Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике

Размещено на http:www.allbest.ru/

Введение

В экономике XXI века в связи с возрастанием темпов изменений и степени неопределенности экономической среды увеличивается потребность в повышении адаптивности организации, скорости ее реакции на изменения. Эта адаптивность становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности организации как экономической системы. Одним из инструментов повышения адаптивности является корпоративное внедрение технологий тайм-менеджмента в качестве элемента системы управления организацией.

Термин «тайм-менеджмент» отражает наиболее распространенное определение сферы управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, а также при большом количестве внешних запросов (от клиентов, поставщиков, субподрядчиков и т.п.), обращенных непосредственно к сотруднику и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к непосредственному руководителю) в условиях ограниченных ресурсов времени. время дефицит управление менеджмент

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Указанная потребность современных организаций в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией.

Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Базовые идеи Time Management (ТМ) заключаются в том, что основное внимание нужно уделять тому, куда должно инвестироваться время, а не тому, как быстрее делать дела. По сути, это очень важная и сложная задача определения приоритетов, которая затрагивает все области управленческой деятельности, связанные с принятием решений. Эффективное управление предприятием не возможно без глубокого понимания и практического применения этих принципов в повседневной деятельности.

Как бы там ни было, но своим временем управляют все. Вопрос только в том, насколько эффективно им это удается делать. Ведь проблема управления временем куда шире, чем банальное составление графика или схемы выполнения проекта. Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководителями - они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных. Многие руководители сталкиваются с дефицитом рабочего времени, который незаметно перерастает в отсутствие у них свободного времени. Классические признаки дефицита времени у руководителя: постоянная спешка - всегда нахватает одного часа, одного дня, чтобы выполнить задуманную работу; большой поток рутинных дел и срочных вопросов, работа над которые отнимает много времени; постоянно дописывает бумаги дома и, как правило, по ночам; окружают «пожиратели времени»: телефоны, которые звонят не вовремя; сотрудники, отвлекающие внимание; руководство, вызывающее на незапланированные и длительные заседания.

В каждой организации можно обнаружить названные проблемы, в которые вовлечен весь персонал организации. Поэтому тайм-менеджмент необходимо распространить на всю организацию, так как отдельные островки его применения пользы ощутимой никогда не дают. Менеджер ранжирует цели и задачи, которые он ставит перед людьми, по признаку «важность-срочность» для того чтобы как можно быстрее и эффективнее достигать поставленной цели. Если эффективная система управления временем отсутствует, человек ходит на работу как в кино: утром приходит и не знает, что с ним будет в следующий момент. Каждый день - премьера, а эпизоды/действия могут развиваться по любому сценарию. Это интересно, но не очень продуктивно. Задача же руководителя заключается в том, чтобы активно продвигать свою организацию, а значит, ставить цели и предугадывать ход событий. Управленцы среднего звена и топ-менеджеры должны не столько воспринимать влияние на компанию извне, сколько развивать бизнес путем активного воздействия на окружающую среду. Другими словами, менеджер может быть футбольным мячом, которым играют обе команды футболистов и который понятия не имеет, куда полетит в следующий момент. А может быть форвардом, ведущим мяч и прекрасно знающим, кому и когда необходимо дать пас.

Управлять только рабочим временем невозможно. Если компания внедряет принципы тайм-менеджмента среди своих сотрудников, то ей волей-неволей придется захватывать и их личное время. Также не нужно забывать, что все мы живем в неравных социальных условиях: пиарщику не поручат выполнять план по производству подшипников, а простому рабочему не доверят провести рекламную кампанию. Вопрос, конечно, спорный, кто из них двоих эффективно пользуется своим временем, т.к. заводскому работнику необходимо работать по восемь часов в сутки, чтобы справиться с работой, а PR-менеджеру, возможно, несколько суток напролет. И сколько он на это затратит своего рабочего или личного времени, в принципе, сложно измерить.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х. Попова, среди западных - технологии Ст. Кови (США), Л. Зайверта (Германия), К. Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Классики научного менеджмента (напр. Ф.У. Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С. Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации. Наконец, П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса МакКея «Управление временем» (McKay J. Т. The Management of Time. N. J., 1959). В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем, основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий» (Drucker P. F. The Effective Executive. N. Y., 1967) Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) -- эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности -- управление временем.

Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга (Lakein A. How To Get Control of Your Time and Your Life. N. Y, 1973) известна и российскому читателю (Лакейн А. Искусство успевать. М., 1996). В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время -- в ваших руках» (М., 1990). Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей» (Covey S. R. 7 Habits of Highly Effective People. N. Y, 1990). Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости - к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

Необходимость целостного и конструктивного анализа указанных проблем определила актуальность данной темы.

Цель выпускной квалификационной работы - рассмотреть основные вопросы управления временем сотрудников и обосновать значимость внедрения технологий ТМ в практику современной организации.

В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть время как стратегический ресурс организации и человека, его свойства и виды;

- проанализировать причины дефицита времени;

- дать оценку компетентности организации и менеджера в управлении временем;

- рассмотреть тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом, стратегии и инструменты управления временем;

- предложить рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека.

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. Тайм-менеджмент (или самоорганизация) - это эффективная технология организации личной работы, с одной стороны. С другой стороны, это жизненная концепция человека страстно убежденного, что нельзя напрасно тратить невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге - своей жизни.



Глава 1. Время стратегический ресурс организации и человека

1.1 Природа времени: свойства и виды

Время -- одно из базовых свойств Мира. Кажется, что время -- это совсем простая, обыденная, знакомая всем «вещь», но чем проще какой-либо объект или явление, тем сложнее может быть характер его устройства и функционирования. Это в первую очередь относится ко времени. Можно выделить ключевые атрибуты времени. Атрибутов (наиболее важных, существенных свойств) времени всего пять:

1. Порядок против хаоса.

2. Длительность.

3. Последовательность.

4. Повторяемость, частота.

5. Связанность с конкретными объектами, явлениями.

Кроме пяти атрибутов, без которых идея времени в принципе невозможна, также выделяются двенадцать свойств феномена времени (рис. 1.1.1.).

1. Существует реальное время и модели времени.

Человечество, пытаясь постичь природу времени, старается «загнать» время в рамки каких-либо моделей. Подобной моделью являются, например, часы. Однако часы сами по себе ничего не говорят нам о реальном времени жизни, например, какого-либо человека. Часы не описывают реального времени ни одного из существующих на земле предметов. Часы - лишь конвенциональная (существующая по соглашению) модель времени, которая позволяет людям договариваться об одинаковом понимании времени того или иного объекта.

Другим примером является производственное планирование. План с указанием сроков достижения тех или иных задач -- это модель времени, а реальное время, которое будут занимать производственные процессы с учетом самых различных неожиданных обстоятельств, это уже нечто совсем другое.

2. Реальное время не существует само по себе, а «привязано» к каким- либо объектам или явлениям.

12 свойств феномена времени

1. Существует реальное время и модели времени

2. Реальное время «привязано» к каким-либо объектам или явлениям

3. Существует много видов реального времени, для разных объектов и явлений

4. Реальное время отражает изменение свойств объекта по отношению к другим объектам

5. Изменение какого-либо объекта можно принять за эталон времени

6. Реальное время непрерывно

7. Реальное время -- вектор («стрела времени») -- необратимо, асимметрично

8. Реальное время простых объектов - одномерно (монохронизм), реальное время сложных систем -- многомерно (полихронизм).

9. Реальное время неоднородно

10. Модели времени могут быть индивидуальными и социальными (групповыми).

11. Модели времени, как правило, допускают обратимость (инверсию) времени, но плохо учитывают многомерность и неоднородность реального времени.

12. Существует проблема согласования моделей времени с реальным временем.

Рис. 1.1.1. Свойства феномена времени.

Это базовый атрибут времени. Для управления сложной многокомпонентной системой, которой является современная организация, важнее понимать, что каждый из ее структурных элементов имеет собственное время. Задача менеджера - согласовать время каждого сотрудника, чтобы общее время организации (подразделения) представляло собой целостную гармоничную систему.

3. Существует много видов реального времени, специфичных для разных объектов и явлений.

В отношении малознакомых объектов и явлений мы все оперируем «житейскими моделями» времени и имеем недостаточно адекватное понимание касательно реального времени этих явлений и объектов. Наши «житейские модели» времени -- составная часть наших стереотипов. Например, в стереотипном представлении «предприниматель» - это богатый ничего не делающий бездельник, тратящий свое время на пустые развлечения. При этом мало кто знает о напряженном 14 - 16-часовом рабочем дне, о постоянном «стрессе срочности» и зачастую об отсутствии времени на удовлетворение таких элементарных нужд, как пообедать или просто перехватить чашечку чая.

Реальное время других людей (в том числе и ваших членов семьи, сотрудников и/или подчиненных и др.) можно понять только эмпатийным путем, оказавшись на их месте (побывав в чужой шкуре), или с помощью серьезного объективного измерения и анализа этого самого «чужого» времени.

4. Реальное время отражает изменение свойств объекта по отношению к другим объектам. Следовательно, любое время -- относительно.

Не бывает работников, которые работают «быстро» или «медленно». Бывают работники, которые работают медленнее, чем указано во временных стандартах выполнения каких-либо трудовых операций. Бывают работники, которые работают быстрее, чем другие работники. Но может ли это стать нормой для всех остальных? Не страдает ли от этого качество процесса и результата их работы?

5. Изменение какого-либо объекта можно принять за эталон времени. Характеристики изменений этого объекта -- длительность и/или частоту (периодичность) -- можно принять за меру (единицу) времени.

Данное свойство постулирует измеримость реального времени. Например, за эталон времени может быть принят цикл производства какого-либо продукта, от момента разработки до момента получения готового изделия.

6. Реальное время непрерывно.

Мы привыкли оперировать дискретными единицами времени -- минутами, часами, днями, неделями и т. п. Дискретность позволяет нам жестко формализовать наши планы и в соответствии с ними «формализовать» и окружающую реальность, загоняя ее в рамки точных плановых сроков. Но при этом нельзя забывать, что многие процессы происходят непрерывно и совершенно не вписываются в наши прекрасно формализованные планы. Во многих сложных управленческих ситуациях перед менеджерами возникает проблема -- действовать по плану или по обстоятельствам? Выдающиеся менеджеры, достигающие выдающихся успехов, обычно выходят за рамки плана и действуют интуитивно, в соответствии с реальным временем происходящих процессов.

7. Реальное время -- вектор («стрела времени») -- необратимо, асимметрично.

Необратимость времени связана с необратимостью причин и следствий. Вернуться в прошлое и сделать все без ошибок можно только лишь в мечтах или фантастических романах. Реальность же такова, что для исправления ошибок придется совершать новые действия. При этом нет никакой гарантии, что в будущем данные действия не приведут к новым ошибкам. Существование «стрелы времени» может вызывать у человека естественный страх перед будущим. Но к «стреле времени» можно относиться и по-другому, понимая ее как своеобразную гарантию творческой свободы в созидании будущего, выбора из множества путей развития.

8. Реальное время простых объектов - одномерно (монохронизм), реальное время сложных систем -- многомерно (полихронизм).

Любому управленцу всегда приходится управлять полихронными объектами и структурами.

9. Реальное время неоднородно.

Скорость, темп и другие характеристики временных изменений даже у схожих объектов, даже в одной и той же ситуации различны (гетерохронность). Самый простой и понятный пример -- школьный класс. В нем вроде бы собраны «подобные объекты» (дети одного возраста), все они находятся вроде бы в подобной ситуации (одни и те же учителя, одни и те же учебные предметы), но уровень знаний и успеваемость у всех разные.

10. Модели времени могут быть индивидуальными и социальными (групповыми).

Индивидуальные модели времени изучает психология. Примеры социальных моделей времени: научные исторические хронологии, календари, график работы сотрудника и т. п.

11. Модели времени, как правило, допускают обратимость (инверсию) времени, но плохо учитывают многомерность и неоднородность реального времени.

Удобным примером здесь является планирование. Планирование всегда начинается с постановки цели, то есть с предполагаемого конечного результата, как если бы он уже был достигнут. Планируя систему мероприятий, направленных на достижение цели, мы движемся «задом наперед» (против «стрелы времени»), выстраивая события в нужной для нас последовательности. В реальности последовательность и длительность событий (да и сами события) могут оказаться совсем другими.

12. Существует проблема согласования моделей времени с реальным временем.

Использование «хорошей» модели гарантирует успешность и компетентность во времени. Использование «плохой» модели приводит к асинхронности и неуспеху (распаду и гибели). Данное свойство -- своего рода ключевой момент в понимании природы времени. В основе профессиональной деятельности всегда лежит некая субъективная модель времени (и основанная на этой модели практика управления временем). Если данная субъективная модель времени с высокой степенью подобия соотносится с реальным временем объективных процессов и явлений (трудовых операций, объектов деятельности и т. п.), то можно надеяться на высокую успешность профессионала [22].

В соответствии с одним из базовых свойств времени («привязанность» к конкретным объектам), выделяют как минимум четыре вида времени, связанные с изучением различных «слоев» окружающей нас реальности (рис. 1.1.2.).

Рис. 1.1.2. Виды времени

Примеры различных видов времени представлены в таблице 1.1.1.

Таблица 1.1.1.

Виды времени

Виды времени	Примеры
Физическое (и химическое)	Время угасания старых и рождение новых звёзд; время ядерного распада; время протекания химических реакций (например, горения) и др.
Биологическое	Время появления - роста - вымирания популяций отдельных биологических видов время физиологических циклов - биоритмов живых существ (репродуктивного, пищевого и др.);время жизни отдельного живого существа (особи); жизненный цикл живой клетки и др.
Социальное	Время социальных изменений (реформ, революций и т.п.); время социальных институтов и организаций; время информационно-коммуникативных процессов (новости, слухи, мода и т.п.); время социальных конфликтов и др.
Психологическое	Время протекания психических процессов и состояний человека; время формирования черт личности (характера); время жизненных кризисов человека и др.

Кроме того, существуют такие понятия как индивидуальный фонд времени и фонд времени организации.

Индивидуальный фонд времени, позволяет описать «производительные» и «непроизводительные» траты времени каждого человека. Ниже приводится схема, отображающая индивидуальный фонд времени.

Хороший менеджер, для того чтобы эффективно управлять своими подчиненными, должен иметь достаточно полное представление об индивидуальном фонде времени каждого сотрудника, в особенности -- о реальной картине его рабочего времени. «Внедрение» в свою жизнь «индивидуального тайм-менеджмента» также невозможно без составления полной картины собственного индивидуального фонда времени [20].

Индивидуальный фонд времени состоит из рабочего и внерабочего времени. Для удобства и эффективности анализа рабочее время можно поделить на фактическое время работы; регламентированные (плановые, «нормальные») перерывы в работе; нерегламентированные (случайные) перерывы в работе.

Любой управленец заинтересован в сокращении, прежде всего нерегламентированных перерывов в работе, которые могут случаться как по вине сотрудника, так и по вине внутренних организационных обстоятельств либо из-за вмешательства каких-либо помех из внешней среды.

Условием сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса - средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень организации рабочего места и его обслуживания, а так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени [15].

Можно выделить следующие факторы, оказывающие влияние на эффективность использования фонда рабочего времени:

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов.

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного календарно-оперативного планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в управлении производством и непринятия своевременных мер к сглаживанию сезонных колебаний, что приводит к неравномерной загрузке рабочих и к потерям в производительности их труда.

Внерабочее время условно может быть поделено на четыре подвида:

1) связанное с работой -- дорога до места работы; подготовка к работе (включая подготовку инструментов, оборудования, места работы и т. п.); доделывание или переделывание ранее завершенной работы;

2) домашний труд -- уборка квартиры; покупки; ремонт (плановый либо неплановый); уход, воспитание, забота о беспомощных членах семьи (дети, старики, больные), включая, например, приготовление пищи; прочие «разовые» виды работ, например, вскапывание огорода на дачном участке и др.;

3) самообслуживание -- уход за собой (личная гигиена, оформление внешности и т. п.); питание; пассивный отдых (в том числе сон);

4) свободное время -- общение с родственниками и друзьями, все виды активного отдыха, а также разного рода непрофессиональные занятия «для души»[7].

Чтобы отобразить примерное соотношение рабочего и внерабочего времени, используется «структурная схема индивидуального фонда времени» (рис. 1.1.3.).



Рис. 1.1.3. Структурная схема индивидуального фонда времени

При рассмотрении структуры индивидуального фонда времени важно обратить внимание на то, что все время жизни можно поделить на время труда, то есть расходования умственных и физических сил, и на время отдыха, то есть восстановления умственных и физических сил.

Время труда, как правило, складывается из рабочего времени, из внерабочего времени, связанного с работой, и частично из времени домашнего труда. Время отдыха преимущественно складывается из свободного времени и времени самообслуживания. Отчасти некоторые виды домашнего труда могут быть отнесены к отдыху. В некоторых случаях бывает довольно сложно выделить время труда и время отдыха в «чистом виде». Сложность заключается в том, что разные виды деятельности имеют для различных людей различную субъективную ценность. То, что для одного человека является тяжелым трудом, для другого может оказаться настоящим качественным отдыхом [8].

По аналогии с индивидуальным фондом времени можно выделить основные компоненты фонда времени всей организации в целом или ее отдельных подразделений (рис. 1.1.5.).

В рамках любого периода деятельности организации («общее время») могут быть выделены выходные дни (на схеме приведены четыре вида выходных дней) и номинальный фонд рабочего времени. Фонд рабочего времени имеет сложную структуру, в частности состоит из времени, которое составляют социальный резерв и доступный фонд рабочего времени. Следует отметить специфический характер социального резерва -- это не что иное, как потенциально возможные потери времени, которые необходимо планировать заранее, равномерно распределяя время «социального резерва» в течение календарного года, например, заранее составляя график очередных, учебных и других отпусков. Время, затраченное на социальный резерв, в значительной степени зависит от социально-демографических характеристик персонала предприятия. В некоторых организациях можно наблюдать откровенно запретительную политику в отношении обучения сотрудников. Иногда руководители предприятий стараются уменьшить время социального резерва вполне сознательно, но чаще «проблема» заключается в недостаточно

Общее время

Выходные дни

Номинальный фонд времени

1. Выходные дни 2. Праздничные дни 3. Дополнительные выходные дни 4. Сокращенные предпраздничные дни

Доступный фонд времени

Социальный резерв

Целодневные потери

Фактически отработанное время

1. Отпуска: очередные, учебные, льготные и др. 2. Сокращенные дни (подростки и т.п.)

1. Простой 2. Прогулы 3. Болезни 4. Отгулы и др. разрешенные неявки

Потери внутри рабочего дня

Время полезной работы

Явные потери времени

Скрытые потери времени

1. Нарушение дисциплины, распорядка дня, правил поведения. 2. Организационно технические причины, например, нехватка ресурсов 3. Внешние отвлечения

1. Постоянная работа 2. Десинхронизация: - замедление темпа работы; - нарушение ритма; - большие зазоры между операциями и др. 3.Неэффективное планирование

Рисунок 1.1.5. Фонд времени организации

эффективной работе кадровых служб предприятия, которые плохо планируют социальный резерв.

В рамках доступного фонда рабочего времени можно выделить потери целого дня и фактически отработанное время.

Потери целого дня легко высчитываются post factum, но достаточно плохо прогнозируются. Можно попытаться заранее прогнозировать время, потерянное из-за болезней сотрудников (можно вычислить средние ежемесячные потери по болезни за несколько прошлых лет), а также заранее спланировать график отгулов.

Фактически отработанное время делится на время полезной работы и потери внутри рабочего дня. Потери внутри рабочего дня могут быть детализированы на явные потери и скрытые потери. Явные потери связаны с кратковременной, но полной приостановкой трудовой деятельности в силу различных причин. Скрытые потери следует понимать как неплановую или неэффективную работу, которая отвлекает сотрудника от выполнения его основных трудовых задач и занимает слишком много времени. Различные виды потерь времени, указанные для фонда времени предприятия, могут быть применены и для детализации категории «рабочее время» индивидуального фонда времени.

Структуру времени в организации можно представить в виде трех уровней (рис. 1.1.6.).

Рис. 1.1.6. Структура времени в организации

Первый, хорошо видимый уровень - это планы, календарные графики, нормы длительности работ, формы отчетности и другие схемы, которые определяют скорость, последовательность и периодичность деятельности как отдельных сотрудников так и всей организации. Это видимые и осознаваемые нормы, регламентирующие восприятие, осознание и организацию времени в компании.

Второй уровень - это разные по продолжительности циклы деятельности организации. Они могут быть производственными, финансовыми, или социальными, как например, «время чая», корпоративные праздники и т.д. Далеко не все из этих циклов учитываются при планировании. Более того, некоторые из них имеют огромное значение для конкурентоспособности организации, но не только не отслеживаются, но и не осознаются, как, например, циклы обучения организации через обратную связь от системы в ответ на управляющее воздействие. Некоторые из циклов обнаруживаются только в кризисной ситуации, когда происходит их рассогласование по фазе с другими циклами. Это часто бывает, когда одно из подразделений начинает работать быстрее или медленнее, чем другие.

Третий уровень времени в организации - это неявные ценности и нормы, регулирующие отношение ко времени в организации или подразделении. В отличие от планов и графиков, это неосознаваемые нормы - они заметны новому клиенту или новичку, пришедшему в организацию из другого коллектива, но для остальных сотрудников являются просто частью реальности [34].

1.2 Причины дефицита времени

Представим, что менеджер может управлять персональной эффективностью подчиненных, что он понимает, как планируется и распределяется их рабочее время, знает, с помощью каких инструментов они его организуют. В таком случае менеджер получает:

- возможность устанавливать оптимальные сроки выполнения задач благодаря реалистичному пониманию степени загрузки подчиненных;

- уверенность в оперативности и своевременности действий подчиненных в ситуациях, когда непосредственный контроль над ними затруднен -- при взаимодействии подчиненных с клиентами, коллегами из других подразделений и т. п.;

- прозрачность работы подчиненных, формализованность их личных целей, планов и задач и, следовательно, отсутствие «незаменимости от неорганизованности» [25].

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

I. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.

К ним относятся: бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

1) Бесплановость работы является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени [13].

II. Причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

2) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

3) «Воры времени». «Воры времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

а) телефонные звонки;

б) заглядывающие к нам люди;

в) проблемы с компьютерным оборудованием;

г) изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

д) недостаток организационного планирования;

е) неумение слушать других людей;

ж) неудовлетворительная организационная структура;

з) исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

и) нерешительность в деловых вопросах;

к) плохо организованные и скоординированные собрания;

л) отвлекающие факторы на рабочем месте;

м) чрезмерная офисная бюрократия;

н) бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

III. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя.

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На наш взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень тяжело.

3) Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени [18].

Получается, что идеального способа, как извлечь больше выгоды из времени, которым мы располагаем, пока нет. Есть только конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно увеличивать свою эффективность. Потом проходит некоторое время… и процесс надо повторять, т.к. ситуация вокруг нас постепенно меняется, а требования растут непрерывно. Поэтому при имеющихся методиках, каждый человек или  компания должны выбрать свое, наиболее оптимальное направление дальнейшего совершенствования и идти по нему.

Перечисление помех (также называемых «ворами времени», «убийцами времени», «пожирателями времени» и т.п.), вызывающих непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности, весьма популярно в публикациях по вопросам управления временем. Вот один из списков «воров времени», предложенный Л. Зайвертом:

1) нечеткая постановка целей;

2) отсутствие приоритетов;

3) попытка слишком много сделать за один раз;

4) неполное представление о текущих задачах и путях их решения;

5) плохое планирование трудового дня;

6) личная неорганизованность, «бумажные завалы»;

7) чрезмерное чтение;

8) скверная система документооборота;

9) недостаток мотивации, лень;

10) поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, телефонов);

11) недостатки кооперации или разделения труда;

12) случайные телефонные звонки;

13) незапланированные посетители;

14) неспособность сказать «нет »;

15) неполная, запоздалая информация;

16) отсутствие самодисциплины;

17) неумение довести дело до конца;

18) отвлечение (шум и т.п.);

19) затяжные совещания;

20) плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т.п.;

21) отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь;

22) болтовня на частные темы;

23) излишняя коммуникабельность;

24) чрезмерные деловые записи;

25) привычка откладывать «на потом»;

26) желание все узнать подробно;

27) длительные ожидания;

28) спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость;

29) неиспользование делегирования;

30) недостаточный контроль над порученными делами, из-за чего их приходится переделывать [19].

Любая деятельность специфична и предполагает собственные уникальные помехи. Например, в каких-нибудь организациях это может быть чрезмерная секретность, когда искусственно создается множество информационных барьеров. В некоторых организациях сотрудники перегружены работой, что разрушает энергетическую составляющую работы и в конечном счете ведет к ее замедлению. Даже в работе двух менеджеров, находящихся на разных уровнях иерархии в одной и той же организации, могут встречаться совершенно различные помехи.

Приведенный список «воров времени» можно рассматривать как пример или своего рода «точку старта», отталкиваясь от которой можно (и нужно!) придумать свой список. При анализе процессов и ситуаций конкретной жизнедеятельности невозможно обойтись без составления собственного уникального списка помех. Список может быть получен путем прямого опроса (интервьюирования) или наблюдения (самонаблюдения); он может быть простым или ранжированным, также может включать в себя дополнительные оценочные параметры [21].

Традиционно помехи рассматриваются как нечто внешнее по отношению к деятельности, временные характеристики которой они ухудшают. Но это не совсем верно, так как помехи могут быть, словно мины, «заложены» и в самих основных компонентах деятельности -- целеполагании, способе работы, энергетических характеристиках. Можно «копать» и еще глубже, выделив среди помех «внутренние», связанные с психологическими проблемами в самом работнике, и «внешние», связанные с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально психологическими причинами (табл.1.2.1).

Таблица 1.2.1

«Воры времени»

	Внутренние	Внешние
Цель	Отсутствие осознанных целей. Размытость, нечеткость целей. Наличие целей при отсутствии приоритетов. Несформулированность целей в виде задач. Незнание способов и ресурсов достижения целей. Плохая концентрация на цели.	Неизвестность целей и миссии организации, слабое планирование. Отсутствие или нечеткость должностных инструкций. Слабое руководство (постановка задач, инструктаж, контроль). Противоречивое руководство. Несогласованность целей организации и сотрудников.
Способ	Нехватка знаний, навыков, опыта. Чрезмерная старательность. Избегание или поиск помощи. Отсутствие плана, порядка, четкого сценария работы. Неравномерность, «разорванность» работы.	Отсутствие ресурсов, инструментов и т.п. Объективные причины. Плохое разделение труда (нечеткие должностные инструкции). Отсутствие системы обучения, контроля качества, внедрения инноваций. Неупорядоченные коммуникации.
Энергия	Физическая усталость или болезнь. Недостаток времени на отдых, неумение отдыхать. Отсутствие учетов биоритмов. Слабая мотивация, отсутствие навыков самомотивации. Слабая воля, отсутствие самодисциплины, несамостоятельность.	Игнорирование факторов времени в системе мотиваторов организации. Игнорирование ценности времени в сложившейся корпоративной культуре. Отсутствие системы делегирования. Низкая сплоченность коллектива, отсутствие взаимопомощи.

Использование данной схемы позволяет перейти от «поисков виноватых» или пустых сетований по поводу «объективных трудностей» к конструктивному «разделению ответственности». «Разделение ответственности» в данном случае означает, что «внутренние» и «внешние» помехи в организации, как правило, дополняют друг друга и находятся в синергизме. Например, работник будет крайне медленно работать, если толком не знает, что должен делать («отсутствие целей»), а со стороны менеджмента мы, скорее всего, обнаружим что-нибудь вроде «слабого руководства» или «отсутствия должностных инструкций». Скажем, медленное выполнение работы из-за нехватки навыков, скорее всего, будет сочетаться с отсутствием корпоративной системы обучения. «Разделение ответственности» означает, что задача по сокращению помех требует мер по реинжинирингу организации в целом.

Однако если продолжать изучение внутренних помех, разрушающих жизнедеятельность организации «изнутри», то можно выделить два типа ошибок стратегического менеджмента организации, связанных с неправильным использованием временного ресурса и в конечном итоге способных вызвать досрочную гибель организации.

Первый тип ошибок (внутренних помех), связан с чрезмерной фиксацией менеджмента организации на прошлом, получил метафорическое название «тирания прошлого» и встречается в одной из трех разновидностей (табл.1.2.2).

Таблица 1.2.2.

Виды «тирании прошлого»

№ п/п	Вид ошибки	В чём проявляется
1	«Проклятье первого успеха»	Нет видения перспективы, первый успех ведёт к удовлетворённости и успокоенности, теряются энергия и настойчивость, нет разрыва между достижениями и целями. Неясность целей, слабое планирование
2	«Проклятье старых привычек»	Негибкость, приверженность старым привычным бизнес-схемам и технологиям, жёсткая приверженность ресурсной базе, неспособность увидеть работу со стороны, невосприимчивость к новому, шансы упускаются.
3	«Проклятье верного курса»	Потеря спонтанности; однажды принятые нормы, ценности, правила, культура, способы лидерства закрепляются, но теряют мотивирующую силу. Неспособность и неумение постоянно «изобретать» лидерство.

дипломная работа "Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике" скачать

Подобные документы

• Система управления рабочим временем офис-менеджера организации

  Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.
  
  дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011
  

• Тайм–менеджмент. Особенности планирования и управления временем на предприятиях сервиса

  Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".
  
  курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015
  

• Управление временем

  Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем, матрица Эйзенхауэра. Концепция управления временем Б. Франклина. Основные приёмы уплотнения времени. Основные поколения методик тайм-менеджмента. Перечень основных способов борьбы с нехваткой времени.
  
  контрольная работа [24,2 K], добавлен 09.01.2012
  

• Технология тайм-менеджмента

  Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".
  
  дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015
  

• Реализация технологий тайм-менеджмента в современных организациях

  Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".
  
  дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015
  

• Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

  Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
  
  дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012
  

• Правила и технологии управления временем

  Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. Понятие времени, причины его дефицита. Правила начала дня. Преодоление трудностей, связанных с тайм-менеджментом. Правила завершения рабочего дня. Рекомендации по обращению с не пунктуальными людьми.
  
  реферат [27,4 K], добавлен 20.10.2012
  

• Эффективное управлением временем в работе менеджера с помощью различного инструментария

  Инструментарий, используемый при управлении временем в работе менеджера. Понятие и основные методики тайм-менеджмента. Рассмотрение вспомогательных средств для рационального управления временем. Характеристика деятельности предприятия "Викинг Туристик".
  
  курсовая работа [53,0 K], добавлен 05.04.2015
  

• Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера Красноуфимского отделения №1774 ОАО Сбербанка России

  Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.
  
  дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013
  

• Тайм-менеджмент

  Управление временем как действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности. История изучения науки про управление временем, ее структура. Анализ использования рабочего времени.
  
  презентация [2,2 M], добавлен 20.04.2015
  

• Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента

  Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
  
  реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015
  

• Особенности тайм-менеджмента организации

  Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.
  
  контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014
  

• Управление временем

  Понятие и содержание управления временем как науки о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Инструменты данной науки и использование ее принципов на современном этапе. Причины дефицита времени.
  
  презентация [187,5 K], добавлен 15.12.2010
  

• Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника

  Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
  
  контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010
  

• Организация работы менеджера

  Сущность, механизм и цели овладения навыками современного самоменеджмента. Анализ видов деятельности и затрат времени. Составление пакета документации. Технологии внедрения схемы управления временем, возможности эффективного распоряжения временем.
  
  контрольная работа [20,3 K], добавлен 05.07.2011
  

• Технологии управления личным временем

  Возникновение управления временем в России. "Матрица Эйзенхауэра", "Хронометраж", метод Парето или закон 80/20, АВС-анализ. Фотография рабочего времени. Правила и требования к технике проведения замеров рабочего времени. Управление личным временем.
  
  реферат [455,1 K], добавлен 21.05.2013
  

• Управление затратами рабочего времени

  Структура, классификация, методы изучения затрат рабочего времени и трудовых процессов. Фотография, хронометраж, условия и факторы сокращения потерь. Тайм-менеджмент как система управления временем. Планирование и анализ использования временного ресурса.
  
  курсовая работа [48,2 K], добавлен 08.02.2009
  

• Самоменеджмент и его роль в достижении целей человека

  Ключевые навыки эффективного самоменеджмента. Эмоции и их роль в развитии самоменеджмента. Цели и задачи управлением временем. Схема управления временем, возможности эффективного распоряжения временем. Индивидуальное развитие человека и управление им.
  
  реферат [21,2 K], добавлен 10.03.2009
  

• Проблемы организации времени сотрудника и способы их разрешения с помощью технологий тайм-менеджмента

  Управление как наука. Основные подходы к теории управления. Рациональное использование времени для достижения максимальной производительности: расстановка приоритетов, личные контакты, "похитители времени", "тени из прошлого", информационные потоки.
  
  презентация [430,0 K], добавлен 25.07.2015
  

• Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

  Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.
  
  курсовая работа [49,1 K], добавлен 14.07.2010
  

Другие документы, подобные "Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам