Документационное обеспечение управления

При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сроков хранения, а также типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.

Количество единиц хранения (графа 3) заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

Срок хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение.

Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст.508.

Примечание (графа 5) - эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т.е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требова-ний. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного уч-реждения и только после этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др.

Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

· первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

· второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

· третий экземпляр находится в качестве учетного документа в архиве организации;

· четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования. В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передает итоговые сведения по организации в архив организации. Итоговая запись составляется по следующей форме:

Таблица 2 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Данные сведения необходимы архиву организации для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по архиву организации, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.

Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения
(до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?

2. Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется?

3. Назовите виды номенклатуры дел.

4. Какие виды папок используются при организации оперативного хранения документов?

5. Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

6. Как должен быть сформулирован заголовок дела?

7. На основании чего происходит определение сроков хранения документов?

8. Что называется итоговой записью в номенклатуре дел и по какой форме она составляется?



3.8 Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела;

· заголовок дела;

· дата дела (на данном этапе - год);

· срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

· Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

· Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел. Формирование дел включает в себя:

· получение исполненных документов,

· проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

· распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела - в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

· распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

· переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;

· приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

· утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

· при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

· дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов.

· внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Согопа». В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы фор-мируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.

Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Контрольные вопросы

1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения?

3. Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.

4. Когда дело считается заведенным?

5. Что включает в себя формирование дела?

6. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.

3.9 Экспертиза ценности документов

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е., следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подле-жат постоянному хранению. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

· определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;

· установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.

· обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;

· определение уникальных и особо ценных дел и документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве организации и государственном архиве.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В архиве организации экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе.

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным агентством в 1995 г.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации.

Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству, руководитель несет ответственность за сохранность документов.

Задачами ЭК являются:

· рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;

· решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

· проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

· критерии оценки происхождения документов;

· критерии содержания документов;

· критерии внешних особенностей документов.

Таким образом, экспертиза ценности документов это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Различают два типа перечней:

· с указанием сроков хранения;

· подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

· типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;

· примерные - для однородных организаций, например для коммерческих банков;

· ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

· высшие органы государственной власти и управления;

· центральные органы власти и управления;

· органы власти и управления субъектов Российской Федерации;

· учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

Контрольные вопросы

1. Что называется экспертизой ценности документов и перечислите ее основные задачи?

2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

3. Какие органы входят в систему экспертных органов?

4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и назовите основные задачи этой комиссии?

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.

6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?

3.10 Подготовка дел к архивному хранению

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

· обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

· подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Контрольные вопросы

1. В течение, какого срока должны храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?

2. Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в архив организации?

3. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации?

4. В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?

5. Что означает пересистематизация документов в деле и почему она проводится только при подготовке дела к передаче на хранение?

6. Как нумеруются листы дела?

7. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?

8. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?

9. Как должны храниться особо ценные документы?

3.11 Автоматизация процессов делопроизводства

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

· единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

· объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

· использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

· обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

· у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;

· у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);

· нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:

· используемым технологиям делопроизводства;

· соответствию основным задачам делопроизводства;

· функциональным характеристикам систем;

· программной реализации;

· стоимостным показателям.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - это обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся система «Дело» и система «Золушка. Служебная корреспонденция».

Основной особенностью программных продуктов «прозападной» технологии является моделирование процессов офисного документооборота и настройка на эти модели программных систем. Разработки этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, т. е. по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

· система Office Media г. Москва (Lotus Notes);

· система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);

· комплекс программ «Делопроизводство» г. Челябинск (Lotus Notes);

· система «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);

· решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);

· решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);

· система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).

Собственные разработки российских компаний: система LanDocs; система Effect Office; система «Документ 2000»; система «Евфрат».

Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления.

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает следующие функции:

· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

· единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;

· ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;

· регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,

· отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

· получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной (бумажной) технологией делопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последних версиях системы поддерживается доступ к документам посредством Интернет-технологии.

Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы «Lotus Development Corpora-tion», который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, соответствуют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и в частности следующим:

· учетной обработке всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов

· система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе дан-ных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распре-деленной вычислительной сети;

· поддержка работы с текстом документа. Среда Notes имеет встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;

· связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;

· согласованности с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

· распределенному документообороту. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

· ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шиф-рование данных.

Начиная с 4-й версии система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) более полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация самостоятельно приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Из рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из систем трудно понять и профессионалу в области организации документационного обеспечения управления. Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

· оценку исследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной фирме, а также желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;

· оценку базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации делопроизводства на ближайшие годы;

· тщательное изучение и проверку возможностей систем автоматизации, чтобы обеспечить работу в рамках действующего в этой сфере деятельности нормативно-правового поля.

Для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Список литературы

Нормативные правовые акты, регулирующие документационное обеспечение управления

1. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» ( с изм. от 09.07.2002, от 30.06.2003).

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой записи».

4. Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

5. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

7. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

8. Федеральный закон от 27.12.2002 № 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании».

9. Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. Федерального закона от 02.02.2006 №19-ФЗ)

10. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998.

11. ГОСТ Р.6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, М. Издательство стандартов, 2003

Учебники и учебные пособия

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учеб.-практ. пособие. 2-е изд., перераб., доп. - М.: КноРус, 2008.

2. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. - 2-е изд., перераб., доп. - М.: Эксмо, 2009.

3. Барихин М.И. Делопроизводство и документооборот. - 2-е изд., перераб., доп. - М.: Книж. мир, 2008.

4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003): Учеб.пособие. - 7-е изд., перераб., доп. - М.: Дашков и Ко, 2009.

5. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Более 120 документов / В.В. Галахов и др. - 3-е изд., перераб., доп. - М.: Проспект, 2009.

6. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. -СПб.: Питер, 2008.

7. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие. 5-е изд., перераб., доп. М.: Дашков и Ко, 2008.

8. Непогода А,В,, Семченко П.А. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. - 3-е изд., стереотип. - М.: Омега-Л, 2009.

9. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. - 6-е изд., стереотип. - М.: Академия, 2008.

10. Журнал «Делопроизводство»

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Инструкции (правила) - должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннему трудовому распорядку и т.д.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

8. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

9. Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.).

10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

11. Расценки на производство работ.

12. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

13. Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

14. Структура и штатная численность.

15. Тарифные ставки.

16. Уставы государственных предприятий (объединений).

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

...