Документационное обеспечение управления

6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

8. Исполнительные листы.

9. Командировочные удостоверения.

10. Нормы расхода на драгоценные металлы.

11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

14. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк)).

15. Положения о министерствах (ведомствах).

16. Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.).

17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР).

18. Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

19. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

21. Титульные списки.

22. Уставы государственных предприятий (объединений).

23. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Текст распорядительной части приказа начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Указывается исполнитель (наименование должности и Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения), предписываемое ему действие и срок исполнения.

2. Текст пункта оформляется аналогично. Если одному исполнителю предписывают несколько действий, то каждое выделяют в подпункт:

2.1. Действие и срок исполнения.

2.2. Действие и срок исполнения.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения).

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Приложение 4

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Текст констатирующей части приказа перепечатывается полностью

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Из распорядительной части приказа перепечатывают тот пункт, ради которого делают выписку.

Наименование должности - И.О. Фамилия

Верно

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Приложение 5

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00-лс

Место составления

Заголовок к тексту

(с указанием Фамилии И.О.)

ПРИНЯТЬ: (УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.)

ФАМИЛИЯ Имя Отчество, описание действий, предпринимаемых в отношении сотрудника.

Основание: наименование, автор и дата документа, послужившего основанием для издания приказа.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Наименование должности Наименование должности

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

00.00.0000 00.00.0000

С приказом ознакомлен

Подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Приложение 6

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (фамилии располагают в алфавитном порядке).

или (если присутствует более 15 человек)

20 человек (регистрационный лист прилагается).

Приглашенные: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (в наименование должности включается наименование организации) - в алфавитном порядке (оформляется только в случае наличия приглашенных).

Повестка дня:

1. О чем слушался вопрос. Указывается вид выступления, наименование должности и Фамилия И.О. докладчика, тема выступления.

2. Аналогично.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в родительном падеже) - Запись текста выступления или пишут фразу "Текст доклада прилагается".

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) - Запись текста выступления.

Фамилия И.О. - Запись текста выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Указывается исполнитель, предписываемое ему действие и срок исполнения.

1.2. Аналогично.

2. СЛУШАЛИ:

Текст протокола по второму вопросу повестки дня оформляется аналогично по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Приложение 7

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Повестка дня:

2. Перепечатывается тот пункт повестки дня, ради которого делается выписка.

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. -Запись текста выступления или "Текст доклада прилагается".

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Перепечатывается текст пункта постановления.

2.2. Аналогично.

Председатель - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Верно

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Приложение 8

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Изложение фактов, послуживших поводом для составления докладной записки.

Выводы и предложения составителя докладной записки. Обязательно оформляются в новом абзаце, при необходимости могут быть оформлены с помощью перечисления.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Приложение 9

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Адресат

СПРАВКА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Служебные справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя своей организации для информирования о выполнении планов, заданий, поручений.

В тексте справки приводят конкретные данные; выводов и предложений не делают. При необходимости текст справки можно оформить в виде таблицы.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Приложение 10

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

(может отсутствовать)

СПРАВКА

00.00.0000 № 00

Фамилия Имя Отчество лица, которому выдается справка, и описание удостоверяемого юридического факта.

Если в документе не указан адресат, то в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления по месту требования».

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Печать

Приложение 11

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации (может отсутствовать)

00.00.0000 № 00-00/000

На № 00-00/000 от 00.00.0000

Заголовок к тексту

Текст письма, как правило, состоит из двух частей - вводной и основной.

В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части.

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

000 00 00

Приложение 12

АКТ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

00.00.0000

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту

Основание: наименование, автор, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта (печатается через один интервал).

Составлен комиссией в составе:

Председатель: наименование должности Фамилия И.О.

Члены комиссии: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (список членов комиссии пишут в алфавитном порядке их фамилий или в порядке субординации).

или

Наименование должности Фамилия И.О.

Наименование должности Фамилия И.О. и т.д.

Присутствовали: список присутствующих (если они есть) при составлении акта оформляют аналогично списку членов комиссии.

Текст основной части акта. Приводят описание проделанной комиссией работы, фиксируют установленные факты, приводят выводы и предложения комиссии.

В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Присутствовали Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Приложение 13

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Передал - должность Фамилия

тел.000 00 00

Адресат

Принял - должность Фамилия

тел.000 00 00

ТЕЛЕФОНОГРАММА Время передачи: 00 час. 00 мин.

00.00.0000 № 00

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов. Следует избегать употребления труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия



Приложение 14

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Входящий номер	Корреспондент, дата и регистрационный номер документа	Краткое содержание	Резолюция или кому передан документ	Подпись исполнителя	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата	Регистрационный номер	Адресат	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата	Регистрационный номер	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Размещено на http://www.allbest.ru/



Приложение 15

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и входящий номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому передан документ
Отметка об исполнении

Оборотная сторона карточки

Срок исполнения
Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

Приложение 16

Перечень типовых сроков исполнения документов

1. Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции.

2. Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.

3. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора.

4. Ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

5. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

6. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

7. Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения.

8. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки -- безотлагательно, не позднее 15 дней.

9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов Федерации - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

10. Консультация письменная по вопросам использования машин - не позднее чем через 10 дней по получении запроса.

11. Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

12. Опросный лист на продукцию: представление - в 20-дневный срок с момента получения наряда.

13. Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок.

14. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

15. Письма-поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

16. Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней.

17. Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.

18. Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения.

19. Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

20. Предложения и заявления депутатов Государственной думы - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

21. Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в 10-дневный срок.

22. Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; в городе - не позднее чем в 10-дневный срок.

23. Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку.

24. Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок.

25. Рекомендации постоянных комиссий депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями.

26. Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе - не позднее чем в 7-дневный срок.

27. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.

28. Спецификация на товары годовая: согласование - не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание - не позднее 10 дней после получения.

29. Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления.

30. Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней; остальные - в течение 10 дней.

Размещено на Allbest.ru

...