Разработка предложений по совершенствованию стандарта внутреннего аудита ОАО "Башнефть"

3. В этап «Оформление результатов аудита» внести пункт о том, что руководитель подразделения, в котором был проведен внутренний аудит, должен довести результаты аудита до сотрудников подразделения с необходимыми разъяснениями и указаниями. Это необходимо для того, чтобы в будущем была возможность предотвращения появления аналогичных несоответствий.

4. Необходимо предложить, чтобы материалы каждого конкретного внутреннего аудита (программа, план аудита, опросные листы, отчеты о внутреннем аудите) хранились в электронной базе документов (ЭБД) предприятия, что позволит обеспечить «прозрачность» документов проведения аудитов и будут доступны каждому работнику.

Для сокращения временных затрат на оформление документации по проведению внутренних аудитов целесообразно использовать программные продукты, позволяющие максимально автоматизировать процесс документирования проведения внутренних проверок.

5. Внутренние аудиты могут быть полезны для руководителей подразделений и владельцев процессов усилением процессного подхода, помощью в поиске возможностей для совершенствования процессов, привнесением новых знаний о возможных путях выполнения работы. Исходя из этих целей, можно предложить, чтобы аудиты проводились не по структурным подразделениям, а по процессам. Это позволит Компании получить более точные данные о работе своей СМК и ее совершенствовании.

6. Необходимо более осознанного и волевого личного участия высшего руководства предприятия, которое может реализоваться путем анализа эффективности системы на основе отчетов по аудитам и личной поддержки внутренних аудиторов, а также вовлечения работников всех уровней, направленного на результативное использование их способностей.

Необходимо, чтобы отдел контроля и анализа системы управления консолидировал информацию по сбору и анализу данных в ходе внутренних аудитов и составлял план мероприятий по улучшению СМК, где были бы отражены наименование мероприятия по улучшению; измеримая цель, достигаемая выполнением мероприятия; ответственный исполнитель; срок выполнения; отметка о выполнении; отметка о результативности мероприятия по улучшению. Что будет давать руководству представление о результативности процессов СМК Компании.

7. В стандарте предприятия ОАО «БАШНЕФТЬ» «Внутренние аудиты интегрированной системы менеджмента. Организация и порядок проведения работ» необходимо прописать «Кодекс внутреннего аудитора», где отразится этика поведения аудита и психология поведения аудита. Также необходимо обеспечивать квалификацию аудиторов путем периодического обучения, проведением специальных совещаний по обмену опытом и их периодической аттестацией.

8. Необходимо, чтобы руководство Компании обеспечило каждого работника карманным справочником по интегрированной системе менеджмента ОАО «БАШНЕФТЬ», что позволило бы персоналу быть более осведомленными в вопросах СМК.

Рассмотрев факторы, влияющие на действенность внутренних аудитов, можно сузить задачу до формы отчета. Так как внутренние аудиты все-таки являются обязательным элементом измерения системы, попробуем обойти эту проблему, задавшись формой отчета как ключевым инструментом для анализа текущей деятельности организации. Объектом аудитов принимаем процессы СМК, а не в целом деятельность подразделений. Только в этом случае логично ожидать, что реальное состояние проверяемого процесса или процессов будет отражено в отчете о результатах аудита.[45]

Традиционные стандартные разделы отчета содержат общую информацию о проведенном внутреннем аудите:

- сроки проведения,

- объект аудита (проверяемые процессы СМК),

- проверяемые подразделения,

- критерии аудита (регламентирующие процесс документы),

- группа аудита (в том числе руководитель группы или главный аудитор, технические эксперты и т.д.),

- цели и задачи аудита,

- график аудита,

- уведомления о несоответствиях,

- другое.

К целям внутреннего аудита могут также относиться:

- определение степени соответствия объекта критериям аудита,

- оценка результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии объекта аудита,

- оценка результативности СМК или отдельного процесса СМК для достижения конкретных целей,

- идентификация областей улучшений.

Предположение о наличии перечисленных выше целей для внутренних аудитов организации позволяет представить содержательную часть отчета о внутреннем аудите в форме таблицы, представленной в Приложении 6, а в задачи аудита на полных основаниях включить:

- оценку документации СМК (критериев аудита) для проверки соответствия законодательным актам и требованиям стандарта ISO 9001-2009, а также для подтверждения того, что определены все необходимые требования для достижения поставленных целей;

- оценку соответствия выполнения требований документации (оценка практики работы);

- анализ причин выявленных несоответствий;

- оценку результативности проверяемого процесса;

- определение сильных и слабых сторон в СМК.

Для удобства назовем эту «содержательную» часть отчета «Оценка функционирования и результативности процесса». Если на аудит запланирована проверка нескольких процессов СМК, то соответственно на каждый из процессов заполняется предлагаемая форма.

Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (plan - do - check - action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете.

1. Планирование процесса (Plan):

- определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества;

- составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки);

- обеспечение ресурсами (данный элемент может быть выделен отдельно. Но, выбрав в качестве отправной точки цикл PDCA, оставим элемент в качестве составляющей «планирования процесса»);

- персонал (наличие, требования к компетентности);

- методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);

- инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);

- производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).

2. Осуществление процесса (Do):

- документация на рабочих местах (актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);

- соответствие практики работы установленным требованиям;

- оценка взаимодействия с другими процессами.

3. Проверка (контроль) и анализ процесса (Check):

- контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;

- мониторинг процесса (по показателям качества);

- отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).

4. Коррекция и улучшение процесса (Action):

- установленные процедуры коррекции;

- наличие процедур и их соответствие требованиям;

- результативность установленных процедур;

- полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.

Эти элементы наглядно представлены в виде схемы Исикавы в Приложении 7. По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы, представленной в Приложении 6.

В графе 2 таблицы Приложения 6 под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок qi.

Весовые коэффициенты ki для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001:2009.

Графа 3 таблицы Приложения 6 после сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:

100% - несоответствий и рекомендаций по улучшению нет, qi = 1;

95% - несоответствий нет, только рекомендации, qi = 0,95;

75% - незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению, qi = 0,75;

0 - 50% - значительные несоответствия, оказывающие влияние на качество продукции, qi ? 0,5.

В графе 5 таблицы Приложения 6 дается ссылка на номер уведомления о несоответствии, если такое обнаружено. Оформление несоответствий дополнительно к таблице на отдельных бланках позволит зафиксировать и отследить выполнение коррекции и корректирующих действий.

Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.

Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК. Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:

- сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;

- наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;

- системность и полноту проводимых аудитов;

- методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;

- возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов.

Необходимо отметить удобство использования описанной выше формы отчета для обследования системы менеджмента, для подготовки к сертификации или внедрения информационных технологий в различные области деятельности предприятия.

В заключение хотелось бы отметить, что планирование улучшения СМК требует не только реализации мероприятий, но и осознанного и волевого личного участия высшего руководства предприятия, которое может реализоваться путем анализа эффективности системы на основе отчетов по аудитам и личной поддержки групп внутреннего аудита, а также вовлечения работников всех уровней, направленного на результативное использование их способностей. Организации необходимо анализировать установленные несоответствия с целью определения наиболее вероятных и далее коренных причин их возникновения. Высшему руководству необходимо обеспечивать использование корректирующих действий как средства улучшения, а в процессе разработки и реализации корректирующих действий должны принимать участие работники всех причастных структурных подразделений.

Заключение

Система менеджмента качества - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для разработки политики и целей в области качества и достижения этих целей для руководства и управления организацией. Ключевой задачей менеджмента компаний является создание, практическая реализация и последующая сертификация системы менеджмента качества, обеспечивающей стабильное, устойчивое качество изготавливаемой и поставляемой продукции в течение определенного периода времени. Гарантом такой стабильности является наличие у фирмы-изготовителя системы менеджмента качества, соответствующей признанным международным требованиям. Организация, которая хочет иметь пригодную, отвечающую требованиям и результативную СМК, необходимо проводить внутренние аудиты для того, чтобы гарантировать, что СМК функционирует запланированным образом и что она выявляет как слабые звенья в системе, так и потенциальные возможности для улучшения.

Внутренний аудит является эффективной деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование функционирования организации.

Анализ проведения внутренних аудитов в ОАО «БАШНЕФТЬ», опытов зарубежных и отечественных предприятий показал, что внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ISO 9000, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Руководителям проверяемых подразделений необходимо помнить, что внутренние аудиты в первую очередь направлены на оказание помощи в организации работы по улучшению культуры производства, качества труда и качества управления проверяемых подразделений.

Результаты аудитов не являются поводом для наказания руководителей и работников организации. Работники, которые добросовестно воспринимают обнаруженные в процессе проверки отклонения, немедленно устраняют их и заняты непрерывным совершенствованием своей деятельности, заслуживают только поощрения.

Внутренний аудит СМК призван предоставлять оперативную информацию о состоянии данной системы организации и причинах ее сбоев, что далее используется для исправления и совершенствования системы.
Стандарт ISO 9001 относительно внутренних проверок качества гласит, что организации необходимо проверять соответствие документированной системы и рабочей практики, а также эффективности всей системы, причем аудиты должны планироваться, по их результатам готовится отчет и выполняется проверка внесения корректировок.

Внутренний аудит систем менеджмента качества, как любой бизнес-процесс, подчиняется основным принципам Тотального управления качеством (TQM):

- Процессный подход. Аудит СМК - это процесс, имеющий вход (информация о состоянии СМК), преобразование (анализ результатов проверок) и выход (в виде выводов и рекомендаций по корректировке СМК).

- Лидирующая функция руководства. В компании есть управляющий качеством на стратегическом уровне, он осуществляет функцию общего контроля; работу по качеству на оперативном уровне ведет начальник службы качества. Аудит СМК фактически проверяет эффективность его работы. В структуре компании для организации проверок может создаваться специальное подразделение; альтернативный вариант для небольшой компании - постоянно действующий ответственный за проверки и формируемые по мере необходимости аудиторские группы.

- Постоянное совершенствование. Совершенствование методологии аудита приводит к более эффективной системе менеджмента качества, заставляет ее развиваться.

- Ориентация на потребителя. Аудит СМК проверяет соблюдение существующей СМК принципа ориентации на потребителя и способствует ее совершенствованию в направлении максимального соответствия товаров и услуг компании запросам потребителя. Одновременно выводы и рекомендации аудита должны быть понятными и применимыми как руководством компании, так и рядовыми сотрудниками.

- Вовлечение персонала. Добровольное участие в аудите и содействие его проведению. Персонал компании должен быть заинтересован в постоянном совершенствовании СМК, а значит, должен способствовать постоянному контролю за состоянием СМК.

- Основанный на фактах подход к принятию решений. Собственно, это и есть одна из задач аудита - предоставить факты, свидетельствующие о проблемах в управлении качеством для принятия управленческих решений по их ликвидации и предупреждению их повторения в дальнейшем. Кроме того, выводы аудита базируются исключительно на фактах, которые расцениваются как его свидетельства.[13]

Следует помнить, что все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования, необходимо постоянное совершенствование и улучшение всех процессов организации. А для того чтобы выявить стороны и приоритеты таких улучшений, необходимо эффективно использовать внутренний аудит, который сам по себе также требует постоянного совершенствования.

Эффективное использование внутреннего аудита СМК в качестве действенного инструмента для улучшения и постоянного повышения результативности системы менеджмента качества зависит от компетентности тех, кто проводит аудит. Для поддержания и совершенствования компетентности необходим постоянный рост профессионализма, связанный с поддержанием и улучшением знаний, навыков и личных качеств. Это может быть достигнуто посредством приобретения дополнительного практического опыта; прохождения обучения, стажировок, самоподготовки; посещения совещаний, семинаров и конференций или других видов деятельности. Аудиторы должны демонстрировать свое постоянное профессиональное развитие. Необходимо расширить цели аудита и от автоматической сверки "выполняется/не выполняется", перейти к следованию по цепочке производства продукции/услуги, при которой видимой становится вся последовательная деятельность. Для таких проверок нужны ресурсы, и сейчас эти ресурсы есть - это вновь обученные аудиторы.

Из этого следует вывод, что для эффективной деятельности организации и повышения ее конкурентоспособности необходимо постоянное улучшение, распространяемое как на все процессы компании, так и на предоставляемые услуги и систему менеджмента качества в целом.

Безусловно, планирование улучшения системы менеджмента качества требует не только системных действий (в рамках действующей системы), но и осознанного и волевого личного участия высших менеджеров компании, которое может реализоваться путем анализа результативности и эффективности системы на основе отчетов внутреннего аудита. Аудит, внутренний или внешний, на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 остается пока доминирующим методом при проведении улучшений системы.

Улучшение - не просто требование стандарта. Это естественный глубинный смысл деятельности любой организации. Всегда следует помнить, что пока мы раздумываем над необходимостью улучшений, этого уже хотят наши потребители и это уже делают наши конкуренты.

В завершение следует заметить, что область возможных вариантов совершенствования системы внутренних аудитов является чрезвычайно широкой и каждая организация может искать и находить собственные решения. Главное, чтобы было желание сделать систему внутренних аудитов действительно эффективной и полезной.

Список использованной литературы

I. Нормативно-правовые материалы:

1. Международный стандарт ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества - Требования.

2. Международный стандарт ISO 14001:2004. Системы экологического менеджмента - Требования и руководство по использованию.

3. Международный стандарт OHSAS 18001:2007. Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности - Требования.

4. Международный стандарт ISO 19011:2002. Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды.

II. Специальная литература:

5. Альбеков, М.А. Система менеджмента эффективна только в умелых руках: учебное пособие. - 2009. - 210с.

6. Аристов, О.В. Управление качеством: учебник. - М.: Инфра-М, 2008. - 240с.

7. Асташов, Ю.В. Показатели процесса в системе менеджмента качества: учебник. - 2009. - 236с.

8. Басовский, Л.Е., Протасьев, В.Б. Управление качеством: учебник. - Инфра - М, 2011. - 253с.

9. Вдовин, С.М., Салимова, Т.А., Бирюкова, Л.И. Система менеджмента качества организации: учеб. пособие. М.: Инфра-М, 2012. - 299с.

10. Винокуров, В.А. Качество менеджмента - основа современной управленческой парадигмы: учебное пособие. - 2007. - 192с.

11. Гембрис, С. Управление качеством: Бизнес-рецепты. - М.: Изд-во «Омега-Л»; СмартБук, 2008. - 128с.

12. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством: учеб. пособие - М.: Вузовский учебник; Инфра-М, 2011. - 304с.

13. Герасимова, Е.Б., Герасимов, Б.И., Сизикин, А.Ю. Управление качеством - 2-е изд. - М.: Форум, 2009. - 256с.

14. Гиссин, В.И. Управление качеством продукции: учебное пособие. Феникс, 2007. - 256с.

15. Гладков, В. Менеджмент качества: процессный подход: учебник. - 2009. - 342с.

16. Грачев, А.Н., Терехова, Т.В. Диалог консультанта с внутренним аудитором. Нижний Новгород: ООО СМЦ «Приоритет», 2007. - 124с.

17. Дж.Б.РиВелл Главное о качестве. Справочник от А до Я/Пер. с англ. А.Л.Раскина; Под науч. ред. В.Л.Шапера - М.: РИА «Стандарты и качество», 2006. - 232с.

18. Егорова, Л.Г. Причины неэффективности систем менеджмента качества. Стандарты и качество. - 2007. - № 12

19. Ефимов, В.В. Средства и методы управления качеством: учеб. пособие/В.В.Ефимов. - М.: КНОРУС, 2009. - 232с.

20. Ефимов, В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/В.В.Ефимов, А.Н.Туманова. - Ульяновск: УлГТУ, 2007. - 123с.

21. Заика, И.Т., Гительсон, Н.И. Документирование системы менеджмента качества: учебник. Изд-во КноРус, 2010. - 192с.

22. Ильин, В.В. Система управления качеством. Российский опыт. - Спб.: Невский проспект; Вектор, 2007. - 224с.

23. Кане, М.М., Иванов, Б.В., Корешков, В.Н., Схиртладзе, А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества: учебник для вузов/Под ред. М.М.Кане. - Спб.: Питер, 2009. - 560с.

24. Качалов, В.А. К вопросу о целях внутреннего аудита. Методы менеджмента качества. 2011. - 238с.

25. Клячкин, В.Н. Статистические методы в управлении качеством: учеб. пособие. - М.: финансы и статистика; Инфра-М, 2009. - 304с.

26. Кобаяси, И. 20 ключей к совершенствованию бизнеса. Практическая программа революционных преобразований на предприятиях/Пер. с японского А.Н.Стерляжникова, 3-е изд. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2010. - 248с.

27. Ковалев, А.И. Менеджмент качества. Многое в немногих словах. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. - 136с.

28. Кондо, Й. Управление качеством в масштабах компании: становление и этапы развития: учебное пособие. - Нижний Новгород: Приоритет, 2007. - 252 с.

29. Коноплев, С.П. Управление качеством: учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2009. - 252с.

30. Кравченко, Е.В. Управление качеством для менеджеров: учеб. пособие. - Казань: АУ «ТИСБИ», 2007. - 220 с.

31. Логанина, В.И., Федосеев, А.А. Системы качества: учеб. пособие. - М.: КДУ, 2008. - 358с.

32. Магер, В.Е. Управление качеством: Учебное пособие. Инфра-М, 2012. - 176с.

33. Мазур, И.И. Управление качеством: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Управление качеством»/И.И.Мазур, В.Д.Шапиро. - 5-е изд., стер. - М.: Изд-во «Омега-Л», 2008. - 399с.

34. Михеева, Е.Н. Управление качеством: Учебник/Е.Н.Михеева, М.В.Сероштан. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2009. - 708с.

35. Мишин, В.М. Управление качеством: учебник для студентов вузов, 2-изд. перераб. и доп. - М: Юнити-Дана, 2008. - 463с.

36. Парфенова, Е.Е. Как сделать внутренний аудит результативным?/Парфенова Е.Е. - Все о качестве. Отечественные разработки, 2011. - 70с.

37. Пономарев, С.В., Мищенко, С.В., Трофимов, А.В., Самородов, В.А. Управление качеством продукции: аудит в системе менеджмента качества: учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб.гос.техн.ун-та, 2006. - 96с.

38. Разумов, В.А. Управление качеством: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2011. - 208с.

39. Рожков, В.Н. Управление качеством: учебник. М.: Форум, 2012. - 336с.

40. Салимова, Т.А. Управление качеством: учебник по специальности «Менеджмент организации»/Т.А.Салимова. - 2-е изд. - М.: Издательство «Омега-Л», 2008. - 414с.

41. Тебекин, А.В. Управление качеством: учебник для бакалавров.- М.: Изд-во Юрайт, 2011. - 371с.

42. Шевчук, Д.А. Управление качеством: учебник. Гроссмедиа, 2008. - 216с.

43. Шестопал, Ю.Т., Дорофеев, В.Д., Шестопал, Н.Ю., Андреева, Э.А. Управление качеством: учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2008. - 331с.

44. Шишков, Г.М., Круглов, М.Г. Менеджмент качества как он есть. Эксмо, 2007. - 544с.

45. Научно-технический и экономический журнал «Стандарты и качество» № 2, 2007г. Внутренние аудиты. Что дает форма отчета?

46. Научно-технический и экономический журнал «Стандарты и качество» № 7, 2011г. «Совершенствование процесса аудита качества».

III. Материалы базы практики:

47. Технико-экономические показатели ОАО «БАШНЕФТЬ» за 2009-2011 г.г.

48. Внутренние нормативные документы ОАО «БАШНЕФТЬ».

49. Анализ ИСМ ОАО «БАШНЕФТЬ» за 2011г.

50. Годовой отчет ОАО «БАШНЕФТЬ» за 2011г.

Размещено на Allbest.ru

...