ТЕМА 11. Организация взаимодействия и полномочия

1. Делегирование, полномочия и ответственность. Делегирование полномочий и распределение ответственности в системе менеджмента. Организационные полномочия. Пределы полномочий. Распределение полномочий и ответственности по уровням и функциям управления. Линейные и аппаратные (штабные) полномочия.

2. Полномочия и власть. Централизованные и децентрализованные полномочия. Факторы, определяющие степень децентрализации.

3. Характеристика концепции передачи полномочий: классической концепции и концепции принятия, организационных полномочий.

4. Эффективная организация распределения полномочий. Препятствия к эффективному делегированию полномочий.

Ключевые слова: Делегирование, полномочия и ответственность, пределы, линейные и аппаратные (штабные) власть, препятствия.

Каждый элемент структуры управления организацией -- подразделение или отдельная должность -- является носителем определенных управленческих полномочий, то есть совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.

Выделяется несколько видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные.

Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения обязательные для исполпенни теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть шшейными и функциональными.

Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и подчиненными, в рамках которой первые могут предписывать вторым что, когда и где тс должны делать или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить до-с.тижение поставленной цели.

Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью подразделений, организации труда персонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, приема и увольнения сотрудников, их оценки, поощрения и наказания, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

Функциональные полномочия осуществляются в условиях кос-иенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения управленческих решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей.

Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются. Например, компетенция функционального руководителя распространяется только на один уровень вниз. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисти фирмы (главный бухгалтер, главный экономист, главный инженер) и руководители соответствующих служб (плановой, маркетинговой и пр.).

Рекомендательные полномочия заключаются в том, что их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но в отличие от предыдущего случая эти советы не являются обязательными для исполнения и по носят инициативного характера. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и пр.

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять полученные результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.

Координационные полномочия связаны с выработкой и принятием совместных решений. Лицо или подразделение, которые наделяются данными полномочиями, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации. Координационными полномочиями обладают различного рода комитеты и комиссии, создаваемые на временной или постоянной основе для решения сложных или спорных проблем.

Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий.

Согласительные полномочия могут быть предостерегающими или блокирующими. Первыми располагает, например, юрист, который проверяет соответствие решений руководителей действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагает их исправить. В то же время руководители могут игнорировать мнение юриста, беря на себя всю полноту ответственности за возможные негативные последствия.

Блокирующими или параллельными полномочиями обладает главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого в виде личной подписи, вообще не может быть принято решение, реализация которого связана с затратой денежных средств.

Управленческие полномочия неотделимы от ответственности, то есть необходимости отдавать отчет за принятые решения, активные действия и их последствия. Различают два вида ответственности: общую и функциональную.

Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления управленческой деятельности, например, подбор кадров, подготовка документов и т.п. Такую ответственность обычно несет руководитель.

Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя.

Управленческие полномочия и ответственность должны соответствовать друг другу, иначе могут возникнуть самые неблагоприятные последствия для организации и ее персонала. Так, в случае превышения полномочий по сравнению с ответственностью открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу активной деятельности, ибо люди будут опасаться сделать лишний шаг из-за боязни неблагоприятных для себя последствий.

Соответствие полномочий и ответственности в каждом звене управленческой структуры является одним из важнейших условий ее нормального функционирования.

Распределение управленческих полномочий

В современных условиях никто не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы. Во-первых, этих проблем слишком много, а ресурс времени у каждого отдельного человека ограничен, а во-вторых, они настолько специфичны, что требуют использования знаний и опыта многих людей.

В связи с этим руководителю приходится распределять свои полномочия, необходимые для решения проблем, в рамках организации между подчиненными. Это дает ему возможность, с одной стороны, освободиться от второстепенных задач, а с другой -- приблизить принятие решений к месту реализации.

Распределение полномочий для принятия самостоятельных решений без их обязательного согласования с выше- или нижестоящими структурами осуществляется сверху вниз. При этом возникает своего рода лестница, "ступеньками" которой являются уровни управления. Аналогия с лестницей (лат. scala) дало процессу распределения полномочий другое, более краткое название -- «скалярный".

Масштабы полномочий, концентрируемых на том или ином уровне управления, определяются рядом факторов. Прежде всего, это -- сложность, важность и разнообразие решаемых проблем. Так, чем их больше, тем значительнее должны быть полномочия соответствующего уровня. В обратном направлении на масштаб полномочий действует глубина разделения труда и ритмичность производственных процессов, поскольку первая упрощает отдельные операции, а вторая приводит к большей стандартизованнос-ти деятельности в целом, снижению ее сложности, а следовательно, потребности в значительных полномочиях для принятия решений.

Не требуется больших полномочий и при развитой системе коммуникаций, в условиях которой легко связаться с высшим руководством и получить от него необходимые указания.

Во многом размер полномочий предопределяется личными особенностями руководителей и исполнителей, например, квалификацией, опытом, образованием, -- чем они выше, тем полномочий может быть предоставлено больше.

Наконец, полномочия зависят от морально-психологического климата в организации. Если он благоприятен, исполнителям могут быть предоставлены значительные полномочия, которыми они не будут злоупотреблять по отношению друг к другу, и наоборот, неблагополучные коллективы должны быть под жестким контролем руководства,

В количественном отношении масштабы полномочий характеризуются величиной ресурсов, которыми данный уровень управления может распоряжаться самостоятельно; и числом лиц, прямо или косвенно обязанных выполнять принятые решения, При этом нужно различать число лиц (предусмотрено штатным расписанием), которыми руководитель управляет формально, и число лиц, которыми он управляет в действительности.

Чем больше полномочий имеют исполнители, тем выше, как мы уже говорили, может быть их численность, однако, если она чрезмерна, в организации ослабевают внутренние контакты, руководители оказываются не в состоянии вникать в особенности работы подчиненных, в результате чего многие вопросы остаются не до конца или совсем не решенными или решаются без участия руководителя. В то же время, если численность подчиненных мала, руководители не могут реализовать полностью свои потенциальные возможности.

При распределении управленческих, полномочий в организа-щйГучитывается ряд важных обстоятельств, о которых необходимо упомянуть.

Во-первых, полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед данным субъектом целей, которые являются, таким образом, по отношению к ним первичными, определяющими их необходимый объем.

Во-вторых, полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодополнение и сбалансированность системы управления, а следовательно, и ее эффективное функционирование. Если бы полномочия перекрывались или, наоборот, не охватывали все необходимые проблемы, нужного эффекта достигнуть бы не удалось.

В-третьих, линии полномочий в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник точно знал, от кого он получает полномочия, кому их пергдает, перед кем отвечает, и кто должен отвечать перед ним.

В-четвертых, за исключением особо оговоренных случаев разделения полномочий, они полностью передаются исполнителю только одним руководителем.

В-пятых, исполнители обязаны самостоятельно решать все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, и нести перед руководителем полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.

Полномочия в системе управления распределяются не всегда равномерно, они могут быть по тем или иным причинам сосредоточены преимущественно на верхних или на нижних ее "этажах".

Тогда в первом случае имеет место централизация управленческих полномочий, а во втором их децентрализация. При этом нужно иметь в виду, что все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что люди располагают лимитированными ресурсами времени, знаний, опыта и могут одновременно решать лишь определенное число проблем, усваивать ограниченный объем информации. Полная децентрализация невозможна из-за того, что организация потеряет управляемость и попадет в состояние хаоса.

Это неизбежно приводит к тому, что централизация в одном отношении требует одновременно обратного процесса в другом. Так, излишнее сосредоточение решения тех или иных проблем в вышестоящей управленческой структуре обусловит то, что большинство из них неизбежно будет приниматься на ее нижних этажах, что отнюдь не прибавит им качества, зато снизит оперативность и усилит бюрократизацию управления.

Централизация и децентрализация управления могут развиваться как вширь, так и вглубь. В первом случае речь идет об увеличении числа подконтрольных данному субъекту проблем; во втором -- об их более обстоятельной и детализированной проработке, которая в противном случае могла бы осуществляться на нижних этажах управленческой иерархии.

Степень централизации управленческих полномочий определяется следующими обстоятельствами. Прежде всего, издержками, связанными с принятием решений. Чем выше цена принятия решений, тем на более высоком уровне они должны рассматриваться. Далее, задачей обеспечения единообразия в проводимой политике, что при значительной децентрализации весьма затруднительно. Еще одним фактором, определяющим, степень централизации, являются размеры организации. Чем крупнее фирма, тем сложнее координировать деятельность внутри нее, и здесь возникает преимущество горизонтальных связей. В крупных фирмах необходима максимальная децентрализация полномочий и разбиение организации на ряд крупных блоков, руководство которых должно быть максимально приближено к уровню, на котором принимаются решения.

К другим факторам такого рода можно отнести: особенности истсфического развития и традиции; характер и мировоззрение высших руководителей; наличие необходимых кадров; характер деятельности, которая сама по себе ограничивает возможности централизации полномочий; динамику бизнеса -- чем она выше, тем выше должна быть децентрализованность; внешние силы в виде государственного регулирования, особенностей налогообложения, действий профсоюзов.

В условиях существования гигантских предприятий с массовым выпуском однородной продукции тенденция к централизации управления была преобладающей, поскольку условия производства создавали для нее наиболее благоприятную почву и давали возможность реализовывать ее преимущества, заключавшиеся в следующем.

Во-первых, в усилении стратегической направленности управленческого процесса и обеспечении при необходимости концентрации ресурсов на ключевых направлениях деятельности организации. Во-вторых, в устранении неоправданного дублирования управленческих функций, приводящем к экономии соответствующих затрат (например, вместо бухгалтерии в каждом подразделении в фирме создается единая бухгалтерия с меньшим штатом сотрудников). В-третьих, в концентрации процесса принятия решений в руках тех, кто лучше знает общую ситуацию, имеет больший кругозор, знания, опыт.

Однако централизация полномочий имеет свою оборотную сторону: затрачивается много времени на передачу информации, в процессе чего значительная часть ее теряется или искажается; важнейшие решения принимаются лицами, оторванными от жизни и плохо представляющими себе конкретную ситуацию, в то же время исполнители, которым ситуация хорошо знакома, от выработки и принятия решений устранены и те навязываются им в принудительном порядке. В результате решения оказываются не достаточно качественными и неэффективно реализуются на практике. Сегодня в условиях значительного усложнения производственных и информационных процессов, увеличения числа и степени хозяйственной самостоятельности субъектов, входящих в организации, их территориальной разбросанности, быстрого изменения конъюнктуры, роста в геометрической прогрессии числа принимаемых решений и т.п. возникла реальная потребность децентрализации процесса управления.

Децентрализации процесса управления позволяет, во-первых, быстро разрабатывать и принимать решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей; во-вторых, более определенно отражать в этих решениях объективную ситуацию; в-третьих, отказаться от детальных инструкций из центра, снизив этим самым его перегрузку второстепенными проблемами и сократив информационные потоки.

Однако децентрализация управления сопровождается рядом негативных последствий, которые необходимо учитывать в практической деятельности. Прежде всего, вследствие обособленности процесса принятия решений и концентрации его на нижних этажах управленческой структуры зачастую слабо учитываются или вовсе игнорируются интересы других подразделений и организации в целом, в результате чего решения часто носят тактический характер, оказываются мелкими, малоэффективными.

Из-за отсутствия общих правил и процедур выработки и принятия решений "утряска" занимает много времени и далеко не всегда оказывается успешной. Наконец, децентрализация может привести к сепаратизму, наносящему огромный вред организации,

Во что сепаратизм выливается в масштабах государства всем хорошо знакомо на примерах СССР, Югославии и ряда других стран.

Крайней формой децентрализации управления является его полное отсутствие, что имеет место в так называемых множественных структурах -- организациях конгломератного типа, в которых отсутствуют какие бы то ни было связи -- информационные, технологические, организационные и даже финансовые, посредством которых формируется и распределяется централизованный фонд денежных средств -- они заменяются финансовым контролем.

Поскольку децентрализация не может происходить бесконечно без разрушения самой организации, в какой-то момент она сменяется обратным процессом -- централизацией. Таким образом возникают своего рода "маятниковые колебания", придающие системе управления дополнительную гибкость и устойчивость.

Другим способом обуздания излишней самостоятельности подразделений является так называемая выборочная централизация, предполагающая, что, наряду с предоставлением им большей свободы действий, их руководители попадают в жесткое персональное подчинение к первому лицу организации, становясь его заместителями, а следовательно, вынуждены бывают в этом качество безоговорочно подчиняться указаниям центральной власти.

Распределение управленческих полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов. Один основывается на единоначалии, в соответствии с которым полномочия принимаются из рук только непосредственного руководителя и перед ним осуществляется вся полнота ответственности. Распределение полномочий и управление "через голову" недопустимы, ибо это ведет к разрушению основ власти. Таким образом, до сих пор большей частью неукоснительно соблюдается хорошо известный из истории средних веков принцип феодального вассалитета, гласящий, что "вассал моего вассала -- не мой вассал".

В то же время в отдельных случаях встречается иной подход к распределению полномочий -- система множественного подчинения или поглощения полномочий. Ее суть состоит в том, что вышестоящий руководитель, передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия сотрудников всех нижестоящих уровней управления, что в предыдущем случае считается недопустимым.

Важнейшими видами управленческих полномочий в организации являются, как мы уже знаем, распорядительные -- линейные и функциональные. На их базе формируются схемы управления, к изучению которых мы сейчас и переходим. Исторически и логически первой оказалась линейная схема, существующая в нескольких вариантах, наиболее простой из которых представлен элементарной схемой, приведенной на схеме 7.1. Она применяется как самостоятельно в небольших двухуровневых организациях, так и в качестве составного элемента при управлении крупными многоуровневыми организациями. Развитие этой схемы происходит либо по горизонтали, либо по горизонтали и вертикали одновременно, и тогда в первом случае формируется анархическая, а во втором -- сложная линейная схема управления.

7.1. Элементарная схема управления

Примечание. Под исполнителем здесь и далее подразумевается низовой линейный руководитель.

Основой анархической схемы, приводимой на схеме 7.2, является совокупность рабочих групп, связанных общей целью и независимо друг от друга осуществляющих необходимые для ее достижения виды деятельности, нуждающиеся в координации. В условиях преобладания групповых интересов над общими и отсутствия единого руководства координация возможна только на основе специальных соглашений.

7.2. Анархическая схема управления



Сложная линейная схема управления (схема 7.3), формируемая путем развития по горизонтали и вертикали элементарной схемы, в чистом виде характерна для небольших по размеру многоуровневых организаций. По такой схеме может, например, управляться кирпичный завод, посредническая контора и т.п.

7.3. Сложная линейная схема управления

Управлению на основе линейных схем свойственны четкость, ясно выраженные линии подчинения, полномочий и ответственности, что обеспечивает оперативность и точность управленческих реакций. Однако в этих схемах не предусмотрено использование специалистов, функции которых одновременно со своими непосредственными обязанностями выполняют руководители, и прежде всего первое лицо.

В условиях отсутствия горизонтальных связей это приводит к их чрезмерным информационным перегрузкам и невысокой эффективности принятия и реализации решений. В целом возможности таких схем управления ограничены, и в относительно крупных организациях они не срабатывают даже на низовом уровне.

Эту ограниченность пытались преодолеть в начале XX века, используя функциональную схему управления (схема 7.4), отражающую распределение функциональных полномочий, обладатели которых предписывают как выполнять ту или иную работу.

Функциональная схема предполагает, что общие решения первого руководителя конкретизируют главные функциональные специалисты организации -- главный инженер, главный экономист, главный механик и т.п. Разделение линейных и функциональных полномочий, особенно в условиях глубокой специализации производства, обеспечивает высокое качество принимаемых решений.

Однако, несмотря на теоретические достоинства, на практике функциональная схема управления оказалась нежизнеспособной. Во-первых, нескоординированные решения специалистов, какими бы хорошими они сами по себе ни были, неизбежно вступали в противоречие друг с другом. Во-вторых, в результате этого функциональные руководители начинали бороться за их приоритетность, что порождало лишь конфликты и вносило дезорганизацию в систему управления.

7.4. Функциональная схема управления

В качестве примера можно представить себе ситуацию, которая сложится в учебном заведении, если каждый преподаватель, угрожая санкциями за неповиновение, будет требовать от студентов заниматься только его, пусть действительно важным и нужным предметом, забросив все остальные.

Эти неустранимые недостатки функциональной схемы управления обусловили необходимость вернуться к линейной, но значительно модифицированной путем включения в нее функциональных элементов. "Гибрид" получил название линейно-штабной схемы управления (рис.7.5.), суть которой состоит в том, что при линейном руководителе в помощь ему создается группа специалистов -- так называемый штаб, или аппарат. В задачи штаба входит: получение и анализ информации, характеризующей внутреннюю и внешнюю ситуацию, подготовка проектов решений, текущее консультирование руководства, содействие в проведении контроля.

7.5. Линецно-штабная схема управления

В процессе этого штабные специалисты осуществляют полномочия, о которых уже говорилось выше: консультативные (разработка проектов документов), контрольные, согласительные (официальное одобрение или неодобрение в установленном порядке действий руководителя), параллельные (контроль за принимаемыми решениями, прежде всего связанными с затратой денежных средств, основывающийся на принципе вето).

Существование штаба обусловлено сложностью и комплексностью управления, необходимостью оказания линейному руководителю постоянной помощи со стороны экспертов, освобождающей его от глубокого анализа проблем, кропотливой работы по подготовке многочисленных проектов решений. Эту работу специалисты выполняют более квалифицированно и оперативно при условии их обеспечения всей необходимой информацией. Таким образом, штаб значительно расширяет возможности линейной схемы управления, в то же время он не только не устраняет ее недостатков, но и добавляет к ним новые.Прежде всего, сохраняется главный недостаток линейной схемы управления, состоящий в том, что все реыения в ней должно принимать первое лицо, независимо от того, насколько они важны. Иными словами, его перегрузка остается прежней, просто теперь ему нет необходимости быть специалистом во многих областях.

Весьма существенные недостатки имеются и у самого штаба. Деятельность его работников, несмотря на их высокую квалификацию, оторвана от жизни, поэтому вырабатываемые ими решения часто не соответствуют реальным потребностям практики, а неучастие штабников в реализации своюс решений делает их без-ответствснными. Зато во имя "чести мундира", личных амбиций и интересов они агрессивно защищают свои позиции, обвиняя во всех неудачах линейный персонал, якобы плохо следующий их рекомендациям.

Неустранимые недостатки линейно-штабного управления обусловили частичный возврат к принципам функционализма и формированию в конечном итоге линейно-функциональной схемы распределения полномочий, в основе которой лежит их рациональное разделение между линейными руководителями и работниками штаба. Последние в дополнение к другим полномочиям получили функциональные, связанные с возможностью отдавать обязательные для исполнения распоряжения, регламентирующие содержательную сторону работы организации (как делать) как по отдельным направлениям (функциям), так и по объектам.

Линейно-функциональная схема управления реализуется в формах -- ограниченного функционализма и концентрированного руководства (схеме 7.6). В одном случае штабной руководитель высшего уровня отдает распоряжения своему коллеге с нижнего уровня через соответствующего линейного руководителя, а в другом -- минуя его.

Такие схемы характерны, прежде всего, для функциональной управленческой структуры. В современных крупных корпорациях линейно-функциональное управление существует как центрально-функциональное. Вице-президенты, являющиеся в рамках фирмы функциональными руководителями по отношению к подчиненным подразделениям, выполняют линейные функции.

7.6. Линейно-функциональная схема управления (ограниченный функционализм и концентрированное руководство). Линия реализации функциональных полномочий при ограниченном функционализме; линия реализации функциональных полномочий при концентрированном руководстве.

В целом линейно-функциональная схема управления, сохраняя все достоинства линейно-штабной, существенно ослабляет ее главный недостаток -- перегрузку линейных руководителей, и особенно первого лица, и значительно повышает эффективность функционирования организации.

В то же время она подрывает линейные полномочия, принцип единоначалия, а кроме того, в значительной степени усиливает бюрократизм, основы которого заложены линейно-штабной системой. Об этом бюрократизме и о борьбе с ним мы расскажем в следующем разделе.



Центрально-функциональная схема управления. Линия реализации линейных полномочий. линия реализации функциональных полномочий



РАЗДЕЛ ІІІ. ИНТЕГРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

ТЕМА 12 Информационное обеспечение менеджмента

1. Понятие информации. Информация как предмет управленческой деятельности.

2. Определение, свойства, классификация информации. Требования, пpедъявляемые к информации. Основные принципы, задачи и функции внутрифирменной системы информации. Факторы, влияющие на качество информации.

3. Структура информации. Информационные системы. Методы организации информационных потоков, сбора и обработки информации. Дифференциация информации в системе менеджмента. Информационная гибкость менеджмента.

4. Информационная обеспеченность управления экономикой Казахстана.

Ключевые слова: информации, свойства, классификация, принципы, задачи и функции, факторы, структура, системы, методы.

ТЕМА 13. Коммуникации в менеджменте

1. Горизонтальные и вертикальные коммуникации в менеджменте. Коммуникационный процесс, его этапы и элементы. Межличностные и групповые коммуникации.

2. Типы общения и типы организаций. Развитие делового общения. Личностные и профессиональные факторы общения. Коммуникационный процесс: понятие, задачи, элементы, этапы. Шум. Обратная связь. Межличностные преграды. Организационные преграды.

3. Проектирование документооборота.

4. Коммуникационные барьеры и методы их преодоления.

Ключевые слова: горизонтальные и вертикальные, процесс, связь, проектирование, барьеры.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры -- подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По своему назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого, которые осуществляют межфункциональные органы -- комитеты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий. С помощью вторых происходит объединение элементов управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации -- совету директоров, правлению, штаб-квартире.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

По характеру взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия.

Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. Однако сегодня в крупных организациях оно возможно в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты взаимодействуют опосредованно, то есть через кого-то, скажем, через заместителей или руководителей низового уровня.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.

Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей.

В то же время структура коммуникаций может быть полицен-тричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информации.

Рассмотрим теперь более подробно сами коммуникационные каналы, связывающие отдельные элементы управленческой структуры, которые выступают в роли источников, получателей, посредников, контролеров управленческой информации.

Прежде всего эти каналы различаются техническими возможностями, например, пропускной способностью, то есть реальной величиной информации, которая может проходить через них за единицу времени, скоростью ее движения и возможными потерями.

Другой характеристикой каналов является направленность коммуникации. Она может быть односторонней, когда, например, управленческая информация движется только в одном направлении -- от источника к получателю (доска приказов в организации), или двусторонней, скажем при беседе, в процессе которой имеет место обратная связь и получатель информации может должным образом доводить свою реакцию до сведения отправителя.

Коммуникационные каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые -- частных лиц. По формальным каналам осуществляются передача только официальной информации; по неформальным -- как официальной, так и личной.

Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными, а если к одному -- горизонтальными. Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления не административных, а в основном информационных и технических связей между участниками различного рода комитетов, комиссий, специальных групп. Большинство горизонтальных и диагональных каналов сегодня еще относятся к разряду неофициальных или полуофициальных.

По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении -- отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления -- советы и рекомендации руководству. Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80% , а снизу вверх -- 90%.

Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет повышения оперативности этого процесса, возможности действовать инициативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации. Поскольку сотрудники одного уровня, даже работающие в разных подразделения лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), потери информации здесь не столь велики -- обычно не более 10%.

Коммуникационные сети и их разновидности

В организациях, где занято более двух человек, коммуникаци--онные каналы объединяются в так называемые сети,, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое, и столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.

На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные. В открытых движение команды или информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, то есть к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Оно может также наткнуться на "посредника" или "контролера" (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя минуть. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям.

Рассмотрим более обстоятельно каждый из видов сетей, их достоинства и недостатки, помня при этом, что речь идет об их принципиальных схемах, а не о "портретах" тех или иных реальных организаций или подразделений.

Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети -- линейная, называемая змеей (схема 6.1). Она характеризуется тем, что элементы структуры управления А и Б, которые она соединяет, находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

Схема 6.1. Сеть типа "Змея"

Сети, состоящие нп двух и более уровней, присущи прежде всего формальным иерархическим структурам и имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов.

Ксли число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, наиболее подходящей для нее является комму-пшспционаая сеть, которая носит название звезда (схема 6.2). Она позволяет оперативно получать информацию, концентрировать еен центральном звене Аи в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку при коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного рода "возмущений".

Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. У него появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды и распределяющий информацию между исполнителями В, Г, Д. Являясь представителем среднего уровня управления и играя де-юре вторые роли, на деле он получает огромную власть, так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу. Такая сеть получила название шпора (схема 6.3).

Схема 6.2. Сеть типа "Звезда" Схема 6.3. Сеть типа "Шпора"

В сетях типа "звезда" и "шпора" число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти и в конце концов превысить возможности отдельного человека их контролировать. Это обстоятельство ставит естественный предел развитию управленческих структур, а следовательно, препятствует расширению самих организаций, обуслов-леному ростом масштабов производства.

Поэтому для крупных многопрофильных функциональных структур свойственны иные коммуникационные сети, например, тент (схема 6.4) и его модификации. Суть этих модификаций, получивших название палатка и дом (схема 6.5 и 6.6), состоит в официальном допущении наряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых подчипсиные могут напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.

Схема 6.4. Сеть типа "Тент" Схема 6.5. Сеть типа'"Палатка"

В "палатке" допускается один уровень горизонтальной комму-пикации -- между вторыми лицами; в "доме" же такие каналы г.озможны на всех уровнях управленческой структуры, что придает ему характер замкнутой сети. Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут возникать определенные целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные субъекты управленческой структуры могут быть сначала выключены пи системы коммуникаций, а затем удалены из нее.

Например, на основе предварительной договоренности субъект Д может направлять информацию для А через Б и Г, минуя В, что должен делать в соответствии с формальными предписаниями. Через некоторое время будет нетрудно доказать принципиальную ненужность В и возможность исключения его из управленческой структуры.

В целом открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим организациям, где имеет место жесткое подчинение одних звеньев другим и преобладают формальные связи. Однако в рамках таких организаций могут существовать и гибкие структуры -- консультационные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), которые основаны преимущественно па неформальных или полуформальных внутренних связях м принципах, самоуправления. Коммуникации здесь огущггтнлпются посрсдпт.ом нам к, п утих сотой, в которых посредники играют роль не контролеров, а связников, облегчающих взаимодействие между участниками этих структур.

Опшиой замкнутых сетей является сеть типа «круг» (схема 6, 7). В крупной организации он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие

Схема 6.6. Сеть типа "Дом" Схема 6.7. Сеть типа "Круг"

всех со всеми. "Круг" характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом. Он помогает объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.



Схема 6.8.Сеть типа "Колесо"

Творчеством, конечно, нельзя командовать, в условиях отсутствия координации оно развивается все же не достаточно эффективно. Такая координация обеспечивается с помощью коммуникационной сети типа "колесо" (схема 6.8), в которой имеется центральный субъект, облегчающий и ускоряющий процесс коммуникаций. Однако это не отдающий распоряжения администратор, а общепризнанный лидер, ведущий за собой остальных.

В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид "сот" (схема 6.9). Это -- сеть комбинированная, в сущности представляющая собой единство открытой "змеи" и замкнутого "колеса" или "круга". Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров. Эти тупики при необходимости можно преодолеть замыканием самой "змеи" с использованием принципа "соединительного звена", о котором речь пойдет ниже.

Схема 6.9. Сеть типа "Соты"



ТЕМА 14. Управленческие решения в менеджменте

1. Понятие и классификация управленческих решений. Логическая схема разработки решения. Методы разработки управленческих решений. Показатели качества управленческих решений. Этапы принятия и реализации решений.

2. Понятие решения в условиях неопределенности. Последствия решений: оценка и предвидение. Основные факторы оптимизации решения.

3. Управленческие решения в разрешении проблем различной степени сложности. Программно-целевое и проблемно ориентированное управление.

Ключевые слова: схема разработки, методы, показатели качества, этапы, оценка и предвидение, факторы оптимизации, программно-целевое и проблемно ориентированное управление.

В процессе управленческой деятельности решение занимает центральное, ключевое место. Практические любое действие руководителя начинается с принятие того или иного решения. От того, какое решение будет принято правильное или не правильное, зависят результаты деятельности организации и влияет как на весь коллектив, так и на отдельного работника.

Что собой представляет управленческое решение?

Под управленческим решением можно понимать обдуманный вывод о необходимости осуществить какие-то действия, прямо или косвенно связанные с достижением целей, стоящих перед организа¬цией и ее членами, либо наоборот, воздержаться от них.

1. Проблемы как предпосылки принятия решений

Необходи¬мость принятия решений обусловлена существованием

связанных с ее деятельностью проблем, то есть сложных теоретических вопросов или практических ситуаций, характеризующихся разрывом между тем, что есть и, что должно быть, между необходимым (или желаемым) и существующим состоянием.

Например, такой разрыв может существовать между ожиданиями по отношению к организации со стороны ее членов, деловых партне¬ров, общества в целом и ее способностью эти ожидания удовлетворить.

Проблемы всегда имеют:

- определенное содержание (что?);

- связа¬ны с каким-то конкретным местом (где?);

- временем возникновения и разрешения, частотой повторяемости (когда?);

- количественными па¬раметрами (сколько?);

- кругом лиц, так или иначе причастных к ним (кто?). Эти лица могут быть виновниками возникновения проблем, инициаторами или участниками их разрешения, заинтересованны¬ми в их сохранении.

Обычно бывают, неясны:

- либо причины возникновения проблем,

- либо пути их преодоления,

- либо то и другое одновременно,

а поэтому поиск решения требует специальных исследований, на основе кото¬рых можно понять структуру самих проблем и внутренние взаимос¬вязи их отдельных элементов.

Наиболее важным видом таких взаимосвязей является причинна-следственная зависимость, при которой изменения в одном эле¬менте порождают соответствующие изменения в другом.

Эта зави¬симость может быть:

- как строгой, так и не строгой.

- она может быть односторонней или двусторонней, если к прямой связи добавляется обратная: следствия не только порождаются причинами, но в свою очередь влияют на них.

- Зависимость между элементами может быть не только линейной, но и нелинейной, отражающей непропор¬циональные изменения взаимосвязанных переменных.

Поскольку зависимость между переменными далеко не всегда от¬четливо видна, для выявления ее необходим причинно-следствен¬ный анализ. Он основывается на наличии очевидных нежелательных или отличающихся от запланированных результатов тех или иных действий. Анализ позволяет выявить и подтвердить наиболее вероят¬ные причины, которые вызвали к жизни данную проблему.

Чаще всего речь может идти о следующих факторах.

Во-первых, о неверных принципах, на которых основывается де¬ятельность организации. Например, низкий уровень рентабельнос¬ти, в результате чего получаемой прибыли не будет хватать даже для уплаты налогов.

Во-вторых, об ошибочных критериях оценки деятельности орга¬низации, подразделения, коллектива или отдельного работника. (За¬вышенные критерии покажут наличие проблемы там, где ее в дей¬ствительности нет, а заниженные, наоборот, приуменьшат ее реальное значение).

В-третьих, о нарушениях в процессе достижения поставленных целей, которые могут иметь в качестве причины не только случайные, но и умышленно инспирированные ошибки, обусловленные стремле¬нием нанести ущерб организации или отдельному лицу.

В-четвертых, о непредвиденных обстоятельствах, которые иногда слож¬но предвидеть, (например, сти¬хийных бедствиях, техногенных катастрофах типа чернобыльской, политических и экономических катаклизмах).

Если, например, проблема существует изначально, и с первого дня функционирования организации, получаемые результаты отли¬чаются от намеченных, необходимо начать с изучения обоснован¬ности стандартов деятельности и соответствия реальных внешних условий ожидаемым. Если с той и другой стороны все в порядке, в поисках причины нужно двигаться вглубь или вовне организации.

Если проблема обнаружилась позже и о ее причинах сразу же можно сделать определенные предположения, в задачу анализа вхо¬дит проверка их истинности, подтверждение наличия связей между ними и следствиями, которые можно наблюдать в реальной жизни, В том случае, когда в результате произведенной корректировки ниче¬го не меняется, осуществляется поиск факторов, нарушающих обыч¬ную причинно-следственную зависимость. К ним может, например, относиться попытка самостоятельного исправления положения не достаточно компетентными лицами.

При проведении причинно-следственного анализа необходимо учитывать имеющийся опыт, для чего проблема обсуждается всеми людьми, кого она в той или иной степени касается, или кто прежде сталкивался с аналогичными ситуациями. Здесь, конечно, может иметь место определенный субъективизм и предвзятость оценок и суждений, но при достаточно большом круге лиц происходит усред¬нение мнений и формируется оценка, достаточно адекватно отража¬ющая реальность.

Предпосылкой и результатом причинно-следственного анализа является классификация возникших проблем, которая может быть осуществлена по ряду признаков:

- одним из них является степень важности для организации. Так, важные проблемы, например, не¬хватка средств для инвестиций или устаревшая структура производ¬ственного аппарата, оказывают воздействие не только на текущее, но и на будущее положение организации. В то же время от малозначи¬тельных проблем, скажем, от отсутствия денег для своевременной выплаты премий, как говорится, не умирают.

- другим классификационным признаком проблем можно считать их масштабность, характеризующуюся числом членов организа¬ции, которых эти проблемы в той или иной степени затрагивают.

- проблемы можно различать по степени риска, связанного с их существованием. Он измеряется вероятностью нежелательных для организации последствий и проявляется, например, цепочкой новых проблем, порожденных прежними, крупного экономического или иного ущерба, подрывающего устойчивость организации или угро¬жающего ее существованию вообще.

Понятно, что проблемы, существование которых сопряжено с риском, необходимо решать как можно скорее, пока не произошло дальнейшего ухудшения ситуации. Иными словами они являются срочными, хотя обратное утверждение было бы не вполне верным -- не все срочные проблемы связаны с большим риском.

Срочность проблемы чаще всего находится в обратном соотноше¬нии с ее важностью. В момент своего возникновения важные пробле¬мы обычно не являются "горящими", что дает формальное основание отодвинуть их на некоторое время в сторону, а потом в суете и вовсе забыть. В итоге благоприятный момент для их решения может оказаться упущенным, а сами они превратятся в срочные, а возможно, и рискованные.

Управленческие проблемы можно различать также по степени структуризации и формализованности:.

- одни проблемы легко фор¬мулируются, поддаются расчленению на отдельные элементы, меж¬ду которыми хорошо просматриваются взаимосвязи. Их удобно вы¬ражать в количественных показателях, что открывает прямую доро¬гу для математического моделирования и решения с помощью фор¬мальных методов.

...