в задачи которого входило бы обеспечение централизованного документооборота, поэтому эта обязанность, тоже возлагается на канцелярию.

На сегодняшний день вся документацию ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» проходит через канцелярию, это достаточно большой поток информации, поэтому его разделяют.

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Кроме такого разделения существует более расширенное:

- входящая документация;

- исходящая документация;

- внутренняя документация[20].

Входящая документация - составляет основной поток документов в организации, к ним можно отнести: письма, уведомления, предписания, заявления, информационное письмо, и ряд других документов, которые предприятие получает из других организаций. Получение входящей почты тоже может происходить несколькими вариантами: простой почтой, электронной почтой, факсом или специализированными службами.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, в организации этим реестром является журнал, который ведется канцелярией.

Таблица 2.2- Фрагмент ведения папки входящих документов

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Подпись в получении
236	24.04.2012	ООО «Ромашка»	04-12/102	23.04.2012	Поставка молока

Исходящие документы - это созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы. В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

В данных документах нас интересуют распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

На предприятии соблюдают следующее требование:

1) регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку могут попросить внести изменения в документ или вообще его не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

2) документы регистрируются отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет следующие деление журналов:

- исходящие деловые письма;

- приказы по основной деятельности;

- распоряжения по основной деятельности,

- приказы по личному;

- докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами)[21].

Таблица 2.3 - Фрагмент ведения папки исходящих документов

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
982	25.05.2012	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А.И.	04-12	Отправлено почтой

Кроме того, на предприятии, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения -- входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

- курьерской связью;

- секретарями;

- с помощью технических средств.

Структурные подразделения организации находиться в разных зданиях и городах, поэтому руководство организации приняло решение о доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения привлекли секретаря, который забирает все поступающую корреспонденцию, возвращает исходящие документы, подготовленные для отправки, и передает документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу[22].

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Просмотрев журналы регистрации документов предприятия можно просчитать количество зарегистрированных документов, результаты за последние три года представлены в таблице 2.4

Таблица 2.4- Оборот документов за последние три года

№ п/п	Наименование отдела	2010 год	2011 год	2012 год
		Вх.	Исх.	Общ.	Вх.	Исх.	Общ.	Вх.	Исх.	Общ.
1	Бухгалтерия	147	196	343	157	274	431	234	215	449
2	Финансовый	189	245	434	211	186	397	298	267	565
3	Снабжение	187	219	406	265	376	641	226	156	382
4	Техническо - производственный	245	364	609	212	234	446	367	453	820
5	Прочее	176	212	388	198	145	343	277	324	601
Итого оборот за год:	2180	2258	2817

Проанализировав таблицу, можно выявить, что за последние три года количество документов возросло. В каждом отделе регистрируется своя документация, она разнообразна, но четко видно, что исходящей документации больше, чем входящей. Кроме того, стоит учесть, что не все документы регистрируются, часть документов отправляется или приходит по электронной почте, и не подлежит регистрации.

Помимо вышеперечисленных составляющих документооборота на предприятии так же существует архив, в котором хранятся документы.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении.

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

- архивохранилище;

- помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

- помещение для использования документов;

- рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Для архива выделено специальное помещение, в котором есть разделения для разных отделов организации, нельзя сказать, что оно оборудовано по всем правилам, но основные правила соблюдены.

Основными задачами ответственного за архив организации являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач осуществляет следующие функции:

- ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

- прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

- создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

- организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

- участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

- работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации.

Ответственным, за архив является представитель канцелярии, но так как на нем много обязанностей в должностных инструкциях прописано, что подготовка дел на хранение в архив проводится начальники отделов[23].

2.3 Анализ технологии документооборота на предприятии

Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия документационное обеспечение управления (ДОУ)и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основываете определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

- технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

- технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

- технологии обработки документной информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Контролю исполнения документов подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование ходя исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, канцелярия и ответственные исполнители. Представитель канцелярии контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил[24].

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения на предприятии осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не резе одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока[25].

Канцелярия ведет не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выясняет состояние исполнения, выявляет причины возможного срыва и принимает меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами ежемесячно обобщаются, и анализируются, и данные доводятся до руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

- функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

- системы для организации групповой работы;

- системы управления электронными документами.

Методы автоматизации учреждений

Основные методы автоматизации учрежденческой деятельности на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий». Современные организации представляют собой совокупность подразделений, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами информации на предприятии являются:

- ввод информации в систему;

- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

- коллективного работа с документами;

- вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации. После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «распознается» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы хранятся просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить

Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

- сетевой доступ к файлам и базе данных;

- локальная и глобальная электронная почта (включая конференции).

Так как работа коллективная важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения[26].

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

- обработка текста;

- электронные таблицы;

- деловая и презентационная графика;

- планирование работ и совещаний;

- генерация отчетов из базы данных.

Проанализировав технологию делопроизводства на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», можно выявить ряд проблем с которыми сталкиваются на предприятии.

2.4 Постановка проблем в документообороте

Так как, предприятие состоит в холдинге основные решения принимает совет директоров, но существуют решения принятые на предприятии, в результате чего объем работ растет, связанных с созданием, хранением и обработкой документов.

Основная проблема состоит в том, что не существует унифицированной формы документов, не ведутся электронные журналы регистрации документов.

При получении или отправлении документа нечетко регламентированы правила оформления, в связи с чем возникают проблемы передачи документов, замедляется процесс принятия решения.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив. Документооборот на предприятии регламентируется графиком.

Для каждого документа на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» существует свой путь движения.

Недостатком организации документооборота является то, что сотрудники предприятия тратят много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством - чёткое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.

На практике бизнеса не всегда присутствует сквозной подход и единая база для построения взаимодополняющих моделей измерения, управленческого учета, отчетности и документооборота в рамках корпоративной информационной системы и контроллинга. Большинство компаний исторически сосредоточены на финансовых результатах. Системы формирования отчетности многих компаний ориентированы на ее внешних потребителей (например, акционеров и фискальные органы)[27].

3. ОРГАНИЗАЦИОННО - МЕТОДИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ЗАО «СЫРКОМБИНАТ ТИХОРЕЦКИЙ»

3.1 Исследование рынка системы электронного документооборота

Рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста. На ежегодных форумах, выставках, конференциях, таких как «DocFlow», представлено множество решений различных разработчиков, предлагающих, как универсальные решения, так и специализированные продукты «заточенные» под конкретные бизнес-процессы, что подтверждает большой интерес к этим системам, как со стороны потребителей, так разработчиков и партнеров - с другой.

Выделим основные тенденции роста этого рынка:

1) устойчивый рост числа внедрений СЭД практически на всех секторах рынка;

2) постоянныйспрос на подобные продукты, который способствует появлению новых систем на рынке;

3) рост числа региональных потребителей, что стимулирует появление новых разработчиков систем в регионах и развитие партнерских сетей лидеров-разработчиков;

4) увеличение доли крупных проектов.

Выделяются несколько сегментов рынка потребителей СЭД с различными задачами - это государственный сектор, сектор небольших компаний, и, наиболее динамично развивающийся, сектор средних и крупных коммерческих организаций.

Если организация решилась на внедрение СЭД, то в таком многообразии продуктов и производителей довольно трудно разобраться. Объективных исследований по этому направлению в открытом доступе нет, а та информация, что выкладывается на сайте производителя, является мало информативной, т.к. отражает только положительную сторону продукта.

В этой связи потенциальные потребители, которые хотят внедрить СЭД, вынуждены тратить много времени на самостоятельное изучение продуктов - собирать информацию, просматривать презентации, тестировать системы и.т.д.

При этом ни кто не гарантирует того, что после презентации и поверхностного тестирования, потребитель выберет действительно тот продукт, который способен решить поставленные задачи.

Для лучшего понимания ситуации на рынке производителей СЭД легче разбить их на 3 сегмента - дешевый, средний, дорогой, исходя из:

1) стоимости конкурентных лицензий, обеспечивающих максимальную функциональность системы;

2) опыта разработчика, т.е. количество и масштаб внедренных проектов;

3) времени жизни разработчика на рынке СЭД;

4) функциональности продукта[28].

Три сегмента разделения стоимости СЭД:

1) дешевый сегмент - характеризуется низкой стоимостью лицензий. Решения обеспечивают низкую функциональность, «не универсальны», т.е. «заточены» под конкретного клиента и требуют существенных доработок при каждом новом внедрении. Обычно это небольшие группы разработчиков, которые не так давно вышли на рынок. Участникам рынка, как правило, не хватает финансирования и как следствие им не удается организовать серьезный процесс по разработке и поддержке своих продуктов;

2) средний сегмент - в этом сегменте обеспечивают среднюю или высокую функциональность. Решения построены по клиент/серверному принципу. Большой объем внедренных решений, в различных секторах рынка. Для многих компаний-разработчиков характерна распределенная партнерская сеть, обеспечивающая потребности регионального рынка. Как правило, решения разработчиков базируются на платформах Lotus или Microsoft. Примеры продуктов: DocsVision, Directum, Дело, Летограф, Оптима;

3) дорогой сегментрешения, предлагаемые разработчиками, в этом сегменте обеспечивают высокую функциональность. Решения внедряются в крупных организациях, способных выделить достаточные серьезные бюджеты для внедрений такого рода продуктов.

Рассмотрим некоторые распространенные программы, представленные на рынке[29].

Таблица 3.5- Сравнительная характеристика СЭД

Наименование СЭД	Стоимость лицензий для работы 50 пользователей,$	Стоимость внедрения	Стоимость обучения, $/час	Стоимость поддержкиза 1 год, $	Стоимость обновления системы, $	Стоимость доработок, $/час	Всего, $
1	2	3	4	5	6	7	8
МОТИВ	2 300,00	33,05	21,00	968,65	550,00	30,00	3 902,70
CORPORATE BUSINESS	3 499,00	30,00	30,00	360,00	200,00	25,00	4 144,00
PayDox	5 000,00	40,00	40,00	0,00	2 500,00	30,00	7 610,00
СУПеР	5 995,00	40,00	40,00	0,00	1 600,00	40,00	7 715,00
NAUDOC	6 333,00	17,00	17,00	1 837,00	0,00	0,00	8 204,00
EffectOffice	6 295,36	17,86	17,86	1 259,07	1 573,84	17,86	9 181,85
ДЕЛО	10 245,16	37,06	26,48	2 049,03	0,00	50,00	12 407,73
jDocflow	10 000,00	0,00	0,00	3 000,00	0,00	40,00	13 040,00
DocsVision	9 200,00	30,00	20,00	1 800,00	2800,00	40,00	13 890,00
ИНТАЛЕВ-Документооборот	17 500,00	0,00	0,00	2 625,00	0,00	75,00	20 200,00
OPTIMA-WORKFLOW	18 200,00	0,00	15,00	2 400,00	5 460,00	30,00	26 105,00
Е1 - ЕВФРАТ	27 400,00	0,00	15,00	5 480,00	0,00	0,00	32 895,00
LanDocs	33 735,00	50,00	0,00	6 675,00	0,00	40,00	40 500,00
DIRECTUM	38 855,00	20,00	12,00	7 771,00	0,00	20,00	46 678,00
Avacco	50 000,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	50 000,00
БОСС-Референт	42 000,00	0,00	0,00	8 400,00	0,00	0,00	50 400,00

Помимо стоимости и обеспечения не менее важно удобство использования, совместимость с другими программами, поскольку работа не должна усложняться каким - либо факторами (таблица 3.6).

Таблица 3.6- Сравнительная характеристика СЭД

№ п/п	Наименование СЭД	Возможности интеграции с другим ПО (каким именно)	Механизмы автоматического импорта документов	Возможности интеграции с почтовыми клиентами (какими именно)
1	2	3	4	5
1	CORPORATE BUSINESS	Microsoft Office, 1С, FineReader,	(+)	Microsoft Outlook Microsoft Express LotusNotes The Bat!
2	DocsVision	1C, MicrosoftOffice, FineReader	(+)	MicrosoftOutlook
3	LanDocs	MicrosoftOffice, 1С, FineReader	(+)	MS Exchange Client, MS Outlook или Lotus Notes
4	БОСС-Референт	Microsoft Office, 1С, FineReader,	(+)	Встроенный
5	DIRECTUM	MicrosoftOffice, FineReader, 1С.	(+)	Microsoft Outlook Microsoft Express LotusNotes The Bat!
6	ДЕЛО	MS Office, FineReader, подсистемы: "АРХИВНОЕ ДЕЛО", ""Поточное сканирование",	(+)	MicrosoftOutlook
7	NAUDOC	MicrosoftOffice FineReader	(+)	не обозначено интеграции с почтовыми клиентами
8	Е1 - ЕВФРАТ	MicrosoftOffice	(-)	MicrosoftOutlook MicrosoftExpress
9	СУПеР	MicrosoftOffice, 1С, FineReader	(-)	LotusNotes
10	PayDox	MS Office, возможна адаптация системы для функционирования с внедренными системами (1С)	(+)	Microsoft Outlook Microsoft Express LotusNotes The Bat!
11	ИНТАЛЕВ-Документооборот	1С v8.0	(+)	MicrosoftOutlook
12	OPTIMA-WORKFLOW	Microsoft Office, ABBYY FineReader, Visual Basic илиJScript	Автоматические обработчики - роботы	MicrosoftOutlookExpress
13	МОТИВ	MicrosoftOffice	(-)	Microsoft Outlook Microsoft Express The Bat!
14	EffectOffice	Microsoft Office, FineReader, "ЭффектГрафика", "ЭффектБлокнот"	(+)	Своя разработка "Эффект Почта"
15	jDocflow	MicrosoftOffice FineReader	(+)	MicrosoftOutlook
16	Avacco	MicrosoftOffice FineReader, 1С	(-)	MicrosoftOutlook

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора...