Совершенствование организационной системы управления как фактора повышения деятельности фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Концептуальные основы организационного управления

1.1 Понятие, цели и сущность систем управления

1.2 Классификация и основные особенности организационных систем управления

1.3 Показатели эффективности управления организацией

2. Анализ деятельности транспортного предприятия на примере ИП Елизаров Виктор Иванович

2.1 Общая характеристика предприятия

2.2 Анализ технико-экономических показателей

2.3 Анализ системы менеджмента качества на предприятии

3. Совершенствование организационной системы управления

3.1 Анализ организационной системы управления на предприятии ИП Елизаров Виктор Иванович

3.2 Современная модель организационной структуры управления

3.3 Основные направления совершенствования организационной системы управления транспортного предприятия ИП Елизаров В.И

Вывод

Список литературы

Введение

Актуальность темы. Через преодоление очень сложных проблем, с большими трудностями наша страна осуществляет переход к рыночной экономике.

Переход России на новую систему хозяйствования затронул предприятия всех форм собственности.

Ранее руководители предприятий даже не задумывались о конкуренции, о повышении эффективности, об увеличение прибыли, так как предприятия не являлись собственностью начальника или директора.

Большинство предпринимателей, руководителей, и специалистов предприятий, зачастую даже тех, чья профессиональная подготовка включала изучение менеджмента, пока, к сожалению, не понимают сущности этой сферы деятельности и знакомы лишь с отдельными функциями системы управления.

Это происходит, потому что менеджмент не дает готовых рецептов для конкретных организаций в конкретный момент времени, он лишь помогает целенаправленно искать новые решения проблем.

На предприятии большое значение играют: разработка организационной структуры системы управления, подходы к распределению обязанностей, принципы создания перспективной организации и т.д.

Поэтому значительное внимание уделяется совершенствованию организационной структуры системы управления на предприятии.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации

Понятие организационной структуры включает в себя не только выполняемые внутри нее задания, но и координируемую сотрудниками деятельность за пределами организации. Многие традиционно выполнявшиеся самой организацией виды работ в настоящее время передаются специализированным фирмам, что предполагает тесное взаимодействие независимых компаний и трансформацию традиционных границ между организациями.

Считается, что организация существует во внешней среде, которая формирует ее стратегию, технологию, масштаб и уровень нововведений.

Эти ситуационные факторы, в свою очередь, определяют необходимую структуру, то есть структуру, которую должна принять организация для обеспечения организационной системой управления.

Организационная структура компании имеет большое значение для ее будущего успеха. Влияние организационной структуры не бывает нейтральным. Она либо способствует движению вперед, либо тормозит прогресс и поощряет внутренние интриги, и должна быть построена таким образом, чтобы способствовать реализации целей компании.

Поэтому актуальнейшей задачей для любого предприятия является анализ организационной системы управления и ее оценка, а также поиск путей ее совершенствования.

В настоящее время проблема управления, анализа и оценки организационной деятельности широко рассмотрена в трудах многих российских и зарубежных авторов.

Однако, несмотря на то, что практически во всей литературе, связанной с управлением и экономикой предприятия, подчеркивается исключительная значимость эффективной организационной деятельности от системы управления, но большая часть исследователей ограничивается анализом лишь отдельных, частных показателей организационной деятельности.

Для всестороннего анализа, необходим системный подход. При системном подходе любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов.

Таким образом, системный подход управления является процессом целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления в рамках определенной системы взаимодействия (функционирования).

Цель ВКР заключается в анализе и разработке предложений по совершенствованию организационной системы управления как фактора повышения деятельности фирмы.

В связи с поставленной целью в работе решается ряд задач:

- раскрывается сущность, понятия и основные подходы к системам управления;

- рассматриваются основные направления деятельности предприятия;

- осуществляется анализ системы менеджмента качества и производится оценка организационной структуры предприятия;

- разрабатываются направления совершенствования организационной системы управления для повышения деятельности исследуемого предприятия.

Объект исследования ВКР - организационная система управления автотранспортного предприятия ИП Елизаров Виктор Иванович.

Предмет исследования - особенности организационной системы управления предприятия и факторы, влияющие на повышение деятельности предприятия.

Степень разработанности проблемы. В процессе работы над дипломной работой использовались труды таких авторов, как Мухин В.И., Герасимов Б.И., Веснин В.Р., Ходош М.С., Кальянов Г.Н., Ларин А.А, Баринов В.А, Артемьев С.П., Пудич В.С. Терешкин В.С., Ачкасова Е.В.

А также труды зарубежных авторов, как Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф., Брасс А.А., Дафт Р.Л., Друкер П.Ф., Мильнер Б.З., Майкл Р. Линдерс, Харольд Е.

Методами исследования являются анализ литературных источников, анализ документов. При работе над аналитической частью дипломного проекта были использованы информационные материалы, данные статистической, управленческой и бухгалтерской отчетности исследуемого предприятия.

Структура работы. Дипломная работа содержит введение, три части, заключение, библиографический список и приложения.

В первой части рассматриваются теоретические основы анализа и оценки организационной системы управления.

Во второй части проводится всесторонний анализ деятельности предприятия, особое внимание уделено анализу системы менеджмента качества предприятия.

В третьей части определяются направления совершенствования организационных систем управления исследуемого предприятия.

1. Концептуальные основы организационного управления

1.1 Понятия, цели и сущность систем управления

менеджмент качество организационный управление

Организационная структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами [1].

Управление - деятельность управляющей подсистемы, заключающейся в выработке управляющего воздействия и его осуществления и направленная на эффективное достижение цели деятельности системы в целом [2].

В определении содержится главное, ради чего осуществляется управление деятельностью и сама деятельность - цель. Далее отмечается необходимость выработки и осуществления непрерывного воздействия на управляемую подсистему, подчеркивая этим самым необходимость деятельности и по выработке управляющего воздействия, и по осуществлению того воздействия, то есть по существу предусматривает в составе управленческой деятельности, кроме задач выработки управляющего воздействия, и организаторские задачи по обеспечению выработанного решения [3].

Организационная система -- общественная (социальная) система, в которой элементами являются люди и коллективы людей [4].

Группа людей считается организационной системой:

- Если состоит по крайней мере из двух человек, которые считают себя частью этой группы.

- Имеет одну цель (желаемое конечное состояние или результат), которую принимают как общую все члены группы;

- Имеет членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организационной системе присущи свойства:

- целостность;

- наличие орган организационной культуры;

- регламентированное поведение и деятельность членов организации;

- способность выявлять и удовлетворять свои потребности;

- способность к самообучению и саморазвитию.

Особенностями организационной системы являются:

- Ориентация на определенные социальные потребности:

- Целенаправленность:

- Единый центр управления (орган управления, аппарат управления, субъект управления и т. д.);

- Иерархическая структура;

- Интегрированный характер.

Под управлением организацией понимается процесс выработки решения, планирования, организации, коммуникации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий

повышение ее организованности, достижения того или иного полезного аспекта, и называется управление.

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления.

Поскольку управление -- специфическая функция, то она реализуется определенными элементами системы. Система в процессе своего функционирования разделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Действительно, если мы полагаем, что в системах не может быть бесцельных процессов, то очевидно, что если есть цель деятельности, должно быть управление достижением этой цели и сама деятельность по ее достижению [5].

Таким образом, налицо разделение функций управляющей и управляемой подсистем. Подобное разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов. Появляется необходимость согласования целей и усилий индивидуумов, коллективов предприятий, отраслей и т.д., управления их совместной деятельностью.

Система, формирующая управляющее воздействие, называется управляющей подсистемой. Система, испытывающая на себе внешние воздействия, называется управляемой подсистемой. Обе эти системы в совокупности с учетом их взаимодействия образуют уже новую - систему управления, как совокупность двух подсистем (управляющей и управляемой).

В отличие от других типов систем системам с управлением(системам управления) присущ ряд характерных особенностей независимо от их природы и назначения [6]:

1) Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность.

2) Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющими воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

3) Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

4) Для систем с управлением характерны определенные структуры, отражающие контуры управления.

5) Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия.

6)Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, управление становится бессмысленным.

Цель организационной системы управления определяется как вариант удовлетворения исходной потребности, выбранный из некоторого множества альтернатив, сформулированных на основе специального знания.

Потребность -- категория объективная, цель -- субъективная как
теория, определяемая имеющимся опытом. Результат -- это мера достижения конкретной цели, т.е, мера удовлетворения потребности. Цель есть конкретное выражение потребности, сформулированное на основе имеющего опыта и определяющее конкретное функционирование создаваемой системы.

Реализация потребности связана с возможными альтернативными путями ее реализации. Выбор альтернативного варианта связан с оценкой возможностей на данном уровне знания, то есть определяется не только выбором определенной и конкретной совокупности методов и средств, обеспечивающих реализацию модели в данных условиях.

Потребность -- это то, что объективно связывает человека (и вообще живое) внешней средой (миром), в том числе и с социальным, как некоторое (определяющее) условие обеспечения его жизнедеятельности и существования.

Существование субъектов поддерживается возникновением и удовлетворением потребностей.

Для людей она является движущей «пружиной поведения и сознания, определенной зависимостью человека от внешнего мира, субъективному миру, ее нуждой в таких предметах и условиях, которые необходимы для ее нормальной жизнедеятельности, для самоутверждения и развития).

Цель -- это совокупное представление о некоторой модели будущего результата, способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся реальных возможностях, оцененных по результатам опыта [7].

- Цель находится в непосредственной зависимости от потребности и является в этом процессе ее прямым следствием.

- Выбор цели сугубо субъективный, то есть выбор основан на конкретном значении индивида или сообщества цель конкретна.

- Цель всегда несет в себе элемент неопределенности, что приводит к некоторому «рассогласованию» фактически полученного результата и той модели, которая была сформирована;

- Наличие неопределенности в исходной модели делает цель средством оценки будущего результата.

Рассмотрим некоторые соотношения потребности и цели в социальных образованиях. Известно, что каждый человек индивидуален и одновременно является социальным элементов, будучи членом определенного сообщества, определенной социальной организации.

Принято считать, что требование вышестоящей организации безусловно для нижестоящей, и поэтому, следовательно, автоматически трансформируется в цель для него, которую необходимо также безусловно реализовать. Однако это не совсем так, Рассмотрим варианты трансформации требований в цель. Требование определяет все элементы цели. В этом случае проблема выбора для социального элемента отсутствует полностью.

Требование не ограничивает условия и методы реализации, однако точно предписывает модель результата и совокупность средств реализации. Свобода выбора в достижении цели расширяется, так как индивид вправе использовать данные в его распоряжении средства по своему усмотрению, лишь бы получить необходимый результат [8].

Требование не имеет никаких ограничений. Случай, когда требование не несет в себе необходимости конкретных предписаний по всем компонентам цели.

Рассмотрим соотношения между целью, характером деятельности и видом результата.

Сознание может воспринимать, а может и не воспринимать какие-нибудь существующие в памяти образы для созерцательной деятельности характерно отсутствие целевой установки и отсутствие результата.

Субъект действия создает некоторую исполнительную систему из имеющихся (известных) средств, при известных методах и условиях, однако модель результата точно не определена. Следовательно, не определен и момент фиксации результата. В этом случае говорят о постановке эксперимента и о результатах эксперимента, положительных или отрицательных.

Исследовательская деятельность -- потребность познания, познавательно-практическая потребность. Для исследовательской деятельности характерно наличие цели, результаты деятельности способны быть полезными в будущем, если будут обнаружены.

Производственная деятельность. Субъект действия создает некоторую исполнительную систему при полной определенности компонентов цели, в том числе и модели результата.

Цель реальных систем можно свести к трем основным видам формального их задания:

- требуемое конечное состояние системы;

- требуемый порядок смены состояний -- движения системы;

- требуемое направление движения системы без фиксации конкретной конечной точки.

В современной литературе не существует единого взгляда на состав функций управления. Однако в настоящее время получил широкое распространение подход, основанный на объединении всех в четыре основные функции, которые применимы ко всем организациям. Согласно этому подходу процесс управления состоит из взаимосвязанных функций планирования, организации деятельности, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Концепция процессного подхода сделала революционный поворот в развитии управленческой мысли. Процессорный подход рассматривает управление как процесс, потому что работа по достижению целей организации -- это не единовременное действие, а непрерывная серия взаимосвязанных действий.

Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называются функциями управления, Каждая функция управления тоже представляет собой процесс, потому что состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления в целом является общей суммой всех функций управления.

Ни одно из действий в организационных системах не начинается без соответствующего решения руководителя (директора, управляющего, командира), так как эти действия несут не только материальную, но и юридическую нагрузку. Решения в современных условиях, особенно творческого, перспективного характера, не могут быть выработаны лично руководителем (управляющим, директором, начальником, командиром).

Принятие решения представляет собой деятельность, направленную на

оценку всех возможных альтернатив и выбор одной из них.

Поскольку решение лишь краткое изложение принятой альтернативы действий, появляется, очевидно, необходимость детализации этого решения, которая определяется в процессе планирования т. е. разработка плана действий по достижению целей системы.

Целью планирования является разработка рационального плана на основе выработанного решения. Теперь, если решение принято, если процесс достижения цели спланирован, то, очевидно, необходимо создать целевые организации, призванные реализовать решение и план достижения. Эта функция может быть решена в процессе создания целевых организаций.

Организация деятельности -- это одна из функций управления, предназначенная для создания реальной системы людских и технических, финансовых, материальных и других ресурсов, иначе говоря целевых организаций, предназначенных для реализации решения и плана.

Организации деятельности -- этого процесс создания организационной структуры, которая дает возможность людям эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей.

Следовательно, организация -- это деятельность, выходом которой являются реальные целевые системы (организации).

Известно, что прекрасно составленные планы и совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Работники эффективно выполняют свою работу только в том случае, когда в них имеется внутреннее побуждение к действиям, внутренняя потребность хорошо делать свою работу. В управлении появляется функция мотивации.

Мотивы и цели деятельности взаимосвязаны. Всякая деятельность исходит из определенных мотивов и направлена на достижение определенных целей. Отношение «мотив -- цель» -- это своего рода вектор, дающий ее направленность и интенсивность. В общем смысле мотив -- это то, что побуждает человека к деятельности, а цель -- то, чего он стремится достигнуть в процессе ее выполнения. Основой мотива являются потребности, т. е. объективная необходимость человека -- его нужда в веществе, энергии, информации. Именно в потребностях выступающих как объективная необходимость, нужно искать пружины» человеческой деятельности. Мотив -- это форма их субъективного отражения. При этом в мотивах отражаются не только индивидуальные потребности, но и потребности организации, общества [9].

Коммуникация (процесс обмена информацией) является связывающей функцией управления.

Осуществление функции управления -- это тоже деятельность ,направленная на достижение своих целей выработки оптимального решения, плана, создание целевых организаций, способных эффективно осуществить реализацию решения, эффективной системы контроля, позволяющей своевременно учитывать изменения условий обстановки и степень соответствия реальных выходов как функций управления в целом, так и отдельных планов их осуществления желаемым выходом -- целям. Следовательно, она как и любая деятельность в организационных системах должна быть управляема, т. е. осуществление функции управления также нуждается в управлении. А это значит, что должны приниматься решения, осуществляться планирование выполнения этих функций, создаваться организации, способные эффективно их выполнять [8].

Организационными системами управления назвали системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования.

Цель может быть достигнута только в том случае, когда организационные процессы будут эффективными, т.е. обеспечивать получение наилучших результатов на единицу затрат соответствующих ресурсов;

- когда организационные процессы будут надежными т.е. гарантировано само осуществление процесса как такового;

- когда организационные процессы осуществляются без задержек, излишних временных разрывов и не выходят за пределы временных границ, т.е. оперативны;

- когда организационные системы обладают гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления;

- когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью той или иной стадии (этапом, периодом, фазой) и происходящими в ходе ее изменениями.

Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает таким качеством, как устойчивость системы, т.е. свойством сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений [9].

Рассмотрим более подробно названные требования применительно к организационному управлению [10].

Устойчивость -- свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений.

Применительно к организационным системам управления устойчивость -- способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости [10].

Техническая устойчивость -- способность противостоять воздействиям технического характера с помощью технических средств.
Функциональная устойчивость - способность противостоять воздействиям социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др.

Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств, процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействия окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т. д.).

Устойчивость процесса может быть абсолютной, т.е. оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса.

Для оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения, налагаемые на возмущения, при которых функционал будет сохранять свое конечное значение в некотором, вообще говоря, вероятностном смысле.

Устойчивость организационных систем управления количественно измеряется как вероятность решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.

Известно много подходов оценки устойчивости системы. Наиболее распространенными являются оценки устойчивости по Ляпунову и Лагранжу.

Устойчивость по Ляпунову - управление считается устойчивым, если при любом возмущающем воздействии со стороны окружающей среды система способна за конечное время или в пределе приблизиться как угодно близко к той траектории движения в пространстве состояний, которую она имела до начала возмущения. Оценка устойчивости социально-экономических систем по Ляпунову практически невозможна из-за трудности описания ограничений на возможные возмущения и учета всех возможных возмущений.

Устойчивость по Лагранжу -- система, а вместе с ней и правление устойчивы, если при конечных возмущениях в окружающей среде ни один из параметров пo модулю не стремится к бесконечности, оставаясь ограниченной величиной.

Такое понятие позволяет косвенно оценивать и устойчивость в первоначальной ее формулировке, и качество вырабатываемых решений:

- если система неустойчива по Лагранжу, значит, какие-то параметры в пределе устремляются к бесконечности, а это противоречит здравому смыслу и неприемлемо, так как говорит о потере управления.

Действительно, если, например, число безработных стремится к бесконечности, то о каком качестве управления можно говорить?

Оно явно не отвечает своему назначению. Аналогично будет абсурдным, если в бесконечность (в исследованиях) устремится заработная плата представителей каком- то имущественного слоя.

Разумеется, устойчивость по Лагранжу еще не говорит о качестве управления, подобная категория достаточно груба для этого.

В настоящее время проблема анализа и синтеза устойчивых процессов управления сложными организационными системами в условиях различных неопределенных внешних и внутренних возмущений является нерешенной.

Оперативность -- свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки.

Оперативность процессов обеспечивается:

- ясностью целевых ориентиров над реальностью задач;

- полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самого процесса;

- достаточной гибкостью процесса, позволяющей своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;

- регламентированием процесса и, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процесса;

- осуществление параллельного выполнения отдельных частей процесса;

- четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;

- наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временного режима реализации процесса.

Устойчивое управление всегда оперативно своему определению. Обратное -- не всегда: объясняется возможностью не обеспечения нужного качества решения, несвоевременностью доведения решений до исполнителей, искажением информации только по вине средств и способов управления. построения и технического оснащения системы управления .

Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности сбора данных, первичной обработки, пересылке данных, подготовки и принятия решений настолько большой, что исполнители не успевают реализовать их до появления новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия новых решений, или время на подготовку

и принятие решений настолько мало, что оно не дает возможности принять качественные решения и т.д.

Гибкость -- способность изменять формы и методы управления в зависимости от обстановки. Организационный процесс должен обладать гибкостью, то есть способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Гибкость процесса обеспечивается:

- повышением уровня управляемости процессом, так как слабая управляемость затрудняет осуществление оперативных и целесообразных изменений;

- гибкостью структуры системы, осуществляющей данный процесс;

- информативностью процесса, обеспечивающей полноту и своевременность поступления информации;

- восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления;

- оперативностью процесса, обеспечивающим своевременность изучений;

- формированием многовариантных структур реализации процесса;

- интервальностью значений длительности процесса и его отдельных стадий.

Гибкость управления имеет место, если система управления способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих действий. Например, переходить от централизованного к децентрализованному управлению, частично децентрализованному и наоборот от децентрализованного к централизованному.

Гибкость управления -- одно из необходимых, но недостаточных условий эффективности управления. Система управления может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых результатов из-за некачественных (малоудачных) решений, запаздывания решений и т.п. -- из-за всего, что не обеспечивает устойчивости управления [10].

Таким образом, структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации и помогает упорядочить совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации.

1.2 Классификация и основные особенности организационных систем управления

В литературе можно встретить разные классификации управления вообще и организационного в частности. Независимо от системы классификации авторы выделяют черты, отличающие каждый класс от остальных.

Так, в работе [11] Ларина А.А. предлагается система классификации управления по признаку - степень участия человека в реализации управленческих воздействий.

В зависимости от степени участия человека в реализации управляющих воздействий система классификации управления включает:

- управление техническими системами;

- управление эргатическими системами;

- управление организационными системами.

Управление техническими системами. К техническим системам управления относятся системы, которые функционируют без участия человека. Как правило, ими являются системы автоматического управления, предоставляющие собой комплексы устройств для автоматического измерения, например, координат объекта управления, с целью поддержания желаемого режима его работы. Такие системы реализуют процесс технического управления.

Особенность управления техническими системами состоит в том, что в них управляющие воздействия могут быть спроектированы заранее. Следовательно, качество управления будет гарантировано для различных условий функционирования систем управления.

Если функционирование систем управления происходит в условиях неопределенности ( неизвестно точно влияние внешней среды- возмущения), то качество управления обеспечено с той точностью, с которой известно это возмущение. Если же возмущение неизвестно вообще, то качество управления может быть обеспечено за счет адаптивных систем управления ( самонастраивающиеся, обучаемые)

Особенностью человеко-машинных (эргатических) систем состоит в том, что в контур управления, т.е. в управляющую систему включен сам человек- оператор или коллектив операторов.

Примерами человеко- машинных (эргатических) систем могут служить автоматизированные системы управления различного назначения. Их характерной особенностью является то, что человек сопряжен с техническими устройствами, причем окончательное решение принимает человек, а средства автоматизации лишь помогают ему а обосновании правильности этого решения.

Особенности управления эргатическими системами состоят в том, что психофизиологические свойства человека- оператора должны быть включены в параметры (свойства) управляющей системы.

К организационным системам относятся социальные системы - группы, коллективы людей, общество в целом.

Деятельность любого коллектива как организационной системы невозможна без соблюдения двух основных правил [10]:

исключения, искажения или скрытия информации членами коллектива в личных целях или ради групповых интересов;

обеспечение всеми членами коллектива безусловного выполненных задач.

Коллективы, в которых выполняется только первое условие( объективность информации) и отсутствует второе, называются коллективами с механизмом открытого управления [10]. Управление в таких организационных системах обеспечивается свободными («Рыночными») отношениями, т.е. отсутствием общего управляющего деятельность центра.

Коллективы, в которых выполняются оба условия, получили название коллективов с правильным механизмом управления. Добиться качественного выполнения планов действий в организационных системах с таким механизмом управления можно с помощью тщательно разработанной системы не только контроля исполнения ( волевое управление или жесткая централизация), но и соответствующей системы стимулирования деятельности людей в организационной системе. Директивная (приказная) форма управления эффективна только при наличии двух условий [10]:

-знание руководителем возможностей подчиненных (аналог первого основного правила);

-права руководителя применять сильные стимулы (наказание в случае невыполнения задания и поощрение в случае успешного выполнения), т.е. аналог второго основного правила.

Такая форма управления зачастую целесообразна и эффективна при управлении боевой деятельностью войск в небольших воинских формированиях. Такой вид управления называют прямым управлением.

При управлении большими организационными системами (предприятием, отраслью промышленности, фирмой и др.) должен учитываться активный характер элементов системы - людей, предоставляя им большую самостоятельность в выборе конкретных действий при обязательном выполнении общего плана. Такой вид управления называют координацией. Координация является единственным эффективным видом управления большими системами.

Классификация видов организационного управления позволяет познать присущее каждому классу управления специфические черты, отличающие его от остальных, требующие своих приемов и методов управления.

Наиболее полной классификацией является фасетно - иерархическая система классификаций организационного управления.

Фасета - классообразующее понятие, отражающее одно из обязательных особенностей управления.

Эта особенность может проявится минимум двумя взаимоисключающими способами, которые называются классообразующими признаками.

Классификация видов организационного управления включает 12 фасет:

- 1-я фасета - степень сосредоточенности власти или распределения ответственности за интересы системы в целом между [12] участниками процесса управления. Различают централизованное, частично централизованное и децентрализованное;

- 2-я фасета - характер взаимодействия системы с окружающей средой. Различают управление в конфликтной ситуации и неконфликтное;

- 3-я фасета - характер проблемной ситуации. Различают хорошо формализуемые, слабоформализуемые и неформализуемые;

- 4-я фасета - значимость для системы возмущающей воздействие или последствия решения возникшей проблемы. Различают оперативные (тактическое) и стратегическое управление;

- 5-я фасета - объект управления. Различают внутреннее и внешнее управление;

- 6-я фасета - требуемое кратность управленческих воздействий. Различают многошаговое и одношаговое управление, подразумевая необходимость неоднократного и возможность однократного воздействия за один цикл соответственно;

- 7-я фасета - характер причинно- следственных отношений, принимаемых в расчет. Различают стохастическое и детерминированные управления;

- 8-я фасета - суть управляющих воздействий ( способ воздействия на ситуацию). Предлагается делить управление на ресурсораспределительное, конфигурационное, маргинальное и смешанное;

- 9-я фасета - частота появления проблемных ситуаций. Различают уникальные (редкие) и повторяющиеся ситуации, соответственно характеризуют группы управления;

-10-я - фасета - запаздывание и упреждение в решениях по отношению к появлении внешних воздействий на систему. Различают постсобытейное и упреждающее управление;

- 11 -я - фасета - отношение к использованию целей как инструмента управления. Различают программно- целевое и функциональное управление;

- 12-я - фасета - уровень использования командно-административных методов управления. Различают прямое, косвенное и смешанное управление.

Цель управления может быть достигнута только в том случае, когда организационные процессы будут эффективными:

- когда организационные процессы будут надежны, т.е. гарантированно само- осуществление процесса как такового, когда организационные процессы осуществляются без задержек, т.е. оперативны;

- когда организационные системы обладают гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления;

- когда организационные процессы характеризуются непрерывность и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью той или иной стадии (этапом, периодом, фазой) и происходящими в ходе её изменениями. Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает таким качеством, как устойчивость системы, т.е. свойством сохраняет некоторые свое качество в процессе управления при наличии возмущения.

Между процессом управления и системой управления нет взаимооднозначного соответствия. Разным процессом управления могут соответствовать одинаковые системы управления, и наоборот, в разных системах управления могут протекать (осуществляться) одинаковые процессы управления.

В связи с этим к системе управления должны предъявляться ряд специфических требований:

- оперативно - стратегические или оперативно - тактические требования ( боевые возможности, мобильность, разведзащищенность и др.);

- общетехнические требования (отказоустойчивость, разведзащищенность и др.);

- технические требования (пропускная способность и быстродействия );

- функциональные требования [2].

Управлять - значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией.

Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой ():



Рис.1. Элементы системы управления

Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели и кем».

Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом:

Формулирование наивысшей цели организации

Разработка стратегии

Формирование верхнего уровня системы целей и показателей

Определение объектов управления

Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей

Проектирование организационной структуры

Формирование регламентирующей и методической документации

Автоматизация системы управления (при необходимости)

Всю полноту действительности окружающего нас мира можно представить в виде различных систем, между которыми устанавливается взаимодействие. Уровень сложности, обобщенности, ориентированности таких систем зависит от многих причин, оказывающих влияние на процесс системного функционирования. Управление можно рассматривать как влияние на системы и системную организацию объекта управления. В качестве одного из примеров системной организации действительности можно рассматривать формы социального объединения людей - от малых групп, до общества - большой социальной системы, нуждающихся в управлении и, одновременно, являющихся результатом функционирования управляющего воздействия.

Процесс управления как система управляющих воздействий сводится к следующим главным моментам:

- к целенаправленному воздействию на управляемый объект;

- воздействие осуществляется в некой системе, у которой существует структура, организация;

- воздействие носит информационный характер - информация функционирует между частями системы - элементами, тем самым осуществляется связь как внутри системы, так и вне ее;

- мера функционирующей информации и ее качество определяют уровни организации системы;

- информационное обращение в системе и межсистемном плане определяет существование систем управления.

Другими словами, в терминах системного подхода управление является процессом целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления в рамках определенной системы взаимодействия (функционирования).

Управление является процессом (имеет процессуальные, динамические характеристики), а система управления является механизмом, обеспечивающим этот процесс.

В системах управления под субъектом управления понимают элемент системы, который оказывает воздействие, генерирует и передает информацию.

Объект управления эту информацию принимает и утилизирует различными способами, меняя свое внутреннее или внешнее состояние (баланс энергетических характеристик, структурных, организационных изменений) [14].

Система управления функционирует по определенным законам, создающимся на высоких уровнях познания в процессе движения от явления к сущности, от сущности первого рода к сущности второго рода и т.д.

Законы управления позволяют объединить понятия и категории в упорядоченную систему - понятийный аппарат закона, используемый в процессах управления.

Систему управления составляют элементы управления, связанные между собой разнообразными связями. Их количество всегда ограничено, они составляют единое целое, а от их качества и особенностей взаимодействия зависят свойства системы управления.

Организационная модель - это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью.

По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение.

На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:

функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;

процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;

модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и прочее).

Последняя модель применяется в случае, если рынок контрагента ограниченный. Например, в случае, если число потребителей сильно ограничено, целесообразно применить модель, ориентированную на клиента или клиентскую группу: «одно подразделение = один клиент».

В большинстве же случаев распространение получили функциональная и процессная модели, а также их различные модификации.

Функциональная модель. Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века.

Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии):

принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям;

принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой структуры является линейно-функциональная (линейная структура).

Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип («принцип колодца») построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта» или «колодец»), пронизывающая всю организацию сверху донизу ( ).

Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система стимулирования и поощрения работников. При этом конечный результат - эффективность и качество работы организации в целом - становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества линейных структур:

четкая система взаимных связей внутри функций и в соответствующих им подразделениях;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью функций, составляющих деятельность;

ясно выраженная ответственность;

быстрая реакция исполнительных функциональных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Рис.2. Линейно-функциональная структура управления

Недостатки линейной структуры:

в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминируют над стратегическими;

слабые горизонтальные связи между функциональными подразделениями порождают волокиту и перекладывание ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом разные и часто взаимоисключающие;

большое число «этажей» или уровней управления между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

перегрузка управленцев верхнего уровня;

повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Таким образом, можно заключить, что в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства.

Истоки концепции управления процессами ведут к теориям управления, разработанным еще в XIX веке. В 80-х годах XIX-го века Фредерик Тейлор предложил менеджерам использовать методы процессного управления для наилучшей организации деятельности.

В начале 1900-х годов Анри Файоль разработал концепцию реинжиниринга - осуществление деятельности в соответствии с поставленными задачами путем получения оптимального преимущества из всех доступных ресурсов (Рис. 3.).

Процессные системы строятся на базе нескольких базовых принципов:

принцип объединения процедур: выполнявшиеся различными сотрудниками операции, интегрируются в одну, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс;

принцип неразрывной последовательности: шаги процесса выполняются в естественном порядке, работа выполняется в том месте, где это целесообразно, смешанными группами, состоящими из работников различной предметной (функциональной) принадлежности или специализации;

принцип владельца процесса: уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта, он играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком, и ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс;

принцип самостоятельности выбора: исполнители принимают самостоятельные решения и несут ответственность за получение заданного результата деятельности;

принцип горизонтального контроля: качество результата проверяется его потребителем - следующим элементом процессной цепочки;

принцип системности (целостности) управления: управление затратами происходит по месту их возникновения, система управления издержками строится совместно с организационной структурой, без отрыва от деятельности, «один процесс - одно подразделение - один бюджет».

Рис.3. Процессная организационная структура

Преимущества процессных структур:

четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;

наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи;

быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;

в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;

критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованы и сонаправлены.

Недостатки процессной структуры:

повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей.

управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами - более сложная задача, нежели управление функциональными подразделениями;

наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании.

Обобщая, можно заключить, что процессная структура наряду с достоинствами функциональной структуры имеет целый ряд преимуществ там, где функциональная структура имеет явные недостатки.

Матричная модель. Матричные структуры совмещают принципы построения функциональных и процессных систем. В этих структурах существуют жестко регламентированные процессы, находящиеся под управлением менеджера процесса. При этом деятельность осуществляется работниками, находящимися в оперативном подчинении менеджера процесса и в административном подчинении руководителя в функциональном «колодце» (Рис. 4.):

Рис.4. Матричная структура

По существу, роль менеджера процесса состоит в координации действий внутри процесса.

Подобное решение, с одной стороны, не полностью реализует преимущества процессного подхода, а с другой стороны, не полностью устраняет недостатки функциональной системы. На практике матричные структуры хорошо применимы для организации управления проектной деятельностью и мало подходят для регулярного менеджмента, так как содержат в своей природе некоторое двоевластие - процессов и функций.

Смешанные структуры. Если применять различные модели организации деятельности в пределах отдельных бизнес-процессов, то можно использовать преимущества той или иной организационной модели. При этом для организации в целом будет применяться процессная организация основных структурных блоков, а в рамках отдельных блоков могут применяться различные модели. Например,

...