Документирование кадровой деятельности на предприятии оптово-розничной торговли на примере ЗАО "Роспечать-Алтай"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы на предприятии

1.1 Кадровая служба: понятие, параметры ее функционирования в структуре документооборота организации

1.2 Основные понятия системы кадрового делопроизводства и принципы ее формирования

1.3 Специфика документов кадровой службы и порядок их оформления

2. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии оптово-розничной торговли (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

2.1 Система документооборота и функционирование кадровой службы ЗАО «Роспечать-Алтай»

2.2 Анализ кадровой документации ЗАО «Роспечать-Алтай»

2.3 Оценка эффективности кадрового делопроизводства ЗАО «Роспечать-Алтай»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Современные тенденции развития общества и становления российского предпринимательства во многом обусловлены формированием не только экономико-правового фундамента, но и базы нормативно-трудового регулирования кадрового обеспечения деятельности организации. В связи с этим важно понимание не только в научных разработках, но и в практической деятельности понятия и закономерностей функционирования кадрового делопроизводства, которое представляет собой совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров. В частности, Е.Н. Малькова подчеркивает, что, например, «учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе». Таким образом, плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия [Электронный ресурс]: Кадровые решения. 2008. № 7. URL: http://www.profiz.ru/kr/7_2008/ (дата обращения: 20.03.2013).

Данные аспекты кадрового делопроизводства обусловили выбор темы дипломной работы, ее значимость в общем контексте документной науки. Кадровая документация, на сегодняшний день, занимает едва ли не самое главное место в классификации текстовых документов, существует множество исследований, посвященных рассмотрению и анализу, как видов кадровых документов, так и особенностей их структурирования и оформления в рамках общегосударственного стандарта и в системе локального делопроизводства конкретной организации.

Важность рассмотрения именно кадровой документации в конкретной организации подчеркивается несформировавшимся до сих пор на государственном уровне общего для всех предприятий стандарта оформления документов, его не обязательным, а методическим (рекомендательным) характером. Это вызывает сложность формирования системы кадровой документации в организации, приводит к тому, что появляются свои, «местные» правила документирования кадров, основанные на государственном стандарте. Так, Е.В. Орлова в своей статье отмечает: «Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили» Орлова Е.В. Кадровые первичные учетные документы в 2013 году [Электронный ресурс]: Справочник кадровика. 2013. № 1. URL: / http://www.pro-personal.ru/journal/rubric/146/ (дата обращения: 20.03.2013).

Анализ и оценка структуры кадровой документации в отдельно взятой организации, рассмотрение ее соответствия государственному стандарту документирования, выявление особенностей кадрового документирования в соответствии со спецификой деятельности организации - все это определяет не только важность выбранной темы, но и ее новизну.

Следует отметить, что система кадрового делопроизводства не является новой темой в документной науке. Среди наиболее известных теоретиков можно назвать В.И. Андрееву, Т.Н. Бондареву, П.В. Веселова, М.Т. Лихачева, А.Н. Сокову Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основании новых нормативов. М.: Управление персоналом, 2009. С. 10-154; Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 1989. С. 34-48; Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг" (ИВЦ), 2010. С. 5-14; Документы и делопроизводство : справ. пособие / сост. М. Т. Лихачев; ред. А. С. Мельникова. М.: Экономика, 1991. С. 25-64; Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебной документации: Рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003. 2-е изд. М.: МЦФЭР, 2009. С. 23-38 и других. На сегодняшний день можно говорить о том, что кадровое делопроизводство является актуальной темой как с точки зрения теории документации, так и в практической сфере: проходит большое количество различных семинаров и тренингов в области оформления кадровых документов, создаются практические руководства для работников кадровых служб и руководителей организаций. Это еще раз подчеркивает актуальной выбранной темы и ее важность в области работы с кадровыми документами.

В данной работе находит свое отражение теоретический анализ трудов исследователей вопросов кадровой документации и системы управления персоналом и практиков применения документов кадровых служб (О.И. Захаркина, В.В. Семенихин, Т.В. Печникова, С.И. Сербинский Захаркина О.И. Гусятникова Д.Е. Шитова М.А. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М.: Омега-Л, 2009. С. 112-198; Семенихин В.В. Все о приеме и увольнении работников. М.: Эксмо, 2009. С. 254-367; Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 58-97; Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 335-361 и др.), рассматриваются нормативные акты определенной тематики (трудовое законодательство, кадровое делопроизводство Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l= (дата обращения: 24.01.2013); О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); О трудовых книжках (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций… Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ... [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)), статьи периодической печати Справочник кадровика; Справочник по управлению персоналом; Кадровые решения; Кадры предприятия.

Теоретико-методологическую базу исследования составляют работы Жукова Б.М. «Современные тенденции в управлении персоналом», Семченко П.А. «Делопроизводство компании», Захаркиной О.И. «Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база», Семенихина В.В. «Кадровый документооборот», Ситниковой Е.Г. «Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект» Дейнека А.В., Жуков Б.М. Современные тенденции в управлении персоналом [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство "Академия Естествознания", 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013); Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство компании [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1 (дата обращения: 25.01.2013); Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база (С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ) [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1 (дата обращения: 25.01.2013); Семенихин В.В. Кадровый документооборот. М.: Эксмо, 2010. С. 242-243 [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013); Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект. Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90 и другие.

Среди основных нормативно-правовых источников, используемых в процессе написания работы, можно назвать Трудовой кодекс РФ Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), ГОСТ Р 51141-98 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l= (дата обращения: 24.01.2013), ГОСТ Р 6.30-2003 О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

Объектом исследования дипломной работы является кадровое делопроизводство.

Предмет исследования - организация работы с кадровыми документами в торговой организации.

Цель написания дипломной работы - проанализировать осуществление кадрового делопроизводства в торговой организации.

Данная цель предполагает решение следующих задач:

- рассмотреть понятие кадровой службы и определить параметры ее функционирования в организации;

- охарактеризовать основные нормативно-правовые и методические документы, регулирующие деятельность кадровой службы;

- описать виды кадровой документации в организации;

- определить особенности оформления кадровых документов;

- выявить характерные черты кадрового делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай».

В ходе исследования использовались следующие методы:

- метод анализа и метод синтеза (применяются в ходе работы с практическим материалом - кадровыми документами организации);

- метод обобщения (применяется в части подготовки выводов по проведенному анализу, в частности позволяет тезисно сформулировать идею, проблему, основные положения исследования);

- метод аналогии (применяется при выведении определенных закономерностей системы кадровой документации в рамках торгового предприятия);

- методы классификации, идеализации (позволят создать работу научного уровня).

В рамках практической части исследования применяется методика совокупного анализа, который предполагает рассмотрение всей общности кадровых документов в организации, выявление основных параметров их оформления.

Научная новизна данной дипломной работы определяется тем, что исследования и статьи, посвященные кадровому делопроизводству, касаются либо общих вопросов оформления кадровой документации и структурирования системы кадрового документирования, либо рассматривают (как новое направление в России) документирование в работе индивидуального предпринимательства. На наш взгляд, эта позиция не является верной, так как сегодня в системе каждого предприятия происходят изменения, касающиеся кадрового делопроизводства. Особенно важно отметить то, что торговым организациям при рассмотрении вопроса о кадровых документах уделяется очень мало внимания. Поэтому значимым является формирование общих тезисов по особенностям кадрового документирования в торговой организации и выведение принципов структуры кадрового делопроизводства в области торговли.

Фактический материал данного исследования представлен кадровыми документами ЗАО «Роспечать-Алтай». Значимость проведенного анализа и полученных результатов для практического применения работы определяется конкретностью исследования, его отнесенностью к торговой сфере. На наш взгляд, практическая часть дипломной работы представляет собой (для организации) совокупность результатов внешнего аудита кадровой документации и позволит в дальнейшем кадровой службе отметить в пределах свой деятельности недостатки работы для их исправления.

Практическая значимость результатов данной дипломной работы определяется возможностью применения сложившейся системы кадрового делопроизводства на предприятиях оптово-розничной торговли, а также на предприятиях иного профиля деятельности (в качестве рекомендации по работе с кадровой документацией).

Структура и содержание работы: введение, 2 главы, заключение, список использованной литературы. Приложение включает в себя примеры документов кадрового делопроизводства ЗАО «Роспечать-Алтай».

1. Теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы на предприятии

1.1 Кадровая служба: понятие, параметры ее функционирования в структуре документооборота организации

документирование кадровая служба

В условиях современного развития экономики и становления общества нового глобального информационного пространства происходит трансформация внутренней среды организации, реструктуризация отделов, перераспределение функциональных обязанностей и ответственности. Изменения социальной сферы и общей экономической политики как в государственных масштабах, так и на уровне отдельного предприятия приводят к тому, что меняется сам подход к формированию рабочей среды организации, ее персонала (коллектива). По мнению многих специалистов, таких как, М.И. Басаков, А.Я. Кибанов, В.А. Кудряев Басаков М.И. Справочник кадровика. Документирование кадровой деятельности. М.: Феникс, 2010. С. 29-67; Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Учебник. М.: Инфра-М, 2010. С. 398-412; Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 69-73, данные изменения приводят к тому, что вопросы формирования отделов кадров и кадровых систем становятся все более актуальными.

Так, по мнению П.В. Шеметова, кадровая служба предприятия характеризуется как «совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики» Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред, П.В. Шеметова. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009. С. 54.

Данное понятие приводит в тексте своих лекций и преподаватель в сфере управления персоналом С.И. Ярцева: «кадровая служба - совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики» Ярцева С.И.. Лекции по предмету Управление персоналом, 2009 [Электронный ресурс]. URL: http://uchebnik-besplatno.com/personalom-upravlenie/lektsii-predmetu-upravlenie.html (дата обращения: 20.03.2013).

Отдел кадров, как отмечает составитель справочника для кадровых специалистов Н.А. Алимова, - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации Алимова Н.А. Большой справочник кадровика [Электронный ресурс]. URL: http://www.hr-portal.ru/article/ponyatie-tseli-i-zadachi-otdela-kadrov (дата обращения: 24.01.2013).

Для более унифицированного наименования в данной работе употребляется термин «кадровая служба», однако мы акцентируем внимание на том, что в структуре предприятия кадровая служба может иметь различные названия: отдел кадров, управление кадрами, отдел персонала и т.п. Кроме того кадровая служба может включать в себя отдел кадров или отдел персонала. Так как для данной работы не является актуальным рассмотрение специфики кадровой службы и ее наименования, мы не будем останавливаться на этом вопросе.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Кадровая служба в организационной структуре предприятия (в системе управления предприятием) занимает одно из ведущих мест, обеспечивает непрерывное движение документооборота в отношении кадрового обеспечения деятельности организации. Примеры положения кадровой службы в системе организации представлены на рисунке 1.1.

Отметим, что конкретное место и роль кадровой службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Вариант 4.

Рисунок 1.1 - Место кадровой службы в структуре организации

В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько вариантов включения кадровой службы в общую структуру предприятия в соответствии со степенью и уровнем подчиненности данного отдела по типу руководства организацией Овчинникова Т.И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html (дата обращения: 24.01.2013).

На рисунке 1.1 представлены четыре варианта местоположения кадровой службы в структуре организации. Вариант 1 Рисунок 1.1 составлен по: Овчинникова Т.И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html (дата обращения: 24.01.2013) демонстрирует структурную подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование). Схема по варианту 2 отражает структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы. Вариант 3 говорит о структурной подчиненности кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы. На рисунке 1.1 по варианту 4 показано организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

Таким образом, подчиненность и расположение кадровой службы в системе предприятия определяется спецификой самой организации, ее управленческим звеном и политикой руководителя относительно управления персоналом и расположения звена подчиненности. Данные факторы оказывают влияние и на формирование структуры самой кадровой службы. Отметим, что структура кадровой службы предприятия помимо вышеперечисленных факторов определяется в зависимости от видов деятельности организации и штатной численности работников.

Возглавляет кадровую службу предприятия и руководит ее работой начальник (директор, руководитель). Все сотрудники кадровой службы, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу) Организация кадровой работы. Типовое Положение об отделе кадров [Электронный ресурс]. URL: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html (дата обращения: 24.01.2013).

На крупных предприятиях, как правило, кадровой службой руководит заместитель директора по кадрам (персоналу) или, например, заместитель председателя правления акционерного общества по кадрам, которому подчиняется непосредственно отдел кадров, административно-хозяйственная служба с подразделениями и др. Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае он всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии. Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам (либо менеджера по кадрам).

Деятельность кадровой службы в организации определяется основными функциями и задачами как службы в целом, так и отдельных ее сотрудников.

Кадровая служба решает следующие задачи Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект. Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90:

- осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов,

- формирование стабильно работающего трудового коллектива,

- создание кадрового резерва,

- организация системы учета кадров.

При решении данных задач кадровая служба выполняет следующие функции:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации,

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ,

- учет личного состава,

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству,

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом,

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению,

- анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров,

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов,

- работа по созданию резерва на выдвижение,

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников,

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению,

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников,

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка,

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект. Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90 Капустин С.Н., Федосеев В.Н. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. М.: Экзамен, 2009. С. 106-107.

В соответствии с современным подходом к выделению функций кадровой службы можно выделить два основных вида функционирования:

1) управление трудовыми отношениями;

2) документальное оформление трудовых отношений.

Так как для нашей работы актуальным является рассмотрение деятельности кадровой службы именно с точки зрения системы делопроизводства, то мы остановимся на перечислении подфункций оформления трудовых отношений Типовая организационная структура системы управления персоналом [Электронный ресурс]. URL: http://www.grandars.ru/college/biznes/sluzhba-upravleniya-personalom.html (дата обращения: 24.01.2013):

- подготовка кадровых приказов;

- ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

- оформление и учет трудовых книжек;

- ведение личных дел;

- консультирование сотрудников;

- составление и корректировка графиков отпусков;

- оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами;

- другие функции.

Исходя из вышеперечисленных функций кадровой службы организации, отметим, что «документальная часть» обязанностей сотрудников данной службы является достаточно трудоемкой и требует профессионализма и компетентности в подходе к такому специфическому виду делопроизводства, как кадровое делопроизводство. Деятельность кадровой службы в процессе функционирования в системе делопроизводства основывается на понятии нормативно-методического обеспечения.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом, как отмечает доктор экономических наук Б.М. Жуков, - это «совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации» Дейнека А.В., Жуков Б.М. Современные тенденции в управлении персоналом [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство "Академия Естествознания", 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013) .

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста.

Основные документы нормативно-методического обеспечения делятся условно на две группы: обязательные документы и документы рекомендательного характера. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы нормативно-методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом специалист кадровой службы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно установленным в организации стандартам.

Приведем перечень основных документов по каждой группе.

Среди документов по трудовому праву и охране труда выделяются следующие основные нормативные акты:

1) Конституция РФ Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

2) Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы Трудового кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

3) Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", статья 16, статья 17 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) .

4) Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне", статья 11 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) .

Среди документов методического характера выделяют несколько нормативных актов:

1) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), п.2,3 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет, и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы предприятия: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…, п.1.5 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Например, как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

3) Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", п.1.1., п.1.2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением.

4) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... , п.1-7 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Этот документ необходим специалисту кадровой службы при работе с трудовыми книжками сотрудников.

Следование рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, не является строго обязательным. Однако обращение к ним упрощает работу кадрового специалиста.

Таким образом, организация и ведение кадрового делопроизводства находится в ведении кадровой службы организации и обеспечивается ее ресурсами. Основу функционирования данной службы составляют нормативно-правовые и нормативно-методические акты, принятые в РФ и необходимые как для обязательного, так и для рекомендательного использования сотрудниками кадровой службы организации, независимо от ее вида и формы образования, а также состава и структурных особенностей самой службы. Указанные ранее нормативные акты служат не только основой функционирования кадровой службы, но и базой для создания системы кадрового делопроизводства в организации, «моделью» для формирования структуры кадровой документации и правил ее оформления.

1.2 Основные понятия системы кадрового делопроизводства и принципы ее формирования

Развитие современного общества диктует новые правила и аспекты поведения субъектов социальной среды, их взаимоотношений и взаимодействий. Одним из параметров оценки функционирования субъекта в социуме является его трудовая деятельность, профессиональная занятость в той или иной сфере, реализация как специалиста определенной области деятельности. Трудовые отношения становятся сегодня системой взаимосвязанных показателей, как на уровне финансового материала, так и в плане нормативного и документационного обеспечения. Современное трудовое законодательство РФ подчеркнуло большую роль кадровой документации в системе общественных отношений, придав ей статус правовых документов. Кадровую документацию теперь приходится вести всем работодателям, независимо от формы организации и численности трудового коллектива.

Отметим здесь, что Трудовой кодекс РФ к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Таким образом, Трудовой кодекс указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, «в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов; наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013).

По мнению автора учебного пособия для специалистов в области кадров А.Л. Комышева, кадровая документация - это «совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации» Комышев А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. С.23.

С.И. Сербинский, преподаватель дисциплины «Управление персоналом», приводит такое определение кадровой документации: это «документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда» Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие/Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 287.

Кадровая документация представляет собой «комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии» Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 103.

Иными словами кадровая документация является, по сути, системой документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отметим, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

В соответствии с Государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», устанавливающим термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Исходя из этого, еще раз подчеркнем, что в соответствии с данным определением кадровое делопроизводство -- это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Свободная энциклопедия «Википедия» отмечает, что кадровое делопроизводство - это «деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами» Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Кадровое делопроизводство (дата обращения: 24.01.2013). Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Актуальным при рассмотрении данной темы является определение понятия «документ» и представление классификации кадровых документов организации.

Свободная энциклопедия «Википедия» трактует понятие документа как «материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве» Документ [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата обращения: 24.01.2013).

В учебнике «Налоговое право» определяется, что в делопроизводстве документ представляет собой «средство фиксации в письменном виде сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» Гуреев В.И. Налоговое право. М.: Экономика, 2009. С. 108.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013).

Таким образом, в соответствии с вышеперечисленными определениями документ представляет собой «объект, содержащий и передающий информацию».

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что «любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя» Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013). Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель либо работник может доказать свою правоту в суде.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач Семенихин В.В. Кадровый документооборот. М.: Эксмо, 2010. С. 242-243 [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013):

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя;

- разрешить трудовые споры.

Существует множество классификаций кадровой документации. В данной работе мы приведем некоторые основания для выделения видов кадровых документов Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013), которые более подробно будут рассмотрены нами в следующем параграфе.

Систему кадровой документации в практической деятельности принято классифицировать по различным признакам:

1) По целевой принадлежности -

а. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

б. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» "ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации"(утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ..., введение [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

2) По основным кадровым процедурам -

а. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

б. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу.

в. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

г. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

д. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

е. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

3) По функциональному назначению -

а. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

б. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

в. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

г. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

д. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

е. Информационно-справочная документация.

Помимо представленных видов документов кадровой службы в общую систему кадровой документации можно включить переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

В основе формирования системы кадрового делопроизводства лежат определенные принципы и параметры, которые определяют успешность функционирования кадрового документооборота и создания кадровой документации. К данным принципам можно отнести следующие:

- принцип нормативно-правового обязательства.

Кадровая служба основывается в своей деятельности на принятых на территории РФ, а также в субъектах федерации нормативно-правовых актах и регулирует систему делопроизводства согласно методическим рекомендациям государственного или местного масштаба. Это позволяет, в первую очередь, создать систему законодательно регулируемого делопроизводства, избежать сложностей в доказательно-правовом плане.

- принцип «местного» делопроизводства.

Предполагается, что кадровая документация создается на базе общегосударственных параметров, но с учетом особенностей организации и принятых в ней, традиционных норм оформления документов.

- принцип системности кадрового делопроизводства.

Кадровая документация создается с учетом принятой в организации номенклатуры (или перечня) дел кадровой службы. Оформление кадрового документа проходит все необходимые стадии создания: от побудительного действия, на основании которого создается определенный документ, до сдачи документа в архив.

- принцип нормативного оформления.

В основе оформления документа кадровой службы лежит принцип нормативности: создание определенного текста предполагает наличие обязательных реквизитов, перечень которых закреплен законодательно за определенным видом документа.

В связи с рассмотрением данного принципа остановимся на определении понятия «реквизит», как еще одного значимого термина для описания системы кадрового делопроизводства. Данный термин применим в отношении требований к оформлению документов, в том числе и кадровой службы.

Правила оформления документов, входящих в систему кадровой документации определены, как у отмечалось нами ранее, ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

По определению, приведенному в п. 39 ГОСТ Р 51141-98, реквизит документа представляет собой «обязательный элемент оформления официального документа» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l= (дата обращения: 24.01.2013).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013):

...