Разработка предложений по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО "Башнефть"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические и методологические аспекты внутреннего аудита системы менеджмента качества

1.1 Понятие «Система менеджмента качества». Основные принципы

1.2 Аудит системы менеджмента качества в соответствии с международными стандартами ISO 9000. Виды аудитов

1.3 Требования к проведению внутреннего аудита в соответствии с международными стандартами ISO

2. Анализ деятельности и внутренний аудит ОАО «БАШНЕФТЬ»

2.1 Анализ деятельности предприятия. Технико-экономические показатели

2.2 Анализ стандарта внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ»

2.3 Анализ результатов проведения внутреннего аудита в ОАО «БАШНЕФТЬ»

3. Направление совершенствования стандарта внутреннего аудита

3.1 Опыт проведения внутреннего аудита в отечественных и зарубежных компаниях

3.2 Разработка предложений по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В условиях динамического развития отечественного и международного рынков, всеобщей глобализации экономики, вступления России во Всемирную торговую организацию (ВТО), решающим фактором для нормального существования и успешного дальнейшего развития любой компании является качество выпускаемой ею продукции или предоставляемых услуг. Современная компания не может стабильно приносить доход, если качество не является краеугольным камнем ее политики. При этом параметры качества должны неизменно соответствовать требованиям мировых (международных, национальных) стандартов.

Мировая зарубежная практика уделяет первостепенное внимание вопросам обеспечения качества, современным методам управления производством, в том числе через создание систем менеджмента качества. Разработка СМК предприятия (организации), соответствующей установленным требованиям (международных и национальных) стандартов, является не самым легким делом. Но в то же время, это является одним из наиболее надежных путей в решении вопросов обеспечения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, необходимым условием деятельности организации в рамках международного сотрудничества.

В настоящее время самой популярной формой признания усилий компании по обеспечению качества продукции или услуг для потребителя является сертификация ее системы менеджмента качества на соответствие международным стандартам ISO серии 9000 (МС ISO 9000). На основе требований, содержащихся в этих стандартах, компании разрабатывают собственные системы менеджмента качества и предъявляют их для сертификации в авторитетные независимые органы, проводящие соответствующие проверки. Такие проверки называются внешним аудитом качества. При успешном прохождении такой проверки компания получает сертификат, свидетельствующий о том, что система менеджмента качества соответствует требованиям МС ISO 9000.

Между тем, в настоящее время на российских предприятиях недостаточно внимания уделяется внутреннему аудиту качества, проводимому силами самой организации. Однако именно внутренний аудит качества в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям международных стандартов, а также требованиям, разработанным самой организацией.[6]

Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ISO 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем - проанализировать их результаты.

Внутренний аудит системы менеджмента - один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как ответственность руководства, корректирующие и предупреждающие действия, внутренние аудиты, анализ данных, постоянное улучшение, отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы СМК будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.[11]

Организации, которая хочет иметь пригодную, отвечающую требованиям и результативную СМК, необходимо проводить внутренние аудиты для того, чтобы гарантировать, что СМК функционирует запланированным образом и что она выявляет как слабые звенья в системе, так и потенциальные возможности для улучшения. Внутренний аудит действует как механизм обратной связи для высшего руководства; он может дать ему и другим заинтересованным сторонам уверенность в том, что система соответствует требованиям ISO 9000. То, каким образом управляется процесс внутреннего аудита, является ключевым фактором обеспечения результативности СМК.[10]

Целью дипломной работы является определение пути совершенствования внутреннего аудита на предприятии на основе стандартов ISO.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические и методологические аспекты внутреннего аудита.

2. Проанализировать результаты проведения внутреннего аудита в ОАО «БАШНЕФТЬ».

3. Рассмотреть опыт отечественных и зарубежных компаний проведения внутреннего аудита.

4. Разработать предложения по совершенствованию стандарта внутреннего аудита на предприятии.

Объектом исследования дипломной работы является Открытое Акционерное Общество «БАШНЕФТЬ» (ОАО «БАШНЕФТЬ»).

Предметом исследования является порядок проведения внутреннего аудита на предприятии.

Структура работы состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Во введении сформулирована основная цель и поставлены задачи работы, доказана актуальность выбранной темы.

В первой главе «Теоретические и методологические аспекты внутреннего аудита системы менеджмента качества» были исследованы теоретические основы системы менеджмента качества: понятие, основные требования, значение, основные принципы; аудит системы менеджмента качества: понятие, виды, значение; требования к проведению внутреннего аудита.

Во второй главе «Анализ деятельности и внутренний аудит ОАО «БАШНЕФТЬ» представлены историческое развитие и общая характеристика предприятия; описан процесс проведения внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ»; проанализированы результаты проведения внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ».

В третьей главе «Направление совершенствования стандарта внутреннего аудита» рассмотрен опыт проведения внутреннего аудита в отечественных и зарубежных компаниях; разработаны предложения по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ».

В заключении подведены основные итоги исследования.

В качестве инструментария применялись методы анализа и синтеза полученных данных, а так же динамический метод анализа, графический метод.

В качестве теоретической основы исследования выступают труды отечественных практиков: Мишина В.М., Мазура И.И., Ильина В.В., Ефимова В.В., Парфеновой Е.Е., Качалова В.А., Ковалева А.И.

В качестве нормативной базы использовались международные стандарты серии ISO 9000.

В качестве информационной базы использовалась годовая отчетность ОАО «БАШНЕФТЬ», анализ интегрированной системы менеджмента (ИСМ), локальные и нормативные документы Компании.

Практическая значимость исследования состоит в том, что предложенные рекомендации по совершенствованию внутреннего аудита могут иметь прикладной характер для анализируемого предприятия.

1. Теоретические и методологические аспекты внутреннего аудита системы менеджмента качества

1.1 Понятие «Система менеджмента качества». Основные принципы

Значительное влияние на качество образа жизни оказывает материальная среда - качество товаров и услуг. Поэтому проблема качества продукции и услуг была и остается актуальной. Она является стратегической проблемой, от решения которой зависит стабильность экономики нашего государства. Процесс улучшения качества необходим не только для получения прибыли при сбыте товаров и услуг, но главное - обществу в целом и его интересам.[9]

Способность предприятия достигать своих целей, обеспечивая конкурентоспособность выпускаемой продукции, определяется действующей на нём системой менеджмента качества. Внедрение системы менеджмента качества позволяет решить на предприятии следующие задачи:

- обеспечить стабильный выпуск высококачественной продукции;

- увеличить объём производства и найти рынки для её реализации;

- повысить возможные продажи продукции по более высоким ценам;

- решить проблему конкурентоспособности продукции и устойчивого финансового положения.

Система менеджмента качества - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для разработки политики и целей в области качества и достижения этих целей для руководства и управления организацией. Ключевой задачей менеджмента компаний является создание, практическая реализация и последующая сертификация системы менеджмента качества, обеспечивающей стабильное, устойчивое качество изготавливаемой и поставляемой продукции в течение определенного периода времени. Гарантом такой стабильности является наличие у фирмы-изготовителя системы менеджмента качества, соответствующей признанным международным требованиям.[39]

Элементами СМК являются: политика в области качества, персонал организации, ресурсы (финансы, здания, оборудование, приборы, оснастка, транспорт, энергообеспечение, связь), процессы, документация, продукция предприятия, используемые сырьё и материалы, информационное обеспечение СМК, удовлетворённость потребителей и других заинтересованных сторон.

Основные свойства СМК, отвечающие требованиям современной рыночной экономики:

- гибкость и приспосабливаемость к изменчивости рынка и потребителей;

- быстрая реакция на жалобы потребителя;

- обеспечение безопасности и надёжности с целью минимизации риска потерь от наступления ответственности за некачественную продукцию;

- способность представить доказательную базу бездефектности продукции в момент её выпуска;

- минимизация потерь от некачественной продукции (необходимы учёт и анализ затрат на качество, подготовка предложений по постоянному улучшению).[33]

Система менеджмента качества содействует организациям в повышении удовлетворённости потребителей и становится социальной необходимостью. Чтобы результативно и эффективно функционировать, предприятия должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Согласно ISO 9001:2000, процессы системы менеджмента качества включают:

1. Процессы организации системы менеджмента качества:

- организация разработки и совершенствования СМК;

- организация функционирования СМК.

2. Процессы управления:

- организация функционирования процессов;

- управление документацией;

- исследование рынка;

- внутренний обмен информацией;

- анализ удовлетворённости потребителей и других заинтересованных сторон;

- анализ СМК со стороны руководства.

3. Процессы обеспечения ресурсами:

- управление персоналом;

- оснащение рабочих мест;

- обеспечение оборудованием;

- обеспечение транспортом и связью.

4. Процессы производства:

- планирование производства;

- закупка;

- документирование производственного процесса;

- изготовление продукции;

- мониторинг и измерение продукции в процессе производства;

- мониторинг и измерение готовой продукции;

- погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, поставка.

5. Процессы измерения:

- организация анализа СМК;

- внутренний аудит СМК;

- управление несоответствующей продукцией;

- корректирующие и предупреждающие действия.[7]

Система менеджмента качества требует конкретизации таких понятий, как «политика в области качества», а также «объект» и «субъект» управления в СМК.

Политика в области качества представляет собой общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством. Она должна формироваться исходя из реально существующей социально-экономической ситуации и общих стратегических целей организации на момент разработки политики с учетом внутренних и внешних факторов. Ее реализация обязательна для всех работников организации, поэтому она должна быть определенной, реальной и понятной всем.[38]

Политика в области качества состоит из трёх центральных положений, применяемых всеми работниками предприятия:

1. Действовать так, чтобы потребитель получал всё, в чём нуждается.

2. Делать то, что было обещано.

3. Постоянно улучшать свою деятельность и результаты.

Она основывается на ценностях компании. Ценности провозглашаются в миссии компании. Для обеспечения качества целесообразно познакомить потребителей с политикой в области качества и продемонстрировать им, что предприятие следует озвученным тезисам неукоснительно. Политика в области качества оформляется в виде документа, подписанного руководством организации.

Безусловно, главной целью политики организации в области качества должно быть постоянное удовлетворение запросов потребителей в продукте (услуге) соответствующего уровня качества. Цель, стоящая перед организацией в области управления качеством, должна заключаться в улучшении деятельности и результатов работы организации с тем, чтобы обеспечить эффективность ее функционирования в будущем.

Важным элементом, который в общем виде может содержаться в политике в области качества, является распределение ответственности и обязанностей между руководителями и подразделениями в рамках системы менеджмента качества.

Субъектами управления выступают руководители различных уровней, осуществляющие управление качеством на соответствующем уровне организации. Объектами управления являются: процессы, осуществляемые в организации; продукция, т.е. конечный результат деятельности предприятия; персонал в лице, как отдельных исполнителей, так и отдельных структурных подразделений, реализующих определенные функции в системе управления качеством.

Взаимодействие между субъектами и объектами управления в данной системе осуществляется, с одной стороны, в ходе реализации управляющего воздействия субъекта на объект управления путем принятия определенных управленческих решений в области качества, а с другой - посредством механизма обратной связи, благодаря которому субъект управления получает информацию о реализации принятых управленческих решений, а также о функционировании объекта, о его соответствии задаваемым параметрам. Управляющая и управляемая подсистемы представляют собой взаимодействующие и взаимовлияющие составные части системы, что обеспечивает их единство в рамках системы управления качеством.[12]

Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать её результативность, приближая эффект результативности к максимуму.[1]

Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Систематическую идентификацию и менеджмент применяемых организацией процессов, и, прежде всего обеспечения их взаимодействия, считают процессным подходом.

Обязательным требованием процессного подхода постоянно остаётся определение критериев и методов, необходимых для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении процессами. Выполнением требования соблюдают принцип целевой эффективности и условий её получения, который имеет большое практическое и теоретическое значение. Без количественного выражения эффекта результативности не удаётся правильно и объективно решить проблему оптимального управления качеством. Численный показатель критерия позволяет применять математические методы и модели системы менеджмента, увязывать расчёты на этапе разработки с получаемым эффектом, оценивать различные мероприятия и применять разумные решения.[32]

Осуществление мониторинга, измерения и анализа процессов относят к важным составляющим системы менеджмента качества. Измерения имеют объективный и субъективный характер. Относятся к областям метрологии и квалиметрии, совместно с анализом принимаются по исходным положениям принятия решений.

Планированием процессов жизненного цикла продукции завершают соблюдение общих требований к системе менеджмента качества, закрепляют достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов. Организация должна запланировать и разработать процессы, необходимые для обеспечения жизненного цикла продукции. Планирование этих процессов должно быть согласованно с требованиями к другим процессам системы менеджмента качества. При планировании процессов организация устанавливает:

- области качества и требования к продукции;

- потребность в разработке процессов, документов, а также в обеспечении ресурсами для конкретной продукции;

- необходимую деятельность по верификации и валидации, мониторингу, контролю и испытаниям для конкретной продукции, а также критерии приёмки продукции.

Организация должна:

а) определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации;

б) определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

в) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении этими процессами;

г) обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;

д) осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов;

е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

Организация должна осуществлять менеджмент этих процессов в соответствии с требованиями международных стандартов.

Если организация решает передать сторонним организациям выполнение какого-либо процесса, влияющего на соответствие продукции требованиям, она должна обеспечивать со своей стороны контроль за таким процессом. Управление им должно быть определено в системе менеджмента качества.

Документация системы менеджмента качества должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые стандартом.

Менеджмент качества является, по существу, сквозным аспектом системы управления предприятием - аналогичным таким, как время, затраты, управление персоналом. Именно это положение находится в основе основополагающих принципов, находящихся в основе современных систем менеджмента качества:

1. Ориентация предприятия на интересы потребителей: самым важным во взаимоотношениях организации с потребителями является осознание предъявляемых и потенциальных требований и ожиданий последних.

2. Участие руководства в менеджменте качества: руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Они должны создавать и поддерживать такую внутреннюю атмосферу, в которой работники полностью вовлечены в решение задач компании.

3. Вовлечение всего персонала в решение задач менеджмента качества: работники всех уровней составляют основу организации. Полное вовлечение дает возможность с выгодой использовать их способности. Оно подразумевает всестороннее информирование сотрудников, с тем, чтобы они способствовали достижению целей, как собственных, так и компании в целом.

4. Применение процессного подхода: желаемый результат будет продуктивнее, если деятельностью и соответствующими ресурсами управлять как процессом.

5. Системный подход к менеджменту: идентификация, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы способствует результативному и эффективному достижению целей организации.

6. Непрерывное совершенствование деятельности предприятия: предприятие обязано научиться оценивать имеющуюся информацию и новые идеи, т.е. превратиться в «обучающуюся» организацию, генерирующую и обобщающую продуктивные идеи.

7. Принятие решений на основе достоверных данных: эффективные решения основываются на анализе данных и информации.

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками: организация и поставщики зависят друг от друга, и взаимовыгодные отношения способствуют созданию ценности.[27]

Важно понимать, что может и чего не может дать СМК, разрабатываемая на основе стандартов ISO серии 9000. Они устанавливают процедуры, требования к составу входной и выходной информации, необходимость анализа и т.д. Степень достижения результативности СМК зависит от целесообразности и прогрессивности принимаемых мер. Это обеспечивается людьми, их знаниями, опытом, в том числе арсеналом методов менеджмента качества, которыми они владеют.

1.2 Аудит системы менеджмента качества в соответствии с международными стандартами ISO 9000

система менеджмент качество аудит

Виды аудитов

Словосочетание «аудит качества» вошло в наш обиход совсем недавно и как-то незаметно. Раньше слово «аудит» ассоциировалось с финансовыми проверками и бухгалтерским учетом. Но теперь ясно, что аудит играет ключевую роль в разработке, внедрении и, что особенно важно, в поддержании системы менеджмента качества на предприятиях в рабочем состоянии.

Слово аудит само по себе означает проверку, ревизию. Проверка означает, что существует некий эталон, по отношению к которому осуществляется проверка. Обычно таким эталоном для СМК служат международные стандарты серии ISO 9000.

Внутренний аудит - это "независимая и объективная деятельность консультационного характера, обеспечивающая конкретные результаты, направленные на повышение стоимости и улучшение работы организации".[34]

Существует мнение, что внутренний аудит - рентген производства. Он "высвечивает" сильные и слабые стороны деятельности предприятия, является источником его жизненной силы, заключает в себе тот потенциал, который дает возможность предприятию функционировать и выживать в условиях рынка.

Различают три вида аудита (проверок) качества (Рис.1.2.1.):

Аудит, ориентированный на продукт - вид аудита предназначен для оценки качества продукта (определенного количества готовых продуктов). В ходе аудита взаимосвязано анализируется соответствие качества продукта требованиям потребителей, техническим спецификациям, контрольной и технологической документации, а также делается заключение о действенности, целесообразности и состоянии документации.

Тем самым аудит, ориентированный на продукт, выходит далеко за рамки контроля качества продукта и охватывает также соответствующие элементы системы качества.

Рис.1.2.1. Виды аудитов

Основными целями этого вида аудита качества являются:

- проведение контроля качества продукта - выборочно берутся несколько образцов продукта на промежуточной стадии изготовления, или какие-либо промежуточные результаты работы и производится их контроль. Эта проверка может проводиться вместе с внутренним выборочным контролем;

- проверка стабильности процесса изготовления продукта или выполнения работы - она осуществляется за счет проверки результатов работы этого процесса за некоторый период времени, например, по записям о приемке продукции, актам сдачи-приемки работ, по замечаниям в этих актах;

- проверка соответствия продукта или результатов работы установленным требованиям - при выполнении этой проверки осуществляется сравнение параметров готовой продукции (результатов работы) с параметрами, установленными в технических требованиях или договорах. Обычно эта проверка осуществляется вместе с внутренней приемкой продукции;

- проверка действенности и целесообразности сопроводительной документации - эта проверка позволяет выявить документы, требующие изменения или отмены.

Аудит, ориентированный на процесс - данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или процесса производства. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим инструкциям, технологическим предписаниям и другой нормативной документации, а также соответствие продуктов на выходе процесса техническим спецификациям и требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите продукта, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние элементов СМК на предприятии.

Главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемое качество результатов работы. В ходе аудита ориентированного на процесс, основными задачами являются:

- проверить соблюдение установленных требований к процессам - в ходе аудита проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.);

- оценить параметры производительности и качества процесса - насколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, картах процесса или регламентах);

- определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - в ходе аудита выявляются те участки процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к браку или снижению производительности процесса;

- проверить соответствие процесса установленным схемам, документированным процедурам, нормативным или другим регламентирующим документам - в ходе аудита проверяется насколько правила выполнения процесса, представленные в документах, соответствуют реальной работе;

- проверить действенность и целесообразность сопроводительной документации по процессу - часто бывает, что процесс со временем изменяется, изменяются его параметры и условия выполнения отдельных операций, а сопроводительная документация остается прежней. Аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.

Аудит, ориентированный на СМК - вид аудита предназначен для обширной оценки эффективности всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех инструкций (методологических и рабочих инструкций, а также инструкций по испытаниям и др.) требованиям взятых на основу нормативных документов, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества на предприятии предписаниям на всех стадиях жизненного цикла продукта.

В ходе аудита ориентированного на систему, основными задачами являются:

- оценка и фиксация фактического состояния системы качества - в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования системы качества, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям системы качества;

- выявление несоответствий в работе системы качества - в ходе проверки выявляются, какие требования системы качества не выполняются, что в работе организации не соответствует требованиям стандарта на систему качества;

- стимулирование правильного отношения сотрудников к требованиям системы качества - аудит проводится не только с целью определить, соответствует система качества требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы качества;

- проверка соответствия инструкций системы качества требованиям стандарта на систему качества - в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация системы качества отражает требования стандарта ISO 9001:2008;

- проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) - в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы системы качества.

Кроме того, каждый из перечисленных видов аудита качества может производится:

1-й стороной (внутренний аудит), когда предприятие на основе свода нормативных документов проверяет, например, свою систему качества; при проведении внутренних аудитов, как правило, применяется комбинация аудитов, ориентированных на систему качества, процессы и продукты; анализ направлен, в первую очередь, на процессы со сбоями.

2-й стороной и 3-й стороной (внешний аудит), когда предприятие анализирует применяемую поставщиком систему качества (аудит 2-й стороной) или независимая третья сторона проверяет предприятие на предмет соблюдения имеющегося и подлежащего согласованию свода нормативных документов.

После разработки и внедрения СМК первое, что необходимо сделать, это организовать внутренний аудит, так как при сертификационной проверке СМК внешние аудиторы проверяют документы по внутренним аудитам, и самому руководству предприятия нужно удостовериться, что СМК внедрена успешно, функционирует в нормальном режиме, а также результативна и эффективна.[35]

Цель внутренних проверок состоит в том, чтобы собрать объективные данные, которые позволяют сделать анализ функционирования системы качества в проверяемом подразделении и ее эффективности, а также, чтобы предоставить руководителю подразделения объективные факты, основываясь на которые он будет проводить анализ улучшений деятельности.

Внутренний аудит представляет собой очень сложный, трудоемкий и ответственный процесс, включающий в себя три основные стадии:

- предварительную проверку документации: проведение анализа документов, подготовка к проведению аудита «на месте»;

- проверку на месте: аудит «на месте»;

- составление отчета по аудиту: подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту, завершение аудита.[16]

В менеджменте качества также применяются виды аудита, которые определяются направлением проверки. В основном эти виды аудитов связаны с аудитом, ориентированным на процессы. К видам аудита, зависящим от направления проверки, относятся:

- горизонтальный аудит;

- вертикальный аудит;

- аудит в прямом направлении;

- аудит в обратном направлении.

Так как эти виды аудита связаны с процессно-ориентированным аудитом, то цели и задачи этих видов аудита такие же, как и для аудита ориентированного на процесс. Суть указанных видов аудита заключается в следующем:

Горизонтальный аудит - этот аудит проводится по одному процессу от его начала до его завершения. При горизонтальном аудите аудиторы проверяют операции за операциями, детально проверяя, как выполняется каждая из них, не отвлекаясь на взаимосвязанные процессы. Преимущества такого аудита связаны с тем, что есть возможность детально проверить все действия одного процесса, всю сопроводительную документацию по этому процессу, всех сотрудников, задействованных именно в этом процессе.

Вертикальный аудит - этот аудит проводится по всем взаимосвязанным процессам, т.е. когда в ходе процесса обнаруживается, что какая-либо операция данного процесса связана с операцией другого процесса, то аудит переходит на другой процесс и так далее. Преимущество этого аудита заключается в том, что он позволяет проверить все взаимосвязи процессов и востребованность входов и выходов процессов.

Аудит в прямом направлении - это аудит, который следует за естественным ходом процесса, последовательностью производства продукции или предоставлении услуги. Аудит начинается в начале процесса и далее следует проверка операции за операцией, при этом, когда встречаются взаимосвязи по процессу, аудит переходит на другие процессы, взаимосвязанные с первым. Потом аудит обязательно возвращается к той операции первого процесса, откуда произошел переход. Как правило, переходы на другие процессы происходят по вторичным выходам и входам. Преимуществом данного типа аудита является то, что он позволяет проверить эффективность управления, обеспечения и обслуживания проверяемого процесса.

Аудит в обратном направлении - это аудит, который проверяет проделанную работу. За начало аудита принимается момент завершения работы или приемки продукции и далее пошагово смотрится, что было сделано, перед тем как работа была завершена (принята продукция). Этот аудит позволяет определить какая работа действительно была сделана по процессам и какая документация возникла в ходе выполнения работ. Преимущества данного аудита заключается в возможности обнаружить пропущенные операции в работе, а также выявить расхождения между сведениями указанными в сопроводительной документации и проделанной работе. Наиболее часто этот вид аудита применяется там, где существуют скрытые работы, например, в строительстве.[37]

И техника проведения аудита, и те виды деятельности, которые может проверять аудитор в большой степени зависят от личного опыта и квалификации аудитора. Поэтому очень важно правильно подобрать членов группы аудиторов, так как успех аудита в немалой степени зависит от коммуникативности всех участников, которая в зависимости от психологических свойств участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов.

Внутренние аудиты, как и другие виды проверок, имеют как достоинства, так и недостатки:

Достоинства:

- знание особенностей организации;

- знание специфических каналов коммуникаций;

- знание неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите;

- возможность пользования конфиденциальной информацией;

- отсутствие дефицита времени при аудите;

- более глубокая проверка подразделений;

- незначительные затраты на проведение внутреннего аудита.

Недостатки:

- возможность предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия;

- критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее;

- относительно низкий уровень подготовки;

- результаты внутренних аудитов нельзя использовать для рекламы предприятия.

Несмотря на то, что технология проведения внутренних аудитов очень подробно описана в стандарте ISO 19011, сам процесс проведения аудита достаточно сложен. Прежде всего, нужно понимать, что это работа с людьми. Чтобы аудит не стал «адской пыткой» для проверяемых и «невыносимым занятием» для аудитора, как аудитору, так и аудируемому необходимо приложить немало усилий в налаживании контактов и разрешении спорных ситуаций. В этой связи аудитору, как никому другому, нужно уметь устанавливать эффективные коммуникации, работать с возражениями людей, слушать и задавать «правильные» вопросы, а также проявлять «ангельское» терпение. Следовательно, чтобы стать профессиональным аудитором, нужно не только иметь огромный «багаж» разнообразных знаний и умений, но и постоянно совершенствовать данные навыки.[20]

В заключение хотелось бы отметить, что управление часто означает помощь другим добиться успеха, а для аудитора это справедливо в особой степени.

В наше время стиль руководства в рамках аудита должен отличаться партнерским подходом, а не иерархическим или авторитарным. Он должен быть нацелен на достижение консенсуса и установление связей.

1.3 Требования к проведению внутреннего аудита в соответствии с международными стандартами ISO

система менеджмент качество аудит

Для обеспечения эффективного функционирования системы менеджмента качества необходимо проводить регулярные мероприятия по выявлению отклонений системы от заданных параметров ее работы.

В соответствии с ISO 9000 аудит (проверка) качества определяется как систематическое и независимое исследование, проводимое для того, чтобы установить:

- соответствует ли деятельность в области качества запланированным требованиям;

- насколько эффективно эти требования реализуются;

- пригодны ли они для достижения поставленных целей.

Аудит в соответствии с международными стандартами ISO опирается на ряд принципов. Они делают аудит эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацией, на базе которой организация может принимать меры для улучшения своей деятельности. Следование этим принципам является предпосылкой получения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, делать аналогичные заключения при аналогичных обстоятельствах.[4]

Аудиторы должны руководствоваться следующими принципами:

a) этичное поведение - основа профессионализма.

Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита

б) беспристрастность - обязательство отчитываться правдиво и точно.

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту.

в) профессиональное прилежание - проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита.

Следующие принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

г) независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

д) подход на основе фактов - рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита.

Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами.

Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

а) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита;

б) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

a) приоритетах менеджмента;

б) коммерческих намерениях;

в) требованиях системы менеджмента;

г) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;

д) необходимости оценивания поставщика;

е) требованиях потребителя;

ж) потребностях других заинтересованных сторон;

з) рисках организации.

Цели программ аудита могут включать:

a) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации;

б) подтверждение соответствия требованиям контракта;

в) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;

г) содействие улучшению системы менеджмента.

Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

а) устанавливать цели и объем программы аудита;

б) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;

в) обеспечивать выполнение программы аудита;

г) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

д) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:

a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

б) методы аудита;

в) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;

д) объем программы аудита;

е) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

a) планирование и составление графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) проведение последующих аудитов, если это требуется;

е) ведение записей программы аудита;

ж) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;

з) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.

Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:

a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

б) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;

в) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития;

г) обеспечение подбора групп по аудиту;

д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

ж) обеспечение управления записями по аудиту;

з) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;

и) организацию последующих аудитов.

Для того, чтобы аудиторы могли проводить аудит последовательно и при этом не забывать основные задачи аудита - аудиторам необходимо разработать вопросники, которые помогут во время аудита и постоянно будут направлять в правильное русло.

Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:

a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:

- планы аудита;

- отчеты по аудиту;

- отчеты о несоответствиях;

- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

- отчеты по последующим аудитам (при необходимости).

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:

- оценивание компетентности аудитора и его работы;

- формирование группы по аудиту;

- поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.

Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.

Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита.

Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

a) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

б) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;

в) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;

г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает его объем и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, где это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

a) подтвердить план аудита;

б) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;

в) подтвердить каналы обмена информацией;

г) дать возможность проверяемым задать вопросы.

В зависимости от области и сложности аудита при проведении аудита может возникнуть необходимость в официальном обмене информацией как внутри группы аудиторов, так и с проверяемой организацией.

Свидетельства аудита должны быть оценены по критериям аудита с тем, чтобы получить наблюдения аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В тех случаях, когда это установлено целями аудита, наблюдения аудита могут идентифицировать возможности для улучшения.

Группа по аудиту должна собираться, когда это необходимо, для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах аудита.

Должен быть подведен итог соответствия критериям аудита с указанием подразделений, функций или процессов, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения аудита и их свидетельства должны протоколироваться.

Несоответствия и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с соответствующими представителями проверяемой организации, чтобы получить подтверждение точности свидетельства аудита и того, что несоответствие понято. Необходимо всеми способами устранить разногласия во мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам аудита, неразрешенные вопросы должны протоколироваться.

Заключительное совещание, проводимое под председательством руководителя группы по аудиту, должно быть проведено для представления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией. Также необходимо согласовать с проверяемой организацией, если это приемлемо, сроки представления плана корректирующих и предупреждающих действий.

Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. Должно быть подчеркнуто, что эти рекомендации необязательны.

Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен быть оформлен в соответствии со сроками, должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена, а утвержденный отчет по аудиту разослан.

В заключении по результатам аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и (при необходимости) действий по улучшению. Эти действия обычно назначаются и выполняются проверяемой организацией в согласованные сроки и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть проверены. Эта проверка может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать проведение последующих аудитов теми членами группы по аудиту, опыт которых наиболее полезен. В подобных случаях должно быть уделено внимание обеспечению независимости при последующих аудитах.

Доверие и достоверность в процессе аудита зависят от компетентности тех, кто осуществляет аудит.

Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита.

Аудитор должен быть:

- этичным, справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым;

- открытым, способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения;

- дипломатичным, тактичным в отношениях с людьми;

- наблюдательным, активно изучать окружающую обстановку и деятельность;

- восприимчивым, способным предчувствовать и правильно понимать ситуации;

- гибким, легко адаптироваться в различных ситуациях;

- упорным, умеющим сосредоточиться на достижении целей;

- решительным, вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе;

- уверенным, действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими.

Внутренний аудит СМК - один из ключевых элементов СМК. Чем эффективнее функционирует внутренний аудит СМК, тем меньше потребность предприятия во внешнем аудите.

Сегодня наличие внутреннего аудита в организациях рассматривается как важный фактор эффективности вне зависимости от того, есть в организации внедренная система менеджмента качества или нет. Наличие системы внутреннего аудита повышает доверие инвесторов и других заинтересованных сторон, повышает их уверенность в рациональном использовании компанией ресурсов, сохранности активов, оптимизации компанией рисков деятельности, прозрачности компании, а также в соответствии организации деятельности компании лучшим практикам корпоративного управления. А в пределе мы получаем эволюцию от классического аудита СМК к объединению внутреннего аудита системы, бизнес-процессов организации с внутренним аудитом всех видов деятельности (в том числе финансовых).

2. Анализ деятельности и внутренний аудит ОАО «БАШНЕФТЬ»

2.1 Анализ деятельности предприятия.

Технико-экономические показатели

Нефть является основой экономики многих стран, в частности, России, которая располагает значительными запасами углеводородных ресурсов и мощным нефтеперерабатывающим комплексом.

Среди крупных нефтеперерабатывающих заводов России ОАО «БАШНЕФТЬ» занимает 8 место по глубине переработки сырья.

ОАО «БАШНЕФТЬ» создано в 1998 году. Основными видами деятельности Компании являются:

- нефтепереработка, реализация нефтепродуктов и их производных;

- строительство и эксплуатация промышленных производств нефтехимии;

- другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

ОАО «БАШНЕФТЬ» представляет собой современный классический нефтеперерабатывающий комплекс со всеми основными компонентами и набором технологических объектов. Производственный комплекс Общества включает в себя:

- нефтеперерабатывающий завод (НПЗ), состоящий из трех основных производств - Производства перегонки сернистых нефтей и выработки из них нефтепродуктов, Комплекса гидроочистки средних дистиллятов (КГСД), Товарно-сырьевого производства;

- завод бензинов (ЗБ), состоящий из двух основных производств - Производства бензинов и Производства по переработке газового конденсата.

ОАО «БАШНЕФТЬ» является ведущей нефтеперерабатывающей компанией в Республике Татарстан - доля Общества в Республике Татарстан по критерию загрузки мощностей по первичной переработке составляет 79%. На долю Общества приходится 89,7% от общего объема производства автобензинов в РТ, 95,2% - от общего объема производства прямогонного бензина, 95,6% - от общего объема производства дизельного топлива.

Органами управления ОАО «БАШНЕФТЬ» являются:

- Общее собрание акционеров (Решение акционера);

- Совет директоров;

- единоличный исполнительный орган (Генеральный директор).

Общее собрание акционеров является высшим органом управления Общества. Единственным акционером Общества является Открытое акционерное общество «ТАИФ».

Совет директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью общества, за исключением решения вопросов, отнесенных федеральными законами и Уставом Общества к компетенции Общего собрания акционеров.

Единоличный исполнительный орган Общества - Генеральный директор - Калимуллин Амиль Камильевич осуществляет руководство текущей деятельностью Общества.

Высококвалифицированные кадры ОАО «БАШНЕФТЬ» являются важнейшим активом и конкурентным преимуществом Общества и основой его дальнейшего развития.

На 31 декабря 2011 года в Обществе работало 2 961,5 человек. Средний возраст работников составил 39 лет, более 47% работники в возрасте до 35 лет. Перечень профессий в Обществе включает более 220 наименований. Около 48,6% работников Общества заняты во вредных условиях труда на производствах нефтеперерабатывающего завода и завода Бензинов.

...