Разработка предложений по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО "Башнефть"

- обеспечение соответствия действующих на предприятии норм и методов работы (нормативно-методические документы, рабочие документы, инструкции и т.д.) требованиям внешних нормативных документов на системы менеджмента, Руководства по интегрированной системе менеджмента ОАО «БАШНЕФТЬ», распространяющихся на ОАО «БАШНЕФТЬ» требований нормативных документов регламентирующих (надзорных) органов и контрактов, нормативных документов вышестоящей организации;

- обеспечение соблюдения требований действующих на предприятии нормативно-методических и рабочих документов, а также запланированных предприятием мер по вопросам основной производственной деятельности;

- обеспечение реализации корректирующих и предупреждающих действий и мероприятий по совершенствованию интегрированной системы менеджмента, разработанных по результатам ранее проведенных проверок;

- подготовка объективных данных для оценки эффективности интегрированной системы менеджмента высшим руководством.

Регулирующими документами (критериями) внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента Компании являются:

- Политика Компании в области качества, промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды;

- требования международных стандартов ISO 9001:2008, EN/AS 9100, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007;

- требования внутренних документов интегрированной системы менеджмента, применимые к объекту аудита;

- внешние законодательные требования (требования нормативно-правовых, нормативно-технических документов, разрешительные документы и т.п.), применимые к объекту аудита, а также другие требования внешних заинтересованных сторон, принятые или обязательные для объекта аудита (например, для продукции авиационного назначения _ Контрактные требования).

Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента в Компании может проводиться:

- специалистами отдела контроля и анализа системы управления (отдела КАСУ);

- группой внутренних аудиторов или одним аудитором, который в этом случае выполняет функции ведущего аудитора Компании;

- в состав аудиторской группы внутренних аудиторов могут включаться технические эксперты - компетентные сотрудники Компании, в функциональные обязанности которых входит консультирование и выдача заключений по отдельным специальным вопросам. Технические эксперты не являются аудиторами и не участвуют в написании документов по результатам аудита.

Процедура проведения аудита состоит из пяти основных этапов:

1. Планирование внутренних аудитов.

2. Проведение внутренних аудитов.

3. Оформление результатов аудита.

4. Планирование и внедрение корректирующих действий.

5. Оценка результативности предпринятых корректирующих действий.

Внутренние аудиты интегрированной системы менеджмента могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые аудиты проводятся в соответствии с годовым Графиком проведения внутренних аудитов интегрированной системы менеджмента (Приложение 1). Внеплановые аудиты проводятся по приказам / распоряжениям или решениям генерального директора.

Объектами проверок при внутренних аудитах могут быть подразделения, процессы, документация, комплекс работ по конкретному контракту, продукции.

Аудиты планируются таким образом, чтобы в течение календарного года были проверены все элементы интегрированной системы менеджмента и все производственные структурные подразделения Компании, попадающие в область действия интегрированной системы менеджмента.

Аудит осуществляется в соответствии с Программой внутреннего аудита, которая оформляется ведущим аудитором по согласованию с руководителем аудита и руководителем проверяемого подразделения (Приложения 2). Программа доводится до структурного подразделения и лиц, участвующих в проведении аудита, не позднее, чем за 3 дня до аудита.

В процессе аудита выполняется:

- проверка согласованности различных документов интегрированной системы менеджмента между собой;

- оценка соответствия сложившейся практики выполнения работ (процессов) требованиям документов интегрированной системы менеджмента (включая внешние законодательные и другие требования и требования локальных документов Компании), требованиям ISO 9001:2008, EN/AS 9100, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007 и другим критериям аудита;

- проверка выполнения корректирующих действий по несоответствиям, выявленным на предыдущих аудитах, и оценка их результативности.

На данном этапе необходимо собрать данные об объекте аудита и определить их соответствие принятым критериям аудита, при этом используются следующие методы получения аудиторских данных:

- собеседование с персоналом;

- изучение и анализ внешней и внутренней документации, применимой к объекту аудита;

- непосредственное наблюдение объектов проверки, выполняемой деятельности.

На заключительном совещании ведущий аудитор информирует руководителя (руководителей) проверяемого объекта о результатах аудита, а также о несоответствиях, выявленных в ходе аудита. В трехдневный срок по завершении аудита ведущий аудитор на основании записей внутренних аудиторов оформляет Отчет регистрации несоответствия (Приложение 3) и направляет руководителю проверяемого объекта.

Несоответствия, выявленные в ходе аудита, должны иметь ссылки на конкретный пункт документов, на соответствие которым проводился аудит и на требование международных стандартов ISO 9001:2008, EN/AS 9100, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007.

В трехдневный срок руководитель проверяемого объекта рассматривает выявленное несоответствие, оценивает необходимость разработки и внедрения корректирующих действий, направленных на устранение причин несоответствия, и направляет в отдел контроля и анализа системы управления.

Причина несоответствия и принятое решение о необходимости разработки и внедрения корректирующих действий отражаются в Отчете регистрации несоответствия. В случае если принимается решение «корректирующее действие не требуется», несоответствие считается закрытым с момента устранения последствий несоответствия (выполнения коррекции).

Принятые решения по неподписанным руководителем проверяемого объекта аудита Отчетам регистрации несоответствий доводятся до сведения руководителя проверяемого объекта в рабочем порядке.

Подписанные оригиналы Отчетов регистрации несоответствий передаются для учета и дальнейшего контроля планирования и внедрения корректирующих и предупреждающих действий ведущему аудитору. Копии Отчетов регистрации несоответствий остаются у руководителя проверяемого объекта.

В недельный срок по завершении аудита руководитель аудита / ведущий аудитор должен внести соответствующие записи в электронный Журнал регистрации результатов внутренних аудитов (Приложение 4).

Информация по результатам внутренних аудитов используется для анализа качества выполнения внутренних аудитов в Компании, при подготовке отчета о функционировании и результативности интегрированной системы менеджмента для анализа высшим руководством Компании.

2.3 Анализ результатов проведения внутреннего аудита в ОАО «БАШНЕФТЬ»

В настоящее время в ОАО «БАШНЕФТЬ» разработаны и внедрены, в виде стандартов Компании, 15 процедур. Все они утверждены генеральным директором ОАО «БАШНЕФТЬ» и поэтому их исполнение обязательно для всех подразделений предприятия.

Для этого ежегодно, в декабре месяце, разрабатывается и передается на утверждение генеральному директору график внутренних аудитов на следующий год в соответствии с требованиями стандарта Компании «Внутренние аудиты интегрированной системы менеджмента. Организация и порядок проведения работ».

Целью внутренних аудитов ОАО «БАШНЕФТЬ» является не поиск виновных, а выявление причин несоответствий, совершенствование СМК и деятельности каждого подразделения, так и предприятия в целом.

В течение 2011 года проведено 69 аудитов в подразделениях Компании в соответствии с графиком проведения внутренних аудитов.

Перечень выявленных при внутреннем аудите несоответствий приведён в Отчете по результатам внутреннего аудита (Приложение 5). Из отчета видно, что общее количество несоответствий - 10. Разработано 10 корректирующих мероприятий, которые устранены своевременно.

Порядок работы с несоответствиями описан в «Руководстве по интегрированной системе менеджмента» РИСМ-01-12 и СТП (ИСМ)-06-11 «Корректирующие и предупреждающие действия», основными задачами которого являются:

- выявление, регистрация, анализ причин, разработка, реализация и контроль результативности мероприятий по устранению причин обнаруженных или потенциальных несоответствий;

- поддержание в рабочем состоянии и улучшение интегрированной системы менеджмента.

Выявление несоответствий, их регистрация и выполнение процедуры по корректирующим и предупреждающим действиям осуществляется по результатам:

- проведения мониторинга процессов интегрированной системы менеджмента, в том числе проведения производственного контроля;

- внутренних и внешних аудитов интегрированной системы менеджмента;

- оценки соответствия Компании законодательным и другим требованиям, в том числе путем организации проведения внешнего мониторинга и контроля со стороны инспектирующих и надзорных органов;

- расследования несчастных случаев, инцидентов и аварий;

- анализа выполнения лицензионных условий, разрешительной документации, договорных обязательств Компании, связанных с вопросами обеспечения качества, промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды;

- замечаний и предложений заинтересованных сторон, включая персонал Компании;

- анализа функционирования интегрированной системы менеджмента со стороны руководства Компании;

- анализа документации интегрированной системы менеджмента.[49]

План корректирующих и предупреждающих действий оформляется в произвольной форме и должен включать:

- корректирующие и предупреждающие действия по выявленному несоответствию;

- срок реализации;

- ответственных за выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

В ходе внутренних аудитов структурных подразделений проводится проверка результативности корректирующих мероприятий по несоответствиям, выявленным ранее.

Корректирующие и предупреждающие действия Компании можно рассматривать как составляющие цикла совершенствования.

На рисунке 2.3.5. представлено распределение несоответствий ОАО «БАШНЕФТЬ» по структурным подразделениям.

Рис. 2.3.5. Распределение несоответствий по структурным подразделениям ОАО «БАШНЕФТЬ» в 2011 году (ед.)

Из рисунка наблюдается наибольшее выявление несоответствий по результатам внутренних аудитов в цехе №07(НПЗ) «Хранение и отгрузка темных нефтепродуктов», в цехе № 13(ЗБ) Ремонтно-механический цех, в ПТО (ЗБ) Производственно-технический отдел.

На рисунке 2.3.6. представлен анализ несоответствий ОАО «БАШНЕФТЬ» по аудируемым стандартам ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2008, ISO 14001:2004.

Рис. 2.3.6. Распределение несоответствий по аудируемым стандартам ОАО «БАШНЕФТЬ»

Из рисунка видно, что больше всего несоответствий выявлено по стандарту ISO 9001:2008.

На рисунке 2.3.7. представлено распределение несоответствий по элементам стандарта ISO 9001:2008.

Рис. 2.3.7. Распределение несоответствий по элементам разделов стандарта ISO 9001:2008

Необходимо провести анализ причин выявленных несоответствий по элементам стандарта ISO 9001:

- п.4.2.3 «Управление документацией» - использование неактуальных документов;

- п.4.2.4 «Управление записями» - внесение изменений в инструкции с нарушениями требований общезаводского Положения, занесение показателей вакуумного газойля в Журнал аналитического контроля парка вакуумного газойля, не предназначенный для фиксации показателей данного продукта;

- п.6.2.2 «Компетентность, обучение и осведомленность» - не проведен внеплановый инструктаж;

- п.7.6 «Управление оборудованием для мониторинга и измерений» - не предоставлено свидетельство о проведении поверки штангенциркуля;

- п.8.2.4 «Мониторинг и измерение продукции» - не осуществляется с должной периодичностью контроль за соблюдением технологической дисциплины в цехах.

На рисунке 2.3.8. представлено распределение несоответствий по элементам разделов стандарта OHSAS 18001:2007.

Рис. 2.3.8. Распределение несоответствий по элементам разделов стандарта OHSAS 18001:2007

Из рисунка видно, что необходимо провести анализ причин выявленных несоответствий по элементу стандарта OHSAS 18001:

- п.4.4.2 «Компетентность, обучение и осведомленность» - не осведомленность о значительных рисках для здоровья, включенных в реестр опасностей, рисков и экологических аспектов.

Причиной выявленных несоответствий в основном явилась техническая ошибка исполнителя и ненадлежащее исполнение персоналом требований локальных документов.

Подразделения ОАО «БАШНЕФТЬ» реализовали корректирующие и предупреждающие действия в соответствии с установленными сроками. Отдел контроля и анализа системы управления в ходе внутренних аудитов должен проверить выполнение корректирующих действий.

Основные выявленные в ходе внутреннего аудита проблемы связаны:

- с необходимостью пересмотра и дополнения должностных инструкций, положений и регламентов с целью обеспечения эффективного взаимодействия и информированности как внутри подразделения, так и между службами;

- с необходимостью доведения требований регламентирующих локальных и нормативных документов Компании до сотрудников в пределах выполняемых ими должностных обязанностей.

При проведении внутренних аудитов сотрудники отдела контроля и анализа системы управления должны усилить контроль за своевременным и полным устранением выявленных несоответствий в подразделениях, в целях чего - регулярно выносить данный вопрос на ежемесячном совещании, проводить дополнительные разъяснения требований стандартов интегрированной системы менеджмента.

Интегрированная Система Менеджмента в области качества, промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Компании ОАО «БАШНЕФТЬ» функционирует в соответствии с требованиями локальных регламентирующих документов, законодательства и международных стандартов.

В целях обеспечения развития и постоянного совершенствования интегрированной системы менеджмента Компании в лице руководителей подразделений необходимо:

- обратить внимание на разъяснение роли работников в достижении общих целей;

- обеспечить доведение требований регламентирующих локальных и нормативных документов Компании до сотрудников в пределах выполняемых ими должностных обязанностей;

- обеспечить выполнение коррекции, корректирующих действий по устранению причин выявленных в ходе проверок и внутреннего аудита несоответствий;

- обеспечить учёт и управление документами в соответствии с требованиями интегрированной системы менеджмента;

- продолжить работу по оптимизации бизнес-процессов с целью получения дополнительного экономического эффекта;

- продолжить проведение внутренних аудитов интегрированной системы менеджмента. Обратить особое внимание на анализ и необходимую доработку документов интегрированной системы менеджмента.

К сожалению, внутренние аудиты ОАО «БАШНЕФТЬ» превратились в ритуальные действия. Часто результатами этих аудитов становится выявление мелких и формальных несоответствий: таких как отдельные неподписанные записи, незарегистрированные документы, неидентифицированные единицы продукции и т.п. А самое главное, нет заинтересованности высшего руководства в результатах аудитов. Хотя стандарт ISO 9001 и требует, чтобы результаты аудитов рассматривались в рамках анализа системы управления качеством со стороны высшего руководства, чаще всего это сводится к формальности типа «признать, что система отвечает требованиям стандарта, а ее функционирование является удовлетворительным».

Еще одним негативным последствием преобладающей ориентацией аудитов только на проверку выполнения требований стандартов является формирование соответствующего восприятия персоналом самой системы. Если сотрудники видят, что их спрашивают исключительно о выполнении требований стандарта, а не о реальной эффективности системы, ее связи со стратегией, ее влиянии на результаты для разных заинтересованных сторон - они делают логический вывод, что система создана только для того, чтобы обеспечить организации получение сертификата, а совсем не как рабочий инструмент. Соответствующим образом сотрудники и относятся к ней.

Другой важной проблемой, запрограммированной в традиционной методике внутренних аудитов ОАО «БАШНЕФТЬ», являются трудности в обеспечении их положительной направленности, здоровой моральной атмосферы вокруг них. Любое зафиксированное наблюдение может иметь только негативный характер (регистрация несоответствий). Можно сказать, что по итогам аудитов может выставляться или негативная оценка (имеющиеся факты несоответствий), или нейтральная (никакие наблюдения не зафиксированы - выполняются все обязательные требования). Возможность положительных оценок традиционной методикой просто не предусмотрена. С другой стороны, внутренние аудиторы заинтересованы в том, чтобы зарегистрировать определенные наблюдения, а, следовательно, выявить определенные несоответствия, просто для того, чтобы подтвердить собственную квалификацию и беспристрастность. Таким образом, основа для конфликта интересов между аудиторами и объектом аудита, заложена самой методикой. Невысокий уровень квалификации аудиторов, отсутствие необходимого статуса приводит к тому, что проверяемые подразделения относятся к разработке корректирующих и предупреждающих мероприятий формально, отсутствует вовлечение персонала предприятия в разработку и реализацию данных мероприятий.

Для достижения результативности процесса необходимо постоянно совершенствовать организацию внутреннего аудита. Необходимо оценивать результативность внутренних аудитов за отчетный период, например, месяц, квартал, полугодие. Это даст возможность отследить тенденцию функционирования системы [39].

3. Направление совершенствования стандарта внутреннего аудита

3.1 Опыт проведения внутреннего аудита в отечественных и зарубежных компаниях

Согласно идеологии стандарта ISO 9001, внутренние аудиты должны быть одним из самых важных инструментов для оценивания функционирования системы управления качеством. С точки зрения высшего руководства внутренние аудиты должны быть независимым источником объективной информации о состоянии дел в процессах/структурных подразделениях. Свидетельством важности внутренних аудитов является то, что процедура их проведения входит в число обязательных документированных процедур. Кроме того, стандарт требует анализа результатов аудитов высшим руководством организации на том же уровне, что и данных о потребностях потребителей или результативности процессов. Все это требует от организаций отнестись к разработке методики внутренних аудитов максимально ответственно.[46]

В организациях с демократическим стилем управления, где персонал привык работать вместе для достижения общих целей, наилучший результат может быть достигнут, если все участники процесса работают совместно, открыто обмениваясь информацией и принимая согласованные решения.

Одним из возможных путей может быть повышение квалификации внутренних аудиторов, что позволит им задавать во время аудитов совсем другие вопросы, проверять действенность системы управления на другом уровне. Например, это могут быть вопросы о реальном использовании процессного подхода и функциях владельцев процессов, о мониторинге деятельности организации и результативности принимаемых решений по совершенствованию и т.д. Если внутренние аудиторы сумеют реально проверять соответствие системы на таком «глубинном» уровне, смысл аудитов может сохраниться надолго, а их результаты будут интересными для высшего руководства.

Но, независимо от квалификации аудиторов, уместно попробовать пересмотреть методику внутренних аудитов, сделать ее более инновативной, индивидуализированной под потребности организации. Ведь именно методика внутренних аудитов является одной из наиболее стандартных, «одинаковых» в разных организациях, независимо от их специфики, корпоративных ценностей, стратегии: везде разрабатываются подобные годовые графики аудитов, определяются подобные квалификационные требования для аудиторов, составляются подобные программы и протоколы. Соответственно, редко когда можно сказать, что эффективная и глубокая система внутренних аудитов - это конкурентное преимущество организации, ее сильная сторона, которая выделяет ее из массы других. И именно на это могут быть направлены попытки внедрения новшеств и инноваций в проведении внутренних аудитов.[24]

Основной философией поиска новых решений для внутренних аудитов (как и для любой другой деятельности) может быть их направленность на потребности потребителей, в данном случае - внутренних. Если считать, что главным результатом внутренних аудитов является информация о состоянии дел в структурном подразделении или процессе, то потребителями такой информации могут быть руководители объекта аудита и высшее руководство организации. Соответственно, можно попробовать найти ответы на два вопроса. Во-первых, какая именно информация из независимых источников о работе подразделения/процесса может быть интересна высшему руководству? Во-вторых, если подразделение или процесс изучит группа квалифицированных специалистов со свежим взглядом, чем именно она может быть полезна его руководителям? Ответы на эти вопросы могут быть разными, обе группы руководителей могут быть заинтересованы в информации относительно реализации стратегии, возможностей для усовершенствования, выявления потерь и многого другого. Но едва ли в числе их приоритетов будет получение информации о соответствии работы требованиям ISO 9001 или любого другого стандарта. А именно такую информацию им предлагают при традиционной схеме внутренних аудитов, игнорируя их реальные потребности.[15]

Примером такого подхода: ориентации на потребителей - объектов проверки, может быть методика проведения внутренних аудитов в компании Siemens Netherland (призер Награды за совершенство EFQM). В этой компании на вопрос, чем аудиты могут быть полезны для руководителей подразделений и владельцев процессов, ответили: усилением процессного подхода, помощью в поиске возможностей для совершенствования процессов, привнесением новых знаний о возможных путях выполнения работы. Исходя из этих целей, было принято решение, что аудиты проводятся не по структурным подразделениям, а по процессам. Аудит проводится в виде круглого стола, в котором принимают участие представители всех структурных подразделений, задействованных в проверяемом процессе, а роль модератора выполняет внутренний аудитор. Задачей этой команды является построение алгоритма выполнения процесса, его согласование со всеми вовлеченными подразделениями, поиск возможностей для его оптимизации. Важно заметить, что во время этой работы группа не пользуется имеющимися документированными описаниями процессов, к ним обращаются только, если представители разных структурных подразделений не могут согласовать свои позиции. Основной акцент делается на том, как процесс выполняется на самом деле, а не как он описан в документах. Также не проводится проверка «на рабочих местах» - с точки зрения корпоративной культуры Siemens Netherland некорректно проверять, действительно ли работа в подразделении выполняется так, как рассказал об этом его руководитель, демонстрируя тем самым свое недоверие к нему. Функциями аудитора в такой схеме является модерация, помощь участникам, провоцирование на более глубокий анализ, управление конфликтами, «подбрасывание» новых идей и т.п. Аудитор может задавать вопрос такого типа: «Зачем выполнять этот шаг?», «А как Вы будете действовать, если...?», «Можно ли попробовать такой вариант...?». Результатом аудита является методика выполнения процесса, согласованная всеми его участниками. Безусловно, такая схема проведения аудита не позволяет выявить все несоответствия или случаи невыполнения требований документации системы, но в организации такого уровня это не является важным приоритетом.[26]

Также надо заметить, что подобная схема выдвигает очень высокие требования к внутренним аудиторам. Они должны в совершенстве владеть техникой моделирования процессов, методами модерации, знать лучшую практику выполнения разных процессов, понимать стратегию и приоритеты организации.

Еще одним важным условием для обеспечения реальной полезности внутренних аудитов является их интеграция в общую систему обеспечения руководства информацией о деятельности организации. Ведь чаще всего схему проведения внутренних аудитов проектируют как что-то отдельное, не обращая внимания на существующие системы отчетности, мониторинга процессов и т.п. Целесообразным может быть рассмотреть потребности руководства в информации, существующие каналы его обеспечения такой информацией, и определить, чем может быть полезен еще один канал: внутренние аудиты. Ведь у него, по сравнению с традиционной отчетностью, есть два существенных отличия:

- информация собирается и подается руководству независимыми подготовленными сотрудниками;

- информация касается в большей мере не достигнутых результатов, а подходов, которые влияют на достигнутые результаты (возможность более глубокого анализа).

Исходя из этого, внутренние аудиты могут выполнять разные роли в системе информирования руководства, в частности:

- получение новой информации, которая не поступает через традиционную систему отчетности;

- дополнительная проверка точности и достоверности информации, поступившей через систему отчетности;

- более глубокое изучение ситуации для лучшего понимания и интерпретации информации, поступившей через систему отчетности.

Но этот выбор должен быть осознан и подкреплен соответствующими процедурами внутреннего аудита. Например, если аудиты используются для того, чтобы глубже понять результаты деятельности подразделения, описанные в его отчетности, и причины их тенденций, аудиторы должны изучать и анализировать эту отчетность, учитывать ее при составлении плана аудита.

Рассмотрим подходы проведения внутренних аудитов на нефтехимическом предприятии ОАО «ТАНЕКО».

Внутренний аудит является одним из системных процессов интегрированной системы менеджмента ОАО «ТАНЕКО», средством менеджмента при независимой оценке процессов интегрированной системы менеджмента. На предприятии разработан паспорт процесса «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента», где входом являются требования международных стандартов ISO 9001, ISO 14001, OНSAS 18001, внутренних документов интегрированной системы менеджмента; результаты анализа интегрированной системы менеджмента; результаты предыдущих аудитов; решения и указания высшего руководства Общества; рекомендации и замечания контролирующих органов, в том числе органов по сертификации; информация от потребителей, заинтересованных сторон касательно вопросов функционирования интегрированной системы менеджмента ОАО «ТАНЕКО»; персонал Общества. А выходом - отчеты о внутренних аудитах/комплексных проверках; планы корректирующих действий и предупреждающих действий; документы об обучении внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента; оценочный лист внутреннего аудитора; база данных внутренних аудиторов.

Целями процесса «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента» является:

- подтверждение соответствия деятельности в рамках интегрированной системы менеджмента и ее результатов установленным требованиям - критериям аудита;

- предоставление руководству входных данных для анализа интегрированной системы менеджмента;

- минимизация потенциальных рисков при функционировании интегрированной системы менеджмента, выявление возможностей улучшения интегрированной системы менеджмента.

Процесс внутреннего аудита ОАО «ТАНЕКО» основывается на следующих организационных принципах:

- принцип единообразия - аудиты осуществляются в соответствии с единым порядком, утвержденным настоящим стандартом;

- принцип доказательности - процедуры и методы, используемые в аудиторских проверках, обеспечивают надежность заключений по результатам этих проверок;

- принцип системности - аудиты осуществляются с учетом взаимосвязи различных процессов;

- принцип документированности - обеспечивает сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии объекта аудита;

- принцип предупредительности - обеспечивает уведомление персонала подразделений о предстоящем аудите до начала аудита;

- принцип регулярности - установленная периодичность аудитов процессов интегрированной системы менеджмента в подразделениях, обеспечивающих функционирование интегрированной системы менеджмента;

- принцип независимости - проведение аудита лицами, которые не несут прямой ответственности за проверяемую деятельность;

- принцип открытости - результаты аудита доступны всему персоналу проверенного подразделения и персоналу предприятия в целом.

Процесс «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента» включает в себя два подпроцесса, в виде стандартов предприятия, «Планирование и проведение внутренних аудитов», «Подготовка и оценка внутренних аудиторов».

Вышеперечисленные стандарты предприятия устанавливают требования, включающие:

- порядок планирования, подготовки, проведения и оформления результатов внутренних аудитов,

- порядок проведения анализа результатов внутреннего аудита,

- порядок проведения верификации корректирующих и предупреждающих действий,

- требования к компетентности внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента, их права, обязанности и ответственность.

При разработке стандарта использовались международные стандарты, стандарты предприятия «Управление документацией интегрированной системы менеджмента», «Корректирующие и предупреждающие действия», общезаводские положения «О ведении делопроизводства в системе электронного документооборота», «О производственном контроле за соблюдением требований промышленной безопасности», «О комиссии производственного контроля за соблюдением требований промышленной безопасности на опасных производственных объектах», «О материальном стимулировании работников на период окупаемости производства».

Результаты внутреннего аудита являются основными входными данными процессов интегрированной системы менеджмента «Совершенствование интегрированной системы менеджмента» и «Корректирующие и предупреждающие действия».

В целях обеспечения информированности персонала предприятия о функционировании интегрированной системы менеджмента, информация о внутренних аудитах интегрированной системы менеджмента рассылается в заинтересованные подразделения по системе электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». К информации относятся документы по аудиту: программа аудита, план аудита, опросный лист, отчет по аудиту, план корректирующих и предупреждающих действий.

Все документы по аудиту предприятия регистрируются в системе электронного документооборота «ДЕЛО» в группе документов электронного хранилища документов (ЭХД) под рубрикой «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента» и подписываются с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП) участниками процесса.

На предприятии проводятся как плановые, так и внеплановые аудиты.

Программа аудитов включается в себя два вида аудитов: аудиты процессов интегрированной системы менеджмента и аудиты подразделений предприятия.

Аудиты подразделений (технологические цеха) совмещаются с комплексными проверками состояния промышленной пожарной, экологической безопасности, охраны труда.

Основанием для проведения внепланового аудита может быть:

- информация от потребителей, заинтересованных сторон о несоответствии качества продукции, экологических параметров, состояния промышленной безопасности и охраны труда установленным требованиям, в т.ч. законодательным;

- рекомендации и замечания контролирующих органов, в том числе органов по сертификации;

- распоряжения высшего руководства предприятия;

- существенные изменения в деятельности предприятия;

- возникновение существенных несоответствий в деятельности подразделений;

- результаты ежегодного анализа интегрированной системы менеджмента;

- подготовка к внешним аудитам.

Во время аудита аудиторами используются такие методы сбора информации, как осмотр, опрос, наблюдение за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы, анализ документов, замеры параметров процесса и продукции (при необходимости).

В ходе аудита, в числе прочих вопросов, в обязательном порядке проверяются:

- понимание персоналом Политики в области качества, Экологической политики, Политики в области охраны здоровья и безопасности труда, Целей и задач в области интегрированной системы менеджмента;

- наличие документации интегрированной системы менеджмента, их актуализация, состояние, хранение;

- управление записями интегрированной системы менеджмента;

- выполнение/результативность корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих аудитов/комплексных проверок;

- обеспеченность ресурсами, влияние внешней деловой среды/ее изменений;

- подготовка и компетентность персонала, установление и доведение до сотрудников должностных обязанностей;

- общее состояние промышленной безопасности (при проведении аудитов/комплексных проверок).

В ходе аудита аудитор заполняет опросный лист по аудиту, в котором указывает проверенные документы, записи, при необходимости отражает положительный опыт осуществления деятельности (примеры сильных сторон), проблемные вопросы общезаводского характера, рекомендации, выявленные несоответствия.

Каждое выявленное несоответствие классифицируется по степени значимости: в красной зоне, либо в желтой зоне.

В случае выявления в одном подразделении нескольких аналогичных (не менее трех) несоответствий желтой зоны, ведущий аудитор может оформить несоответствие, классифицируя его в целом в красную зону.

Оформленный опросный лист по окончании аудита передается ведущему аудитору, с обязательной регистрацией в системе электронного документооборота «ДЕЛО».

По результатам аудита ведущий аудитор оценивает в рамках критериев аудита общее состояние процесса интегрированной системы менеджмента/деятельность структурного подразделения - как хорошее/удовлетворительное/ неудовлетворительное.

Окончательное решение по оценке процесса или деятельности подразделения принимает генеральный директор при утверждении отчета.

После утверждения генеральным директором, отчет направляется главным аудитором в отдел системы менеджмента качества (ОСМК), отдел охраны окружающей среды (ОООС), отдел охраны труда (ООТ), отдел производственного контроля за промышленной безопасностью (ОПКПБ), структурные подразделения Общества для дальнейшей его проработки. На роль главного аудитора назначается приказом по ОАО «ТАНЕКО» из числа руководителей отдела системы менеджмента качества, отдела охраны окружающей среды, отдела охраны труда и отдела производственного контроля за промышленной безопасностью, для организации, надлежащего функционирования и постоянного улучшения процесса «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента».

Материалы каждого конкретного аудита хранятся в номенклатурной папке отдела системы менеджмента качества «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента» и в системе электронного документооборота «ДЕЛО».

Руководители проверяемых подразделений, в которых выявлены несоответствия, в течение десяти рабочих дней с момента получения отчета осуществляют работу по разработке плана корректирующих и предупреждающих действий.

О выполнении корректирующих и предупреждающих действий руководитель процесса/подразделения информирует ведущего аудитора, отдел системы менеджмента качества и отдел производственного контроля за промышленной безопасностью (в случае проведения комплексной проверки/внутреннего аудита), по системе электронного документооборота «ДЕЛО» с предоставлением подтверждающих материалов в сканированном виде (по возможности) в соответствующей регистрационной карточке.

Ведущий аудитор после получения сведений о выполнении корректирующих и предупреждающих действий в течение десяти дней обеспечивает проведение верификации корректирующих и предупреждающих действий. О результатах верификации аудиторы делают соответствующие записи в регистрационной карточке системы электронного документооборота «ДЕЛО», а ведущий аудитор информирует главного аудитора.

В случае невыполнения в срок или не в полном объеме корректирующих и предупреждающих действий руководителями процессов/подразделений, ведущий аудитор сообщает руководителям отделов системы менеджмента качества, охраны окружающей среды, охраны труда, производственного контроля за промышленной безопасностью (по принадлежности несоответствия). При невозможности решения вопроса в рабочем порядке главный аудитор для выяснения и анализа причины невыполнения собирает совещание. Результативность корректирующих и предупреждающих действий рассматривается при последующих внутренних аудитах соответствующих процессов интегрированной системы менеджмента подразделений предприятия, отчете о ежегодном анализе интегрированной системы менеджмента, внешних аудитах интегрированной системы менеджмента.

Подбор аудиторов для включения в список внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента предприятия осуществляется руководителями отделов системы менеджмента качества, охраны окружающей среды, охраны труда, производственного контроля за промышленной безопасностью из числа персонала предприятия с учетом требований, предъявляемых к компетентности аудитора интегрированной системы менеджмента. Критериями компетентности аудитора являются знания и навыки, образование, опыт работы на предприятии/ родственных предприятиях, опыт проведения аудитов, личные качества, обучение аудитора, в т.ч. по курсу внутреннего/ведущего аудитора системы менеджмента, поддержание компетентности.

Для учета деятельности, оценки результативности работы аудиторов, каждым аудитором заполняется анкета, которая является одним из входных параметров для ведения информационной базы по внутренним аудитам. Информационная база ведется в электронном виде специалистом отдела системы менеджмента качества.

Обучение аудиторов проводится не реже одного раза в три года.

Периодическая квалификационная оценка аудиторов проводится не реже одного раза в год. Целью оценки является необходимость подтверждения квалификации аудитора.

В случае получения неудовлетворительных результатов аудитор по итогам совещания направляется на дополнительную подготовку; исключается из состава внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента.

Для обеспечения эффективной работы внутренних аудиторов руководители проверяемых подразделений обязаны:

- обеспечивать проведение аудита в соответствии с планом проведения аудитов;

- информировать сотрудников подразделения о целях и задачах проверки;

- определить и назначить компетентных представителей подразделения для работы непосредственно с внутренними аудиторами;

- обеспечить условия для работы аудиторов во время проверки;

- обеспечить предоставление документов и данных, необходимых аудиторам и/или по их запросу;

- обеспечить своевременную разработку и выполнение корректирующих и предупреждающих действий;

- в установленном порядке информировать ведущего аудитора, отдел системы менеджмента качества, отдел производственного контроля за промышленной безопасностью о выполнении корректирующих и предупреждающих действий.

Проверка соблюдения требований стандартов осуществляется в ходе внутренних и внешних аудитов интегрированной системы менеджмента. Измерение процесса осуществляется отделом системы менеджмента качества при проведении анализа со стороны высшего руководства. Критерии оценки результативности процесса указаны в Паспорте процесса «Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента».

В завершение следует заметить, что область возможных вариантов совершенствования системы внутренних аудитов является чрезвычайно широкой и каждая организация может искать и находить собственные решения. Главное, чтобы было желание сделать систему внутренних аудитов действительно эффективной и полезной.

3.2 Разработка предложений по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО «БАШНЕФТЬ»

Таким образом, проанализировав проведение внутренних аудитов в ОАО «БАШНЕФТЬ», изучив опыты зарубежной компании Siemens Netherland и нефтехимического предприятия ОАО «ТАНЕКО» можно выделить такие основополагающие факторы, влияющие на действенность и приносящие пользу внутренним аудитам, как уровень подготовки аудиторов, методика составления оптимальной с точки зрения результативности и эффективности программы аудитов, тонкости формулировок несоответствий, подбор доказательной базы для рекомендаций по улучшению и т.д.

Поставив цель - сделать внутренние аудиты действенным инструментом выявления слабых мест и областей для улучшения, можно разработать следующие предложения для совершенствования стандарта внутренних аудитов:

1. Результативные аудиты требуют результативного планирования, поэтому в этап «Планирование внутренних аудитов» необходимо внести пункт о том, что руководитель проверяемого подразделения при получении программы аудита обязан проинформировать о предстоящем внутреннем аудите и ознакомить с программой аудита своих подчиненных, а также назначить ответственных лиц для работы с внутренними аудиторами во избежание недоразумений и недопонимания сотрудниками важности происходящего процесса. Также на этом этапе необходимо разработать опросный лист - как один из самых полезных инструментов планирования и проведения аудита, который содержит перечень вопросов для руководителя аудируемого процесса или подразделения, ответы на которые используются для предварительного оценивания аудируемого объекта.

2. Каждое выявленное несоответствие классифицировать по степени значимости, например, в красной зоне - несоответствия, требующие незамедлительного устранения, либо систематически повторяющиеся несоответствия; в желтой зоне - несоответствия, для устранения которых требуется более длительный срок и не устранение которого может привести к появлению несоответствия красной зоны. Что наглядно отобразит наиболее проблемные места в Компании.