Организация работы аптеки

* о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

* об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

* о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

* об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

* об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

При разработке этой части трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям работника, т. е. обязанностям, обусловленным занимаемой должностью, специальностью или выполнением работ по профессии. В трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например: «Добросовестно выполнять обязанности. ссылку на должностную инструкцию, например: « Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией», или отразить трудовые обязанности непосредственно в тексте трудового договора. Необходимо помнить, что знание работником своих должностных обязанностей, подтвержденное его подписью. Является одним из условий законного привлечения работника к материальной или дисциплинарной ответственности.

Перечень дополнительных условий не является закрытым и может дополняться по соглашению сторон. Например, условие по совмещению профессий (должностей), а также размер доплат за совмещение могут устанавливаться по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме с каждым лицом, принимаемым на работу. Все договоры заключаются с соблюдением всех обязательных реквизитов и условий, установленных ст. 57 ТК РФ, и заверяются подписями сторон.

Поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, устанавливают требование об обязательном приведении в трудовом договоре сведений, индивидуализирующих стороны трудового договора. Это важно для возложения ответственности на ту и другую сторону трудового договора.

В отношении работника указываются:

* фамилия, имя, отчество работника;

* сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

В отношении работодателя указываются:

* наименование работодателя (если работодателем является юридическое лицо, то указывается полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях.

Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются его фамилия, имя и отчество)

* сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей -- физических лиц);

* идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей -- физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

* сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Также должны быть указаны такие реквизиты, как место и дата заключения трудового договора.

И только после того, как будут указаны эти сведения, вполне определенное лицо наделяется правами и несет ответственность по трудовому договору.

Как правило, иные, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце текста трудового договора (место жительства работника, юридический и почтовый адрес работодателя и иные сведения).

Порядок заключения трудового договора.

Заключение трудового договора предусматривает следующий порядок его оформления:

- трудовой договор заключается в письменной форме;

- составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами;

- один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (срок хранения трудовых договоров не менее 75 лет).

Причем получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящимся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а второй хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель.

После заключения трудового договора гражданин становится работником, а организация в лице администрации становится работодателем, кроме того работодателем может выступать и физическое лицо.

Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу. При этом приказ (распоряжение) о приеме на работу не подменяет трудовой договор, а является внутренним распорядительным документом, издаваемым работодателем в одностороннем порядке.

Порядок оформления приема на работу урегулирован в статье 68 ТК РФ. В соответствии с положениями указанной статьи прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Любые условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора.

Вступление трудового договора в силу

Трудовой договор согласно ст. 61 ТК РФ вступает в силу со дня подписания сторонами либо с даты, указанной в тексте трудового договора (если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации), либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя).

Таким образом, ТК РФ предусматривает два способа заключения трудового договора:

1) последовательное подписание трудового договора работником и работодателем;

2) заключение трудового договора путем фактического допущения к работе ( в случае, когда трудовой договор не оформлен надлежащим образом).

Достаточно часто работники приступают к работе без оформления соответствующих документов. Если ситуация усугубится и работодатель будет продолжать (более трех рабочих дней) уклоняться от письменного оформления трудового договора, работник может обратиться в суд, где он должен доказать наличие фактических трудовых отношений между ним и работодателем с помощью свидетельских показаний и письменных документов, подтверждающих выполнение трудовой функции.

Трудовой договор считается заключенным, если выполнение работы без издания приказа поручено должностным лицом, обладающим правом приема на работу, либо когда работа выполнялась с его ведома.

Отсутствие надлежащего оформления приема на работу, в частности отсутствие записи в трудовой книжке о приеме на работу и даже отсутствие соответствующей должности в штатном расписании, не свидетельствует о том, что работник не был принят на работу и не выполнял ее.

При этом фактическое допущение к выполнению работы не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовой договор и соответствующий приказ.

Итак, не оформленный надлежащим образом трудовой договор тем не менее считается заключенным и вступает в силу со дня, когда работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя).

Кроме того, постановлением ФАС Центрального округа от 19 апреля 2004 г. № А35-4904/03-С4 разъяснено, что при возникновении спора о дате заключения трудового договора именно «фактическое допущение работника к работе является основанием для определения момента заключения договора в том случае, если трудовой договор не оформлен надлежащим образом».

По общему правилу работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Но если день начала работы не определен в тексте трудового договора, то работник обязан приступить к выполнению своих трудовых обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если работник не приступит к выполнению своих трудовых обязанностей в день начала работы, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Свое правомочие по аннулированию трудового договора работодатель реализует с помощью издания соответствующего приказа (распоряжения). Аннулированный трудовой договор считается незаключенным.

С момента вступления трудового договора в силу на вновь принятого на работу распространяются все права и гарантии работника (в том числе социальные), предусмотренные законодательством о труде, поэтому аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.

П

8

Разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка.

Перед началом работы необходимо:

Сделать влажную уборку, проверить исправность калькулятора, проверить наличие товарных чеков, подготовить кассу к работе ( проверить наличие кассовой ленты, остаток в кассе, заполнить расходный кассовый ордер на начало рабочего дня ).

Вторая обувь обязательна.

Халат должен быть чистым, отглаженным.

Волосы должны быть прибраны в пучок.

Проверить на халате наличие бейджа с указанием своего ФИО и должности.

Проверить работу холодильников, снимая температурный режим ежедневно, и, регистрируя его в соответствующем журнале.

Снимать показания гигрометров и психрометров и регистрировать в журнале.

Раскладывать препараты в соответствии с температурой, световым режимом, по фармакологическим группам и формам.

Запрещается хранить медикаменты на полу и в коробках.

При отпуске необходимо проверять срок годности.

Запрещается грубое и некорректное обращение с посетителями.

Соблюдать субординацию с руководителем и между сотрудниками.

Строго запрещается продажа медикаментов без соответствующего рецепта врача.

Соблюдать порядок расчета с покупателями: выдача чека, сдачи и медикаментов одновременно.

Запрещается хранить на рабочем месте: сумки, продукты, деньги

З

6

Распределять обязанности между персоналом организации, составлять функционально-должностные инструкции.

Руководитель аптеки занимается непосредственным распределением обязанностей между персоналом.

Директор аптеки занимается организационными вопросами, такими как: аренда помещения, оплата денег поставщикам, оплата коммунальных расходов аптеки, сдачей денег в банк или назначает ответственное лицо. Между тем он контролирует и поддерживает работу другого персонала (провизора, фармацевта).

Провизор, как правило, занимается оформлением заявок на товар. Составляет перечень аптечного ассортимента, связывается с поставщиками. Ежемесячно он обязан предоставлять отчет о проделанной работе.

В работу фармацевта включены такие обязанности, как: правильное и четкое оформление приходного и расходного кассового ордера, правильное ведение кассовых операций, отпуск и реализация аптечной продукции населению. Основная цель - как можно больше реализовать товара населению и за более короткий период и получить максимум прибыли (выручки).

С

12

Документально оформлять материальную ответственность.

Согласно Трудовому кодексу РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238). Прямой действительный ущерб -- это реальное уменьшение или ухудшение состояния наличного имущества работодателя (в т.ч. имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если он несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества или на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241). Но в то же время законодательством оговоренные случаи, когда работник несет полную материальную ответственность за нанесенный ущерб (ст. 243):

на работника возложена материальная ответственность в полном размере в соответствии с ТК или иными федеральными законами;

недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

умышленное причинение ущерба;

причинение ущерба:

в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения,

в результате преступных действий работника, установленных приговором суда,

в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом,

не при исполнении работником трудовых обязанностей;

разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую и др.), в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Договор о материальной ответственности в полном размере заключается с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером. Именно указанные категории работников возмещают причиненный ущерб полностью. В аптечных учреждениях договоры о материальной ответственности заключаются с работниками, занимающими должности заведующих, иными руководителями аптечных и фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами (Постановление Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002). При этом письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности могут заключаться с работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244). При совместном выполнении сотрудниками отдельных видов работ, когда невозможно разграничить ответственность каждого за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная материальная ответственность (ст. 245). К таким работам относятся хранение, обработка, продажа (отпуск), перевозка, применение или иное использование ценностей. В этом случае договор о материальной ответственности заключается между работодателем и всеми членами коллектива. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива определяется по соглашению между всеми сотрудниками и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива определяется судом. Если установленный ущерб не превышает среднего месячного заработка сотрудника, то распоряжение о его взыскании может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ст. 248). По соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа (по письменному обязательству с указанием конкретных сроков платежей). С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. Взыскание ущерба может осуществляться только судом в случае:

- истечения месячного срока;

- несогласия работника добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;

- не превышения суммой причиненного ущерба среднего значения месячного заработка виновного.

Обстоятельства, при которых исключается материальная ответственность работника:

причинение ущерба вследствие непреодолимой силы (форс-мажор, чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях событие: стихийное бедствие, некоторые общественные явления);

нормальный хозяйственный риск (действия, соответствующие современным знаниям и опыту; ситуации, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, когда приняты меры для предотвращения ущерба; действия, когда объектом риска выступают материальные ценности, но не жизнь и здоровье человека);

крайняя необходимость (для устранения опасности, непосредственно угрожающей личности и правам данного лица или иных лиц, охраняемым законом интересам общества или государства, если эта опасность не могла быть устранена иными средствами (ст. 39 УК);

необходимая оборона (при защите личности и прав обороняющегося или других лиц, охраняемых законом интересов общества или государства от общественно опасного посягательства (ст. 37 УК).

В случае, если ущерб возник в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, последний также не несет материальной ответственности за данное имущество (ст. 239).

З

6

Осуществлять учет труда и заработной платы.

Заработная плата - форма вознаграждения за труд и важный стимул работников организации.

В ООО «Аптека «Классика» заработная плата начисляется на банковские карты два раза в месяц: авансовая часть, и расчетная. Поступающие на карту средства уже за вычетом налогов. В расчетных квитанциях в конце каждого месяца, каждый сотрудник может видеть свою зарплату за месяц: - окладная часть;

- премиальная часть;

- вычтенные налоги;

- прочие составные части зарплаты.

Учет труда и заработной платы.

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. Заработная плата является основным источником доходов работников фирмы. Трудовые доходы работника определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных итогов деятельности предприятия. Они регулируются налогами и не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда устанавливается федеральным законодательством для всех предприятий на всей территории РФ и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека. Учет труда, заработной платы и расчетов с работниками предприятий ведется на основе федеральных, региональных и отраслевых законодательных норм регулирования трудовых отношений работников и администрации предприятия, включая отношения по оплате труда.

Основными задачами учета труда и заработной платы являются:

правильное и своевременное начисление заработной платы и выдача ее в установленные сроки;

правильное распределение сумм начисленной заработной платы и единого социального налога по направлениям затрат;

правильное и своевременное удержание и перечисление налога на доходы физических лиц;

правильное начисление и своевременное перечисление единого социального налога (обязательных платежей во внебюджетные социальные фонды), удержаний за причиненный предприятию материальный ущерб, по исполнительным листам в пользу отдельных юридических и физических лиц;

учет расчетов с работниками предприятия, бюджетом, органами социального страхования и обеспечения;

сбор и группировка показателей по труду и заработной плате (точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполняемых работ) для целей оперативного руководства и составления отчетности;

контроль за использованием трудовых ресурсов, фонда заработной платы.

З

6

Осуществлять мероприятия по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности и документально оформлять их проведение.

При приеме на работу, работодатель обязан ознакомить работника с правилами техники безопасности, об ознакомлении чего он расписывается в соответствующем журнале.

Порядок действий при пожаре:

Немедленно сообщить по телефону в пожарную охрану, принять меры по эвакуации людей, принять меры по тушению пожара.

До прибытия пожарного подразделения руководитель обязан:

Продублировать сообщением о возникновении пожара в пожарную охрану;

Оповестить всех работающих о возникновении пожара;

В случае угрозы жизни людей немедленно организовать их спасение;

Проверить включение в работу автоматической системы противопожарной защиты;

При необходимости отключить электроэнергию;

Осуществить общее руководство по тушению пожара;

Организовать эвакуацию людей из зоны пожара и защиту материальных ценностей;

По возможности оказать первую медицинскую помощь;

При угрозе нападения на аптеку, грабежей действует сигнальная кнопка, которая оповещает охранное предприятие «Витязь» о случившемся.

Охрана труда -- система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия.

Ответственность за нарушение требований охраны труда.

Лица, виновные в нарушении требований ОТ, невыполнении обязательств по ОТ, предусмотренных договорами и соглашениями, трудовыми договорами (контрактами), или препятствующие деятельности представителей органов госнадзора и контроля за соблюдением требований ОТ, а также органов общественного контроля, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Различают следующие виды дисциплинарных взысканий:

- Замечание;

- Выговор;

- Увольнение по соответствующим основаниям.

К административным взысканиям за нарушение требований ОТ относятся административный штраф и дисквалификация.

Уголовная ответственность за нарушение требований охраны труда предусматривает следующие виды наказаний:

- штраф;

- лишение права занимать определённые должности и заниматься определённой деятельностью;

- исправительные работы;

- лишение свободы на определённый срок

Государственные нормативные требования охраны труда устанавливают правила, процедуры и критерии, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.

В соответствии с российским законодательством (ст. 212 ТК РФ) обязанности по обеспечению безопасных условий и ОТ возлагаются на работодателя, конкретно -- на первое лицо предприятия. Каждый работник обязан (ст. 214 ТК РФ):

- Соблюдать требования ОТ;

- Правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;

- Проходить обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, инструктаж по ОТ, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований ОТ;

- Немедленно извещать своего непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания или отравления;

- Проходить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Кроме обязанностей, каждый работник имеет права и гарантии права на безопасные и здоровые условия труда, которые сформулированы в российском законодательстве.

Гарантии права работника на труд в условиях, соответствующих требованиям ОТ, состоят, в частности, в том, что:

- Государство гарантирует работникам защиту их права на труд в условиях, соответствующих требованиям ОТ;

- Условия труда по трудовому договору должны соответствовать требованиям ОТ;

- На время приостановления работ вследствие нарушения требований ОТ не по вине работника за ним сохраняется место работы и средний заработок;

При отказе работника от выполнения работ при возникновении опасности для его жизни и здоровья, работодатель обязан предоставить работнику другую работу на время устранения такой опасности. Если предоставление другой работы невозможно, время простоя оплачивается в соответствии с действующим законодательством;

- В случае не обеспечения работника средствами защиты по нормам работодатель не в праве требовать от работника выполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить простой;

- Отказ работника от выполнения работ из-за опасности для его жизни и здоровья, либо от тяжёлых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, не предусмотренных трудовым договором, не влечёт за собой привлечение его к дисциплинарной ответственности;

- В случае причинения вреда жизни и здоровью работника при исполнении трудовых обязанностей осуществляется возмещение указанного вреда в соответствии с действующим законодательством.

З

6

Применять современные подходы к управлению фармацевтической организацией.

Проводить управленческое обследование работы фармацевтической организации.

Для оптимального и рационального управления делами организациям необходимо анализировать структуру затрат, что позволит иметь полную и объективную информацию для принятия своевременных и единственно правильных решений. Этого можно достичь путем внедрения управленческого учета, под которым понимается система обеспечения управленческого персонала предприятия информацией об издержках, затратах и себестоимости продукции, а также системы управления бюджетом и оценки деятельности подразделений организации. Результат деятельности аптечной организации во многом определяется эффективностью ее управления. Если деятельность организации недостаточно предсказуема, важные решения неэффективны и нет ясной, полной и своевременной картины доходов и затрат, то постановка управленческого учета в подобной ситуации может оказаться весьма действенным антикризисным инструментом. Таким образом, управленческий учет позволяет принимать во внимание уникальные аспекты управления конкретной организацией. Это дает возможность руководителям анализировать структуру затрат по отдельным видам продукции (товары, услуги и т.п.), избегать заблуждений относительно реальной рентабельности отдельных программ и т.д. Управленческий учет не связан какими-либо юридическими требованиями. Его основа - логика, а методы - достаточно гибкие: для достижения определенных поставленных целей, для того чтобы выработать оптимальный план действий для эффективного управления организацией.

З

6

Определять стратегию и тактику развития фармацевтической организации с учетом влияния внешних факторов.

С целью повышения качества управления деятельностью аптечной организаций необходимо проведение постоянного мониторинга финансового состояния, проведение разработки прогноза экономических показателей аптечной организации. Оценка эффективности деятельности аптечной организаций может быть использована руководителем для проведения сравнительного анализа подведомственной сети и выявления динамики процессов, характеризующих финансовое состояние, а так же с целью повышения конкурентоспособности организации и эффективности управления.

Самостоятельное практическое значение имеют:

- рекомендации по внедрению системы внутреннего контроля как способ повышения качества управления деятельностью аптечной организации

П

3

Формировать цели работы фармацевтической организации, проводить их ранжирование

Целью работы фармацевтической организации является - осуществление деятельности предприятия в целях оказания доступной лекарственной помощи населению в условиях государственного регулирования цен на лекарственные средства, изделия медицинского назначения.

При этом, предприятие несет ответственность за результаты своей производственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, банками и другими юридическими и физическими лицами

П

3

Разрабатывать организационную структуру фармацевтической организации с учетом поставленных целей и задач.

Линейные связи - это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, то есть эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п. Природа функциональных связей - совещательная, и по средствам этих связей реализуется информационное обеспечение координации.

С учетом поставленных целей и задач, предприятие осуществляет следующие виды фармацевтической деятельности:

1) Закуп, хранение, контроль качества на разрешенных законом условиях лекарственных средств; субстанций, изделий медицинского назначения; парафармацевтической продукции, готовых гомеопатических средств, лекарственного растительного сырья в заводской упаковке; предметов ухода за больными, изделий медицинской техники и расходных материалов к ней; медицинской техники профилактического назначения, диагностических средств, лечебно-профилактического белья; чулочных изделий, бандажей, предметов ухода за детьми, аптечек первой медицинской помощи и других; дезинфицирующих средств, предметов личной гигиены, оптики (готовых очков, средств по уходу за очками и других), минеральных вод (натуральных и искусственных), лечебного, детского, диетического питания, пищевые добавки лечебного и профилактического назначения и др., косметическую и парфюмерную продукцию, средств измерения;

2) реализацию населению лекарственных средств (в том числе гомеопатических) по рецептам и без рецептов врача, учреждениям здравоохранения по требованиям и заявкам;

3) изготовление лекарственных средств по рецептам врачей и требованиям учреждений здравоохранения, изготовление внутриаптечной заготовки в соответствии с утвержденными прописями;

4) предоставление населению необходимой информации по надлежащему использованию и хранению лекарственных препаратов в домашних условиях; оказание консультативной помощи в целях обеспечения ответственного самолечения;

5) предоставление медицинским работникам учреждений здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и др. необходимой информации об имеющихся в аптеке лекарственных препаратах, а также о новых лекарственных препаратах;

6) оказание первой медицинской помощи;

7) оказание консультативной помощи в целях обеспечения ответственного самолечения и др.

П

3

Осуществлять выдачу распорядительной информации, проводить согласование условий выполнения распоряжений и контролировать их выполнение

В фармацевтической организации проводится выдача вышестоящим руководителем распорядительной информации, согласование условий выполнения распоряжений и контроль их выполнения.

З

14

Использовать методы мотивации персонала фармацевтической организации к труду.

Для понимания потребностей и особенностей мотивации важен социальный портрет работника аптеки. Ниже представлены данные, полученные на основе наблюдений в четырех аптечных сетях в разных городах России.

Несмотря на появление в профессии мужчин, аптечный бизнес традиционно женский с присущими ему особенностями. Обозначим главные.

1. Для женщины (в отличие от мужчины) важны не просто материальные условия, а теплота отношений, забота, человеческое отношение. Женщины более ориентированы на эмоциональные и гармоничные отношения. Именно поэтому успешны годами сложившиеся «семейные» коллективы аптек, сотрудники которых, несмотря на меньшие материальные ресурсы не стремятся менять работу.

2. Аптечные предприятия относят к социальной сфере, большинство их работников настроены на помощь людям, заботу о здоровье, добрые отношения внутри коллектива и с окружающими людьми, и к себе они хотят такого же отношения, не терпят грубость, равнодушие, несправедливость со стороны руководителей, сотрудников офиса и руководства компании.

3. Работники аптек в силу профессии, ориентированы на семью. Материальных средств для масштабного потребления и затратного досуга у них недостаточно.

4. Специфика профессии - высокая ответственность, стрессы, большой поток информации и покупателей, профессиональное «выгорание». Некоторые сотрудники хотели бы сменить работу на более спокойную, но просто не знают в какие сферы деятельности могут уйти, поэтому работают в профессии всю жизнь.

5. Профессиональная группа отличается консервативностью, ориентацией «на процесс», а не «на результат». Поэтому постоянные нововведения и требования к изменению работы приводит к стрессу и сопротивлению, а иногда провоцируют увольнения.

Мотивация сотрудников аптек

Стандартные подходы в мотивации персонала, ориентированные на удержание:

Для удержания сотрудников лучше предоставлять все это в качестве отсроченной мотивации с учетом стажа работы в компании. При этом сегодня не целесообразны длительные (3-5 лет) сроки, лучше устанавливать сроки от 6 месяцев до одного года в зависимости от уровня инвестиций и ценности условий, поскольку мотивация должна быть реально достижимой.

Личность руководителя аптеки во многом определяет текучесть персонала. Причем на первый план здесь выступает эмоциональное лидерство. Известно, что не все заведующие, становясь руководителями, знают, как управлять коллективом. Умение сплотить коллектив, создать хорошие, почти семейные отношения, нематериально, «словом» мотивировать сотрудников, способность грамотно работать с сопротивлением персонала перед организационными изменениями, спускаемыми сверху, критиковать не обижая, почаще хвалить - вот главные достоинства успешного руководителя.

Иногда сами руководители противостоят офисным решениям, таким образом, временно сплачивая коллектив. Но времена меняются и такой сплотившейся против «врага» коллектив в определенный момент распадется по причине временности или растущей нелояльности, а руководитель так и не научится руководить, сохраняя привычную модель поведения. Ответственность за нелояльность и увольнение из аптеки в данном случае полностью лежит на заведующей. Так руководители своими действиями провоцируют увольнение специалистов и влияют на общую текучесть.

Другой пример - поведение топ-менеджеров, заместителей, директоров направления, собственников компании. Что мешает им, заезжая по рабочим делам в аптеку спросить у заведующей: «Кто лидер по качеству обслуживания и продажам в аптеке?», а потом подойти и лично при коллегах похвалить его за труд.

Это самый простой, быстрый и впечатляющий способ мотивации!

Корпоративные мероприятия для родственников сотрудников - еще один нестандартный метод мотивации. Дарить подарки детям на Новый год не является чем-то удивительным - все организации делают это испокон веков. Традиционно дарятся подарки из разных сладостей. Но можно сделать и по-другому: купить, например, «набор художника» (пластилин, пастель, акварели и т.д.). Такой подарок послужит творческому развитию детей и позволит сэкономить собственные средства работников аптеки. Можно сделать праздник, куда смогут привести своих детей все работники без исключения. Для другой возрастной группы детей работников аптеки - старшеклассников и учащихся учебных заведений - можно предложить такое полезное и малозатратное решение, как корпоративная льгота на доступ в Интернет (самим фармацевтам Интернет дома тоже пригодится). Можно и в офисе поставить компьютер, подключенный к Интернету. По предварительной записи ими смогут пользоваться члены семей работников вашей аптеки. Это решение открывает множество возможностей: знакомство с местом работы родителей; получение квалифицированной помощи в использовании компьютера в работе для новых сотрудников и работников с недостатком знаний специфических программ;

дополнительный стимул для работников аптек посетить центральный офис сети и освоить новые ресурсы для получения нужной информации. Подобная льгота может составить инновационную статью компенсационного пакета и стать решающим фактором в выборе места работы, она не требует серьезных затрат и дает долговременный эффект.

Как мотивационный фактор можно рассматривать и дисконтную карту «Для близких и родных». Ее можно выдавать как самому сотруднику, так и для близких ему людей. Процент скидки на карте обязательно должен быть выше, чем общепринятый для клиентов, рассматривать такой дисконт нужно как VIP-карту. Причем данная карта может дать сразу несколько выгод:

1). Название и скидка на карте дает привилегированное положение ее хозяину и чувство принадлежности к компании, сопричастности к ее делам;

2). Лояльность к вашим аптекам (а значит и стабильный сбыт для вашей компании) можно сохранить и после увольнения сотрудника;

3). Такой дисконт можно рассматривать как метод отсроченной мотивации, например, выдавать за повышение личных продаж в течение трех месяцев или всем кто проработал в аптеке больше года и т.д.

В процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует специальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает окончательное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия. Специалисты выполняют в основном логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в формировании и реализации организационного плана и контроля.

Технические исполнители выполняют в основном технические операции и процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.

З

6

Документально оформлять принятие управленческих решений по различным аспектам деятельности фармацевтической организации

Документирование управленческой деятельности в фармацевтических (аптечных) организациях охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным требованиям информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения;

- с заместителем председателя коллегиального органа или;

заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов

- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

Вторая группа-документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.

З

14

Вести делопроизводство

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 № 125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

З

56

Организовывать снабжение фармацевтической организации

Проводить выбор поставщиков

На первом месте оказывается поставщик с наиболее полным списком ассортимента и наиболее удобными условиями поставки (включая цены). Но руководствоваться этим критерием достаточно сложно: заниженные цены на один препарат компенсируются у поставщика большей стоимостью другого, поэтому в стремлении охватить максимум ассортимента и заплатить как можно меньше можно столкнуться с тем, что все предложения поставщиков при большом охвате ассортимента в равной мере дают плюс на минус. "К тому же, имея большой прайс-лист, дистрибьютор не может одинаково качественно подходить к отбору ассортимента разных групп: детские товары, БАД, "экзотические" препараты и товары медицинского назначения для лечения специфических заболеваний. Да и менеджер по продажам не может одинаково хорошо разбираться во многих тысячах наименований. Аптеке оказывается более удобно при формировании витрины определенной категории товаров общаться со специализированным поставщиком, который досконально разбирается в этой продукции. Поэтому можно не мучиться, мечтая о том, чтобы единственный избранник соединил в себе все достоинства, а разумно распределить желаемое между несколькими поставщиками (не умножая их число до абсурда).

Например, заключить договор с поставщиком по стандартному, общему для всех дистрибьюторов набору продукции, руководствуясь ценами и условиями поставки, и позволить себе не скупиться, оплачивая услуги поставщиков редких препаратов. Тот же принцип действует в отношении больших и малых партий товара: процентная скидка с большой партии имеет значение, с малой - не существенна; соответственно, с поставщиками больших и малых партий можно оговаривать разные условия.

Согласно этому принципу работы выделяют четыре варианта отношений с поставщиком.

Стратегический партнер. Стратегическое партнерство - это "любовь навсегда". Такие интенсивные и долгосрочные отношения могут сложиться у аптеки, например, с компанией, представляющей инновационные, оригинальные лекарственные препараты, аналогов которых на рынке просто нет. Такое партнерство ставит дистрибьютора вне конкуренции; цены не играют большой роли в выборе стратегического поставщика (выбор очень невелик, если есть вообще).

Избранный поставщик. Решающее значение в определении избранного поставщика имеют характеристики товаров и сопутствующих им услуг, а не цена. Это тоже длительные отношения.

Постоянный поставщик. Отличительная черта этих отношений: аптека регулярно закупает небольшие объемы товара. При этом клиент стремится сократить число поставщиков и упростить процедуру заказа. Так как объемы поставок невелики, цена, как и в случае с избранным поставщиком, не оказывает решающего влияния на отношения аптеки с поставщиком.

Стандартный поставщик. Аптека закупает у поставщика крупные партии стандартных товаров (дженерики, недорогие безрецептурные препараты). Это самая уязвимая позиция для поставщика, поскольку даже небольшое снижение-повышение цены оказывает ощутимое влияние на прибыль аптеки - и, соответственно, на ее выбор. Конкуренция с другими дистрибьюторами может возникнуть в любой момент, поскольку аптеке несложно привлечь других поставщиков ходового товара.

Когда выбор наконец состоялся, аптеке, не имеющей средств на собственные маркетинговые исследования, не помешает договориться с дистрибьютором о получении от него в конфиденциальном порядке информации процентной структуры его продаж. Это позволяет аптеке проанализировать и скорректировать свою работу в направлении наиболее популярных препаратов и товарных категорий, а значит, получить больше прибыли. Поставщики, "цепляющие" аптеку на любые возможные "крючки", охотно предоставят результаты маркетинговых исследований выгодному для них партнеру.

Однако не следует забывать, что выбор есть не только у аптеки! Поставщик, если уж сравнивать его с искателем руки и сердца принцессы, тоже не всякой даме предложит златые горы (то есть гибкую систему скидок и всяческие бонусы). Для того чтобы поставщик расстарался ради аптеки, ей следует иметь репутацию обязательного клиента с минимальной задолженностью по оплате.

З

14

Заключать договора на поставку товаров

Отношения между аптекой и поставщиком должны быть оформлены договором поставки.

Договор -- соглашение 2-х или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданский прав или обязанностей.

Договор состоит из:

1. Непосредственно текст договора (предмет договора, права и обязанности сторон, условия поставки, цена, порядок расчета, качество товара, ответственность сторон, порядок разрешения спора, сроки действия данного договора, адреса и реквизиты сторон, подписи и печати).

2. Спецификация -- документ, где фиксируется наименование товара, лекарственной формы, производитель, единицы измерения, количество их, цена и сумма.

3. Протокол согласования цен в соответствии с постановлением правительства РФ № 654.

З

14

Осуществлять приемку товарно-материальных ценностей, документально ее оформлять

В соответствии с Отраслевым стандартом (№ 80) все поставки товара должны сопровождаться документами, позволяющими определить: дату отгрузки, наименование ЛС, (в т.ч.лекарственную форму и дозировку),номер серии и партии, количество, цену, название и адрес поставщика и покупателя, а также документами, подтверждающими качество товара.

Сначала аптека оформляет заказ-требование, которое отдает поставщику. Прием товара от поставщика осуществляется на основании договора поставки. Товар поступает с товарно-транспортной накладной, счетом-фактурой, протоколом согласования цен и сертификатами качества поставленных медикаментов (или реестром сертификатов).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

...