Документирование кадровой деятельности на предприятии оптово-розничной торговли на примере ЗАО "Роспечать-Алтай"

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Более подробно оформление кадровой документации и использование реквизитов в составе определенных документов мы рассмотрим в следующем параграфе.

Таким образом, основными понятиями, определяющими функционирование кадровой службы, являются: кадровая документация, кадровое делопроизводство и кадровый документооборот. Данные понятия входят в системы более широких определений, таких как делопроизводство и документооборот в структуре организации, основываются на нормированности базового оборота документов предприятия и особенностях кадровой деятельности.

1.3 Специфика документов кадровой службы и порядок их оформления

Формирование кадровой документации на предприятии происходит посредством исполнения нормативных предписаний и рекомендаций общегосударственного масштаба и с учетом особенностей самой организации, ее структуры, специфики функционирования. В этой связи статья 8 Трудового кодекса РФ закрепляет положение о том, что работодатели (за исключением категорий работодателей, указанных в данной статье кодекса) «принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями» Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 8 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Создание структуры кадровой документации в пределах конкретной организации позволяет не только организовать деятельность кадровой службы, но и подчеркнуть правовой аспект трудовых отношений.

В данном параграфе мы остановимся на рассмотрении основных кадровых документов, представленных в большинстве организаций нашей страны (в данном параграфе рассмотрение документов кадровой службы представлено следующей литературой Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство компании [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1 (дата обращения: 25.01.2013) Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база (С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ) [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1 (дата обращения: 25.01.2013) Забрашная Е.Ю. Перевод на другую работу // Справочник кадровика. 2010. № 12. С.6-8 Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. 2010. № 1. С.27-29 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. 2008. № 10. с.71-82 Потапова А.В. Прием на работу шаг за шагом // Справочник кадровик. 2008. № 10. С.36-40 Васильев М.В. Кадровое делопроизводство: как избежать ошибок // Налоговый вестник. 2010. № 3. С. 4-6 Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Практическое пособие. М.: Феникс, 2009. С. 265-267).

К числу таких документов относятся:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании работника;

- табель учета рабочего времени (форма №Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- должностная инструкция;

- трудовая книжка;

- личное дело.

Трудовой договор - документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование документа; дата; индекс; место составления; заголовок к тексту; текст; юридические адреса сторон; подписи сторон; печать организации.

В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Изменения трудового договора оформляются при изменении существенных условий трудового договора, т. е. таких условий, без согласования которых договор не может быть заключен: условия труда и отдыха, условия оплаты труда, права и обязанности работников. Согласно ст.57 Трудового Кодекса РФ Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 57 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Следовательно, если работник подписал трудовой договор и руководство организации хочет изменить или дополнить его условия, то работник должен дать на это письменное согласие. Такое согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения трудового договора могут происходить по инициативе работодателя в порядке, определенном ст. 73 Трудового Кодекса РФ Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 73 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Если изменения трудового договора (зарплата, режим работы, нормы выработки и т. д., за исключением трудовой функции) вызваны организационными или технологическими переменами на предприятии, спрашивать согласия работника не нужно. Но необходимо соблюсти процедуру изменения существенных условий трудового договора.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного договора.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Издание приказа о приеме на работу представляет собой завершающий этап документирования заключения трудового договора как юридического факта и происходит в трехдневный срок.

Приказ о приеме на работу может иметь текстовую форму содержательной части и включать следующие основные положения: обозначение распорядительного действия; фамилию, имя, отчество; профессию или должность; наименование структурного подразделения; дату начала трудового договора или его срок; условия оплаты труда; испытательный срок. Если приказ о приеме составляется на нескольких сотрудников, то каждый пункт должен касаться отдельного работника.

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1а -- на группу работников.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа (распоряжения) о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовой формой, во многом произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т.д. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.д.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

К иным формам приказа относятся приказы о поощрении, взыскании, направлении в командировку и т.п.

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставиться резолюция, и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласования.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 Трудового Кодекса РФ Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 190 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрений и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под подписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретную должность, реквизиты согласования и утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- основные задачи и функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения;

- связи по должности;

- оценка деятельности.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФТрудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 66 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФТрудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 66 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Согласно установленным правилам работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника; основания прекращения трудового договора; о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета;

- личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);

- личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 45 и 45 лет);

- автобиография;

- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

- характеристики;

- копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

- трудовой договор;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- материалы аттестации;

- представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

- копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

- другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении, каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Отметим еще раз, что важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Это напрямую связано с юридической значимостью документов и ответственностью за их подлинность, правильность оформления и сохранность.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Стандарты формирования и оформления документов кадровой службы носят не всегда обязательный характер для организаций, однако следование им помогает систематизировать кадровую документацию, наладить документооборот на предприятии, улучшить работу персонала и т.п.

2. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии оптово-розничной торговли (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

2.1 Система документооборота и функционирование кадровой службы ЗАО «Роспечать-Алтай»

Закрытое акционерное общество «Роспечать-Алтай» (здесь и далее - РА) создано в 1995 году в соответствии с Гражданским кодексом РФ Здесь и далее ссылки на Гражданский кодекс по источнику: "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 1-4)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 30.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) и Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах» Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах" [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) и действует на основании Устава Здесь и далее ссылки на внутренние документы ЗАО «Роспечать-Алтай» обозначаются как РА: Устав (нов.ред.) 17.12.2010 г. и Учредительного договора Учредительный договор. 22.11.1995 г..

Деятельность РА определяется решениями совета учредителей и задачами коммерческой деятельности акционерного общества закрытого типа. Согласно им, РА занимается осуществлением торгово-закупочной, торгово-посреднической деятельности, оптовой и розничной торговой деятельности печатной продукции, канцелярскими товарами и т.п.

Так как в данной работе мы рассматриваем особенности кадрового делопроизводства торговой организации РА, то остановимся на ряде вопросов относительно трудовых отношений и структуры кадровой службы.

Трудовые отношения:

1. Трудовой коллектив РА составляют граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора, либо других форм, регулирующих трудовые отношения работника с закрытым акционерным обществом в соответствии с действующим законодательством.

2. Формы, система и оплаты труда, а также другие виды расходов работников устанавливаются РА самостоятельно.

3. Режим работы и отдыха работающих в РА граждан, их социальное обеспечение и социальное страхование устанавливаются индивидуальными трудовыми договорами или контрактами с соблюдением соответствующих норм российского трудового законодательства.

4. Охрана труда и техника безопасности в РА осуществляется согласно действующему трудовому законодательству РФ, соответствующими нормативными актами.

Право подписи имеет генеральный директор РА или другие должностные лица, специально уполномоченные им.

Конфиденциальность: - каждый из участников обязуется в том, что он не будет использовать или разглашать перед любым лицом, фирмой и компанией, а также опубликовывать или рассказывать любую секретную информацию, связанную с деятельностью РА.

Социальная и правовая защита сотрудников РА:

- работа в РА засчитывается в общий трудовой стаж и стаж для назначения пособия по государственному социальному страхованию при условии уплаты в Пенсионный фонд и фонд государственного страхования Российской Федерации.

Трудовые отношения работников РА регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка (Приложение 1) РА: Правила внутреннего трудового распорядка (нов.ред.) 01.01.2009 г., должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Сегодня в активе предприятия:

- торговые комплексы;

- торговые киоски;

- торговые помещения в арендном пользовании.

Низкая оплата труда работников торговой и обслуживающей сферы (киоскеры, фасовщицы, водители, продавцы канцелярских товаров и т.п.) приводит к постоянной текучести кадров, при условии сохранения постоянной численности персонала в пределах 80 человек административного и «рабочего» уровня деятельности.

Самый большой уровень численности персонала приходится на торговую и обслуживающую сферу, в числе наибольшей занятости среди административного звена находится система бухгалтерии и планирования. Данные экономически и финансово обусловленные структуры входят в число наиболее «документально» обеспеченных подразделений, что обусловлено направлением деятельности организации.

Кадровая служба в РА является отдельным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору. Кадровая служба в РА носит наименование - Служба персонала, возглавляется директором по персоналу, который подчиняется и отчитывается непосредственно перед генеральным директором РА. В состав службы персонала РА входят:

- директор по персоналу (он же заместитель генерального директора),

- 2 менеджера по персоналу,

- секретарь.

Деятельность службы персонала РА не регламентируется Положением о кадровой службе, так как данный документ не предусмотрен перечнем дел организации. Регулирование функциональных обязанностей сотрудников службы персонала осуществляется должностными инструкциями, которые «прописывают» основные задачи и «дела» каждого звена кадрового отдела РА: Должностная инструкция директора по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.; РА: Должностная инструкция менеджера по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г..

Так согласно должностной инструкции, директор по персоналу выполняет следующие основные обязанности РА: Должностная инструкция директора по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.:

- организует управление формированием, использованием и развитием персонала,

- возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации,

- принимает участие в коммерческой деятельности организации в части обеспечения его трудовыми ресурсами необходимых профессий, специальностей и квалификации,

- занимается изучением конъюнктуры рынка труда,

- проводит прогнозирование и планирование потребности организации в кадровых ресурсах,

- изучает движение кадров, выявляет причины текучести кадров, разрабатывает совместно с руководителями отделов мероприятия по их устранению,

- принимает меры по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования,

- осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины работников организации, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка,

- контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом, закрепляет взаимоотношения работников и организации, принимает кадровые решения по текущим проблемам и вопросам,

- организует необходимый кадровый учет и кадровое делопроизводство в организации в соответствии с требованиями законов и государственных стандартов,

- готовит совместно с бухгалтерией документы, необходимые для получения социальных льгот, для назначения пенсий, пособий и выплат работникам и их семьям, представляет их в органы социального обеспечения.

Таким образом, можно говорить о том, что директор по персоналу регулирует и координирует деятельность службы персонала, обеспечивает ее взаимодействие с другими службами и отделами РА. Отметим, что взаимодействие службы персонала и бухгалтерии во многом обусловлено единой автоматизированной системой оформления документации в части их унификации и обобщения - Система 1С, которая позволяет РА снизить уровень бумажного документооборота и наладить успешно функционирующую систему кадрового (в частности) делопроизводства при условии текучести кадров и минимального состава службы персонала.

Деятельность менеджеров по персоналу также регулируется должностными инструкциями РА: Должностная инструкция менеджера по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г., фиксирующими основные направления их деятельности. Так, один менеджер по персоналу занимается подбором персонала, проведение собеседований, личным общением с кадрами по вопросам их деятельности в системе организации (в данной работе обозначим его как «первый менеджер»), а другой менеджер по персоналу обеспечивает постоянно функционирующий «документопоток», работает в системе автоматизированного рабочего места (в данной работе обозначим его как «второй менеджер»).

Среди должностных обязанностей первого менеджера по персоналу можно отметить следующие:

- проводит собеседования, тестирования и другие мероприятия с целью определения профессиональных навыков и социально-психологических качеств работающего персонала и кандидатов на вакантные должности,

- организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры,

- доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

В основе должностных обязанностей второго менеджера по персоналу лежит составление и оформление трудовых договоров, ведение личных дел работников и другой кадровой документации. Отметим здесь, что деятельность второго менеджера по персоналу связана с системой автоматизированного рабочего места, что позволяет автоматизировать трудоемкие операции, повысить эффективность деятельности службы персонала. Такая система включает в себя (относительно кадрового делопроизводства) ведение штатного расписания; учет данных работников РА, унифицированные формы по труду; персонифицированный учет для ПФР и т.п.

Введение секретаря в структуру службы персонала произошло в РА в 2010 году, и было обусловлено кадровыми изменениями в РА, реструктуризацией отделов предприятия, изменениями в организационной структуре. Должность секретаря отнесена к службе персонала, однако, только номинально, во всем остальном секретарь выполняет свои обязанности, не включающие деятельность, связанную с кадрами.

Работа службы персонала РА регламентируется отдельными должностными инструкциями, в которых прописаны функции, права и обязанности сотрудников службы персонала. Среди прочих базовых положений службы персонала можно выделить следующие:

- Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

- Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на службу персонала.

- Непосредственное руководство службой персонала осуществляет его директор. Директор является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется непосредственно генеральному директору.

- Деятельность сотрудников службы персонала регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам.

В своей деятельности служба персонала руководствуется Уставом РА РА: Устав (нов.ред.) 17.12.2010 г., Конституцией РФ Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), Трудовым кодексом РФ Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013), нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l= (дата обращения: 24.01.2013); О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); О трудовых книжках (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций… Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ... [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).

Основными функциями службы персонала РА являются:

- издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

- оформление, учет и хранение трудовых книжек;

- формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

- ведение учета представления ежегодных отпусков;

- подготовка статистических отчетов;

- обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам и другие.

Таким образом, кадровая служба в торговой организации РА организована и функционирует в соответствии с определенными особенностями деятельности РА.

Служба персонала РА - это система менеджеров, основывающих свою деятельность на снижении бумажного документопотока и унификации форм документации для сокращения временных затрат на создание системы кадрового делопроизводства.

2.2 Анализ кадровой документации в ЗАО «Роспечать-Алтай»

Функционирование и формирование документопотока РА имеет свои особенности, обусловленные факторами деятельности организации, сложившимися традициями организационной структуры, специфическими чертами закрытого акционерного общества. Однако деятельность службы персонала РА регламентируется и регулируется нормативными актами РФ, кадровая документация также оформляется в соответствии с рекомендациями нормативно-методических указаний, утвержденных и действующих на всей территории нашей страны, а также согласно собственному положению об организации документооборота РА: Положение об организации документооборота и делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 02.2010 г. (Приложение 2).

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в службе персонала РА используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе которых:

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку".

В перечень документов, функционирующих в системе службы персонала РА, входят такие, как:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

2. Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

4. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013))

6. Положение об оплате труда

7. Положение об аттестации работников

8. График отпусков

9. Трудовой договор

10. Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием

11. Приказы о приеме на работу

12. Приказы о переводе на другую работу

13. Приказы об увольнении

14. Приказы о предоставлении отпусков

15. Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

16. Личная карточка работника (форма Т-2)

17. Трудовая книжка

18. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

19. Договор о полной коллективной материальной ответственности

20. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

21. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

22. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

23. Журнал регистрации командировочных удостоверений

24. Табель учета рабочего времени

25. График сменности

26. Журнал учета проверок инспектирующих органов

27. Порядок действий в случае кражи

28. Порядок действий при несчастном случае

29. Отчетность в Службу занятости о вакантных местах.

Из представленного перечня кадровых документов, входящих в систему документации службы персонала РА видно, что документы, представленные в нем, являются, во-первых, минимально необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, во-вторых, обусловлены спецификой деятельности РА, в-третьих, связаны с текучестью кадров в организации.

Так, актуальным для РА является взаимодействие со Службой занятости в связи с постоянным наличием вакантных мест.

Немаловажными являются и документы, связанные с материальной ответственностью индивидуального и коллективного типа, а также с действиями при кражах и несчастных случаях (Приложение 3). Наличие их в перечне обязательных документов обусловлено спецификой торговой деятельности РА: работа в торговых киосках и отделах.

В данном перечне не представлены некоторые документы, которые оформляются рядом других организаций и, в частности, являются обязательными на данном этапе развития российского общества. Так, например, в РА нет положения о защите персональных данных О персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля 2013 г.) [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013) (сотрудники службы персонала также не проходят обучение или повышение квалификации в области работы с персональными данными); не представлено положение и премировании и материальном стимулировании сотрудников, об их обучении (это связано с текучестью кадров в системе должностей рабочего и обслуживающего характера); нет документов, связанных с медицинским освидетельствованием, вредным производством (что подтверждает отсутствие данных факторов в РА).

Отсутствие утвержденной номенклатуры дел службы персонала, на наш взгляд, определяется тенденцией минимизации документопотока, стремлением руководства организации и директора по персоналу в том числе сократить до минимально необходимого перечень оформляемых и хранящихся в отделе документов.

Остановимся на более подробном рассмотрении представленных в перечне документов.

Правила внутреннего трудового распорядка в РА соответствует типизированной форме Правил для закрытого акционерного общества. Они определяют:

- внутренний трудовой распорядок в ЗАО,

- порядок приема и увольнения работников,

- основные обязанности работников и администрации,

- режим рабочего времени и его использование,

- меры поощрения за успехи в работе,

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Оно определяется унифицированной формой Т-3, является документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, оформляет штатный состав РА, численность работников, перечень структурных подразделений, названий должностей, включает информацию об окладах работников.

Документация, связанная с движением кадров, оформляется частично в системе бумажного документопотока, но в основном - систематизируется в автоматическом режиме.

Так, «ручному» оформлению подлежат трудовая книжка, заявления работников и соискателей. Автоматизированная система оформляет личную карточку работника, приказы по личному составу различных типов.

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: заявление о приеме на работу с подписью генерального директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка работника. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается генеральным директором РА. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией генерального директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

Трудовые книжки работников РА заполняются в соответствии с утвержденной Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. С их оформлением также связаны Книга учета движения рудовых книжек и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Книга учета движения трудовых книжек является унифицированной бланковой формой и включает в себя такие сведения, как регистрационный номер, дата регистрации, структурное подразделение РА, должность, Ф.И.О. работника, расписка работника в получении. Приходно-расходная книга также имеет унифицированную форму и является документарной формой учета (строгой отчетности).

Говоря о документации оформления работника, следует отметить о такие документы юридически значимого характера, как трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в РА. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся в службе персонала РА. Трудовой договор подписывается со стороны РА генеральным директором, согласуется с юрисконсультом организации.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника оформляется в соответствии с занимаемой должностью (например, киоскер, продавец канцелярских товаров) и на основании типизированной автоматизированной формы. Так же, как и трудовой договор, договор о материальной ответственности согласуется с юрисконсультом.

В числе других документов службы персонала представлены документы, связанные с дальнейшей деятельностью работника: отпуск, командировка, перевод на другую работу.

В отношении отпуска оформляются такие документы, как график отпусков, приказ о предоставлении отпусков, заявления работников на отпуск без сохранения заработной платы.

График отпусков составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска предоставляются в соответствии с пожеланиями работников и по российскому трудовому законодательству в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации. График отпусков составляется один раз в год, изменения в него не вносятся (указываются только изменения в сроках предоставления отпусков). Отдельно от графика предоставляется отпуск без сохранения заработной платы (по заявлению работника, подписанного генеральным директором и согласованного с начальником подразделения).

Профессиональная деятельность работников РА определяется и такими документами системы кадровой документации, как табель учета рабочего времени и график сменности.

Табель учета рабочего времени является еще одним документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, он создается в автоматизированной системе и применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником РА, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. В табеле учета рабочего времени делаются обязательные отметки о неявках на работу, причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

...