Унифицированная система распорядительной документации в корпорации на примере ЗАО "Сыркомбинат Тихорецкий"

5) организация хранения (оперативного и архивного) документов компании, в процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании.

Проанализировав многие факторы можно выделить несколько программ, которые стоит рассмотреть отдельно.

Система «Мотив» является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. Мотив подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. Данная программа позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, мотив поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности программы:

- создание единого информационного пространства компании;

- организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

- возможность коллективной работы над проектами;

- возможность управлять большим количеством задач и поручений;

- контроль над занятостью персонала;

- управление большим объемом документов;

- обеспечение конфиденциальности информации;

- быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

- ведение архивов проектов.

Кроме всего стоит отметить, что программа входит в дешевый сегмент рынка, что тоже немало важно. Но у нее достаточно много недостатков.

В ней отсутствуют такие операции, как: создание документа по шаблону, создание документа на основе существующего, регистрация документов изMSOffice/OpenOffice, регистрация со сканера(т.е. отсутствие встроенных средств распознавания), возможность потокового ввода документов, проверка документов на дублирование при регистрации.

Далее для сравнения рассмотрим СЭД из дорогого сектора -«БОСС-Референт». Данная система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД «БОСС-Референт» является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (EnterpriseContentManagement). Из всех установленных в 2012 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе «БОСС-Референт» (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе «БОСС-Референт» построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС -- система объединяет более 25 000 сотрудников.

Управленческие задачи решаемые системой «БОСС - референт»:

- организовать эффективную работу с договорами;

- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

- повысить эффективность работы с заявками;

- реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты внедрения системы:

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

- быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

- легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

- возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

- широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

- возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

- большой потенциал для роста масштабов системы - по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;

- снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

- обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

- простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

- обеспечение высокой степени безопасности данных;

- одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

- эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Система «DocsVision» - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Общее назначение, область применения:

1) создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе:

- делопроизводство, документационное обеспечение управления;

- контроль исполнения решений и поручений;

- архив документов предприятия;

- согласование документов;

- обработка заявок на обслуживание клиентов;

- другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;

2) интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;

3) поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.

Состав системы «DocsVision»:

1) программная платформа управления документами и бизнес-процессами - набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.

2) стандартные приложения:

- «делопроизводство» - обеспечивает типичные процессы организационно - распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов;

- «управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами;

- средства настройки и разработки приложений - дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений;

- модуль репликации - предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе «DocsVision»;

- шлюзы к другим системам - предназначены для интеграции «DocsVision» и других информационных систем:

1) файловая система;

2) Microsoft Exchange;

3) Microsoft SharePoint;

4) MicrosoftDynamicsAX;

5) 1С:Предприятие[30].

Проанализировав по одной программе из каждого сегмента можно сделать выводы по каждой системе:

- СЭД «Мотив» недостаточно хороша для внедрения ее на предприятие ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», она самая дешевая, но у много недостатков, которые не приемлемы для полной и функциональной работы;

- СЭД «БОСС-Референт» является представителем дорогого сектора, но система полностью оправдывает свою стоимость, полное разделение функций, работа на любых платформах, но стоимость не позволяет внедрить систему на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий»;

- СЭД«DocsVision»: программа из среднего сегмента рынка, она имеет множество функций и хорошую адаптацию с другими программами, достаточно удобную установку и программное обеспечение. Она достаточно удобна в эксплуатации, что делает ее самой подходящей системой для внедрения на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий»

3.2 Проект внедрения системы электронного документооборота

Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедрения СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации[31].

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

- в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;

- слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;

- СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);

- наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;

- отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

- тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

- разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;

- анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД;

- выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;

- поставка и инсталляция СЭД;

- адаптация и настройка СЭД;

- перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

- обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;

- подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;

- разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации;

- завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

- сопровождение CЭД[32].

Целью практической части является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.

Во-первых, требуется модель организации она представлена на рис. 2.1

В качестве примера будет взята СЭД «DocsVision». При невысокой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

Структура электронного документа

Документ в «DocsVision» состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет-фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рисунок 3.2 - Модель электронного документа [33]

Настройка установки системы. Для инсталляции «DocsVision» выделяется отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести.

Можно отдельный IP-адрес для работы «DocsVision» не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае «DocsVision» можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Позже, при возникновении необходимости подключать к «DocsVision» пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла «DocsVision» в системе указать реальный IP-адрес главного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать «DocsVision» пользователям с других компьютеров по реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии «DocsVision» системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как временные файлы обучения больше не понадобятся, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые изначально загружены.

Создание сложных форм документов. Также система электронного документооборота рассчитан, для работы со сложными формами документов. Сложные документы составляются для улучшения работы документооборота, они упрощают работу как отдельных отделов организации, так и общее ведение документооборота на предприятии. Сложные документы - это документы, для которых необходимо ввести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вывод сформированного документа в MS Word. Система «DocsVision» интегрирует с MS Office, но самое востребованное приложение это MS Word.

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа.

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.

Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документов система будет выдавать ошибку.

Расчет эффективности внедрения системы электронного документооборота. Для начала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость одной лицензии ПО. Лицензия данной СЭД составляет 184$ на одного пользователя, и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 38. Таким образом, стоимость внедрения составит: для начала переведем доллары в рубли, на сегодня курс доллара составляет 31,30 руб., затем умножим стоимость одной лицензии на количество административного персонала 5759,2*38 = 218 849,6 руб.

Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест.

ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет всю необходимую технику для внедрения СЭД, поэтому дополнительных затрат не будет, что очень важно при внедрении.

Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.

На предприятии есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человек. Из них примерно 2 человека- работа консультанта, которая стоит дороже, еще два с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности предположим, что она равна 100 000 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению:

Х= a * b + c * d, (1)

где Х - это стоимости работ по внедрению;

a - это численность штатного персонала;

b - зарплата в месяц штатному персоналу;

c - численность наемного персонала;

d - заплата наемного персонала

5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить:

X = a + b + c, (2)

где Х - суммарные расходы по внедрению;

a - это стоимость внедрения;

b - расход на персонал;

c - стоимость сопровождения.

218 849,6 +275 000+ 200 000=693 849,6 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Стоит отметить, что для такой большой организации данная цифра достаточно мала.

Оценка эффекта. Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить количество страниц документов в месяц. На основе эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для грубой схемы предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 30 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят:

X = a * b * c, (3)

где Х - месячные расходы на бумагу;

a - количество рабочих дней в месяц;

b - расход листов в день;

c - стоимость одного листа (примерно 0,5).

21*30* c. Предположим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*30*0,5*38 = 11 970 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Исходя из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами[33].

Проблемы внедрения СЭД. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения систем электронного документооборота. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ - подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения систем электронного документооборота. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

К первой группе эффектов относятся:

1) экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);

2) экономия рабочего времени сотрудников:

- на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);

- на прохождение документов;

- на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

1) ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

2) оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

3) повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;

4) формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

5) развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» поможет разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана эффективность внедрения СЭД на смоделированном предприятии. Таким

образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Внедрение СЭД на предприятие поможет решить проблемы делопроизводства ранее выявленные в п. 2.4.[34].

3.3 Альбом форм документов

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатывается табель форм документов.

Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов[35].

Актуальность и неизбежность разработки табеля становятся очевидны, когда организация осуществляет комплексную автоматизацию управленческой деятельности.

Разработка табеля состоит из следующих этапов:

1) предпроектное обследование;

2) выбор формы табеля (сбор и анализ материала);

3) формирование структуры табеля;

4) отбор форм документов для включения в табель;

5) составление табеля;

6) согласование табеля.

7) утверждение табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

- формирование структуры (выбор классификационной схемы) табеля;

- выбор наиболее целесообразной формы табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками табеля.

На первом этапе изучаются:

- нормативные правовые акты государственных органов исполнительной власти, органов местного управления и самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации;

- организационная документация организации (положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.);

- распорядительная документация организации (приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации, главным образом направленные на выявление форм документов, введенных в действие распорядительными документами);

- комплекс документов, составляющих правовую и методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации (инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.).

Документация организации изучается как минимум за последний год ее деятельности.

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор сведений проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности, в т.ч. по выявлению форм документов. Сведения о каждом документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

- полное наименование формы документа, включая заголовок, если он имеется;

- код формы;

- имя файла (если имеется электронный вариант документа);

- функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в табель.

В карту вносятся реквизиты документа (название вида документа, автор, корреспондент) и аннотация текста (краткое содержание, цель создания и структура) (см. Приложение А).

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

Форма табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие[36].

Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

Табель составляется в табличной форме.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации (см. рисунок 3.3)

Наименование форм документа	Код формы	Кем и когда утверждена	Периодичность составления	Составитель документа	Внутренне согласование	Внешнее согласование	Подпись	Утверждение	Печать	Куда предоставляется	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Рисунок 3.3. - Табель форм документов

Предложенная форма при необходимости может быть конкретизирована. Например, графу 2 «Код формы документа» можно разбить на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по внутреннему (локальному) классификатору», табель дополнить графами «Регистрация документа» (имея в виду место регистрации), «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и срока исполнения в том случае, если имеется типовой срок исполнения), «Место хранения 1-го экземпляра документа», «Место хранения копии документа».

Подготовленный проект табеля согласовывается со всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

Для установления последовательности расположения форм документов в табеле необходимо определить его внутреннюю структуру. Структура табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления.

Структура табеля может быть предельно простой, если разделами Табеля являются структурные подразделения организации. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Табель, построенный по структурному принципу, прост в разработке, но у него есть существенные недостатки: он не позволяет связать документы, создаваемые в разных подразделениях, не по одной функции или виду деятельности в единую взаимосвязанную цепочку документов и, следовательно, исключает возможность выделения комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи, что бывает чрезвычайно важно при решении задач автоматизации управленческой деятельности.

Наиболее эффективной, но в то же время и наиболее трудоемкой, является функциональная схема построения табеля. В этом случае разделами Табеля являются отдельные функции и задачи, решаемые организацией в процессе своей деятельности. Фактически построение Табеля по функциональному принципу означает одновременную разработку классификатора функций организации.

Построение табеля по функциональному принципу предпочтительнее по ряду причин. Во-первых, такая структура табеля исключает необходимость его корректировки при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Во-вторых, функциональная структура табеля позволяет выделить комплексы документов, создаваемых в процессе одного вида деятельности. Например, раздел табеля по функции «Управление перевозками» на предприятии,позволяет выявить все формы документов, относящиеся к перевозкам, - от аренды транспортных средств до учета перевозок, что, безусловно, очень важно, особенно в условиях автоматизации деятельности организации. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет попутно с оптимизацией документационного обеспечения сделать выводы о целесообразности распределения функциональных обязанностей между подразделениями и отдельными исполнителями и некоторые другие, касающиеся организационных аспектов деятельности.

Примерный перечень разделов табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1 Организация системы и процессов управления.

1.1 Организационно-правовое обеспечение деятельности организации.

1.2 Обеспечение законности деятельности.

2 Прогнозирование и планирование деятельности.

2.1 Прогнозирование деятельности организации.

2.2 Планирование деятельности организации.

3 Регулирование деятельности.

3.1 Информационное обеспечение деятельности организации.

3.2 Оперативное управление деятельностью организации.

4Контроль за деятельностью.

4.1 Статистическая отчетность.

4.2 Ведомственная отчетность.

4.3Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников).

5 Финансовое обеспечение.

5.1 Бухгалтерский учет.

5.2 Бухгалтерская отчетность.

6 Материально-техническое обеспечение.

6.1 Обеспечение помещением, сырьем, материалами, оборудованием, транспортом.

6.2 Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта.

6.3 Обеспечение сбыта продукции (услуг).

7 Научно-техническое обеспечение.

7.1Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.

7.2 Внедрение и эксплуатация технических средств.

7.3 Охрана окружающей среды.

7.4 Обеспечение научно-технической информацией.

8Обеспечение кадрами (персоналом).

8.1 Подбор, расстановка и использование кадров.

8.2 Учет личного состава.

8.3 Аттестация работников.

8.4 Повышение квалификации работников.

8.5 Командирование сотрудников.

8.6 Нормирование труда.

8.7 Охрана труда.

9Документационное обеспечение.

9.1 Организация работы с документами.

9.2 Учет и контроль исполнения документов.

9.3 Хранение и использование документов.

10 Административно-хозяйственное обслуживание.

11 Обеспечение безопасности (режима охраны) организации.

Приведенный выше перечень разделов табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности.

В табель включаются:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;

- применяемые в организации формы документов, включенные в «Унифицированные документы» (ОКУД);

- внутренние формы документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами (актами данной организации);

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля.

В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее важных к менее важным. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

Разработка и последующее ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой документационного обеспечения управления организации, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр табеля. В связи с необходимостью периодического обновления табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) целесообразным является параллельное ведение табеля в электронном формате. В этом случае обновленные версии табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения в него изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в альбом форм документов. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Кроме того, установление в табеле годовой потребности каждой формы позволяет определить потребность в количестве заказываемых организацией бланков.

Табель является превосходным инструментом оптимизации и «инвентаризации» форм документов организации именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Альбом форм документов организации разрабатывается параллельно с табелем.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются образцы форм документов, которые формируются в самостоятельный массив, используемый для разработки альбома форм документов.

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации[37].

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификацию текста документа.

При разработке унифицированных форм документов проводятся следующие виды работ:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления.

Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля.

Для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать табелю форм документов.

Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в канцелярии, электронная копия - в подразделении, отвечающем за разработку и применение табеля и альбома форм документов.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть связный текст (трафарет), таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

Применение табеля и альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

- юридическую силу документов, подготавливаемым в организации;

- оперативность реализации управленческих функций организации;

- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов[38].

В процессе ведения табеля и альбома в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов. Структурные подразделения, предлагающие формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности, должны представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя организации.

Развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования ведения документооборота, методов и инструментов управления документационного обеспечения, состояния ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», структуры общества и существующей системы управления, и проект внедрения системы электронного документооборота позволяют сделать следующие выводы.

1. Распорядительная документация - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Это полностью соблюдается на предприятии, все необходимые документы были предоставлены организацией в процессе написания данной работы.

2. Стандартизация и унификация помогает ускорить и упростить работу с документами, стандарты утверждены ГОСТами и другими документами.

...