Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике

Изучение времени как стратегического ресурса организации и человека, его свойства и виды. Причины дефицита времени. Основные вопросы управления временем сотрудников и значимость внедрения технологий тайм-менеджмента в практику современной организации.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 03.05.2014
Размер файла 158,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Достаточно очевидными способами накопления времени являются навыки резервирования времени, и целенаправленная реструктуризация фонда рабочего времени сотрудника или организации [34].

Стратегия «упорядочивания» времени заключается в более точном (строгом, тщательном) соотнесении временных интервалов с различными видами деятельности. Речь идет о введении своего рода «жестких временных стандартов» и контроля над временными тратами в каждом виде деятельности. Грубо говоря, каждая работа должна занимать столько времени, сколько она должна занимать, и ни секундой более.

Самый очевидный способ -- это качественное планирование, устанавливающее временные стандарты, и эффективная система обратной связи и контроля, позволяющая добиваться выполнения планов и в случае необходимости корректировать их.

Одних только «внешних» мер (планирование и контроль) для качественного «упорядочивания» времени в организации недостаточно.

В качестве «внутренних» мер необходима спланированная работа отдела персонала по разработке и внедрению корпоративной миссии, где точность во времени является важнейшей ценностью организации.

Реализация той или иной стратегии предполагает использование различных инструментов тайм-менеджмента.

Наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем получили следующие приёмы:

1. Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы.

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям - важности и срочности (рис. 2.2.2.):

Срочные дела

Несрочные дела

Важно

I

II

Планирование новых проектов.

Оценка полученных результатов.

Превентивные мероприятия. Налаживание отношений.

Определение новых перспектив, альтернативных проектов.

Разрешение кризисов.

Неотложные задачи.

Проекты, у которых подходят сроки сдачи

III

IV

Неважно

Рутинная работа.

Некоторые письма.

Некоторые телефонные звонки.

«Пожиратели времени».

развлечения

Прерывания, перерывы.

Некоторые телефонные звонки.

Некоторые совещания.

Общественная деятельность.

Рис. 2.2.2. Матрица Эйзенхауэра

A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.

D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы [16].

2. Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 -- эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий -- лишь 20% результата». В приложении к тайм менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них [35].

Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

3. Диаграмма Ганта -- это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени (рис. 2.2.3.). Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента [39].

На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

Дата (время)

0

5

10

15

20

25

30

Задача 1

Задача 2

Задача 3

Задача 4

Задача 5

Задача 6

Задача

Начало

Длительность

Задача 1

0

3

Задача 2

3

4

Задача 3

7

11

Задача 4

18

2

Задача 5

20

5

Задача 6

25

4

Рис. 2.2.3.Диаграмма Ганта

- увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

- сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

- детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась,

была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

4. В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. Работа с органайзером проходит в четыре этапа:

1) Определение ключевых ролей. Основываясь на личностных ценностях («миссии»), необходимо выделить 5 ключевых ролей, связанных с наиболее важными жизненными задачами на данный период. Это могут быть роли семейные (отец, муж, брат и др.), трудовые (руководитель проекта, начальник для подчиненных, председатель комитета и др.), внутриличностные (читатель, болельщик за футбольную команду и др.). Роли могут быть внешними либо внутренними, при этом список ролей не является фиксированным -- вы пишете его сами, давая ролям свои названия, при этом каждую новую неделю он может быть разным.

2) Выбрать задачи. В рамках каждой роли намечается 2 важных результата, которые должны быть достигнуты в течение недели. При этом нельзя забывать, что данные задачи (краткосрочные цели) должны быть частью долгосрочных стратегических целей. При формулировании задач следует стремиться к тому, чтобы они соответствовали «второму квадрату» были бы действительно важными и не срочными.

3) Составить план на неделю. Составление плана заключается в заполнении недельного органайзера, когда намеченные задачи «привязывают» к конкретным дням и периодам времени. При составлении недельного плана Кови рекомендует придерживаться ряда стандартных ТМ-правил: выбирать наиболее удобное для достижения намеченной цели время; резервировать время; планировать виды активности в соответствии с собственными ритмами активности (физической, интеллектуальной, эмоциональной, духовной) и т. п.

4) Адаптировать дневной план. Ежедневное планирование является своего рода «подгонкой», адаптацией заранее намеченных на неделю дел к актуальным (то есть срочным) задачам наступившего дня. По сути дела, речь идет о выборе приоритетных дел на сегодня. Кови указывает на то, что можно использовать любые удобные способы определения приоритетов, как третьего поколения ТМ («матрицу Эйзенхауэра», метод ABC и др.), так и четвертого поколения (определение срочности в соответствии с цепочкой стратегического планирования: «миссия -- роли -- цели», когда приоритетными являются дела, вносящие вклад в миссию). Интересной является идея Кови о том, что расстановка приоритетов должна быть «мягкой», правополушарной, то есть основанной на интуитивном применении принципов ТМ (согласованность, сбалансированность, «человечность» и др.).

5. Одним из простых приёмов управления рабочими операциями является поточная карта (полное название -- «поточная карта трудового процесса»). Поточная карта позволяет описать и проанализировать линейную последовательность совершаемых операций, а также пространственно-временные характеристики каждой операции. Идея поточной карты заключается в том, что все многообразие операционального состава деятельности может быть сведено к сравнительно небольшому числу качественно различных типов операций (табл. 2.2.2.).

Таблица 2.2.2.

Поточная карта трудового процесса

п/п

Описание процесса, действия

Символ карты

Время

Путь

1

2

2 мин.

5 м.

3

20 мин.

4

10 мин.

20 м.

5

4-5 мин.

6

7 мин.

7

30 мин.

8

1,5 часа

9 км.

9

3 мин.

120 м.

10

1 мин.

Итого:

4

4

2

3

3

2часа 33 мин.

9км 145 м

Каждый из выделенных типов операций предполагает собственные специфические способы оптимизации. На поточных картах типы операций обычно кодируются с помощью специальных символов.

- Операция - целенаправленное изменение объекта, лица, информации;

- Транспортировка - перемещение объекта, лица или информации с одного места на другое;

- Контроль - проверка или испытание объекта, лица или информации с целью опознания, установления качества или количества;

- Задержка - ожидание объектом, лицом или информацией следующей операции. Возникает спонтанно, естественно, непроизвольно;

- Хранение - пребывание объекта, лица или информации без изменения в контролируемых условиях до следующей операции. Возникает запланировано.

Возможны также смешанные операции, которые обозначаются, например, следующим образом:

- контроль в процессе выполнения операции;

- операция во время транспортировки [22].

6. Поточная диаграмма обычно используется как дополнение к поточной карте, наглядно отображая пространственные аспекты описываемого процесса деятельности. В некоторых случаях поточная диаграмма обладает самостоятельной ценностью, не просто удобно отображая анализируемые процессы (операции), но и являясь «отправной точкой» для исправления ситуации.

7. Сетевой анализ - это исследования и моделирования сложных видов

деятельности. Основная идея сетевого анализа заключается в описании деятельности как совокупности операций и взаимосвязей между ними, направленной на достижение определенной цели (результата). В отличие от линейных методов (поточного анализа), сетевой анализ позволяет учесть именно все связи между операциями («сеть»), сохранив их «многомерный» характер в системе деятельности.

Сетевой анализ открывает широчайшие возможности для оценки и моделирования поведения системы, в том числе и во временном аспекте. Используемые в сетевом анализе данные (операции и отношения между ними) могут быть представлены самым различным способом в виде графов, графиков, таблиц, матриц [16].

8. Основоположник отечественного ТМ Гастев пишет: «Производить учет времени -- это и есть настоящая установка на время. Учет времени мы выдвигаем как первую и единственную задачу всех, кто серьезно ставит проблему времени, а не придает ей крикливообличительный характер».

Главным методом учета и анализа времени по А. К. Гастеву стала так называемая «хронокарта» («карта учета) (табл. 2.2.3.).

Таблица 2.2.3.

Хронокарта Гастева

дата:__________ 20___

Название работы

важн

делег

оцен

ув/ум

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени») [3].

Заполненные хронокарты Гастева можно анализировать и качественно (наглядно) и количественно. Простейшим способом качественного (наглядного) анализа является составление обобщенных месячных (недельных, квартальных и т. п.) учетных карт по каждому виду временных затрат (в соответствии с выбранными категориями и субкатегориями учета) в отдельности. Обобщенная хронокарта выглядит как таблица, по вертикальной оси которой (в строках) откладываются дни недели, а по горизонтальной (в столбцах) -- время суток. Заштрихованные ячейки таблицы указывают, какие именно часы в тот или иной день были потрачены на конкретный вид деятельности (субкатегорию).

2.3 Рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Анализ - это процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование - это процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности [12].

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основные правила планирования времени:

1. Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители времени») не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество «поглотителей» времени.

2. Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность - системность - последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени. Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует [33].

8. Срок исполнения. Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка - перепроверка. План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов. Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае [37].

Первое, что нужно сделать, -- распределить все свои цели и задачи на три группы:

- долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно выполнить несколько промежуточных задач;

- среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они пока «терпят»;

- текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей говорит само их название.

В первый раз довольно сложно четко разделить задачи по группам. Но впоследствии это поможет не только расставлять свои цели по приоритетности, но и подразделять их на затяжные и краткие, находить более рациональные решения задач, связанных с личными контактами (например, решать некоторые вопросы не лично, а по телефону, с помощью электронной почты).

Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным. Пропадает паника перед массой несделанных дел. Человек меньше отвлекается на посторонние раздражители. Начинает работать подсознание. Во время обеденного перерыва, сна, по пути домой вызревает наиболее выгодное решение задач [38].

Направления улучшения использования рабочего времени:

- обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

- оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

- обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

- совершенствование приемов и методов труда;

- комплексное обоснование необходимых затрат труда;

- создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

- использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

- соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени.

Чтобы эффективно управлять временем необходимо начать с выявления временных затрат.

Инвентаризация времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов (качественный аспект учета времени) жизнедеятельности. Как правило, инвентаризация проводится в течение определенного отрезка времени и с определенной периодичностью.

На основе накопленных за время инвентаризации данных проводится анализ трат времени. Самый простой и доступный каждому интересующемуся ТМ анализ заключается в вычислении абсолютных (простая сумма) или относительных (процентная доля по отношению к общим затратам) затрат времени по видам деятельности. Более сложный анализ может включать использование произвольных коэффициентов, проясняющих качественные аспекты трат времени. Еще более сложный анализ (при достаточном объеме данных) может заключаться в использовании математико-статистических методов, например, в вычислении трендов.

Наиболее распространенные методы инвентаризации и анализа организационного и индивидуального времени представлены в табл. 2.3.1. и 2.3.2.

Таблица 2.3.1.

Методы инвентаризации и анализа организационного времени

Метод

Назначение

Поточные карты и диаграммы (карты операций)

Анализ последовательности основных трудовых действий с оценкой их временной, пространственной и структурной эффективности.

Карты и графики Ганта (карты совместных операций)

Планирование контроль и анализ совместной эффективности, совместной деятельности нескольких сотрудников и/или машин.

Сетевой анализ (графы, матрицы, таблицы)

Планирование и управление сложными проектами, включая планирование, учет и контроль времени.

Таблица 2.3.2.

Методы инвентаризации и анализа личного времени

Метод

Назначение

Простой органайзер (ежедневник)

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Выявление основных временных помех.

Органайзер с функциями качественного анализа времени

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности, включающий в обязательном порядке качественную оценку временных затрат о ряду произвольных критериев.

Хронокарта Гастева

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Наглядное представление результатов анализа.

Большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но в последствии могут быть использованы и как инструменты для планирования стратегического и оперативного времени и контроля над выполнением поставленных задач [36].

В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.

Этап 1. Подготовка к инвентаризации.

Шаг 1. Определить виды временных затрат жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически

независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки временных затрат.

Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.

Этап 2. Проведение инвентаризации (хронометраж).

Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.

Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.

Этап 3. Анализ времени.

Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:

1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);

2) затраты на внерабочую активность;

3) затраты на временные помехи;

4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.

Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных задач инвентаризации.

Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.

Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.).

Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени.

Этап 4. Изменение стратегии/способов управления временем.

Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно.

Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ) [22].

Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что расходуется время, не известно сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени) [26].

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Заключение

Поскольку время - практически единственный невосполнимый ресурс из тех, что находятся в нашем распоряжении, его неэффективное расходование может обходиться нам слишком дорого. Мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. И самое главное -- время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем -- одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей. Тайм-менеджмент (Time Management (ТМ)) -- это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. При этом важно понимать, что само время является ключевым, то есть стратегическим, ресурсом организации или человека, необходимым для достижения успеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром говорят: «Время - деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем.

В бизнес-среде известен расхожий афоризм: «В будущем будут два типа компаний -- быстрые и мертвые». Организации, недооценивающие «фактор времени» и не способные эффективно управлять временем, просто обречены на утрату важнейшего стратегического преимущества, потерю конкурентоспособности и на скоропостижное вымирание.

Главное качество менеджера - эффективность, а один из способов повышения эффективности - управление временем (тайм-менеджмент). Тайм менеджмент -- управление временем (от английского time management -- организация времени) -- технология, и методология организации рабочего времени и умение повышения эффективности его использования.

Основная задача в тайм-менеджменте - не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и другие виды деятельности (прежде всего связанные с домашним трудом) требуют меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное время. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов - как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного - систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации - хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем -- грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Тема внедрения технологий тайм-менеджмента в деятельность предприятия по мере развития социума и экономики, повышения динамичности изменений, увеличения в конечном продукте «информационной составляющей», становится значимым фактором эффективности организации.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

В настоящее время перед большим числом организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:

1) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям организаций необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.

2) В организационной системе предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.

3) На данный момент система отношений «работодатель - наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм-менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя - повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.

Современный ТМ дает следующие преимущества:

1. Организационные преимущества заключаются в наличии ясного и четкого плана и строгого графика работы, в уменьшении различных помех, «разрывов» в работе, в большей динамичности и последовательности, снижении затрат времени на менее важные дела. Кроме того, управление временем позволяет быстрее и эффективнее адаптироваться в окружающей обстановке, повысить эффективность взаимоотношений с другими людьми, использовать ограничения, накладываемые общением, для повышения результативности своей деятельности.

2. Психологические преимущества. Человек, знающий цену своему времени, приобретает уверенность в себе и своих действиях, избавляется от необходимости постоянного выбора и метаний от одного занятия к другому. Он лучше сосредоточивается на действительно важных проблемах, более стоек и готов к преодолению различного рода неожиданностей. Он становится более самодисциплинированным и самоорганизованным, работа мозга приобретает большую избирательность.

3. Преимущества в деловой сфере: повышается результативность принимаемых решений, эффективнее происходит координация с внешними и внутренними контрагентами, становится лучше видна взаимосвязь межу проблемами и методами их разрешения, появляется возможность взглянуть на ситуацию с более высокой точки.

Для современного ТМ характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и в определенной мере отторжение «ролевого» и «социального» ТМ. Если «ролевой» и «социальный» ТМ являются средством адаптировать человека к «внешнему времени» (времени организационных и технологических процессов), то «индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» -- серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Дифференциация современного ТМ происходит в большей мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960--1990 годов), а по потребительскому.

Если говорить о ситуации с ТМ в современной России, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Однако копирование это часто «не складывается» с российской «безвременной» или «авременной» ментальностью.

Перед сотрудниками и руководителями по-настоящему современных российских предприятий стоит задача «коррекции ментальности», адаптации (прежде всего, психологической) к той «временной реальности», которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.

С другой стороны, существуют организации (малый и средний бизнес), которые создаются «с чистого листа», причем людьми, которые даже не имеют основательного экономического образования. До определенной стадии эти организации растут стихийно, но рано или поздно сталкиваются с проблемой «наведения порядка» в организационной структуре и процессах. Кто-то пытается сделать это сам, кто-то приглашает квалифицированных менеджеров или консультантов.

При переходе отечественного рынка товаров и услуг в зрелое «насыщенное» состояние, а также при выходе отечественных товаропроизводителей на мировой рынок, «давление времени» на все экономические процессы (и на человека) станет гораздо более ощутимым. Руководители неизбежно придут к осознанию необходимости того, что со временем нужно «дружить», им нужно управлять.

Список использованной литературы

1. Абульханова К. А. Время личности и время жизни: учебное пособие / К. А. Абульханова, Т. Н. Березина. - М.: Алетейя, 2001. - 304 с.

2. Адамс Б. Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать: учебное пособие / Б. Адамс. Пер. с англ. - М.: АСТ Артель, 2007. - 304 с.

3. Адэйр Д. Эффективный тайм-менеджмент: учебное пособие / Д. Адэйр. - М.: Эксмо, 2003. - 256 с.

4. Азарова О. Тайм-менеджмент за 30 минут: учебное пособие / О. Азарова. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 160 с.

5. Архангельский Г. А. Реализация решений: система персонального оперативного управления: учебное пособие / Г. А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2006. - 346 с.

6. Архангельский Г. А. корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений: учебник / Г. А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

7. Архангельский Г. А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 - 2010: учебное пособие / Г. А. Архангельский. - 5-е изд. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. - 232 с.

8. Архангельский Г. А. организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы: учебное пособие / Г. А. Архангельский. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 448 с.

9. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени: учебник / П. Берд. Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. - 288 с.

10. Биннер Хартмут Управление организациями и производством. От функционального менеджмента к процессному: учебное пособие / Хартмут Биннер. - М.: Альпина Паблишерз, 2010. - 282 с.

11. Большаков А. С. Современный менеджмент: теория и практика: учебник / А.С. Большаков. - СПб.: Питер, 2008. - 416 с.

12. Виханский О. С. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономист, 2006. - 670 с.

13. Глухов Б. Н. Практическое руководство по планированию работ: учебное пособие / Б. Н. Глухов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 112 с.

14. Горбачев А. В. Тайм-менеджмент в два счета: учебное пособие / А. В. Горбачёв. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

15. Горбачев А. В. Тайм-менеджмент. Время руководителя 24+2 (на спирали): учебное пособие / А. В. Горбачёв. - СПб.: ДМК Пресс, 2007. - 168 с.

16. Дод П. 25 лучших способов и приёмов тайм-менеджмнта. Как делать больше, не теряя головы: учебник / П. Дод, Д. Сандхайм. Пер. с англ. - СПб.: ДИЛЯ, 2008. - 128 с.

17. Диттмер Р. Э. 151 быстрая идея. Как управлять своим временем: учебное пособие / Р. Э. Диттмер. Пер с англ. - СПб.: ДИЛЯ, 2007. - 228 с.

18. Дункан К. Ваш личный тайм-менеджмент: учебное пособие / К. Дункан. - М.: Попурри, 2009. - 224 с.

19. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках (советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): учебное пособие / Л. Зайверт. Пер. с нем. В. М. Шепель. - М.: Экономика, 2002. - 232 с.

20. Зайверт Л. Если спешишь - не торопись. Новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени: учебное пособие / Л. Зайверт. - СПб.: АСТ Артель, 2007. - 256 с.

21. Захаренко Г. Тайм-менеджмент: учебник / Г. Захаренко. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.

22. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса: учебник / под ред. С. Г. Бирюкова, Е. В. Требушной. - М.: Вильямс, 2007. - 368с.

23. Калинин С. И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем: учебник / С. И. Калинин. - СПб.: Речь, 2006. - 371с.

24. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: учебник / А. Я. Кибанов, 3-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 637 с.

25. Клеменс Д. К. Власть над временем: учебное пособие / Д. К. Клеменс, С. Далримпл. - Ростов н/Д.: Добрая книга, 2007. - 256 с.

26. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент. Как рационально спланировать своё рабочее и свободное время: учебное пособие / М Кук. Пер. с англ. К. Давыдова. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2003. - 336 с.

27. Куликова В. Заставьте время работать на вас: учебное пособие / В. Куликова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 284 с.

28. Кноблаух Й. Управление временем: учебное пособие / Й. Кноблаух, Х Велтье. - Ростов н/Д.: Омега-Л, 2009. - 144 с.

29. Макарова И. К. Управление персоналом: Наглядные учебно-методические материалы: учебное пособие / И. К. Макарова. - М.: ИМПЭим. Грибоедова, 2006. - 98 с.

30. Мескон М. Х. Основы менеджмента: учебник / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Пер.с англ. - М.: Дело, 2006. - 305 с.

31. Мордовин С. К. Управление персоналом: современная российская практика: учебник /С. К. Мордовин. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 304 с.

32. Одегов Ю. Д. Оценка эф...


Подобные документы

  • Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.

    дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011

  • Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

    курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015

  • Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем, матрица Эйзенхауэра. Концепция управления временем Б. Франклина. Основные приёмы уплотнения времени. Основные поколения методик тайм-менеджмента. Перечень основных способов борьбы с нехваткой времени.

    контрольная работа [24,2 K], добавлен 09.01.2012

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

    дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".

    дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015

  • Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

    дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012

  • Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. Понятие времени, причины его дефицита. Правила начала дня. Преодоление трудностей, связанных с тайм-менеджментом. Правила завершения рабочего дня. Рекомендации по обращению с не пунктуальными людьми.

    реферат [27,4 K], добавлен 20.10.2012

  • Инструментарий, используемый при управлении временем в работе менеджера. Понятие и основные методики тайм-менеджмента. Рассмотрение вспомогательных средств для рационального управления временем. Характеристика деятельности предприятия "Викинг Туристик".

    курсовая работа [53,0 K], добавлен 05.04.2015

  • Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.

    дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013

  • Управление временем как действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности. История изучения науки про управление временем, ее структура. Анализ использования рабочего времени.

    презентация [2,2 M], добавлен 20.04.2015

  • Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

    реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015

  • Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

    контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014

  • Понятие и содержание управления временем как науки о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Инструменты данной науки и использование ее принципов на современном этапе. Причины дефицита времени.

    презентация [187,5 K], добавлен 15.12.2010

  • Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

    контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010

  • Сущность, механизм и цели овладения навыками современного самоменеджмента. Анализ видов деятельности и затрат времени. Составление пакета документации. Технологии внедрения схемы управления временем, возможности эффективного распоряжения временем.

    контрольная работа [20,3 K], добавлен 05.07.2011

  • Возникновение управления временем в России. "Матрица Эйзенхауэра", "Хронометраж", метод Парето или закон 80/20, АВС-анализ. Фотография рабочего времени. Правила и требования к технике проведения замеров рабочего времени. Управление личным временем.

    реферат [455,1 K], добавлен 21.05.2013

  • Структура, классификация, методы изучения затрат рабочего времени и трудовых процессов. Фотография, хронометраж, условия и факторы сокращения потерь. Тайм-менеджмент как система управления временем. Планирование и анализ использования временного ресурса.

    курсовая работа [48,2 K], добавлен 08.02.2009

  • Ключевые навыки эффективного самоменеджмента. Эмоции и их роль в развитии самоменеджмента. Цели и задачи управлением временем. Схема управления временем, возможности эффективного распоряжения временем. Индивидуальное развитие человека и управление им.

    реферат [21,2 K], добавлен 10.03.2009

  • Управление как наука. Основные подходы к теории управления. Рациональное использование времени для достижения максимальной производительности: расстановка приоритетов, личные контакты, "похитители времени", "тени из прошлого", информационные потоки.

    презентация [430,0 K], добавлен 25.07.2015

  • Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.

    курсовая работа [49,1 K], добавлен 14.07.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.