Документационное обеспечение управления
История развития делопроизводства. Структура документа. Классификация документов, их унификация и стандартизация. Виды реквизитов документов. Правила оформления служебных документов, организация документооборота. Автоматизация процессов делопроизводства.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | учебное пособие |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.06.2014 |
| Размер файла | 506,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно-моченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
· унифицированная система организационно-распорядительной документации;
· унифицированная система банковской документации;
· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· унифицированная система отчетно-статистической документации;
· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку-ментации предприятий;
· унифицированная система документации по труду;
· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
· унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен-тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Формуляр-образец документа представляет собой модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
· федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
· предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
· состав реквизитов;
· требования к оформлению реквизитов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
Контрольные вопросы
1. Каковы основные цели унификации документов?
2. Что учитывается при проведении унификации документов?
3. Что понимается под системой документации?
4. Какие бывают системы документации?
5. В чем особенность УСОРД?
6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?
7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?
8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандартизации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?
9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?
10. Что понимается под реквизитом документа?
11. Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр документа от формуляра-образца?
12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?
13. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?
14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?
2.5 Нормативно-методическая база ДОУ
Регламентация делопроизводства ведется сразу в нескольких направлениях:
· законодательное и правое регулирование делопроизводства;
· нормативно-методическое регулирование делопроизводства;
Унификация и стандартизация документов:
· государственные стандарты (ГОСТ);
· отраслевые стандарты (ОСТ);
· классификаторы.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
· законы Российской Федерации;
· указы и распоряжения Президента;
· постановления и распоряжения Правительства;
· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;
Законы и постановления
1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ.
3. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997 г. № 131-ФЗ, 30.08.2003 г. № 86-ФЗ, от 11.11.2003 N 153-ФЗ, от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 27.03.1996 N 8-П, определениями Конституционного Суда РФ от 10.11.2002 N 293-О, от 10.11.2002 N 314-О).
4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
5. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
6. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Стандарты и руководящие документы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
4. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
2.6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -- приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210 x 297 мм, формат А5 - 210 х 148 мм) (рис.1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом:
· реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»,
· реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»,
· реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, на бланк документа заранее типографским способом.
Реквизит 03 может оформляться с помощью персонального компьютера. На верхнем поле располагается реквизит 19 «Отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Также на верхнем поле осуществляется нумерация второй и последующих страниц документа.
Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами, служит для сохранности текста.
Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
Рис. 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Размещено на http://www.allbest.ru/
25
2.7 Организационно-распорядительная документация
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Носителем информации является документ.
В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, изготовленные на ПК, полученные по телефаксу и так далее.
Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
· организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание);
· распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
· справочно-информационные (протокол, докладная записка, письмо, телеграмма, телефонограмма, справка, акт);
· документы по личному составу (приказ по личному составу, характеристика, автобиография, резюме).
Важной задачей документационного обеспечения управления является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформления машинописным способом отдельных реквизитов. Организационно-распорядительные документы оформляют на базе формуляра-образца - модели унифицированной формы документа.
2.8 Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец
Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:
01 - Государственный герб РФ;
02 - Герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код организации (ОКПО);
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа (ОКУД);
08 - наименование организации - автора документа;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции:
0 - граница левого поля;
1 - 1,27 см от границы левого поля;
2 - 4,1 см от границы левого поля;
3 - 6 см от границы левого поля;
4 - 8 см от границы левого поля;
5 - 10 см от границы левого поля;
6 - 12 см от границы левого поля;
7 - 14 см от границы левого поля.
При оформлении документов на компьютере следует установить поля: левое - от 2 до 3,5 см, правое - 1 см, верхнее и нижнее - 2 см.
2.9 Правила оформления реквизитов
Государственный герб Российской федерации. Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.
Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации.
При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала. Например:
Наименование вышестоящей организации
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала.
Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации:
ПРИКАЗ
АКТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.
Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2010. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты
( . .2010 или .01.2010), которую заполняют после подписания документов.
Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2010 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера.
Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) - от7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением.
Например:
№ 2 - простой номер;
№ 05-02/100 - сложный номер;
№ 25-к или лс - номер с буквенным наращением;
№ 14/26 - номер документа, изданного двумя организациями.
Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года.
Сложный номер применяют для исходящих документов. Входящие в него цифры обозначают:
· 05 - номер структурного подразделения, от имени которого оформлен документ;
· 02 - номер дела, в которое подшивают документ;
· 100 - номер документа по регистрационному журналу.
К, или лс - это буквенные наращения, используемые в приказах по личному составу (кадры, личный состав). В организации используют один вариант буквенного наращения.
Если документ издается несколькими организациями, то его регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа в каждой организации.
Регистрационный номер печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ. Пример оформления:
На № 02-05/32 от 10.01.2010
Если письмо не является ответным, реквизит не оформляют или оставляют незаполненным:
На № от
Место составления или издания документа. Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают. Например:
Москва
Санкт-Петербург
Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование:
г. Тверь
Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится:
г. Кириши Ленинградской обл.
Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области:
г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.
Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с.
Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:
АОЗТ «Новгородский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
При адресовании документа руководителю учреждения адресат начинают с наименования должности, в которое включают наименование организации:
Генеральному директору АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И. Петрову
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно:
Администрации районов Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации", "Адресат"):
· наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
· наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
· наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· наименование области, края, автономного округа (области), республики;
· индекс.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Б. Черкасский пер., д.5, Центр, Москва, 103012
Аналогично поступают при адресовании должностному лицу. При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264
Почтовый адрес не проставляют на документах, адресованных в правительственные органы или в однородные организации.
Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Наименование документа,
его автор, дата и номер
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.
Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом.
Заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Его рекомендуется оформлять с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?». Исключения составляют акты и протоколы, где заголовок пишут в родительном падеже. Длина одной строки заголовка не должна превышать 73 мм. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более четырех строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок в нем не пишут.
Текст. Этот реквизит является основным в документе. Он должен быть максимально точным, не допускающим различных толкований. По смыслу текст может делиться на главы, пункты, подпункты и т.д. Нумерацию отдельных частей теста осуществляют по правилам рубрикации. Текст, содержащий большое количестве цифровых данных, может быть оформлен в виде таблицы.
Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
или (если приложений несколько)
Приложение: 1. На 4 л. в 3 экз.
2. На 3 л. в 3 экз.
Если приложения не указаны в тексте, то в реквизите указывают название приложений и количество листов, например:
Приложение: перечень комплектующих деталей на 3 л. в 3 экз.
или (если приложений несколько)
Приложение: 1. Справка об организации отраслевой лаборатории на 1 л. в 2 экз.
2. Проект совместного приказа на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прикладывают материал, имеющий приложения, то реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Министерства связи РФ от 25.03.2005 № 6/5123 и приложение к нему, всего на 6 л.
Если документ направляется в несколько адресатов, а приложение не во все, реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Подпись. Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке.
Если документ оформлен на бланке, содержащем название организации, то указывается краткое наименование должности:
Если документ оформлен не на бланке, то название должности должно включать название организации:
Две и более подписи ставят в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одну под другой в соответствии с уровнем занимаемой должности:
Если документы подписывают должностные лица, имеющие должности одного уровня, первую подпись оформляют от 0-й позиции табуляции, вторую - от 5-й позиции табуляции. Расшифровки подписей в этом случае располагают на 1,5 интервала ниже, первую - от 2-й, а вторую - от 6-й позиции табуляции.
В документах, составленных комиссией, указывают не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Протоколы подписывают председатель и секретарь собрания:
Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись.
Гриф согласования. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его подписи, ее расшифровки и даты согласования. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина строки не более 73 мм. Пример оформления реквизита:
При согласовании с двумя должностными лицами, имеющими должности одного уровня, первый гриф согласования оформляют от 0-й позиции табуляции, а второй от 5-й позиции табуляции:
Документ может согласовываться с коллегиальным органом или с помощью письма, тогда реквизит оформляют следующим образом:
Визы согласования. Реквизит содержит наименование должности лица, c которым согласовывали текст документа, его подпись, ее расшифровку и дату визирования. Если документ содержит несколько виз, то первую оформляют от 0-й позиции табуляции, а вторую от 5-й, третью визу оформляют аналогично первой и так далее.
Оттиск печати. При заверении документа или его копии печать ставят таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ:
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в Приложении 2.
Отметка о заверении копии. Реквизит состоит из заверительной записи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, расшифровку подписи пишут от 6-й позиции табуляции:
На копии документа на верхнем поле от 7-й позиции табуляции пишут слово «Копия». Если копия выдается на руки заинтересованному лицу или посылается в другую организацию, то ее заверяют печатью.
Отметка об исполнителе документа. Реквизит оформляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит содержит инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит оформляют от руки. Пишут фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, затем указывают краткие сведения об исполнении документа, ставят подпись или указывают фамилию исполнителя и дату подшивки документа в дело.
Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит оформляют от руки или ставят специальный штамп. Реквизит содержит краткое наименование организации, входящий номер документа, дату его поступления.
Идентификатор электронной копии документа. Реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.
Контрольные вопросы
1. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
2. Из каких составных частей может состоять реквизит «Наименование организации»?
3. Сколько знаков в одной строке может содержать реквизит «Наименование организации»?
4. Какими буквами пишут наименование вида документа?
5. В каких документах дату печатают сразу?
6. От какой позиции табуляции оформляют регистрационный номер документа?
7. В каких документах оформляют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
8. В каком падеже указывают наименование организации, структурного подразделения в реквизите «Адресат»?
9. В каком падеже указывают наименование должности и фамилию в реквизите «Адресат»?
10. В каком порядке в реквизите «Адресат» указывают составные элементы почтового адреса?
11. Из каких составных частей состоит гриф утверждения, если документ утверждает должностное лицо?
12. Что должна содержать резолюция?
13. Сколько строк может содержать заголовок к тексту?
14. В каком случае заголовок к тексту не указывают?
15. Как оформляют отметку о наличии приложения, если оно упомянуто в тексте?
16. Какие составные части содержит реквизит «Подпись»?
17. Кто подписывает протокол?
18. Как оформляют реквизит «Подпись», если документ подписывают несколько должностных лиц, имеющих должности одного уровня?
19. Из каких составных частей состоит реквизит «Гриф согласования»?
20. Из каких составных частей состоит виза согласования?
21. Как следует ставить оттиск печати на документе?
22. Из каких составных частей состоит реквизит «Отметка о заверении копии»?
23. Как оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»?
2.10 Оформление служебных документов
2.10.1 Оформление распорядительных документов
Приказ по основной деятельности является основным распорядительным документом.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач организации.
Приказы издают только при необходимости. Изменения, дополнения к приказам, отмену приказов производят только на основании новых приказов.
Реквизиты приказа по основной деятельности:
· наименование организации;
· наименование вида документа - ПРИКАЗ;
· дата, которая будет заполнена от руки после подписания приказа;
· регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;
· место издания - оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;
· заголовок к тексту - отвечает на вопрос «О чем?»;
· текст;
· подпись;
· гриф согласования - оформляют в случае необходимости, как правило, при внешнем согласовании;
· отметка о контроле;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу издания приказа положен какой-то другой документ, нужно указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Констатирующая часть текста может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после него ставят двоеточие. Дальнейший текст распорядительной части делят на пункты. В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения (без употребления в тексте слова «срок»). Если одному исполнителю приписывают несколько действий, то каждое из них выделяют в подпункт.
Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы или наименование структурного подразделения)».
Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие - его заместитель или исполняющий обязанности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания допускается только с разрешения подписавшего документ.
Может осуществляться внешнее согласование приказа с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями.
После издания приказа необходимо ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого можно делать копии приказа и выписки из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.
Формуляр приказа по основной деятельности приведен в Приложении 3. Те реквизиты, которые в реальном документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.
Выписка из приказа - это копия части документа. Реквизиты выписки из приказа:
· наименование организации - перепечатывается из приказа;
· наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
· дата - перепечатывается из приказа;
· регистрационный номер - перепечатывается из приказа;
· место составления - перепечатывается из приказа;
· заголовок к тексту - перепечатывается из приказа;
· текст - полностью перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают только тот пункт, ради которого делают выписку;
· подпись - без личной подписи;
· отметка о заверении копии.
Формуляр выписки из приказа представлен в Приложении 4.
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Этот документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или быть кратковременными, касаться быстрого решения конкретного вопроса.
Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.
Указание - документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.
Реквизиты указания аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, так как они не входят в его должностные обязанности).
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Реквизиты постановления аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.
Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Документ издается министерствами, ведомствами, научными советами.
Реквизиты решения аналогичны реквизитам приказа. В распорядительной части текста указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ (на новой строке от 0-й позиции табуляции).
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, предоставление отпусков, командировки, поощрения, наказания работников и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
В настоящее время разработана унифицированная система документации по труду, основанная на применении специальных бланков для приказов по личному составу. В случае их отсутствия приказы можно оформлять на персональном компьютере по приведенным ниже правилам.
Реквизиты приказа по личному составу:
· наименование организации;
· наименование вида документа - ПРИКАЗ;
· дата, которую заполняют после подписания документа;
· регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, номер имеет буквенное наращение «к» (кадры) или «лс» (личный состав);
· место составления;
· заголовок к тексту - отвечает на вопрос «О чем?»;
· текст;
· основание;
· подпись;
· визы согласования;
· гриф согласования - оформляют при необходимости;
· подпись сотрудника об ознакомлении с приказом;
· отметка о направлении документа в дело.
Заголовок к тексту может быть сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «Об объявлении благодарности». В конце заголовка рекомендуется указывать фамилию и инициалы сотрудника, в отношении которого издан приказ.
Текст приказа по личному составу, как правило, не имеет констатирующей части. Распорядительная часть в зависимости от содержания приказа начинается с одного из следующих слов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Эти слова пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, затем ставят двоеточие. Далее с красной строки прописными буквами пишут фамилию, а затем строчными буквами имя и отчество сотрудника, в отношении которого издается приказ. Затем описывают действия, предпринимаемые в отношении работника.
При приеме на работу в тексте следует указывать дату приема, наименование подразделения, должность, размер заработной платы, вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, сокращенный или неполный рабочий день). Основанием для издания такого приказа является заявление сотрудника и трудовой договор.
При переводе на другую должность в тексте надо указать должность, занимаемую сотрудником в настоящий момент, новую должность, причину перевода, размер заработной платы на новой должности, длительность работы на новой должности в случае временного перевода. Основанием для издания такого приказа может являться заявление сотрудника, представление руководителя структурного подразделения при переводе на вышестоящую должность, докладная записка руководителя структурного подразделения при переводе на нижеоплачиваемую работу и изменения к трудовому договору.
При поощрении работника в тексте указывают должность работника, вид поощрения, основанием является представление руководителя структурного подразделения.
При наложении взыскания в тексте указывают фамилию работника, вид взыскания, основание - докладная записка руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в тексте указывают должность работника, вид отпуска, дату его начала и продолжительность. Основание - заявление сотрудника и график отпусков при предоставлении очередного отпуска.
При командировании указывают должность работника, дату начала и окончания командировки, ее цель, организацию, в которую командируется работник. Основание - распоряжение руководителя организации.
При увольнении указывают фамилию работника, дату увольнения и причину увольнения со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ. Основание - заявление сотрудника или докладная записка руководителя структурного подразделения при увольнении по инициативе администрации.
Приказы по личному составу, как правило, визируют начальник отдела кадров, руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер.
Если заявление сотрудника, послужившее основанием для издания приказа, оформлено на трафаретном бланке, содержащем визы руководителей различных служб, то эти визы не дублируют в приказе, но дают на них ссылку в тексте основания. Например:
Основание: заявление Петрова Н.К. от 12.04.2005 с визами начальника ОК, начальника отдела сбыта и главного бухгалтера.
В том случае, если на предприятии действует профсоюзная организация, с ней надо согласовать увольнения по инициативе администрации и наложение взысканий. Как правило, согласовывают с помощью протокола. Работник должен ознакомиться с приказом по личному составу и поставить на документе свою подпись.
Формуляр приказа по личному составу представлен в Приложении 5.
2.10.2 Оформление протокола
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Реквизиты протокола:
· наименование организации;
· наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
· дата - соответствует дате заседания, если заседание продолжается несколько дней, указывают дату начала и окончания (12 - 14.04.2010);
· регистрационный номер - порядковый с начала календарного года, печатается сразу;
· место составления;
· заголовок к тексту - отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа, отвечает на вопрос «Чего?»;
· текст;
· подпись.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», которые печатают от 0-й позиции табуляции.
Переменная информация - фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. Перед фамилиями председателя и секретаря ставят тире, перед фамилиями присутствующих - двоеточие.
Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строку. Строки печатают через один интервал. Если присутствуют более 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается. Если в работе коллегиального органа принимают участие приглашенные из других организаций, то к их фамилиям добавляют наименование должности и наименование организации. Список приглашенных оформляют аналогично списку присутствующих.
В конце вводной части указывают повестку дня. Выражение «Повестка дня» пишут от 0-й позиции табуляции и ставят двоеточие. Затем с красной строки записывают пункты повестки дня, которые нумеруют арабскими цифрами. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности. В каждом пункте указывают обсуждаемый вопрос, фамилию, инициалы и должность докладчика.
Основная часть текста протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, которые пишутся от 0-й позиции табуляции, а затем ставят двоеточие.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. Затем с красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже и с прописной буквы излагают содержание доклада. Если текст доклада предоставлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут «Текст доклада прилагается».
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже, ставят тире и с прописной буквы пишут содержание выступления. Вопросы и ответы также фиксируют в этом разделе.
После слова ПОСТАНОВИЛИ с красной строки записывают пункты постановления, каждый из которых строится по схеме: исполнитель - действие - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо.
Подписывают протокол председатель и секретарь. Протокол собрания, для ведения которого избирается президиум, подписывают председатель, секретарь и члены президиума.
Формуляр протокола представлен в Приложении 6.
Выписка из протокола - это копия части протокола. Реквизиты выписки из протокола:
· наименование организации перепечатывается из протокола;
· наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
· дата - перепечатывается из протокола;
· регистрационный номер - перепечатывается из протокола;
· место составления перепечатывается из протокола;
· заголовок к тексту перепечатывается из протокола;
· текст - во вводной части указывают тот пункт повестки дня, ради которого делают выписку, из основной части перепечатывают позиции СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, соответствующего номера повестки дня;
· подпись - без личных подписей;
· отметка о заверении копии.
Формуляр выписки из протокола представлен в Приложении 7.
2.10.3 Оформление докладной записки
Докладная записка - это документ, который адресуется руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержит изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресования - на внутренние (адресованы руководителю своей организации) и внешние (адресованы в вышестоящие организации).
Внутренние докладные записки оформляют машинописным или рукописным способом. Их подписывает автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляют машинописным способом, их подписывает руководитель организации.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора (инициативная докладная записка), так и по указанию руководства. Реквизиты докладной записки:
· наименование организации - для внутренней докладной записки указывают наименование структурного подразделения;
· наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
· дата, которая заполняется от руки после подписания документа;
· регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, во внутренней докладной записке этот реквизит может отсутствовать;
· место составления - отсутствует во внутренней докладной записке;
· заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);
· адресат - конкретное должностное лицо, которому адресована докладная записка;
· текст;
· отметка о наличии приложения - оформляется в случае необходимости;
· подпись;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст докладной записки, как правило, делится на две части. В первой части излагают факты, послужившие причиной составления докладной записки, во второй - выводы и предложения составителя.
Формуляр докладной записки представлен в Приложении 8.
2.10.4 Оформление справок
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий. По содержанию справки делятся на служебные и личные.
Служебные справки описывают или подтверждают факты или события производственной деятельности организации. Такие справки составляют по указанию вышестоящей организации (внешние справки) или руководителя своей организации (внутренние справки).
В тексте служебных справок приводят конкретные данные без выводов и предложений составителя. Текст служебных справок, если они содержат много цифровых данных, можно оформлять в виде таблицы.
Внешние служебные справки подписывает руководитель организации, внутренние - составитель. Если справка содержит информацию финансового характера, ее также подписывает главный бухгалтер организации. Реквизиты служебной справки:
· наименование организации;
· наименование вида документа - СПРАВКА;
· дата, которую заполняют после подписания документа;
· регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года; этот реквизит может отсутствовать во внутренних справках;
· место составления - отсутствует во внутренних справках;
· заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);
· адресат;
· текст;
· отметка о наличии приложения - оформляют в случае необходимости;
· подпись;
· оттиск печати - ставится на внешней справке, если она оформлена не на бланке организации, а также, если она содержат финансовые данные.
Формуляр служебной справки представлен в Приложении 9.
Личные справки, как правило, удостоверяют юридический факт: место работы, учебы, занимаемую должность, размер заработной платы и т.д. Эти справки выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Если в организации выдается большое количество однотипных личных справок, то для их оформления используют трафаретные бланки формата А5. Реквизиты личной СПРАВКИ:
· наименование организации;
· справочные данные об организации;
· наименование вида документа - СПРАВКА;
· дата - аналогично служебной справке;
· регистрационный номер - аналогично служебной справке;
...Подобные документы
Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.
учебное пособие [3,0 M], добавлен 07.04.2011Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.
реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.
дипломная работа [84,9 K], добавлен 09.02.2011Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.
реферат [31,4 K], добавлен 07.04.2014Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.
лекция [22,8 K], добавлен 11.01.2011Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике [22,4 K], добавлен 16.12.2015Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.
курсовая работа [2,4 M], добавлен 12.01.2012Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.
курсовая работа [47,4 K], добавлен 05.03.2015Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.
курсовая работа [46,9 K], добавлен 13.01.2011Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.
реферат [41,2 K], добавлен 17.05.2011Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
дипломная работа [5,9 M], добавлен 12.12.2011Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.
анализ книги [663,9 K], добавлен 04.08.2010Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.
курсовая работа [397,6 K], добавлен 30.03.2016История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс приема, обработки и распределения поступающих и исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.
курсовая работа [48,0 K], добавлен 02.12.2010Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.
контрольная работа [30,5 K], добавлен 25.02.2009Документирование управленческой деятельности. Государственная система ДОУ. Деловое и коммерческое письмо. Организация работы с документами. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления. История компьютеризации делопроизводства.
курс лекций [159,4 K], добавлен 15.04.2013
