Анализ деятельности системы информационной поддержки кадрового менеджмента ОАО "Объединенные Телесистемы"

Признание доходов.

Средства модуля позволяют отражать доходы будущих периодов и признавать выручку в правильном периоде. Кроме того, можно использовать метод начислений и кассовый метод учета при переносе проводок в «Oracle Главная книга».

Интернет дебиторы.

«Oracle Интернет дебиторы» представляет собой программное решение для управления процессами реализации, в частности кредитования заказчиков и поступлением денежных средств. Это решение позволяет заказчикам и работникам выполнять ряд функций «Дебиторов» через стандартный веб-браузер в режиме самообслуживания. «Интернет дебиторы» полностью интегрированы с модулем «Дебиторы». В дополнение к разнообразным интерактивным запросам вы и ваши заказчики можете использовать систему «Интернет дебиторы» для распечатки счетов-фактур, предъявления претензий по выставленным счетам и просмотра текущего сальдо по расчетам. Предъявление претензии по счету из системы «Интернет дебиторы» автоматически вызывает окно «Запрос Кредитового авизо». Решение «Интернет дебиторы» обеспечивает возможность поиска заказчиков фактически на основе любого элемента данных о заказчике. Все операции, доступные через систему «Интернет дебиторы» защищены стандартными средствами защиты приложений системы Oracle, а также средствами защиты, свойственными всем самообслуживаемым веб-приложениям системы Oracle.

> Oracle Кредиторы и Интернет расходы.

Oracle Payables, iExpenses.

Модуль «Oracle Кредиторы» оптимизирует все процессы управления закупками, обеспечивая жесткий финансовый контроль расходования средств и стратегическую финансовую информацию.

Оптимизация операций по расчету с кредиторами.

Оптимизация рутинных операций по расчетам с кредиторами, таких как обработка счетов-фактур и запросов поставщиков, существенно сокращает временные циклы снабжения и снижает административные расходы. Освобождение специалистов, ведущих расходы с кредиторами, от административных задач, позволяет профессиональным бухгалтерам уделять больше внимания аналитической работе, связанной с внутренним контролем и аудитом, а также анализу издержек.

Обработка счетов-фактур.

Средства электронной обработки позволяют эффективно автоматизировать обработку счетов-фактур. Модуль «Oracle Кредиторы» поддерживает промышленный стандарт электронного обмена данными (EDI и XML), расчеты по поступлениям (ERS) и прямую электронную торговлю между предприятиями. Отсутствие необходимости обрабатывать счета-фактуры вручную позволяет компании более тесно сотрудничать со стратегическими поставщиками. Средствами модуля «Oracle Кредиторы» можно легко управлять повторяющимися операциями, такими как платежи за аренду помещений и коммунальные услуги. При этом интеграция с модулем «Oracle Управление недвижимостью» обеспечивает автоматическую передачу платежного поручения по договору аренды из отдела недвижимого имущества для оплаты в модуле «Oracle Кредиторы». Ввод данных при ручной обработке счетов-фактур производится в простом, легко настраиваемом окне. Например, для удобства пользователя можно изменять расположение любых полей, переименовывать их или вообще не показывать ненужные поля на экране.

Сокращение затрат в результате применения средств самообслуживания.

Благодаря возможностям Интернета, многие традиционно административные функции финансовых отделов могут выполняться внутренними и внешними пользователями в режиме самообслуживания. Интернет приложения, разработанные Oracle, позволяют инициаторам операций самостоятельно вводить данные в систему. При этом утверждение документов выполняется автоматически в соответствии с заданными правилами. В результате существенно сокращается время и затраты на обработку операций, повышается уровень достоверности информации и улучшается качество обслуживания.

Интернет расходы (Авансовые отчеты в режиме самообслуживания).

Модуль «Oracle Интернет расходы» представляет собой рациональное решение по организации учета командировочных, представительских и иных аналогичных расходов. Используя стандартный веб-браузер, сотрудники могут вводить, сохранять и отправлять на согласование авансовые отчеты. Возмещение денежных средств в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, производится в модуле «Oracle Кредиторы».

Oracle Интернет расходы обеспечивает следующие преимущества:

· Снижение затрат на обработку операций.

· Использование интуитивного веб-интерфейса для ввода данных.

· Доступ из любой точки мира: Поколение беспроводных устройств.

· Повышение эффективности (копирование аналогичных отчетов, редактирование и т.д.).

· Загрузка операций с кредитной карты.

· Создание авансовых отчетов оффлайн.

· Повышение гибкости и точности бухгалтерского учета (сокращение ошибок при переносе информации и необходимая степень детализации отчетов).

· Возможность делегировать обязанности по заполнению и утверждению отчетов.

· Интеграция с «Oracle Поток операций».

· Возможность самостоятельного просмотра статуса авансовых отчетов.

· Поддержание специфических требований компании к содержанию авансового отчета.

· Расчет НДС и других налогов.

· Соответствие международным требованиям (иностранные валюты, языки и т.д.).

· Интеграция с Oracle E-Business Suite.

Создание счетов и обработка запросов поставщика в режиме самообслуживания.

«Oracle Кредиторы» также интегрирован с «Oracle веб-портал поставщиков». С помощью портала авторизованные поставщики могут выставлять счета онлайн в пределах сумм утвержденных заказов. Простой настраиваемый интерфейс позволяет поставщикам просматривать информацию о состоянии их баланса, об утвержденных заказах, выбирать количество, на которое выставляется счет, и вводить минимально необходимые данные, например, номер счета. Автоматическая онлайн проверка гарантирует, что поставщик выставил счет на обоснованную сумму.

Контроль платежей и управление денежными средствами.

Интеграция с модулем «Oracle Движение денежных средств» обеспечивает возможность прогнозирования денежных потоков и предоставляет информацию для эффективного управления платежами поставщикам. Система позволяет инициировать и отслеживать выполнение платежей из одного центрального окна, которое называется "Рабочее место платежей". В целом средства модуля «Oracle Кредиторы» предотвращают повторные и несанкционированные платежи и обеспечивают использование всех доступных скидок.

Многовалютная отчетность.

С помощью средств Многовалютной отчетности можно создавать несколько отчетных бухгалтерских книг, что позволяет просматривать операции со счетами кредиторов и выдавать по ним отчеты в различных валютах. Модуль «Oracle Кредиторы» поддерживает функцию расчета налогов и подготовки налоговой отчетности в соответствии с требованиями налоговых органов. В том числе модуль «Oracle Кредиторы» позволяет автоматически рассчитывать и делать проводки в бухгалтерском учете в отношении налога на добавленную стоимость и налога на доходы.

Гибкая поддержка бизнеса.

· Настройка интерфейса для каждого пользователя или группы пользователей.

· Конфигурация на основе требований пользователя.

Счета.

· Поступление электронных счетов через «Oracle Шлюз» EDI (шлюз электронной торговли).

· Поступление электронных счетов через «Oracle Портал поставщиков».

· Автоматическое создание циклических счетов-фактур.

· Утверждение данных через систему согласования и использование направляемого «Потока операций» при утверждении счетов.

· Отслеживание дубликатов счетов-фактур.

· Автоматическое создание проводок по начислению процентов по кредиторской задолженности.

· Применение последовательной нумерации.

· Сверка счета-фактуры с заказом и приемной накладной.

· Расчеты налогов (НДС, налог на доходы) и налоговая отчетность

· Ведение реестра поставщиков и онлайн обработка их запросов.

· Интеграция с «Oracle Интернет расходы».

1. «Объединенные телесистемы» -- крупнейший оператор цифровой связи, предоставляющий клиентам полный спектр услуг современной фиксированной связи. Компания создана в мае 2004 года на базе трех операторов -- «МТУ-Информ», «Comstar» и «Телмос».

2. Результаты аудита, проведенного силами специалистов компании показал, что ИТ-служба в основном занята решением сиюминутных задач. Кроме того, вследствие слияния компаний значительно увеличилось количество центров ответственности за предоставляемые данные, усложнился маршрут движения данных. Серьезные требования выдвинуты бизнесом в связи с открытием филиалов и развитием в регионах.

Следующая глава настоящего исследования будет посвящена разработке рекомендаций по внедрению и использованию систем информационной поддержки кадрового менеджмента в ОАО «Объединенные Телесистемы».

3. Основные рекомендации по внедрению и использованию систем информационной поддержки кадрового менеджмента в ОАО «Объединенные Телесистемы»

3.1 Повышение эффективности внедрения корпоративных информационных систем в деятельности ОАО "Объединенные Телесистемы"

За последние несколько лет в экономики России было отмечено устойчивое развитие и рост деловой активности. Можно отметить, увеличение объемов производства крупных предприятий. Финансовое положение корпораций улучшилось по всем основным параметрам: уровню рентабельности, обеспеченности собственным оборотным капиталом, платежеспособности.

Так же имело место продолжение устойчивого роста реальной заработной платы, стимулирующее расширение оборота розничной торговли по широкому аспекту товаров и услуг.

Эти факторы, для многих предприятий диктуют переход от программ старого образца, которые в основном специализированы на ведении бухгалтерского учета к новым, в том числе к системам управления предприятием и корпоративным системам - КИС.

Можно выделить следующие свойства и особенности корпоративных информационных систем:

- имеют общую цель управления для систем любого уровня;

- характеризуются наличием большого числа системных элементов, связанных между собой каналами передачи данных;

- функционирование систем всех уровней осуществляется в условиях их взаимодействия с внешней средой;

- в процессе реализации функций управления имеет место постоянное взаимодействие пользователей и технических средств;

- информационная система ориентируется на автоматизацию обработки информации;

- управление реализуется с использованием системы обратной связи.

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.

КИС выступают как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом, играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом.

Диктуемые бизнесом потребности в повышении качества управления, соответствия информационных процессов реальным бизнес-процессам, в том числе ускорения документооборота и подготовки принятия управленческих решений, являются ключевыми для развития современных информационных систем.

Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

Для оценки необходимости внедрения информационной системы на предприятии необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие показатели производительности бизнеса (стратегические или тактические) будут использоваться?

Поможет ли система достичь или превзойти уровень эффективности работы конкурентов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить взаимоотношения с клиентами? Как, насколько и когда?

Поможет ли система увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить инвестиции в запасы товаров? Как, насколько и когда?

Основными причинами создания информационных систем обычно выступают следующие:

* расширение бизнеса и увеличение объемов производства (продаж);

* необходимость централизации бухгалтерского и управленческого учета;

* необходимость внедрения системы планирования и бюджетирования;

* повышение уровня контроля;

* повышение оперативности и достоверность информации.

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и появлению новых возможностей, таких как:

- возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;

- способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;

- возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;

- способность своевременно реагировать на изменение законодательства;

- поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;

- оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка.

Учитывая преимущества, которые дает внедрение КИС, все большее количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами. В ответ на возрастающий спрос со стороны потребителей возрастает и количество разнообразных программных продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками.

Кроме того, появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию - более жесткой. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками, что в свою очередь ставит вопрос перед предприятием о выборе наиболее подходящей корпоративной информационной системы.

Разработка и внедрение корпоративных информационных систем сложный и кропотливый процесс, который требует перемен в системе управления компанией и больших затрат труда, времени и других ресурсов. Создание информационной системы возможно одним из следующих способов:

- силами программистов предприятия;

- силами разработчиков специализированного предприятия;

- приобретение готового предлагаемого на рынке программного обеспечения.

Перед выбором КИС следует учитывать, что внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом.

Можно выделить целый ряд проблем, возникающих при внедрении корпоративной системы:

- Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

Это одна из наиболее сложных проблем. Достаточно часто руководители управляют предприятием, исходя только из своего опыта, интуиции, своего видения предприятия и в достаточной мере неструктурированных данных о его состоянии и динамике.

Поэтому одним из важнейших факторов, влияющих на успех проекта автоматизации, является грамотная постановка задач менеджмента. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, наибольшего успеха достигают проекты внедрения корпоративной информационной системы в тех компаниях, где предварительно максимально четко поставлена цель автоматизации и формализованы все те контуры управления, которые планируются автоматизировать.

- Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия. Для повышения эффективности автоматизации, внедрению КИС должна предшествовать частичная реорганизация структуры автоматизируемого предприятия и технологии ведения бизнеса.

С этой целью необходимо проводить полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы.

При этом, реорганизация проводится только в тех местах, где она объективно необходима, чтобы не повлечь за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

- Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Эффективно построенная информационная система практически всегда вносит изменения в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Одним из преимуществ корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга, дающие руководителю предприятия возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Внедрение системы автоматизации так же вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.

Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Еще одна проблема - сопротивление сотрудников предприятия.

При автоматизации довольно часто возникает активное сопротивление сотрудников на местах, вполне способное сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это может быть вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, а так же боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

В подобных ситуациях, в зависимости от их сложности, проводят разъяснительную работу с кадрами, создают у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения, наделяют руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, а так же подкрепляют все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

- Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться. В таких случаях помимо ведения разъяснительной работы применяются и различные организационные меры, а так же поощрения и благодарности, в том числе и доплата за переработку, что в свою очередь ведет к дополнительным расходам.

Таким образом, прежде чем приступить к выбору КИС, необходимо сформулировать детальные требования к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия.

Несмотря на то, что причин внедрения информационной системы может быть несколько, цель ее внедрения всегда должна быть одна. Цель определяет направление деятельности и смысл создания информационной системы.

Достижение цели разбивается на ряд задач. Задача представляет собой совокупность действий, выполняемых для достижения цели. В процессе достижения основной цели создания ИС решаются следующие основные задачи:

* централизованное хранение и обработка данных;

* упорядочивание потоков информации;

* стандартизация процедур и документов;

* оптимизация, регламентация функциональных ролей и обязанностей сотрудников.

Детализированная формулировка требований к системе помогает решить и многие другие вопросы.

Во-первых, выявляются потребности сотрудников предприятия.

Во-вторых, подобный список потребностей предприятия может выступать в качестве оснований для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может составить достаточно крупную сумму, сопоставимую с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха.

В-третьих, определится примерная широта охвата проекта внедрения ещё до его начала.

После составления детальных требований к КИС можно приступать непосредственно к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения.

Для обеспечения успешной реализации информационного проекта, еще в процессе разработки необходимо уделить особое внимание предварительной оценке его окупаемости. Оценка окупаемости расходов на внедрение информационных технологий часто сложнее многих других инвестиционных решений. Размер и сложность проекта оказывает влияние на подход к выбору программного обеспечения и компьютерной техники. При этом умеренная стоимость компьютерной техники сама по себе не свидетельствует о небольшом размере проекта.

Таким образом, применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно не дорогая и устраивающая по всем параметрам КИС, при ее покупке и внедрении оборачивается большими затратами.

3.2 Рекомендации по внедрению корпоративных информационных систем на ОАО «Объединенные телесистемы»

Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения КИС:

1. Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения корпоративных информационных систем и понимание основ их построения.

Ключевым фактором, без которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (а лучше, собственников) компании. У руководства успешного предприятия, в большинстве случаев, четко определены стратегические и тактические цели его развития, в том числе, в области автоматизации.

Правильно внедренная КИС наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.

В то же время перед внедрением КИС руководство обязательно должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области информационного управления предприятиями. Имеются ввиду основные теоретические принципы управления, опыт внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения КИС, полученный от внедрения корпоративных информационных систем эффект и т.д.

Без такого предварительного обследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения КИС и как им образом добиваться достижения эффективного внедрения.

2. Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем КИС.

Успешное внедрение корпоративных информационных систем невозможно без правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения необходимо крайне скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения КИС.

3. Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам.

Вследствие того, что руководство предприятия рассчитывает долго использовать внедренную КИС, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения корпоративных информационных систем. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения.

Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).

Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении КИС, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).

4. Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности.

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

- консультационное сопровождение внедрения КИС;

- непосредственное внедрение корпоративных информационных систем.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т.д.).

Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами. Опыт внедрений корпоративных информационных систем (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что "самовнедрение" часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег).

Таким образом, надо приглашать внешних специалистов. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО. И число таких компаний постоянно увеличивается.

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую корпоративных информационных систем, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.

Внедрение корпоративных информационных систем всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности.

При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.

Таким образом, разработке информационных технологий управления предприятиями предшествуют, возможно, более детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления предприятием, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации.

На основе информационной модели управления производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология. Часто конкретная технология управления создается путем адаптации той или иной универсальной программной среды к условиям конкретного предприятия.

С учетом изложенного весьма рациональной представляется следующая схема поэтапной автоматизации управления предприятием.

Первый этап включает приобретение тиражного программного обеспечения с встроенными средствами развития или набора необходимых модулей комплексной ИС. На этом этапе также производится первичное обучение работников предприятия. Все это должно осуществляется в рамках единого договора на поставку, внедрение в опытную эксплуатацию, обучение и первичное сопровождение программного продуктов.

Этот этап предъявляет наименьшие требования к компьютерной грамотности сотрудников. Они могут быть начинающими пользователями. Под начинающими пользователями понимаются сотрудники, умеющие работать с текстовым редактором и электронными таблицами.

Второй этап связан с относительно быстрым (не более года) внедрением в эксплуатацию купленного программного обеспечения (собственными силами или, что чаще, с участием специалистов фирмы-разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте).

При этом вполне допустимо, что сразу начнут реально работать не все возможные функциональные подсистемы, а лишь их часть (ведение бухгалтерского и складского учета, кадры и т.д.). Важно лишь, чтобы необходимые в данный момент участки работы были автоматизированы в первую очередь.

На втором этапе сотрудники предприятия становятся пользователями автоматизированных рабочих мест (АРМ). Они должны выполнять расчеты с конкретными проблемными программами: расчет зарплаты, учет основных фондов и т.п.

Часто компании недооценивают время и средства, необходимые для интеграции программного обеспечения. Важно понимать, что корпоративная система должна быть так или иначе связана с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое занимается предварительной обработкой данных. Иначе перенос информации будет занимать слишком много времени и обладать очень низкой эффективностью.

Скрытые издержки имею свойство проявляться и при начальной обработке системой реальных данных. Это связано с тем, что имеющуюся информацию необходимо конвертировать в формат новой системы. Однако в процессе конвертации данные могут устаревать, что требует дополнительных усилий для их обновления. Для минимизации таких издержек стоит заранее выделить кадры, в обязанности которых будет входить проверка оперативности внесенной информации, а при необходимости и ее обновление.

Еще одной статьей расходов станет оплата консалтинга. Не следует считать, будто справиться со столь объемным массивом работ можно, используя лишь собственные активы, так или иначе, даже самые толковые специалисты могут столкнуться с незнакомыми условиями и вопросами, для решения которых понадобится внешний специалист.

На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков, разрабатываются специальные программные средства, в базах данных накапливается архивная и аналитическая информация. Этап может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет и в его конце предприятие по сути уже имеет собственную комплексную ИС.

На данном этапе обязательно должны быть опытные пользователи. Они обязаны обладать следующими знаниями и навыками:

- быстро освоить работу пользователя любого АРМа;

- четко различать свои ошибки и сбои компьютера и программного обеспечения;

- восстановить информацию после сбоев любого АРМа.

Немаловажно убедиться, что за руководство процессом отвечает специалист, хорошо разбирающийся не только в компьютерных технологиях, но и в бизнес-процессах, а также способный видеть проект в целом, а не его составляющие. В противном случае может оказаться, что временные задержки и отсутствие оперативного реагирования на изменения плана приведут к полному краху внедрения.

Четвертый этап - приобретение КИС при четком понимании целей и задач в бизнесе, стоящих перед корпоративной системой автоматизации.

Для внедрения КИС на предприятии необходима группа продвинутых пользователей. Данные пользователи должны уметь настраивать работу конкретного рабочего места на базе имеющихся возможностей конфигурирования ИС, уметь производить инсталляцию новых версий программ и баз данных, восстанавливать базы данных ИС после сбоев.

Тестировать систему следует до ее запуска. Лучше всего, если перед внедрением глава проекта некоторое время поработает с демоверсией данного продукта, примененного на узком, не особенно важном участке работы. Свое тестирование должны провести и сотрудники, обслуживающие специфические бизнес-процессы, так как после внедрения системы полностью поменять ее функциональность в любой из специализированных областей будет довольно сложно.

Весьма важным аспектом является обучение персонала. Неправильно думать, что кадры необходимо лишь научить пользоваться новой системой. Людей нужно подготовить к изменениям, которые несет глобальное внедрение, мотивировать их отдачу и принять новые формы контроля: ведь, сколько бы денег не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если будет отторгнута персоналом.

Данный алгоритм внедрения позволит сэкономить время и деньги, а также страхует от ошибок при построении КИС. Работая поэтапно, получая новые результаты каждый месяц, можно вовремя остановиться, и исправить возможные ошибки.

1. Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.

2. Применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно не дорогая и устраивающая по всем параметрам КИС, при ее покупке и внедрении оборачивается большими затратами.

Заключение

кадровый организационный автоматизация делопроизводство

В ходе выполнения дипломного проекта была рассмотрена теоретическая часть, даны общие понятия о роли информационного обеспечения в управлении фирмой.

В процессе выполнения практической части были предложены основные рекомендации по внедрению и использованию информационных технологий управления.

Заканчивая работу можно сделать следующие теоретические выводы и практические предложения:

1. Одной из главных движущих сил происходящих сегодня революционных изменений в управлении являются информационные технологии. Они стали незаменимым средством взаимодействия всех субъектов рынка, инструментом ведения бизнеса, применяемым для осуществления большинства бизнес-процессов компаний. Современные условия хозяйствования требуют новых технологий управления. Сегодня невозможно и представить себе компанию без информационных технологий.

2. Под термином «информационные технологии» понимается совокупность программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов, способов и методов их применения для выполнения функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в конкретных предметных областях.

3. Информационная технология управления предприятиями - это совокупность приемов сбора, аккумулирования, сохранения, систематизации, обработки и создания новой информации и данных, необходимых для организации управления предприятием.

4. Роль информационных технологий в реализации целей бизнеса сегодня закономерно увеличивается, что вызвало изменение взглядов на их роль в корпорациях. Информационные технологии стали восприниматься не только как вспомогательный, а как стратегический ресурс, ресурс, способный трансформировать бизнес.

Информация позволяет:

- осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей.

5. Можно выделить несколько составляющих, развитие и которых в наибольшей степени определяет применение информационных технологий для успешного ведения бизнеса:

- Появление и повсеместное распространение глобальной компьютерной сети Интернет;

- Создание аппаратных и программных комплексов, обеспечивших автоматизацию бизнес процессов компаний;

- Развитие стандартов и средств взаимодействия информационных систем.

6. Современная информационная система корпорации должна отвечать всем нововведениям в теории и практике менеджмента. В настоящее время широко используются информационные системы, построенные на концепции ERP (Enterprise Resource Planning) - планирование ресурсов предприятия.

К классу ERP-систем относится управленческое программное обеспечение, которое обеспечивает интегрированность автоматизации управленческих функций и рабочих процессов в рамках единой корпоративной информационной системы, т.е. позволяет осуществить «сквозную» информатизацию деятельности компании.

7. ERP-системы позволяют решить следующие задачи:

- организовать эффективное планирование всей финансовой и хозяйственной деятельности;

- повысить доверие инвесторов путем формирования максимальной прозрачности бизнеса;

- снизить риски и увеличить прибыль за счет оперативного принятия решений и их точности, интуитивности системы управления, разграничения доступа к информации в соответствии с должностями сотрудников, и реализации функций ее безопасности;

- сократить количественный аспект потерь рабочего времени за счет исключения дублирования данных разными службами и организации беспрепятственного обмена данными между отделами компании.

Унифицированная природа ERP предоставляет значительные преимущества, включая уменьшение количества ошибок, большую скорость и эффективность доступа к информации. В свою очередь, корректно организованный доступ поможет руководителям быстро ориентироваться в любой ситуации, имеющей место на предприятии, и повысить вероятность принятия правильного решения за счет оперативного информирования о проблеме и ее точного определения.

До появления подобных систем компании хранили всю необходимую информацию в рамках отдельных, отвечающих за нее, отделов.

8. Проведенный в работе анализ использования информационных технологий в ОАО «Comstar - Объединенные ТелеСистемы» показал, что используемая корпорацией система относится к классу ERP-систем. Использование этой системы позволяет эффективно обеспечить решение комплекса первоочередных задач, а именно:

- эффективное управление;

- контроль за финансовыми и материальными потоками;

- планирование выпуска продукции и услуг.

Вместе с тем, ERP-системы не являются ответом на все задачи, требующие своего решения. Все равно будет стоять необходимость установки дополнительных подсистем, например:

- документооборота;

- электронной коммерции;

- маркетинговой службы;

- управления кадрами.

9. Развертывание и поддержка ERP-системы - сложный и трудоемкий процесс, требующий не только высокой квалификации, но и значительных финансовых вливаний. Причем последние могут быть как очевидными (запланированными), так и совершенно неожиданными. Чтобы избежать лишних издержек, следует заранее учесть скрытые затраты на внедрение ERP-систем, а также те основные проблемы, которыми оно может сопровождаться.

10. Внедрение корпоративной информационной системы должно проходить поэтапно.

Первый этап включает приобретение тиражного программного обеспечения с встроенными средствами развития или набора необходимых модулей комплексной ИС.

Второй этап связан с относительно быстрым внедрением в эксплуатацию программного обеспечения (собственными силами или, что чаще, с участием специалистов фирмы-разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте).

На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков и пр.

Четвертый этап - приобретение КИС при четком понимании целей и задач в бизнесе, стоящих перед корпоративной системой автоматизации.

Данный алгоритм внедрения позволит сэкономить время и деньги, а также страхует от ошибок при построении КИС. Работая поэтапно, получая новые результаты каждый месяц, можно вовремя остановиться, и исправить возможные ошибки.

Литература

1. Федеральный закон №24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - № 8.

2. Винер. Н. Кибернетика. М.: Сов. радио, 1978.

3. Гаврилов М.В. Информатика и информационные технологии: учебник для вузов - М.:Юнити, 2012.

4. Гохберг Г.С. Информационные технологии. Учебник - М.: Инфра-М. 2013.

5. Грабауров, В.А. Информационные технологии для менеджеров. Финансы и статистика М., 2013.

6. Гулин, В.Н. Информационные технологии финансового офиса предприятия - Мн.: БГЭУ, 2012.

7. Годин В.В. Управление информационными ресурсами. - М.:Инфра-М, 2011.

8. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.

9. Информационное право: Учебник. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: Юристъ, 2013.

10. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. - М.: Зерцало, 2012.

11. Козырев. А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2012.

12. Костров, А.В. Основы информационного менеджмента / А.В. Костров. М.: Финансы и статистика, 2013.

13. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. Информационные технологии Учебник - М.: Велби, 2012.

14. Орлов А.И. Менеджмент: Информационные системы управления и контролинг. - М.: 2012.

15. Поппель Г., Голдстайн Б. - Пер. с англ. Информационная технология - миллионные прибыли. - М.: 2011.

16. Семенов, В.С. Ручкин. Автоматизация управления предприятием М.: Финансы и статистика, 2012.

17. Устинова, Г.М. Информационные системы менеджмента. Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений. СПб.: ДиасофтЮП, 2013.

18. Антопольский А.Б. Проблемы государственного регулирования информационной деятельности. // Информационные ресурсы России. - 2012. - № 3.

19. Виноградов С.Л. Контроллинг как технология менеджмента. Заметки практика // Контроллинг. 2013. №2.

20. Карминский А.М., Дементьев А.В., Жевага А.А. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе // Контроллинг. 2012. №2.

21. Гуськова Е.А., Орлов А.И. Информационные системы управления предприятием в решении задач контроллинга // Контроллинг. 2012. № 1.

Размещено на Allbest.ru

...