Дослідження документно-інформаційної складової кадрової служби: шляхи вдосконалення (на прикладі ТОВ "Кияр")

З відділу кадрів у виробничі підрозділи прямують зведення про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення усередині підприємства, звільнення робочих і службовців, зміну правил внутрішнього трудового розпорядку, відомості, що відносяться до питань трудової дисципліни.

Від бухгалтерії служба управління персоналом отримує штатний розклад, розрахунки потреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком та інвалідності.

У бухгалтерію відділ кадрів представляє зведення про облікову чисельність працівників, прогулах, текучості кадрів, табель обліку робочого часу, проекти наказів про прийом, переміщення і звільнення матеріально відповідальних осіб, листи тимчасової непрацездатності для оплати, зведення про прийом, переміщення, звільнення і чергові відпустки працівників підприємства.

В юридичний відділ з відділу кадрів прямують на візування накази щодо особового складу.

У розділі «Права» вказані основні повноваження, якими наділений відділ кадрів, зокрема:

· право вимагати від всіх підрозділів підприємства необхідних для повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів;

· право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення і звільнення;

· право здійснювати зв'язок з іншими організаціями з питань підбору кадрів;

· право вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.

У розділі «Відповідальність» встановлена відповідальність начальника кадрової служби за виконання покладених на відділ функцій і відповідальність працівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

Посадова інструкція - це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника [39, с. 94]. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень і необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації. Вона складається з кожній штатній посаді організації, носить знеособлений характер і оголошується співробітникові під розписку при укладенні трудового контракту (зокрема при переміщенні на іншу посаду і при тимчасового виконання обов'язків за посадою).

Будь-яка посадова інструкція працівника підприємства має три розділи: посадові обов'язки, вимоги до знань і вимоги до кваліфікації по розрядах оплати [42].

При виборі розділів, що включаються в посадову інструкцію, її слід розглядати в контексті всіх внутрішньофірмових документів, що регламентують діяльність персоналу на підприємстві. Наприклад, в дану форму посадової інструкції не включені взаємини і зв'язки за посадою і супроводжуючий ці зв'язки документообіг. Такі відомості, на наш погляд, причому, з необхідним ступенем точності, можуть бути приведені в описі бізнес-процесів, а не перераховуватися в посадових інструкціях у відриві від контексту. Наявність "Положень про підрозділи" робить надмірною вказівки в інструкції співробітників, підлеглих за посадою (знизу за ієрархією) - для цього формально досить вказати тільки безпосереднього начальника тощо.

У загальноприйнятій схемі посадової інструкції розділи права службовця і відповідальність службовця особливо важливі і мають бути обособленні| і докладніше розглянуті. Права безпосередньо пов'язані з обов'язками, а відповідальність є наслідком невиконання або неналежного виконання обов'язків. До таких документів відносяться угоди про нерозголошування комерційної таємниці, договір про матеріальну відповідальність працівника за передані йому підзвітні цінності, контракт на виконання обов'язків, договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

У кваліфікаційних характеристиках представлені найбільш характерні для тієї або іншої посади роботи, тому при розробці посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах. Одночасно визначаються вимоги до необхідної спеціальної підготовки працівників.

Таким чином, діяльність служби управління персоналом, як і будь-яка інша діяльність, зв'язана з управлінням колективами людей потребує особливо чіткої законодавчої бази. У разі управління персоналом ця документація присутня в достатньому обсязі, що дозволяє регламентувати різні аспекти взаємодії персоналу з|із| організацією, його права та обов'язки.

1.5 Автоматизація роботи кадрової служби

Одним з головних способів підвищення продуктивності роботи співробітників і ефективності діяльності організації в цілому полягає в зменшенні часу, який витрачатися непродуктивно у пошуках потрібної інформації, а також на роботу із застарілими або помилковими даними. Фактично, чим більше організація і чим більше кількість підрозділів вона має, тим більше насущною для неї є проблема забезпечення ефективних засобів комунікацій.

Практично будь-який підрозділ у межах організації має справу з величезною кількістю інформації. Своєчасний і швидкий доступ до неї є критичним для підвищення продуктивності роботи співробітників. Інформаційні системи створюють для підрозділів централізоване сховище інформації, що забезпечує уніфікований доступ до них всіх співробітників, дає засоби для створення систем календарного планування і автоматизації вертикальних ділових процесів на рівні відділу.

Наприклад, канцелярія може використовувати бази даних для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції, контролю виконання документів, ведення електронних архівів тощо.

Відділ кадрів зможе використовувати їх для ведення електронної картотеки співробітників, автоматизації процедур підбору кадрів і прийому на роботу, сповіщення співробітників про внутрішньо корпоративні правила і процедури.

Існуюча традиційна система обміну інформацією і документами між підрозділами організації не забезпечує достатнього ступеня надійності і оперативності. Обмін діловою інформацією між такими підрозділами, як канцелярія, секретаріати керівників, відділи збуту, транспортні і інші виробничі відділи, бухгалтерія, є вузьким місцем ділових процесів. Ситуація посилюється у разі територіальної розкиданості підрозділів.

Корпоративна інформаційна система може зруйнувати бар'єри, що існують між підрозділами через їх функціональну спеціалізацію або територіальну розкиданість. На рівні організації в цілому за допомогою інформаційних систем можливо вирішувати весь спектр завдань автоматизації - забезпечення обміну інформацією, корпоративні сховища документів і знань, автоматизація горизонтальних ділових процесів.

Інформаційні системи на рівні розширеної організації: зв'язок з діловими партнерами, клієнтами і постачальниками.

Для більшості підприємств характерна автоматизація лише окремих облікових операцій. Як правило, немає комплексного використання обчислювальної техніки і програмного забезпечення як інструменту, що дозволяє вирішувати завдання в сфері управління персоналом. Вже зараз ми часто стикаємося з тим, що питання найму, розвитку, навчання, мотивації персоналу, оцінки продуктивності праці співробітників стають пріоритетними і вимагають швидкого рішення. Підвищується статус кадрового підрозділу підприємства, він бере участь у виробленні стратегії і тактики розвитку компанії, а отже, потребує нового ефективного інструменту управління, що дозволяє вирішувати нові завдання.

Розробка систем автоматизації облікових кадрових функцій, включає такі завдання:

· облік і зберігання первинних документів, що входять в особову справу;

· формування, проведення і зберігання наказів щодо особового складу;

· підготовка і надання статистичних та інших звітів;

· зберігання копій наказів з основній діяльності;

· можливість отримання повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співробітників;

· настроюваність системи на структуру підприємства, розробку звітної документації.

Автоматизовані системи кадрового обліку, що створюються фірмами, розробниками програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю кадровиків.

Існує багато різних програмних продуктів, які використовуються для автоматизації кадрової роботи. Розглянемо деякі з них.

Автоматизована програма "Фараон", яка дозволяє вести облік будь-яких кадрових операцій, автоматизує діловодство, а також допомагає планувати кадрову роботу. Головними особливостями програми кадри "Фараон" є її наочність і гнучкість.

Програма кадри "Фараон" дозволяє [60]:

- Ефективно організувати роботу

- Розвинути цілісне уявлення про компанію

- Оперативно вирішувати поставлені завдання

- Використовувати сучасні комп'ютерні технології

- Легко отримувати будь-яку інформацію про персонал

- Вести діловодство згідно законодавству.

Програма кадри "Фараон" представляє організаційну структуру компанії у вигляді ієрархічного "дерева", що відображає вкладеність підрозділів і посад. Графічне представлення організаційної структури зручне тим, що дає можливість легко виконувати складні структурні перетворення. Наприклад, у разі поглинання одного підрозділу іншим, можна просто мишкою "перетягнути" один підрозділ усередину іншого. При цьому автоматично створиться наказ, зміниться штатний розклад, а також внесуться відповідні зміни в особові справи всіх співробітників даних підрозділів.

Програма кадри "Фараон" веде облік працівників наступних категорій:

- Кандидати на роботу

- Позаштатні співробітники

- Штатні співробітники

- Тимчасово непрацюючі співробітники (у декретних відпустках тощо)

- Звільнені співробітники [60].

Поняття особової справи включає анкету співробітника і набір додаткових форм. Анкета співробітника побудована в точній відповідності з уніфікованою формою і при необхідності виводиться в Word для розпечатування. Програма кадри "Фараон" автоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Для універсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизацію наступних операцій: прийом на роботу, переведення, звільнення, чергова відпустка, відпустка без збереження заробітку, відпустка по вагітності і пологам, відпустка по догляду за дитиною, лікарняний лист, відрядження, підвищення кваліфікації, професійна перепідготовка, зміна заробітної плати, зміна ПІБ, заохочення, атестація.

При цьому в програмі кадри "Фараон" передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операцій відповідно до принципів управління персоналом організації.

Діловодство. Програма кадри "Фараон" автоматично створює різні кадрові документи. Тексти документів виводяться в Word. Кожен документ створюється за шаблоном, який автоматично заповнюється Фараоном. Використовуючи Word, можна змінювати шаблони або створювати нові, а також редагувати текст документів, що виходять.

У Фараонові передбачено створення документів наступних типів [60]:

- Розпорядливі документи (накази, службові записки...)

- Інформаційно-довідкові документи (довідки, контракти, вітальні листівки, листи, конверти...)

- Організаційні документи (посадові інструкції, описи підрозділів...).

Програма кадри "Фараон" виводить наступні уніфіковані кадрові документи:

Форма "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу"

Форма "Особиста картка працівника"

Форма "Штатний розпис"

Форма "Облікова картка науково-педагогічного працівника"

Форма "Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу"

Форма "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам"

Форма "Графік відпусток"

Форма "Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками"

Форма "Наказ (розпорядження) про напрям працівників у відрядження"

Форма "Посвідчення про відрядження"

Форма "Службове завдання для напряму у відрядження і звіт про його виконання"

Форма "Наказ (розпорядження) про заохочення працівників"

Форма "Табель обліку використання робочого часу"

Форма "Записка-розрахунок про надання відпустки працівникові"

Форма "Записка-розрахунок при звільненні"

Форма "Акт про прийом робіт, виконаних за терміновим трудовим договором"

При необхідності програма кадрів "Фараон" дозволяє створити шаблони будь-яких інших документів, потрібних законодавством або внутрішніми положеннями організації.

Таким чином, програма кадрів "Фараон" надає багато можливостей для автоматизації роботи кадрової служби. Розглянемо як приклад ще одну автоматизовану інформаційну систему.

Російський програмний продукт “Радость КАДРОВИКА” призначена для управління персоналом середніх і великих підприємств, з використанням передових інформаційних технологій, що знаходять все більш широке застосування в процесі організації сучасного бізнесу.

“Радость КАДРОВИКА” призначена для полегшення трудовій діяльності працівників відділу кадрів, прискорення процесу пошуку необхідної інформації, впорядковування зберігання даних і отримання необхідних вихідних форм. Система надає працівникам відділу кадрів наступні можливості [61]:

· Ведення особової картки працівника, що включає службові дані і практично будь-які додаткові відомості.

· Оперативний доступ до інформації про кадровий склад підприємства.

· Отримання відомостей про всі призначення працівника в межах підприємства, а також про всі накази, що стосуються цієї людини.

· Підготовка і видання наказів.

· Зміна штатного розкладу підприємства, отримання інформації про ставки, вакансії, заштатниках і про зайняті посади.

· Швидке отримання і видача стандартних довідок, призначених для надання в різні інстанції.

· Підготовка аналітичних даних, отримання стандартних форм звітності і різного виду документів, найчастіше використовуваних в роботі, як по встановленій (типовий) формі, так і в запитальному режимі, тобто у формі, довільно складеній працівником відділу, з можливістю її збереження для повторного використання.

Слід зазначити основні переваги при експлуатації системи “РАДОСТЬ КАДРОВИКА” на підприємстві [61]:

· Підтримка строгої технології при роботі з кадрами, відстежування відповідності інформації про працівника з штатним розкладом.

· При зміні тарифних ставок або при індексації окладів можливе проведення швидкої переіндексації, що істотно знижує витрати часу на внесення необхідних змін.

· Усі необхідні відомості зберігаються в єдиній інформаційній базі, що забезпечує оперативний доступ до необхідних відомостей з декількох робочих місць і паралельну роботу декількох чоловік у системі.

· Програмний комплекс «Радость кадровика» ефективний як для крупних підприємств з великою чисельністю співробітників, так і для невеликих організацій будь-яких форм бізнесу і галузей.

· Система максимально функціональна і зручна в експлуатації. У стандартне постачання включені практично всі необхідні для роботи модулі.

· На відміну від стандартних систем, що вимагають після установки обов'язкових додаткових настройок для забезпечення ефективної роботи, ПК «Радість кадровика» відразу готовий до роботи «в повному обсязі».

· При необхідності можливе підключення інформації з систем обліку робочого часу.

· Могутня звітна система дозволяє готувати практично будь-яку інформацію з персоналу в будь-яких розрізах.

Дуже важливим моментом в організації діяльності кадрової служби є відповідність нормативним стандартам при оформленні документації. Тому слід звернути особливу увагу на ті автоматизовані системи, які направлені на підтримання норм українського законодавства.

Як універсальну систему автоматизації, прилаштовану до українського законодавства, можна розглядати систему кадрового діловодства «Кадри» [5, с. 29] компанії «Електронні Офісні Системи».

Система «Кадри» призначена для автоматизації наступних функцій [5]:

1. Ведення штатного розкладу.

2. Ведення особистих карток працівників.

3. Ведення наказів щодо особового складу.

4. Ведення картотеки відряджень.

5. Ведення карток кандидатів на заміщення вакантних посад.

6. Пошук особистих карток працівників по різних критеріях.

7. Ведення табеля обліку використання робочого часу.

8. Формування звітів і довідок.

9. Завантаження даних із зовнішніх файлів.

10. Перерахунок окладів працівників.

11. Протоколювання дій користувачів у системі.

Як можна побачити система перекриває практично всі завдання, з якими стикається фахівець служби управління персоналом в процесі роботи.

Крім того система має вбудовану мову програмування, що дозволяє реалізовувати завдання, відмінні від типових, закладених в програму розробником.

Для організації інтергації кадрової служби з іншими підрозділами компанії, а також для організації видаленої роботи офісів (наприклад, зв'язок через Інтернет) більш підійде вирішення «1С: Зарплата і Управління Персоналом».

Програма "1С: Зарплата і кадри" є компонентом "1С: Облік" системи "1С: Підприємство" з типовою конфігурацією Зарплата і кадри для України, налаштовану на розрахунок заробітної плати і облік персоналу.

Компонент "Розрахунок" призначений для автоматизації періодичних розрахункових операцій. Сфери застосування компоненту: розрахунок заробітної плати, облік кадрів, облік акцій і розрахунок дивідендів, облік житлового фонду і розрахунок квартплати та ін. і може бути використаний як автономно, так і спільно з іншими компонентами системи "1С: Підприємство".

У конфігурації, призначеній для розрахунку заробітної плати і кадрового обліку, компоненту "Розрахунок" може використовуватися як на госпрозрахункових підприємствах, так і в організаціях з бюджетним фінансуванням.

Типова конфігурація дозволяє здійснювати [63]:

· розрахунок заробітної плати по почасовій і відрядній формі;

· введення і розрахунок лікарняних листів і відпусток різного типу;

· введення разових і довгострокових доплат;

· оформлення наказів про виплату премії як по підрозділах, так і окремим співробітникам;

· перерахунки "заднім числом";

· розрахунок різноманітних доплат від доплати до окладу, ведення штатного розкладу підприємства;

· отримання стандартних звітів і форм для надання в податкові органи;

· міжрозрахункові виплати, повна або часткова виплата заробітної плати, виплата всіх заборгованостей по заробітній платі;

· депонування сум, не виданих по платіжних відомостях;

· облік боргів по заробітній платі;

· оформлення наказів про прийом на роботу, просуванні по службі, звільненні з розрахунком компенсацій відпустки і вихідної допомоги і багато що інше.

У програмі передбачена можливість формування різноманітних звітів: зведення по нарахуваннях і утриманнях, розрахункові листки, розрахунково-платіжна відомість, платіжна відомість для отримання грошей через касу, витратні касові ордери, податкова картка, довідка про доходи тощо.

Програма володіє широкими можливостями по зв'язку з іншими програмами: обмін даними з іншим системами через файли.txt або.DBF, а також на основі сучасних засобів інтеграції: OLE, OLE Automation і DDE. Є можливість автоматичного формування проводок для "1С: Бухгалтерія|".

У мережевій версії і версії для SQL багатокористувальний режим забезпечує наступні можливості: одночасна робота декількох користувачів з однією інформаційною базою, автоматичне оновлення інформації на екрані при зміні її іншими користувачами, моніторинг роботи користувачів, захист від змін редагованих об'єктів.

Призначена для трьох користувачів версія "1С: Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри" є повним функціональним аналогом відповідної мережевої версії. Єдиною відмінністю є обмеження кількості одночасно працюючих користувачів з однією інформаційною базою в режимі запуску "1С: Підприємство".

У комплект програми входить [63]:

· документація (керівництво користувача, керівництво по установці і запуску, опис конфігурації, опис вбудованої мови і ін.);

· дискети з релізом програми і конфігурації Зарплата і кадри для України;

· ключ апаратного захисту (HASP|);

· реєстраційна картка.

Конфігурація "1С:Зарплата і Кадри для України» розроблена на основі компоненти «Розрахунок» системи «1С: Підприємство» версії 7.7 і призначена для розрахунку заробітної плати і ведення кадрового обліку на підприємствах будь-якої форми власності і типу фінансування відповідно до законодавства України.

Конфігурація містить необхідний набір довідників для введення і зберігання інформації, набір документів, реєструючих ті або інші господарські операції, алгоритми розрахунків, набір різних звітів і інших допоміжних засобів управління даними.

Основними можливостями конфігурації є [62]:

· автоматизація розрахунку нарахувань і утримань по будь-яких алгоритмах;

· проведення розрахунків заднім числом;

· формування розрахункових листків будь-якого вигляду;

· розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань (бригадних, відрядних нарядів тощо);

· формування платіжних відомостей з|із| впорядковуванням інформації по підрозділах і друком типових форм;

· розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на підставі даних за минулі розрахункові періоди;

· ведення штатного розкладу підприємства;

· розподіл завдання введення початкової інформації між кадровиком і розраховувачем;

· реєстрація кадрових переміщень співробітників;

· формування різноманітних спеціалізованих звітів (виконавчі листи, відпустки тощо);

· формування регламентованих звітів в податкові органи і фонди;

· автоматичне формування і передача проводок в "1С:Бухгалтерію".

Конфігурація «Зарплата і Кадри для України» поставляється з|із| програмними продуктами:

· 1С:зарплата і Кадри 7.7 ПРОФ;

· 1С:Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри мережева версія для 3-х користувачів;

· 1С:Підприємство 7.7. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри мережева версія;

· 1С:Підприємство 7.7 для SQL. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри;

· 1С: Підприємство 7.7 + MS SQL Server 7.0. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри (5 користувачів) CD.

Однією з цікавих інформаційних систем автоматизації кадрової служби, яка використовується з урахуванням законодавства України, є автоматизована система «Кадри Плюс Україна 4.1.8.2 », що розроблена компанією «ЕндіСофт» [ http://andysoftware.com/ru/kp/]. Вона має наступні можливості [62]:

- Можливість ведення від 1-ої до будь-якої кількості організацій. Пошук співробітників по організаціях з можливістю переходу.

- Структурована система організації. Зручний механізм введення структури організації дозволяє створювати дерево груп і посад. Будь-яка кількість рівнів ієрархії дозволяє ввести організацію будь-якої складності.

- Класифікатор посад. У програму включений класифікатор всіх посад в 4-х відмінках відміни (для звітів і шаблонів).

- Ведення бази даних співробітників, що працюють за трудовими договорами. У програмі передбачений механізм ведення особових карток співробітників, з вказівкою всіх відомостей, включаючи інформацію про дітей і соціальні пільги. Можливість формування особової картки співробітника формою П-2. Різні режими, такі як "звільнений", "архів", "сумісник" і "кадровий резерв", дозволяють фільтрувати список співробітників.

- Ведення бази даних співробітників, що працюють за договорами цивільно-правового характеру. Можливість ведення бази даних з вказівкою відомостей про договори. Контроль за термінами виконання.

- Автоматична підготовка наказів. Формування наказів по формах П-1, П-3, П-4, штатного розкладу, штатної книги і графіку відпусток. Автоматичне складання заяв на прийом, переведення, звільнення, відпустку співробітників.

- Облік робочого часу співробітників і друк табелів. Ведення обліку робочого часу, з умовними позначеннями і кодами, затвердженими законодавчими актами України. Можливість друку табелів формою П-5, а також за формою програми з детальним підрахунком кількості відпрацьованого часу і днів по різних кодах. Підсумковий підрахунок по різних кодах. Облік виробничого календаря України.

- Облік руху співробітників і ведення кадрової статистики. Повні відомості про прийом на роботу, переведення на інші посади, звільнення, атестації, відрядження, професійні перепідготовки, заохочення і покарання, відпустки, лікарняні, надання звань/розрядів, підвищення кваліфікації. Зміни в табелях співробітників, формування звітів і побудова графіків на основі цих даних. Можливість пошуку відомостей в базі даних за певний період.
- Журнал документів. Ведення загального журналу документів, з можливістю як автоматичного додавання всіх кадрових документів, сформованих в програмі, так і ручного додавання будь-яких документів. Зручна навігація і пошук документів по співробітниках. Ведення особового журналу документів кожного співробітника, з можливостями, аналогічними загальному.

- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів. Ведення книги обліку з автоматичним скануванням інформації про прийом і звільнення співробітників. Можливість друку. Ведення трудових книжок.

- Розрахунок стажу. Можливість введення будь-якої кількості періодів роботи для підрахунку стажу. Декілька видів стажу. Можливість додавання будь-яких видів стажу. Вивід на друк.

- Формування стандартних звітів. У програму вбудовано декілька простих звітів і більше 50 додаткових. Всі вказані звіти можна фільтрувати по групах і посадах, а також використовувати як фільтр додаткові відомості про співробітника.

- Створення своїх звітів. Розроблена зручна форма для створення звіту, яка автоматично генерує SQL-запрос до баз даних. Можливість збереження і завантаження створених звітів.

- Експорт звітів. Всі звіти виводяться у формі для звітів, передбаченій в програмі, але також експортуються в популярні формати: xls, rtf, xml, htm.

- Експорт відомостей про співробітників. Будь-які відомості про співробітників експортуються в xls-формат. Зручна форма вибору відомостей.

- Завантаження з xls-файла списку співробітників і структури організації. Програма містить функцію експорту списку співробітників і структури організації з xls-файла. У комплекті є зразковий список співробітників і структури.

- Підтримка шаблонів документів. Створення своїх шаблонів для зв'язку з документами типу doc, docx, xls, xlsx. Можна легко виводити будь-які відомості про співробітників в затверджених організацією документи (накази, службові документи та інші). Шаблони підтримуються у вікні списку співробітників. На основі шаблону в документи може бути виведена практично будь-яка інформація, що міститься в особовій картці співробітника, а також інформація про кадрові рухи співробітників.

- Шаблони типових бланків. У комплекті з програмою йдуть шаблони і бланки найбільш кадрових документів, що часто зустрічаються, такі як: автобіографія, акт узгодження, акт про розслідування, анкети працівників, доповідна записка, журнал узгодження, пояснювальна записка, документи для атестації та інші.

- Додаткові функції. Розрахунок щорічної оплачуваної відпустки з обліком, якщо співробітник брав відпустки без збереження заробітної плати; розрахунок інших відпусток; розрахунок кількості днів для компенсації при звільненні або утримання у випадку, якщо співробітник брав відпустку і звільняється раніше закінчення робочого року; нагадування про дні народження і терміни закінчення трудових договорів.

- Мережеві можливості. Програма може працювати в режимі клієнт-сервер. У програмі передбачений механізм авторизації користувачів. 4 типи прав доступу, які дозволяють як проглядати дані в програмі, так і змінювати їх. Кожен користувач може мати доступ до певного списку організацій.

- Онлайн функції. Перевірка нових версій програми і, у разі потреби, можливість автоматичного оновлення. Оновлення виходять 1-2 рази на місяць і містять корисні зміни і доповнення.

- Робота з базами даних. Функціональні можливості по переиндексации, архівації, очищенню баз даних [62].

Форми, позначення і коди, які використовуються у програмі, затверджені наказом Міністерства Статистики України №253 від 09.10.2005.

Таким чином, впровадження на підприємстві автоматизованих систем управління персоналом є перспективним і необхідним кроком в світлі динамічного розвитку компанії. Можливості подібних систем виходять далеко за межі «настільних» баз даних і систем підготовки документації. Правильно спроектована система управління персоналом стає невід`ємною частиною глобальної системи автоматизації підприємства, інтегруючи всі підрозділи компанії, та є тим, що дозволяє мінімізувати тимчасові, матеріальні і інтелектуальні ресурси при організації взаємодії як працівників усередині відділу, так і цілих підрозділів.

2. Аналіз документно-інформаційної складової кадрової служби ТОВ «Киярідження»

2.1 Спеціфіка діяльності ТОВ «КИЯР»

Методи розвитку і оптимізації процесів управління персоналом, використовувані для підвищення ефективності бізнес-процесів підприємства, істотно залежать від його структури, видів діяльності, кількості співробітників.

З метою виявлення недоліків організації управління персоналом в різних аспектах діяльності підприємства, а також можливість розробки і застосування| масштабних, багатопланових рішень, задач підвищення ефективності дій з управління персоналом,| необхідно розглянути конкретну організацію, що надає декілька видів послуг.

ТОВ «КИЯР» займається медичним страхуванням та страхуванням людей з обмеженими можливостями.

Страхова компанія працює за принципах комерційної організації, яка захищає майнові інтереси громадян, пов'язані з можливими ризиками втрати або пошкодження майна, а також пов'язані з ризиками втрати життя або спричиненням збитку здоров'ю громадян (застрахованих). Специфіка страхової діяльності пов'язана з тим, що страхова компанія приймає на себе можливі ризики і гарантує компенсувати фінансові втрати у разі настання негативних подій, які спричинять збиток майну, здоров'ю тощо.

Компенсувати збитки страховик може за рахунок того, що страхові внески платить велика кількість осіб, а збитки виникають лише у малої частини вкладників або застрахованих, але виплати по страхових випадках майже завжди набагато перевищують страхові внески. Велика частина отриманих коштів йде на компенсацію збитку (страхові виплати), а менша частина покриває витрати по веденню справи і формує прибуток страхової компанії.

ТОВ «КИЯР» здійснює наступні види страхування:

- добровільне медичне страхування за різних програмах;

- страхування від непрацездатності унаслідок нещасного випадку;

- медичне страхування людей з обмеженими можливостями (інвалідів).

Добровільне медичне страхування. Об'єктом страхування є страховий ризик, пов'язаний з витратами на надання медичної допомоги при зверненні до медичної установи. Комплексна програма колективного добровільного медичного страхування - весь комплекс лікувальної, консультативної, діагностичної, профілактичної допомоги, що вимагає надання і оплати медичних послуг в медичних установах, що мають договір із страховою компанією.

Медичні послуги надаються в провідних установах міста, організовується надання медичних послуг в спеціалізованих медичних установах області і України.

Застрахованими за договором можуть бути:

- працівники підприємства;

- родичі (дружина, чоловік, діти у віці до 24 років) застрахованих працівників підприємства.

Додатково до комплексної програми страхування за умовами договору із страхувальником надаються наступні етапи медичної допомоги:

1) Медикаментозне забезпечення амбулаторного лікування:

- оплата медикаментів при лікуванні в денному стаціонарі поліклініки;

- надання знижки на медикаменти (30% і більш) в період лікування на лікарняному листі в поліклініці.

2) Лікувальна стоматологія:

- застосування ефективних знеболюючих препаратів і сучасних пломбувальних матеріалів.

3) Етап профілактичної медицини:

- проведення вакцинації з метою профілактики розвитку інфекційних захворювань;

4) Етап реабілітаційно- відновного лікування:

- повний комплекс лікувальних заходів на базі санаторіїв - профілакторіїв.

5) Надання елітної медичної допомоги:

- особистий лікар - куратор; - повне забезпечення медикаментами на всіх етапах лікування.

Страхування від непрацездатності унаслідок нещасного випадку. Об'єктом страхування є майнові інтереси, пов'язані з життям і здоров'ям. Страховими випадками можуть бути: - тимчасова непрацездатність, - інвалідність, - смерть, події в результаті нещасного випадку.

Медичне страхування людей з обмеженими можливостями. Об'єктом страхування є страховий ризик, пов'язаний з витратами на надання медичної допомоги людям з обмеженими можливостями при зверненні до медичної установи. Комплексна програма медичного страхування людей з обмеженими можливостями - весь комплекс лікувальної, консультативної, діагностичної, профілактичної допомоги, що вимагає надання і оплати медичних послуг в медичних установах, що мають договір із страховою компанією.

Структура компанії ТОВ «Кияр» має чітко виражену ієрархічну структуру, що складається з 5 підрозділів, що підкоряються єдиному директорові. Кожен підрозділ має чітку спрямованість.

Директор -- це особа, вибрана учасниками товариства з обмеженою відповідальністю для представлення їх інтересів при управлінні компанією. Директор має специфічні обов'язки з оперативного управління компанією.

Заступник директора - це особа, вибрана учасниками товариства з обмеженою відповідальністю для представлення їх інтересів при управлінні компанією. Як і директор, має свої специфічні обов'язки з оперативного управління компанією.

Відділ розвитку - займається експериментальною розробкою нових напрямів (послуг із страхування). Має прямий інформаційний зв'язок і близькість прихильності до вищого керівництва і визначає подальші напрями розвитку компанії.

Служба врегулювання збитків приймає і обробляє заяви від страхувальників, а також здійснює страхові виплати. В обов'язки даної служби входить експертиза страхових випадків, яка включає перевірку всіх заяв, встановлення дійсних причин події і з'ясування всіх обставин виникнення збитку.

Кадрова служба (відділ кадрів) структурно підкоряється директорові компанії. Служба побудована по традиційній моделі управління персоналом і оптимізована під наступні завдання:

· відбір персоналу (штатного та позаштатного);

· адаптація персоналу;

· оцінка діяльності персоналу;

· трудові переміщення персоналу (ротація, робота з резервом, планування кар'єри).

Юридична служба ставить перед собою наступні завдання|задачі|:

- Забезпечення правовими засобами захисту інтересів компанії.

· Забезпечення дотримання законності і правильного застосування|вживання| чинного законодавства, а також покращання якості проектів нормативних правових актів.

· Організація і проведення досліджень правових стосунків.

· Організаційне і технічне забезпечення діяльності по вирішенню суперечок відповідно до його Регламенту.

Бухгалтерія здійснює облік господарсько-фінансової діяльності організації і контроль за економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереженням власності організації; забезпечення раціональної організації обліку і звітності, управлінського обліку в організації та в її підрозділах на основі максимальної централізації і механізації обліково-обчислювальних робіт, прогресивних форм і методів бухгалтерського обліку і контролю; формування облікової політики організації із залученням фахівців різних служб.

Таким чином, основна діяльність компанії ТОВ «Кияр» поширюється в декількох напрямах, організованих навколо генерального виду діяльності - медичне страхування фізичних та юридичних осіб.

Аналіз підрозділів компанії ТОВ «Кияр» дозволяє зробити виводи про особливості її структури, що роблять вплив на роботу підприємства в цілому і на кадрову службу зокрема. До таких особливостей можна віднести: наявність декількох напрямів діяльності, кожне з яких має свою специфіку, ієрархічна структура виробничого персоналу.

2.2 Особливості управління документацією кадрової служби ТОВ «КИЯР»

Робота з документами є головною складовою частиною діяльності кадрової служби ТОВ «КИЯР». У системі управління персоналом підприємства за функціональним призначенням виділяються наступні види документації:

- організаційно-правова документація підприємства,

- організаційно-правова документація служби персоналу;

- документація щодо особового складу підприємства.

Організація роботи кадрової служби ТОВ «Кияр» спирається на складені і затверджені в установленому порядку наступні організаційно-правові документи:

- статут підприємства;

- колективний договір (див. Додаток А);

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- штатний розпис (див. Додаток Б);

- положення про відділ кадрів;

- посадові інструкції працівників відділу кадрів (див. Додаток В).

Колективний договір - це особлива угода, що оформлюється у письмовій формі між працівниками та роботодавцем в особі їх законних представників, та призначена для регулювання основних питань соціально-трудових відносин між ними. У ТОВ «Кияр» ця угода підписується з кожним штатним працівником компанії.

Правила внутрішнього распорядку. Даний документ має ряд особливостей та доповнень порівняльно до структури правил внутрішнього распорядку типового підприємства.

Ниже перераховані пункти документа, характерні для компанії ВАТ «КИЯР»:

· При прийомі на роботу, що потребує спеціальних знань, адміністрація фірми може вимагати від працівника пред'явлення диплома або іншого документа про здобуту освіту або фахову підготовку, демонстрацію знань та навичок.

· Провести розширений інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної безпеки та правил з охорони праці.

· Працівнику, що звільняється, надається час необхідний для передачі справ та матеріальних цінностей, які за ним рахуються, а також розрахунку з всіма службами і відділами. Документальні матеріали та матеріальні цінності передаються по акту, про що робиться відмітка в обхідному листі цього працівника.

· Поліпшувати якість роботи, постійно вдосканалювати методи праці, застосовувати сучасні технології.

Особливості усіх інших перелічених вище документів ми розглядали раніше (див. 1.4.).

До документації щодо управління персоналом підприємства «Кияр» належать наступні основні документи:

1. трудові договори та трудові угоди (що складаються із позаштатними працівниками),

2. трудові книжки;

3. облікові документи щодо персоналу:

- особова картка;

- особова справа;

- особовий листок з обліку кадрів;

- штатно-посадова книга;

- алфавітна книга;

- алфавітні картки;

- книга обліку бланків трудових книжок;

- книга обліку руху трудових книжок;

- графік відпусток;

- книга (журнал) обліку відпусток.

4. розпорядливі документи щодо особового складу. До них належать накази (розпорядження) керівника підприємства про:

- прийом, переведення і звільнення працівників;

- надання відпусток;

- заохочення і стягнення;

- внесення змін до трудової книжки (зміна прізвищу, зміна записів тощо).

Трудовий договір - письмова форма договору між працівником і адміністрацією в особі керівника підприємства, повинні мати наступні обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання, текст, підписи, печатка. Договір складається у двох примірниках, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.

Єдиного стандарту для складання трудового договору не існує [26, с. 34]. Проте, при всіх зовнішніх відмінностях трудові договори в тому або іншому вигляді зазвичай відображають наступні основні питання:

1. Загальні положення: Хто і з ким укладає договір, термін його дії, умови про випробувальний термін.

2. Обов'язки працівника: Виконання трудових обов'язків по певній професії, деталізації роду роботи, довготривалих завдань (по суті - предмет контракту).

3. Обов'язки підприємства: Організація необхідних умов трудової діяльності, порядок і терміни виплати зарплати, визначення режиму праці і відпочинку, соціального страхування і ін.

4. Відповідальність сторін за невиконання обов'язків по договору:

5. Відповідальність працівника за шкоду, заподіяну підприємству, відповідальність підприємства за збиток, заподіяний здоров'ю працівника.

6. Підстави і порядок розірвання і продовження договору.

7. Порядок розгляду трудових суперечок.

Положення договору зазвичай фіксують домовленості, досягнуті при обговоренні і узгодженні умов роботи.

§ Про необхідність узгоджувати з фірмою заняття будь-якою додатковою оплачуваною діяльністю

§ Про сполучення посад

§ Про виконання обов'язків певної посадової особи на час його відсутності

§ Про проходження перепідготовки

§ Про обов'язок працівника повідомляти правдиві відомості про себе

§ Про дотримання комерційної таємниці

§ Про не нанесення збитку репутації або кредитоспроможності наймача

§ Про заборону приймати подарунки від клієнтів

§ Про заборону вступати в конкуренцію з наймачем в процесі дії контракту, а іноді і протягом фіксованого терміну після закінчення дії контракту.

Можна виділити наступну особливість трудового договору на ТОВ «Кияр»: вимога від працівника, щоб робота за даним Договором була основним місцем його роботи і як наслідок збереження і заповнення трудової книжки працівника на підприємстві.

Трудова угода - це документ, що укладається між установою та позаштатним працівником для виконання певної роботи. У страховій компанії ТОВ «КИЯР» трудові угоди іноді оформлюються для залучення позаштатних страхових агентів, коли в організації бракує цих фахівців (див. Додаток Г).

Трудова книжка - це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки працівника заносять відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положення [19].

· Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласнками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

· Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

· Влаштовуючись на роботу, особа забов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

· Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб Укріїни та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройнх Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Заповнення трудових книжок

Загальні вказівки [19, с. 28]:

· Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та росiйською мовами.

· Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

- про працівника - його прізвище, ім'я та побатькові, дата народження;

- про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

- про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділі “Відомості про нагородження” вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудовх книжках не роблять записи про премиї, що передбачені системою заробітної плати або виплати яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишиться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення відомостей у разі звільнення

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв'язку з прогулом, п.У ст. 40 КЗпП України”.

У разі розірвання трудового договору [2, с. 84] з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: “Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України”; у графі 4 - підстава - наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємтсв у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі розірванні трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: “Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України” і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”.

Наступна група документів, оформленням яких займається кадрова служба ТОВ «КИЯР» - це облікові документи щодо персоналу.

Особова картка формою № П-2 - ведеться на всіх працівників підприємства і заповнюється на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документа про закінчення навчального закладу, при цьому всі записи приводяться без скорочень. На лицьовій стороні картки указуються повне найменування підприємства, ПІБ працівника, номер особової картки, табельний номер, а в графі "алфавіт" - початкова буква прізвища працівника. Особисті картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних підрозділах, а усередині структурного підрозділу - по прізвищах працівників в алфавітному порядку. Записи в особовій картці завіряються підписами працівника.

Особова справа - ведеться на керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб підприємства. У особовій справі знаходяться:

- опис документів;

- заява про прийом на роботу;

- наказ про прийом на роботу (копія);

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копії документів про освіту;

- копії свідоцтв про народження дітей;

- копія трудового контракту тощо.

У міру видання наказів вони накопичуються в особовій справі в хронологічному порядку. Особові справи працівників зберігаються як секретні документи підприємства. До них можуть мати доступ тільки певні посадові особи, коло яких обмежене і визначається розпорядженням директора підприємства.

Документно-інформаційне забезпечення служби управління персоналом ВАТ «КИЯР» розроблено в повній відповідності із законодавством, проте має деякі особливості в порівнянні з типовими формами документів. Розглянемо ці відмінності на наступних прикладах.

Заява про прийом на роботу. Даний документ має вигляд:

Директору ТОВ «КИЯР»

__________________________

(ПІБ) _____________________

__________________________

(Адреса)___________________

__________________________

__________________________

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу з _______________, на посаду _________________________________________________________________

відповідно до скраденого строкової трудової угоди, з окладом згідно штатному розису, з оплатою пропорційно відпрацьованому часу.

З правилами внутрішнього трудового розпорядку і посадовою інструкцією ознайомлений___ і згоден___.

Дата___________________ Підпис______________________

Особливостями цього документа є пункт що регламентує оплату праці пропорційно відпрацьованому часу. Крім того, в заяву включається пункт про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку і посадовою інструкцією, таким чином, відпадає необхідність складання додаткових документів, журналів ознайомлення з правилами розпорядку тощо.

Розпорядливі документи щодо особового складу. До них належать накази (розпорядження) керівника підприємства про прийом, переведення і звільнення працівників, надання відпусток тощо.

...